PÖYTÄKIRJA. LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY Hallitus NRO 16/ KOKOUSTIEDOT. Aika Torstai klo Kaukaan edustuskerho

Transkriptio

1 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY KOKOUSTIEDOT PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Aika Torstai klo Paikka OSALLISTUJAT Kaukaan edustuskerho Iitiä Markus puheenjohtaja Ruokoniemi Kimmo varapuheenjohtaja Arminen Larisa Hooman Ari Jay Clarisse Kaijansinkko Leena Nousiainen Satu Papinniemi Markku Pulkkinen Tiina Räsänen Erkki Seppälä Tarja Vilkko Antti, saapui klo käsittelyn aikana Hietamies Mikko Hämäläinen Timo Alatalo Johanna Lappalainen Hannu Murto Pekka Pietiläinen Päivi Tolvanen Katri Kakkola Risto toimitusjohtaja kiinteistöjohtaja lakimies satamajohtaja tukipalvelujohtaja talouspäällikkö, sihteeri toimitilajohtaja kaupunginhallituksen puheenjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Markus Iitiä puheenjohtaja Päivi Pietiläinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Larisa Arminen

2 KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajan valinta Edellisen kokouksen 15/2017 pöytäkirjan tarkastaminen Talousasiat ja toimitusjohtajan katsaus Yhtiökokouksen päätösten tiedoksi saattaminen Toimitilakonsernin tehtävään liittyvät sopimukset - uusi hoito- ja hallinnointisopimus Lappeenrannan Yritystila Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin kesken ja kaupungin omistamien tyhjillään olevien tilojen ostaminen Wirma Lappeenranta Oy:n osakkeiden myyminen Lappeenrannan kaupungille Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen ja erillisveloituksessa käytettävän tuntihinnoittelun hyväksyminen Hankintaoikaisuvaatimus Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen pääsuunnittelijavalintaa koskevassa asiassa Williparkki Oy:lle annetun kassalainan voimassaoloajan pidentäminen Muut asiat Seuraava kokous Kokouksen päättäminen... 10

3 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pj. Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Pj. Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaja. Valittiin pöytäkirjan tarkastajaksi Larisa Arminen. 3 Edellisen kokouksen 15/2017 pöytäkirjan tarkastaminen Pj. Merkitään tiedoksi, että kokouksen nro 15/2017 pöytäkirja on tarkastettu. 4 Talousasiat ja toimitusjohtajan katsaus Esitellään konsernin taloustilanne ja katsaus keskeisiin valmisteilla oleviin asioihin. Yritystila konserni varautuu vuoden 2017 tilinpäätöksessä Mustolan toimistorakennusten n euron alaskirjaukseen ja ns. rättihallin poistoajan lyhentämiseen 40 vuodesta 20 tai 30 vuoteen. Lisäksi Lato -konsernin yhtiöt varautuvat tarvittaessa antamaan konserniavustuksia. Päätökset tehdään erikseen. Merkitään taloustilanne ja katsaus tiedoksi. 5 Yhtiökokouksen päätösten tiedoksi saattaminen Liite 1: Yhtiökokouspöytäkirja

4 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiöjärjestyksen mukainen yhtiökokous on pidetty maanantaina merkitsee tiedoksi yhtiökokouksessa tehdyt päätökset. 6 Toimitilakonsernin tehtävään liittyvät sopimukset - uusi hoito- ja hallinnointisopimus Lappeenrannan Yritystila Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin kesken ja kaupungin omistamien tyhjillään olevien tilojen ostaminen Lappeenranta -konsernissa toteutettiin toimitiloja sekä toimitilojen hallintaa ja hallinnointia koskeva uudistus, joka tuli voimaan Uudistuksessa kaupungin omistuksessa ja kaupungin omien toimialojen käytössä olevien kohteiden hallinnointi ja hoito siirrettiin Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle. Lappeenrannan Yritystila Oy:lle siirrettiin puolestaan kaupungin omistuksessa olevien sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastuslaitoksen toimintoihin ulosvuokrattujen kohteiden hallinta sekä kaupungin omistuksessa olevien ulosvuokrattujen kohteiden hallinta. Hallinnoinnin ja hoidon sekä vuokrasopimusten kohteista laadittiin omat sopimuksensa, jotka on hyväksytty sekä Lappeenrannan kaupunginhallituksen että ao. yhtiöiden hallitusten toimesta. Konsernin toimitilajärjestelyjen yhteydessä Lappeenrannan Yritystila Oy:n sisaryhtiö on saanut verotuksen ennakkoratkaisun. Sen perusteella Lappeenrannan kaupungin omistamien kiinteistöjen ja rakennusten korjaus- ja investointikulujen vähennyskelpoisuus verotuksessa on kyseenalaistettu, jos kohteet ovat kaupungin omassa käytössä. Tilintarkastaja KPMG Oy Ab on tilikauden aikaisen tarkastuksen yhteydessä todennut, että Lappeenrannan Yritystila Oy:öön kohdistuu sama, merkittävä verotuksellinen riski Lappeenrannan kaupungin omistuksessa ja käytössä olevien ja yhtiön hallinnoimien kiinteistöjen kulujen osalta. Tilintarkastajan mukaan Lappeenrannan Yritystila Oy ei voi esittää liikevaihtonaan vuokria kiinteistöistä, jotka eivät ole sen omistuksessa tai aidosti hallinnassa vuokrasuhteen perusteella; kyseessä ei tilintarkastajan käsityksen mukaan olisi aito alivuokrauksen tilanne, jos tilan käyttäjä on tilan omistaja ja Yritystila olisi vain välikätenä. Menettely ei myöskään ole elinkaarimallin mukainen. Jotta järjestely täyttäisi elinkaarimallin tunnusmerkit, hinnoittelun pitäisi ai-

5 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ dosti perustua kokonaishoitopalveluun. Tilintarkastajan mukaan palvelumaksua tulisi veloittaa myös tyhjillään olevista, Lappeenrannan kaupungin omistamista kohteista. Tyhjillään olevien, kaupungin omistamien kohteiden kulujen verovähennyskelpoisuuteen liittyy riskejä, kun yhtiö ei saa niistä vastaavia tuloja. päättää esittää Lappeenrannan kaupungille, että Lappeenrannan Yritystila Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin kesken laaditaan sopimus toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta niiden kohteiden osalta, joissa tilan käyttäjä on tilan omistaja. Sopimuksen esitetään astuvan voimaan takautuvasti lukien. Tyhjillään olevat Lappeenrannan kaupungin omistamat kohteet esitetään siirrettäväksi Lappeenrannan Yritystila Oy:lle. Siirto toteutetaan kaupalla. 7 Wirma Lappeenranta Oy:n osakkeiden myyminen Lappeenrannan kaupungille Valmistelija/lisätiedot: Lakimies Eero Immonen, puh etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Osana toimitilakonsernin valmistelua on linjattu, että Lappeenrannan Toimitilat Oy:n omistamat Wirma Lappeenranta Oy:n osakkeet siirretään suoraan kaupungin omistukseen lukien. Kauppakirjaluonnos on valmisteilla. päättää, että Wirma Lappeenranta Oy:n osakkeet myydään oheisena liitteenä 2 olevan kauppakirjaluonnoksen mukaisesti ,41 euron kauppahinnalla. Lisäksi hallitus toteaa, että pääomalainan palautus on mahdollista yhtiön oman pääoman, osakeyhtiölain sekä velkakirjaehtojen perusteella. Vuoden 2016 tilinpäätös osoittaa, että vapaat omat pääomat ovat yli 9 milj. euroa.

6 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen ja erillisveloituksessa käytettävän tuntihinnoittelun hyväksyminen Valmistelija/lisätiedot: Kiinteistöjohtaja Timo Hämäläinen, puh Tukipalvelujohtaja Pekka Murto, puh Lakimies Eero Immonen, puh etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 3: Palvelusopimusluonnos Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välille on valmisteltu palvelusopimus, jossa sovitaan yhtiöidenvälisten työvoima-, rahoitus- ja muiden yhteisten palvelujen tuottamisesta. Erillisveloituksia varten LATO Oy:n työntekijät on jaettu kolmeen luokkaan: - johtavat asiantuntijat - asiantuntijat - tukihenkilöstö hyväksyy Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen oheisen luonnoksen mukaisena. Lisäksi hallitus hyväksyy tuntihinnoittelun erillisveloituksia varten seuraavasti: - johtavat asiantuntijat 105 /tunti - asiantuntijat 75 /tunti - tukihenkilöstö 45 /tunti Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

7 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Hankintaoikaisuvaatimus Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen pääsuunnittelijavalintaa koskevassa asiassa Valmistelija/lisätiedot: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen, puh etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 4: Hankintaoikaisu Yleistä: Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy on kilpailuttanut Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen ja laajennuksen suunnittelun. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa Tarjoukset on tullut jättää klo 13:00 mennessä. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallitus on päättänyt valita Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen Oy:n Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen ja laajennuksen arkkitehtisuunnittelijaksi. 2. Hankintaoikaisuvaatimus Arkkitehtuuritoimisto riitta ja kari ojala oy on tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen em. hankintapäätöstä koskien (liitteenä). Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut lain määräämässä määräajassa, joten hankintayksikkö on ottanut sen käsiteltäväkseen. Oikaisuvaatimuksessa on nostettu esiin seuraavat asiat: 3. Hankintayksikön vastaus Seuraavassa esitetään riitta ja kari ojala oy:n väitteet yksi kerrallaan ja hankintayksikön vastine kuhunkin väitteeseen. 3.1 Pääsuunnittelijan kokemus 1. PÄÄSUUNNITTELIJAN KOKEMUS Riitta Ojalalle on merkitty kokemusvuosiksi 38 v. kokemus on 48v, vuodet on esitetty CV:ssä ja yhteenvedossa, oikaisu muuttaa pisteytystä.

8 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Hankintayksikön vastine: Kokemusvuodet on hyväksytty tarjousasiakirjojen mukaisesti, tästä 38 kokemusvuotta 3.2 Laatuarviointi 2. KOKEMUS VAATIVISTA TOTEUTETUISTA JULKISISTA TALONRAKENNUSHANKKEISTA (PERUSKORJAUS) Tarjouspyynnön mukaan laatuarvioinnissa arvostetaan pääsuunnittelijan monipuolista pääsuunnittelijakokemusta pisteitä annetaan: kokemus vaativista talonrakennuskohteista max. 17 p (sivu 14). Laatuarvioinnissa painotetaan referenssien laaja-alaisuutta ja vaativuutta. Pääsuunnittelijan kokemuksen arvioinnissa arvostetaan tarjottavan palveluryhmän alaisten töiden projektijohto- ja suunnittelukokemusta (sivu 15). Vastauksissa kysymyksiin ( ) vertailupisteet määrittyvät laatuvertailupisteet lasketaan suhteellisesti samoin kokemus vaativista rakennushankkeista kokeneimmalle 17 pistettä Kokemuksen arviointi: Laatuarviointi on tehty suoraviivaisesti referenssikohteiden lukumäärän perusteella, lukumääräperustetta ei ole ilmoitettu pisteytyksen pohjaksi! Omassa referenssiluettelossa on mainittu vain huomattavimmat peruskorjausreferenssit, joista osa on mainittu kokonaisuuksina, jotka käsittävät useita eri projekteja, eikä niitä ole eritelty. Esim. monikossa esitetyt kohteet olisi eritelty jos kappalemääräinen arviointiperuste olisi ollut kriteerinä, nyt referenssit on esitetty laatuperusteisesti. Samoin luetteloon olisi lisätty nyt oppilaitosreferensseissä ilmoitetut peruskorjauskohteet. Referenssinä on yhtenä kokonaisuutena mm. LPR:n Kylpylaitoksen kolme eri peruskorjausvaihetta uudella ja vanhalla puolella, sekä Savonlinnan Innovaatiokorttelin suojellut viisi eri kohdetta. Henkilökohtaisille referensseille ei ole vaadittu minimilaajuutta, ainoastaan toimiston referensseille. Kappaleperusteinen pisteytys ei huomioi kohteiden vaativuutta ja laajuutta. Tarjouspyynnössä ei ole referensseille vaadetta julkisista kohteista, arvostelussa se todennäköisesti on tarjouksissa laatuarvioinnin mukaan huomioitu.

9 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ Oikaisu kohdistuu laatuarvioinnissa referenssien pisteytykseen tarjouspyynnön vastaisesti: Vaativien peruskorjauskohteiden kokemukseen, laaja-alaisuuden ja vaativuuden perusteella, ei suoraviivaisesti kappalemääräperusteeseen. Tarjouspyynnössä on selkeästi esitettävä kappalemääräperuste jolloin tarjoajilla on mahdollisuus tehdä projektikohtainen luettelo ko. kohteista. Hankintayksikön vastine: Hankinnassa ollutta suunnittelukohdetta vastaavat peruskorjausreferenssit on arvioitu tarjousasiakirjojen perusteella ja ne on laskettu yhteen. Hakija, jolla on ollut eniten vastaavia kohteita (28 kpl), on saanut 17 pistettä, seuraavaksi eniten (23 kpl) on saanut (23/28) x 17= 13,96 jne. jokaiselle pisteet suhteutettuna omaan referenssien määrään. Referenssiksi on huomioitu muutkin kuin julkiset vastaavat peruskorjauskohteet. Tarjousten vertailutaulukossa on virheellisesti mainittu kokemus vaativista julkisista talonrakennushankkeista. 3.3 Pääsuunnittelijan pätevyys 3. PÄÄSUUNNITTELIJAN PÄTEVYYS A Mukaan A-luokan suunnittelijan pätevyys on myös suunnittelijalla, joka on suorittanut rakennusarkkitehdin tutkinnon teknillisessä oppilaitoksessa tai on suorittanut vastaavan rakennussuunnittelun oppimäärän (30 ov.) sisältävän rakennusalan muun tutkinnon. Rakennusalan muuta tutkintoa A-luokassa koskevan viittauksen tarkoituksena on mahdollistaa alalle jo toimivien (A2 v. 2002) insinööritutkinnon täydentämisen vähimmäistasolle. AA-luokan pätevyys on A-luokan pätevyyden täyttävällä rakennussuunnittelijalla, jolla on vaadittu kokemus ja jolla voidaan katsoa olevan tehtävä vaatimat edellykset. Mikäli kohta 3 on tarjoajalla huomioitu ei se poista kohtien 1 ja 2 oikaisuvaateita. Hankintayksikön vastine: Tarjoajan pääsuunnittelijapätevyys on huomioitu.

10 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 16/ päättää edellä esittelytekstissä esitetyin perustein hylätä arkkitehtuuritoimisto riitta ja kari ojala oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja pysyttää voimassa hallituksen hankintapäätöksen Merkittiin, että Antti Vilkko saapui kohdan käsittelyn aikana klo Williparkki Oy:lle annetun kassalainan voimassaoloajan pidentäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus on varautunut Williparkki Oy:n lyhytaikaisiin rahoitustarpeisiin myöntämällä yhtiölle tarvittaessa enintään euron kassalaina vuoden 2017 loppuun saakka. Kassalainasta on nostettu euroa. päättää jatkaa Williparkki Oy:n kassalainan, enintään voimassaoloaikaa maaliskuun loppuun 2018 saakka. 11 Muut asiat Muita asioita ei ollut. 12 Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.