Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 2011

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 2011 JAT ry:n toiminta-ajatus Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää jäsenistönsä ammattitaitoa välittää uusinta ammattitietoa edistää jäsentensä ammatillista asemaa ja työskentelyn edellytyksiä julkisella sektorilla pitää yhteyttä muihin tiedotus- ja viestintäalan järjestöihin kotimaassa ja ulkomailla. Hallitus on suunnitellut myös toimintavuotta 2011 siten, että toiminta tehokkaasti ja jäsenistöä mahdollisimman hyvin palvelevalla tavalla täyttäisi toiminta-ajatuksessa kiteytetyn yhdistyksen tarkoituksen. 1. Toiminnan suuntaviivat 2011 Pidemmän aikavälin tavoitteena on, että kaikki julkisen sektorin viestintäammattilaiset kuuluisivat JATiin. Tavoitteen saavuttamiseen tähdätään yhteistyössä jäsenistön kanssa. Tavoite tukee jäsenistön ammatillista verkostoitumista: mitä kattavammin JATissa on jäseniä julkisen sektorin organisaatioista, sitä suuremman kontaktipinnan ja vertaisverkoston se jäsenilleen tarjoaa. Pidemmän aikavälin tavoitteeseen liittyen JATin hallituksen toiminnan erityisenä painopistealueena toimikaudella 2011 on yhdistyksen tunnettuuden ja sen avulla myös jäsenmäärän kasvattaminen. Tähän pyritään muun muassa seuraavilla toimenpiteillä: puhutteleva esite jäsenrekrytoinnin välineeksi Jat.fi-sivuston kehittäminen jäsenviestinnän tehostamiseksi ja rekrytoinnin tueksi aktiivinen yhteydenpito julkisen sektorin viestintäosastoihin ja yksiköihin sekä organisaatioidenvälisiin viestintäryhmiin jäsenistön aktivointi jäsenhankintaan. Jäsentoiminta rakentuu toimintavuonna 2011 kolmelle peruskivelle: tapahtumat (JATin Viestintäpäivät, ulkomaan opintomatka, Tammibileet) vierailut (kerran kuussa, paitsi heinäkuussa) ja ulkomaan opintomatka.

2 2 Järjestetään jäsenistön toiveiden mukaisia koulutus- ja muita tilaisuuksia. Yhteistyötä eri toimijoiden kanssa jatketaan esimerkiksi osallistumalla erilaisten tapahtumien, kuten Markkinointiviestinnän viikon ammattilaispäivien, järjestämiseen. Toimintavuonna 2011 JAT ry osallistuu joka toinen vuosi tehtävän Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen suunnitteluun muiden viestintäjärjestöjen kanssa. Tutkimuksen toteuttaa Viestintätoimisto Pohjoisranta Oy. 2. Jäsenistö JATin vahvuus on se, että jäsenistö koostuu ammattiurallaan eri vaiheissa olevista ja eri puolilla julkista sektoria työskentelevistä viestinnän ammattilaisista. Tätä vahvuutta kehitetään monipuolisella jäsenhankinnalla tavoitteena maantieteellinen kattavuus ja työpaikkojen laaja kirjo. Jäsenhankintaa tehostetaan ennen kaikkea lisääntyneen tapahtumatarjonnan ja jäsenten verkostojen avulla. Pääkaupunkiseudun ulkopuolella työskentelevien JATin jäsenten alueellista verkottumista ja toimintaa kehitetään yhteistyössä paikallisen jäsenistön kanssa. Vuoden 2011 aikana järjestetään ainakin yksi alueellinen tilaisuus, mahdollisesti Keski- tai Pohjois- Suomessa. Yksi tai useampi ansioitunut jäsen palkitaan JATin ansiomerkillä. Sen saajan tai saajat päättää hallitus. Jäsenistöä aktivoidaan tekemään esityksiä ansiomerkin saajiksi. 3. Viestintä 3.1 Jäsenviestintä Vuonna 2011 jatketaan edellisvuonna aloitettua jäsenviestinnän välineiden uudistamista. Jäsenviestinnän kanavina toimivat sähköpostilista, painettu Jäsenviesti, Jat.fi-verkkosivusto sekä erilaiset tilaisuudet ja tapahtumat. Uusina kanavina toteutetaan mahdollisuuksien mukaan sähköinen uutiskirje ja painettu esite. Vuonna 2011 aktivoidaan jäsenistöä myös jäsenkirjeen, sähköpostilistan sekä mahdollisuuksien mukaan myös yhdistyksen verkkosivuston sisällöntuotantoon Jäsenkirje Toimintavuonna 2011 kehitetään Jäsenviestin rakennetta ja sisältöä. Painetun jäsentiedoteen ilme uudistettiin loppuvuodesta 2010, ja samassa yhteydessä sen nimi muutettiin muotoon JATin jäsenviesti. Ensimmäinen varsinainen, uuden ilmeen mukainen Jäsenviesti julkaistiin joulukuussa Painettua jäsenviestiä jatkettaneen ainakin vuoden 2011 loppuun asti, ja sitä hyödynnetään jäsenhankinnassa. Painettu Jäsenviesti julkaistaan neljä kertaa vuodessa. Sisältösuunnittelusta ja toimitustyöstä vastaa pääosin hallitus. Taitto, painatus ja postitus ostetaan ulkopuolelta. Satunnaisesti ostetaan myös artikkeleita ulkopuolisilta kirjoittajilta. Jäsenviesti julkaistaan kokonaisuudessaan pdfmuodossa myös JATin netissä. Painetun jäsenkirjeen rooli suhteessa -verkkosivustoon ja sähköpostilistaan määritellään uudelleen. Vuonna 2009 yhteistyössä muiden viestintäjärjestöjen kanssa toteutetun Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen (aiemmin Yhteisöviestintätutkimus) tulokset kertovat, että 67 prosenttia vastanneista jäsenistöstä halusi lukea JATin jäsenkirjeen (nykyinen Jäsenviesti) vain

3 3 sähköisenä. Toimintavuonna 2011 hallitus selvittää esimerkiksi mahdollisuutta lähettää painettu Jäsenviesti vain jäsenille, jotka todella haluavat saada sen postitse, muille sama sisältö toimitettaisiin sähköisessä muodossa. Näin säästettäisiin painatus- ja postituskuluissa Jat.fi Vuonna 2011 kehitetään erityisesti verkkosivuston rakennetta ja ajantasaisuutta. Selvitetään myös julkaisujärjestelmän uudistamista. Verkkosivuston päivityksestä vastaa hallitus, joten uudistus toteutetaan, mikäli todetaan, että sivuston ajantasaisuuden kehittäminen edellyttää nykyistä helppokäyttöisempää julkaisujärjestelmää. Hankinta voidaan toteuttaa toimintavuonna 2011, mikäli yhdistyksen siihen budjetoimat varat sallivat hankinnan. Verkkosivustolla julkaistaan ajankohtaista tietoa toiminnasta ja tapahtumista, ja sinne kootaan jäsenistöä hyödyttävää tietoa, kuten kyselytuloksia ja tutkimuksia. Lisäksi Jat.fi-sivustollaa julkaistaan kolumneja ja kommentteja, sekä JATin monikasvoisesta jäsenistöstä kertovia henkilökuvia. Painettu Jäsenviesti, sähköpostilistan viestit sekä uusi sähköinen uutiskirje (siitä tarkemmin alla) kertovat asioista ydinkohdat, herättävät kiinnostusta ja johdattavat lisätiedon luokse JATin nettiin Sähköpostilista Yksittäisiä sähköpostiviestejä lähetetään jäsenistölle tarpeen mukaan jatinfo-sähköpostilistalla. Tällaisia viestejä voivat olla myös jäsenten ja yhteistyökumppaneiden välitetyt viestit, esimerkiksi seminaarikutsut tai muu jäsenistöä kiinnostava tieto julkisen sektorin tai viestinnän tutkimuksen ajankohtaisista tapahtumista sekä tapahtumista, jotka liittyvä fyysisen ja henkisen työkyvyn ylläpitoon ja virkistykseen. Sähköpostilistalla voidaan välittää myös tietoa maksullisesta koulutuksesta, mikäli koulutuksen järjestäjä tarjoaa JATin jäsenistölle alennusta normaalihinnasta Sähköinen uutiskirje Hallitus hankkii jäsenistölle suunnatun sähköisen uutiskirjeen pohjan, jossa hyödynnetään yhdistyksen uutta ilmettä. Hallitus suunnittelee uutiskirjeen rakenteen ja sisällön toimittamislinjauksen. Hallitus myös vastaa sisällön kokoamisesta ja julkaisemisesta. Sähköinen uutiskirje täydentää JATin vain jäsenille suunnattua sähköistä viestintää eli jatinfosähköpostilistaa. Sähköistä uutiskirjettä voidaan hyödyntää myös jäsenhankinnassa, jolloin sisältö räätälöidään erikseen kulloinkin puhuteltavia ryhmiä varten. Painettu Jäsenviesti saatetaan tulevaisuudessa lopettaa, jos sähköiset viestintävälineet saadaan toimimaan halutulla tavalla ja jos suurin osa jäsenistöstä toivoo näin. 3.2 Ulkoinen viestintä ja yhteiskunnallinen osallistuminen JATin verkkosivuston kehittämistä jatketaan. Sivuston sisältöä laajennetaan ja monipuolistetaan, ja monikasvoista jäsenistöä tuodaan entistä paremmin esiin myös verkkosivuilla. Tavoitteena on, että Jat.fi-sivusto toimisi mahdollisimman tehokkaasti yhdistyksen käyntikorttina ja helppokäyttöisenä rekrytointikanavana potentiaalisille jäsenille. Yhdistys pyrkii mahdollisuuksien mukaan osallistumaan julkisen alan viestintää ja viestintäammattilaisten asemaa käsittelevään keskusteluun antamalla tarvittaessa julkilausumia ja kannanottoja ja osallistumalla viestintää koskevaan keskusteluun.

4 4 4. Koulutus- ja jäsentilaisuudet Toimikauden aikana järjestetään jäsentilaisuuksia noin kerran kuukaudessa, paitsi heinäkuussa: vierailuja, seminaareja sekä virkistys- ja verkostoitumistilaisuuksia. Vierailuilla tutustutaan viestinnän kysymyksiin eri organisaatioissa tai vieraillaan viestinnän kannalta kiinnostavissa kohteissa. Vuonna 2011 jatketaan benchmarking-tyyppisiä vierailuja etenkin jäsenistön edustamissa organisaatioissa. Vuonna 2011 järjestetään ainakin yksi jäsentilaisuus pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Tilaisuus toteutetaan yhteistyössä paikallisen jäsenistön ja mahdollisesti myös muiden viestintäjärjestöjen kanssa. 4.1 Tammibileet, Viestintäpäivät ja vuosikokous Vuoden alkajaisiksi järjestetään jo perinteeksi muodostuneet Tammibileet Helsingin Kaapelitehtaalla JATin vuosittainen päätapaaminen ja tärkein koulutustilaisuus, Viestintäpäivät, järjestetään Vantaalla, Helsinki-Vantaan lentoasemalla ja Avia Collegessa lentokentän lähistöllä Vuosikokous järjestetään Viestintäpäivien yhteydessä Vuonna 2011 valitaan, kuten joka toinen vuosi, yhdistykselle puheenjohtaja ja hallitus. 4.2 Ulkomaan opintomatkat Vuosi 2011 on poikkeuksellinen, koska jäsenistölle järjestetään mahdollisesti kaksi opintomatkaa. Syynä tähän on Finnairin matkustamohenkilökunnan lakon vuoksi vuoden 2010 joulukuulta ajankohtaan siirretty JATin opintomatka Lontooseen. Vuoden toinen mahdollinen opintomatka järjestetään loppuvuodesta Suomen lähialueelle. Mikäli ulkomaan opintomatkaa ei järjestetä kuluvan vuoden loppupuolella, seuraava matka järjestetään vasta loppuvuonna Hallitus kartoittaa jäsenistön kiinnostusta ja mahdollisuuksia osallistua ulkomaan opintomatkaan syyskaudella Hallitus arvioi samassa yhteydessä myös matkan suunnittelun ja järjestelyjen vaatiman työpanoksen. Opintomatkan järjestäminen päätetään edellä mainittujen seikkojen perusteella. Matkaan budjetoidaan joka tapauksessa riittävästi varoja, jotta matka voidaan toteuttaa. 4.3 JAT-vierailut 2011 Noin kerran kuussa järjestetään jäsenistölle vierailu viestinnällisesti mielenkiintoiseen organisaatioon. Vaihtoehtoisesti kuukauden tilaisuutena voi olla virkistys- ja verkostoitumistilaisuus esimerkiksi johonkin ajankohtaiseen kulttuurikohteeseen. Tammikuu Tammibileet Kaapelitehtaalla Helsingissä vierailu Kansalaisareenan toimistoon: aiheena vapaaehtoistoiminta ja sen viestintä, esimerkkinä EU:n vapaaehtoistoiminnan vuosi 2011 Helmikuu - Helmikuun vierailu siirtyi sairastapauksen vuoksi maaliskuulle. Maaliskuu vierailu Kelaan: aiheena sosiaalisen median hyödyntäminen Kelassa (esimerkiksi lapsiperheiden palvelu Kela-Kerttu) ja viraston sosiaalisen median pelisäännöt.

5 Viestintäpäivät Vantaalle: aiheena Briljantti brändi ja mahtava maine entä etiikka ja avoimuus?. Huhtikuu Inforin aamukahvit jattilaisille: aiheena Työyhteisöviestinnän muutos. Työyhteistöviestinnän uudesta ajattelusta ja muun muassa Combaro-mittarista kertoo professori Elisa Juholin. Ohjelmassa myös Inforin kuulumiset, joista kertoo johtaja Paula Pauninaho. Toukokuu vierailu Euroopan kemikaalivirastoon: aiheena viestintä EU:ssa ja monikulttuurisessa ympäristössä sekä viestintätoiminnon organisointi. Kesäkuu Päivämäärä avoin. Vierailulla tutustutaan World Design Capital 2012:n viestintään. Syyskausi 2011 Elo-joulukuun vierailukohteet tarkentuvat keväällä Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuma JAT jatkaa yhteistyötä Helsingin Messut Oy:n ja muiden viestintäjärjestöjen kanssa Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumassa. Tapahtuma järjestetään Wanhassa Satamassa Helsingissä JAT osallistuu Viestintä-seminaarien ohjelman suunnitteluun ja on mukana tapahtumassa myös omalla osastollaan. 4.5 Muu toiminta Syksyllä 2011 pyritään mahdollisuuksien mukaan käynnistämään uusi toimintamuoto järjestämällä ulkopuolisen kouluttajan vetämä työpaja, jossa keskitytään johonkin tiettyyn, julkisella sektorilla ajankohtaisen viestinnän alueeseen tai aiheeseen. 4.6 Toimintavuoden 2012 toiminnan suunnittelu Vuoden 2012 Viestintäpäivien, vierailujen ja Tammibileiden seka muun toiminnan suunnittelu aloitetaan toimikaudella. Kaikkia JATin tilaisuuksia pyritään suunnittelemaan aiempaa tiiviimmässä yhteistyössä jäsenistön kanssa. 5. Yhteistyö Suomessa JAT jatkaa yhteistyötä muiden viestintäjärjestöjen kuten ProComin ja Viesti ry:n (aiemmin Viestinnän asiantuntijoiden ammattijärjestö TAJ:n) kanssa. Lisäksi kehitetään jäsenistöä hyödyttävällä tavalla yhteistyötä muiden kotimaisten tiedotus- ja viestintäalan yhteisöjen kanssa sekä alan koulutusta tarjoavien yritysten ja yhteisöjen kanssa. Tavoitteena on saada jäsenistölle mahdollisuuksia korkeatasoiseen mutta kustannuksiltaan kohtuulliseen koulutukseen sekä verkostoitumiseen ja myös virkistäytymiseen yhdessä kollegoiden kanssa. 5.1 Viestinnän ammattilaiset 2011 tutkimus Toimintavuonna 2011 JAT osallistuu tuttuun tapaan Viestinnän ammattilaiset -tutkimuksen (vuoteen 2007 asti toteutettu nimellä Yhteisöviestintätukimus) suunnitteluun. Kyseessä on Julkisen Alan Tiedottajat JAT ry:n, ProComin, Viesti ry:n, Suomen Ekonomiliitto SEFEn, Suomen IRyhdistyksen sekä Kirkon tiedotuskeskuksen yhteinen ammattikuvatutkimus. Tutkimuksen

6 6 kohderyhmänä ovat näiden järjestöjen viestintätehtävissä toimivat jäsenet. Tutkimus toteutettiin edellisen kerran vuonna 2009, jolloin kohderyhmään kuului kaikkiaan viestinnän ammattilaista. 6. Kansainvälinen toiminta Toimikauden aikana toiminnan painopiste on kotimaassa. Hallitus edistää mahdollisuuksiensa mukaan yhteistyötä pohjoismaisten sisarjärjestöjen ja muiden alan yhdistysten kanssa. 7. Resurssit JATin hallitus toimii luottamuselimenä, vapaaehtoispohjalta ja ilman erillistä korvausta. Hallitus vastaa viestinnän suunnittelusta ja valtaosin myös sen toteutuksesta. Hallituksen oma työ muodostaa suurimman viestinnällisen panostuksen. Yhdistyksen talous on vakaa, mikä mahdollistaa jonkin verran viestinnän toteutusta ostotyönä, esimerkiksi jäsenkirjeen taiton, sen painatuksen ja postituksen osalta. Vuonna 2011 suurin työpanos keskitetään jäsenmäärän lisäämiseen. Suurin rahallinen panostus kohdennetaan mahdolliseen verkkojulkaisujärjestelmän uudistamiseen.