PROJEKTIHALLINNON YLEISOHJE Keski Pohjanmaan koulutusyhtymä

Transkriptio

1 PROJEKTIHALLINNON YLEISOHJE 2019 Keski Pohjanmaan koulutusyhtymä projektitiimi johtoryhmä hallitus

2 Sisällysluettelo Johdanto Projektiasiakirjojen allekirjoittaminen/lähettäminen rahoittajalle Projektihakemusten käsittely hallituksessa Projektisopimus Projektipäätös ja projektin asettaminen Ohjausryhmä Vastuut ja tehtävänjako Projektin talous Projektien arviointi Projektitiimi Tietojärjestelmät Projektin tarkastus Arkistointi Projektin päättäminen...8 1

3 Johdanto Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän (myöhemmin Kpedu) projektihallinnon ohjeistus muodostuu 1) hallintosäännön projektitoimintaa koskevista osioista 2) yhtymähallituksen vahvistamasta projektihallinnon yleisohjeesta ja 3) toimintakäsikirjan projektitoimintaan liittyvistä ohjeista (kohta A.10.) Nämä ohjeet koskevat Kpedun hallinnoimia tai osatoteuttamia projekteja, jotka sisältävät ulkopuolista julkista rahoitusta ja ovat budjetiltaan vähintään euroa (Kpedun osuus) Osa ohjeista koskee ainoastaan laajempia EU-rahoitteisia projekteja. Rahoittajilla on omia toisistaan poikkeavia ohjeistuksia, joita noudatetaan aina ensisijaisesti. 2

4 1. Projektiasiakirjojen allekirjoittaminen/lähettäminen rahoittajalle Hallintosäännön mukaan yhtymän johtajalla sekä tulosalueiden johtajilla on nimenkirjoitusoikeus (sähköinen tms.) projektihakemuksiin ja projekteihin liittyviin asiakirjoihin. Tämän lisäksi kehitysjohtaja voi allekirjoittaa/lähettää omaan vastuualueeseensa liittyvät projektihakemukset ja asiakirjat. Maksatushakemukset allekirjoittavat/lähettävät sähköisesti projektin taloudesta vastaava ja/tai em. viranhaltijat. Kehitysjohtaja päättää projektiasiakirjojen laatijoiden valmisteluoikeuksista rahoittajien sähköisissä järjestelmissä. Käyttöoikeudet järjestelmiin avataan päätösten mukaisesti keskitetysti palkkahallinnossa. 2. Projektihakemusten käsittely Kpedussa Hallituskäsittelyä ja projektihakemuksen lähettämistä edeltää projektin arviointi johtoryhmässä. Arviointi tulee tehdä erityisen tarkasti projekteissa, jotka sisältävät omarahoituksia tai vaativat paljon Kpedun henkilöstöresursseja tai ylittävät alla kuvatut kriteerit. Arvioinnissa tulee ottaa huomioon myös projektin tavoitteiden yhteys Kpedun strategiaan ja perustehtävään. Johtoryhmän arviointi voidaan tehdä sähköpostitse. Kaikki uudet projektit tulee saattaa johtoryhmän arvioinnin jälkeen yhtymän hallituksen käsittelyyn PROSE-projektirekisterin kautta. Projektihakemuksen laatija vastaa tietojen tallentamisesta projektirekisteriin sekä hakemuksen toimittamisesta sähköisesti hallituksen sihteerille, joka huolehtii projektin saattamisesta hallituksen seuraavan kokouksen käsittelyyn. Jos projektin sisältö muuttuu oleellisesti rahoittajien käsittelyn aikana (esim. KPEDU:n omarahoitusosuus), tulee projekti saattaa uudelleen yhtymän hallituksen käsittelyyn. Projekti viedään hallituksen käsittelyyn omana pykälänä, jos jokin seuraavista kriteereistä täyttyy: - Rahoittaja edellyttää projektikohtaista erillistä hallintopäätöstä. - KPEDUn omarahoitus ylittää aluekehityshankkeissa euroa ja oman toiminnan kehittämishankkeissa (ilman laskennallista rahoitusta) - Projektin kokonaiskustannusarvio on yli euroa (KPEDU hallinnoijana, partnerit mukaan lukien) - Projekti on muuten alueen kannalta merkittävä Kiireellisissä tapauksissa hallintopäätös voidaan tehdä johtajan tai hallinto- ja talousjohtajan toimesta hallituksen sijasta. 3

5 3. Projektisopimus KPEDUn hallinnoimissa projekteissa, joissa on myös muita osatoteuttajia, laaditaan toteuttajien kesken projektisopimus ennen projektihakemuksen lähettämistä päärahoittajalle. Sopimuksessa määritellään kunkin toteuttajan rooli, vastuut, resurssit ja velvollisuudet projektin toteuttamisessa. Toimintakäsikirjasta löytyy erilaisia malleja sopimuksista. 4. Projektipäätös ja projektin asettaminen Projektipäällikkö päivittää projektin perustiedot PROSE-projektirekisteriin heti päätöksen saavuttua sekä arkistoi paperidokumentin projektin toimipaikassa ja tiedostona sähköisessä projektiarkistossa muiden keskeisten asiakirjojen kanssa (vähintään projektihakemus ja - päätös liitteineen). Kaikki KPEDUn hallinnoimat EU-projektit (rakennerahastot, maaseuturahasto, Interreg ym.) käynnistetään projektipäällikön täyttämällä projektin asettamislomakkeella, joka löytyy toimintakäsikirjasta. Asettamislomakkeessa mm. nimetään projektihenkilöstö ja heidän resurssinsa hankkeessa. Kehitysjohtaja tai rehtori hyväksyvät projektin asettamisen allekirjoituksellaan. Mikäli projektin toteuttamiseen tarvitaan viranhaltijapäätöksiä esim. projektihenkilöstön palkkaamisen tai ohjausryhmän nimeämisen takia, tehdään ne viimeistään projektin asettamisen yhteydessä. Kehitysjohtaja/rehtori tekee viranhaltijapäätöksen, johon asettamislomake liitetään. Allekirjoitettu asettamislomake arkistoidaan paperidokumenttina ja tiedostona sähköiseen projektiarkistoon. Valtionavustus- ja KV-hankkeiden osalta ei tarvitse laatia projektin asettamislomaketta. Näiden projektien osalta riittää, kun taloushallinnon kanssa pidetään projektin aloituspalaveri, jossa käydään läpi projektin aloittamiseen liittyvät toimenpiteet. 5. Ohjausryhmä Rahoittajan edellyttäessä nimetään projektille ohjausryhmä projektin asettamisen yhteydessä. Ohjausryhmä ei vastaa juridisesti projektin toiminnasta, vaan vastuu on projektia hallinnoivalla organisaatiolla. Hallinnoija vastaa aina siitä, että projekti toteutetaan rahoittajan ohjeiden ja hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi ja talous on järjestetty asianmukaisesti. Ohjausryhmän tehtävänä on seurata projektisuunnitelman toteutumista ohjata toimintaa projektipäätöksen mukaisesti tukea asiantuntemuksellaan projektin toteutusta ja sen tulosten levittämistä seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden ja vaikuttavuuden saavuttamista, tuloksia suhteessa projektisuunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin tavoitteisiin sekä projektin taloutta niin, että projektille myönnettyjä varoja käytetään projekti- ja rahoitussuunnitelman mukaisesti kustannusarvion rajoissa. Kustannusten tukikelpoisuuden arvioi aina rahoittava viranomainen. 4

6 Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jotka numeroidaan juoksevasti, allekirjoitetaan ja arkistoidaan paperidokumenttina ja sähköisessä projektiarkistossa. Ohjausryhmän kokouspalkkioissa noudatetaan KPEDUn hallintosääntöä ( 121). Periaatteena voidaan pitää sitä, että kokouspalkkiota ei makseta henkilöille, joiden virka- tai työtehtäviin kuuluu osallistua julkista rahoitusta saavien projektien ohjausryhmiin organisaatioidensa edustajana. Jos rahoittaja ei edellytä ohjausryhmän perustamista, on Kpedun hallinnoimissa EU-hankkeissa oltava projektiryhmä, jossa on projektin henkilöstöä ja mahdollisten osatoteuttajien edustajat. 6. Vastuut ja tehtävänjako Projektityöntekijöiden palkkaamisen yhteydessä sovelletaan KPEDUn hallintosääntöä sekä työ- ja virkaehtosopimuksia. Projektien laskujen hyväksymisessä noudatetaan KPE- DUn hallintosääntöä ja talousarvion toteuttamisohjeita. Projektipäällikkö asiatarkastaa projektin kustannukset/laskut ja laskut hyväksyy ko. tulosalueen laskujen hyväksymisoikeuden omaavat henkilöt. Muussakin projektin hallinnoimisessa noudatetaan KPEDUn voimassaolevia ohjeita ja säädöksiä. Projektipäällikön tehtävänä on - vastata projektin toteuttamisesta projektisuunnitelman tavoitteiden ja kustannusarvion mukaisesti - rahoittajan edellyttämien seuranta- ja loppuraporttien laatiminen - vastata maksatushakemusten laatimisesta sekä maksatuksiin ja talousasioihin liittyviin selvityspyyntöihin vastaamisesta yhdessä taloushallinnon kanssa (pyrittävä mahdollisimman nopeaan maksatukseen ja raportointiin, EU-hankkeissa ohjausryhmän käsittely, jos rahoittaja on edellyttänyt sen perustamista) - vastata projektin viestinnästä, tiedonhallinnasta ja arkistoinnista (sis. sähköisen arkistoinnin) - huomioida ja noudattaa rahoittajien sekä KPEDUn ohjeistuksia - toteuttaa projektiarvioinnit - huolehtia projektin tietojen ajantasaisuudesta PROSE-projektirekisterissä - tuoda esille projektin tulokset ja hyvät käytännöt esim. Kpedun projektitoiminnan vuosiraportissa 7. Projektin talous Projektiseurantaa varten projektin taloudesta vastaava kirjanpitäjä perustaa KPEDUn kirjanpitoon ja PROSE/TEMPUS järjestelmiin kullekin projektille oman kustannuspaikan sekä tarvittavat tunnisteet, mitkä mahdollistavat projektikohtaisen talous-, työaika- ym. seurannan. 5

7 Projekteja tulee toteuttaa hyväksytyn kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman puitteissa. Projekteille tulee kirjata kaikki niille kuuluvat hyväksyttävät kustannukset kuitenkin niin, ettei kustannusarviota ylitetä. Yhteishankkeissa tulee sopimuksin varmistaa, että jokainen osatoteuttaja vastaa omista rahoittajan mahdollisesti hylkäämistä kustannuksista. EU-hankkeissa pyritään käyttämään ensisijaisesti yksinkertaistettuja kustannusmalleja (Flat Rate, Lump Sum). Osatoteuttajan maksatushakemuksia/kustannuksia ei kirjata KPEDUn pääkirjaan/kirjanpitoon. Jokainen osatoteuttaja järjestää oman kirjanpitonsa ja tekee oman maksatushakemuksen tarvittavine liitteineen. Nämä tiedot yhdistetään hallinnoijan toimesta yhteiseen maksatushakemukseen. Maksatushakemusten tekemisessä ja työajan raportoinnissa tulee noudattaa taloushallinnosta annettuja aikarajoja varsinkin tilipäätösvaiheen yhteydessä. Maksatushakemukset tulee lähettää rahoittajalle eräpäivään mennessä. Projektien arvonlisäverokäytännöt tulee aina varmistaa taloushallinnosta jo suunnitteluvaiheessa. 8. Projektien arviointi Kpedun hallinnoiman EU-projektin ohjausryhmän arviointityöhön käytetään toimintakäsikirjasta löytyvää palaute- ja arviointilomaketta (Webropol) vähintään kerran projektin aikana. Projektipäällikkö vastaa työn toteuttamisesta. Projektikohtaiset yhteenvetoraportit käsitellään ohjausryhmissä ja raportoidaan tarvittaessa päärahoittajalle. Muita mahdollisia arviointeja toteutetaan kohderyhmien ja hankehakemuksen tavoitteiden mukaisesti. 9. Projektitiimi Projektitiimin asettaa KPEDUn johtaja. Projektitiimi määrittelee yhdessä johtoryhmän kanssa projektitoiminnan tavoitteet sekä arvioi toiminnan tuloksia ja vaikuttavuutta. Projektitiimi vastaa projektitoiminnan raportoinnista hallitukselle neljännesvuosittain osana KPEDUn osavuotiskatsauksia. Projektitoiminnan vuosiraportissa esitellään tarkemmin projektitoiminnan tuloksia mittarein ja sanallisin kuvauksin. Projektitiimin tehtävänä on edellisten lisäksi projektitoiminnan koordinointi ja siihen liittyvät valmistelutehtävät projektihallinnon ja sitä tukevien tietojärjestelmien sekä ohjeiden kehittäminen Kpedun sisäisen ja ulkoisen yhteistyön lisääminen projekti- ja kehittämistoiminnassa projektitoiminnan ja projektihenkilöstön tukeminen levittää projekteissa tuotettuja hyviä käytänteitä uusien rahoituskanavien aktiivinen etsiminen, niistä tiedottaminen sekä KPEDUn ja alueen strategisten linjausten konkretisoiminen kehittämishankkeiksi ja -ohjelmiksi 6

8 10. Tietojärjestelmät KPEDUn julkista tukea saavien projektien perustietoja ylläpidetään yhteisessä projektirekisterissä. KPEDUn projektien viralliset ja julkiset asiakirjat arkistoidaan paperiarkistojen lisäksi intranetin sähköiseen projektiarkistoon. EU-hankkeiden projektitunnit kirjataan TEMPUS-järjestelmään ja valtionavustushankkeissa työskentelevät opettajat käyttävät Wilma -järjestelmää, joista tulostetaan mm. tuntilistat ja rahoittajan edellyttämät työaikaraportit sekä välitetään projektipäällikölle ja johdolle tietoa henkilöstöresurssien käytöstä. Aina, kun työtunteja kohdistetaan ulkopuolista rahoitusta saavalle projektille, käytetään kirjauksissa työtyyppinä projektityötä. KPEDUn projekteille voi ottaa käyttöön oman www-sivuston markkinointia ja tiedottamista varten. EU-projekteilla tulee olla tiedotussuunnitelma sisäistä ja ulkoista tiedottamista varten ja siinä noudatetaan rahoittajan antamia ohjeita. Projektille voidaan ottaa käyttöön projektin yhteisten tiedostojen ja materiaalien tallentamiseen oma verkkokansio (x-asema) tai luoda office 365-ympäristöön erilaisia ryhmiä ja työskentelytiloja. Tarkemmat ohjeet tietojärjestelmien sisällöstä ja käyttöönotosta sekä projektien viestinnästä löytyy KPEDUn toimintakäsikirjasta. 11. Projektin tarkastus Mikäli projektin päärahoittaja edellyttää projektin tarkastusta, tulee tarkastus teettää auktorisoidulla tilintarkastajalla. Tilintarkastusmenettely tehdään kunkin päärahoittajan ohjeiden mukaisesti. 12. Arkistointi Arkistoitavan materiaalin osalta noudatetaan KPEDUn tiedonhallinnan toimintaohjeen sekä tiedonhallintasuunnitelmien määräyksiä. EU-rahoitusta saaneiden projektien arkistoitavan materiaalin säilytysaika määräytyy seuraavasti: ohjelmakausi säilytysaika saakka Toteutusaikana projektilla on käyttöarkisto (= sähköinen projektiarkisto ja manuaalinen eli paperinen arkisto). Projektipäällikkö on velvollinen tallentamaan kaikki projektien viralliset ja julkiset asiakirjat käyttöarkistoon. 7

9 Viimeisen rahoituserän maksamisen ja loppuraportin toimittamisen jälkeen projekti päätetään. Manuaaliarkisto siirretään suoraan päätearkistoon. Projektien alkuperäinen tositeaineisto säilytetään erillään yksiköiden muusta tositeaineistosta ja niitä koskevat samat säilytysajat kuin muutakin projektien arkistoitavaa materiaalia. Tarkemmat arkistointiohjeet löytyvät toimintakäsikirjasta seuraavista dokumenteista: EU-projektiasiakirjojen käsittely- ja arkistointiohje Valtionavustusprojektin asiakirjojen käsittely- ja arkistointiohje 13. Projektin päättäminen Kaikki KPEDUn hallinnoimat EU-projektit ja niiden ohjausryhmien työskentely päätetään projektipäällikön ja kehitysjohtajan/rehtorin allekirjoittamalla projektin päättämislomakkeella, joka löytyy toimintakäsikirjasta. Allekirjoitettu päättämislomake arkistoidaan paperidokumenttina ja tiedostona intranetin projektiarkistossa. Ennen päättämistä projektipäällikkö varmistaa, että projektin edellyttämä raportointi, arkistointi ja ulkopuolisen rahoittajan mahdollisesti vaatima tilintarkastus on tehty asianmukaisesti. Projektin päättyminen päivitetään PROSE-projektirekisteriin. Valtionavustushankkeita koskevat samat toimenpiteet lukuun ottamatta päättämislomaketta. Voimaantulo Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän hallitus on hyväksynyt tämän ohjeen kokouksessaan