Julkisen alan tiedottajat ry:n toimintakertomus

Transkriptio

1 1 Julkisen alan tiedottajat ry:n toimintakertomus Julkisen alan tiedottajat (JAT) ry on valtakunnallinen yhdistys, jonka jäseneksi voidaan sääntöjen mukaan hyväksyä valtion ja kuntien sekä niiden omistamien tai hallitsemien yhteisöjen ja yhtiöiden sekä muiden julkishallinnollisten organisaatioiden, tiedotusta hoitavia henkilöitä. Yhdistyksen tarkoituksena on toimia julkisen alan tiedottajien yhdyssiteenä sekä edistää tiedottajien ammatillista arvostusta seurata julkisen alan tiedotusta ja tehdä sitä koskevia esityksiä ja aloitteita tehdä aloitteita julkisviestintää koskeviksi tutkimusaiheiksi sekä välittää ajankohtaista tutkimustietoa jäsenistölle ja työyksiköille edistää jäsenkuntansa kehittymistä ammatissaan luoda ja ylläpitää yhteyksiä muihin tiedottajiin luoda ja ylläpitää tiedottamiseen liittyviä kansainvälisiä yhteyksiä. Vuosi 2013 oli vuonna 1993 perustetun JAT ry:n 20-vuotisjuhlavuosi ja 21. toimintavuosi. Vuoden painopisteinä tuli vuosikokouksessa hyväksytyn toimintasuunnitelman mukaan olla: yhdistyksen tunnettuuden lisääminen; tunnettuus houkuttelee mukaan uusia jäseniä ja vahvistaa sitä kautta mahdollisuuksia vaikuttaa jäsenistön työskentelyn edellytyksiin jäsenmäärän kasvattaminen; mitä kattavammin jäsenkunta edustaa julkisen alan viestijöitä, sitä laadukkaamman vertaisverkoston yhdistys tarjoaa jäsenistölleen tutkimustiedon hyödyntäminen toiminnassa sekä jäsenviestinnän kehittäminen erityisesti verkkosivustoa uudistamalla ja yhteisömediapalvelujen käyttöä aktivoimalla. Toimintasuunnitelmassa mainittiin uusina tavoitteina myös hallituksen toiminnan kehittäminen muun muassa verkkotyökalujen avulla sekä jäsenkriteerien selkeyttäminen ja siihen mahdollisesti liittyvän sääntömuutosesityksen valmisteleminen seuraavaan vuosikokoukseen. Jäsenistö Vuoden 2013 alussa jäsenrekisteriin oli merkitty 406 henkilöä. Vuoden 2013 aikana hyväksyttiin 48 uutta jäsentä, ja yhdistyksestä eronneita oli 17. Jäsenmäärä vuoden lopussa oli siten 437. Eroamisen syynä oli useimmiten eläkkeelle siirtyminen. Joulukuussa 2013 hallitus kutsui tavallaan myös yhdistyksen 20-vuotisjuhlavuoden kunniaksi yhdistyksen kunniajäseniksi aiemmat puheenjohtajat Pertti Mustosen (pj ), Sirkka Mäkeläisen (pj ), Anna Lauttamus-Kauppilan (pj ), Katri Myllykosken (pj ) ja Sirpa Lotsarin (pj ). Yhdistyksen ansiomerkit myönnettiin vuonna 2013 jäsenistöltä tulleiden ehdotusten perusteella viestintäpäällikkö Leena-Maija Jyllikoskelle (VM) ja viestintäkoordinaattori Raija Heinolle (Suomen Kuntaliitto).

2 2 JAT:n jäsenrekisteri on sijainnut vuodesta 2012 alkaen sähköiseen taloushallintoon erikoistuneen ProCountor International Oy:n tietokannassa. Jäsenrekisteriä ylläpitää Raila Luhtala Ajantasalla Yhdistyspalvelut Oy:stä. Raila vastaa lisäksi yhdistyksen jäsenmaksujen ja erilaisten osallistumismaksujen laskuttamisesta Procounter-järjestelmää käyttäen. Jäsenkriteereihin liittyvä sääntömuutosesityksen valmisteleminen vuosikokousta varten käynnistettiin loppuvuodesta. Vuosikokous 2013 Vuosikokous järjestettiin yhdistyksen 20-vuotisjuhlaseminaarin (Viestintäpäivät) yhteydessä Finlandiatalolla Helsingissä klo Kokoukseen osallistui 22 jäsentä. Sääntömääräisten asioiden lisäksi kokouksessa valittiin yhdistykselle uusi puheenjohtaja ja uusi hallitus vuosiksi Jäsenmaksun suuruudeksi vahvistettiin 30 euroa per vuosi. Toiminnantarkastajiksi valittiin Hannele Inkinen ja Erja Saraste ja varatoiminnantarkastajiksi Seija Kauppinen ja Aino-Marja Kontio. Vanhan hallituksen esittelemä toimintasuunnitelma vuodelle 2013 hyväksyttiin kokouksessa sellaisenaan. Tulevasta toiminnasta käydyssä keskustelussa nostettiin esiin myös tarve tukea yhdistyksen alueellista toimintaa budjetissa siihen tarkoitukseen varattujen varojen avulla. Hallitukset vuonna 2013 Vuodesta 2011 alkaen ja vuosikokoukseen 2013 asti hallitukseen kuuluivat seuraavat henkilöt: Puheenjohtaja: Sirpa Lotsari, verkkopäätoimittaja, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Varsinaiset jäsenet: Helena Berg, viestintäpäällikkö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA (varajäsen maaliskuuhun 2012 asti) Emmi Hyvönen, tiedottaja, Jyväskylän kaupunki; jäsensihteeri ja jäsenviestin toimitussihteeri Päivi Kari, viestintäpäällikkö, Kilpailuvirasto / Kilpailu- ja kuluttajavirasto, taloudenhoitaja Seija Kauppinen, viestintäpäällikkö, Kela (maaliskuuhun 2012 asti) Pirkko-Liisa Merikoski, tiedottaja, Espoon kaupunki, tekninen ja ympäristötoimi Katri Myllykoski, viestintäpäällikkö./ ylitarkastaja, Liikenteen turvallisuusvirastotrafi; varapuheenj. Eeva Penttilä, viestintäasiantuntija, Valtiokonttori, verkkosivujen päätoimittaja Tuija Ruoho, tiedottaja, HSL Helsingin seudun liikenne; sihteeri Terhi Karhuniemi (ent. Unhola), viestintäpäällikkö, Vantaan kaupunki, sivistystoimi Tiina Vahtokari, viestintäpäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki Hannu Waher, viestintäsuunnittelija, Turun kaupunki Varajäsenet: Mari-Anne Aronen, vastaava tiedottaja, Helsingin kaupunki, talous- ja suunnittelukeskus, kehittämisosasto (maaliskuusta 2012 alkaen) Marika Leed, verkkoviestinnän kehittämispäällikkö, Kela (maaliskuuhun 2012 asti) Jussi Pohjonen, viestintäpäällikkö, Liikkuva poliisi (maaliskuusta 2012 alkaen) Vuosikokouksessa 2013 hallitukseen valittiin seuraavat henkilöt: Puheenjohtaja: Päivi Kari, viestintäpäällikkö, Kilpailu- ja kuluttajavirasto Varsinaiset jäsenet: Mari-Anne Aronen, vastaava tiedottaja, Helsingin kaupunki, kaupunginkanslia Helena Berg, viestintäpäällikkö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus

3 3 Henri Lassander, tutkimussihteeri Valtion taloudellinen tutkimuskeskus, VATT Jussi Omaheimo, vast. web-asiantuntija, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Virpi Pakkala, viestintäpäällikkö, Espoon kaupunki, konserniesikunnan viestintä Ritva Palviainen, tiedottaja, Jyväskylän kaupunki / Viestintä / Jyväskylän kansalaisopisto Eeva Penttilä, viestintäasiantuntija, Valtiokonttori Terhi Karhuniemi, viestintäpäällikkö, Vantaan kaupunki, sivistystoimi Tiina Vahtokari, viestintäpäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki Hannu Waher, viestintäsuunnittelija, Turun kaupunki Varajäsenet: Hanna Kaukopuro-Klemetti, tiedottaja, Suomen Kuntaliitto Suvi Kärkkäinen, tiedottaja, Maanmittauslaitos Hallituksen jäsenten vastuunjaosta päätettiin ensimmäisessä kokouksessa seuraavaa: Varapuheenjohtaja: Hannu Waher Sihteeri: Suvi Kärkkäinen Taloudenhoitaja: Henri Lassander Verkkosivuston päätoimittajat: Jussi Omaheimo ja Eeva Penttilä Jäsenviestin toimitussihteerit: Mari-Anne Aronen ja Hanna Kaukopuro-Klemetti Vanha hallitus kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja uusi hallitus kahdeksan kertaa: Helsingin seudun liikenteessä HSL:ssa, Kilpailu- ja kuluttajavirastossa (KKV), 5.3. Ravintola Loisteen Vaakuna-kabinetissa, KKV:ssa, Helsingin kaupungin talous- ja suunnittelukeskuksessa, VATT:ssa, Ravintola Katajanokan kasinolla, 9.9. Maanmittauslaitoksessa, Ravintola Jailbirdissa, KKV:ssa ja Suomen Kuntaliitossa. Toiminta painopistealueilla Jäsenviestinnän kehittäminen Yhdistykselle avattiin marraskuussa 2013 visuaalisesti, sisällöltään ja tekniikaltaan uudistetut ja aiempaa helpommin ylläpidettävät verkkosivut. Alustaksi valittiin ning-palvelu. Sivut ovat kaikille avoimet selailla, mutta käyttäjäksi kirjautuneena voi myös itse kommentoida sivuilta löytyvää aineistoa, käydä keskusteluja ja perustaa ryhmiä. Uudet verkkosivut tarjoavat sekä hallitukselle että muille (pien)ryhmille kätevän työtilan keskusteluille ja yhteisten dokumenttien työstämiselle. Uudistuksen yhtenä tavoitteena onkin ollut tiedon jakamisen ja profiloinnin ohella saada jäsenet entistä aktiivisemmin mukaan yhdistyksen toimintaan ja jakamaan ajatuksia keskenään. Yhteisen työtilan käyttöönotto on helpottanut merkittävästi hallituksen keskinäistä yhteydenpitoa. Uusilla sivuilla kävi kahdessa kuukaudessa (11-12/2013) vajaat 200 erillistä kävijää. Varsinaista palautekyselyä ei ole toistaiseksi toteutettu, mutta spontaani palaute on ollut kauttaaltaan positiivista. Aiemmin painettuna julkaistu jäsenviesti sovittiin lakkautettavaksi verkkosivujen uusimisen yhteydessä, ja joulukuussa jäsenille lähetettiin uutta MailChimp -uutiskirjetyökalua käyttäen ensimmäinen sähköinen Jäsenviesti. Määrävälein julkaistavan jäsenviestin ohella jäsenistölle lähetetään edelleen myös suppeampia sähköisiä tiedoteviestejä, nyt vain uutta uutiskirjetyökalua käyttäen. Elo-joulukuun välisenä aikana tällaisia, muun muassa tapahtumamainoksiin liittyneitä sähköpostiviestejä lähetettiin seitsemän. Varsinaisen Jäsenviestin ja muiden uutiskirjeiden keskeinen toimitusperiaate on se, että uutinen, blogi tai artikkeli kokonaisuudessaan löytyy verkkosivuilta, jonne uutiskirjeestä on olemassa linkki. Näiden ns. ingressijuttujen lisäksi uutiskirjeissä julkaistaan toki myös lyhyitä yksittäisiä uutisia.

4 4 Painettuja jäsenviestejä ehdittiin alkuvuodesta lähettää kaksi. Niiden lisäksi jäsenille lähetettiin lokamarraskuun vaihteessa kirjeitse tiedote sähköiseen jäsenviestintään siirtymisestä. Yhdistyksellä on lisäksi oma aktiivinen Facebook-ryhmä, jossa oli vuoden lopulla noin 200 jäsentä. Facebook-ryhmän jäsenmäärä moninkertaistui vuoden 2013 kuluessa ja kasvaa edelleen koko ajan. Lisäksi JAT:lla on oma, tosin suhteellisen vähän käytetty, profiili LinkedIn-palvelussa. Yhdistykselle avattiin lisäksi elokuussa 2013 oma Twitter-tili. Tunnettuuden lisääminen ja jäsenmäärän kasvattaminen Twitter-tilin avaaminen on mahdollistanut JAT:lle tehokkaan kanavan ajankohtaiseen keskusteluun osallistumiselle. Vuoden 2013 loppuun mennessä tililtä oli lähetetty 190 twiittiä, ja tilille oli kertynyt jo yli 100 seuraajaa. Seurattavia tilejä oli vuoden loppuun mennessä nimetty noin 70. Tilin käyttäjätunnus ja salasana on jaettu kaikille hallituksen jäsenille, mutta aktiivisia twiittaajia on käytännössä ollut hallituksen jäsenistä viisi. Esimerkiksi retwiittauksia tehdään sopimuksen mukaisesti vain JATin toimintaan liittyvistä aiheista, ei esimerkiksi yksityisen sektorin työpaikoista. JAT:n Facebook-ryhmän ovet ovat käytännössä auki kaikille yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneille. Uusia jäseniä hyväksyttäessä ei tarkisteta jäsentietoja, jotta kynnys mukaan tuloon olisi mahdollisimman alhainen. Jäsentapahtumiin voivat kuitenkin luonnollisesti osallistua vain jäsenet. Mitään erityistä kampanjointia jäsenmäärän kasvattamiseksi ei viime vuonna ehditty tehdä. Siksi onkin ilahduttavaa, että jäsenmäärä kuitenkin kasvoi, vaikka eroilmoituksia tuleekin säännöllisesti erityisesti eläköitymisen takia. Eläkkeelle jäävät voivat toki halutessaan jäädä edelleen yhdistyksen jäseneksi, mistä myös tiedotettiin jäsenille syksyllä. Tutkimustoiminta Vuoden aikana teetätettiin suunnitelman mukaisesti kaksi viestintään liittyvää tutkimusta. Pohjoisranta Burson-Marsteller Oy toteutti alkuvuodesta JATin toimeksiannosta kyselytutkimuksen, jossa selvitettiin julkisen alan johtajien ja heidän alaisuudessaan työskentelevien viestintäjohtajien ja päälliköiden näkemyksiä viestinnän onnistumisesta erilaisissa muutostilanteissa (ns. pomotutkimus). Tutkimuksesta Pohjoisrannassa vastannut Jouni Kivikoski esitteli tutkimuksen tuloksia jäsenistölle Viestintäpäivillä Kivikoski osallistui tilaisuudessa myös paneeliin, jonka aihe liittyi tutkimuksen teemaan. Muita panelisteja olivat viestintäjohtaja Anna Lauttamus-Kauppila PRH:sta, pääjohtaja Pekka Ruuhonen Verohallinnosta sekä toimittaja, työnohjaaja Katariina Kivistö. Tutkimusraportti liitteineen julkaistiin heti tulosten valmistuttua JATin verkkosivuilla. JAT antoi tuloksista myös mediatiedotteen, mutta aihetta ei sen perusteella käsitelty mediassa. Viestintäpäivillä esiintynyt Katariina Kivistö haastatteli kuitenkin asiasta puheenjohtajaa ja teki tutkimuksesta lyhyen jutun Demokraatti-lehteen. Suomen Kuntaliitto otti lisäksi aiheen yhdeksi teemaksi omaan seminaariinsa. Organisaatioiden ylin johto vaikuttaa tutkimuksen perusteella olevan tyytyväisempi organisaationsa viestintään kuin viestinnän ammattilaiset itse. Selkeinä viestijöiden kehityskohteina nousivat kuitenkin esiin sidosryhmien osallistaminen ja kuunteleminen, johdon sparraus sekä systemaattisuus ja projektinhallintataidot. ProCom ry:n, Viesti ry:n, Julkisen alan tiedottajat ry:n ja Kirkon tiedotuskeskuksen toimeksiannosta joka toinen vuosi toteutettavan Viestinnän ammattilaiset -tutkimuksen toteutti elo-syyskuussa Taloustutkimus Oy. Siellä tutkimuksesta vastasivat tutkimusjohtajat Katja Mikkonen ja Kari Niklander.

5 5 Kyselytutkimukseen vastasi tällä kertaa yhteensä 1463 yritys-ja yhteisöviestinnän ammattilaista, heistä jattilaisia oli 215. JATin vastausprosentti oli tälläkin kertaa toimeksiantajista paras, 51 %. Ennakkotietoja tuloksista esiteltiin Markkinointiviestinnän viikolla toimeksiantajien yhteisessä klinikassa. Varsinainen tutkimusraportti valmistui viikolla 47, jolloin toimeksiantajat antoivat tuloksista myös yhteisen tiedotteen. Lopulliset tulokset esiteltiin JAT:n jäsenistölle järjestetyn Kilpailu- ja kuluttajavirastoon tehdyn jäsenvierailun yhteydessä. Kaikkien tutkimukseen vastanneiden keski-ikä oli laskenut kahdessa vuodessa 43,6:sta 41 vuoteen. Sähköisen viestinnän (some ja verkkosivut) osuus viestinnän ammattilaisten töistä oli nyt jo 63 %. Viestinnän vaikuttavuuden mittaaminen on yleistynyt erityisesti julkisella sektorilla, jossa viestinnän edustajat osallistuvat myös useammin kuin muilla sektoreilla johtoryhmien työskentelyyn. Jäsentoiminta Tammikuun perinteisiä Tammibileitä vietettiin Kansallisteatterissa nauttimalla yhteinen päivällinen ja seuraamalla yhdessä Nenäpäivä-teatteriesitystä. Teatterilipun jokainen osallistuja maksoi itse. Yhdistyksen 20-vuotisjuhlaa vietettiin Finlandia-talolla järjestettyjen Viestintäpäivien merkeissä. Ohjelmassa oli nimekkäitä puhujia ja tuoretta tietoa viestintäalan ilmiöistä. Torstain iltaohjelmana oli illallinen ja a cappella -yhtye Forkin show Casino Helsingin tapaan. Sekä varsinainen seminaari että iltajuhla saivat osallistujilta hyvän palautteen. Vuoden aikana järjestettiin parin vuoden tauon jälkeen jälleen myös yhteinen opintomatka ulkomaille, tällä kertaa Alankomaihin Matkan tavoitteena oli perehtyä avarakatseisuudestaan ja monikulttuurisuudestaan tunnetun yhteiskunnan tapaan tehdä julkishallinnon viestintää, ja tavoitteessa onnistuttiinkin mainiosti. Eri vierailukohteissa kuultujen esitysten teemoja olivat muun muassa Amsterdamin ja Haagin kaupunkien sekä koko maan julkisuuskuvan rakentaminen ja kansalais- ja maahanmuuttaja-viestintä. Lisäksi vierailtiin keväällä 2013 pitkän tauon jälkeen avatussa Rijksmuseumissa ja kaikki EU-maat yhdistävässä Europolissa. Lounasvieraana kanavaristeilyllä oli mukana myös Greenpeace Internationalin edustaja. Myös opintomatka sai osallistujilta erinomaista palautetta. Viestintäpäiville osallistui vuonna 2013 ennätysyleisö, 85 osallistujaa. Muista jäsentapahtumista suurimman osallistujamäärän kokosi vierailu Valtioneuvoston kanslian viestintäyksikköön. Osallistujamäärät jäsentilaisuuksissa: Sosiaali- ja terveysministeriö, 45 osallistujaa Tammibileet Kansallisteatterissa, 38 osallistujaa Päivälehden museo, 14 osallistujaa Viestintäpäivät Helsingissä, 85 osallistujaa ASH ry, 23 osallistujaa CIMO, Opetushallitus, Suomen Akatemia ja Fulbright Center, 29 osallistujaa 6.6. Helsingin yliopiston kirjasto, 32 osallistujaa Luontokeskus Haltia, 27 osallistujaa Markkinointiviestinnän viikon klinikka (yhteinen tilaisuus muiden viestintäjärjestöjen kanssa), 8 osallistujaa JAT:sta) Valtioneuvoston kanslia, 70 osallistujaa Opintomatka Alankomaihin, 25 osallistujaa Kilpailu- ja kuluttajavirasto, 15 osallistujaa

6 6 Vaikka suurin osa tapahtumista järjestettiinkin pääkaupunkiseudulla, osallistujia niihin saatiin usein muualtakin Suomesta. Esimerkiksi Hollannin matkalla oli mukana osallistujia läpi Suomen. Jyväskylään suunniteltiin lisäksi yksi alueellinen tilaisuus (24.9.), mutta osallistujamäärä jäi erinomaisesta ohjelmasta huolimatta niin pieneksi, että vierailu oli lopulta pakko peruuttaa. Yhteistyö muiden viestijöiden ja viestintäjärjestöjen kanssa Puheenjohtaja Päivi Kari esiintyi viestintäalan Elonmerkki-tapahtumassa aiheenaan muutosviestintä virastofuusion yhteydessä. Elonmerkin verkkosivuilla julkaistiin myös hänen bloginsa samasta aiheesta. ProComin, Viestin ja JATin hallitukset kokoontuivat JATin kutsusta yhteiseen illanviettoon Ravintola Savuun. Procomilaisia paikalla oli 7, Viestin edustajia 7 ja jattilaisia 11. Tilaisuuteen osallistuivat kutsuvieraina myös JATin hallituksen keväällä jättäneet Sirpa Lotsari, Katri Myllykoski ja Tuija Ruoho. Illanvietto onnistui mainiosti, kaikki osallistujat esittäytyivät toisilleen ja keskustelua käytiin vilkkaasti. Talous Yhdistyksen toiminnan päärahoituslähteenä ovat jäsenmaksut, vuonna 2013 niitä kertyi Jäsenmaksujen lisäksi hallitus on perinyt vähäisiä palkkioita esimerkiksi koulutusmainosten postittamisesta jäsentiedotteiden yhteydessä (vuonna 2013 summa oli 400 ). Jäsentapahtumat ja esimerkiksi ulkomaan opintomatka pyritään järjestämään niin lähelle omakustannushintaa kuin mahdollista. Vuoteen 2013 kohdistui muun muassa 20-juhlavuodesta johtuen normaalia enemmän kuluja kuten kultaisten ansiomerkkien (3014,99 ) ja liikelahjojen (2662,60 ) hankinta myös tulevia vuosia varten. Myös tilaustutkimuksiin juhlavuoden yhtenä teemana kului huomattava summa (7518,12 ). Tietoisena tavoitteena oli käyttää aiemmilta vuosilta kertyneitä varoja aiempaa tehokkaammin jäsenistön hyväksi. Talousarvio vuodelle 2013 oli näistä syistä laadittu jo alun perin yli euron verran alijäämäiseksi. Alijäämää kertyi kuitenkin lopulta ,46. Syinä tähän olivat 20-vuotisjuhlaseminaarin ennakoitua suurempi osallistujamäärä ja jäsenrekisterin osoitetietojen tehostettuun siivoamiseen käytetyt maksulliset työtunnit. Ajan tasalla oleva jäsenrekisteri on välttämätön, jotta jäsenmaksut pystytään laskuttamaan tasapuolisesti kaikilta jäseniltä. Yhdistyksen tilien saldot olivat vuoden 2013 lopussa yhteensä ,53, eikä yhdistyksellä ole lähiaikoina tiedossa suuria maksuvelvoitteita. Toista vastaavaa vuotta talous ei kuitenkaan kestäisi peräkkäin, joten tulevina vuosina erityisesti menojen kehitykseen on syytä kiinnittää aiempaa enemmän huomiota. Helsingissä Päivi Kari puheenjohtaja, JAT ry Hannu Waher varapuheenjohtaja, JAT ry