Julkisen alan tiedottajat ry:n (JAT) toimintasuunnitelma vuodelle 2012

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat ry:n (JAT) toimintasuunnitelma vuodelle 2012 JATin toiminta-ajatus Yhdistyksen tarkoituksena on * kehittää jäsenistönsä ammattitaitoa * välittää uusinta ammattitietoa * vahvistaa jäsentensä ammatti-identiteettiä * edistää viestinnän tekijöiden verkostoitumista ja työskentelyn edellytyksiä julkisella sektorilla * pitää yhteyttä muihin tiedotus- ja viestintäalan järjestöihin kotimaassa ja ulkomailla. Hallitus on suunnitellut vuoden 2012 toiminnan siten, että se palvelisi jäsenistöä mahdollisimman hyvin toiminta-ajatuksessa määritellyllä tavalla. 1. Toiminnan suuntaviivat 2012 Vuonna 2012 hallitus jatkaa aiempien vuosien kehittämislinjaa muun muassa uudistamalla Jat.fi-sivuston, toteuttamalla sähköisen uutiskirjeen, lisäämällä JATin läsnäoloa sosiaalisessa mediassa ja tilaamalla Pomo-tutkimuksen täydentämään erityisesti Viestinnän ammattilaiset -tutkimuksista saatua tietoa. Lisäksi hallitus pyrkii kasvattamaan yhdistyksen jäsenmäärää yhteistyössä jäsenistön kanssa. Pidemmän aikavälin tavoitteena on, että kaikki julkisen sektorin viestintää tekevät kuuluvat JATiin. Tavoitteen saavuttaminen tukisi jäsenistön ammatillista verkostoitumista: mitä kattavammin JATissa on jäseniä julkisen sektorin (valtio, kunnat ja kuntayhtymät sekä kolmas sektori) organisaatioista, sitä suuremman vertaisverkoston se jäsenilleen tarjoaa. Mahdollisimman kattava jäsenverkosto lisää myös JATin yhteiskunnallista kosketuspintaa. Sen kautta yhdistys voi omalta osaltaan edistää viestinnän tekijöiden työskentelyn edellytyksiä julkisella sektorilla. Jäsenmäärätavoitteeseen liittyy vuodelta 2011 jatkuva toiminnan painopiste: yhdistyksen tunnettuuden ja sitä kautta myös jäsenmäärän kasvattaminen. Tähän pyritään muun muassa seuraavilla toimenpiteillä: - Jat.fi-sivuston kehittäminen jäsenviestinnän tehostamiseksi ja rekrytoinnin tueksi - jäsenistön aktivointi jäsenhankintaan rekrytointikampanjan avulla - aktiivinen yhteydenpito julkisen sektorin viestintäyksiköihin ja verkostoihin - läsnäolo sosiaalisessa mediassa (etenkin LinkedIn, myös Facebook) - toimintakaudella 2011 tehdyn Sinustako uusi jattilainen? -esitteen aktiivinen hyödyntäminen. Jäsentoiminta rakentuu myös toimintavuonna 2012 kolmelle peruskivelle: - tapahtumat (muun muassa JATin Viestintäpäivät, Tammibileet) - vierailut (kerran kuussa, paitsi heinäkuussa) - ulkomaan opintomatka. Hallitus kehittää yhteistyötä eri tahojen kanssa ja osallistuu esimerkiksi Markkinointiviestinnän viikon ammattilaispäivien ohjelman suunnitteluun. Lisäksi hallitus kehittää omaa toimintaansa muun muassa myöhemmin päätettävien verkkotyökalujen avulla.

2 Hallitus pyrkii aktivoimaan myös jäsenistöä osallistumaan vierailujen, ulkomaanmatkan sekä Viestintäpäivien ja muiden tapahtumien suunnitteluun. Lisäksi jäsenistöltä pyritään saamaan sisältöjä niin Jäsenviestiin kuin Jat.fi -sivustollekin. Toimintavuoden 2013 aikana JAT täyttää 20 vuotta. Juhlavuoden suunnittelu aloitetaan vuoden 2012 aikana. 2. Jäsenistö JATin vahvuus on se, että jäsenistö koostuu ammattiurallaan eri vaiheissa olevista ja eri puolilla julkista sektoria työskentelevistä viestinnän ammattilaisista. Tätä vahvuutta kehitetään monipuolisella jäsenhankinnalla. Rekrytoinnin tavoitteena on hyvä maantieteellinen kattavuus ja työpaikkojen laaja kirjo. Jäsenhankintaa toteutetaan mielenkiintoisen, nimenomaan julkisen alan viestinnän tekijöille suunnatun toiminnan ja jäsenten verkostojen avulla. Pääkaupunkiseudun ulkopuolella työskentelevien JATin jäsenten alueellista verkottumista ja toimintaa kehitetään yhteistyössä paikallisen jäsenistön kanssa. Vuoden 2012 aikana järjestetään ainakin yksi tilaisuus pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Yksi tai useampi ansioitunut jäsen palkitaan JATin ansiomerkillä. Ansiomerkin saajista päättää hallitus. Jäsenistöä aktivoidaan tekemään esityksiä ansiomerkin saajiksi. 2.1 Jäsenrekisterijärjestelmä Jäsenrekisterin ylläpitämiseen ja etenkin siihen perustuvaan jäsenmaksun laskutukseen kuluvaa hallituksen tekemää työtä pyritään pienentämään. Toimintavuonna 2012 jatketaan yhdistyksen tarpeisiin soveltuvan rekisterijärjestelmän tai -palvelun etsimistä. 3. Viestintä 3.1 Jäsenviestintä Vuonna 2012 viedään päätökseen vuonna 2010 aloitettu jäsenviestinnän välineiden uudistaminen. Jäsenviestinnän kanavina toimivat sähköpostilista, painettu Jäsenviesti, Jat.fi-verkkosivusto sekä erilaiset tilaisuudet ja tapahtumat. Vuonna 2012 pyritään toteuttamaan sähköinen uutiskirje. Vuonna 2012 aktivoidaan jäsenistöä myös jäsenkirjeen, sähköpostilistan sekä mahdollisuuksien mukaan myös yhdistyksen verkkosivuston sisällöntuotantoon Jäsenkirje Painettua ja vuonna 2010 uudistettua JATin jäsenviestiä jatkettaneen ainakin vuoden 2012 loppuun asti. Sitä hyödynnetään myös jäsenhankinnassa. Painettu Jäsenviesti julkaistaan neljä kertaa vuodessa. Sisältösuunnittelusta ja toimitustyöstä vastaa pääosin hallitus. Taitto, painatus ja postitus ostetaan ulkopuolelta. Satunnaisesti voidaan ostaa myös artikkeleita ulkopuolisilta kirjoittajilta. Jäsenviesti julkaistaan kokonaisuudessaan pdf-muodossa myös Jat.fisivustolla. Painetun jäsenkirjeen, ja sen suunnitteilla olevan sähköisen version roolit suhteessa - verkkosivustoon ja sähköpostilistaan määritellään uudelleen toimintavuonna 2012.

3 3.1.2 Jat.fi Vuonna 2012 kehitetään erityisesti verkkosivuston rakennetta ja ajantasaisuutta. Myös julkaisujärjestelmä uudistetaan. Uudistuksen toteuttamisessa käytetään tarvittaessa ulkopuolista apua. JATin verkkoviestinnässä tavoitteena on, että yhdistyksen sivusto on ajantasainen, mielenkiintoinen ja jäsenistöä hyödyttävä. Verkkosivustolla julkaistaan ajankohtaista tietoa toiminnasta ja tapahtumista. Sinne kootaan ja linkitetään myös muun muassa kyselytuloksia ja tutkimuksia. Lisäksi Jat.fi-sivustolla julkaistaan kolumneja ja kommentteja, sekä JATin monikasvoisesta jäsenistöstä kertovia henkilökuvia. Painettu Jäsenviesti, sähköpostilistan viestit sekä uusi sähköinen uutiskirje (siitä tarkemmin kohdassa 3.1.4) kertovat asioista ydinkohdat, herättävät kiinnostusta ja johdattavat lisätiedon luokse JATin nettiin. Jat.fi-sivustoa täydentävät yhdistyksen Facebook ja LinkedIn ryhmät. Toimintavuoden aikana pyritään kehittämään erityisesti LinkedIn-ryhmän toimintaa Sähköpostilista Yksittäisiä sähköpostiviestejä lähetetään jäsenistölle tarpeen mukaan jatinfo-sähköpostilistalla. Tällaisia viestejä voivat olla myös jäsenten, yhteistyökumppaneiden ja myös muiden tahojen välitetyt viestit, esimerkiksi ilmoitukset avoimista viestintätyöpaikoista, seminaarikutsut tai muu jäsenistöä kiinnostava tieto julkisen sektorin tai viestinnän tutkimuksen ajankohtaisista tapahtumista sekä tapahtumista, jotka liittyvä fyysisen ja henkisen työkyvyn ylläpitoon ja virkistykseen. Sähköpostilistalla voidaan välittää myös tietoa maksullisesta koulutuksesta, mikäli koulutuksen järjestäjä tarjoaa JATin jäsenistölle alennusta normaalihinnasta Sähköinen uutiskirje Hallitus toteuttaa toimintavuonna 2012 jäsenistölle suunnatun sähköisen uutiskirjeen. Tavoitteena on vähentää yksittäisten sähköpostiviestien lähettämistä, keskittää tiedonkulkua ja ohjata jäsenet Jat.fisivustolle uutiskirjeen kautta. Sähköistä uutiskirjettä voidaan hyödyntää myös jäsenhankinnassa. Painettu Jäsenviesti saatetaan tulevaisuudessa lopettaa, mikäli sähköiset viestintävälineet saadaan toimimaan halutulla tavalla. Viestinnän ammattilaiset -tutkimuksissa suuri osa jäsenistöä on kertonut haluavansa lukea Jäsenviestin sähköisenä. Tehokkaalla sähköisellä viestinnällä hallitus pyrkii myös vähentämään painatus- ja postituskuluja. 3.2 Ulkoinen viestintä ja yhteiskunnallinen osallistuminen JATin verkkosivuston kehittämistä jatketaan kohdassa kuvatulla tavalla. Tavoitteena on, että Jat.fisivuston ajantasainen ja mielenkiintoinen sisältö toimii jäsenviestinnän ja -palvelukanavan lisäksi mahdollisimman tehokkaasti myös yhdistyksen käyntikorttina ja rekrytointikanavana. Jäsenvierailuilla ja tapahtumissa hyödynnetään aktiivisesti markkinointimateriaalia eli esitettä Sinustako uusi jattilainen?, kirjanmerkkiä ja Jäsenviestiä sekä yhdistyksen roll-upia. Vuonna 2012 hallitus pyrkii myös tehostamaan yhdistyksen läsnäoloa sosiaalisessa mediassa: Facebookissa ja etenkin LinkedIn-palvelussa. Yhdistys pyrkii mahdollisuuksien mukaan osallistumaan julkisen alan viestintää ja viestinnän tekijöiden asemaa käsittelevään keskusteluun.

4 4. Koulutus- ja jäsentilaisuudet Toimikauden aikana järjestetään jäsentilaisuuksia noin kerran kuukaudessa, paitsi heinäkuussa: vierailuja, seminaareja sekä virkistys- ja verkostoitumistilaisuuksia. Vierailuilla tutustutaan viestinnän kysymyksiin eri organisaatioissa ja vieraillaan viestinnän kannalta kiinnostavissa kohteissa. Vuonna 2012 jatketaan edelleen benchmarking-tyyppisiä vierailuja etenkin jäsenistön edustamissa organisaatioissa. Vuonna 2012 pyritään järjestämään ainakin yksi jäsentilaisuus pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Tilaisuus toteutetaan yhteistyössä paikallisen jäsenistön ja mahdollisesti myös muiden viestintäjärjestöjen kanssa. 4.1 Tammibileet, Viestintäpäivät ja vuosikokous Vuoden alkajaisiksi järjestetään perinteiset Tammibileet Musiikkitalossa Helsingissä: JATin tarjoama illallinen ja konsertti, johon jäsenet lunastavat omakustanteisesti JATin kiintiöstä lipun. JATin vuosittainen päätapaaminen ja tärkein koulutustilaisuus, Viestintäpäivät, järjestetään Tampereella aiheena Eväitä muutokseen ja muutosviestintään. Sääntömääräinen vuosikokous järjestetään Viestintäpäivien yhteydessä Ulkomaan opintomatkat Poikkeuksellisen, kahden ulkomaan opintomatkavuoden 2011 jälkeen JAT palaa perinteiseen rytmiin: ulkomaan opintomatka järjestetään loppuvuonna Hallitus pyrkii aktivoimaan jäsenistöä osallistumaan matkan suunnitteluun. 4.3 JAT-vierailut 2012 Noin kerran kuussa järjestetään jäsenistölle vierailu viestinnällisesti mielenkiintoiseen organisaatioon. Vaihtoehtoisesti kuukauden tilaisuutena voi olla virkistys- ja verkostoitumistilaisuus esimerkiksi johonkin ajankohtaiseen kulttuurikohteeseen. Kevään 2012 jäsenvierailut: helmikuu: Yleisradio, Helsinki (16.2.) maaliskuu: ulkoasiainministeriö, julkisuusdiplomatian yksikkö (29.3.) huhtikuu: vahvistuu myöhemmin toukokuu: Alvar Aalto -museo ja akatemia, Aallon ateljee & Riihitien talo (23.5.) kesäkuu: kesäretki Santahaminaan tutustumaan Puolustusvoimien toimintaan ja viestintään Muut vierailut tarkentuvat vuoden kuluessa. Niistä kerrotaan jäsenistölle jatinfo-sähköpostilistalla, Jäsenviestissä ja Jat.fi-sivustolla. 4.4 Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuma JAT jatkaa näillä näkymin yhteistyötä Helsingin Messut Oy:n, Markkinointiviestintätoimistojen liiton MTL:n ja muiden viestintäjärjestöjen kanssa Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumassa. Se järjestetään Wanhassa Satamassa Helsingissä JAT osallistuu Viestintä-seminaarien ohjelman suunnitteluun ja on mukana tapahtumassa myös omalla osastollaan. Mikäli JATille tarjotaan tilaisuus moderoida Viestintä-seminaaria, hallitus hyödyntää sen, koska moderointi lisää yhdistyksen näkyvyyttä ja tarjoaa tilaisuuden kertoa lyhyesti yhdistyksen toiminnasta uudelle yleisölle.

5 4.5 Miniseminaari/työpaja Syksyllä 2012 pyritään mahdollisuuksien mukaan käynnistämään uusi toimintamuoto, jotta mahdollisimman moni jattilainen voisi päivittää ammatillista osaamistaan ja verkostoitua puolenpäivän tai yhden koko päivän pituisen tapahtuman avulla. Toimintamuotona voisi olla maksuton tai omakustanteinen miniseminaari ja/tai tiettyyn aiheeseen keskittyvä työpaja, johon voisi yhdistää mielenkiintoisen vierailun sekä omakustanteisen illanvieton. Jäsen voisi osallistua joko kokonaisuuden yhteen tai useampaan osaan. Tapahtuma liittyisi julkisella sektorilla ajankohtaiseen viestinnän alueeseen tai aiheeseen. 4.6 Juhlavuoden 2013 toiminnan suunnittelu Vuoden 2013 Viestintäpäivien, vierailujen ja Tammibileiden sekä yhdistyksen 20. toimintavuoden muun toiminnan suunnittelu aloitetaan toimintavuoden aikana. Hallitus pyrkii suunnittelemaan koko JATin toimintaa entistä tiiviimmässä yhteistyössä jäsenistön kanssa. 5. Pomo-tutkimus JAT juhlistaa tulevaa 20. toimintavuotta tilaamalla tutkimuksen, jossa selvitetään mitä julkisen alan organisaatioiden ylin johto odottaa viestinnältä. Mitkä ovat johdon näkemykset viestinnän keskeisistä tehtävistä ja osaamisesta sekä viestintätoiminnon tulevaisuudesta. Tutkimus täydentää Viestinnän ammattilaiset -tutkimuksia, joissa selvitetään viestinnän ammattilaisten omia näkemyksiä. Tutkimus palvelee jäsenistöä antamalla heille eväitä muun muassa oman työn jäsentämiseen ja yhteisöjen sisäisen strategisen viestintäasenteen ja -tietoisuuden muokkaamiseen. 6. Yhteistyö Suomessa JAT jatkaa yhteistyötä muiden viestintäjärjestöjen kuten ProComin ja Viesti ry:n kanssa. Lisäksi kehitetään jäsenistöä hyödyttävällä tavalla yhteistyötä muiden kotimaisten tiedotus- ja viestintäalan yhteisöjen kanssa sekä alan koulutusta tarjoavien yritysten ja yhteisöjen kanssa. Tavoitteena on saada jäsenistölle mahdollisuuksia korkeatasoiseen mutta kustannuksiltaan kohtuulliseen koulutukseen sekä verkostoitumiseen ja myös virkistäytymiseen yhdessä kollegoiden kanssa. 7. Kansainvälinen toiminta JATin toiminnan painopiste on kotimaassa. Tilaisuuden tullen hallitus edistää mahdollisuuksiensa mukaan yhteistyötä pohjoismaisten sisarjärjestöjen ja muiden alan kansainvälisten yhdistysten kanssa. 8. Resurssit JATin hallitus toimii luottamuselimenä, vapaaehtoispohjalta ja ilman erillistä korvausta. Hallitus vastaa sekä toiminnan että siihen liittyvän viestinnän suunnittelusta ja valtaosin myös toteutuksesta. Hallituksen oma työ muodostaa suurimman resurssin. Yhdistyksen talous on vakaa, mikä mahdollistaa jonkin verran ostopalveluiden hyödyntämistä, esimerkiksi jäsenkirjeen taiton, sen painatuksen ja postituksen osalta. Viestintäpäivillä ja ulkomaan opintomatkalla voidaan myös ostaa muun muassa ilmoittautumis- ja toteutuksen tekniset järjestelyt ulkopuoliselta taholta.