Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2010

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2010 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n 17. toimintavuosi oli aktiivinen ja monipuolinen. Keväällä hallituksen toiminta keskittyi perinteisten Tammibileiden ja Viestintäpäivien lisäksi siihen, että jäsenistölle järjestettiin vierailuja viestinnällisesti mielenkiintoisiin organisaatioihin. Syyskaudella JAT-vierailujen tahti hiljeni, sillä hallitus urakoi yhdistyksen visuaalisen ilmeen uudistuksen, Markkinointiviestinnän viikon ammattilaispäivien viestintäseminaarin ja oman osaston suunnittelun ja toteutuksen kanssa. Lisäksi hallituksen syksyn työsarkaan kuului jäsenistölle suunnatun Lontoon opintomatkan suunnittelu. Suunnittelutyöhön osallistui FCG Consulting/Taina Karhu, joka myös vastasi matkan järjestelyistä. Matka siirtyi viime hetkellä Finnairin matkustamohenkilökunnan lakon vuoksi joulukuun 2010 alusta helmikuun 2011 alkuun. Hallitus informoi jäsenistöä yhdistyksen toiminnasta ja markkinoi tulevia tapahtumia painettujen jäsentiedotteiden, sähköpostilistan sekä verkkosivuston kautta. Jäsentiedotteet julkaistiin pdf-versioina verkossa. Vuonna 2010 hallitus kokoontui kymmenen kertaa eli keskimäärin kerran kuukaudessa. Yhdistyksen talous oli toimintavuoden aikana hyvä, vaikka graafisen ilmeen uudistuksen kustannukset olivatkin budjetoitua suuremmat. Budjetin ylitys oli ikävä seikka, vaikka uudistus sinällään olikin edullinen. Jäsenistöltä saatiin toimintavuoden aikana positiivista palautetta niin vierailuista kuin Viestintäpäivien ja Markkinointiviestinnän viikon ammattilaispäivien viestintäseminaarin mielenkiintoisista ohjelmista, joiden avulla jäsenet saattoivat ylläpitää ja päivittää omaa ammattitaitoaan. Virkistykseen ja verkostoitumiseen keskittyvä vuoden aloitusjuhla Tammibileet keräsi positiivista palautetta hyvästä ohjelmasta ja tunnelmasta. Yleisesti ottaen JATin tapahtumajärjestelyistä spontaanisti saadut palautteet olivat positiivisia. Jäsenistö otti hyvin omakseen myös yhdistyksen uuden ilmeen, joka koettiin raikkaaksi, dynaamiseksi ja moderniksi. 1. Jäsenistö JAT ry:n jäsenistä noin puolet työskentelee valtionhallinnossa ja noin 40 % kuntasektorilla. Noin 10 % jäsenistöstä toimi viestintätehtävissä yleishyödyllisissä yhdistyksissä, seurakunnissa tai yliopistoissa. JATin jäsenmäärä oli vuoden 2010 lopussa 460 (443 vuoden 2009 lopussa). Vuoden aikana hyväksyttiin 53 uutta jäsentä (45 vuonna 2009), ja yhdistyksestä eronneita oli 36 (40 vuonna 2009). Eroamisen syynä oli useimmiten eläkkeelle siirtyminen. Muita syitä olivat mm. siirtyminen pois julkisen alan viestintätehtävistä. Muutama jäsen ilmoitti vuonna 2010 halavansa jatkaa jäsenenä eläkkeelle jäämisestä huolimatta. Perusteena oli kiinnostus osallistua edelleen JATin jäsenvierailuihin ja ylläpitää siten yhteyksiä entisiin kollegoihin. Hallitus ei nähnyt estettä jäsenyyden jatkumiselle, mutta piti kiinni siitä, että jäsenmaksu on eläkeläisille samansuuruinen kuin työelämässä oleville.

2 2 Jäseniä muistutettiin säännöllisesti yhteystietojen ajan tasalla pitämisestä, jotta jäsentiedotteet ja sähköpostilistan viestit sekä jäsenmaksutiedot saavuttaisivat ajallaan koko jäsenistön. Epäselviä osoitteita tarkistettiin lisäksi jäsenmaksujen keräämisen yhteydessä erilaisilla yhteystietohauilla. Postituslistoilta karsittiin keväällä 2010 noin 40 aiemmilta vuosilta epäselviksi jäänyttä osoitetta. Yhtään valitusta ei tullut omien tietojen turhasta poistamisesta. Keväällä 2010 jäseniä oli noin 440. Rekisterin sen hetkisen tilanteen mukaisesti lähetettiin jäsenmaksulaskut jäsenviestin liitteenä. Jäsenmaksunsa maksaneita jäseniä oli vuoden lopussa noin 350, maksamatta jättäneitä 90. Yhtenä syynä maksujen laiminlyöntiin lienee se, että jäsen on vaihtanut työpaikkaa, muttei ole päivittänyt yhdistykselle uusia yhteystietojaan. Näin ollen laskut eivät aina tavoita oikeaa henkilöä. Yhteystietojensa muuttumisesta ilmoitti vuonna 2010 noin 60 henkilöä (70 vuonna 2009). Yhdistyksen sääntöjen mukaan kahden vuoden peräkkäinen jäsenmaksun laiminlyönti on erottamisperuste. Toukokuun 2010 hallituksen kokouksessa yhdistyksestä erotettiin 8 henkilöä, jotka eivät olleet maksaneet jäsenmaksujaan vuosilta 2008 ja Vuonna 2010 linjattiin, ettei opiskelijoiden jäsenrekrytointia lähdetä aktiivisesti viemään eteenpäin, vaikka kyselyjä esim. viestintäpäiville osallistumisesta opiskelijahinnoilla onkin tullut. Opiskelijoiden rekrytoiminen on hieman ongelmallista, sillä opiskeluvaiheessa ei vielä voi tietää, päätyvätkö opiskelijat työskentelemään julkiselle vai yksityiselle sektorille. 2. Vuosikokous 2010 Vuosikokous järjestettiin Hämeenlinnan kaupungintalolla Vuosikokoukseen osallistui 15 jäsentä. Kokouksessa käytiin aktiivista keskustelua yhdistyksen toiminnasta. Jäsenmaksun suuruudeksi vahvistettiin 30 euroa eli jäsenmaksu pysyi edellisen vuoden tasolla. Tilintarkastajiksi valittiin Leena-Maija Jyllikoski ja Leena Saarinen ja varatilintarkastajiksi Aino- Marja Kontio ja Hannele Sallinen. Kaikki edellisessä vuosikokouksessa valitut hallituksen jäsenet jatkoivat kaksivuotiskauttaan, joten hallituksen jäsenten valintoja ei ollut. 3. JATin hallitus Varsinaiset jäsenet: Helena Berg, viestintäpäällikkö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA Emmi Hyvönen, tiedottaja, Jyväskylän kaupunki Päivi Kari, viestintäpäällikkö, Kilpailuvirasto Seija Kauppinen, viestintäpäällikkö, Kansaneläkelaitos Kela Sirpa Lotsari, verkkopäätoimittaja, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Pirkko-Liisa Merikoski, tiedottaja, Espoon kaupunki, tekninen ja ympäristötoimi Katri Myllykoski, viestintäpäällikkö, Liikenteen turvallisuusvirasto TraFi Tuija Ruoho, tiedottaja, HSL Helsingin seudun liikenne Viestintäpäällikkö Terhi Unhola, Vantaan kaupunki, sivistystoimi Viestintäpäällikkö Tiina Vahtokari, Hämeenlinnan kaupunki Hannu Waher, viestintäsuunnittelija, Turun kaupunki Varajäsenet: Viestintäpäällikkö Marli Masalin, Helsingin kaupungin rakennusvirasto Tiedottaja Eeva Penttilä, Valtiokonttori

3 3 Hallituksen jäsenten vastuualueet: Puheenjohtaja, Sirpa Lotsari Varapuheenjohtaja, Katri Myllykoski Sihteeri, Tuija Ruoho Rahastonhoitaja, Päivi Kari Jäsensihteeri ja sähköpostilistavastaava, Emmi Hyvönen Nettivastaava, Tiina Vahtokari Vuonna 2010 hallitus kokoontui 10 kertaa: 4.2. Helsingin kaupungin rakennusvirastossa, Kilpailuvirastossa, Elintarviketurvallisuusvirasto Evirassa, TraFissa, Kelassa, Turun taidemuseossa, Panimo-ravintolassa, Espoon kaupungin tiloissa, HSL Helsingin seudun liikenteen tiloissa ja hallituksen varajäsenen Marli Masalinin kotona. Varsinaisten kokousten lisäksi pidettiin Markkinointiviestinnän viikon yhteydessä keskustelu- ja ideointi-ilta ravintola Jailbirdissä Toiminnan kehittäminen Hallitus jatkoi edellisvuonna aloitettua JATin kasvoja -sarjaa, jossa nostetaan esille yhdistyksen monipuolista jäsenistöä esittelemällä erilaisissa työpaikoissa ja uransa eri vaiheissa olevia jäseniä. Samaten hallitus jatkoi Kolumni-sarjaa, jossa hallituksen jäsenet tarkastelivat viestinnän sekä työ- ja muun elämän ilmiöitä. Molempia julkaistiin painetussa jäsenkirjeessä ja sen pdfversiossa sekä JATin verkkosivuilla omissa osioissaan. Vuonna 2010 hallitus osallistui edellisvuosien tapaan Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuman Viestintä-seminaarin ohjelman suunnitteluun. Tavoitteena oli kehittää seminaarin ohjelmaa siten, että se hyödyttäisi aiempaa enemmän ja suoremmin myös julkisen alan viestintäammattilaisia eli JATin jäsenistöä heidän työssään. Haasteena tämän tapahtuman ohjelmasuunnittelussa on tapahtuman vahva painottuminen yritysten viestinnälliseen maailmaan ja haasteisiin. Syksyllä 2010 toteutettu visuaalisen ilmeen uudistus oli sekä toiminnan kehittämistä että tulevan toiminnan pohjatyötä. Uusi ilme julkaistiin Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumassa Helsingin Wanhassa Satamassa. Ilme näkyy kevyenä uudistuksena -verkkosivustolla, JATin Jäsenviestissä, roll-up -vuodassa sekä kirjanmerkissä. Lisäksi toteutusta odottavat esitteen taittopohja ja sähköisen uutiskirjeen pohja. Graafisen ilmeen uudistus lähti liikkeelle yhdistyksen vanhentuneiksi koettujen logon, värimaailman ja Jäsenviestin (aiemmin jäsentiedote ) ilmeen uudistamisesta. Jotta uudistus ei jäisi puolitiehen ja jotta edullisen toteuttajan hinnoittelusta saataisiin suurin kokonaishyöty, päädyttiin uudistamaan mainittujen lisäksi myös verkkosivuston ilme. Lisäksi päätettiin tehdä JATkirjanmerkki, jota jakamalla voidaan nostaa JATin tunnettuutta ja edistää jäsenhankintaa erilaisissa tapahtumissa, esimerkiksi Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumassa. Hallitus kysyi jäsenistöltä Viestinnän ammattilaiset tutkimuksessa, kuinka moni haluaisi lukea jäsentiedotetta sähköisessä muodossa. Noin puolet vastanneista jattilaisista halusi lukea sen sähköisesti. Tästä syystä päätettiin hankkia tulevaisuutta varten myös ilme sekä sähköistä uutiskirjettä että esitettä varten. 5. Jäsentilaisuudet 2010 JAT järjesti vuonna 2010 jäsenistölleen erilaisia vierailuja viestinnän kannalta mielenkiintoisiin organisaatioihin. Pääosa tilaisuuksista järjestettiin Helsingissä, yksi alueellinen tilaisuus oli

4 Turussa, jossa tutustuttiin mm. Euroopan kulttuuripääkaupungin viestintään. Vierailuilla yhdistyvät muiden kokemuksista oppiminen ja verkostoituminen. 4 Vuoden perinteiset päätapahtumat olivat kaksipäiväiset Viestintäpäivät, Tammibileet sekä osallistuminen Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumaan. 5.1 Viestintäpäivät Viestintäpäivät järjestettiin Hämeenlinnan Raatihuoneelle Päivien teemana oli Ohjeistukset ja todellisuus tavoittavatko ohjeet muuttuvan maailman? Ensimmäisen päivän aiheita olivat valtioneuvoston viestintäohjeet ja kuntien verkkoviestinnän ohje. Jorma Uotinen kertoi, mitä viestinnän ammattilaiset voivat ammentaa taiteilijan prosessista omaan työhönsä. Päivän päätti esitys maineenhallinnasta julkisella sektorilla. Toinen viestintäpäivä omistettiin sosiaaliselle medialle. Ohjelmassa oli sekä teoriaa että käytännön vinkkejä. Mukana oli mm. Poliisin kokemuksia sosiaalisen median hyödyntämisestä ja Turun nuorisoasiainkeskuksen näkemyksiä siitä, miten ja missä nuoriso vaikuttaa sosiaalisen median maailmassa. Sosiaalisen median kokonaisuuden paketoi oikeusministeriön esitys uusista, virkamiehille suunnatuista sosiaalisen median ohjeista. Lopuksi Sitran viestintäjohtaja Teppo Turkki luotasi yhteiskunnan kehitysnäkymiä sekä viestinnän asemaa ja mahdollisuuksia. 5.2 Markkinointiviestinnän viikko JAT osallistui Helsingissä järjestetyn Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuman Viestintä-seminaarin ohjelman suunnitteluun. Tapahtuman järjestivät Helsingin Messut Oy ja Markkinointiviestintätoimistojen liitto MTL yhteistyössä JATin, ProComin sekä Viesti ry:n kanssa. Ammattilaistapahtuma oli edellisvuoden tapaan kaksipäiväinen, ja ohjelmassa oli neljä eri teemoihin keskittyvää seminaaria: viestintä, media, brändi ja trendi. Viestintä-seminaarin moderaattorina toimi JATin puheenjohtaja Sirpa Lotsari. JATilla oli tapahtumassa oma messuosasto, jossa julkaistiin syksyllä 2010 uudistettu visuaalinen ilme, sekä esiteltiin yhdistyksen toimintaa, muun muassa Lontoon opintomatkaa. Ammattilaistapahtumaan osallistui yhteensä noin viestinnän ammattilaista. JAT tiedotti tapahtumasta jäsenistölle jäsenkirjeessä, sähköpostilistalla ja verkkosivustollaan. 5.3 Jäsenvierailut Vuonna 2010 järjestetyt kuusi JAT-vierailua suuntautuivat monipuolisesti erilaisiin viestinnän kannalta mielenkiintoisiin organisaatioihin. Osallistujamäärät vaihtelivat viidestätoista kahteenkymmeneen. Vierailuja järjestettiin keväällä noin kerran kuukaudessa. JATin vuoden 2010 ansiomerkki luovutettiin kesäkuussa Turun vierailulla Viestintäviraston viestintäjohtajalle Anna Lauttamus-Kauppilalle. Varsinainen aloite ansiomerkin saajasta tuli jäsenistöltä, mutta saajan nimi oli noussut esiin myös hallituksen parissa. Perusteina ansiomerkin luovuttamiselle olivat muun muassa Anna Lauttamus-Kauppilan pitkäjänteinen työ julkisen sektorin viestinnän merkityksen esille tuomisessa. Hän on osallistunut erilaisten näkyvien viestintäkampanjoiden suunnitteluun ja jakanut omaa osaamistaan muun muassa mentoritoiminnan avulla. Lauttamus-Kauppila on vaikuttanut myös JATin puheenjohtajana.

5 5.4 Osallistujamäärät eri tilaisuuksissa vuonna vierailu Kansalliskirjastoon, 20 osallistujaa Tammibileet, 50 osallistujaa 8.2. vierailu Elintarviketurvallisuusvirastoon Eviraan, 15 osallistujaa 4.3. vierailu Liikkuvaan poliisiin, 20 osallistujaa Viestintäpäivät Hämeenlinnassa, 57 osallistujaa vierailu Valtiokonttoriin, 18 osallistujaa vierailu sosiaali- ja terveysministeriöön, 17 osallistujaa vierailu Turkuun, 22 osallistujaa 5.5 Osallistumisavustukset Yhdistyksen jäsenille on vuodesta 2008 lähtien myönnetty osallistumisavustuksia Viestintäpäiville tai muuhun JATin järjestämään maksulliseen seminaariin osallistumista varten. Avustus myönnetään ensisijaisesti jäsenille, jotka ovat vanhempain-, hoito-, opinto- tai vuorotteluvapaalla, jotka ovat juuri vaihtaneet tai ovat vaihtamassa työpaikkaa ja joiden työnantaja ei esityksestä huolimatta maksa osallistumista esimerkiksi Viestintäpäiville tai opintomatkalle. Avustuksen saamisen ehtona on, että JATin jäsenmaksu on maksettu. Vuonna 2010 myönnettiin yksi apuraha Viestintäpäiville osallistumiseen. Muita apurahahakemuksia ei jätetty. 6. Jäsenviestintä Jäsenviestinnässä käytettiin useita kanavia: verkkosivusto painettu jäsenkirje, sähköpostilista sekä erilaiset tilaisuudet. Painettua jäsentiedotetta julkaistiin vuoden aikana kolme varsinaista numeroa. Nelivärinen jäsenkirje postitettiin kaikille jäsenille. Lisäksi jäsenkirjeen pdf-versio julkaistiin verkkosivustolla. Jäsenkirjeen sisältö tuotettiin suurimmaksi osaksi hallituksen voimin. Jäsenkirjeen taitosta sekä painatuksen ja postituksen koordinoinnista vastasi Emmi Hyvönen. Painatus- ja postituspaikkana toimi Vidois Oy Heinolassa. Jäsenkirjeen ilme ja taittopohja uudistettiin osana visuaalista uudistusta syksyllä Lisäksi nimi muutettiin muotoon JATin jäsenviesti. Ensimmäinen uuden ilmeen mukainen Jäsenviesti julkaistiin lokakuussa Kyseessä oli Markkinointiviestinviikolle suunnattu Jäsenviestin erikoispainos, joka oli suunnattu erityisesti uusien jäsenten rekrytointiin. Siinä esiteltiin JATin toimintaa, jäsenistöä sekä uutta visuaalista ilmettä. Erikoispainosta ei postitettu jäsenille. Yhteistyökumppaneilla on mahdollisuus lähettää Jäsenviestin mukana jattilaisille esitteitä tai muuta materiaalia korvausta vastaan. Korvaussumma käytetään Jäsenviestien painatus- ja postituskustannusten kattamiseen. Kiristynyt taloudellinen tilanne näkyi materiaalien postituksessa edelleen vuonna 2010: vuoden aikana maksullisia liitteitä lähetettiin jäsenviestin mukana vain kerran. Verkkosivustolla julkaistiin tietoa JATin toiminnasta. Päivittämisestä vastasi yhdistyksen nettivastaava Tiina Vahtokari. Vuoden 2010 loppupuolella sivuston ilme päivitettiin kevyesti siten, että se heijastaa uutta visuaalista ilmettä. Sivusto sijaitsee East Oy:n palvelimella. JATin hallituksen yhteystiedot www-sivuilla sekä verkkosivustolla oleva palautelomake tarjosivat jäsenistölle mahdollisuuden vuorovaikutukseen hallituksen jäsenten kanssa. Myös yhteystietojen päivittäminen onnistui verkon kautta. Toiminnasta kiinnostuneet pystyivät lähettämään netin kautta oman jäsenhakemuksena.

6 Jäsenistön sähköpostilistan kautta tiedotettiin tilaisuuksista ja muista ajankohtaisista asioista tarpeen mukaan. Listalle lähetettiin vuoden aikana 20 viestiä, joihin koottiin tietoa ajankohtaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. Käytössä oli myös hallituksen jäsenille oma sähköpostilista. Listojen ylläpito hankitaan Planeetta Internet Oy:ltä Talous Aiempien vuosien säästöjä käytettiin suunnitellusti yhdistyksen graafisen ilmeen uudistamiseen. Ilmeen uudistamisessa on kyse pitkäkestoisesta investoinnista, jonka tavoitteena on nostaa osaltaan JATin näkyvyyttä, tukea jäsenhankintaa ja kasvattaa näin yhdistyksen tuloja jäsenmäärän kasvun myötä. Ilmeen uudistamiseen varattiin alun perin talousarviossa 3 000, mutta lopulliset kustannukset nousivat euroon. Hankkeen toteutti Caps Lock Helsinki, jonka tarjous oli tarjouskilpailuun osallistuneista edullisin. Vaikka budjetti tässä kohtaa ylittyikin, menojen yhteissumma kasvoi budjettiin verrattuna vain 777 eurolla (2,5 %), koska eräissä muissa kohdissa alitettiin alkuperäiset menoarviot. Tilikauden lopullinen alijäämä kasvoi suunnitellusta eurosta euroon, koska myös tuloja kertyi euroa (6 %) arvioitua vähemmän. Tulopuolella erot budjettiin johtuivat arvioitua pienemmistä mainospostitus- ja korkotuotoista (ero budjettiin yht. vajaat 850 ) sekä arvioitua pienemmistä jäsenmaksutuloista (ero 935 ). Viestintäpäivien osalta tuloja kertyi toisaalta 390 suunniteltua enemmän. Jäsenmaksuja kertyi yhteensä euroa; näistä koski vuotta 2010 ja 625 aiempia vuosia. Jäsenmaksunsa maksaneita oli noin 350, ei-maksaneita noin 90; noin viidesosa jäsenistöstä jätti siten maksunsa muistutuksista huolimatta maksamatta. Syynä maksun laiminlyöntiin voi toki monien kohdalla olla se, etteivät jäsenposti ja muistutusviestit tavoittaneet heitä muuttuneiden ja ilmoittamatta jääneiden yhteystietojen vuoksi. Muuttuneista yhteystiedoista ilmoittaminen on siten tästäkin syystä tärkeää. Taseen loppusumma (32 817,30 ) osoittaa, että yhdistyksen taloudellinen asema on kahtena viimeisenä vuotena syntyneistä suunnitelluista alijäämistä huolimatta edelleen hyvä.