Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2009

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2009 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n 16. toimintavuosi oli aktiivinen ja monipuolinen. Erilaisia jäsentilaisuuksia järjestettiin lähes joka kuukausi, ja painettuja jäsentiedotteita julkaistiin neljä. Hallitus kokoontui yhdeksän kertaa eli keskimäärin kerran kuukaudessa. Yhdistyksen talous oli toimintavuoden aikana hyvä. JAT osallistui joka toinen vuosi toteutettavan Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen (entinen Yhteisöviestinnän tutkimus) suunnitteluun ja kustannuksiin. Perinteinen ulkomaan opintomatka jätettiin taloudellisen taantuman ja siihen liittyvän osanottajien arvioidun vähäisen määrän vuoksi järjestämättä. 1. Jäsenistö JATin jäsenmäärä oli vuoden 2009 lopussa 443 henkilöä. Vuoden aikana hyväksyttiin 45 uutta jäsentä, ja yhdistyksestä eronneita oli 40. Eroamisen syinä olivat mm. siirtymiset pois julkisen alan viestintätehtävistä. Myös osa eläkkeelle jäävistä jäsenistä halusi erota yhdistyksestä. Yhteystietojensa muuttumisesta ilmoitti noin 70 henkilöä. Jäseniä muistutettiin säännöllisesti yhteystietojen ajan tasalla pitämisestä, jotta jäsentiedotteet ja sähköpostilistan viestit sekä jäsenmaksutiedot saavuttaisivat ajallaan koko jäsenistön. 2. Vuosikokous 2009 Vuosikokous järjestettiin Postitalossa Helsingissä Puheenjohtaja Katri Myllykoski ilmoitti, että hän ei enää ole käytettävissä puheenjohtajan tehtäviin. Uudeksi puheenjohtajaksi valittiin Sirpa Lotsari. Vuosikokouksessa hyväksyttiin hallituksen esittämä sääntömuutos, jolla hallituksen jäsenmäärää kasvatettiin. Muutoksen jälkeen hallituksen muodostavat puheenjohtaja sekä kymmenen varsinaista ja kaksi varajäsentä. Tarkoituksena on näin varmistaa hallituksen päätösvaltaisuus ja siten turvata sen toimintakyky myös sellaisina aikoina, jolloin useammat hallituksen jäsenet eivät työkiireiden paineessa pääse kokoukseen. Hallituksen jäsenyydestä luopuivat Antti Laukkarinen, Päivi Rainio, Aila Rajamäki ja Marjaana Sunila- Kankare. Heidän tilalleen varsinaisiksi jäseniksi valittiin Emmi Hyvönen, Seija Kauppinen, Tiina Vahtokari ja Terhi Unhola. Hallituksen varajäseniksi valittiin Marli Masalin ja Eeva Penttilä. Tilintarkastajiksi valittiin Leena-Maija Jyllikoski ja Leena Saarinen ja varatilintarkastajiksi Aino-Marja Kontio ja Hannele Sallinen. Jäsenmaksun suuruudeksi vahvistettiin 30 euroa.

2 2 3. JATin hallitus Varsinaiset jäsenet: Helena Berg, viestintäpäällikkö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA Emmi Hyvönen, viestintä- ja markkinointiasiantuntija, Total Kiinteistöpalvelut Oy (Jyväskylän kaupunkikonserni) Päivi Kari, viestintäpäällikkö, Kilpailuvirasto Seija Kauppinen, viestintäpäällikkö, Kansaneläkelaitos Kela Sirpa Lotsari, verkkopäätoimittaja, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Pirkko-Liisa Merikoski,tiedottaja, Espoon kaupunki, tekninen ja ympäristötoimi Katri Myllykoski, viestintäpäällikkö, Rautatievirasto ( alkaen Liikenteen turvallisuusvirasto TraFi) Tuija Ruoho, tiedottaja, Pääkaupunkiseudun yhteistyövaltuuskunta YTV ( alkaen Helsingin seudun liikenne HSL) Viestintäpäällikkö Terhi Unhola, Vantaan kaupunki, sivistystoimi Viestintäpäällikkö Tiina Vahtokari, Hämeenlinnan kaupunki Varajäsenet Viestintäpäällikkö Marli Masalin, Helsingin kaupungin rakennusvirasto Tiedottaja Eeva Penttilä, Valtiokonttori Vastuualueet hallituksessa: Puheenjohtaja: Sirpa Lotsari Varapuheenjohtaja: Katri Myllykoski Sihteeri: Tuija Ruoho Rahastonhoitaja: Päivi Kari Jäsensihteeri ja sähköpostilistavastaava: Emmi Hyvönen Netti- ja jäsentiedotevastaava: Tiina Vahtokari Vuonna 2009 hallitus kokoontui yhdeksän kertaa: Rautatievirastossa, Kilpailuvirastossa, ja 1.6. Evirassa, Ravintola Suomenlinnan Panimossa, Kelassa, Kilpailuvirastossa, YTV:ssä ja Ravintola Saslikissa. Varsinaisten kokousten lisäksi pidettiin Markkinointiviestinnän viikon yhteydessä keskustelu- ja ideointi-ilta ravintola Wellamossa (27.10). Lisäksi hallitus tapasi ProCom Viestinnän ammattilaiset ry:n sekä Viestinnän asiantuntijoiden ammattijärjestö TAJ:n hallituksen jäseniä tutustumisen sekä yhteistyömahdollisuuksien kartoittamisen merkeissä (2.12.). 4. Toiminnan kehittäminen Hallitus aloitti edellisen vuoden kehityspalaverissa sovitun mukaisesti JATin kasvoja jäsenistön esittelysarjan ja Kolumni-sarjan. Molempia julkaistaan sekä painetussa jäsenkirjeessä ja sen pdfversiossa että JATin verkkosivuilla omissa osioissaan. Yhdistyksen monikasvoista jäsenistöä esittelevä JATin kasvoja sarja aloitettiin kolmella esittelyllä. Samoin vuoden aikana julkaistiin kolme ensimmäistä kolumnia, joissa hallituksen jäsenet tarkastelivat viestinnän sekä työ- ja muun elämän ilmiöitä. Jatkossa mm. myös jäsenistöä kannustetaan Kolumnien kirjoittamiseen.

3 3 Myös muuta toimintaa, etenkin vierailuja, kehitettiin. Hallituksen järjestäytymiskokouksessa päätetyn uuden linjauksen mukaan vierailuja järjestettiin aiempaa enemmän. Parhaimmillaan (syys-, loka- ja joulukuussa) jäsenistölle tarjottiin kaksi tapahtumaa kuukaudessa. Jäsenistölle järjestettiin lisäksi kokeiluluonteisesti Markkinointiviestinnän viikon yhteydessä ns. Get together tapahtuma (27.10.). Tapahtumaan osallistui yhteensä 20 henkilöä. 5. Jäsentilaisuudet 2009 JAT järjesti vuonna 2009 jäsenistölleen 14 tilaisuutta, jotka keräsivät yhteensä 307 osallistujaa. Pääosa tilaisuuksista järjestettiin Helsingissä, alueellinen tilaisuus järjestettiin Hämeenlinnassa. Toiminnan rungon muodostivat erilaiset vierailut, joissa yhdistyvät sekä benchmarking -tyyppinen ammatillinen oppiminen että verkostoituminen. Perinteisiä päätapahtumia olivat kaksipäiväinen koulutustapahtuma Viestintäpäivät, virkistys- ja verkostoitumistilaisuus Tammibileet sekä osallistuminen Markkinointiviestinnän viikon kahden päivän pituiseen ammattilaistapahtumaan. Varsinaisia koulutustilaisuuksia oli kolme, vierailuja viisi, virkistystilaisuuksia neljä, minkä lisäksi yhteen tilaisuuteen liittyivät sekä vierailu- että virkistysosuudet (4.12.). Näiden lisäksi järjestettiin sääntömääräinen vuosikokous. Koulutusta sisältävien tapahtumien ja tilaisuuksien lisäksi jäsenet kokevat arvokkaiksi myös erilaiset kulttuuri- ja muut virkistystapahtumat. Ne tarjoavat kiireisen työskentelyn keskellä virkistävän hengähdystauon ja lisämahdollisuuden tutustua julkisen alan viestintäkollegoihin, verkostoitua. Koulutustilaisuudet Viestintäpäivät järjestettiin Porvoossa Päivien teemana oli Kansalainen ja viestintä milloin kansalaisesta tuli kuluttaja ja yhteiskunnasta kauppakeskus. JAT osallistui lisäksi Helsingissä järjestetyn Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuman Viestintä-seminaarin ohjelman suunnitteluun. Koulutukseksi voidaan lukea myös järjestetty tilaisuus, jossa avattiin tuoreen Viestinnän ammattilaiset 2009 tutkimuksen julkisen sektorin tuloksia. Tulosesittelyssä käsiteltiin tiedottajien ja muiden viestinnän ammattilaisten palkkatasoa, työtilanteen ja urakehityksen näkymiä sekä muun muassa julkisella sektorilla käytössä olevia viestinnän mittareita. Viestintäpäivät Porvoon kaupungin vanha valtuustosali loi juhlavat puitteet ensimmäiselle seminaaripäivälle. Tervetulotoivotuksen Viestintäpäiville ja kaupunkiin esitti apulaiskaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula. Yhdistyksen puolelta avauspuheenvuoron piti puheenjohtaja Sirpa Lotsari. Ensimmäisen päivän aikana kuultiin seuraavat esitykset: - Porvoon valtiopäivät 200 vuotta -juhlavuoden viestintä / Aino-Marja Kontio ja Sari Hilska - Kansalaisuus-käsitteen historia ja sukupuoli (Jaana Kuusipalo) - Kansalaista palveleva julkishallinnon viestintä ja julkisten organisaatioiden muutos / Heidi Lavento - Aluehallinnon uudistuksen eli ALKU-hankkeen muutosviestintä / Leena-Maija Jyllikoski Oheisohjelmana oli opastettu kävelykierros Porvoon vanhassa kaupungissa. Illalliselle Haikon kartanossa osallistui myös Vuoden pakolaisnainen Fatbardhe Hetemaj. Keskustelu hänen kanssaan avasi osallistujille maahanmuuttajanäkökulmaa kansalaisuuteen liittyviin kysymyksiin. Seminaarin toisena päivänä Haikossa kuultiin seuraavat esitykset:

4 4 - YLE vuorovaikutuksessa kansalaisten kanssa / Katri Vänttinen - Viestintä ja kansalaisen monet roolit / Martti Puohiniemi - Tiedottaja, sosiaalinen media ja kansalainen / Katri Lietsala - Kansalaisviestintä julkisella sektorilla / Seija Kauppinen ja Tiina Vahtokari Markkinointiviestinnän viikko Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuma järjestettiin Helsingin Wanhassa Satamassa. Tapahtuman järjestivät Helsingin Messut Oy ja Markkinointi-viestintätoimistojen liitto MTL yhteistyössä JATin, ProComin sekä TAJ:n kanssa. Ammattilaistapahtuma oli edellisvuoden tapaan kaksipäiväinen, ja ohjelmassa oli neljä eri teemoihin keskittyvää seminaaria: viestintä, media, brändi ja trendi. Viestintä-seminaarin moderaattorina toimi JATin puheenjohtaja Sirpa Lotsari. JATilla oli tapahtumassa oma messuosasto, jossa esiteltiin yhdistyksen toimintaa. Lisäksi yhdistys järjesti iltapäivällä cocktail-tilaisuuden, johon osallistui noin kaksikymmentä nykyistä ja potentiaalista jäsentä. Tilaisuudessa keskusteltiin yhdistyksen tulevasta toiminnasta, jäsenten toiveista sekä viestinnän tilasta ja yleisistä toimintanäkymistä osallistujien organisaatioissa. Ammattilaistapahtumaan osallistui yhteensä noin viestinnän ammattilaista. JAT tiedotti tapahtumasta jäsenistölle jäsenkirjeen ja sen mukana lähetetyn painetun kutsun sekä sähköpostilistan kautta. Viestinnän ammattilaiset 2009 tutkimustulosten esittely Tutkimusjohtaja Jouni Kivikoski viestintätoimisto Pohjoisrannasta esitteli vuonna 2009 toteutetun Viestinnän ammattilaiset 2009 tutkimuksen (entinen Yhteisöviestintätutkimus) tuloksia JATin jäsenille erityisesti julkisen sektorin näkökulmasta Helsingin yliopistolla. Jäsenvierailut Vuonna 2009 järjestetyt viisi JAT-vierailua suuntautuivat monipuolisesti erilaisiin viestinnän kannalta mielenkiintoisiin organisaatioihin. Osallistujamäärät vaihtelivat kuudesta hengestä neljäänkymmeneen. Keskimäärin osallistujia oli noin 20 vierailua kohden. Vierailuja järjestettiin syksystä lähtien noin kerran kuukaudessa. Osallistujamäärät eri tilaisuuksissa vuonna Tammibileet ravintola Storyvillessä Helsingissä, 62 osallistujaa vierailu Patentti- ja rekisterihallitukseen,12 osallistujaa vierailu Sanomataloon, 40 osallistujaa vuosikokous Pääpostissa, 12 osallistujaa Viestintäpäivät Porvoossa, 44 osallistujaa vierailu Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimistoon, 24 osallistujaa 2.9. tutustuminen Ateneumin taidemuseon peruskokoelmiin ja näyttelyyn sekä kahvit museon kahvilassa, 20 osallistujaa (ex-tempore tilaisuus, jolla korvattiin samana päivänä peruuntunut kirjailijakierros) opastettu Helsingin bussikierros Kirjailijoiden jäljillä, 25 osallistujaa vierailu Julkisen sanan neuvostoon, 22 osallistujaa Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuma (JATilla oma osasto) jäsentapaaminen Wanhassa Satamassa, 20 osallistujaa vierailu mainostoimisto Recommended Finland Oy:hyn, 6 osallistujaa vierailu Hämeenlinnan maakunta-arkistoon ja Hämeenlinnan kaupungin teatteriin, jossa nähtiin näytelmä Ei kiitos!, 9 osallistujaa Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen julkisen sektorin tulosten esittely jäsenistölle Helsingin yliopistolla, 11 osallistujaa

5 5 Osallistumisavustukset Yhdistyksen jäsenille on vuodesta 2008 lähtien myönnetty osallistumisavustuksia Viestintäpäiville tai muuhun JATin järjestämään maksulliseen seminaariin osallistumista varten. Avustus myönnetään ensisijaisesti jäsenille, jotka ovat vanhempain-, hoito-, opinto- tai vuorotteluvapaalla, jotka ovat juuri vaihtaneet tai ovat vaihtamassa työpaikkaa, ja joiden työnantaja ei esityksestä huolimatta maksa osallistumista esimerkiksi Viestintäpäiville tai opintomatkalle. Avustuksen saamisen ehtona on, että JATin jäsenmaksu on maksettu. Avustus myönnetään aina hakemuksesta, ja se voidaan myöntää etu- tai jälkikäteen. Avustus voidaan myöntää ehdollisena, jolloin myöntämisen ehtona voi olla esimerkiksi artikkelin kirjoittaminen jäsenkirjeeseen, alustuksen pitäminen JATin tilaisuudessa tai muu vastaava suoritus. Vuonna 2009 myönnettiin kaksi apurahaa Viestintäpäiville osallistumiseen. Näin ollen kaksi jäsentä pääsi osallistumaan koulutustapahtumaan ilman 290 euron osallistumismaksua. 6. Jäsenviestintä Jäsenviestinnässä käytettiin useita kanavia: verkkosivusto painettu jäsenkirje, sähköpostilista sekä erilaiset tilaisuudet. Painettua jäsentiedotetta julkaistiin vuoden aikana neljä numeroa. Nelivärinen jäsenkirje postitettiin kaikille jäsenille. Jäsenkirjeen pdf-versio julkaistiin verkkosivustolla. Jäsenkirjeen sisältö tuotettiin suurimmaksi osaksi hallituksen voimin. Jäsenkirjeen taitosta sekä painatuksen ja postituksen koordinoinnista vastasi Emmi Hyvönen. Jäsenkirjeen mukana postitetaan yhteistyökumppaneiden esitteitä ja muuta materiaalia korvausta vastaan painatus- ja postituskustannusten kattamiseksi. Kiristynyt taloudellinen tilanne näkyi 2009 siinäkin, että vuoden aikana maksullisia liitteitä lähetettiin vain yhden jäsenkirjeen mukana. Verkkosivustolla julkaistiin tietoa JATin toiminnasta, ja sivuston kautta on mahdollista lähettää jäsenhakemus tai palautetta ja kysymyksiä hallitukselle. Netistä löytyvät myös hallituksen jäsenten yhteystiedot. Vuonna 2009 sivuston sisältöä kehitettiin. Sivustolle luotiin uusi osio Kolumni sekä osioon Jäsenistö uusi alaosio JATin kasvoja. Sivuston ylläpidosta vastasi pääosin hallituksen nettivastaava. Sivusto sijaitsi East Oy:n palvelimella. Jäsenistön sähköpostilistan kautta tiedotettiin tilaisuuksista ja muista ajankohtaisista asioista tarpeen mukaan. Listalle lähetettiin vuoden aikana 20 viestiä, joihin koottiin tietoa ajankohtaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. Listalla oli vuoden lopussa noin 400 osoitetta. Käytössä oli myös hallituksen jäsenille oma sähköpostilista. Listojen ylläpito hankittiin Planeetta Internet Oy:ltä. JATin hallituksen sähköpostiosoite, sekä verkkosivustolla oleva palautelomake tarjosivat jäsenistölle mahdollisuuden vuorovaikutukseen hallituksen jäsenten kanssa. Loppuvuodesta 2009 otettiin käyttöön uusia sähköpostiosoitteita: ja 7. Viestinnän ammattilaiset tutkimus JAT osallistui jälleen Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen (entinen Yhteisöviestinnän tutkimus) suunnitteluun ja kustannuksiin yhteistyössä ProCom Viestinnän ammattilaiset ry:n sekä Viestinnän

6 asiantuntijoiden ammattijärjestö TAJ:n, Suomen Ekonomiliitto SEFEn viestintäekonomien, Suomen IRyhdistyksen sekä Kirkon tiedotuskeskuksen kanssa. Tutkimuksen toteutti viestintätoimisto Pohjoisranta Oy, jossa siitä vastasi tutkimusjohtaja Jouni Kivikoski. Joka toinen vuosi tehtävä Viestinnän ammattilaiset tutkimus on laajin Suomessa toteutettava viestintäammattilaisten ammattikuvan kartoitus. Sen kohderyhmänä ovat edellä mainittujen järjestöjen viestintätehtävissä toimivat jäsenet, kaikkiaan viestinnän ammattilaista. Vastaajia oli kokonaisuudessaan 1 565, ja vastausprosentti oli 47. Tutkimuksella oli vuonna 2009 uuden nimen lisäksi osittain myös uusi sisältö. Ensimmäistä kertaa tutkimuksessa kysyttiin vastaajilta heidän viestinnällisiä saavutuksiaan. Tuloksista ilmeni, että muutostai kriisiprosessin onnistunut läpivienti tietää hyvää sekä ura- että palkkakehitykselle, mikäli ammattilainen tekee oman osaamisensa näkyväksi. Erityisesti naisten ongelmana on kuitenkin omien saavutustensa vähättely. JAT osallistuu tutkimukseen, koska yhteisöviestinnän alan yleinen ja erityisesti julkisen sektorin viestinnän nykytilan, trendin ja tulevaisuuden näkymien kartoittaminen on tärkeätä. On olennaista, että viestinnän merkitys myös julkisorganisaatioiden johtamisessa ja kaikessa muussakin toiminnassa tulee tutkimuksen myötä näkyväksi. Hallitus järjestää aina tutkimustulosten valmistuttua tilaisuuden, jossa tutkimuksen toteuttaja avaa tuloksia ja niiden merkitystä erityisesti julkisen sektorin kannalta. Tarkoituksena on, että jäsenet hyödyntävät tutkimustuloksia ja niistä vedettäviä johtopäätöksiä oman organisaationsa viestinnän sekä oman ammatillisen asemansa kehittämiseksi. Tavoitteena on, että julkisen alan viestintäammattilaisen identiteetti ja osaaminen oman erityisalansa asiantuntijana tulee näkyväksi ja vahvistuu Talous Aiemmilta vuosilta kertyneitä säästöjä käytettiin tilikauden aikana suunnitellusti jäsenistön hyväksi järjestämällä jäsenille edullisia tai täysin ilmaisia koulutus- ja muita tapahtumia. Esimerkiksi Viestintäpäivien osallistumismaksu kattoi juuri ja juuri toteutuneet kustannukset. Jäsenmaksuja kertyi tavoitteen mukaisesti. Muuten tuotot jäivät jonkin verran suunniteltua pienemmiksi. Erityisesti yhteistyösopimuksista (ns. mainospostitukset) kertyi vähemmän tuottoja kuin oli arvioitu. Tilikausi oli suunnitellusti alijäämäinen. Alijäämää kertyi tosin aktiivisen jäsentoiminnan ja tuottojen vähenemisen vuoksi ennakoitua enemmän. Yhdistyksen taloudellinen asema on kuitenkin edelleen hyvä.