DIGIKUNTAKOKEILUN KUNTAKOKEILUJEN ARVIOINTI JA ARVIOINTIMALLI JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA

Transkriptio

1 DIGIKUNTAKOKEILUN KUNTAKOKEILUJEN ARVIOINTI JA ARVIOINTIMALLI JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA

2 Arviointityön tavoitteet Työn päämääränä oli: Tukea Digikuntakokeilujen tuloksekasta toteutusta Tuottaa arviointitietoa kokeiluista Kehittää kokeilujen arviointia Tukea kokeilujen laajempien vaikutusten syntyä Arviointityö koostui kolmesta päätavoitteista, joita olivat: 1. Neljän digikuntakokeilujen teemaryhmän arviointi tulosten ja tavoitteiden saavuttamisen, saatujen oppien ja kokemusten sekä tulosten laajemman hyödynnettävyyden näkökulmasta. 2. Ennakoivan vaikuttavuusarvioinnin mukaisen arviointimallin tuottaminen digikuntakokeilujen hyödynnettäväksi 3. Digikuntakokeilujen loppukauden toteutuksen tukeminen sekä tulosten ja oppien jalkauttamisen ja levittämisen tukeminen laajemmin kuntakentälle Työssä toteutettiin: dokumenttianalyysit hankemateriaaleista, kysely kaikille kokeilukohteille, asiantuntijahaastatteluita, erillisarvioinnit neljästä kokeilukohteesta, työpajoja erillisarviointikohteiden kanssa, arviointimalli sekä exit plan työkalu kokeilukohteiden käyttöön. Työ toteutettiin syksyn 2018 aikana ja se valmistui tammikuussa 2019.

3 Johtopäätöksiä arvioinnin pohjalta

4 Johtopäätökset Yleisesti tärkeää on ollut, että valtiovarainministeriö on lähtenyt tukemaan teemana digitalisaatiota ja kokeiluja toimintatapana digitalisaation edistämisessä Näkyvä ministeriöstatuksen hanke, joka on viety osaksi kärkihankekokonaisuutta, on nostanut asian painoarvoa. Samalla toiminnan päämäärät on kytketty osaksi laajempia valtakunnallisesti tärkeitä edistettäviä tavoitteita ja toimintatapoja Kokeiluajattelun korostaminen yhtenä lähtökohtana digitalisaation edistämisessä tärkeä lisäarvo Digikuntakokeiluhanke on toiminnallaan luonut tarpeellisia raameja valtakunnalliselle kehittämistyölle Kuntakentällä tarvetta ymmärryksen lisäämisessä erilaisten digitalisointiratkaisujen mahdollisuuksista ja hyödyistä hanke on tarjonnut teemojensa kautta suuntia toimintaan Hanke on mahdollistanut tukea ja rahoitusta toimintaan, jota ei olisi monilta osin tai lainkaan toteutettu ilman hanketta. Selvällä osalla kunnista on tarvetta lisäresursseihin ja ne myös tarvitsevat ulkopuolista kannustusta ja rohkaisua ryhtyä edistämään digitalisaatiota. Valtionavustusta saaneissa kohteissa rahoitus on ollut keskeinen tekijä toteutetun kokeilutoiminnan mahdollistamisessa

5 Johtopäätökset Digikuntakokeiluhanke tavoitti kohtuullisesti kuntia mukaan toimintaan. Kokeiluihin ilmoittautui mukaan noin 60 kokeilukohdetta. Digitalisaatioon liittyvä kokeilutoiminta näyttää kiinnostaneen vahvemmin niitä kuntia, joissa digitalisaation teema on enemmän esillä muutenkin. Haasteena on, että digitalisaatioon liittyvää toimintaa tarvitaan lisää myös suuressa joukossa erityisesti pienempiä kuntia, jotka eivät olleet hankkeessa mukana. Hankkeen johdon toiminta kokeilujen toteutuksen edistämisessä on ollut aktiivista ja hankkeella on mahdollistettu työkalujen, tiedon ja asiantuntija-sparrauksen avulla tärkeää tukea kokeilujen suuntaan. Aktiivisten kuntien joukko (n. 25 kpl) hankkeen ja muiden kokeilujen suuntaan jäi kuitenkin vähäiseksi Yleisesti hankkeen kautta yhteistyötä, vertaisoppimista ja tiedon välittämistä omasta toiminnasta oli vain osassa kokeiluja. Aktiivisille kunnille hankkeen tuki (sparraus, asiantuntijatuki, tilaisuudet ) koettiin arvokkaaksi ja se toi selvää lisäarvoa digitalisaation edistämistyöhön. Tietoa kokeilujen etenemisestä ja tuloksista saatiin vain aktiivisten kuntien osalta suuresta osasta kokeiluihin ilmoittautuneista kunnista saatu ei tarkkaa kuvaa saatu mitä hankkeen puitteissa on tehty/jätetty tekemättä. Kokonaisuudesta ei saatu hankkeen eikä arvioinnin puitteissa kattavaa kuvaa.

6 Johtopäätökset Yleinen haaste digikuntakokeiluhankkeessa on ollut, että hankkeella ei ole ollut vahvoja ohjauskeinoja sekä seurantakeinoja suhteessa kuntien kokeiluihin tämä on aiheuttanut haasteen hankkeen johtamiselle Ohjauskeinoina hankkeella ovat olleet informaatio-ohjaus sekä valtionavustuksien myöntämisen kautta kokeilujen ohjaus ja kokeilujen kevyt seurantaraportointi. Kokeilutoimintaa on siten toteutettu kunnissa itsenäisesti ja kokeiluilla ei ole ollut vahvoja raportointiin ja yhteydenpitoon liittyviä velvollisuuksia hankkeen suuntaan raportointi on perustunut omaan halukkuuteen. Hankkeen keinot kokonaisuuden suuntaamiseen ja tiedon tuottamiseen olleet vähäiset Vaikka kokeiluille annetaan vapaus toimia itsenäisesti ja joustavasti omista lähtökohdista käsin, edellyttää niiden hanke- tai ohjelmatasoinen tukeminen ja vaikutusten synnyn edistäminen selvästi vahvempia seuranta- ja ohjausvälineitä. Digikuntakokeiluhankkeen näkökulmasta selkeä kehitettävä asia olisi ollut systemaattisemman seurannan toteuttaminen kokeilujen tuloksista ja vaikutuksista. Kokeiluhanketoiminta vaatisi seurannan osalta järjestelmällisempiä tapoja tuottaa yhtenäisesti tietoa, erityisesti kun tavoitteena on mm. toimintatapojen kehittäminen ja tehostaminen, kuntalaisten hyvinvoinnin lisääminen ja taloudelliset vaikutukset kuntien toimintaan jne. Mm. taloudellisista vaikutuksista ei ollut systemaattista seurantaa, eikä arvioita taloudellisten lukujen pohjalta voitu tehdä

7 Johtopäätökset Digikuntakokeiluhankkeeseen kuuluneet kokeilut (joista tarkempaa tietoa on saatu) ovat sisältäneet erityyppisiä ja erilaajuisia hankkeita. Osa kokeiluista on toteutettu yksittäisessä kunnassa ja irrallaan muista, osa kokeiluista taas on ollut suurempia ja laajempia useita organisaatioita yhdistäviä kokonaisuuksia Kuntien yhteiskehittämistä ja verkostoja on kokeiluissa muodostunut, mutta osa kunnista jäi myös selvästi irralliseksi ja ulkopuoliseksi näistä Kokeiluissa on luotu/kokeiltu sekä tuotettua ratkaisuja ja saatu oppeja mm. asiakaspalvelun sähköisiin alustoihin ja työkaluihin, sähköisiin oppimisympäristöihin, kuntalaisten osallisuuteen ja päätöksentekoon aktivoiviin ratkaisuihin ja toimintamalleihin, robotiikan ja data-analytiikan hyödyntämiseen sekä kuntaorganisaation sisäisten tietojärjestelmien ja niihin liittyvien toimintakäytäntöihin liittyen. Osa on sisältänyt myös valtakunnallisesti uutuusarvoltaan merkittävämpää uuden kokeilemista Suurempi osa kokeiluista oli kuitenkin jo muualla käytössä olleiden ratkaisujen kokeilua/kehittämistä oman kunnan kontekstissa Kunnissa kokeilujen merkitys digitalisaatiokehitykseen on vaihdellut, osassa se on koettu suureksikin, mutta suurilta osin merkitys on kohtalainen. Vahvemmin kokeilujen aikaansaamat vaikutukset näkyvät kuntaorganisaatioissa ja liittyvät mm. toimintatapojen tehostumiseen. Vähemmän (mutta jonkin verran) vaikutuksia on saatu asiakkaiden/kuntalaisten suuntaan mm. toimivampina asiakaspalveluina sekä osallisuuden paranemisena. Osa ratkaisuista on otettu onnistuneesti vakituisempaan käyttöön ja ne jäävät elämään kunnissa osana laajempaa digitalisaatiokehitystä. Keskeistä asiassa on ollut, että ratkaisut ovat suunnitellusti kytkeytyneet kunnissa käynnissä oleviin laajempiin muutosprosesseihin ja tuloksien jatkohyödyntämiselle on jo lähtökohtaisesti tarvetta. Osa kokeiluista on toisaalta ollut varsin pientä ja laajemmasta kehityksestä irrallista toimintaa. Tällöin irrallisten kokeilujen tulokset eivät useimmiten ole jääneet elämään pidempiaikaisesti kunnissa.

8 Johtopäätökset Toimintatapana kokeilut ovat olleet parhaimmillaan hyviä ja tarpeellisia digitalisaation edistämisessä. Digikuntakokeiluissa huomioitavaa on kuitenkin ollut, että niissä on toteutettu paljon ns. perinteisempiä kehittämishankkeita/hankintoja. Kehittämistoimenpiteitä on toteutettu tarkkaan määriteltyyn kehittämistarpeeseen siten, että toimenpiteen tulos/hyödynnettävyys on ollut tiedossa etukäteen ja se on suoraan ollut otettavissa käyttöön Vähemmän on ollut riskialttiimpia selkeitä kokeiluja, joissa on kokeiltu selvästi uusia asioita, joiden toimivuudesta ja soveltuvuudesta ei ole ollut varmuutta etukäteen, joista saattaa jäädä tulokseksi vain oppi ratkaisun toimimattomuudesta. Jatkossa tuettavassa toiminnassa olisi pystyttävä erottamaan selvemmin perinteinen kehittämistyö/hankinnat varsinaisesta kokeiluluonteisesta toiminnasta. Arvioinnissa muodostuneen käsityksen pohjalta kuntien laajempaa digitalisaatioon liittyvää kehittämistyötä (järjestelmäkehitys yms.) on syytä tehdä jatkuvaisluonteisena perinteisempänä kehittämistyönä, jonka rinnalla tarvitaan ketterää kokeilutoimintaa ja sen mahdollistamaa uutta tietoa Digikuntakokeiluhankkeen alkuperäisen idean mukaisesti kokeiluilla voidaan testata erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja esimerkiksi asiakasrajapinnassa sekä parhaimmillaan synnyttää kokonaan uusia ratkaisuja ja digi-innovaatioita, joilla on perinteisen hanketoiminnan tuloksiin verrattuna merkittävämpi uutuusarvo ja potentiaalisesti suurempi merkitys kuntien kehitykselle.

9 Johtopäätökset Laajemmin merkittävin lisäarvo VM digikuntakokeiluhankkeesta on ollut, että kansallisesti on luotu tarkempaa kuvaa erilaisten kuntien digitalisaatioasteesta ja mahdollistettu kuntien yhteistyötä sekä saatu aktivoitua kuntia laajemmin toimiin, joita ei täysin samanlaisena olisi muuten tehty. Suoria taloudellisia vaikutuksia kokeiluista ei ole arviointiin saatujen tietojen mukaan kokeiluista merkittävästi syntynyt, eikä niitä kunnissa odoteta. Kokeiluista on saatu kuitenkin oppeja ja eväitä muiden tekijöiden osana syntyvien laajempien taloudellisten vaikutusten edistämiseen. Kuntien laajempaan valtakunnalliseen digitalisaatiokehitykseen usein pienimuotoisilla kokeiluilla on ollut rajallinen merkitys. Erityisesti suuremmilla kunnilla on käynnissä omasta takaa merkittäviä digitalisaatiohankkeita, joiden merkitys on kokeiluja selvästi suurempi. Kokeilutoiminta on tavoittanut vain osan kunnista mukaan ja kokeiluilla on vaikutettu lähinnä kuntaorganisaation digitalisaatioon, mutta ei kokonaisvaltaisemmin kunnan digitalisaatioasteeseen. Usein varsin pienimuotoisilla kokeiluilla ei ole lähtökohtaisesti haettukaan suurta kehityssykäystä digitalisaatiossa, vaan eväitä tiettyihin erityistarpeisiin kuntien toiminnan kehittämisessä. Lisäksi Digikuntakokeilu-hanke on osoittanut, että digitalisaation perinteisen kehittämishanketyön suurelta osin muodostaman valtakehityksen rinnalla on tarkoituksenmukaista toteuttaa pieniäkin kokeiluja, joilla kokeilla ja testata erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja kuntien eri tehtäväalueilla. Hankkeen pohjalta on saatu selkeitä oppeja miten kuntien digitalisaation edistymistä kannattaa jatkossa tukea

10 Taloudelliset resurssit Digikuntakokeiluhankkeen toiminta ja tuki Toiminta/ toimenpiteet Asiakaslähtöisten palveluiden kehittämisen kokeilut Opetuksen kehittämisen kokeilut Osallisuuden kehittämisen kokeilut Johtamisen, vuorovaikutuksen ja kuntahallinnon kehittämisen kokeilut Vaikuttajakuntien mentorointi ja sparraus Verkostotoiminta ja verkostoitumistilaisuudet Selvitykset yms. Digikuntakokeilujen kausaalimalli kokeilujen 4 teemaan liittyen Tulokset ja suorat vaikutukset Epäsuorat vaikutukset Laajemmat vaikutukset ja vaikuttavuus Sähköiset asiakaspalvelut ja asiakaspalvelun alustat Asiakaslähtöiset toimintatavat Asiakaslähtösyyttä tukevat digitaaliset työkalut Digitaaliset oppimisympäristöt Digitaaliset opetussovellukset ja opetussisällöt Kuntalaisten osallisuutta edistävä digitaalinen alusta Avoimen datan käyttöalustat kuntalaisille Tieto osallisuutta lisäävien alustojen tarpeesta ja toteutustavasta Sähköiset päätöksentekojärjestelmät Eri kuntien yhteisten tietojärjestelmien ja ohjelmistojen käyttöönotto ja yht. toimintatavat Asiakastietojärjestelmät Kuntalaisten vuorovaikutusalustat Opit ja kokemukset ratkaisujen toimivuudesta Laajakaistayhteyksien kehittyminen kuntalaisten hyödynnettäväksi Oppilastietojärjestelmät/ opettajan, oppilaan ja vanhempien väliset tietojärjestelmät Kuntalaisen ja yhteisöjen osallisuuden aktivoimisen toimintamallit Kuntalaisia osallistavat ja päätöksentekoon vaikuttavat uudet toimintatavat Tietojärjestelmien käyttöönotto ja kehittäminen kuntaorganisaatioiden Automaattiset sähköiset asiakaspalvelujärjestelmät Data-analytiikan hyödyntämisen toimintamallit Sähköisten työvälineiden ja ohjelmistojen käyttöönotto Toimintatapojen kuntalaislähtöinen uudistuminen Asiakaslähtöisen toiminnan kehittyminen kuntasektorilla Asiakkuuden johtamisen edellytysten paraneminen Toimintatapojen ja palvelu rakenteiden uudistuminen Kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen tehostuminen Palveluiden osuvuuden parantuminen Kuntien yhteistyön ja yhteisen ymmärryksen paraneminen digitalisaatiosta Kuntien verkostoitumisen lisääntyminen Kokeilukulttuurikulttuurin ja kokeiluasenteen vahvistuminen Säästöt/kustannusten kasvun hillitseminen kuntien toiminnassa Kuntalaisten hyvinvoinnin parantuminen Julkisten palvelujen saatavuuden paraneminen Palvelutuotannon laadun ja tehokkuuden paraneminen Kuntien toiminnan ja palvelujen uudistuminen

11 Kehittämisajatuksia Kansallisella tasolla kaivataan yhtenäisempää näkemystä digitalisaation kehittämisen suunnista ja päämääristä, huomioiden erilaisissa tilanteissa olevien kuntien tarpeet. Kuntakentällä on tarvetta valtakunnalliselle kuntien digitalisaation tiekartalle ja visiolle. Yhteistyötä ja verkostoitumista kuntien välillä tulee edelleen edistää kuntien digitalisaation kehittämistyössä. Nykyisten mm. digikuntakokeiluhankkeen verkostojen jatkuvuus on varmistettava ja jatkossa edistettävä uusien syntymistä. Myös jatkossa kuntien digitalisaation edistämisessä olisi tarvetta valtakunnalliselle koordinaatiotoimijalle/hankkeelle, joka tarjoaisi ja mahdollistaisi koordinaation lisäksi taloudellista tukea ja asiantuntijatukea sekä verkottumistukea kehittämistyölle. Pistemäisen hanketuen ja kehittämis-/kokeilutyön lisäksi olisi tärkeää myös vahvistaa yleisemmin kuntien ymmärrystä ja asiantuntijuutta digitalisaatiosta sekä kuntien digikypsyyttä ja -kyvykkyyttä. Kokeiluissa ja muussa kehittämistyössä saavutettua tietoa ja oppeja tulisi valtakunnallisesti kerätä keskitetymmin kuntien käyttöön digitalisaation edistämiseksi. Resurssien ollessa rajalliset erityisesti pienemmissä kunnissa digitalisaation edistämisen suhteen, olisi myös jatkossa varmistettava, että kunnilla on käytössä asiaan liittyviä ulkoisia taloudellisia kannusteita (digikannustin). Laajempaa digitalisaatioon liittyvää kehittämistyötä onkin syytä jatkossa tehdä jatkuvaisluonteisena perinteisenä kehittämishanketyönä. Tämän lisänä tarvitaan nopeaa ja ketterää kokeiluluoneista toimintaa, jolla voidaan kokeilla ja testata erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja parhaimmillaan synnyttää kokonaan uusia ratkaisuja ja digi-innovaatioita. Tuettavassa toiminnassa olisi pystyttävä erottamaan selvemmin perinteinen kehittämistyö / hankinnat, varsinaisesta kokeiluluonteisesta toiminnasta. Kokeilujen ja perinteisen kehittämistyön suhdetta tulee selkeyttää ja kirkastaa niillä tavoiteltavien asioiden eroja.

12 KIITOS! MDIfriends Aluekehittämisen konsulttitoimisto MDI