Projekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän

Transkriptio

1 1(6) Hallitus Voimaan PROJEKTI-/HANKEOHJE 1. Projektityypit Projekti on kertaluonteinen toimenpide tai hanke, jolla on tietty organisaatio ja resurssit. Projektissa pyritään toteuttamaan tiettyä ennalta sovittua tehtävää ja etenemään tiettyjen kehitysvaiheiden mukaan sen perusteella, mikä hankkeen tehtäväksi on määritelty. Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä voi olla mukana seuraavan tyyppisissä projekteissa: 1.1. Kuntayhtymän oma projekti Projekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän toiminta-alue, klinikkaryhmä tai palveluyksikkö, joista yhdellä on projektin veto- ja koordinointivastuu. Projektityöskentelynä voidaan toteuttaa esim. sisäisiä suunnittelu- ja kehittämishankkeita. Rahoitusta voidaan saada myös kuntayhtymän ulkopuolisista lähteistä Yhteistyöprojekti Projekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän toiminta-alue, klinikkaryhmä tai palveluyksikkö, joista yhdellä on kuitenkin projektin veto- ja koordinointivastuu. Mukana on myös muita osapuolia kuntayhtymän ulkopuolelta. Kuntayhtymä projektin hallinnojana vastaa projektin koossa pitämisestä, projektin taloudesta ja tavoitteiden toteutumisesta. Yleensä hallinnoijalla on vastuu myös rahoituksen jakamisesta eri projektiosapuolille. Yhteistyöprojekteissa projektin työnjako voidaan sopia osapuolten kesken (yhteistyösopimus), mutta hankkeen hallinnoinnista vastaa rahoituksen hakija Osallisuusprojekti Kuntayhtymä on osallisena projektissa, jonka hallinnointi ja vetovastuu ovat jollain ulkopuolisella taholla. Mukana on yksi tai useampi kuntayhtymän toimintaalue, klinikkaryhmä tai palveluyksikkö, joilla on vastuu omasta osuudestaan projektissa / omasta alaprojektistaan Rahoitusprojekti Kuntayhtymä toimii ainoastaan projektin osarahoittajana tai rahoituksen välittäjänä ilman toiminnallista vastuuta jonkun muun tahon vetämässä projektissa.

2 2(6) 2. Projektiorganisaatio Projektin toteuttamista varten varataan riittävät resurssit. Projektin koosta ja rahoitusehdoista riippuen sille perustetaan oma projektiorganisaatio, joka käsittää esim. ohjausryhmän, projektipäällikön, projektisihteerin, projektiryhmän ja tarvittavat asiantuntijat. Kuntayhtymän hallinnoimille projekteille on projektin asettamispäätöksessä nimettävä projektin vastuuhenkilö. Ulkopuolista rahoitusta saavien projektien vastuuhenkilöllä tulee olla kuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus hallintosäännössä määritellyllä tavalla. Vastuuhenkilö tai hänen projektiin nimeämänsä edustaja kuuluu projektin ohjausryhmään ja hänellä on pääasiallinen vastuu projektista. Edellä mainittu henkilö käyttää projektiin liittyviä päätöksiä tehdessään kuntayhtymän johtosäännön 14 :ssä säädettyä yksikön esimiehen päätösvaltaa. Ohjausryhmään kuuluu projektin asettajan ja rahoittajan edustajia sekä tarvittaessa asiantuntijoita. Ohjausryhmän perustamisen tarkoituksena on saada projektin johtamisen tueksi mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Pienessä projektissa ohjausryhmää voi vastata yksi henkilö, projektin vastuuhenkilö. Ohjausryhmä ohjaa projektin toteuttamista projektisuunnitelman mukaisesti. Sen tehtäviin kuuluu projektin valvonta, projektiorganisaation tukeminen, informointi, koordinointi, projektisuunnitelman muuttaminen ja tulosten hyväksyminen. Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti ja kokouksissa käydään läpi projektin tilanne ja mahdolliset ongelmat. Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu projektin toimeenpanosta. Projektipäällikkö on vastuussa projektin toteutumisesta asettajaan ja eri sidosryhmiin nähden projektisuunnitelman puitteissa. Hän kokoaa projektiryhmän sekä ohjaa sen toimintaa. Projektipäällikkö vastaa projektin talousarvion toteutumisesta, raportoinnista, viestinnästä ja tilitysten hoitamisesta ajallaan. Projektipäällikön kanssa tehdään kirjallinen sopimus projektin toteuttamisesta. Projektisihteeri vastaa projektin kokonaisdokumentoinnista, tulosten ja hallinnollisten aineistojen ylläpidosta sekä muista projektiin liittyvistä tehtävistä projektipäällikön antamien ohjeiden mukaisesti. Projektien taloushallintoon liittyvät asiat hoidetaan keskitetysti kuntayhtymän nimeämän henkilön toimesta. Näihin kuuluvat mm. maksatushakemukset, tilitykset, kustannusseuranta ja laskujen tiliöinti. Projektiryhmä toteuttaa projektin projektisuunnitelman mukaisesti. Projektiryhmään nimetyt henkilöt toimivat alansa asiantuntijoina ja huolehtivat projektipäällikön antamien tehtävien suorittamisesta. Ryhmän jäsenet voivat vaihtua projektin aikana. 3. Esiselvitys Kuntayhtymän omien projektien on perustuttava voimassa olevaan strategiaan ja mahdollisuuksien mukaan tarve projektille on nostettava esille vuosineuvottelujen yhteydessä, jonka jälkeen kuntayhtymän johtoryhmä tekee päätöksen mahdollisen esiselvityksen tekemisestä.

3 3(6) Esiselvityksen avulla selvitetään projektin tarpeellisuus ja otetaan kantaa projektin rahoitukseen. Myös mahdolliset yhteistyökumppanit tulisi selvittää alustavasti jo tässä vaiheessa. Näin esiselvitys on myös pohjana ratkaisulle, lähdetäänkö ideaa viemään päätöksentekoprosessissa eteenpäin. 4. Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma ohjaa projektin toimintaa. Se laaditaan päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toimeenpanon työvälineeksi. Sen tavoitteena on pyrkiä resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvion pitävyyteen. Kun kuntayhtymä harkitsee osallistumista toisen hallinnoimaan projektiin, pyydetään tältä taholta projektisuunnitelma. Jos projektiin osallistuminen edellyttää aiesopimusta eri osapuolten välillä ennen kuin projekti on asetettu tai osallisuusprojekti hyväksytty, hyväksyy aiesopimuksen se taho, jolla on oikeus asettaa tai hyväksyä kyseisen laajuinen projekti. Projektisuunnitelmalta edellytetään seuraavia asioita: 4.1. Projektin perustiedot - toteutettavan projektin nimi ja päämäärä - projektin asettaja - projektin vastuuhenkilön nimi - ohjausryhmän jäsenet - projektipäällikkö - projektisihteeri - projektin viestintäsuunnitelma 4.2. Projektin kuvaus Projektin tausta, tarve ja kohderyhmä Kuvataan tausta- ja lähtötilanteet sekä kehitystarpeet ja hankkeen mahdollinen liittyminen laajempiin kehitysohjelmiin. Varsinaiset kohderyhmät ovat yleensä kehitettävän toiminnan kohteita, loppukäyttäjiä tai asiakkaita. Muita hyödynsaajia saattavat olla esim. kehittävän organisaation henkilöstö Päämäärä ja tavoitteet sekä niiden mittaaminen Projektilla on tietty päämäärä, joka voidaan jakaa tavoitteisiin. Tavoitteiden tulee olla konkreettisia ja yksiselitteisesti määriteltyjä. Tavoitteilla ilmaistaan, mitä projektilla on tarkoitus saada aikaan. Tavoitteiden tulee olla mitattavia. Mittareiden tulee kuvata nimenomaan sitä muutosta, joka projektilla pyritään saamaan aikaan tärkeimpien kohderyhmien kannalta.

4 4(6) Toteutus ja aikataulu Projektisuunnitelmassa nimetään ne keskeiset seikat toteutustavasta, jotka ovat oleellisia hankkeen onnistumisen kannalta ja miten niiden osalta tulee toimia. Tavoitteet aikataulutetaan Resurssit ja kustannusarvio Projektilla, jonka kokonaiskustannusarvio kuntayhtymälle on yli euroa, tulee olla projektiyksikön talousarviossa määräraha, joko nimetty tai käyttämätön osa projektivarauksen sisällä. Useamman vuoden ajalle ajoittuvan projektin kustannuksista on tehtävä kokonaiskustannusten lisäksi vuositason arvio projektisuunnitelmassa. Resurssien määrittely tehdään jakamalla erityyppiset panokset omiksi ryhmikseen. Jaottelun tulee olla tuloslaskelmakaavan mukainen esim. seuraavasti: henkilöstökulut, materiaalikulut, palvelujen ostot, matkakulut, sisäiset kulut, vuokrat, vakuutukset, poistot ja muut kulut. Projektiin voidaan joko palkata ulkopuolista henkilökuntaa tai hankkia työpanos kuntayhtymän varsinaiselta henkilökunnalta. Ulkopuolisen henkilökunnan palkkaamisesta päättää projektin vastuuhenkilö sen jälkeen kun asiaa on käsitelty ohjausryhmässä. Hankittaessa projektiin työpanosta kuntayhtymän varsinaiselta henkilökunnalta, sovitaan asiasta projektin vastuuhenkilön ja ao. yksikön esimiehen kesken tehtävällä sopimuksella. Osa-aikaisesti projektiin osallistuvan tulee pitää koko työajan kattavaa työpäiväkirjaa, josta ilmenee projektiin kohdistunut työpanos. Projekti suorittaa korvauksen käytetyn työpanoksen mukaan ao. yksikölle. Kokoaikaisen työntekijän palkkakustannukset maksetaan suoraan projektin määrärahoista Rahoitussuunnitelma Riskit Projektin rahoitussuunnitelmassa kuvataan eri rahoituslähteistä saatava rahoitus. Jaottelu voi olla esim. seuraava: kuntayhtymän oma rahoitus, EU:n ja valtion rahoitus, muu julkinen rahoitus, yksityinen rahoitus ja projektin tulot. Silloin kun projektille haetaan rahoitusta ulkopuolisista rahoituslähteistä, on rahoittajalle tehtävässä rahoitushakemuksessa noudatettava siitä annettuja ohjeita. Jos projekti saa ulkopuolista rahoitusta, on rahoituspäätökseen syytä tutustua huolella, sillä se usein ohjaa projektin aikataulua, raportointia, tiedotuskäytäntöä ja asiakirjojen säilytystä. Riskien tunnistaminen merkitsee niiden tekijöiden tunnistamista, jotka voivat hankaloittaa aikataulussa tai rahoitussuunnitelmassa pysymistä. Riskien toteutumisen todennäköisyys ja vaikutus projektiin tulee arvioida.

5 5(6) 5. Projektin asettaminen Kuntayhtymän hallinnoiman projektin asettaa hallitus, johtokunta tai viranhaltija sen jälkeen, kun projektisuunnitelma on valmis ja mahdollinen rahoituspäätös on saatu. Kuntayhtymän hallitus asettaa koko kuntayhtymän kannalta toiminnallisesti ja taloudellisesti merkittävän projektin, jonka kokonaiskustannusarvio kuntayhtymälle on yli euroa. Kuntayhtymän johtaja, johtajaylilääkäri, sosiaalijohtaja, hallintoylihoitaja tai talous- ja kehitysjohtaja voivat asettaa projektin käyttösuunnitelmassa varattujen määrärahojen ja toimivaltansa puitteissa. Kuntayhtymän johtajan asettaman projektin kokonaiskustannusarvio kuntayhtymälle voi olla enintään euroa. Johtajaylilääkärin, sosiaalijohtajan, hallintoylihoitajan tai talous- ja kehitysjohtajan asettaman projektin kokonaiskustannusarvio kuntayhtymälle voi olla enintään euroa. Liikelaitoksen osalta kustannusarvioltaan enintään euron projektin asettaa liikelaitoksen johtokunta liikelaitoksen käyttösuunnitelman puitteissa ja enintään euron projektin asettaa liikelaitoksen johtaja. Osallisuusprojekteihin osallistumisen hyväksyy hallitus, johtokunta tai viranhaltija edellä mainitut euromääräiset rajat huomioiden. Projektin asettamis-/hyväksymispäätös tulee lähettää tiedoksi projektitoimiston vastuuhenkilölle sekä taloushallintoon projektien teknisestä toteutuksesta vastaavalle toimenhaltijalle. 6. Projektin toteutus, valvonta ja raportointi Projekti toteutetaan projektipäällikön johdolla projektisuunnitelman mukaisesti. Merkittävistä muutoksista on neuvoteltava erikseen ohjausryhmän ja rahoittajien kanssa. Projektin ensisijainen valvonta kuuluu projektin asettajalle/hyväksyjälle, rahoittajalle sekä ohjausryhmälle. Projektin seuranta tapahtuu säännöllisesti järjestettävissä ohjausryhmän kokouksissa sekä raportointimenettelyn kautta. Projektipäällikkö ja ohjausryhmä vastaavat raporttien laadinnasta. Raportointi suoritetaan rahoittajan edellyttämän aikataulun mukaan, kuitenkin vähintään kerran vuodessa kuntayhtymän toimintakertomuksen käsittelyn yhteydessä. Raportti saatetaan asettajan ja johtoryhmän tietoon. Loppuraportti laaditaan asettamispäätöksessä tai rahoitussopimuksessa annettuun päivämäärään mennessä. Siinä arvioidaan projektin kulkua projektisuunnitelman pohjalta. Sen keskeisiä osia ovat projektissa toimeenpantujen tehtävien ja niiden tulosten kuvaus, tulosten arviointi (asetettujen tavoitteiden saavuttaminen) ja esitykset toimenpiteiksi. Loppuraportti saatetaan asettajan/hyväksyjän ja johtoryhmän tietoon. Projektin tulokset on säilytettävä seurantaa, raportointia ja tarkastusta varten sekä toimitettava rahoituspäätöksen ohjeiden mukaan rahoittajalle. Projektin asiakirjahallinnossa noudatetaan toteuttajaorganisaation asiahallinnan toimintaohjetta sekä rahoittajan antamia ohjeita.

6 6(6) 7. Projektin talous Projektin talouteen sovelletaan rahoittajan antamia ohjeita sekä kuntayhtymän yleisiä kirjanpidossa ja muussa laskentatoimessa noudatettavia säädöksiä, ohjeita ja periaatteita. Näitä ovat mm. kuntalaki, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeet ja lausunnot, kirjanpitolaki soveltuvin osin, julkisista hankinnoista annettu laki, hallintosääntö ja muut kuntayhtymän säännöt ja ohjeet. Projektipäällikkö vastaa hankkeen toiminnasta ja taloudesta, valvoo kuntayhtymän hankintaohjeiden noudattamista sekä toimii tilinkäyttäjänä, ellei hallitus toisin päätä. Tilinkäyttäjän tulee olla kuntayhtymän viran- tai toimenhaltija siinäkin tapauksessa, että hankkeen johtamispalvelut hankitaan ostopalveluna. Projektin kirjanpidon tulee olla riittävän selkeästi eriytetty kuntayhtymän muusta kirjanpidosta. Pääsääntöisesti projekti saa oman projektikoodin. Menot ja tulot kirjataan suoriteperusteisesti, jolloin useampivuotisissa projekteissa jaksotukset ovat tarpeen. Palkat ja ostolaskut maksetaan kuntayhtymän maksuliikenteen kautta palkanlaskenta- ja ostoreskontrajärjestelmiä hyväksikäyttäen. Tulot ja avustukset ohjataan kuntayhtymän yleiselle pankkitilille, omia tilejä ei avata. Projektin alkuperäiset tositteet säilytetään kuntayhtymän muun kirjanpitoaineiston yhteydessä vähintään 10 vuoden ajan avustuksen viimeisen erän maksatuksen jälkeen. Tämä siitä syystä, että valtionavustuslain mukaan velvollisuus palauttaa valtion avustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. 8. Projektin päättäminen Projektipäällikkö yhdessä ohjausryhmän kanssa laatii loppuraportin. Ohjausryhmän päättökokouksessa keskitytään projektin ja sen tulosten arviointiin, loppuraportin ja toteutuneen kustannusarvion hyväksymiseen sekä jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Jatkotoimenpiteiden tavoitteena on projektin tulosten käyttöönotto tai edelleen kehittäminen ja vastuun siirto projektiorganisaatiolta perusorganisaatiolle. Projektin loppuraportti lähetetään tiedoksi projektin asettajalle/hyväksyjälle. Projektin päättämisestä on ilmoitettava rahoittajille, kumppaneille ja sidosryhmille sekä tarvittaessa myös toimielimille ja julkisuuteen.