ARKISTOLAITOKSEN STRATEGIA 2010

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGIA 2010 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGISET TAVOITTEET JA KEINOT VISIO ARVOT Avoimuus ja luottamuksellisuus Tasapuolisuus Riippumattomuus ARKISTOLAITOKSEN TEHTÄVÄ NOPEASTI MUUTTUVA TOIMINTAYMPÄRISTÖ Sähköinen asianhallinta ja tiedon säilyttäminen tietoyhteiskunnassa Tuottavuuden ja alueellistamisen tasapaino JULKISEN ASIAKIRJAHALLINNON OHJAAJA Norminanto ja sähköinen asiakirjahallinto Arvonmääritys ja seulonta Ohjaus, neuvonta ja koulutus Tarkastustoiminta MONIPUOLINEN TIETOPALVELULAITOS Tutkija- ja asiakaspalvelu sekä maksullinen palvelutoiminta Verkkopalvelut Selvitykset Asiantuntijatehtävät Kirjasto- ja informaatiopalvelut AINEISTOJEN SÄILYVYYDEN JA KÄYTETTÄVYYDEN TURVAAJA Digitointi Mikrokuvaus Konservointi SUOMALAISTA YHTEISKUNTAA KUVAAVAN YKSITYISEN ASIAKIRJAPERINNÖN TALLENTAJA Yhteiskunnan ja kulttuurin dokumentointi Yhteistoiminta valtionapuarkistojen kanssa TUTKIMUS- JA KOULUTUSTOIMINTA Arkistotiede Toiminta tutkimuslaitoksena

2 2 Tutkimuksen edistäminen Arkistoalan ammatillinen koulutus Julkaisutoiminta AKTIIVINEN VIESTINTÄ KANSAINVÄLINEN TOIMINTA PITKÄJÄNTEINEN HENKILÖSTÖPOLITIIKKA Vastuullinen ja luotettava työnantaja Osaava henkilökunta Riittävät henkilöresurssit TOIMITILAT JA TYÖVÄLINEET Arkistotilojen tarpeen kehitys vuoteen 2020

3 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGISET TAVOITTEET JA KEINOT Arkistolaitoksen keskeiset strategiset tavoitteet ovat: 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 6. Arkistolaitoksen tilatarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien mittarien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä.

4 4 VISIO Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. ARVOT Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: 1) Avoimuus ja luottamuksellisuus 2) Tasapuolisuus 3) Riippumattomuus Avoimuus ja luottamuksellisuus Suomalainen ja pohjoismainen hallintotapa perustuu hallinnon avoimuuteen ja asiakirjojen julkisuuteen. Arkistolaitos edistää hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti julkisuusperiaatteen toteutumista ja hallinnon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä asiakirjahallinnon ohjauksessa ja koulutuksessa että arkistolaitoksessa olevan aineiston käytössä. Arkistojen ja asiakirjojen käytettävyyden parantaminen ja tehokas asiakaspalvelu ovat oleellinen osa toiminnan avoimuutta. Kansalaisten yksityisyyttä suojeleva lainsäädäntö on osa hyvää tiedonhallintatapaa. Arkistojen käytössä noudatetaan luovuttajan kanssa sovittuja käyttöehtoja sekä laeista tai muista määräyksistä johtuvia rajoituksia. Yksityisyyden turvaaminen ja yksityisarkistojen luovutusehtojen tarkka noudattaminen luovat perustan arkistolaitosta kohtaan tunnetulle luottamukselle, joka turvaa

5 5 Suomen historian, yhteiskunnan ja kulttuurin kannalta keskeisten yksityiskokoelmien saamisen arkistoihin. Tasapuolisuus Arkistoissa olevat aineistot luovat perustan tutkimuksen muodostamalle kuvalle Suomen historiasta, kulttuurista ja yhteiskunnasta eri aikakausina. Arkistolaitos turvaa hankintapolitiikallaan, että tutkimuksella on käytettävissään viranomaisarkistojen lisäksi yhteiskunnan eri toimijoilta tasapuolinen, riittävä ja todistusvoimainen aineisto. Arkistolaitos palvelee tasapuolisesti kaikkia käyttäjiään. Hyvä asiakaspalvelu ja keskeisten aineistojen tuottaminen verkkoon parantavat asiakkaiden tasavertaisia mahdollisuuksia käyttää arkistojen aineistoja paikasta ja ajasta riippumatta. Riippumattomuus Arkistoaineistot ovat osa Suomen ja maailman kulttuuriperintöä. Arkistolaitos on niiden kokoamisesta, käytöstä ja säilyttämisestä vastuussa ensi sijassa tuleville sukupolville. Arkistolaitoksen henkilökunnan ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitos noudattaa Kansainvälisen arkistoneuvoston (International Council on Archives) vahvistamia arkistoammattilaisten eettisiä sääntöjä sekä Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistoa hyvästä tieteellisestä käytännöstä ja sen loukkausten käsittelemisestä.

6 6 ARKISTOLAITOKSEN TEHTÄVÄ Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksella on norminanto-oikeus ja se ohjaa arkistotointa siten, että arkistonmuodostajat voivat hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, asiakirjojen säilytysarvon määrittelystä ja tarpeettoman aineiston hävittämisestä. Arkistolaitos tukee julkishallinnon arkistonmuodostajien toimintaa sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Toiminnassa otetaan huomioon asiakirjojen saatavuus sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistolaitoksen palveluiden keskeisiä käyttäjiä ovat julkishallinto, tutkijat, media, virallisiin ja yksityisiin tarkoituksiin tietoja tarvitsevat kansalaiset sekä henkilö- ja paikallishistorian harrastajat. Kansallisarkisto on maan heraldinen virasto, jonka yhteydessä toimii asiantuntijaelimenä heraldinen lautakunta. Arkistoissa olevat asiakirjat ovat menneisyyden ainutkertaisia ja todistusvoimaisia dokumentteja, jotka on laadittu toteuttamaan määrättyjä tavoitteita yhteiskunnassa tai sen kansalaisten yksityisessä elämässä. Arkistolaitoksen tehtävä on koota ja säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja saattaa arkistoissa olevat aineistot mahdollisimman tehokkaasti tutkijoiden ja muiden asiakkaiden käyttöön. Arkistolaitoksen tehtävistä ja toimintatavoista on säädetty arkistolaissa (831/1994) ja asetuksessa arkistolaitoksesta (832/1994) niihin myöhemmin tehtyine muutoksineen.

7 7 NOPEASTI MUUTTUVA TOIMINTAYMPÄRISTÖ Julkishallinto ja yksityinen sektori siirtyvät yleisesti käyttämään sähköisiä järjestelmiä sekä palvelutuotannossaan että sisäisessä asianhallinnassaan. Kansainvälisillä standardeilla ja toimintakäytännöillä on keskeinen merkitys kansallisen tason ratkaisuissa. Euroopan unionin eeurope 2005-kokonaisstrategian tavoitteena on tukea sähköiseen hallintoon siirtymistä. Sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyy tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa. Internet hallitsee tiedonhankintaa. Tutkimus ja koulutus ovat yhteiskunnan kilpailukykyä ylläpitäviä ja voimistavia strategisia painopistealoja Suomessa. Alueellistamispolitiikka tähtää osaamisen ja elinvoimaisuuden säilyttämiseen ja voimistamiseen suurten kasvukeskusten ulkopuolella. Valtion toimintojen liikelaitoistaminen, viranomaisten fuusiot, sekä tehtävien ulkoistaminen vaikuttavat arkistolaitokseen siirrettävään aineistoon ja arkistotilojen tarpeeseen, annettavaan arkistonmuodostuksen neuvontaan ja koulutukseen sekä tietopalveluun. Sähköinen asianhallinta ja tiedon säilyttäminen tietoyhteiskunnassa Sähköisen asianhallinnan järjestelmien yleinen käyttöönotto sekä julkisella että yksityisellä sektorilla muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Suomessa sähköiselle asianhallinnalle asetettavat tavoitteet niveltyvät Euroopan unionin eeurope 2005-kokonaisstrategiaan, jonka tavoitteena on tukea sähköiseen hallintoon siirtymistä, tieto- ja viestintätekniikan käyttöä opetuksessa, verkossa tarjottavia julkisia palveluita sekä dynaamisen sähköisen liiketoimintaympäristön kehittämistä. Uuteen toimintakulttuuriin siirtyminen edellyttää kansallisella tasolla merkittäviä taloudellisia panostuksia ja selkeää koordinaatiota vastuuorganisaatioiden välillä.

8 8 Taloudellinen panostus julkishallinnon sähköisten järjestelmien kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja toteuttamiseen on ollut Suomessa riittämätöntä. Sen vuoksi arkistolaitoksen vastuulla olevat julkishallinnon sähköisten aineistojen vastaanottoon, pysyvään säilyttämiseen ja tietopalveluiden turvaamiseen liittyvät ratkaisut ovat pääosin vielä tekemättä ja toteuttamatta. Vaarana on tiedon eheyden ja käytettävyyden menettäminen sekä tietopalveluiden vaarantuminen. Arkistolaitos tukee julkishallinnon asianhallinnan ja asiakirjahallinnon kokonaisvaltaista, koordinoitua kehittämistä voidakseen vastata oman tehtävänsä toteuttamisesta suomalaisessa ja eurooppalaisessa tietoyhteiskunnassa. Tiedon hallinnan ja käytettävyyden kysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri tarkoituksiin ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnon ratkaisuihin. Sähköisten aineistojen eheyden turvaaminen luotettavalla ja helposti dokumentoitavalla tavalla on keskeinen tehtävä säilytettäessä aineistoa pysyvästi tutkimuksen käyttöön. Riittävien voimavarojen osoittaminen toimivan sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään aineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään suomalaisessa tietoyhteiskunnassa. Tuottavuuden ja alueellistamisen tasapaino Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toisaalta toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen, toisaalta toimintojen alueellistaminen valtakunnan eri osien elinvoimaisuuden säilyttämiseksi ja niillä olevan osaamispotentiaalin hyödyntämiseksi. Tehokkaan alueellistamisen edellytyksenä on kokonaiskehitystä tukevan, riittävän kriittisen massan syntyminen. Arkistolaitos on julkishallinnossa pieni toimija, jonka toiminnot ovat jo valtakunnallisia. Alueellistamistavoitteiden lähtökohtana olevan kriittisen massan luominen on sen vuoksi vaikeaa ilman lisäresurssien osoittamista toimintaan. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät palvelevat parhaiten alueellistamistavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua saavien arkistojen ja toisten tietopalveluorganisaatioiden kanssa.

9 9 Valtionhallinnon tavoite tehostaa toimintaansa ja parantaa tuottavuuttaan edellyttää arkistolaitokselta aktiivisia toimenpiteitä, etenkin tehtävien priorisointia. Arkistoihin luovutettavan, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua, toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on strategiakaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste.

10 10 JULKISEN ASIAKIRJAHALLINNON OHJAAJA Arkistolaitos vastaa asiakirjan elinkaaren kokonaisvaltaiseen huomioon ottamiseen perustuvasta asiakirjahallinnon norminannosta sekä sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien ja pysyvän säilyttämisen käytäntöjen luomisesta. SÄHKE-projektin tulokset ovat arkistolaitoksen keskeisimmät välineet julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksessa. Sähköisen asianhallinnan koordinoitu ja kustannustehokas käyttöönotto julkishallinnossa edellyttää selkeitä poliittisen tason päätöksiä, vahvaa taloudellista panostusta ja toimintojen hyvää koordinaatiota eri viranomaisten välillä. Viranomaisilta edellytetyt arkistonmuodostussuunnitelmat, aineistojen tehokas seulonta, ohjausja neuvontatoiminta sekä asiakirjahallinnon tarkastukset tukevat arkistolaitoksen tavoitetta säilyttää % viranomaisten koko asiakirjatuotannosta. Norminanto ja sähköinen asiakirjahallinto Arkistolaitoksen seulontapolitiikka vahvistetaan vuoden 2004 lopussa. Arkistolaitos vastaa viranomaisten asiakirjahallinnon kehittämisestä siten, että sitä koskeva norminanto on laadukasta, ajantasaista ja kattavaa. Vuodesta 2006 lähtien säännöllisin väliajoin toteutettavat viranomaiskyselyt tuottavat toimintaa palvelevaa aineistoa. Norminantoa tuetaan tehokkaalla ohjaus-, tarkastus- ja koulutustoiminnalla. Viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen turvaaminen on arkistolaitoksen keskeinen strateginen tavoite. Arkistolaitos tuottaa korkeatasoisia, erityisesti viranomaisten sähköistä asiakirjahallintoa tukevia palveluja. SÄHKE-projektissa määritellään asiankäsittelyjärjestelmille toiminnalliset minimivaatimukset, joissa otetaan arkistotoimen vaatimukset huomioon. Hankkeessa luodaan myös tarkat määritykset siirtotiedostoksi, jonka avulla virastojen ja laitosten asiankäsittelyjärjestelmistä voidaan siirtää aineistoja arkistolaitokseen. Arkistolaitoksen norminantovaltuuksia käytetään hyväksi sähköistä asiakirjahallintoa kehitettäessä. Toimintaa tuetaan kehittämällä viranomaisten sähköisten aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen mahdollistavaa lupamenettelyä. Kiinteä yhteistyö muiden viranomaisten kanssa ja aktiivinen osallistuminen kansainväliseen toimintaan vahvistavat arkistolaitoksen osaamisperustaa.

11 11 Arvonmääritys ja seulonta Asiakirjojen arvonmäärityksen avulla päätetään aineistojen säilyttämiselle asetettavat määräajat. Ohjaus, neuvonta ja koulutus Ajantasainen ja korkeatasoinen ohjaus, neuvonta ja koulutus tukevat arkistolaitoksen norminantoa ja viranomaisten asiakirjahallinnon tehokasta hoitamista. Yhdenmukaisia toimintakäytäntöjä ja yhteensopivia tietojärjestelmiä edistetään parantamalla saman hallinnonalan viranomaisten yhteistyötä ja verkostoitumista. Koulutustarjonta toteutetaan yhdessä sidosryhmien ja ulkopuolisten koulutuspalveluiden tarjoajien kanssa. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutusohjelmat ja kurssit suunnitellaan siten, että ne tarjoavat mahdollisuuden osaamista jatkuvasti parantavaan kouluttautumiseen. Tehokas koulutus edellyttää kotimaisilla kielillä olevaa ajantasaista oppimateriaalia. Ohjaus-, neuvonta- ja koulutustoiminnan suuntaamisessa käytetään hyväksi viranomaisten toivomuksia, järjestetystä toiminnasta säännönmukaisesti kerättyä palautetta ja arkistolaitoksen arvioinnissa 2006 saatuja kehittämissuosituksia. Verkko-opetuksen toteuttamismahdollisuudet selvitetään arvioinnin jälkeen. Opetuksesta vastaavan henkilökunnan omaa osaamispohjaa vahvistetaan ennen muuta arkistotieteellistä osaamista parantamalla ja kansainvälistä kokemusta lisäämällä. Tarkastustoiminta Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet.

12 12 Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseen tarkastamiseen. Toiminnan tehostamiseksi laaditaan tarkastusohjelma, kehitetään tarkastusta suorittavien henkilöiden koulutusta ja lisätään koordinaatiota arkistolaitoksen eri yksiköiden välillä.

13 13 MONIPUOLINEN TIETOPALVELULAITOS Arkistolaitoksen peruspalvelut ovat julkisesti rahoitettuja ja käyttäjille pääsääntöisesti maksuttomia. Arkistolaitoksen tietopalvelut ovat asiantuntevia, korkealaatuisia ja nopeita. Palveluhenkisyys on korkeatasoisen asiakaspalvelun peruslähtökohta, joka korostuu henkilökunnan kaikessa toiminnassa. Asiantuntemusta ylläpidetään ja kehitetään arkistolaitoksen keskeisillä erityisosaamisalueilla. Yhteistyö toisten muistiorganisaatioiden kanssa laajentaa osaamisperustaa ja tuo toimintaan lisäarvoa. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokanta on arkistolaitokseen luovutettujen ja talletettujen aineistojen keskeinen luettelo- ja kuvailutietojen hakuväline. Sen kautta asiakkaat voivat saada käyttöönsä ja nähtäväkseen eri tarkoituksiin digitoituja paperi- ym. asiakirjoja samoin kuin alkuperäisiä sähköisiä asiakirjoja. Strategiakauden lopulla asiakirjojen tilaaminen tutkijasalikäyttöön tulee mahdolliseksi VAKKAarkistotietokannan avulla. Tutkija- ja asiakaspalvelu sekä maksullinen palvelutoiminta Arkistoihin siirrettyihin aineistoihin kohdistuva asiakaspalvelu on yksi arkistolaitoksen perustehtävistä. Arkistolaitoksen yksiköiden yhtenäistä menettelyä asiakirjojen julkisuuden, salassapidon ja henkilötietojen tulkinnassa parannetaan tehostamalla Kansallisarkiston ja maakuntaarkistojen yhteistyötä ja kehittämällä ohjeistusta. Asiakaspalvelussa kiinnitetään erityistä huomiota alkuperäisten asiakirjojen suojaamiseen kulumiselta ja väärinkäytöksiltä. Suuntaamalla tutkijoita käyttämään mikrofilmattuja tai digitoituja aineistoja parannetaan paitsi asiakirjojen turvaa, varmistetaan myös niiden säilyminen käyttökelpoisina tuleville tutkijapolville. Maksullisissa palveluissa noudatetaan vahvistettuja maksuperusteita, joissa tavoitteena on kustannusvastaavuus. Arkistolaitoksen maksullinen palvelutoiminta on osa tieto- ja asiakaspalvelua. Syvällinen perehtyminen aineistoihin vahvistaa myös henkilökunnan ammatillista osaamista. Epäviralliseen tarkoitukseen tulevia sukututkimuksia tehdään kuitenkin vain, mikäli ne eivät haittaa muiden tehtävien hoitoa ja arkistolaitoksen tulostavoitteiden saavuttamista.

14 14 Verkkopalvelut Arkistolaitos kehittää verkkopalvelujaan verkkopalvelustrategiansa mukaisesti. Näin se lisää näkyvyyttään eri sidosryhmissä, tarjoaa laadukkaita ja toimintaa helpottavia viestintä- ja asiointipalveluja sekä parantaa tuottavuuttaan. Arkistolaitoksessa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöön suunniteltu VAKKA-arkistotietokanta, johon säilytysyksikkötason tiedot on syötetty pääosin vuoden 2007 loppuun mennessä. Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuvat strategiakauden loppuun asti, mikä edellyttää säännöllistä panostusta niin Kansallisarkistossa kuin maakunta-arkistoissakin. VAKAN hakuominaisuudet ja sen käytölle asetetut tavoitteet arvioidaan erillisarviointina osana arkistolaitoksen yleisarviointia Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilausten tekemisen verkon välityksellä. Tilausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää voimakasta taloudellista panostusta sekä riittävää testaamista, joka käynnistetään vuoden 2007 jälkeen, kun aineisto on kattavasti syötetty VAKKA-arkistotietokantaan. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu strategiakauden lopulla. VAKKA-arkistotietokannan yhteyteen linkitetään digitaalisessa muodossa olevaa aineistoa. Verkkopalveluiden toteuttamisessa osallistutaan aktiivisesti kansainväliseen arkistoinnin periaatteita koskevaan keskusteluun ja yhtenäisten toimintakäytäntöjen kehittämiseen. Selvitykset Arkistolaitos laatii aineistoihinsa perustuen sekä julkisoikeudellisia että liiketaloudellisia selvityksiä. Virallista tarkoitusta varten pyydetyt julkisoikeudelliset selvitykset ovat ensisijaisia ja niiden toimittaminen tilaajalle määräajassa on yksi arkistolaitoksen tärkeimmistä tulostavoitteista. Virallisiin tarkoituksiin pyydetyt selvitykset kohdistuvat voimakkaimmin Mikkelin maakuntaarkistossa oleviin toisen maailmansodan rauhanteossa luovutettujen alueiden seurakuntien henkilöaineistoihin. Näiden virallisiin tarkoituksiin tehtyjen selvitysten määrä tulee vähitellen laskemaan, mutta strategiakauden kuluessa muutos ei ole merkittävä. Selvitysten kokonaismäärä kasvaa muiden selvitysten lisääntyessä. Määrän kasvuun vaikuttaa arkistoaineiston

15 15 kaksinkertaistuminen vuoteen 2020 mennessä. Arkistoihin luovutetaan 40 vuotta vanhemman aineiston lisäksi liikelaitostamisesta ja alueellistamisesta johtuen myös nuorempaa aineistoa. Etenkin sähköpostitse tapahtuvat yhteydenotot lisääntyvät. Selvitystoiminnasta ei näin ollen vapaudu voimavaroja muihin tehtäviin. Asiantuntijatehtävät Henkilökunnan asiantuntijuuden ylläpitäminen edellyttää yhteistyötä alan yliopistollisten oppiaineiden ja muiden oppilaitosten kanssa sekä vaikuttamista ja osallistumista niiden antamaan koulutukseen. Osaamisen ja syventävän koulutuksen arvostus vahvistaa arkistolaitoksen asiantuntijuutta. Arkistolaitos tukee tiedonhallinnan kehittämistä tutkimushankkeissa siten, että tieto- ja informaatiopalvelut voidaan sisällyttää hankkeen toimintasuunnitelmaan. Arkistolaitos tarjoaa erityisosaamistaan tutkimuksen käyttöön maksullisena palvelutoimintana. Tieteellisen tutkimuksen tukeminen kuuluu arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin ja tukee laitoksen oman osaamisen vahvistamista. Kansallisarkisto toimii maan heraldisena asiantuntijavirastona. Sen asettama heraldinen lautakunta valmistelee lausunnot valtion, kuntien ja kirkon kuvallisista tunnuksista, joista Kansallisarkiston on eri säännösten nojalla annettava lausuntonsa. Lautakunta seuraa ja edistää HTTheraldista kulttuuriatth ja tekee aktiivisesti toimialaansa koskevia esityksiä ja aloitteita. Se antaa heraldisista tunnuksista viranomaisten lisäksi lausuntoja myös yksityisille. Kirjastopalvelut Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka palvelee arkistolaitoksen ja Kansallisarkiston sisäistä ja ulkoista käyttäjäkuntaa sekä arkistoalan ja asiakirjalähteisiin perustuvan tutkimuksen tarpeita. Kirjasto on mukana kehittämässä erikoiskirjastojen yhteistä kansallista kirjastoverkostoa. Se osallistuu laadukkaiden ja helppokäyttöisten verkkopalveluiden tuottamiseen laatimalla verkkoon kokoelmiensa kuvailuja ja kirjaston käyttöön liittyvää koulutusaineistoa. Keskeisenä tavoitteena

16 16 strategiakaudella on arkistolaitoksen kirjastojen liittyminen Suomen tieteellisten kirjastojen väliseen Linnea 2-konsortioon ja kirjastojen kokoelmatietojen siirtäminen tieteellisten kirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään. Arkistolaitoksen kirjastotoimen erityisaloja ovat arkistotointa käsittelevän koti- ja ulkomaisen kirjallisuuden ohella asiakirjoja ja asiakirjahallintoa sekä heraldiikkaa ja sinettitiedettä koskevat teokset. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen kirjastoihin hankitaan arkistoalan kirjallisuuden lisäksi arkistoissa tehtävää Suomen historian perustutkimusta tukevaa historia-alan kirjallisuutta, aikakauslehtiä ja muita tietoaineistoja. Maakunta-arkistojen kirjastoissa erityistä huomiota kiinnitetään maakunnallisten erityiskokoelmien kokoamiseen ja omaan toimialueeseen liittyviin informaatiopalveluihin. Arkistolaitoksen erityisaloilta hankitaan myös vanhempaa, kokoelmista puuttuvaa koti- ja ulkomaista kirjallisuutta.

17 17 AINEISTOJEN SÄILYVYYDEN JA KÄYTETTÄVYYDEN TURVAAJA Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitoitujen aineistojen tuottaminen verkkoon parantaa asiakkaiden mahdollisuuksia käyttää aineistoja tasavertaisesti. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta. Toimintojen keskittäminen ja rakenteellinen yhteistyö muiden organisaatioiden kanssa vahvistavat osaamista ja parantavat toiminnan kustannustehokkuutta. Digitoinnille, mikrofilmaukselle ja konservoinnille laaditaan toisiaan tukevat kokonaissuunnitelmat. Digitointi Sähköisesti verkon kautta tarjotut julkiset tietopalvelut lisääntyvät voimakkaasti ja muodostavat keskeisen osan suomalaisen tietoyhteiskunnan palvelutarjonnasta. Verkossa olevan tiedon käyttö yleistyy kaikissa ikäryhmissä. Arkistolaitos on kirjastojen ja museoiden rinnalla tärkeä suomalaiseen yhteiskuntaan ja kulttuuriperintöön kohdistuvien tietopalveluiden tarjoaja verkossa. Arkistolaitoksen digitointistrategia perustuu kansalliseen tietoyhteiskuntastrategiaan, erityisesti opetusministeriön kulttuuriperinnön digitoinnille tietoyhteiskunnassa asettamiin keskipitkän aikavälin tavoitteisiin. Niiden mukaan keskeinen osa museoissa, arkistoissa ja kirjastoissa olevasta kulttuuriperinnöstä on digitoitu muistiorganisaatioiden laatimien priorisointisuunnitelmien mukaisesti vuoteen 2010 mennessä. Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää huomattavien lisävoimavarojen osoittamista muistiorganisaatioiden tiedonhallinta- ja digitointikeskuksille. Arkistolaitoksen digitointitoiminta kohdistuu strategiakaudella aineistojen käytössä keskeisten hakemistojen digitointiin. Tämä mahdollistaa tieteellisen tutkimuksen tarvitsemien aineistojen tilaamisen sekä myöhemmin keskeisten lähteiden etäkäytön ja kansalliseen sivistysperintöön kuuluvien aineistojen alueellisesti tasa-arvoisen saatavuuden. Digitointitoiminta parantaa edellytyksiä tuottaa kulttuurisia sisältötuotteita, kuten oppimateriaaleja ja interaktiivisia aineistoja.

18 18 Aineistojen laajuuden vuoksi vain pieni osa asiakirjallisesta kulttuuriperinnöstä voidaan tai on tarkoituksenmukaista digitoida. Pääpaino strategiakaudella on mikrofilmien digitoinnissa arkistolaitoksen digitointisuunnitelman mukaisesti. Mikrofilmejä digitoimalla keskeiset aineistot voidaan saattaa nopeasti verkkokäyttöön. Tämä vähentää pitkällä aikavälillä mikrofilmien kopiointia ja lainausta ja säästää tähän toimintaan kohdistettavia voimavaroja. Yleisimmin käytettyjen asiakirjasarjojen ja karttojen digitointi on tärkeä keino parantaa aineistojen saatavuutta ja lisätä niiden käyttöä eri asiakasryhmien keskuudessa. Takautuva digitointi ei kuitenkaan ole vaihtoehto analogisessa muodossa alun perin luotujen aineistojen pysyvälle säilyttämiselle. Arkistolaitoksen digitointitoiminta keskitetään Kansallisarkistoon ja Mikkelin maakunta-arkistoon. Opetusministeriön tuella Kansallisarkistoon perustetun digitointikeskuksen toimintaa kehitetään siten, että aineistojen digitoinnista ja aineistojen verkkotarjonnasta muodostuu osa arkistolaitoksen perustoimintaa. Mikkelin maakunta-arkiston digitointitoimintaa vahvistetaan, jotta arkistolaitos voi tehokkaasti hyödyntää Mikkeliin eri organisaatioiden yhteistyönä suunnitellun arkistointi- ja digitointikeskuksen osaamista. Digitoidun aineiston pitkäaikaissäilytyksen sijoituspaikasta päätetään. Arkistolaitos kiinnittää toiminnassaan erityistä huomiota rakenteellisen yhteistyön kehittämiseen tietopalvelulaitosten välillä synergian saamiseksi aineistojen säilyttämiseen, digitointiin ja tietopalveluihin liittyvissä kysymyksissä. Erityiskohteita ovat äänitteiden digitointi sekä vaativa värimikrokuvaus ja digitointi, esimerkiksi karttojen digitointi. Rakenteellisen yhteistyön tulee lisätä toiminnan tehokkuutta ja säästää kustannuksia. Arkistolaitos asettaa digitointia edistävän ja koordinoivan yhteistyöelimen, joka edustaa laajasti arkistoalan eri toimijoita. Mikrokuvaus Mikrokuvausohjelma saatetaan ajan tasalle. Kansallisarkisto vastaa arkistolaitoksen strategiakaudella mikrokuvattavan aineiston varsinaisesta kuvaamisesta. Mikrofilmien kopiointi- ja lainaustoiminta keskitetään kokonaan Mikkelin maakunta-arkistoon, joka vastaa myös

19 19 arkistolaitoksen tallefilmien säilyttämisestä. Mikrofilmien kopiointi- ja lainaustoimintaa pyritään merkittävästi vähentämään digitoimalla mikrofilmejä digitointistrategian mukaisesti. Toiminnoissa tapahtuvan painotuksen muuttuminen otetaan huomioon arkistolaitoksen voimavarojen kohdentamisessa. Konservointi Konservointitoiminnan tavoitteena on turvata arkistoissa olevan aineiston säilyvyys ja käytettävyys. Digitointi ja mikrokuvaus vähentävät alkuperäisaineiston käyttöä ja suojaavat sitä kulutukselta. Strategiakaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossa konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa selvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa kustannusten säästämiseksi ja konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittämisen tavoitteena on ennen muuta laajojen aineistokokonaisuuksien järjestelmällinen ja korkeatasoinen konservointi. Keskittämissuunnitelmassa otetaan erityisesti huomioon asiakirjojen siirtämiseen liittyvät riskit. Keskittäminen ei saa vaarantaa maakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessä kartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen määrä arvioidaan ja asiakirjojen tietosisällön turvaaminen otetaan huomioon konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin kokonaisstrategiassa.

20 20 SUOMALAISTA YHTEISKUNTAA KUVAAVAN YKSITYISEN ASIAKIRJAPERINNÖN TALLENTAJA Arkistolaitoksella on kokonaisvastuu Suomen historiaa ja suomalaista yhteiskuntaa kuvaavan asiakirja-aineiston kokoamisesta ja säilyttämisestä sekä aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden tarjoamisesta tutkijoille ja muille asiakasryhmille. Yksityisarkistot täydentävät oleellisella tavalla viranomaisarkistojen antamaa kuvaa suomalaisesta yhteiskunnasta. Yksityisen asiakirja-aineiston hankinnassa pyritään siihen, että aineistot edustavat autenttisesti, tasapuolisesti ja riittävästi eri aikakausien keskeisiä toimijoita. Arkistolaitos kiinnittää erityistä huomiota etnisten vähemmistöjen ja muiden yhteiskunnassa vähälle huomiolle jäävien ryhmien aineistojen säilyttämiseen. Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikkö vastaa työnjaon kehittämisestä Kansallisarkiston, maakunta-arkistojen, yksityisten keskusarkistojen, kotiseutuarkistojen ja muiden yksityisarkistoja keräävien tietopalvelulaitosten kesken. Arkistolaitos asettaa asiantuntijaelimen koordinoimaan yksityisarkistopolitiikkaa. Aineistojen hankintaa tuetaan aktiivisella viestinnällä sekä säännöllisellä yhteydenpidolla keskeisiin sidosryhmiin. Yhteiskunnan ja kulttuurin dokumentointi Yksityisten henkilöiden, järjestöjen ja liikeyritysten arkistoilla on tärkeä asema muodostettaessa kuvaa Suomen historiasta. Ne täydentävät viranomaisten arkistoissa olevaa tietoa ja valottavat tapahtumien kehitykseen vaikuttaneita taustatekijöitä. Yksityishenkilöillä ja muilla yksityisillä arkistonmuodostajilla ei ole lakiin perustuvaa velvollisuutta luovuttaa aineistojaan arkistoihin. Sen vuoksi yksityisten aineistojen hankkiminen edellyttää arkistoilta erityistä aktiivisuutta. Arkistolaitosta kohtaan tunnettu luottamus perustuu luovuttajien tahdon ja luovutussopimuksissa määriteltyjen periaatteiden ja toimintakäytäntöjen kunnioittamiseen ja tarkkaan noudattamiseen. Yksityisarkistojen hankinta, järjestäminen ja säilyttäminen vaativat arkistoilta suhteellisesti suurempaa työpanosta kuin viranomaisten arkistot. Yksityinen aineisto on usein järjestämätöntä eikä luovuttajaa voida velvoittaa järjestämään sitä ennen sen luovuttamista. Vaikka kaikkea arkistoihin tarjottavaa aineistoa ei ole mahdollista ottaa pysyvästi säilytettäväksi, arkistolaitos luo toiminnallaan ilmapiiriä, joka arvostaa asiakirjallista perintöä ja turvaa myös tavallisten ihmisten elämästä kertovan aineiston säilyttämisen tutkimuksen tarpeisiin.

21 21 Arkistolaitoksella on asiantuntijaorganisaationa vastuu ja oikeus järjestää, kuvailla ja seuloa luovutettava aineisto arkistolaitoksen yleisten periaatteiden mukaan. Luovuttajalle selvitetään aineiston arvonmäärityksen perusteet ja seulottava aineisto voidaan hävittämisen sijasta palauttaa luovuttajalle hänen niin tahtoessaan. Yksityisarkistojen seulonnassa ei noudateta viranomaisarkistojen seulonnalle asetettuja määrällisiä tavoitteita. Yksityisarkistojen järjestämiseen haetaan mahdollisuuksien mukaan ulkopuolista rahoitusta. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot kiinnittävät kukin omalla toiminta-alueellaan erityistä huomiota suomalaisen yhteiskunnan muutoskehityksestä kertovan yksityisluontoisen arkistoaineiston kokoamiseen. Suomeen ja 1970-luvulla tulleiden pakolaisten, maassa olevien etnisten vähemmistöjen ja muiden helposti valtayhteiskunnan marginaaliin jäävien ryhmien ja henkilöiden asiakirja-aineistojen keräämiseen laaditaan vuonna 2006 hankintaohjelma. Arkistolaitoksessa jo olevaa erityisosaamista hyödynnetään yksityisarkistojen järjestämisessä. Monipuolinen viestintä on oleellinen osa yksityisarkistotoimintaa. Näyttelyiden, tilaisuuksien ja median välityksellä tehdään tunnetuksi arkistojen käyttömahdollisuuksia sekä niissä olevaa historiallisesti merkittävää asiakirja-aineistoa. Aktiivisen viestinnän ja sidosryhmätoiminnan tehtävänä on tukea yksityisarkistojen hankintaa. Yhteistoiminnan tehostamiseksi arkistolaitos asettaa vuonna 2005 yksityisarkistopolitiikkaa kehittämään ja koordinoimaan asiantuntijaelimen, jossa on edustajia arkistolaitoksesta, tutkijakunnasta sekä yksityisarkistoja säilyttävistä laitoksista. Arkistolaitos valmistelee myös suosituksen yksityisarkistojen hankinnasta, säilytyksestä ja hoidosta. Suositus koskee sekä arkistolaitosta että muita yksityisarkistoja vastaanottavia laitoksia. Yhteistoiminta valtionapuarkistojen kanssa Yksityisarkiston omistaja päättää siitä, mihin arkistoon hän aineistonsa luovuttaa. Arkistolaitos ottaa arkistojen luovuttamisesta neuvotellessaan huomioon yksityisarkistojen pysyvästä säilyttämisestä vastaavien laitosten keskinäisen työnjaon ja pyrkii ohjaamaan aineistot siihen arkistoon, jossa niiden pysyvä säilyttäminen on aineistojen säilyvyyttä ja käyttöä ajatellen tarkoituksenmukaisinta.

22 22 Arkistolaitos tukee yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten yhteistoiminnan lisäämistä. Keskeisenä päämääränä ovat yhtenäiset hankinta- ja säilytysperiaatteet, laitosten välisen toiminnan hyvä koordinaatio, yhteiset aineistorekisterit sekä voimakas panostus verkkopalveluihin. Yhteistoimintaa tehostamalla valtionapuarkistot parantavat asiakaspalveluaan ja lisäävät kustannustehokkuuttaan. Arkistolaitos pyrkii omilla toimillaan turvaamaan sen, ettei lakisääteistä valtionapua saavien arkistojen rahoitus jää jälkeen arkistolaitoksen resurssikehityksestä. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä laajennetaan siten, että se kattaa vuoden 2010 loppuun mennessä keskeiset yksityisarkistoja keräävät tietopalvelulaitokset. Tietojen liittäminen yksityisarkistorekisteriin edellyttää, että arkistosta vastaava laitos sitoutuu noudattamaan arkistolaitoksen suositusta yksityisarkistojen hankinnasta, säilytyksestä ja hoidosta.

23 23 TUTKIMUS- JA KOULUTUSTOIMINTA Arkistoja hyödyntävän tutkimuksen edistäminen ja arkistotoimeen kohdistuva tutkimus kuuluvat arkistolaitoksen lakisääteisiin perustehtäviin. Tieteellisen tutkimuksen arvostus ja korkeatasoinen, järjestelmällinen koulutus luovat vahvan osaamisperustan arkistolaitoksen kaikissa tehtävissä. Tutkimuksen edistämisessä, arkistotieteellisessä tutkimuksessa ja tutkijankoulutuksen kehittämisessä arkistot toimivat läheisessä yhteistyössä yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa. Kansainvälinen yhteistyö on merkittävä osa tutkimus- ja koulutustoimintaa. Arkistolaitoksen julkaisupolitiikka on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Julkaisutoiminnan tavoitteena on tuottaa korkeatasoisesti toimitettuja aineistoja tutkimuksen käyttöön sekä tehdä tunnetuksi arkistoissa olevia aineistoja ja arkistolaitoksen toimintaa. Arkistotiede Arkistotieteen tehtävänä on tuottaa tutkimukseen perustuvaa tietoa, joka tukee käytännön arkistotointa. Pääasiallinen vastuu arkistotieteen kehittämisestä on yliopistolaitoksella. Pysyvän professuurin perustaminen arkistotieteeseen on välttämätöntä Suomen arkisto- ja asiakirjahallinnon teoreettisen osaamisperustan säilyttämiseksi nopeasti kehittyvällä pohjoismaisella ja kansainvälisellä tasolla. Arkistolaitos tukee arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon kohdistuvan tutkimuksen ja opetuksen vahvistamista myös niillä muilla aloilla, joilla arkistoura on tärkeä uravaihtoehto, erityisesti historia- ja hallintotieteissä. Arkistolaitos kehittää valmiuksiaan osallistua yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa yhteisiin, projektiluonteisiin hankkeisiin, jotka tukevat teoreettisen arkistotieteen soveltamista käytännön arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon. Vuorovaikutus arkistolaitoksen ja yliopistojen välillä on keskeistä sekä arkistotieteen että arkistotoimen kehittämisessä. Arkistolaitos tukee pohjoismaisten arkistolaitosten tavoitetta vahvistaa pohjoismaista, kansainvälisillä kielillä tapahtuvaa arkistotieteellistä julkaisutoimintaa. Arkistolaitos tukee henkilökuntansa osallistumista kansainvälisiin arkistotieteellisiin tutkimushankkeisiin, kongresseihin ja muihin tapahtumiin, jotka syventävät laitoksen teoreettista ja

24 24 käytännöllistä osaamisperustaa ja vahvistavat sen kykyä vastata tehtäviensä korkeatasoisesta hoitamisesta. Toiminta tutkimuslaitoksena Arkistotoimeen kohdistuvan tutkimuksen tulee olla säännöllistä ja tavoitteenasettelultaan pitkäjänteistä. Arkistolaitoksen kannalta keskeisiä erityisosaamisalueita ovat arkistotieteen ohella muun muassa paleografinen tutkimus, diplomatiikka, eri aikakausien hallintojärjestelmiin kohdistuva hallintohistoriallinen ja hallintotieteellinen tutkimus, henkilöhistoria sekä tietojenkäsittelytiede ja informatiikka. Kosketuspintaa on myös moniin muihin tieteenaloihin, etenkin historia- ja yhteiskuntatieteisiin. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta kohdistuu niille aloille ja niihin hankkeisiin, jotka vahvistavat arkistoalan osaamisperustaa ja parantavat arkistolaitoksen valmiuksia hoitaa sille osoitettuja tehtäviä. Oman tutkimustoimintansa kohdentamiseksi arkistolaitos selvittää strategiakauden aikana ne asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ilmiöt ja prosessit, joihin kohdistuvalla tieteellisellä tutkimuksella voidaan entistä paremmin ymmärtää ja hallita asiakirjallista tietoa sen elinkaaren kaikissa vaiheissa. Syvällinen kokoelmatuntemus, joka parhaimmillaan näkyy kokoelmiin kohdistuvassa tieteellisessä tutkimuksessa, parantaa arkistolaitoksen palvelukykyä. Tutkimustoiminta edellyttää tieteellisen koulutuksen saaneiden osuuden nostamista arkistolaitoksen henkilökunnassa, samoin yhteistyötä ammattitutkijoiden kanssa, jotka määräaikaisissa tutkimushankkeissa työskennellessään voivat olla palvelusuhteessa arkistolaitokseen. Sellaisilla arkistolaitoksen kannalta tärkeillä aloilla, joilla arkistolaitoksella ei ole mahdollisuuksia osallistua varsinaiseen tutkimustoimintaan, osallistutaan sidosryhmänä tutkimusproblematiikan määrittelyyn ja tutkimuksen suuntaamiseen mahdollisuuksien mukaan myös arkistolaitoksen toimintaa tukeviin kohteisiin. Tutkimustoiminta toteutetaan pääosin ulkopuolisella, projektityyppisellä rahoituksella. Arkistolaitos osallistuu sekä kotimaisiin että kansainvälisiin toimialan tutkimushankkeisiin ja on valmis vastaamaan myös hankkeiden johtamisesta ja hallinnosta. Keskeisiä yhteistyökumppaneita ovat yliopistot, tutkimuslaitokset, toiset arkistot ja muut muistiorganisaatiot.

25 25 Tutkimuksen edistäminen Arkistolaitos vastaa siitä, että tärkeimmät tutkimusaineistot ovat tutkijoiden helposti käytettävissä. Arkistolaitoksen tietopalvelutoiminta on osa tutkimuksen edistämistä. Tietopalveluita voidaan rajoitetussa määrin tarjota tutkimushankkeille maksullisena palvelutoimintana siten, että arkistolaitoksen palveluksessa oleva asiantuntija osallistuu hankkeen tietopalveluiden suunnitteluun ja aineistojen hankintaan. Yksityisarkistoilla on julkisten arkistojen rinnalla tärkeä asema tutkimuksessa. Eri aikakausia ja toimijoita edustavien henkilöarkistojen ja muiden yksityisarkistojen määritteleminen ja saaminen arkistoihin edellyttää arkistoilta erityistä aktiivisuutta ja läheistä vuorovaikutusta tutkijayhteisön kanssa. Arkistolaitos seuraa sitä lähellä olevien tieteenalojen lisäksi arkistolaitoksen ulkopuolella tapahtuvaa tutkimusta ja kehittää edellytyksiään palvella myös sitä. Yhteistyötä Tilaushistoriakeskuksen kanssa jatketaan. Arkistolaitos lisää henkilökuntansa tuntemusta arkistojen käyttöön liittyvistä tutkimuseettisistä kysymyksistä. Arkistoalan ammatillinen koulutus Arkistolaitoksen antama koulutus on ensinnäkin tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle ja arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa.

26 26 Tampereen yliopistossa on mahdollista suorittaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen erikoistumisopintoja sisältäviä korkeakoulututkintoja sekä harjoittaa alan jatko-opintoja. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnon kanssa vaihtoehtoinen ammatissa jo työskentelevien pätevöittävän koulutuksen väylä. Tutkintojen suorittamista edellytetään pääsääntöisesti arkistolaitoksen ja asiakirjahallinnon johtajatason tehtäviin, valvontatehtäviin ja vaativiin asiantuntijatehtäviin valittavilta. Turun yliopiston asiakirjahallinnon koulutusohjelma on ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattu arkistonhoitotutkinto antaa tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämän ammatillisen osaamisen. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos päättää ulkopuolisten toimijoiden antaman arkistotoimen ja asiakirjahallinnon koulutuksen hyväksymisestä arkistolaitoksen tehtäviin pätevöittäväksi ammatilliseksi erityiskoulutukseksi. Arkistolaitos seuraa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon koulutusta arkistolaitoksen ulkopuolella ja pyrkii jo ennalta vaikuttamaan siihen, että koulutus täyttää alan ammatilliselle pätevöitymiselle asetettavat vaatimukset. Julkaisutoiminta Internet on arkistolaitoksen aineistoihin perustuvien tietopalveluiden keskeinen jakelukanava. VAKKA-arkistotietokanta toimii perushakuvälineenä arkistolaitoksen säilyttämiin aineistoihin. Asiakkaiden yleisesti käyttämien asiakirjojen digitointi kuuluu arkistolaitoksen perustoimintoihin, mutta kulttuuriperinnön digitoinnille asetettujen kansallisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää erityisrahoitusta muistiorganisaatioiden yhteisiin hankkeisiin. Internetin yleistyminen digitoitujen asiakirja-aineistojen käytössä vähentää painettujen lähdejulkaisujen tarvetta. Arkistolaitos jatkaa yleisluettelotyyppisten hakuvälineiden julkaisemista painettuna. Tieteellisesti editoidut ja kommentoidut painetut lähdejulkaisut ovat perusteltuja silloin, kun on kyse tutkimuksellisesti erityisen merkittävistä, suhteellisen suppeista asiakirjamääristä, joiden tulkinta edellyttää vaikeasti hankittavia erityisvalmiuksia. Julkaisutoiminta parantaa mahdollisuuksia

27 27 käyttää asiakirjoja tieteellisesti luotettavalla tavalla ja tukee arkistolaitoksen asiakaspalvelutoimintaa. Julkaisutoimintaa varten arkistolaitoksella on seuraavat julkaisusarjat: (1) Toimitusten sarja, jossa julkaistaan arkistolaitoksen omaan tutkimukseen perustuvat monografiat ja artikkelikokoelmat, arkistolaitoksen järjestämien arkistoalan ammatillisten kongressien ja seminaarien alustukset ja asiakirjat, kouluille ja muille erityisryhmille suunnatut oppi- ja tietoaineistot sekä arkistolaitosta ja sen kokoelmia tunnetuksi tekevät painatteet (2) Luettelosarja, jossa julkaistaan yleisluetteloita ja muita painettuja luetteloita (3) Lähdejulkaisusarja, jossa julkaistaan keskeisiä asiakirjoja, yleensä tieteellisesti kommentoituina Arkistolaitoksen oman tutkimuksen ja muun toiminnan tulokset julkaistaan pääsääntöisesti arkistolaitoksen omissa julkaisusarjoissa. Tieteellisessä julkaisutoiminnassa pyritään yhteistyöhön yliopistojen, muiden arkistojen ja tieteellisten seurojen kanssa. Harkinnan mukaan arkistolaitoksen sarjoihin voidaan ottaa julkaistavaksi muita teoksia, jotka liittyvät arkistolaitoksen toimintaan. Esitteitä, näyttelyluetteloita ja muuta tilapäiseen käyttöön tarkoitettua aineistoa voidaan julkaista sarjojen ulkopuolella. Julkaisutoiminnassa noudatetaan arkistolaitoksen tunnistettavuuden lisäämiseksi arkistolaitoksen graafista ohjesääntöä. Julkaisemisessa otetaan huomioon kaksikielisyyden vaatimukset. Julkaisusarjoissa voidaan julkaista painatteita myös englanniksi tai muilla kansainvälisillä kielillä. Julkaisutoiminnalle valmistellaan vuoden 2005 aikana erillinen julkaisustrategia ja sarjoille nimetään vastuulliset toimittajat. Maakunta-arkistojen ja heraldiikkaan kohdistuvan julkaisutoiminnan asemasta päätetään julkaisustrategiassa. Arkistolaitoksen johtoryhmä toimii julkaisuvaliokuntana, joka päättää kustannettavaksi otettavista julkaisuista ja verkossa julkaistavista aineistoista.

28 28 AKTIIVINEN VIESTINTÄ Arkistolaitos on kansallisesti merkittävä tietopalveluorganisaatio, jonka viestintä on aktiivista ja monipuolista. Viestinnän tavoitteet ja toimintakäytännöt on määritelty viestintäsuunnitelmassa, jota tarkistetaan säännöllisesti. Viestintä palvelee arkistolaitoksen johtamista, parantaa toiminnan sisäistä koordinaatiota ja edistää strategisten tavoitteiden saavuttamista. Viestintä tukee arkistolaitoksen asiakaspalvelu- ja viranomaistoimintaa tuottamalla perustietoa arkistoista, niiden aineistoista ja asiakirjahallinnosta sekä vastaamalla asiakkaiden yleisesti esittämiin kysymyksiin. Viestintä tukee ja toteuttaa arkistolaitoksen toiminta-ajatusta ja visiota, tuottaa aktiivisesti ja suunnitelmallisesti tietoa arkistolaitoksen tavoitteista ja toiminnasta, pyrkii joustavaan vuorovaikutukseen asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa sekä vastaa siitä, että henkilöstöllä on tehtävien hoitamiseen ja toiminnan kehittämiseen tarvittavat tiedot ja vaikutusmahdollisuudet. Viestinnän ja hyvän tiedonhallintatavan merkitystä toiminnassa korostetaan siten, että kaikki työntekijät mieltävät sen tärkeäksi osaksi arkistolaitoksen palvelutoimintaa ja omia työtehtäviään. Arkistolaitoksen viestinnän tavoitteet ja toimintakäytännöt määritellään säännöllisesti päivitettävässä viestintäsuunnitelmassa, johon Kansallisarkiston yksiköiden ja maakunta-arkistojen viestintäsuunnitelmat perustuvat. Arkistolaitoksen ulkoinen viestintä perustuu hyvään tiedonhallintatapaan, johon kuuluu julkisuusperiaate ja joka tukee laitoksen asiakaspalvelu- ja viranomaistoimintaa. Arkistolaitos tuottaa monipuolisesti tietoa tarjoamistaan palveluista ja hyödyntää aineistojaan tehdäkseen tunnetuksi Suomen asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkitystä. Tuotettava tieto on ajanmukaista, avointa, luotettavaa ja kieleltään helposti ymmärrettävää. Arkistolaitoksen viestintä on pääasiassa suomen- ja ruotsinkielistä. Mahdollisuuksien ja tarpeiden mukaisesti otetaan huomioon saamenkielisen väestön tarpeet sekä muut keskeiset kieliryhmät. Keskeinen tieto tarjotaan ajantasaisesti myös englanniksi. Vuosittain järjestettävä pohjoismainen Arkistojen päivä on yksi tapa levittää arkistoista tietoa suurelle yleisölle.

29 29 Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Graafinen yhtenäisyys on tärkeä osa julkisuuskuvaa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Erityisesti pyritään paikallishistoriaan, kotiseutuun ja sukututkimukseen liittyvien sähköisten tietoaineistojen sekä muussa muodossa olevan kohdennetusti valmistellun materiaalin tuottamiseen kouluille ja muille käyttäjäryhmille. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Sisäisessä viestinnässä jokainen työntekijä on sekä tiedon käyttäjä että sen tuottaja. Onnistuneen sisäisen viestinnän ansiosta kaikilla organisaatiossa toimivilla on tiedossaan toiminnan tavoitteet ja kunkin omassa tehtävässään tarvitsemansa oleelliset tiedot. Viestinnän avulla työntekijät voivat vaikuttaa oman tehtävänsä, oman yksikkönsä ja koko arkistolaitoksen toiminnan kehittämiseen. Yksiköiden viestintäsuunnitelmissa esitetään selkeästi, mitä on kunkin yksikön tuottama tieto ja millä tavoin se on tarkoitus asettaa käytettäväksi ja pitää ajantasaisena. Arkistolaitoksen yhteistä intranetiä kehitetään arkistolaitoksen ja sen yksiköiden sisäisen viestinnän pääkanavaksi. Tiedonsaantia helpottavat arkistolaitoksen yhteiset toimisto-ohjelmat. Toimiva sisäinen viestintä luo edellytykset onnistuneelle ulkoiselle viestinnälle.