Presentaatiopohja. Tulorekister: palkkatietojen ilmoittaminen

Transkriptio

1 Presentaatiopohja Tulorekister: palkkatietojen ilmoittaminen Verkkoseminaari Esimerkkejä klo 10 käytöstä

2 Aiheet Mitä tulorekisteri käytännössä tarkoittaa? Mikä on muuttunut tulorekisterin myötä? Tulorekisteriin annettavat ilmoitukset Perustietoa tulorekisteristä Mitä on käytössä Sähköisen asiointipalvelun käyttö Tulorekisterin asiakaspalvelu 2

3 Tulorekisteri Tiedon käyttäjät Kela Työeläkelaitokset ja ETK Työllisyysrahasto Verohallinto Työnantaja Etuuden maksaja Työllisyysrahasto (aikuiskoulutusetuudet) Ahvenanmaa * Työttömyyskassat Vahinkovakuutusyhtiöt Kunnat ja kuntayhtymät TEM:n hallinnonala Työsuojeluviranomaiset Tilastokeskus Tapaturmavakuutuskeskus Potilasvakuutuskeskus Ulosotto Palkansaaja Etuustulon saaja * Ahvenanmaan maakunta, sen viranomaiset ja kunnat

4 Yksi rekisteri yksi standardoitu tapa toimia Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Suorituksen maksajat ovat ilmoitusvelvollisia ja ilmoittavat tiedot tulorekisteriin reaaliaikaisesti maksukohtaisesti yhteisesti hyväksyttyjen vakioitujen standardien mukaisesti. Tulorekisterin tehtävä on yksinkertainen: Tulorekisteri kokoaa tiedon yhteen ja välittää sen eteenpäin tietoa tarvitseville tahoille. Tulorekisteri ei muokkaa eikä jalosta sinne syötettyä tietoa, vaan toimii raakadatan välittäjänä. 4

5 Tulorekisteri otettiin käyttöön Tulorekisteriin ilmoitetaan ja sen jälkeen maksetut palkat ja suoritukset sekä näihin tuloihin tehtävät korjaukset. Työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin. Esimerkiksi kotitaloustyönantajat, yhdistykset ja järjestöt, taloyhtiöt ja kaikki palkkoja maksavat yritykset ilmoittavat tulorekisteriin. Tietojen ilmoittamisen aikataulu on muuttunut. Palkansaaja voi katsella omia tietojaan tulorekisteristä. 5

6 Mitä Verohallinnon tietovirtoja tulorekisteri korvaa? Vuoden 2019 alusta lukien Työnantajasuoritusten osalta korvaa: Työnantajan tai suorituksen maksajan - vuosi-ilmoitus (7801) - vuosi-ilmoituksen maksajakohtaiset tiedot - vuosi-ilmoitus, saajakohtainen erittely ilman kustannusten korvauksia - Palkansaajan kustannusten korvaukset Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoitus (7809) palkkojen osalta Kansainvälisiin työskentelytilanteisiin liittyvistä lomakkeista korvaa: Tarkkailuilmoitus (5053a, Ilmoitus ulkomaanpalkasta, jonka ennakonpidätykseen on sovellettu kuuden kuukauden sääntöä) NT2-lomake (5052a, Ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa Ulkomaantyö) Vuodesta 2020 alkaen vuosi-ilmoitukset: Erittely eläkkeistä ja etuuksista (7803) Takautuvien eläkkeiden erittely (7817) Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus (4001), työnantajasuoritusten tiedot Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista (4001), muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 25 Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista (4001), muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 69 Lähdevero rojalteista NT1-lomake (6134a, Ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa, kun työ tehdään muussa Pohjoismaassa) Ilmoitus vuokratyöntekijästä (6147a, Ilmoitus vuokratyöntekijästä, jonka työnantaja ja palkanmaksaja on ulkomailla) Työttömien korvauspäivät (VSKORVPV) Rajoitetusti verovelvollisen vuosiilmoitukselta (7809) etuuksien suorituslajit

7 Mitä muiden käyttäjien tietovirtoja tulorekisteri korvaa? Vuodesta 2019 lähtien tulorekisteri korvaa vuosi- ja kuukausi-ilmoitukset työeläkelaitoksille vuosi-ilmoitukset Työttömyysvakuutusrahastolle (TVR) työtapaturmavakuuttamisen vuosi-ilmoituksen Tulorekisteri korvaa myös työnantajilta ja tulonsaajilta pyydettäviä palkkaselvityksiä ja -todistuksia, jos täydentävät tiedot annetaan. Tulorekisteriin toimitettuja tietoja hyödynnetään mm. etuuksien laskennassa, asiakasmaksujen määräämisessä ja eri viranomaisten valvonnassa ja tilastoinnissa Verohallinto 7

8 Mikä muuttui tulorekisterin myötä?

9 Keskeistä menettelyssä Tulorekisteriin ilmoitetaan ja sen jälkeen maksetut suoritukset ja näihin tuloihin tehtävät korjaukset. Vuonna 2018 ja sitä ennen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan entiseen tapaan kullekin viranomaiselle erikseen. Tulorekisteriin annetut tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuoden ajan, mikä vastaa sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. Tulorekisteri ei luo uusia tiedonsaantioikeuksia. Kaikki tulorekisterin tiedot eivät ole vapaasti kaikkien saatavilla. Lainsäädäntö määrittelee, mitä tietoa kukin tiedon käyttäjä saa nähdä tai käyttää. Yhdellä ilmoituksella annetaan eri viranomaisten tietoja. 9

10 Muutokset menettelyyn Verohallinnon, työeläkelaitosten, Työllisyysrahaston ja tapaturmavakuuttajien palkkoihin liittyvistä vuosiilmoituksista ja erilaisista kuukausi-ilmoituksista luovutaan tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin, josta ne siirtyvät ko. viranomaisille heidän tiedonsaantioikeuksiensa mukaisesti. Tiedot ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti. yksi palkkatietoilmoitus per työntekijä Yksi palkkatietoilmoitus sisältää yhden maksupäivän tiedot. Ennakonpidätyksiä ei ilmoiteta erikseen. Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu. Tiedot ilmoitetaan maksupäivästä viiden päivän kuluessa. maksupäivä = palkkapäivä Kotitaloudet ilmoittavat pääsääntöisesti kuukausittain tiedot. Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksu yritys antaa yhden ilmoituksen kerran kuukaudessa Luontoisedut ilmoitetaan uudella tavalla. Vaikka luontoiseduista olisi peritty korvaus, edun määrä on ilmoitettava täysimääräisenä. 10

11 Mihin tulorekisteri ei vaikuta? Tulorekisteri ei vaikuta maksamisen velvoitteisiin tai rahavirtoihin. Muutos koskee vain ilmoittamista. Tulorekisteri ei määrittele sitä koska palkka pitää maksaa. Tulorekisteri ei muuta palkkakirjanpitoa eikä kirjanpidon säilyttämiseen liittyviä velvoitteita. Tulorekisteri ei poista palkkalaskelmaa. Tulorekisteri ei poista tuloveroilmoittamista. 11

12 Mitä tulorekisteri tarkoittaa kansalaisille? Tulorekisteri ei luo uusia velvoitteita tulonsaajalle. Tulonsaaja voi nähdä kaikki itseään koskevat tulotiedot tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Palkkatiedot, eläketulojen tiedot sekä tiedot maksetuista etuuksista ovat jatkossa helposti kansalaisen saatavilla yhdestä paikasta reaaliaikaisesti. Tulonsaajan ei tarvitse jatkossa toimittaa tulorekisteriin ilmoitettuja tulotietoja tulorekisterin tiedon käyttäjille, esim. Kelalle tai työttömyyskassalle. Tulorekisteri antaa ensimmäistä kertaa tulonsaajalle reaaliaikaisen kokonaiskuvan hänen palkka- ja etuustiedoistaan. Myös kotitalouden on ilmoitettava maksamansa palkat tulorekisteriin. 12

13 Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan? Tulorekisteriin ilmoitetaan: Palkat, palkkiot, luontoisedut ja muut ansiotulot, kuten työkorvaukset Matkakustannusten korvaukset, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi Palkkaennakot Tulonsaajasta ja maksajasta tiettyjä tietoja Tulorekisteriin ei ilmoiteta: Työnantajan tositteen perusteella maksamat matka- ja majoittumiskorvaukset, kuten matkaliput tai hotellilaskut Stipendit, apurahat, ammattiliittojen jäsenmaksut ja työttömyyskassamaksut Yrittäjän työtulo, jos yrittäjä on vakuutettu yrittäjän eläkelain tai maatalousyrittäjän eläkelain mukaan 13

14 Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin eri kanavia käyttäen Tiedot siirtyvät tulorekisteriin suoraan palkkahallintojärjestelmästä. - Ei erillistä kirjautumista ilmoittamishetkellä. - Tulorekisteri on integroitu palkkahallintojärjestelmään. - Rajapinnan käyttö edellyttää varmenteen hakemista. Esimerkiksi Palkka.fi Tiedot voidaan ladata tiedostona. - Vaatii erillisen kirjautumisen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun. - Kirjaudu verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, varmennekortilla - Ei tarvita varmennetta. - Nimenkirjoitusoikeudellisen on valtuutettava muut käyttäjät tulorekisterin rooleihin. Tiedot syötetään käsin. - Vaatii erillisen kirjautumisen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun. - Kirjaudu verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, varmennekortilla. - Ei yhteyttä palkkahallintojärjestelmään. - Ei tarvita varmennetta. Tiedot annetaan paperilomakkeella. - Erityisestä syystä. 14

15 Tulorekisteriin annettavat ilmoitukset Tietosisältö on jaettu kahteen ilmoitukseen: 1. Palkkatietoilmoitus (tulonsaajakohtainen) Pakolliset tiedot (P) Täydentävät tiedot (V) Täydentävät tulolajit Muut täydentävät lisätiedot 2. Työnantajan erillisilmoitus (yrityskohtainen) Tiedot, joita ei ilmoiteta palkkatietoilmoituksella Palkkojen tietosisältö on rakennettu yhdessä tiedon käyttäjien ja tuottajien kanssa. Jokaista tulorekisterin tietoa tarvitsee joku käyttäjä ts. turhaa tietoa ei ole. 15

16 Palvelussuhteen tiedot Palkat / ansiotulot Erikseen ilmoitettavat tulolajit Vakuuttamistiedot Perustiedot / yhteystiedot Tuloista vähennettävät erät Palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin annetaan palkanmaksutapahtumaan liittyviä tietoja, kuten rahapalkat luontoisedut kustannusten korvaukset ennakonpidätykset perityt vakuutusmaksut. Näiden lisäksi annetaan myös palvelussuhdetietoja, vakuuttamistietoja ja poissaolotietoja. Perustietoja maksajaan ja tulonsaajaan liittyen 16

17 Työnantajan erillisilmoitus Ilmoituksella annettavat tiedot: 1. Ei palkanmaksua -tieto Säännöllisen työnantajan ilmoitettava kuukausittain, jos palkanmaksua ei ole. Säännöllinen työnantaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin ( 2. Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä) Maksaja ilmoittaa kyseisen kuukauden aikana maksamisensa palkkojen perusteella laskemansa työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän. 3. Työnantajan sairausvakuutusmaksun määrästä tehtävät vähennykset Maksajan oma-aloitteisesti sairausvakuutusmaksuista tekemät vähennykset. Säännöllinen työnantaja: Tiedot annetaan kuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Satunnainen työnantaja: Tiedot annetaan niiltä kuukausilta kuin palkkatietoilmoituskin viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Kotitalouksilla (satunnainen työnantaja) euron raja tietojen antamisessa. 17

18 Tietojen korjaaminen Suorituksen maksaja on vastuussa tulorekisteriin tallennettavaksi antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta. Pääsääntöisesti tiedot korjataan korvaamalla aikaisempi ilmoitus. Osa tulee kuitenkin korjata mitätöimällä vanha ilmoitus ja antamalla kokonaan uusi ilmoitus. Tietojen korjaamisessa tulee huomioida mm. liikasuoritusten ilmoittamisen muuttuminen. Aiheesta lisää: Verkkoseminaari Tulorekisteri: Tietojen korjaaminen tulorekisteri.fi-sivustolla Tietojen korjaaminen tulorekisterissä 18

19 Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu Palveluun kirjautuminen

20 Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu tulorekisteri.fi 20

21 Asiointipalveluun kirjautuminen Palveluun kirjaudutaan pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Ulkomaiset yritykset ja ulkomaisten yritysten ulkomaiset edustajat (luonnolliset henkilöt) tunnistautuvat Katso-tunnisteella. 21

22 Kuka voi asioida yrityksen puolesta tulorekisterissä? Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi asioida yrityksen tai organisaation nimissä, mikäli henkilölle on kaupparekisterissä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) merkitty jokin seuraavan kalvon toimielinrooleista kyseiseen yritykseen tai organisaatioon tai henkilö on saanut sähköisen valtuuden toimia tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa yrityksen tai organisaation nimissä

23 Tulorekisterin toimielinroolit Yrityksen puolesta asiointi onnistuu seuraavilla toimielinrooleilla: Toimitusjohtaja Toimitusjohtajan sijainen Varatoimitusjohtaja Hallituksen puheenjohtaja Hallituksen jäsen Selvitysmies Isännöitsijä Päävastuullinen isännöitsijä Elinkeinonharjoittaja Vastuunalainen yhtiömies (Ky) Yhtiömies (Ay) Oikeutettu Prokuristi tasolla oikeutettu Katso-pääkäyttäjä

24 Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu Valtuudet

25 Kuka voi asioida tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa? Asiointi on mahdollista yrityksen, organisaation tai yksityishenkilön puolesta, jos ilmoittaja on saanut sähköisen valtuuden yritykseltä organisaatiolta valtuuttajana on joko yrityksen tai organisaation edustaja valtuutettu voi olla joko yritys tai henkilö henkilöltä valtuuttajana voi olla henkilö valtuutettu voi olla joko henkilö tai yritys Yrityksen tai organisaation edustaja tai henkilö voi asioida myös omissa nimissään tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. 25

26 Valtuuttaminen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun Valtuuttaminen tehdään palvelussa Suomi.fi-valtuudet tai joissain tilanteissa Katso-palvelussa. Tulorekisteri tarkistaa valtuuksien avulla oikeudet asioida sähköisesti toisen henkilön ja yrityksen/organisaation puolesta. 26

27 27

28 28

29 Esimerkkejä valtuuksista Valtuutustyypit Henkilö henkilö-valtuutus: henkilö valtuuttaa toisen henkilön katsomaan tulotietojaan. Henkilö yritys-valtuutus: yksityishenkilö on palkannut esim. lastenhoitajan kotiin ja haluaa, että tilitoimisto hoitaa palkkatietoilmoitukset. Yritys yritys-valtuutus: pienyritys on valtuuttanut tilitoimiston tai vastaavan puolesta asioijan. 29

30 Valtuuskoodit Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöä hallinnoidaan valtuuskoodeilla: Palkkatietojen ilmoittaminen Palkkatietojen katselu Asiointiin tarvittava valtuuttaminen tapahtuu osoitteista tai 30

31 Sähköisen asiointipalvelun käyttö

32 Asiointipalvelun käyttö Parhaimman käyttökokemuksen saat käyttämällä Chrome-selainta. Muilla selaimilla saattaa esiintyä häiriöitä ja toimimattomuutta. Info-painikkeet (i-nappulat) opastavat ja auttavat

33 Ilmoitukset asiointipalvelussa Asiointipalvelussa palkkatietoilmoituksen sisältö on jaettu pienempiin kokonaisuuksiin: Palkkatietoilmoitus palkkatiedot kansainväliset tilanteet vuokratyöntekijän aloittamisilmoitus Työnantajan erillisilmoitus Rajapinnan kautta voit antaa palkkatietoilmoituksen kokonaisuudessaan, jolloin asiointipalvelussa annettu ilmoitus "pilkotaan" käyttöä helpottamaan. Latauspalvelussa voit ladata aineistoja kaikkien niiden yritysten puolesta joihin sinulla on oikeudet

34 Ilmoituksen antaminen Maksajan ilmoitusviite muodostetaan puolestasi, jos et halua sitä antaa. Ilmoitusviite muodostetaan satunnaisesti. Kaikki asiakastunnukset pitää syöttää sellaisena kuin ne oikeasti ovat. Pienet kirjaimet, isot kirjaimet, Y-tunnuksessa olevat viivat on tärkeä syöttää oikein. Antaessasi ilmoitusta tiedot tarkistetaan lähetyksen jälkeen ja mahdolliset virheet tai puutteet kerrotaan lähetysikkunassa. Käytettävyyskehityksissä on huomioitu jatkokehitys reaaliaikaisista tarkistuksista, mutta tämä toiminnallisuus tulee vasta myöhemmin

35 Ilmoituksen antaminen Käytettävyyttä helpottavat ilmoituksella näkyvissä olevat tyypillisimmät annettavat tiedot, mutta osa tiedoista löytyy valikon alta. Ole huolellinen, että annat kaikki tarvittavat tiedot. Tiedot syötetään klikkaamalla hiirellä annettavaa tietokenttää, jolloin se aktivoituu

36 Ilmoituksen antaminen Alasvetovalikoista löydät tulorekisterissä käytettävät koodistot. Voit syöttää koodiston arvon tai tiedon alasvetovalikkoon, jolloin oikean arvon löytäminen helpottuu

37 Ilmoituksen antaminen Esikatselu-näkymä ennen lähetystä helpottaa ilmoituksen hallinnointia. Tarkista huolellisesti, että olet antanut kaikki tarvittavat tiedot. Voit myös antaa uuden ilmoituksen aikaisemmin antamasi tietojen pohjalta. Käytä pohjana -toiminnolla voit ottaa aikaisemmin antamasi ilmoituksen uuden ilmoituksen pohjaksi

38 Latauspalvelun käyttö Latauspalveluun pääset painikkeesta Aloitusvalikossa. Tiedoston latauksen yhteydessä tarkistetaan oikeudet toimittaa tietoja. Voit ladata useita tiedostoja samalla kertaa. Käyttöliittymä kertoo kunkin tiedoston latauksen etenemisestä. Latauksen jälkeen saat palautesanoman. Sanomassa kerrotaan mm. mahdolliset virheet. Kyseessä on tekninen sanoma

39 Annetun ilmoituksen hakeminen Lähetetty ilmoitus on näkyvissä annetuissa ilmoituksissa hetken kuluttua. Ilmoituksia haetaan aina yrityksen tai organisaation valitsemisen jälkeen. Valitse aloitusvalikossa, mitä yritystä tai organisaatiota edustat ja siirry annettuihin ilmoituksiin. Voit hakea asiointipalvelusta minkä tahansa kanavan kautta lähetettyjä ilmoituksia. Hakuehtoina on käytettävä vähintään yhtä aikaväliä Aikaväli voi koskea esim. maksu- ja ilmoituspäivää tai ansaintakautta. Käytössä on lukuisia tarkentavia hakuvaihtoehtoja

40 Annetun ilmoituksen hakeminen Haun tuloksena näet aina ensin yhteenvetonäkymän, josta voit mennä tarkemmalle tasolle, aina yksittäisiin ilmoituksiin asti. Yhteenvetonäkymässä näet hakutuloksesi ilmoitukset yhteensä, esim. ilmoituksien lukumäärän, tulolajien yhteismäärän. Ilmoituksia haettaessa ole huolellinen, etteivät aiempien hakujen ehdot ole jääneet hakuikkunaan. Kun siirryt uuteen hakuun, vanha haku on aina pohjalla ja se on tyhjennettävä ennen kuin jatkaa seuraavaan hakuun

41 Ilmoituksen korjaaminen Voit korjata myös rajapinnan kautta annettuja ilmoituksia asiointipalvelussa. Korjaaminen tapahtuu hakemalla korjattava ilmoitus ja painamalla korjaapainiketta. Ilmoitus aukeaa korjauksen pohjaksi. Muista tilanteet, joissa korjaaminen tapahtuu mitätöimällä. Huomioi, että osa ilmoituksen tiedoista voi olla jakajien alla piilossa ja ne saa esille klikkaamalla jakajan kolmiota. Tarkista aina korjattu ilmoitus esikatselunäkymässä tarkasti ennen lähetystä, että kaikki tarvittavat tiedot on varmasti annettu

42 Raportin tilaaminen Valitse tilattava raportti. Aikaväli on kuukausitasolla. Aliorganisaatiotiedolla voi rajata raportin tietoja organisaation sisällä. Tilattu raportti on pdf-muotoisena sivulla Tilaukset

43 Muista nämä! Jokaisesta maksetusta palkasta tai muusta ansiotulosta annetaan palkkatietoilmoitus tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee vain maksettujen palkkojen ja muiden ansiotulojen ilmoittamista. Työntekijän palkan maksamiseen saat ohjeita esimerkiksi Verohallinnon, työeläkelaitosten ja Työttömyysvakuutusrahaston sivuilta. Tulorekisteriin ilmoitettaville tiedoille ei ole euromääräistä alarajaa, vaan kaikki palkkatiedot pitää ilmoittaa summasta riippumatta. Myös alaikäisille maksettu palkka on ilmoitettava tulorekisteriin. 43

44 Ohjeita ja opastusta Asiakasohjeet Usein kysytyt kysymykset Verkkoseminaarit Youtube-videot

45 Chat ja puhelin Chat ja puhelinpalvelu auttavat arkisin klo Palveluista saat apua tulorekisteriin ilmoittamiseen liittyvissä kysymyksissä. Substanssikysymyksissä käänny oikean viranomaisen puoleen

46 tulorekisteri.fi