Ajanvaraus-esiselvitys. 1 Johdanto. Esiselvityksen tausta ja tavoitteet. Keskeiset käsitteet

Transkriptio

1 1 Ajanvaraus-esiselvitys 1 Johdanto Esiselvityksen tausta ja tavoitteet Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe ) tavoitteeksi on asetettu, että sähköinen asiointi kattaa Suomessa vuoteen 2013 mennessä kaikki keskeiset palvelut. Hallinnonalat ylittävä SADe-ohjelma muodostuu seitsemästä palvelukokonaisuudesta, joista kaksi keskittyy sosiaali- ja terveydenhuoltoon; Oma terveys ja Kansalaisen hyvinvointipalvelusuunnittelu. Esiselvitys liittyy Kansalaisten hyvinvointipalvelut kokonaisuuteen. Terveydenhuollon sähköinen ajanvaraus sisältää ulottuvuuksia kansalaisiin suunnattuihin palveluihin, organisaation sisäiseen toimintaan, organisaatioiden väliseen ajanvaraukseen tai maakunnallisiin ja kansallisiin arkistoihin tai palveluihin. Vaatimusten selvittämisen ja määrittelyn nähdään tietojärjestelmätieteen tutkimuksessa olevan keskeinen osa onnistuneen järjestelmän suunnittelua ja toteutusta. Perinpohjaisen vaatimusten selvittämisen tärkeydestä mainitsevatkin useat kirjalliset lähteet. Muun muassa Laplante (2009) mainitsee, että vaatimusten määrittely on jo joissakin ohjelmoinnin opintoohjelmissa pakollisena osiona. Laplante jatkaa, että myös uudet ohjelmointityökalut vahvistavat vaatimusten määrittelyn tapaa, joskin näiden työkalujen käyttö ei ole hyödyllistä ilman syvää ymmärrystä vaatimusten määrittelyn prosessista. Neill ja Laplante (2003) järjestivät www-pohjaisen kyselytutkimuksen, jossa kartoitettiin organisaatioiden omaa arvioitaan suorittamansa vaatimusten määrittelyn riittävyydestä. Kysymykseen Tehdäänkö organisaatioissanne riittävästi vaatimusten määrittelyä? vastanneista organisaation edustajista jopa 52% kertoi, ettei tehtävän määrittelyn määrä ole riittävä. Riittämättömät määrittelyt ovat puolestaan suurin yksittäinen syy järjestelmissä esiintyneisiin virheisiin (Rajagopal et al. 2005). Panostus informaatioteknologiaan terveydenhuollon alalla on ollut huomattavasti vähäisempää kuin muilla toimialoilla, vaikka siitä toivotaankin ratkaisua terveydenhuollon ongelmiin, kuten kustannustehokkuuden parantamiseen (Helms et al. 2008). Suomessa onkin alettu panostamaan julkisen terveydenhuollon palveluiden kehittämiseen. Kansalaisille suunnattuja julkisia terveydenhuollon ajanvarauspalveluja kehitetään pitkälti hankepohjaisesti. THL teki syksyllä 2010 ajanvaraushankkeita käsittelevän kyselyn, jolla kerättiin tietoja sähköistä ajanvarausta kehittäneistä terveydenhuollon hankkeista. Osasta sähköistä ajanvarausta kehittävien hankkeiden tiedoista ei kuitenkaan käynyt täysin selville kuinka ajanvarausta oli kehitetty ja mitenkä tuloksia on hyödynnetty terveydenhuollon palveluissa. Osana oma terveys-palvelukokonaisuutta tehdään esiselvitys kansalaisille suunnatuista sähköisistä ajanvarauspalvelujen tämän hetkisestä tilanteesta, mitä hankkeita on tehty ja kartoittaa alueelliset tai paikalliset ratkaisut. Lisäksi näiden pohjalta luodaan yhteistyössä sidosryhmien kanssa suunnitelma kansalliseksi konseptiksi. Keskeiset käsitteet : lla tarkoitetaan keskitettyä ohjelmistopalvelua, jonka kautta on mahdollista varata aika palvelun taustalla oleviin ajanvarausjärjestelmiin. voi olla alueellinen ja paikallinen ja siihen voi liittyä esim. webkäyttöliittymä. (lähde: Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät) Asiakas: Henkilö, jolle aika varataan. (lähde: Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät)

2 2 Selvitystyön motiivit Terveydenhuollon alalla on monia haasteita, kuten tehottomuus, riittämätön turvallisuus ja huono taloudellinen tehokkuus. Alalla koetaankin paineita toiminnan tehostamiseksi. Informaatioteknologia nähdään yhä enenevissä määrin ratkaisuna tähän, sillä rutiinitoimintojen tehostamisen lisäksi voidaan lisätä potilaan luottamusta ja uskoa sekä terveydenhuollon ammattilaisiin että järjestelmiin ja ohjelmistoihin (Helms et al 2008.). Suomessa terveydenhuollon informaatioteknologian ongelmat nähdään liittyvän erityisesti potilastietojärjestelmiin. Potilastietojärjestelmissä on kansallisissa selvityksissä havaittu ongelmia käytettävyydessä, käytön tehokkuudessa, järjestelmien opittavuudessa ja koulutuksessa. Lisäksi selvitykset paljastavat, että järjestelmissä esiintyy niin hitautta ja toimintakatkoksia kuin selkeitä keskeneräisyyksiä ja puutteita. Potilastietojärjestelmissä on jopa havaittu vanhentuneita osioita, jotka eivät enää vastaa nykyajan tietojärjestelmille asetettuja vaatimuksia. Yhtenä keskeisenä ongelmana nähdään järjestelmien integroimattomuus, eli terveydenhuollon järjestelmät eivät välitä tietoa toisille järjestelmille. (Voutilainen, Kouki, Ollakka & Takala 2011.). Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden, avoimien rajapintojen ja tietoturvallisten järjestelmätoteutusten puolesta on myös Tietoliikenteen ja tietotekniikan keskusliitto FiCom ry (2006) ottanut kantaa. Kun otetaan huomioon, miten paljon terveydenhuollon järjestelmät voivat vaikuttaa potilaan luottamuksen tunteeseen koko alaa kohtaan, ei ole samantekevää, miten ja kuinka huolellisesti vaatimusten selvittäminen tehdään. Huolellisesti suunnitellut järjestelmät ovat myös terveydenhuollon henkilökunnan etu. Esimerkiksi Voutilaisen, Koukin, Ollakan & Takalan laatiman raportin (2011) mukaan tietojärjestelmätoimittajat tuovat terveydenhuollon sektorille keskeneräisiä ohjelmistojen versioita ja epäkäytettäviä tietojärjestelmiä. Raportissa todetaan, että tietojärjestelmien käytettävyyden suunnitteluun ja testaukseen käytetty aika näkyisi sekä tiedonhallintaan käytetyn työajan että muutosvastarinnan vähenemisenä. muutosvastarinta käyttäjien keskuudessa on voimakasta, jolloin käyttäjät kieltäytyvät kokonaan käyttämästä järjestelmiä huonon ensikokemuksen jälkeen. Myös parannusten jälkeen muutosvastarintaa esiintyy, jos ensikokemukset ovat olleet negatiivisia tietojärjestelmän käytössä. (Voutilainen, Kouki, Ollakka & Takala 2011, s. 53) Ajanvarausjärjestelmien vaatimusten huolellinen selvittäminen onkin ensisijaisen tärkeä osa sekä järjestelmien suunnittelua ja toteutusta että käyttöä ajatellen. Selvitystyön rajaukset Selvitystyössä tarkastellaan julkisen sektorin terveydenhuollon sähköisiä ajanvarauspalveluja siltä osin kun ne ovat suunnattuja kansalaisille. Vaikka organisaatioiden väliset ja sisäiset ajanvaraustoiminnot liittyvät usein suoraan kansalaisille kohdistettuihin ajanvaraustoimintoihin, niin ne on jätetty pääosin pois tästä selvityksestä. Niitä käsitellään vain siinä tapauksessa kun ne liittyvät oleellisesti yhteen kansalaisille suunnattujen ajanvarauspalveluihin. Selvityksessä tuodaan yksityisensektorin palveluja esille myös vain siltä osin kuin palvelut sisältävät kansalaisille suunnattuja ajanvaraustoimintoja. Hankkeita käsitellään sen mukaan kuinka niissä on kehitetty kansalaisille suunnattuja sähköisen ajanvarauksen palveluja. Useimmissa hankkeissa sähköinen ajanvaraus liittyi hankkeen tavoitteisiin tai tuloksiin vain osittain. Näiden hankkeiden osalta käsitellään vain kansalaiselle suunnattuja ajanvarauspalveluja. Aiemmin tehdyt selvitykset aiheesta Juha Mykkänen, Mika Tuomainen, Pirkko Kortekangas, Anne Niska. (2008) Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat. Netum Oy, Selvitys Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät,

3 3 SADe-Ajanvaraustyöryhmän loppuraportti, Selvityksessä käytetty aineisto Selvityksessä käytettiin aineistona THL:n sidoshankekartoitukseen ilmoitettujen hankkeiden raportteja ja näiden hankkeiden vastuuhenkilöiden ja hankkeisiin osallistuneiden henkilöiden haastatteluja joko sähköpostitse tai puhelimitse. Näiden lisäksi haastateltiin lääkäreitä ja kuntien tietotekniikkahenkilöstöä käytössä olevista ajanvarauspalveluista. Potilastietojärjestelmien toimittajille ja ajanvarauspalveluja tuottaville yrityksille lähetettiin lomake täydennettäväksi standardien noudattamisesta. Raportin tekijä Raportin on kirjoittanut Timo Simell, TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry. 2 jen sijoittuminen tasoihin ekat raportissa (2008) nostetaan oleellisiksi tekijöiksi ajanvarauspalvelujen kehittämisessä mm. varauksessa kansalaisten annettavien valintamahdollisuuksien laajentamisen ja painotuksen sijoittuvan alueelliseen kehittämiseen. Kansalaisien valintamahdollisuuksien taso Raportissa kansalaisten valintamahdollisuuksien tai aktiivisuutta vaativien toimintojen perusteella ajanvarauspalvelut jaotellaan viiteen tasoon: 1. Tarjottujen aikojen hyväksyminen tai hylkääminen (push/kelluva ajanvaraus) mahdollistaa yksinkertaisen tavan automatisoida osa ajanvarausprosessia. Tällöin kansalainen voi hyväksyä tarjotun palvelun ja sen ajankohdan ennalta määritellyn palvelun antajan lähettämän ehdotuksen perusteella. 2. Itsevaraus tarkoittaa toimenpidettä, jossa kansalainen valitsee haluamansa ajankohdan palvelulle tietyltä palvelun antajalta. 3. Itsevalinta on toimenpide, jossa kansalainen valitsee ajankohdan lisäksi myös palvelun antajan tai toimipisteen. 4. Alueelliseen hoitoketjuun perustuvassa varauksessa asiakas varaa aikoja ammattilaisen tekemän suunnitelman ohjaamana, ja suunnitelman tiedot toimivat tapahtumien hakuehtoina. 5. Hoidon tarpeen automaattiseen arviointiin perustuvassa ajanvarauksessa asiakas saa palvelun valintaan tarvittavia ohjeita automaattisen hoidon tarpeen arvioinnin perusteella. Alueellinen taso ita kehitetään ja toteutetaan organisatorisesti tai maantieteellisesti eri tasoilla. Sovellusten ja määrittelyjen toteuttaminen tehdään toistaiseksi vielä pitkälti läheisten alueiden kesken ja terveydenpalvelujen keksittäminen kuntayhtymiin ja korostaa tätä seikkaa. Valtakunnallinen taso kuvauksissa tarkoittaa kansallisesti keskitettyä palvelua. Tällöin palvelut toteutetaan esimerkiksi KANTA-arkistopalvelun, reseptikeskuksen tai kansallisen koodistopalvelun tyyppisesti yhden palvelun (ja palveluntarjoajan) kautta. Kaikkien palvelun käyttäjien on liityttävä loogisesti yhteen ja samaan palveluun, joka voi sisältää keskitetysti "oikeat ja viralliset" tiedot, joita joko hyödynnetään suoraan tai kopioidaan hyödynnettäväksi alueellisiin tai paikallisiin tietojärjestelmiin (lähde: ekat-raportti, 2008)

4 4 Alueellinen taso kuvauksissa mahdollistaa useita palvelun tarjoajia sekä sen, että samaa palvelua käytetään useista toimipisteistä tai organisaatioyksiköistä. Taso mahdollistaa esimerkiksi sen, että perusterveydenhuoltoon ja erikoissairaanhoitoon liittyvien yksiköiden tietoja säilytetään alueellisesti yhdessä paikassa, tai että alueellista palvelua hyödynnetään alueen sisällä sekä julkisten että yksityisten palvelun antajien toimesta. Alueellisella tasolla ei voida olettaa, että esimerkiksi ajanvaraajalla tai palvelun käyttäjällä olisi paljonkaan tuntemusta palvelun toimittajan sisäisestä toiminnasta. (lähde: ekat-raportti, 2008) Paikallinen taso on lähinnä yhden palvelun antajan synonyymina. Paikalliselle tasolle hajautettu ratkaisu on esimerkiksi toimintayksiköiden omien resurssien hallinta, eli toimintayksikkö vastaa siitä, miten palvelu(tuotteita) ja niihin kuuluvia resursseja hallinnoidaan (mukaan lukien niiden kalenterien avaaminen ulkoisille ajanvarauksille). Paikallisella tasolla voidaan olettaa, että käytössä voi olla yksi tai yhtenäinen tietojärjestelmä. (lähde: ekat-raportti, 2008) Ajanvarauksen perusperiaatteet, tavoitteet ja työpaketit Kansalaisen ajanvarauksen kehittämistä ja siihen liittyviä tehtäviä on käsitelty ekat-raportissa (2008). Raportissa painotetaan kehityskohteiden ja ongelma-alueiden tunnistamista, toimimaan suunnitellusti ja tekemään yhteistyötä kansallisella tasolla. Lisäksi on pyrittävä luomaan edellytyksiä laajemmalle tekniselle yhteentoimivuudelle sekä tuottamaan kansalaisille suunnattuja sähköisiä palveluja. Sähköisten ajanvarauspalvelujen kehittämistyössä pitkän tähtäimen tavoitteena on parantaa kansalaisen mahdollisuuksia vaikuttaa aktiivisesti oman hoitoajan ja -paikan valintaan. Kansalaisille on luotava palveluita, joilla he pystyvät valitsemaan itselleen sopivan hoitoajan ja palvelun useamman palveluntarjoajan joukosta. Jotta tähän päästään täytyy mm. palvelujen, prosessien ja sanastojen määrittelyissä tehdä yhteistyötä paikallisella, alueellisella ja kansallisella tasolla. jen kehittämisessä tulee huomioida myös palvelujen tuottajan näkökulma. Palvelut tulee kehittää siten, että palvelujen tuottaja pystyy hallitsemaan ajanvarauspalveluun liitettyjä omia resursseja ja niiden suhteita muiden käyttäjäryhmien palveluihin ja toimintoihin. Edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi ajanvarauspalvelujen kehittämisessä työn lähtökohtia tulee ekat-raportin mukaan olla: Asiakkuus -ja suunnitelmalähtöisyys, jolla tuetaan asiakkaan valintamahdollisuuksia sekä hoidon pitempiaikaista suunnittelua. Kehitystyön tulee perustua ensisijaisesti alueellisen tason kehitystyöhön. Alueellisella tasolla pystytään toteuttamaan suhteellisen nopeasti palveluja, jotka tarjoavat kansalaisille mahdollisuuden valita eri palveluntarjoajien välillä. Palveluja ja palvelutarjoajien toimintaa pystytään kehittämään tällä tasolla yhtenä kokonaisuutena. jen taustalla olevien teknisten ratkaisujen tulle olla avoimia ja siirrettäviä. Tämä edellyttää laajempaa yhteistyötä käsitemäärittelyjen ja arkkitehtuurimallien toteuttamisessa. Resurssien ja ammattilaisten ajankäyttöä on tehostettava ajanvarauspalveluilla. Kehityshankkeilla, riippumatta siitä toimivatko ne paikallisella, alueellisella tai kansallisella tasolla tulee tehdä kiinteää yhteistyötä edellä mainittujen kohtien saavuttamiseksi. jen toteuttamiseksi esitetään ekat-raportissa jatkotyölle työvaiheita, tavoitteita ja tehtäviä. Jatkotyön tehtäväkokonaisuudet on koottu selkeiksi kokonaisuuksiksi siten, että ne tukevat ajanvarauksen ja terveydenhuollon tietotekniikkapalvelujen kehittämistä alueellisesti ja kansallisesti. Jatkotyön tehtäväkokonaisuudet ovat seuraavat: Kansallisten edellytysten luonti. Tehtävänä on sopia kansallisen tason yhteistyöstä, koordinaatiosta ja näiden toteuttamisesta.

5 5 Yhteisten käsitteiden ja koodistojen kehittämistä tarvitaan laajempien alueellisten ratkaisujen pohjaksi. Päätehtävä on luoda edellytykset terveydenhuollon järjestelmien ja ajanvarauspalvelujen yhteentoimivuudelle. Yhteisen arkkitehtuurin ja rajapintojen jatkokehitys. Terveydenhuollon standardeja ei käytetä kovinkaan laajasti eivätkä ne ole välttämättä sellaisenaan sovellettavissa kaikkiin palveluihin vaan niitä pitää täsmentää ja testata käytännössä. Ajanvarauksen alueellisissa kehittämishankkeissa tulee huomioida edellä mainituissa jatkotyön kokonaisuuksissa mainitut seikat ja pyrkiä parantamaan kansalaisten valinnanmahdollisuuksia ajanvarauspalveluissa sekä terveydenhuollon toimintaa. Käynnistää alueellisen hoidonohjauksen ja valtakunnallisen ajanvarauskeskuksen kehittämishanke. Kansalaisen ajanvarauksen ja omahoitopalvelujen hyötyjen ja muutosten mittaamiseksi tulee kehittää erilaisia mittareita hankkeille ja koordinoivien tahojen käyttöön. Näistä jatkotöistä ajanvarauksen alueellisten kehittämishankkeiden tehtäväkokonaisuus liittyy oleellisesti tähän esiselvitykseen. Tässä tehtäväkokonaisuudessa on lueteltu tehtäviä, joita hankkeissa tulisi huomioida jotta ne tukisivat muiden tehtäväkokonaisuuksien tavoitteita täysimääräisesti: - yhteisten ajanvarausta koskevien käsitteiden käyttöönotto, - yhteisten luokitusten käyttöönotto ajanvarauksiin liittyvässä kehittämisessä, - sähköisten ajanvarausratkaisujen toiminnallisten ja automatisointitavoitteiden selkeä määrittely, - ajanvarauksen ohjaustietojen selkeä tunnistaminen, määrittely ja ulkoistaminen palvelun antajan sisäisestä toiminnasta, - sekä ajan antaminen tai vahvistaminen, että itsevaraus- malleja tukevien perusratkaisujen mahdollistaminen käytettävissä alustoissa ja rajapinnoissa, - käyttötilannekohtaisesti ajan aktiivinen tarjoaminen tai kalenterivalinnan mahdollistaminen ajan varaajalle (myös yhdistelmät mahdollisia), - manuaalisten tai käsin tietojen syöttämistä sisältävien vaiheiden minimointi - tarpeiden esiintuonti valtakunnallisen tason ratkaisuja varten ja aktiivinen osallistuminen kansallisen kehittämisen koordinaatioon ja eri osatehtäviin, - aikojen perumisiin ja siirtoihin liittyvien toimenpiteiden automatisointi, - avointen rajapintojen toteuttaminen ajanvarauksia hallinnoiviin potilastietojärjestelmiin, - palvelujen yhtenäisestä luokittelusta ja asiakkaalle näyttämisestä sopiminen, - palvelujen yhteisen kuvaustavan sitominen palveluyksiköiden valintaan - palvelun varaamisoikeuksiin liittyvien asiakkuustietojen minimitason määrittely sekä asiakkuuspalvelun tarkempi määrittely ja toteutus - asiakkuus- ja lähete- tai tilaustietojen tarkistamisen yhtenäistäminen ajanvarauksen yhteydessä 3 Markkinakartoitus: Tarjolla tai käytössä olevia ajanvarausohjelmia kartoitettiin haastattelemalla hankkeiden yhdyshenkilöitä, kuntien hoitohenkilökuntaa, tietotekniikkatoimittajia sekä mitä pystyttiin löytämään kohtuullisella vaivalla käyttäen Google-hakupalvelua. Kartoituksessa huomioitiin markkinoilla oleva tarjonta riippumatta siitä onko se ison vai pienen toimijan tuottama tai liittyykö se suoraan potilastietojärjestelmiin vai ei. Tietojärjestelmätoimittajia lähestyttiin puhelimitse tai sähköpostitse. Kyselyihin vastasivat seuraavat yritykset:

6 6 - Abilita - Acute - Entteri - In Net - Logica - Mediconsult - Netorek - Nextime Solutions - Tieto Markkinoilla olevia ajanvarauspalveluita Potilastietojärjestelmätoimittajilla on seuraavat ohjelmat: - Logica: Pegasos (perusterveydenhuolto) ja Uranus (erikoissaaraanhoito) - In Net Oy: Winhit (suunterveydenhuolto) - Mediconsult Oy: Mediatri (perus- ja erikoissairaanhoito) - Tieto: (suunterveydenhuolto, perus- ja erikoissairaanhoito) Ajanvarausohjelmistotoimittajilla on seuraavat ohjelmat: - Entteri: Assisdent (suunterveydenhuolto) - Nextime Oy: Nextime Solutions - Commit; - Acute: Acute (erikoissairaanhoito) - Oy Abilita Ab: Abilita (röntgen) - Netorek Oy: Vihta (perus- ja erikoissairaanhoito) Käytössä olevia ajanvarauspalveluja - Webajanvaraus o Internetissä oleva sivusto. Yleensä ajanvarauksen kalenteripalvelu, johon on mahdollisesti liitetty hoitoaikojen siirto, tarkistus ja peruutus. o Palvelua tarjoavat potilastietojärjestelmätoimittajat (yleensä potilastietojärjestelmään integroituna) sekä ajanvarausohjelmistoja tekevät yritykset (erillisenä palveluna). o Käyttö laajenee koko ajan (Oulu, Lappi). - Tekstiviestipalvelut o Ennakkotiedusteluviesti, Kiirekutsuviesti, Päivystyksen jonotuspalvelu, Peruutusaikapalvelu. o Palvelua tarjoavat potilastietojärjestelmätoimittajat potilastietojärjestelmään integroituna. - Takaisinsoittoviesti o Toimii tavallisen puhelinvastaajan periaatteella. o Palvelua tarjoavat useat yritykset. - Puheentunnistus o Palvelu on integroitu potilastietojärjestelmään. Puheentunnistuksessa ihmisen tuottama puhe tunnistetaan digitaalisesti, asiakas keskustelee tietokoneen kanssa ja tieto muutetaan tekstimuotoon.

7 7 o Puheentunnistuksen kautta pystytään perumaan, siirtämään ja tiedustelemaan hoitoaikoja. o Palvelun tarjoaa Suomessa tällä hetkellä vain yksi yritys. Kokemuksia ajanvarauspalvelujen käytöstä: Käyttökokemuksia tarkasteltiin asiakkaiden ja hoitohenkilökunnan näkökulmasta katsottuna. Lähdemateriaalina olivat hankkeiden raportit, erilliset asiakastyytyväisyystutkimukset ja haastattelut. Asiakkaiden antama palaute sähköisistä ajanvarauspalveluista oli hyvin positiivista. Palveluja pidettiin erittäin hyvinä parannuksina ja helpottivat asiointia. Negatiivista palautetta tuli tekstiviestipalvelujen käytettävyydestä ihmisiltä, joilla on heikentynyt näkö tai jotka eivät osanneet käyttää laitteita. Sähköisten palvelujen käytettävyyttä heikensivät myös asiakkaiden vahva tunnistaminen, jossa pankkitunnusten käyttö koettiin selvästi hankalaksi. Niitä palveluista joissa ei vaadittu asiakkaan tunnistamista kuten Pohjois-Karjalan laboratoriopalveluiden ajanvarauksessa, ajanvarauksen käyttöaste nousi erittäin suureksi. Sähköisten ajanvarauspalveluiden käyttöä rajoitti se, että kaikilla asiakkailla ei ollut käytössä tietokonetta tai verkkoyhteydet eivät toimi kunnolla, erityisesti haja-asutusalueilla sekä jos asiakkaalla ei ylipäätänsä ole internetliittymää. Asiakkaisiin liittyy myös ajanvarauspalveluiden markkinointi. Jos uusista palveluista markkinoitiin näyttävästi paikallislehdissä tai radiossa sekä aktiivisesti asiakkaille, niin palvelun käyttöaste nousi. Palvelujen aktiivinen ja pitkäaikainen markkinointi koettiin tärkeäksi käytön edistämisen kannalta. Henkilöstön puolelta positiivista oli ajanvaraukseen tulevien puhelinsoittojen määrän vähentyminen. Sähköiset ajanvarauspalvelut vähensivät parhaimmillaan % puheluiden määrästä mutta keskimäärin arvioitiin puhelujen määrän pudonneen 30 %. Käytännössä tämä tarkoitti mahdollisuutta siirtää säästynyttä työmäärää hoitotyöhön. Henkilökunnan kommenteissa painotettiin ajanvarauspalveluiden liitettävyyttä potilastietojärjestelmiin. Jos tiedon siirto ei toiminut automaattisesti tai vaati useamman käyttöliittymän käyttämistä yhtä aikaa, ei ajanvarauksesta katsottu olevan hyötyä. Näissä tapauksissa työmäärän katsottiin sitä vastoin nousseen ja usein palvelun käytöstä luovuttiin. iden käytön tuli lisäksi tukea terveyspalveluiden prosesseja ja käyttöliittymien tuli olla selkeitä ja ymmärrettäviä. Tietojen yhteiskäyttö Käyttöoikeuksien antaminen kansalaisille ajanvarauspalveluun Pankkitunnisteiden käyttö tunnistamisessa asettaa kansalaiset eriarvoiseen asemaan, kaikilla ei ole pankkitunnistetta ja osa väestöstä ei voi sitä saadakaan (luottotiedoissa huomautus, tms.). Käyttöoikeuksien antamisessa on hankkeissa toteutetuissa palveluissa valittu kaksi eri linjaa: tunnistaminen on toteutettu joko vahvaa tunnistamista vaativaksi tai täysin avoimiksi eli tunnistamista ei vaadita ollenkaan. Vahvana tunnistuksena on käytetty pankkitunnistetta. Vahvaa tunnistamista vaaditaan ajanvarausaikojen tarkastelussa (hoitoaikojen siirtäminen tai peruutus) mutta vahvan tunnistamisen vaatimus on vaikuttanut joidenkin sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttöön huomattavasti. Kaikille kansalaisryhmille suunnatuissa palveluissa vahva tunnistaminen on vähentänyt palvelujen käyttöasteen 5-10%:iin kaikista varauksissa kun vuorostaan suunterveydenhuollon lasten (alle 2-vuotiaiden) määräaikaishuollon sähköisen varauksen aste kaikista varauksista on 98%.

8 8 Laboratorioajanvarauksissa on tunnistaminen jätetty kokonaan pois eli näissä palveluissa pystyy kuka tahansa tekemään varauksen. Näissä palveluissa käyttöaste on suuri. Esimerkiksi Itä-Suomen Laboratoriokeskuksen palvelussa tehtiin vuonna 2010 yhteensä sähköistä ajanvarausta. Ilman tunnistamista tapahtuvissa palveluissa on vaarana ilkivalta mutta haastattelujen perusteella sitä ei ole esiintynyt eikä raportoituja väärinkäytöksiä ilmennyt. Käyttäjien tunnistamisessa on todettu olevan ongelmia käytännön kannalta todentaa onko palvelujen käyttäjillä ylipäätänsä oikeutta käyttää palvelua, siis asuuko kunnan alueella, tai puolesta-asiointisopimusten tekeminen ja ylläpito 0-12 vuotiaille. Kokonaan eri ongelma-alue on puolesta-asiontisopimusten osalta vuotiaat, joille ei saa tehdä puolestaasiointisopimuksia. Ajanvarauksen olemassaolo on tämän hetkisen lainsäädännön mukaan vanhemmilta salattava asia jos lapsi tai nuori on yli 12. Saatu kommentti: Sitä paitsi niiden käyttöönotto on palveluorganisaatiolle käsittämättömän vaikeaa. Erityisesti kunta-alalla suosiota saaneen Vetuma-sopimuksen tekeminen tarkoittaa sopimista erikseen kunkin pankin kanssa! Palvelu pitäisi järjestää kansallisesti, helposti ja veloituksetta kaikille osapuolille. Yleiset rekisterit Potilastietojärjestelmien toimittajilta ei ole saatu tietoa niiden sopivuudesta yleisiin rekistereihin. Itä-Suomen laboratoriokeskuksen järjestelmä on heidän ilmoituksensa mukaan liitettävissä väestötietojärjestelmään. 4 Sidoshankkeiden analysointi: THL:n sidoshankekartoituksessa koottiin tietoa hankkeista, joissa kehitettiin tai kehitetään sähköistä ajanvarausta. Kartoitukseen ilmoitetuissa hankkeissa tavoitteena oli kehittää terveydenhuollon prosesseja, teknisiä toimintaedellytyksiä tai palveluja kansalaisille. Useimmissa hankkeissa sähköinen ajanvaraus itsessään ei ollut pääkohde vaan yksi osa laajempaa kokonaisuutta. kartoituksessa olevat tiedot ovat hankekoordinaattoreiden antamia. Esiselvityksen aikana tuli esiin sähköistä ajanvarausta kehittäviä hankkeita, joita ei ollut ilmoitettu sidoshankekartoitukseen. Näiden hankkeiden tietoja ei ole lisätty hankeluetteloon mutta niistä saadut kommentit ja kokemukset on otettu huomioon. Sidoshankeanalyysissä hankkeita tarkastellaan niiden suhteessa ekat-raportissa (2008) mainittuihin kehitystyön perusperiaatteisiin ja jatkotyössä huomioitaviin tavoitteisiin. Yleisiä havaintoja hankkeista THL:n sidoshankekartoitukseen oli ilmoitettu 29 hanketta. Kansalaisille suunnattuja ajanvarauspalveluja oli otettu käyttöön 9:ssä hankkeessa, ajanvarauspalveluita ei kehitetty tai niistä oli luovuttu 14:ssä hankkeessa ja 5 hanketta ei ole vielä alkanut. Sidoshankeanalyysissä hankkeiden taustoja ja käytännön kokemuksia selvittiin kirjallisen materiaalin lisäksi myös haastatteluilla. Haastattelut toteutettiin pääosin puhelinhaastatteluina ja haastateltavia olivat hankkeiden vastuuhenkilöitä, hankkeisiin osallistuneiden yrityksien henkilöstöä tai muita hankkeisiin osallistuneita tahoja. Haastateltujen henkilöiden lista löytyy raportin loppuosasta. Lista ei ole täydellinen, koska osa haastatelluista ei halunnut nimeään eikä organisaatiotaan näkyville. Kansalaisille suunnattuja ajanvarauspalveluja on toteutettu pääosin paikallisella tasolla. Palvelut ovat tekstiviesti-, takaisinsoitto-, ja internetpalvelut. Tekstiviestipalveluista yleisimpiä ovat jononhallinta tai kutsun lähettäminen määräaikaistarkastuksiin. Internetissä olevia ajanvarauspalveluista yleisimmät ovat laboratorioajanvaraus ja

9 9 terveyskeskusten määräaikaistarkastuksien ajanvarauksia. Alueellisella tasolla on ajanvarauspalveluja toteutettu internetpalveluina laboratorioajanvaraukseen. jen toteutuksissa on lähdetty ns. "helpoimmasta päästä". Toteutukset on pääosin tehty selkeästi rajattuihin toimintoihin, jotka eivät vaadi suoraan muita resurssien ajanvarauksia kuin hoitajan tai lääkärin ajan. Palvelut ovat toteutettu joko integroimalla ne suoraan potilastietojärjestelmään tai erillisinä palveluina. Potilastietojärjestelmän toimittaja on yleensä toteuttanut integroidut palvelut ja muut ohjelmistotalot vuorostaan erilliset palvelut. Toteutuneissa ajanvarauspalveluissa kansalaisille tarjotaan valintamahdollisuus - tarjotun hoitoajan hyväksymiseen tai perumiseen tekstiviestipalvelussa, - itsevaraukseen internetissä olevissa ajanvarauspalveluissa, joissa on mahdollisuus valitt kalenterinäkymästä itselle sopiva aika. - itsevalintaan, jossa kansalainen pystyy varaaman laboratorioajan mihin tahansa tietyllä alueella olevaan laboratorioon. Miksi hankkeissa onnistuttiin tai meni pieleen? Kehityshankkeiden osalta on hyvä tarkastella myös mitkä seikat ovat vaikuttaneet siihen, että ajanvarauspalvelun käyttöönotto on onnistunut ja käyttö alkanut, ja vastaavasti miksi jonkun palvelun käyttöönotto epäonnistui tai käyttö on jäänyt vähäiseksi. Hankkeiden ja sähköisten palvelujen käyttöönoton onnistumiseen vaikuttivat oleellisesti henkilöstön osaaminen ja asenteet sekä palvelujen teknisen integraatioin aste. Henkilöstön osaaminen ja asenteet liittyivät muutokseen työympäristössä, tietotekniseen osaamiseen, tiedotukseen ja asiakkaisiin. Työympäristön muutoksissa tärkeimmäksi onnistumisen varmistava tekijä on asiasta innostuneet terveydenhuollon avainhenkilöt. Ne ihmiset, jotka haluavat viedä muutokset käytännön tasolla läpi. Kun toimintamallien muutos perustuu uusien sähköisten palvelujen käyttöönottoon, niin oleellista on se, että henkilökunta pystyy käyttämään niiden taustalla olevia ohjelmia. Tällöin asiasta innostuneiden henkilöiden rooli on merkittävä. He jaksavat opetella uusien ohjelmien käyttämistä, etsiä ratkaisuja ongelmiin ja tukea muita työntekijöitä. Henkilöstöllä on oltava riittävästi myös markkinointiasennetta. Uusien palvelujen tekeminen tunnetuksi onnistui hankkeissa vain pitkäaikaisella tiedotuksella paikallislehdissä ja -radiossa, potilaskäyntien aikana ja internetissä. Jos henkilökunta ei kokenut tiedotusta tärkeäksi tai piti sitä jonkun muun tahon tehtävänä, niin asiakkaiden tietoisuus uusista palveluista jäi yleensä vähäiseksi ja samoin myös palvelujen käyttöaste. Käyttöönottohankkeissa onnistumiseen liittyy henkilöstön suhtautumiseen asiakkaaseen aktiivisena toimijana. Jos henkilöstö uskoo siihen, että asiakas haluaa vaikuttaa omien hoitoaikojensa valintaa ja asiakkaalle se mahdollisuus myös suodaan, niin tämä lisää sähköisten palvelujen käyttöastetta. Havaittuja epäkohtia Tietotekniikkatoimittajien taholta esitettiin kysymys siitä uskaltaako terveyspalvelujen tarjoaja käytännössä muuttaa toimintatapojaan? Ajanvarauksen ja pitemmällä tähtäimellä koko palveluketjun muuttaminen sähköiseksi vaikuttaa väistämättä myös terveydenhuollon toimintamalleihin ja siellä työskentelevien ihmisten toimenkuviin. Pelot työtehtävien muutoksista tai uutta teknologiaa kohtaan vaikuttavat ainakin osittain muutosten läpiviemiseen. jen toteutuksen onnistumisessa on tärkeätä löytää yhteinen kieli tietotekniikkatoimittajien ja terveydenhuollon henkilöstön välillä. Jos terveydenhuollon ja tietotekniikkayritysten henkilöstö eivät ymmärrä kaikkia

10 10 yksityiskohtia samalla tavalla, niin todennäköisyys sähköisen palvelun onnistumiselle pienenee. Palvelu ei tuolloin välttämättä tue terveydenhuollon henkilöstön työtä, ei tuo toivottuja säästöjä tai vähennä työtaakkaa. Osapuolten vaikeus ymmärtää toisiansa heijastuu erityisesti prosessien mallintamiseen, kysymykseen mitä tietoa halutaan käsitellä ja ylipäätänsä siihen kuinka tietotekniikka voisi yksinkertaistaa prosesseja ja toimintamalleja. Tästä syystä yhdessä terveydenhuollon organisaatioissa kuvattiin tilannetta: "edetään toteutuksissa askel kerrallaan ja katsotaan mitä tapahtuu". Tietotekniikkayritysten näkökulmasta terveydenhuollon henkilöstöllä ei myöskään ole aina selkeätä kuvaa mitä kaikkea tietotekniikan avulla pystytään tekemään. Terveydenhuollon organisaatioiden näkökulmasta ajanvarauspalvelujen kehittämisessä suurena ongelmana mainittiin potilastietojärjestelmätoimittajien asenne pitää järjestelmänsä "suljettuina". Haastatellut kokivat usein ettei heillä ole tiedon omistajuutta eli eivät välttämättä voi vapaasti päättää mitä ja millaisia tietoja voi käyttää tai saada haltuunsa, ja sitä, että ajanvarausohjelmistoja ei päästä linkittämään suoraan potilastietojärjestelmiin. Puuttuva linkitys on joissakin tapauksissa johtanut toimintamalliin, missä henkilöstön pitää siirtää ajanvaraustiedot manuaalisesti ajanvarausjärjestelmästä potilastietojärjestelmään. Yhteentoimivuuden ja avoimuuden parantamiseksi toivottiin erityisesti HL7-standardien käytön laajentamista ja standardien täsmentämistä. Rajapintojen avoimuus ja niiden käyttöä ajanvaraustoimintojen kehittämisessä kuvaa ajanvarausohjelmistoja kehittävän yrityksen edustajan kommentti: Suomessa käytössä olevat HIS-järjestelmät eivät nykymuodossaan kykene vastaanottamaan ajanvaraustietoa ulkopuolelta. Tai no jos tarkkoja ollaan, niin MUSTI-järjestelmä kykenee mutta se on poistuva järjestelmä. Effica, Pegasos, Uranus, Mediatri, Acute TTH, DoctorX tai Softmedic jne. eivät kykene. HIS-toimittajat varmistavat tällä menettelyllä oman markkina asemansa., Me olemme olleet ainakin 4 tai 5 hankkeessa mukana joissa eri puolilla Suomea on pyritty toteuttamaan alueellinen ajanvarausjärjestelmä. Kaikki ovat tähän samaan tosiasiaan liittyen epäonnistuneet. Potilastietojärjestelmien toimittajien suhteen oltiin osittain kriittisiä myös siihen miten nämä suhtautuvat asiakkaisiin. Vastauksissa tuotiin esille se, että toimittaja tekee vain sen, mitä asiakas osaa määritellä ja pyytää, eikä omatoimisesti ehdota tai selvitä millaisia ominaisuuksia terveydenhuollon sektorilla tarvittaisiin. Vaikka asiakas osaisikin pyytää, niin usein on todettu kehittämisen olevan liian kallista kysyntään nähden. Yhteisiä käsitteitä, sellaisina, että ne olisivat laajalti hyväksyttyjä, ei ole vielä luotu. Laajempien hankekokonaisuuksien raporteissa kuten ekat-raportissa (2008) on esitelty määritelmiä ja Saini-hankkeen loppuraportissa viitataan käytettyjen termien määrittelyssä ValtIT:n, KuntaIT:n ja JHS-suosituksissa käytettyihin määritelmiin. Hankkeissa ja joissakin yrityshaastatteluissa ilmoitettiin puutteeksi kansallisen tason yhteistyön puuttuminen. Määritysten, sanastojen, prosessikuvausten, luokitusten ja standardien kehittämiseksi ei tällä hetkellä tehdä pitkäkestoista ja jatkuvaa yhteistyötä. Tietoja ei päivitetä ja tehdään osittain päällekkäistä työtä. Puutteeksi mainittiin myös se, että näillä dokumenteilla tai ei ole omistajatahoa, joka vastaisi niiden pitempiaikaisesta kehittämisestä eikä kehityspolkujen suunnittelun koordinoinnista. Hankkeissa toivottiin mahdollisuutta osallistua aktiivisesti kansalliseen kehittämiseen ja tiedon jakamiseen. Hankkeissa tai kunnissa tehtyjä tutkimuksia ajanvarauspalvelujen käytöstä Useimmissa hankkeissa ei ole tehty tutkimusta palvelujen hyödyistä tai palvelun käyttöasteista. Näissä hankkeissa, joissa käyttöä seurattiin, kohdistui tutkimus asiakastyytyväisyyden mittaamiseen. Yleisenä tuloksena oli, että asiakkaat kokivat palvelut selkeiksi ja olivat valmiita käyttämään sähköisiä palveluja jatkossakin. Näissä hankeraporteissa ei ollut tutkittu ajanvarauksen vaikutuksia työmääriin vaan tyydytty arvioihin. Yleensä ajanvarauspalveluiden arvioitiin vähentäneen ajanvaraukseen käytettyä työtä.

11 11 Tarkkoja kustannushyötyanalyyseja ei oltu tehty. Yhdessä sairaanhoitopiirissä oli arvioitu ilmoittamattomien poisjääntien aiheuttavan suunterveydenhuollossa noin 12 htv:n tyhjäkäynnin ja muutettujen aikojen järjestelyn noin 11 htv:n työmäärän. Sähköisen ajanvarauksen (tekstiviestimuistutus ja uuden ajan ehdottaminen) arvioitiin käyttöönoton arvioitaisiin vähentävän ilmoittamattomia poisjääntejä noin 50% eli 6 htv:n ja peruutetun ajan täyttäminen tekstiviestillä noin 9 htv:n säästöt. 5 Ajanvarausohjelmistojen avoimuus ja niiden hyödynnettävyys organisaatio- ja yritysrajojen ylitse Ajanvarausohjelmistojen avoimuutta ja niiden hyödynnettävyyttä selvitettiin kartoittamalla ajanvaraukseen liittyvien kansallisten ja/tai muiden käytössä olevien standardien tilannetta ja niiden hyödyntämistä. Lisäksi selvitettiin, että millaisilla käyttöehdoilla eri vaihtoehdot ovat todellisuudessa käytettävissä. Yhteenveto ajanvarauskyselystä Kyselyn suorittamisaika Kyselyitä lähetetty 19 kpl Vastanneita 9kpl Kyselyyn valittiin mukaan sekä potilastietojärjestelmien toimittajia että ajanvarausjärjestelmien toimittajia. Mukana oli pieniä ja isoja toimijoita. Mukaan valittiin ne tietojärjestelmätoimittajat, joiden nimet tai toimittamat tietojärjestelmät pystyttiin löytämään kohtuullisella vaivalla käyttäen Google-hakupalvelua. Tietojärjestelmätoimittajia yritettiin ensin lähestyä puhelimitse. Vastuuhenkilöiden tavoittaminen osoittautui kuitenkin vaikeaksi tällä tavoin. Poikkeuksetta kysely pyydettiin lähettämään sähköpostitse, jotta se voitaisiin ohjata oikealle henkilölle. Tästä johtuen jokaiselle tietojärjestelmätoimittajalla laitettiin sähköposti, joka sisälsi lyhyen kuvauksen hankkeesta ja kyselylomakkeen. Kyselystä lähettiin vielä kaksi muistutusviestiä niille, jotka eivät olleet vastanneet annettuihin määräaikoihin mennessä. Kyselyn avulla pyrittiin kartoittamaan jokaisen toimittajan kohdalla tietojärjestelmän yleisiä ominaisuuksia, tietojärjestelmän rajapintoja ja niiden avoimuutta, standardien käyttöä ja suhtautumista avoimiin rajapintoihin. Lisäksi kartoitettiin, mitä haasteita tietojärjestelmätoimittajat näkivät liittyvän rajapintoihin. Vastauksia kysymyksiin jouduttiin pyytämään useita kertoja. Useista eri muistutuksista huolimatta kyselyihin vastasi vain alle puolet toimijoista. Tietojärjestelmätoimittajien antamien vastausten taso vaihteli markkinointimateriaalista kopioiduista teksteistä hyvinkin pureksittuihin ja ammattimaisiin vastauksiin. Lähtökohtaisesti suurin osa toimijoista vaikutti suhtautuvan kyselyyn varsin varauksellisesti. Kyselyyn vastasivat seuraavat toimittajat aakkosjärjestyksessä - Abilita - Acute - Entteri - In Net - Logica - Mediconsult - Netorek - Nextime Solutions

12 12 - Tieto Tietojärjestelmien ominaisuudet ja ohjelmistorajapinnat Vastanneista seitsemällä (7) oli oma potilastietojärjestelmä (tai useampia järjestelmiä) ja heistä kaikki ilmoittivat järjestelmänsä sisältävän ajanvaraus- ja/tai kalenteritoiminnallisuuksia. Muita mainittuja asioita potilastietojärjestelmistä olivat mm. kertomus-, laskutus-, raportointi- ja potilasrekisteriominaisuudet. Seuraavana mainitut käytössä olevat ohjelmistorajapinnat potilastietojärjestelmissä - HL7v2 - HL7v3 - HL7v3 omilla laajennoksilla - Tapauskohtainen ja itse toimittajan puolesta määrittelemä rajapinta Toimittajien oman ilmoituksen mukaan kalenteriominaisuuksia sisältäneistä potilastietojärjestelmistä 88 % löytyy jonkinlainen rajapinta. Näistä rajapinnoista 71 % ilmoitettiin avoimiksi. Potilastietojärjestelmätoimittajista yksi ei halunnut ilmaista minkäänlaista tietoa rajapinnoista tai niiden käytöstä. Tietojärjestelmien rajapintojen käyttäminen on pääsääntöisesti hyväksytty tietojärjestelmätoimittajan asiakkaan tai muuta tulevan kumppanin kanssa. Käytöstä on yleensä sovittava erikseen tietojärjestelmätoimittajan kanssa. Käyttämisen edellytyksenä mainittiin mm. riittävä tietoturva. Rajapintoihin liittymiskäytännöt Käytäntö rajapintoihin liittymiseksi vaihtelee toimittajakohtaisesti. Pääsääntöisesti liittymisestä on sovittava tapauskohtaisesti tietojärjestelmätoimittajan kanssa. Mainittuja liittymisvaihtoehtoja olivat - Kolmannen osapuolen järjestelmät voivat käyttää HTTP-pohjaisia kutsuja tai Java-kirjastoihin pohjautuvia menetelmiä rajapintojen käyttämiseksi. - Kolmas osapuoli toteuttaa tuotteeseensa toimittajan rajapintakuvauksen mukaisen liittymän. - Web Service, REST, Remoting API for Java and Scala Liittymisen käyttöehtoina mainittiin - riittävä tietoturva - Kolmannen osapuolen tuotteen käyttö ei saa haitata tietojärjestelmän normaaleja toimintoja - käyttö vaatii tunnistautumisen ko. asiakasorganisaation tietoihin Pääsääntöisesti asiakasorganisaatio on vastuussa liittymisestä aiheutuvista kustannuksista. Käytöstä aiheutuvien kustannusten mainittiin olevan kohtuullisen kokoinen kiinteä osa kuukausimaksua, mutta riippuvan käyttöasteesta. Standardien käyttö 5 kpl potilastietojärjestelmätoimittajista ilmoitti käyttävänsä HL7 standardia, joista 2kpl käyttää versiota 3 ja 3 kpl versiota 2.3. Yksi potilastietojärjestelmätoimittaja ei ilmoittanut, onko käytössä standardeja. Toinen

13 13 ajanvarausjärjestelmätoimittajista ilmoitti, ettei heidän käytössään ole standardeja. Molemmat ajanvarausjärjestelmätoimittajat ilmoittivat, ettei käytössä ole HL7-standardia. Rajapintojen käyttö voi vaihdella toimittaja- ja asiakaskohtaisesti. 3 kpl potilastietojärjestelmätoimittajista ilmoitti, että rajapinnat ovat avoimia. Yksi ilmoitti, että rajapinnat eivät ole suoraan avoimia, vaan käytettävissä yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa. Rajapintojen hyödyntämiseen dokumentaatiota ilmoitti olevan 4 kpl potilastietojärjestelmätoimittajista. Rajapinnat on ilmoitusten mukaan toteutettu - HL7 messaging-ratkaisuilla webservice-tyyppisesti - point to point kommunikaatiolla - Java web-service - HL7v3 Web Services profiilin mukaisesti. Muita käytössä olevia standardeja ilmoitettiin olevan - XML-standardit, eri XML-standardiskeemat, LDAP, HTTPS, SSL, SQL, XA (Distributed Transaction Processing), IIOP/CORBA ja useat eri Java-standardit: WSDL, SOAP, WebDav, ExWS (tämä Nextimellä) - HL7v3 Scheduling - HL7 v2.3 röntgen-lähete-/lausuntoliittymä RADU- ja RISjärjestelmiin. - CDA R2, Finvoice, DICOM, in-house labrarajapintoja - Lähete- ja hoitopalauteliikenne käyttää de facto-standardia, joka kutsutaan pika-xml. OVT/Edi-rajapinta on käytössä laboratoriossa. Suhtautuminen avoimiin rajapintoihin ja rajapintojen haasteet Potilastietojärjestelmätoimittajista 5 kpl ilmoitti suhtautuvansa avoimiin rajapintoihin positiivisesti ja ajanvarausjärjestelmätoimittajista 1 kpl. Varauksella rajapintojen avoimuuteen suhtautuu 1 potilastietojärjestelmätoimittaja ja 1 kpl ajanvarausjärjestelmätoimittaja. Yksi potilastietojärjestelmätoimittaja ei ilmaissut kantaansa. Vastanneista kielteisesti ei suhtautunut yksikään. Rajapintojen yleisiksi haasteiksi todettiin - rajapintamäärittelytyö on hankalaa, ei ole selkeää tahoa määrittelytyöhön - selkeä käsitteistö ja termistö puuttuu - rajapintojen kompleksisuudesta aiheutuvat kustannukset - tietojärjestelmätoimittajien tuki rajapinnoille voi olla heikko - rajapintojen kehitystyötä ja käyttöä on tarkoituksellisesti rajoitettu - rajapintojen tulkinnallisuus - tekninen toteutus - tietoturva - tietojärjestelmätoimittajien keskinäinen kilpailu Erityisesti avoimien rajapintojen haasteiksi nimettiin - rajapintojen laajuus ja soveltamisohjeet eivät kohtaa, mistä johtuen HL7-standardilla toteutetutkaan rajapinnat eivät välttämättä sovi yhteen - kustannukset - tietosisällön standardointi

14 14 jen käyttö toimiala- ja organisaatiorajojen yli Potilastietojärjestelmäkohtaiset ajanvarauspalvelut ovat käytettävissä yleensä vain saman toimittajan järjestelmissä. Niiden siirrettävyys tai käyttö muiden potilastietojärjestelmien yhteydessä tai muissa julkisen sektorin palveluissa on rajallista. Yhden potilastietojärjestelmätoimittajan sähköistä ajanvarauspalvelua käytetään muun toimittajan potilastietojärjestelmään liitettynä mutta sen käyttö haastattelujen perusteella on hankalaa ja ohjelmien päivittäminen hankalaa tai mahdotonta. Potilastietojärjestelmäkohtaisia ajanvarauspalveluita ei pystytä käyttämään muissa julkisen sektorin palveluissa. Potilastietojärjestelmistä riippumattomia, erillisiä ajanvarauspalveluita tai ohjelmistoja pystytään käyttämään usean eri toimialojen ja organisaatioiden ajanvarausta vaativiin palveluihin. Erillisten ajanvarauspalveluiden tai ohjelmien käytön näkökulmasta tiedonsiirto ja toimintamallit ovat hyvin analogisia riippumatta siitä varataanko aikaa hoitotapahtumalle vai koulutilan käytölle. 6 Ehdotuksia jatkotoimiksi Esiselvityksessä kerättyjen raporttien ja haastattelun perusteella ei ole tässä vaiheessa kannattavaa kehittää kansallisen tason teknistä ratkaisu ajanvarauspalvelulle. Sähköisten ajanvarauspalveluja on sovellettu käytännössä hyvin lyhyen aikaa, niistä ei ole kertynyt riittävästi tietoa jotta pystyttäisiin kuvaamaan riittävällä tarkkuudella kuinka ne tukevat ajanvarauspalveluja ja kuinka ne tulisi liittää laajempiin tietoteknisiin ratkaisuihin. Sähköisten ajanvarauspalvelujen vieminen käytäntöön edellyttää ajanvarausprosessien täsmentämistä ja selvittämistä kuinka tietoteknisiä ratkaisuja pystytään parhaiten hyödyntämään ajanvarauspalveluissa. Tekniikan soveltamisen hidasteena ovat myös osittain epäselvät standardit. Standardit edellyttävät ohjeistusta niiden soveltamisesta ja esiselvityksen perusteella niissä on osittaisia puutteita tiettyjen terveyspalvelujen käytössä. Lisäksi vielä ajanvaraustoimintojen suhteen on epäselvää mitä lainsäädäntö sallii tai kieltää. Pitkälle vietyjen tai laajojen teknisten ratkaisujen rakentaminen perustuen riittämättömiin tietoihin teknisistä rajapinnoista, prosesseista tai lainsäädännöstä toisi väistämättä ylimääräisiä kustannuksia ohjelmistojen korjauksista tai täydentämisistä jälkeenpäin. Edellä mainitut seikat tukevat sitä, että sähköisiä ajanvarauspalveluja tulisi kehittää käytännön tasolla alueellisella tasolla. Haastattelujen perusteella on koottu ehdotukset toimenpiteiksi, joilla pystyttäisiin viemään ajanvarauspalvelujen kehitystä konkreettisella tasolla eteenpäin. 1. HL7-rajapintojen käytön laajentaminen ajanvarauksessa HL7 tarjoaa hyvät puitteet eri tietojärjestelmien väliseen kommunikaatioon. Lisäksi on olemassa varsin hyviä arkkitehtuuridokumentteja ja suosituksia, joita seuraamalla saadaan niin suuren kuin pienenkin organisaation tarpeet katettua. Avoimia HL7-rajapintatoteutuksia kuitenkin rajoittaa potilastietojärjestelmätoimittajien pelko kilpailun avautumisesta toisille toimijoille. Tietojärjestelmätoimittajat eivät myöskään välttämättä tunnista avointen rajapintojen ja standardoinnin liiketoiminnallisia hyötyjä, joten ne voidaan jättää toteuttamatta. Potilastietojärjestelmätoimittajat tuntevat myös suurta vastuullisuutta tekemisistään ja kirjaavat usein rajapintojen avaamattomuuden syyksi tietoturvan tai tiedon integriteetin. Potilastietojäjestelmätoimittaja ei siis halua ottaa niskoilleen mahdollisesta kolmannen osapuolen ohjelmasta heidän ohjelmansa toimintaan vaikuttavasta virheestä. Sinänsä oikein toteutettu HL7-rajapinta rajaa näitä pelkoja pois, mutta tämä huoli on kuitenkin oikeutettu. Selvityksen perusteella suurimmaksi avoimien HL7-ajanvarausrajapintatoteutuksien yleistymisen esteeksi nousee HL7- määritysten monimuotoisuus ja toteutuksen aloittamisen suuri kynnys. Monimuotoisuudella tarkoitetaan sitä, että kun kaksi eri toimijaa toteuttaa HL7-määrityksiä vastaavan rajapinnan, niin mikään ei takaa, että ne toimivat keskenään. HL7- määritykset myös sallivat rajapinnan laajentamisen tietojärjestelmätoimittajan omilla ominaisuuksilla. Tämä saattaa johtaa

15 15 vielä suurempaan epätoimivuuteen jonkin toisen toteutuksen kanssa. Rajapintojen tietosisältö pitäisikin määritellä tarkemmin. Toteutuksen aloittamisen kynnyksellä tarkoitetaan tässä tapauksessa sitä, että keskiverto-ohjelmoija on nopeasti hukassa suuren tietomäärän kanssa. On hyvin hankalaa nähdä nopeasti, että mitkä osat määrityksistä ovat tarpeellisia juuri tietyn toteutettavan ominaisuuden osalta ja mitkä eivät. Erityisesti pienempien tietojärjestelmätoimittajien kohdalla rajapintojen kehitystyöhön osallistumisen rajoitteena voivat olla sekä osaaminen (liian kovat vaatimukset) ja kustannukset. Avointen rajapintojen määrittely- ja toteutustyöhön tarvitaankin riippumaton ja voimakas toimija, jonka vastuulla olisi selvittää rajapintoihin tarpeet ja rajoitteet. Taho myös määrittelisi rajapinnoissa käytettävän termistön ja käsitteistön ja tarjoaisi teknistä tukea rajapintojen toteutuksessa. Uusien (ja olemassa olevien) rajapintatoteutusten tueksi tarvitaan toimiva esimerkkipalvelu, jota vastaan uusi toimija voisi kehittää omaa ohjelmistoaan. Lisäksi pitää sopia, että tietty toimija voi sanoa tukevansa HL7-ajanvarausrajapintaa mikäli se on testattu tätä esimerkkipalvelua vasten. Näin toimimalla voidaan varmistua siitä, että potilastietojärjestelmien ajanvarausrajapinnat tulevat yhdenmukaisiksi. Esimerkkipalvelu sisältäisi ne jo määritellyt perustoiminteet (e-kat 2008), joita ajanvarauksessa tarvitaan. Tällaisen esimerkkipalvelun toteutus ja ylläpito sopisi parhaiten jollekin riippumattomalle toimijalle. Esimerkkipalvelun kustannukset tulevat varmasti olemaan hyötyjä pienemmät. TIEKEllä on käytössä tällä testipalvelu ( verkkolaskun ja kuljetussanomien standardinmukaisuuden testaamiseksi. 2. Kansallisen yhteistyön aloittaminen ja syventäminen Kansallisen tason yhteistyön merkitys korostui kaikissa haastatteluissa ja on nostettu yhdeksi oleellisista ajanvarauspalvelujen kehittämistekijöistä ekat-raportissa (ekat 2008). Kansallisen tason kehitystoiminta ja koordinaatio edellyttävät laajamittaista ja pitkäjänteistä toimintaa. Kehitystoimintaa ja hankkeita on pyrittävä toteuttamaan koordinoidusti sekä välttämään päällekkäistä toimintaa. Kehitystoiminnan jatkuvuus on turvattava, on pystyttävä viemään eteenpäin hankkeissa tuotettuja tuloksia. Samalla on pyrittävä toteuttamaan ajanvarausta kehittäviä hankkeita siten, että hankkeiden tavoitteet ja tuotokset tukevat ajanvarauksen kokonaisvaltaista kehittämistä ja kansallisia päämääriä. Kansallisen tason yhteistyö on tähän mennessä perustunut hankkeissa tehtävään työhön. Vaikka hankkeita on pyritty toteuttamaan yhteistyössä useamman organisaation kanssa tai laajempina yhteistyöhankkeina, ei hankkeilla kuitenkaan ole ollut laajempaa yhteistyötä materiaalien jakamiseksi. toiminta on luonteeltaan tiettyyn ajanjaksoon sidottua ja pitemmällä aikaperspektiivillä katsottuna katkonaista. Tämä on vaikuttanut siihen, että tulosten saatavuus ja hyödynnettävyys on ollut rajallista eikä hanketoiminnassa ole ollut laajempaa kattavuutta eikä jatkuvuutta. Pitempiaikaisen kehitystyön tukemiseksi puuttuu myös mm. määritysten, sanastojen ja erilaisten kuvausten omistajuus. Siis taho, kuka vastaa näiden dokumenttien ja tietojen pitempiaikaisesta kehitystyöstä. Kansallisen tason yhteistyön ja keskitetyn toiminnan aloittamiseksi ja jatkuvuuden tukemiseksi tulee perustaa yhteinen kehittäjäfoorumi. Foorumilla tarkoitetaan tässä sellaista yhteistyötä, jota pystytään jatkamaan hankkeiden ja toimialarajojen yli. Foorumin kohderyhmänä on terveydenhuollon henkilöstö, ajanvarausta kehittävien julkisen ja yksityisen sektorin organisaatioiden ja yrityksien henkilöstö. Foorumissa yhteistyö voi olla aktiivista kehitystoimintaa, sen ei välttämättä tarvitse kuitenkaan olla resursseja sitovaa vaan yhteistyön perustaksi riittää jo internetsivusto, jonka kautta pystytään jakamaa ja etsimään tietoa ajanvarauksen kehittämiseen liittyvistä materiaaleista. Perustavoitteena foorumilla on tarjota asiasta kiinnostuneille tahoille mahdollisuus osallistua ja jakaa tietoa.

16 16 jen kehittämistä tukevalla foorumilla tai internetsivustolla tulisi olla kootusti tietoa mm. terveydenhuollon hankkeista, määrityksistä, luokituksista, standardeista tai yleisiä ohjeita hankintojen tekemisestä. Internetsivuston tarkoituksena on tukea kehitysorganisaatioita olemalla myös paikka, missä voisi kootusti lukea muiden kokemuksista, hyviksi havaituista käytänteistä tai vaikkapa ajanvaraukseen vaikuttavasta lainsäädännöstä. Sivustolla voisi tehdä kysymyksiä tai keskustella aiheesta, jakaa kokemuksia ja oppia muiden tekemisistä. Internetsivuston tai foorumin tarkoituksena on tukea kehitystyön jatkuvuutta, tiedon jalostusta ja uudelleen käyttöä sekä kokemuksen ja tietotaidon viemistä eteenpäin hankkeesta toiseen. Samoin myös vastuutahot, jotka vastaavat terveydenhuollon kehittämisestä pystyvät keskitetysti seuraamaan ja millaisia tuloksia saadaan aikaiseksi. Jotta sivusto tukisi mahdollisimman hyvin kehitystoimintaa, tulisi sen olla avoin. Kaikilla tulee olla vapaa pääsy tietoihin sekä kommentointi- ja tiedon lisäysmahdollisuudet. Sivuston kohderyhmänä ovat kaikki terveydenhuollon (ja miksei laajemminkin) ajanvarausjärjestelmiä kehittävät tahot: terveydenhuollon henkilöstö, atk-tuki, atk-järjestelmien kehittäjät, yritykset, toimintaa koordinoivat tahot. Vapaalla osallistumisella ja tiedon jakamisella taataa se, että kaikki osapuolet ovat tasavertaisessa asemassa, kaikki asiasta kiinnostuneet tahot ja henkilöt voivat saada tiedon käyttöönsä ja voivat myös tuoda oman osaamisensa muiden käyttöön. Ajanvarausta kehittävä foorumi ja sivusto eivät suinkaan pysty toimimaan ainoastaan terveydenhuollon tai yrityssektorin ihmisten oman aktiivisuuden varassa. Foorumilla ja sivustolla tulee olla taho, joka ylläpitää sisältöä, tiedottaa, aktivoi tarvittaessa keskustelua. Ilman tällaista tahoa foorumeilla ja sivustoilla on taipumus jäädä ns. makaamaan paikalleen, päivittämättömiksi. Vanhentuneet sivut ja paikkansa pitämätön sisältö heikentävät luotettavuutta. Seurauksena sivustoa ei käytetä, sinne ei tuoda lisätietoja eikä dokumentteja hankkeiden tai uudistusten tuloksista. Sivusto ei silloin tue kansallisen kehittämisen ja koordinaation päämääriä, ajanvarauksen kehittämisen tavoitteiden saavuttamista ja tarkoitusta. 7 Lähteet Julkaisut Selvitykset ja raportit - Juha Mykkänen, Mika Tuomainen, Pirkko Kortekangas, Anne Niska. (2008) Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat. Haettu Susanne Valkeakari (toim.), Jari Forsström, Pauli Kilpikivi, Pekka Kuosmanen, Marja Pirttivaara (2008) SAINI - Kansalaisten sähköiset terveydenhuollon palvelut, Loppuraportti, Haettu Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät, Netum Oy, Selvitys SADe-Ajanvaraustyöryhmän loppuraportti, raportit: - Susanne Valkeakari (toim.), Anne Niska, Keijo Koski, ekat-loppuraportti, Haettu ,

17 17 - Kansalaisen ajanvaraus Päijät-Hämeessä (Kaava) hanke loppuraportti, 2009, Haettu , - Terveydenhuollon epalvelut ja itsenäinen asiointi, loppuraportti, 2009, Haettu , - Kansalainen palveluiden varaajana, VSSHP alueella, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hallinnoima, Oulun kaupungin hallinnoimaan ekat-hankkeeseen kuuluva kehittämishanke Omavaraus, loppuraportti, 2009, Haettu , - Avanto 2 hanke, Erikoissairaanhoidon ajanvarausten hallinta ja anto, 2008, Loppuraportti, Haettu , - UULA, Uudet palvelu- ja toimintamallit Lapissa, Väliraportti, Sähköisen asioinnin tukipalvelut, Lahti-Fenix, Loppuraportti, 2009 Haastattelut Ahtikari Jukka, Logica Oyj Angeria Minna, Oulun kaupunki Julkunen Antero, Itä-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä Järvenpää Paula, Päijät-Hämeen Sosiaali- ja terveysyhtymä Kallio Jouko, Espoon kaupunki Kero Timo, Netorek Oy Kortekangas Pirkko, Medbit Oy Kaipainen Antti, Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Kettunen Pasi, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän liikelaitos Medikes Kääriä Kimmo, YTHS Lehtonen Riitta, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) Liimatta Sirpa, Lapin sairaanhoitopiirin kyntyhtymä Lindman Pontus, Medixine Oy Martikainen Eija, Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä Paukkala Maija, Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Ripatti Sinikka, Kuntaliitto Savela Antti, Espoon kaupunki Soinen Seppo, Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy Suihko Toni, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) Uusitalo Jarkko, Logica Oyj Muu aineisto - FiCom ry. (2006, 9. helmikuuta). FiComin lausunto valtionhallinnon IT-strategiasta. Haettu osoitteesta

18 Helms, M. M., Moore, R. & Ahmadi, M. (2008). Information Technology (IT) and the Healthcare Industry: A SWOT Analysis. International Journal of Healthcare Information Systems and Informatics, 3(1), Laplante, P. A. (2009). Requirements Engineering for Software and Systems. Boca Raton: CRC Press. - Neill, C. J. & Laplante. P. A. (2003). Requirements engineering: a state of practice. Software 20(6), Rajagopa, P., Lee, R., Ahlswede, T., Chiang, C. & Karolak. D. (2005) A new approach for software requirements elicitation. Proceedings of the Sixth International Conference on Software Engineering, Artificial Intelligence, Networking and Parallel/Distributed Computing and First ACIS International Workshop on Self-Assembling Wireless Networks, (s ). Washington: IEEE Computer Society. - Voutilainen, T., Kouki, S., Ollakka, E. & Takala, M. (2011). Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten IThankkeiden toteuttaminen (Tuloksellisuus tarkastuskertomus 217/2011). Helsinki: Valtiontalouden tarkastusvirasto. - Winblad, I. Reponen, J. Hämäläinen, P. Kangas, M. Informaatio- ja kommunikaatioteknologian käyttö Suomen terveydenhuollossa vuonna 2007, Stakesin raportteja 37/2008.

19 19 Liite1 Vastaukset ajanvarausjärjestelmä- ja standardeja koskevaan kyselyyn Ajanvaraukseen liittyviä kansallisten ja/tai muiden käytössä olevien standardien tilaa ja hyödyntämistä selvitettiin potilastietojärjestelmiä ja ajanvarausjärjestelmiä toimittaville yrityksille ja yhteisöille osoitetun kyselyn avulla. Kyselyssä esitettiin kysymyksiä liittyen tietojärjestelmän ominaisuuksiin, rajapintojen avoimuuteen, käyttöehtoihin ja kustannuksiin sekä suhtautumista avoimiin rajapintoihin ja niihin liittyviin haasteisiin. [linkki kyselylomakkeeseen] Kysely oli samansisältöinen sekä potilastietojärjestelmiä että ajanvarausjärjestelmiä toimittaville. Ajanvarausjärjestelmiä toimittaville tahoille osoitetussa kyselyssä sana "potilastietojärjestelmä" korvattiin sanalla "tietojärjestelmä". Vastaukset on lajiteltu tietojärjestelmätoimittajan mukaan Toimittaja Tietojärjestelmä kysymys 1: ajanvaraus/kalenteriominaisuus kysymys 2: Logica Pegasos (perusterveydenhuolto) on / on Perusterveydenhuollon toimintoihin räätälöity kattava toiminnallisuus. keskeiset ominaisuudet kysymys 3: ohjelmistorajapinnat kysymys 4: HL7v3 SerAPI-toteutukseen perustuva sähköiseen asiointiin räätälöity rajapinta kansalaisen portaalille. Rajapintatoteutuksen ostaneille, perustuvat yleensä avoimiin määrityksiin rajapintojen avoimuus kysymys 5: rajapintojen käyttö kysymys 6: liittymismahdollisuudet Periaatteessa kuka tahansa asiakkaan hyväksymä taho. Käytännössä rajapintojen käyttäminen on projektoitava aina tapauskohtaisesti, johtuen mm. puutteellisista kansallisista määrittelyistä. Asiakastarve määrittelee lopullisen hyödyntämisen. Esimerkiksi kaikki SerAPI-toteutukset ovat erilaisia, eikä yksistään SerAPItoteutuksella ole mahdollista saada aikaiseksi esimerkiksi riittävän kehittynyttä webajanvarausta muuten kuin rajoitettuihin tapauksiin. a-b: Tapauskohtaista. Käyttö edellyttää asiakkaalta yleensä rajapintakokonaisuuden sisältävän toiminnallisuuden hankintaa joko tuotelisensseinä, prosessin osana tms. Hinnoitteluperiaatteita on useita. Rajapinnat liittyvät yleensä laajempaan kokonaisuuteen, joka on oltava taustalla. Esimerkiksi ajanvarauksen tuotehallinta jne. c-d: Kustannukset eivät koskaan kohdistu 3. osapuoleen, paitsi toteutusprojektin muodossa, jonka 3. osapuoli sopii itse asiakkaan kanssa. Toteutus/liittymäprojekti toteutetaan toimittajien ja asiakkaan yhteistyössä, joskus myös toimittajien kesken

20 20 kumppaniperiaatteella. kysymys 7: HL7-standardi HL7v2 ja HL7v3, kuten edellä mainittu. Välttäisin käyttämästä termiä HL7- standardi, koska siitä saa sellaisen kuvan että esimerkiksi ajanvarauksen osalta kyseessä olisi täsmällisesti määritelty toiminnallisuus, kun standardi on kansanomaistettuna enemmänkin sillä tasolla että tämä putki voi olla kuparia tai muovia ja siinä pitäisi olla reikä nesteelle ja liittimet päissä mutta emme kerro minkä kokoiset liittimet. Standardi on kyllä olemassa, mutta usein keskusteluissa antaa aivan liian ruusuisen kuvan määrittelyn tasosta ja on harhaanjohtava. Rajapintojen käyttö voi vaihdella asiakaskohtaisesti riippuen esimerkiksi asiakkaan ESB-ratkaisuista. Yleissääntöä ei ole. HL7v3-liikenne tapahtuu speksin mukaisesti käytännössä aina HL7 messaging-ratkaisuilla webservice-tyyppisesti. Taustalla on SSL-liikenne, PKI-varmenteet yms. HL7 messaging asettaa omat rajoitteensa, yleensä ottaen on työmääriä yms. mietittäessä harhaanjohtavaa ajatella niitä tavanomaisina web serviceinä, muuten kuin viestikuoren osalta. Käytännössä kaikki HL7v3- rajapinnat on Web Service-osuudeltaan identtisiä ja toiminnallisuus sisältyy kuoren sisässä oleviin HL7 interaktioihin. Yleisesti ottaen ei liene mahdollista toteuttaa projektia ilman molempien osapuolien osallistumista projektiin. Käyttöön voi liittyä riskejä. Kolmansille osapuolille tarkoitettua dokumentaatiota on olemassa niiltä osin kuin rajapintoja on tehty kolmansien osapuolien kanssa. kysymys 8: muut standardit kysymys 9: suhtautuminen avoimiin rajapintoihin kysymys 10: rajapintojen haasteet yleisesti Kuten edellä todettu, pelkällä standardilla ei ole mahdollista toteuttaa riittävää toiminnallisuutta, joten sitä on laajennettu tukirajapinnoilla ja toiminnoilla, esimerkiksi tuote-, palvelu- ja asiakkuudenhallinta, joiden avulla organisaatio ohjaa ajanvaraustapahtumia ulkopuolisessa järjestelmässä esimerkiksi alueellisissa ratkaisuissa, kuin myös kansalaisten toiminnoissa. Pyrimme aina avoimuuteen ja olemme mukana määrittelemässä niitä. Esimerkiksi SerAPI-määrittelytyössä olimme mukana. Nykytilassa rajapintamäärittelytyöhön on hankalaa saada riittävää yhteisymmärrystä. Tarvittaisiin voimakas ja riippumaton vetäjä, joka pystyy selvittämään tarpeet ja rajoitteet. SerAPI-työssä Kuopion yliopiston HIS-yksikkö toimi tässä roolissa hyvin. Tämä tarve ei kuitenkaan yleensä kohtaa rajapintamäärittelyn tarvetta. Aikataulut venyvät yleensä kohtuuttomiksi. Rajapintoja ei kannata toteuttaa varastoon ja toisaalta niihin ei ole järkevää resurssoida, ellei kyse ole omasta asiakascasesta ja prioriteetista. Yleensä akuutti tarve on joillakin toimijoilla ja kun tarve on olemassa, pitäisi määrittelyprojekti pystyä vetämään nopeasti. Erittäin vaikeasti ratkaistavissa oleva ongelma. Normikäytännöksi on muodostunut määritellä rajapinta kumppanitoimijoiden sen hetkiseen tarpeeseen ja pyrkiä