Transkriptio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 OULUN YLIOPISTON TALOUSSÄÄNTÖ Liite 1

11 1 Sisällysluettelo 1 TALOUDEN HOITOA KOSKEVAT YLEISET MÄÄRÄYKSET Soveltamisala Toimintaperiaatteet Muut ohjesäännöt ja ohjeet Taloussäännössä tarkoitettu yksikkö ja tulosyksikkö Sisäinen valvonta Sisäinen tarkastus TALOUSHALLINNON ORGANISAATIO Taloushallinnon tehtävät Täydentävällä rahoituksella toteutettavat hankkeet Käyttöoikeudet talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmiin YLIOPISTON TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUS, SUUNNITTELU JA SEURANTA Toiminnanohjauksen vastuut ja laajuus Yliopiston strategia ja strateginen suunnittelu Toiminta- ja taloussuunnitelma Yliopiston sisäiset tavoite- ja tulosneuvottelut Toiminnan ja talouden seuranta RAHA- JA MAKSULIIKENTEEN HOITAMINEN Maksuvalmius Kassanhallinta ja sijoitustoiminta Rahastot Pankkitilit ja niiden hallinta Suoraveloitukset ja muut sopimukset Kassatoiminnot Luottokortit ja asiakaskortit Verkkokauppa MENOJEN KÄSITTELY Menopäätösten tekijät ja heidän tehtävänsä Menojen tarkastaminen Ennakkoperintärekisteri Menojen ja tuntikirjausten hyväksyminen Ennakkomaksut hankintojen yhteydessä Hankinnat Yleistä Hankintojen suorittaminen Matkustaminen Edustusmenot, vieraanvaraisuus ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Henkilöstölle maksettavat kulu- ja muut korvaukset Palkkamenot Palkkiot Apurahat Työterveyshuollon menot... 19

12 6 TULOJEN KÄSITTELY Yleistä Tulojen ja saatavien käsittely ja valvonta Tulojen laskutus Erääntyneiden saatavien perintä Hyvityslasku Saatavien luottotappioksi kirjaaminen Täydentävä rahoitus Sponsorointi Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen KIRJANPITO JA MUU LASKENTATOIMI Yleiset määräykset Veronalaisen elinkeinotoiminnan kannattavuuden seuranta Kirjanpidon tileistä ja sisäisistä kirjausohjeista määrääminen Tilinpäätöksen aikataulu ja sisäiset ohjeet Tilinpäätösasiakirjojen laatiminen ja allekirjoittaminen Toimintakertomus Taseeseen sisältyvien rahastoitujen varojen tilinpäätös Tilinpäätöksen käsittely, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ Omaisuuden hallinta Pysyvien vastaavien käyttöomaisuuskirjanpito Irtaimen omaisuuden luovutus Vaihto-omaisuus Immateriaalioikeuksien hankinta Yliopiston autot Muut henkilöstön käyttöön luovutetut koneet ja laitteet Vuokraus ja leasing Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen Koko yliopistoa koskevien tietojärjestelmien hankkiminen ja käyttöönotosta päättäminen Toimenpiteet havaittaessa taloudenhoidossa virheitä tai väärinkäytöksiä Havainnon tekijän vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin Voimaantulo

13 3 1 TALOUDEN HOITOA KOSKEVAT YLEISET MÄÄRÄYKSET 1.1 Soveltamisala Tätä taloussääntöä noudatetaan kaikessa Oulun yliopiston taloudellisessa toiminnassa ja se koskee kaikkia yliopistossa työskenteleviä henkilöitä. Taloussäännön kattamia asioita ovat taloushallinnon organisaatio, yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelu, sijoitusten hallinta, raha- ja maksuliikenne, maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden hallinta, laskutus, maksujen käsittely, kirjanpito, omaisuuden hankinta ja hallinta sekä sisäinen valvonta. Taloussääntöä noudatetaan soveltuvin osin yliopiston rahastojen hoidossa. Yliopiston hoidossa olevien rahastojen maksuliikkeestä ja kirjanpidosta vastaa talouspalvelut. Rahastojen maksuliike- ja kirjanpitopalvelut voidaan ostaa myös ulkopuoliselta palvelun toimittajalta. Yliopiston sijoitusvarallisuuden sijoituspolitiikasta päättää hallitus. Hallituksen alaisuudessa toimii sijoitusvaliokunta, joka on neuvoa antava elin. Hallituksen hyväksymän sijoituspolitiikan toteuttamisesta ja sijoitustoiminnan hoitamisesta vastaa talousjohtaja. Talousjohtaja antaa tarvittaessa näitä määräyksiä täydentäviä ohjeita. 1.2 Toimintaperiaatteet Yliopiston toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava siten, että 1. hallituksen asettamat toiminnalliset, taloudelliset ja strategiset tavoitteet saavutetaan, 2. yliopiston talous on tasapainossa, 3. vastuu kunkin tulosyksikön toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta ja sen seurannasta on selkeä, 4. organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa yksiköissä on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta, 5. yliopistossa noudatetaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa, 6. maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan turvallisesti ja taloudellisesti, 7. lainanotto on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua sekä 8. tasehallinnassa kiinnitetään huomiota siihen, että toimintoihin sitoutuu mahdollisimman vähän käyttöpääomaa. 1.3 Muut ohjesäännöt ja ohjeet Yliopiston toiminnassa noudatetaan yliopiston johtosääntöä, muita johtosääntöjä sekä yliopiston johdon antamia ohjeita. Toimielimien ja yliopiston johdon tulee taloudenhoidossaan sen lisäksi, mitä yliopistolaissa ja kirjanpitolaissa sekä muussa lainsäädännössä on säädetty tai johtosäännössä on määrätty, noudattaa tämän taloussäännön määräyksiä.

14 4 1.4 Taloussäännössä tarkoitettu yksikkö ja tulosyksikkö Tulosyksiköitä ovat tiedekunnat, tutkimusyksiköt, painoalayksiköt, infrastruktuuriyksiköt, alueyksiköt, erillisyksiköt ja johto ja palvelut sekä yliopiston yhteiset ja rahastot. Tulosyksiköt vastaavat taloudestaan ja tuloksellisuudestaan sekä siitä, että sovitut tavoitteet toteutuvat. 1.5 Sisäinen valvonta Yliopistolain 14 :n mukaan yliopiston hallitus vastaa yliopiston varallisuuden hoidosta ja käytöstä ja huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä. Yliopistolain 17 :n mukaan rehtori vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta sekä siitä, että yliopiston kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Sisäinen valvonta on osa yliopiston johtamisjärjestelmää ja toiminnan ohjauksen apuväline, jonka tarkoituksena on varmistaa tavoitteiden saavuttaminen tehokkaasti ja taloudellisesti, ehkäistä resurssimenetyksiä, varmistaa lainsäädännön toteutuminen sekä ohjata oikeiden menettelytapojen noudattamiseen. Yliopiston sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa rehtori. Sisäisen valvonnan toteuttamisesta vastaa talous- ja hallintojohtaja ja kunkin tulosyksikön johtaja. Sisäisen valvonnan avulla tulee varmistaa mm. että 1. Valta- ja vastuusuhteet on määritelty yliopiston johtosäännössä, taloussäännössä ja muissa sisäisissä säännöissä ja ohjeissa. 2. Valtuutuksissa ja tehtävien eriyttämisissä eri henkilöille noudatetaan hyvää hallinnointitapaa sekä vältetään riskiä sisältäviä työyhdistelmiä. Toimivallan delegoinnin on tapahduttava kirjallisesti. 3. Toiminta perustuu yliopiston strategiaan, hyväksyttyihin toiminta- ja taloussuunnitelmiin sekä hyviin käytäntöihin ja niiden toteutumista seurataan. 4. Toiminnasta vastuussa olevien on varmistettava henkilöstön riittävä ammatillinen osaaminen ja työnjohto siten, että toiminnan tavoitteet saavutetaan. 5. Kunkin tulosyksikön toimintarutiineihin sisällytetään jatkuva talouden seuranta suhteessa hyväksyttyyn toiminta- ja taloussuunnitelmaan. 6. Tärkeimmät prosessit, niiden sisältämät tehtävät ja vastuut on dokumentoitava. Dokumenttien on oltava selviä ja helposti saatavilla, jotta myös muutostilanteissa voidaan varmistaa tärkeiden tehtävien asianmukainen hoito. 7. Rekisteröintiä vaativat tapahtumat on kirjattava viivytyksettä ja tapahtumien kulkua selventävät asiakirjat on säilytettävä voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Sisäinen valvonta on jatkuva prosessi, johon sisältyy riskienarviointi. Valvontaa suunnataan toimintoihin, joissa yliopiston toimintaan ja talouteen vaikuttavat riskit ovat suurimpia. Sisäisen valvonnan riskienarvioinnissa käytetään apuna sisäisen tarkastuksen ja

15 5 tilintarkastuksen tuottamaa riskianalyysitietoa. Riskienhallintapolitiikka ylläpidetään taloussäännöstä erillisenä dokumenttina. Sisäisen valvonnan tuottaman tiedon pohjalta on ryhdyttävä välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin. Epäselvyyksien tai väärinkäytösten tultua ilmi on havainnon tekijän ilmoitettava asiasta suoraan yksikön esimiehelle ja hallintojohtajalle. Yliopiston hallituksella ja rehtorilla sekä vararehtoreilla on merkittävä seurantavastuu siitä, ovatko yliopiston yksiköt pysyneet asetetuissa tavoitteissa. Seurannan ja valvonnan tulee varmistaa, että mahdolliset riskitekijät havaitaan ja niihin reagoidaan ajoissa. Seurannassa tulee huomioida myös tulevaisuuden ennakointi. Seurannan tulee painottua taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittävien kokonaisuuksien ja riskialttiiden toimintojen seurantaan. 1.6 Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävä on tukea yliopiston hallitusta, rehtoria ja ylintä johtoa, yliopiston riskienhallintaa ja sisäisen valvonnan arviointia sekä valvonnan mekanismien kehittämistä. Sisäinen tarkastus arvioi yliopiston toimintaprosessien tehokkuutta ja taloudellisuutta, omaisuuden hallintaa ja turvaamista, taloudellisen ja muun raportoinnin luotettavuutta sekä lakien ja määräysten noudattamista. Sisäisen tarkastuksen tavoite on myös tunnistaa väärinkäytösmahdollisuuksia ja avustaa niiden ehkäisemisessä. Hallitus hyväksyy vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Hallitus voi myös päättää tarvittavista muista tarkastus- ja konsultointitehtävistä. Sisäinen tarkastaja raportoi hallitukselle vuosittain tarkastuksen tuloksista. Sisäinen tarkastus tehdään hallituksen, rehtorin ja yliopiston ylimmän johdon alaisuudessa. Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan toimivuutta ja antaa suosituksia valvonnan kehittämiseksi sekä suorittaa sille osoitetut tarkastus- ja konsultointitehtävät hallituksen hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti.

16 6 2 TALOUSHALLINNON ORGANISAATIO 2.1 Taloushallinnon tehtävät Yliopiston talouspalveluita johtaa talousjohtaja. Talouspalvelut vastaa yliopiston toiminnassa syntyvien taloudellisten velvoitteiden hoitamisesta ja etujen valvonnasta yliopiston tavoitteiden mukaisesti. Talouspalvelut ja sen sisällä toimiva controller-organisaatio vastaavat siitä, että yliopiston ja tulosyksikköjen johdolla on käytettävissään yliopiston toiminnan suunnittelussa ja ohjaamisessa tarvittava taloudellinen ja muu informaatio. Yliopiston taloushallinnon tehtävät on hoidettava tuottavasti, taloudellisesti ja mahdollisimman riskittömästi siten, että yliopiston hallituksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Taloushallinnolla tässä ohjeistossa tarkoitetaan raha- ja maksuliikenteen, sijoitustoiminnan, sisäisen ja ulkoisen laskentatoimen, talouden ja toiminnan suunnittelun, omaisuuden hankinnan ja hallinnan, sisäisen valvonnan sekä muun taloudenhoidon muodostamaa kokonaisuutta. Yliopisto voi ostaa talous- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen liittyviä tehtäviä ulkopuoliselta palvelun tuottajalta. Yliopiston ja palvelun tuottajan työn- ja vastuunjaosta sovitaan palvelusopimuksella. Ulkopuolisen palvelun toimittajan käyttämisestä päätöksen tekee talousjohtaja. 2.2 Täydentävällä rahoituksella toteutettavat hankkeet Mikäli tutkimus- tai muun hankkeen vastuuhenkilö on palvelussuhteessa yliopistoon tai tutkimus tehdään tai hanke toteutetaan yliopiston tiloissa ja/tai resursseilla, tehdään hankkeesta aina kirjallinen sopimus yliopiston nimissä. Hoidatettaessa henkilökohtaisia apurahoja yliopiston kirjanpidossa ei kirjallista sopimusta tarvita, vaan myöntö riittää. Suomen kulttuurirahasto on solminut kaikkien Suomen yliopistojen kanssa puitesopimuksen apurahansaajien aseman parantamiseksi. Puitesopimus takaa apurahatutkijalle mm. asianmukaiset työ- ja laboratoriotilat, tietoliikenne-, posti-, tulostus- sekä kirjasto- ja tietopalveluja siinä määrin kuin ne ovat yleisesti tohtorikoulutettavien ja tutkijoiden käytössä. Apurahan saaja sitoutuu maksamaan yliopistolle yliopistokorvauksen. Yliopistokorvaus sisältyy Kulttuurirahaston vähintään 4 kk:n työskentelyyn myönnettäviin apurahoihin ja sen suuruus on euroa vuodessa. Apurahansaaja huolehtii itse korvauksen maksamisesta tehtyään yliopiston kanssa henkilökohtaisen sopimuksen. Yliopisto raportoi vuosittain apurahasopimukset Kulttuurirahastolle. Raportoinnista vastaa keskitetyt talouspalvelut yhteistyössä tiedekuntien controllereiden kanssa. Talouspalvelut ja tutkimuksen tukipalvelut antavat tutkimussopimusten teosta ja käsittelystä täydentäviä ohjeita, koulutusta sekä henkilökohtaista opastusta. Yliopiston nimissä tehtyjen tutkimus- ja muiden sopimusten koko rahaliikenne on ohjattava yliopiston kirjanpidon kautta. Talouspalvelut vastaa projektinumeroiden avaamisesta kirjanpitojärjestelmään projektisopimuksen, myöntöpäätöksen tai tulosyksikön johtajan ja projektin vastuullisen tutkijan allekirjoittaman sähköisen projektinavauslomakkeen perusteella.

17 7 2.3 Käyttöoikeudet talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmiin Talous- ja henkilöstöpalvelut myöntävät käyttöoikeudet talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmiin hakemuksen perusteella. Hakemukseen määritellään käyttäjälle aina sijainen. Tämä koskee hyväksymis-, asiatarkastus- ja laskutusvastaavien tehtäviä. Käyttöoikeudet annetaan kuitenkin erillisen ilmoituksen mukaan sijaistietoineen: dekaanille ja hallintopäällikölle kaikkiin tiedekunnan alaisiin yksikköihin ja projekteihin tutkimusyksikön johtajalle kaikkiin tutkimusyksikön alaisiin alayksiköihin ja projekteihin painoala- ja erillisyksikön sekä alueyksikön johtajalle kaikkiin alayksiköihin ja projekteihin johto ja palvelut tulosalueen vastuualuepäällikölle vastuualueensa kaikkiin alayksiköihin ja projekteihin Rehtorilla, vararehtoreilla, hallintojohtajalla, talousjohtajalla ja henkilöstöjohtajalla on käyttöoikeudet yliopiston kaikkien yksiköiden talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmiin.

18 8 3 YLIOPISTON TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUS, SUUNNITTELU JA SEURANTA 3.1 Toiminnanohjauksen vastuut ja laajuus Yliopistolain 14 :n mukaan yliopiston toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, strategiasta ja ohjauksen periaatteista päättää yliopiston hallitus. Lisäksi hallitus päättää yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta. Yliopistolain 17 :n mukaan rehtorin tehtävänä on vastata yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta sekä vastata hallituksen päätösten täytäntöönpanosta. Yliopiston toiminnanohjaus perustuu opetus- ja kulttuuriministeriön (myöhemmin OKM) ohjaukseen ja yliopiston hallituksen hyväksymään strategiaan. OKM ohjaa yliopiston toimintaa sopimuskausittain ja laatimalla kirjalliset palautteet. Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelu- ja ohjaus toteutuu suunnitelmakausittain laadittavan pitkän aikavälin strategian vuosittain laadittavien toiminta- ja taloussuunnitelmien ja seuraavaa toimintavuotta koskevan budjetin sekä näiden seurantajärjestelmien kautta. 3.2 Yliopiston strategia ja strateginen suunnittelu Yliopisto laatii yliopiston hallituksen määräämälle strategiakaudelle strategian. Strategiaa voidaan tarkistaa myös kesken suunnittelukauden. Yliopiston hallitus suuntaa yliopiston strategian valmistelua ja arvioi sen toteutumista. Yliopiston strategian hyväksyy hallitus. 3.3 Toiminta- ja taloussuunnitelma Toiminnan ja talouden suunnittelun lähtökohtana ovat hallituksen hyväksymä strategia, OKM:n ja yliopiston välisessä sopimuksessa yliopistolle asetetut yhteiset ja yliopistokohtaiset tavoitteet sekä valtionrahoituksen taso. Valtionrahoituksen periaatteet ylläpidetään taloussäännöstä erillisenä dokumenttina. Talousjohtaja valmistelee tulosyksikkökohtaisen talouskehyksen (rahoitusraamin) ja toiminnan painopisteet sisältävän ohjeistuksen, joka lähetetään tulosyksiköille syyskuussa. Hallitus käsittelee yliopiston toiminta- ja talouskehystä lokakuussa järjestettävässä hallituksen kokouksessa. Tulosyksiköt laativat vuosittain esityksen yksikön toiminta- ja taloussuunnitelmaksi, joka sisältää yksikön strategisen kehyksen, tavoitteet ja toimenpiteet niiden toteuttamiseksi sekä henkilöstösuunnitelman ja budjetin sekä investointisuunnitelman. Tiedekunnilla ja infrastruktuuriyksiköillä tulee olla infrastruktuurin kehittämissuunnitelma, joka sisältää suunnitelman infrastruktuurien rahoittamisesta. Kehittämissuunnitelma tulee laittaa investointibudjetin liitteeksi.

19 9 Yliopiston hallitus käsittelee ja hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman sekä budjetin. Hallitus hyväksyy talousarviota koskevat olennaiset muutokset tilikauden aikana. Rehtori hyväksyy muutokset yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmaan sekä budjettiin, yksiköiden väliseen resurssien jakoon ja yliopiston investointisuunnitelmaan, mikäli se ei merkitse olennaisia muutoksia koko yliopiston talousarvioon. Olennaisena pidetään muutosta, jolla on yli kolmen prosentin vaikutus tulojen tai menojen yhteismäärään. Tulosyksikön johtaja voi kalenterivuoden aikana hyväksyä muutoksen tulo- ja menosuunnitelmaansa tai investointisuunnitelmaansa, jos se ei aiheuta muutosta tulosyksikölle hyväksytyn toiminta- ja taloussuunnitelman kokonaistulokseen tai investointisuunnitelman enimmäismäärään. Tilikauden aikana toteutettavat hankintalain kansallisen kynnysarvon ylittävät budjetoidut ja budjetoimattomat investoinnit hyväksyy talousjohtaja. Edellä mainittu käsittää myös kallisalainfrarahoituksella tehtävät hankinnat ja investoinnit. 3.4 Yliopiston sisäiset tavoite- ja tulosneuvottelut Sisäisissä tavoite- ja tulosneuvotteluissa rehtori ja vararehtorit sopivat tulosyksiköiden kanssa lähivuosien toiminnan tavoitteet ja seuraavan vuoden valtion perusrahoituksen määrän sekä budjetoidun tulostason. Neuvottelun tulokset sisällytetään toiminta- ja taloussuunnitelmaan ja budjettiin. 3.5 Toiminnan ja talouden seuranta Tulosyksiköt raportoivat sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta välitilinpäätösten sekä vuositilinpäätöksen yhteydessä. Välitilinpäätökset laaditaan huhtikuun ja elokuun lopussa. Tarkemmat ohjeet raportoinnista antaa talousjohtaja. Tulosyksiköt vastaavat taloudestaan ja tuloksellisuudestaan sekä siitä, että sovitut tavoitteet toteutuvat ja kustannukset pysyvät hallituksen vahvistamassa budjettiraamissa. Talousjohtaja vastaa talouden yleisseurannasta ja siitä, että yliopiston talous on tasapainossa ja yliopiston maksuvalmius on turvattu. Yliopiston tilikausi on kalenterivuosi. Hallitus laatii tilinpäätöksen tilivuotta seuraavan vuoden maaliskuun 31. päivään mennessä ja antaa sen tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajat antavat tilintarkastuskertomuksen huhtikuun loppuun mennessä. Yliopistokollegio vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. Talousjohtaja vastaa yliopiston toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistumisesta lain asettamassa aikataulussa. Hallituksen on tehtävä tilinpäätöksen antamisen yhteydessä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä, jos tilikauden tulos on tappiollinen eikä taseessa ole edellisten tilikausien ylijäämää sen kattamiseen. Hallituksen tulee tehdä suunnitelma siitä, millä toimenpiteillä taloutta korjataan. Yliopiston vahvistettu tilinpäätös liitetietoineen ja toimintakertomus ovat julkisia asiakirjoja.

20 10 4 RAHA- JA MAKSULIIKENTEEN HOITAMINEN 4.1 Maksuvalmius Maksuvalmius ennakoidaan jatkuvalla maksuvalmiussuunnittelulla. Talousjohtaja vastaa yliopiston maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden hoitamisesta. Rehtori hyväksyy talousjohtajan esityksestä pitkäaikaisen vieraan pääoman lisäykset sekä joustavan likviditeetin hoitamiseen tarvittavat lyhytaikaiset luottolimiitit tai lainaohjelmat miljoonaan euroon asti. Hallitus hyväksyy pitkäaikaisen vieraan pääoman lisäyksen, jos se ylittää miljoonaa euroa. 4.2 Kassanhallinta ja sijoitustoiminta Kassavarat sijoitetaan tuottavasti raha- ja pääomamarkkinoiden rahoitusarvopapereihin, pankkitalletuksiin ja muihin korollisiin sijoituskohteisiin hajauttaen sijoitustoiminnasta aiheutuvat riskit. Pidempiaikaiseksi katsottavien kassavarojen osalta sijoituksia voidaan tehdä myös osakemarkkinoille, mutta kuitenkin siten, että maksuvalmius ei missään olosuhteissa vaarannu. Pitkäaikaisten kassavarojen sijoitus toteutetaan kansainvälisesti hajautettujen korko- ja osakerahastojen kautta. Pitkäaikaisten kassavarojen neutraaliallokaatio on 30 % kansainvälisesti hajautetuissa osakerahastoissa (vaihteluväli +/- 10 %-yksikköä) ja 70 % kansainvälisesti hajautetuissa korkorahastoissa (vaihteluväli +/- 10 %-yksikköä). Yliopiston sijoitusvarallisuus on jakautunut kolmeen pääluokkaan valtion pääomittamiin varoihin, varainhankinnalla hankittuihin varoihin ja erillisiin rahastoihin. Yliopiston hallitus hyväksyy yliopiston sijoitusvarallisuutta koskevat sijoituspolitiikat. Hallitus vahvistaa sijoituspolitiikan taloussäännöstä erillisenä dokumenttina. Sijoituspolitiikka päivitetään aina hallituksen tai rehtorin niin halutessa. Hallituksen alaisuudessa toimii sijoitusvaliokunta, joka on neuvoa antava elin. Hallituksen hyväksymän sijoituspolitiikan toteuttamisesta ja sijoitustoiminnan hoitamisesta vastaa talousjohtaja. Oulun yliopiston rahastojen sijoituspolitiikasta voidaan määrätä rahastojen omissa säännöissä, jotka yliopiston hallitus vahvistaa. Sijoitustoiminnan tavoitteena on turvata yliopiston varojen hyvä kokonaistuotto pitkällä aikavälillä. Sijoituksia ei voida rahoittaa lainanotolla. Sijoitustoimintaa hoidetaan omilla suorilla sijoituksilla ja varainhoitajien kanssa tehtävänä yhteistyönä. Omaisuudenhoitosopimukset voivat olla ns. konsultatiivisia sopimuksia tai ns. täyden valtakirjan sopimuksia. Talousjohtaja huolehtii siitä, että ulkopuolisten varainhoitajien raportointi vastaa yliopiston hallituksen asettamia vaatimuksia.

21 Rahastot Omakatteisten rahastojen toiminta ja varat eritellään rahastojen sääntöjen mukaisesti. Mikäli rahastojen säännöt sallivat, voidaan rahaston likvidit varat sijoittaa yhdessä yliopiston varojen kanssa yliopiston sijoituspolitiikan mukaisesti. 4.4 Pankkitilit ja niiden hallinta Tilien avaamisesta ja lopettamisesta raha- ja rahoituslaitoksissa yliopiston nimiin päättää talousjohtaja. Tileistä ja niiden käyttäjistä on pidettävä luetteloa talouspalveluissa. Maksuliikenne hoidetaan keskitetysti yliopiston nimissä olevien pankkitilien kautta. Talousjohtaja määrää pankkitilien käyttäjät siten, että käyttövaltuudet annetaan kahdelle henkilölle yhdessä. Mikäli maksuliikenne on annettu ulkopuolisen palveluntuottajan tehtäväksi, voi hallintojohtaja myöntää pankkitilien käyttöoikeuden myös ulkopuoliselle palvelun tuottajalle. Yliopiston maksuliiketileistä ja maksuaineiston lähettäjistä pidetään luetteloa talouspalveluissa. 4.5 Suoraveloitukset ja muut sopimukset Talousjohtaja voi tehdä yliopiston maksuliikettä hoitavien pankkien kanssa suoraveloitus- ja muita sopimuksia. Talouspalvelut valvoo, että suoraveloitetut maksut täsmäävät pankkitilien veloitusten kanssa. 4.6 Kassatoiminnot Kassat vastaanottavat maksuja ja suorittavat vähäisiä, kiireellisiä menoja, joita ei voida suorittaa pankin välityksellä. Yliopiston pääkassa on Student Centerissä. Kassojen ja alakassojen perustamisesta päättää talousjohtaja, joka antaa myös määräykset kassoissa pidettävien varojen enimmäismääristä. Talouspalvelut pitää kassoista luetteloa. Pääsääntöisesti vain pääkassasta maksetaan menoja. Kaikki kassoihin kertyneet tulot on kirjattava kassakirjaan aikajärjestykseen viipymättä päiväkohtaisesti. Tulot on tilitettävä viimeistään kuukauden lopussa siten, että tositteet voidaan kirjata maksujen tapahtumakuukauden kirjanpitoon. Alakassoista ei voi maksaa menoja. 4.7 Luottokortit ja asiakaskortit Yliopistolla voi olla käytössään luottokortteja menojen maksamista varten. Yliopiston maksuvastuulla olevia luottokortteja ei käytetä työmatkojen kulujen maksamiseen. Oulun yliopiston henkilökunnalla on mahdollisuus hakea henkilökohtaisella maksuvastuulla olevaa Business Eurocard-korttia. Kyseisen henkilökohtaisen maksuaikakortin vuosimaksu on nolla

22 12 euroa. Yliopiston takaamat henkilökohtaiset kansainväliset maksuaikakortit ovat niin sanottuja kotilaskutuskortteja, joista luottokorttiyhtiö lähettää laskun kortinhaltijan kotiosoitteeseen ja kortinhaltija maksaa luottokorttilaskunsa itse. Laskun maksuaika on valtion puitesopimuksen mukainen 21 päivää ja laskutuskausi on kalenterikuukausi. Maksukortin käyttöoikeuden myöntää talousjohtaja yksikön esimiehen esityksestä. Samassa yhteydessä määritellään kortin käyttörajat ja muut mahdolliset käyttöön liittyvät ehdot. Tulosyksiköiden johtajat vastaavat yksikön henkilökunnalle myönnettyjen yliopiston maksuvastuulla olevien maksukorttien käytöstä. Maksukortin haltija allekirjoittaa maksukortin käyttöön liittyvän sopimuksen, jossa hän sitoutuu noudattamaan kortin myöntäjän ja yliopiston ehtoja. Lisäksi maksukortin haltija sitoutuu siihen, että epäselvät ja yliopistolle kuulumattomat erät vähennetään maksukortin vastaanottajan palkasta viivästyskorkoineen. Maksu- ja asiakaskortteihin mahdollisesti liittyvät asiakasedut käytetään yliopiston hyväksi. Yliopiston solmimista maksukorttisopimuksista pidetään luetteloa talouspalveluissa ja talouspalvelut antaa tarvittaessa korttien käyttöön liittyviä sisäisiä ohjeita. 4.8 Verkkokauppa Verkkokaupan tunnuksia hallinnoidaan talouspalveluissa, joka antaa myös yksityiskohtaiset ohjeet verkkokaupasta. Kaikki verkkokauppaa koskevat sopimukset hyväksyy talousjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö.

23 13 5 MENOJEN KÄSITTELY 5.1 Menopäätösten tekijät ja heidän tehtävänsä Yliopiston hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja lakia julkisista hankinnoista. Hankinnat käsittävät tavaroiden ja palvelujen oston sekä vuokraamisen. Menojen hyväksyjiä ovat tulosyksiköiden johtajat tai heidän kirjallisesti määräämänsä henkilöt. Delegointipäätös tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa Oulun yliopiston kirjaamoon. Oulun yliopiston euromääräiset hyväksyntävaltuudet ylläpidetään talousäännöstä erillisenä dokumenttina. Hallitus hyväksyy voimassa olevat euromääräiset hyväksyntärajat. Hankintoihin liittyvät menettelytavat on kuvattu yksityiskohtaisesti Oulun yliopiston hankintaohjeissa. Hankintaohjeen päivityksestä huolehtii talouspalvelut. Menopäätökset ja menoihin sitovat sopimukset on tehtävä yliopistolle kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla maksuehdoilla. Ennen tilauksen tekemistä tai muulla tavoin menon maksamiseen sitoutumista, tulosyksikön johtajan on varmistettava, että meno on laillinen ja tarkoituksenmukainen ja että valtuus ja budjettirahoitus riittävät. Tilikauden aikana toteutettavat budjetoimattomat investoinnit hyväksyy talousjohtaja. Laskussa on mainittava viitteenä vastuuyksikkö (kustannuspaikka), mahdollinen projekti- tai tilausnumero ja tilaajan nimi. Viitetiedottomat laskut palautetaan lähettäjälle takaisin. Talouspalvelut päättää menojen hyväksymis- ja asiatarkastusoikeuksiin liittyvien käyttäjätunnusten myöntämisestä ja tunnusten oikeuksien muuttamisesta. Käyttäjähallinnasta ja raportoinnista vastaa talouspalvelut, ellei tätä tehtävää ole yliopiston talouspalveluiden ja niiden tietojärjestelmäpalveluiden hankinnasta solmitulla palvelusopimuksella annettu ulkopuolisen palveluntuottajan tehtäväksi. 5.2 Menojen tarkastaminen Asiatarkastus on tehtävä ennen kuin meno hyväksytään. Menolaskua tarkastettaessa on todettava, että vastaanotettu tavara tai palvelu on tehdyn tilauksen tai muun sitoumuksen mukainen, lasku vastaa toimitusta, hinta ja alennukset ovat oikein, tosite on muodoltaan asianmukainen ja osoitettu Oulun yliopistolle. Puhelinlaskut ja muut vastaavat koontilaskut voidaan asiatarkastaa yhden henkilön toimesta. Asiatarkastajan ja laskujen käsittelijöiden palvelupisteissä tulee myös tarkastaa, että - laskusta käy selville, mistä meno on aiheutunut - lasku täyttää arvonlisäverolain vaatimukset, kun on kyse arvonlisäverovelvollisesta toiminnasta - toimittaja on ennakkoperintärekisterissä - lasku kohdistetaan oikealle projektille, sisäiselle tilausnumerolle tai kustannuspaikalle - maksunsaajan pankkitili vastaa toimittajarekisterissä olevaa tietoa - laskussa on laskun päiväys, laskun numero, eräpäivä, bruttosumma, myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste, toimituspäivä/palvelun suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä - liitteenä on mahdollinen kuormakirja/lähetyslista vastaanottomerkinnöin varustettuna tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua

24 14 - matkalaskujen osalta työmatka on suoritettu matkustussäännön ja matkamääräyksen mukaisesti - matkakustannusten kuitit ovat matkalaskun liitteenä ja ne täsmäävät matkalaskuun - luottokorttilaskujen alkuperäiset kuitit ovat luottokorttilaskun liitteenä ja täsmäävät luottokorttilaskuun. Laskun asiatarkastus ja hyväksyntä suoritetaan sähköisessä ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä (SAP-Martti). Toimitukseen liittyvät lähetyslistat on säilytettävä ja toimitettava tilaajalle tai asiatarkastajalle. 5.3 Ennakkoperintärekisteri Ostettaessa työsuorituksia laskuun on yksikön johtajan tai projektin vastuullisen johtajan määräämän henkilön tarkastettava, että työsuorituksen myyjä on merkitty ennakkoperintärekisteriin. Rekisteröimättömille yhtiöille, yhdistyksille ja henkilöille maksettaviin laskuihin merkitään kommenttikenttään rekisteröimätön ja lasku reititetään henkilöstöpalveluihin ennakonpidätyksen suorittamista varten. 5.4 Menojen ja tuntikirjausten hyväksyminen Lasku, johon meno perustuu, hyväksytään sähköisessä ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä (SAP-Martti). Menojen hyväksyjiä ovat tulosyksiköiden johtajat tai heidän kirjallisesti määräämänsä henkilöt. Menoja hyväksyttäessä on noudatettava hallituksen hyväksymiä euromääräisiä hyväksyntärajoja. Hyväksyjä vastaa, että - meno on muodollisesti ja asiallisesti oikein - toimitus on sopimuksen mukainen - yksiköllä on riittävä rahoitus menon maksamiseksi - lasku on sekä sisällöllisesti että asiallisesti tarkastettu - lasku on kohdennettu oikealle projektille, sisäiselle tilausnumerolle tai kustannuspaikalle. - budjetoimattomien investointien osalta on laadittu erillinen investointiesitys talousjohtajalle. Menon asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee olla eri henkilö. Rehtorin laskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja. Vararehtorien, hallinto-, talous- ja viestintäjohtajan laskut hyväksyy rehtori. Dekaanien laskut hyväksyy vararehtori. Hallintopäälliköiden laskut hyväksyy hallintojohtaja.

25 15 Tiedekuntiin kuulumattomien erillis-, alue-, infrastruktuuri- ja painoalayksiköiden sekä innovaatiokeskusten johtajien laskut hyväksyy heidän esimiehensä. Muiden henkilöiden laskut hyväksyy heidän esimiehensä. Talousjohtaja hyväksyy yliopiston yhteisiin kirjattavat menot (tulosyksiköt: Yliopiston yhteiset, Strategiaraha, Oulun yliopiston apuraharahasto, Professori Pentti Kaiteran rahasto, Hallituksen vararahasto, Varainkeruuvarat, Varainhankinta , Valtion pääomittamat varat). Yliopisto yhteisiin tulosyksikölle YO tietohallinto kirjattavat tietohallintokulut hyväksyy tietohallintojohtaja. Yliopiston yhteisiin tulosyksikölle YO koulutuspalvelut kirjattavat koulutuspalveluiden kulut hyväksyy koulutuspalveluiden johtaja. Tilavuokrasopimukset hyväksytään yliopiston hallituksessa niissä tilanteissa, joissa vuosivuokra on suurempi kuin euroa tai tehtävän investoinnin arvo suurempi kuin 3 miljoonaa euroa. Muutoin vuokrasopimukset hyväksyy rehtori. Edellä mainittua hyväksyntätoimivaltaa sovelletaan myös SoleTM-tuntikirjausten hyväksynnässä. Talousjohtajan hyväksyntä vaaditaan välitilinpäätösten jälkeen tehtäville suljetuille kausille tehtäviin tuntikirjausten korjauksiin. Oulun yliopiston euromääräiset hyväksyntävaltuudet ylläpidetään talousäännöstä erillisenä dokumenttina. 5.5 Ennakkomaksut hankintojen yhteydessä Poikkeustapauksissa voidaan yliopiston kannalta kiireellinen ja välttämätön meno maksaa ennakkona. Ennakkomaksu on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on vaadittava riittävä vakuus. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai yliopiston nimiin tehty talletus. Talousjohtaja päättää muiden vakuuksien hyväksymisestä tapauskohtaisesti. Tarjouksia vertailtaessa ennakon korko otetaan huomioon hintaan vaikuttavana tekijänä. Toimittajalle luovutetusta materiaalista on vaadittava vakuus, ellei materiaalin vähäinen arvo tai muut syyt tee vakuutta tarpeettomaksi. Hankintapäätöksen tekijä vastaa ennakkomaksujen asianmukaisesta sopimisesta ja riittävien vakuuksien hankkimisesta. Vakuuden hyväksyy talousjohtaja. Kaikki ennakoihin liittyvät vakuudet on toimitettava tarkastettuina ja hyväksyttyinä talouspalveluihin.

26 Hankinnat Yleistä Taloussäännössä hankintoja koskevat määräykset koskevat tavaroita, palveluja, urakoita ja vuokraamista. Kaikki hankinnat (pl. pienhankinnat eli alle euron arvoiset hankinnat) on kilpailutettava Oulun yliopiston hankintaohjeen ja hankintalain mukaisesti. Myös pienhankintojen osalta, mikäli on tiedossa, että vastaavaa tuotetta/palvelua saa useammalta tarjoajalta ja nähdään, että useampi tuote/palvelu soveltuu käyttötarkoitukseen, niin tulee tehdä esim. puhelimella tarjoajille tiedustelu tuotteen/palvelun hinnasta ja muista tärkeistä ominaisuuksista. Valitulta palveluntuottajalta on pyydettävä kirjallinen tarjous, johon tilauksen ja laskutuksen on pohjauduttava. Oulun yliopiston hankintaohjeessa on kerrottu, miten eri tilanteissa tulee toimia, jotta hankinnat saadaan toteutettua tehokkaasti säädösten edellyttämällä tavalla Hankintojen suorittaminen Hankinnat on suoritettava yliopiston kannalta edullisimmalla tavalla, elleivät erityiset määräykset edellytä poikkeamista tästä periaatteesta. Mikäli yliopisto on solminut puitesopimuksen tietyistä hankinnoista, on hankinnat suoritettava sopimuksessa mainituista yrityksistä. Hankintalain kynnysarvon ylittävien hankintojen kilpailuttamisessa on käytettävä Oulun yliopiston käyttöön ottamaa sähköistä kilpailutusjärjestelmää. Suoraa hankintaa voidaan käyttää vain, jos hankintalain kriteerit suorahankinnalle täyttyvät ja erityiset syyt sitä edellyttävät. Tällaiset syyt on dokumentoitava kirjallisesti ja perusteltava. Hankinnoissa tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista ja talouspalveluiden ylläpitämää yliopiston hankintaohjetta. Hankintoja koskevat päätökset tehdään esittelystä, jos hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Tilikauden aikana toteutettavat hankintalain kansallisen kynnysarvon ylittävät budjetoidut ja budjetoimattomat investoinnit hyväksyy talousjohtaja. Edellä mainittu käsittää myös kallisalainfrarahoituksella tehtävät hankinnat ja investoinnit. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankintalain ja EU-direktiivin mukaisia hankintamenettelyjä. Kynnysarvot vahvistetaan vuosittain. 5.7 Matkustaminen Matkasuunnitelman hyväksyy tulosyksikön esimies. Matkasuunnitelma on tehtävä ja hyväksyttävä ulkomaan matkoja varten aina ja kotimaan matkoja varten silloin, kun esimies sitä vaatii tai haetaan matkaennakkoa. Kotimaan matkat tulee hyväksyttää esimiehellä esimiehen etukäteen määrittelemällä tavalla. Lisäksi yksikön esimies voi harkintansa mukaan edellyttää matkasuunnitelmaa myös kotimaan matkoista. Matkasuunnitelma tehdään ja hyväksytään matkanhallintajärjestelmässä.

27 17 Matkalasku on esitettävä yliopistolle viipymättä ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkalaskuun tulee liittää ne tositteet, joiden perusteella matkustaja laskuttaa matkaan liittyviä menoja. Matkalasku tehdään sähköisesti matkanhallintajärjestelmässä (SAP-Travel). Palvelupäällikkö voi hakemuksesta myöntää luvan myöhästyneenä esitetyn matkalaskun maksamiseen. Matkalaskujen tarkastuksessa on varmistuttava siitä, että matkalaskun sisältö on sekä asiallisesti että numerollisesti oikein. Matkalaskut hyväksyy henkilön esimies. Muulle kuin omalle henkilöstölle maksettavissa matkakorvauksissa noudatetaan soveltuvin osin matkustamista koskevaa yliopistojen työehtosopimusta ja tätä sääntöä. Ulkomailla työskentelystä maksettavista korvauksista henkilöstöpalvelut antaa erilliset ohjeet. Matkaennakot Matkaennakot haetaan matkanhallintajärjestelmän matkasuunnitelmalla ja hyväksytyt matkasuunnitelmat maksetaan pankkitilille. Ennakkoa voidaan tarvittaessa maksaa enintään 90 % henkilölle itselleen matkalaskulla maksettaviksi tulevista hyväksytyistä työmatkan kustannuksista. Liikaa maksettu matkaennakko on palautettava välittömästi, kun matkalasku on hyväksytty. Matkaennakkoa päivärahojen osalta ei makseta työmatkoista, jotka kestävät alle 24 tuntia. 5.8 Edustusmenot, vieraanvaraisuus ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Yliopiston varoja voidaan käyttää vieraanvaraisuuteen ja edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueella toimiville. Edustusmenojen tulee olla tavanomaisia ja kohtuullisia. Yliopiston henkilökuntaan kuuluva ei saa vastaanottaa tavanomaisesta ja kohtuullisesta poikkeavaa vieraanvaraisuutta kuten yliopiston sopimustoimittajan maksamia lentolippuja toimittajan järjestämään tilaisuuteen. Tämän tyyppisiin tilaisuuksiin voidaan osallistua yliopiston itse kustantamana, mikäli osallistuminen katsotaan työn kannalta tärkeäksi. Yliopiston omalle henkilökunnalle kohtuullista tarjoilua voidaan järjestää koulutus-, kokousja juhlatilaisuuksissa. Virkistystilaisuuksiin voidaan käyttää vuosittain enintään yksikön johtajan määrittelemä euromäärä henkilöä kohden. Yksikön johtajan tulee valvoa, että yksikön edustusmenot, vieraanvaraisuuteen ja henkilöstötilaisuuksiin käytetyt menot pysyvät kohtuullisina.

28 Henkilöstölle maksettavat kulu- ja muut korvaukset Henkilökunnan itse maksamat pienhankinnat laskutetaan yliopistolta matkanhallintajärjestelmän kautta (SAP-Travel). Pienlaskut tarkastetaan ja hyväksytään kuten yksikön muut menot Palkkamenot Henkilöstöhallinnon kokonaisuudesta vastaa henkilöstöpalvelut. Palkanlaskentaan liittyviä palveluita voidaan ostaa ulkopuoliselta palvelun tuottajalta palvelusopimuksessa määritellyllä tavalla. Työntekijät kohdistavat SoleTM-järjestelmässä työaikansa kustannuspaikoille ja projekteille sekä sisäisille tilauksille annettujen ohjeiden ja työehtosopimuksen mukaisesti. Esimiehet ja projektijohtajat vastaavat siitä, että kohdistetut työtunnit ovat todellisia ja että tunteja kirjanneet henkilöt todella työskentelevät hankkeelle. Palkkauksen perusteet ja niissä tapahtuvat muutokset sekä muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät on ilmoitettava henkilöstösihteereille kirjallisesti. Palkka-, palkkio- tai apurahapäätöksen hyväksyjä vastaa siitä että yksikön rahoitus on riittävä. Asiatarkastus ja tiliöinti suoritetaan palvelupisteissä. Palkat, palkkiot ja apurahat maksetaan pankin välityksellä saajan ilmoittamaan rahalaitokseen. Jakajapankkina käytetään Oulun yliopiston maksuliikennepankkia ja henkilöiden palkkalaskelmat toimitetaan pääsääntöisesti sähköisesti verkkopalkkajärjestelmän kautta. Poikkeuksellisesti erillisenä maksuna maksettavan palkan tai palkkion hyväksyy henkilöstöjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö ja maksutoimeksiannossa noudatetaan mitä menojen maksuunpanosta on säädetty. Työ- ja käyttökorvausten osalta noudatetaan samoja menettelyitä kuin palkoissa ja palkkioissa. Palkkakirjanpidosta vastaa talouspalvelut tai ulkopuolinen palvelun tuottaja Palkkiot Mikäli palkkio maksetaan laskua vastaan, tulee siitä käydä ilmi laskuttaja, laskuttajan henkilötunnus, osoitetiedot ja verotuskunta, työn suoritusaika ja maksuperuste sekä laskuttajan pankkiyhteystiedot. Laskuttajan on päivättävä ja allekirjoitettava lasku. Mikäli palkkion saaja on palvelussuhteessa Oulun yliopistoon, maksetaan palkkio kuten palkka. Palkkiolaskujen ja apurahojen tarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatetaan, mitä menolaskujen käsittelystä on säädetty Apurahat Apurahakäytännöistä on annettu erillinen ohje.

29 Työterveyshuollon menot Henkilöstöjohtaja vastaa siitä, että kaikki terveystietoja käsittelevät antavat vaitiolositoumuksen. Ulkopuolinen palvelutuottaja vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia ja noudattavat salassapitoa koskevia määräyksiä. Työterveyshuollon laskujen tarkastajat ja hyväksyjät määrää henkilöstöjohtaja. Henkilöstöpalvelut vastaa työterveyshuollon laskujen liitteiden säilyttämisestä siten, että tietosuoja- ja tietoturvallisuusvelvoitteita noudatetaan. Yliopiston henkilöstön terveydentilaa koskevien tietojen käsittelystä on annettu erillinen ohje.

30 20 6 TULOJEN KÄSITTELY 6.1 Yleistä Tulojen on perustuttava säädöksiin, määräyksiin, tehtyihin päätöksiin tai asianmukaisesti solmittuihin sopimuksiin. Talouspalvelut voi tarvittaessa antaa tarkentavia ohjeita menettelytavoista. 6.2 Tulojen ja saatavien käsittely ja valvonta Tulojen laskutus Syntynyt saaminen on viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti laskutettava. Myös maksatushakemukset tallennetaan myyntitilauksiksi ja kirjataan reskontraan maksetuksi suorituksen saavuttua. Täydentävän rahoituksen osalta laaditaan projekteille maksupostit/myyntitilaukset, jotta tuloennusteet saadaan yliopiston kassaennusteeseen. Laskua ei tarvita, jos kysymyksessä on käteissuoritus tai jos peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu tai säädetty vaatimatta maksettavaksi, tai jos maksu perustuu erityiseen sitoumukseen tai päätökseen, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot. Käteissuorituksista tehdään muistiotosite. Laskuissa annettava maksuaika on tehdyn sopimuksen mukainen tai, ellei maksuaikaa ole nimenomaisesti sovittu, 14 päivää. Laskun tietosisältövaatimuksissa on noudatettava mitä kirjanpito- ja arvonlisäverolaissa on säädetty. Laskutus tapahtuu pääsääntöisesti euroissa, mutta myös muissa valuutoissa voidaan laskuttaa. Saatavista pidetään saatavareskontraa. Saatavareskontrasta vastaa talouspalvelut. Saatavareskontra täsmäytetään kuukausittain kirjanpitoon. Laskutuksesta huolehtii se yksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. Laskutus tapahtuu talouspalveluiden palvelupisteessä. Palvelupiste myös varmistaa laskun sisällön asiallisuuden sekä numerollisen oikeellisuuden. Laskutus hoidetaan talouspalveluiden antamien ohjeiden mukaan ja talouspalveluiden hyväksymillä tietojärjestelmillä. Yhteisömyynti Laskutuksesta huolehtiva yksikkö vastaa siitä, että asiakkaan arvonlisäveronumero on oikea. Talouspalvelut vastaa kausiveroilmoituksen laatimisesta. Samalla kausiveroilmoituksella ilmoitetaan verottajalle sekä arvonlisäverot että työantajasuoritusten (ennakonpidätyksen alaiset palkat, ennakonpidätys, lähdeveron alaiset palkat yms. suoritukset, lähdevero edellisistä, sosiaaliturvamaksun alaiset palkat) tiedot.

31 Erääntyneiden saatavien perintä Saatavien perintä ja sen valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, lähetetään yksi maksukehotus. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu määräajassa, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Saatavan asettamisesta perintään tai perinnän keskeyttämisestä päättää talousjohtaja. Milloin saatavien perintä on sopimuksin annettu yliopiston ulkopuolisen taloushallinnon palvelujen tuottajan ja perintätoimiston tehtäväksi, perintätoimista vastaa ao. palveluntuottaja yhdessä perintätoimiston kanssa. Muussa tapauksessa perintätoimenpiteistä vastaa talouspalvelut. Palkkasaatavien perinnästä vastaa ensivaiheessa henkilöstöpalvelut. Mahdollisen jatkoperinnän hoitaa talouspalvelut yhteistyössä perintätoimiston kanssa Hyvityslasku Mikäli lasku on aiheeton tai virheellinen, laskutuksesta huolehtiva yksikkö vastaa siitä, että tällöin tehdään hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku. Hyvityslaskussa on mainittava hyvittämisen peruste ja se, mitä laskua hyvitys koskee Saatavien luottotappioksi kirjaaminen Luottotappioiden kirjaamispäätöksen tekee talousjohtaja. Talouspalvelut tiedottaa yksikköjä kirjatuista luottotappioista. Myynnin luottotappio vähennetään erässä liiketoiminnan muut kulut, myynnin oikaisueränä sitä ei ole mahdollista esittää. Luottotappio vaikuttaa arvonlisäverotukseen samanaikaisesti kuin se hyvän kirjanpitotavan mukaan tulee vähentää. Saatu suoritus kirjataan erän liiketoiminnan muut kulut oikaisuksi. Poistettavat saatavat, joiden suuruus on merkittävä ja joiden perintään on mahdollisuuksia, on luetteloitava ja pyrittävä saamaan niistä suoritus siihen saakka, kunnes saatava vanhenee. 6.3 Täydentävä rahoitus Projektin vastaanottamisesta päättää tulosyksikön tai yksikön johtaja. Yksikön controller valvoo, että projektilla on asianmukainen budjetti tai rahoitussuunnitelma ja että yliopiston hinnoitteluperiaatteita on noudatettu. Projektin arvonlisäverollisuus ja budjetointiperusteet tulee selvittää jo projektin suunnittelu- ja hakuvaiheessa. Haettaessa koti- ja ulkomaiselta rahoittajalta, kuten valtion viranomaiselta, kunnalta, julkiselta tai yksityiseltä yhteisöltä tai säätiöltä, rahoitusta Oulun yliopistossa tapahtuvaan tutkimukseen tai muuhun toimintaan, tulee hakemuksessa tai muussa asiakirjassa olla yliopiston puolelta asianomaisen yksikön johtajan hyväksyntä. Hyväksyjä vastaa siitä, että yksikön resurssit riittävät hakemuksen mukaisen työn suorittamiseen. Sopimukset tulee allekirjoittaa taloussäännöstä erillisenä dokumenttina ylläpidettävän yliopiston toimivaltaohjeen mukaisesti (rehtorin päätös: toimivalta yliopiston sitoumuksissa).

32 22 Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että projektista on laadittu asianmukaiset sopimukset sekä saatu asianmukaiset rahoituspäätökset. Projektin vastuullinen johtaja vastaa myös projektin varojen käytön seurannasta ja raportoinnista sekä projektin kannattavuudesta. Projektin vastuullisen johtajan velvollisuus on raportoida tutkimusyksikön johtajalle projektin taloudellisesta tilanteesta. Projektin vastuullinen johtaja vastaa, että sopimuksen tai rahoituspäätöksen perusteella laaditaan budjetti ja kustannus- /tuottosuunnitelma sekä tarvittaessa maksupostit. Nämä tiedot tallennetaan talouspalveluiden palvelupisteessä. Palvelupisteet huolehtivat laskutuksesta ja maksatushakemuksista. Projektin vastuullinen johtaja vastaa, että kertyvät tulot on laskutettu/tilitetty ja kirjattu oikein. Tutkimusyksikön johtajan tehtävänä on valvoa yksikkönsä projektien varojen ja resurssien käyttöä. Jos kyseessä on henkilökohtainen apuraha, jota ei ole haettu yliopiston nimissä, mutta tutkimus- tai muu toiminta tapahtuu yliopiston tiloissa, on saajan ilmoitettava tästä asianomaisen yksikön johtajalle. Talouspalveluiden palvelupiste avaa projektinumerot kirjanpitojärjestelmään. Tässä yhteydessä varmistetaan myös arvonlisäverollisuus ja budjetointiperiaatteet. Projektia avattaessa tarkastetaan, että rahoituksesta on olemassa rahoittajan myöntöpäätös, sopimus tai muu luotettava asiakirja, jonka avulla voidaan varmistua rahoituksen määrästä, ajasta ja muista ehdoista. Projekti voidaan avata myös sähköisen projektinavauslomakkeen perusteella, jolloin projektin kuluja voidaan seurata jo suunnitteluvaiheesta lähtien. Tämän lisäksi projektin perustiedot ja budjetti täytyy syöttää yliopiston budjetointijärjestelmään (TATU). Projekti avataan määräajaksi. Määräajan pidentäminen edellyttää kirjallista päätöstä rahoituksen myöntäjältä. Projektikoodin avaaminen ja määrittely on edellytys projektirahoituksen käytölle. 6.4 Sponsorointi Sponsorointisopimus on tehtävä kirjallisesti yliopiston ja sponsoroivan tahon välillä. Sopimukseen on kirjattava sponsoriyhteistyön koko sisältö. Sponsorointi voi olla media- ja imagohyötyä, tavaraa tai palveluja. Sponsorointisopimukset allekirjoittaa hallintojohtaja. 6.5 Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Lahjoitusten on perustuttava lahjakirjaan, testamenttiin tai vastaavaan asiakirjaan. Lahjoitusvarojen vastaanottamisen edellytyksenä on, että 1) varat ovat käytettävissä sellaisiin tarkoituksiin, jotka kuuluvat yliopiston tehtäviin; 2) lahjoitusvarat riittävät yhdessä muiden käytettävissä olevien varojen kanssa lahjoituksen toteuttamiseen; 3) lahjoitus ei sisällä sellaista toimeksiantoa, jonka mukaan lahjoitusvaroilla suoritetun työn tulokset ovat yksinomaan tai pääasiallisesti lahjoittajan käytettävissä. Lahjoitusten vastaanottamisesta päättää talousjohtaja.

33 23 7 KIRJANPITO JA MUU LASKENTATOIMI 7.1 Yleiset määräykset Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Lisäksi yliopistojen tulee soveltaa OKM:n ylläpitämää yliopistojen taloushallinnon koodistoa, jossa annetaan ylipistoille tarkentavia ohjeita kirjanpidon järjestämisestä ja tilinpäätöksen laatimisesta. Yliopistolain 14 :n mukaan ylipiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Lisäksi hallituksen tehtävänä on huolehtia kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä. Yliopistolain 17 :n mukaan rehtorin tehtävänä on vastata siitä, että yliopiston kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Talousjohtaja vastaa kirjanpidon ja varainhoidon toteuttamisesta ja tilinpäätöksen valmistumisesta. Yliopiston laskentatoimi on järjestettävä siten, että se tuottaa suunnittelussa, päätöksenteossa, ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot. 7.2 Veronalaisen elinkeinotoiminnan kannattavuuden seuranta Yliopistot ovat tuloverolaissa (TVL) tarkoitettuja yhteisöjä ja verovelvollisia elinkeinotoiminnasta saadusta tulosta yleisen yhteisöverokannan mukaisesti sekä kiinteistötulosta TVL 124 :n 3 momentissa tarkoitetun alennetun verokannan mukaisesti (TVL 21 a ja TVL 21 b ). Yliopistoja ei pidetä verotuksessa TVL 22 :ssä tarkoitettuina yleishyödyllisinä yhteisöinä. Perustehtäviensä lisäksi yliopisto voi harjoittaa palvelutoimintaa, jonka osittaisena tarkoituksena on hankkia rahoitusta yliopiston toimintaa varten. Tätä palvelutoimintaa arvioidaan tuloverotuksessa yleisten elinkeinotoiminnan tunnusmerkkien kautta. Korkeakoulujen harjoittama perustutkimus ei ole yliopistojen elinkeinotoimintaa. Tälle toiminnalle on ominaista julkinen rahoitus ja tutkimustulosten julkisuus. Veronalaisen elinkeinotoiminnan tulot ja menot on pystyttävä erottelemaan valtion perusrahoituksen mukaisesta toiminnasta. Tulosyksikön controller vastaa siitä, että talouspalveluiden antamia ohjeita veronalaisen elinkeinotoiminnan menettelytavoista noudatetaan. Keskitetyt talouspalvelut laatii liiketoiminnan tuotto- ja kululaskelman yliopiston tilinpäätökseen ja laatii elinkeinotoiminnan vuosittaisen veroilmoituksen. Talousjohtaja vastaa sekä elinkeinoverotuksen että arvonlisäverotuksen kannanottojen hankkimisesta Savo-Karjalan verotoimistosta, keskusverolautakunnalta tai ulkopuoliselta asiantuntijalta.