JIK ky:n hankintaohje alkaen

Transkriptio

1 JIK ky:n hankintaohje alkaen Johtokunta Johtoryhmä

2 Sisältö 1. JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän hankintaohje alkaen 2 2. Hankintojen ryhmäjako Pienhankinnat eli kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat 3 Alle 1000 euron (1 999 ) hankinnat euron hankinnat 3 Alle euron ( ) hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ( ) EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli ) 7 3. Tarjouspyynnöt Tarjouspyyntöjen sisältö Tarjouspyyntöjen julkaiseminen Tarjousten käsittely 8 4. Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano 9 5. Asiakirjojen julkisuus ja nähtävänä pitäminen 9 6. Hankintasopimus Hankinnan dokumentointi ja seuranta Hankintaorganisaatio Taloushallinto Hankkiva yksikkö Yhteishankintaorganisaatiot 10 Liite: Kuntien yleiset hankintaohjeet (Kuntaliitto 2010)

3 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 2 1. JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän hankintaohje alkaen Hankintavaltuudet vahvistaa johtokunta. Kynnysarvojen rajat päivitetään hankintalainsäädännön muuttuessa. JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän tavoitteena on toteuttaa hankintansa organisaation taloudellista etua tavoitellen. Ohje koskee kaikkia JIK ky:n hankintoja. JIK ky:n hankintoja ohjaavat 1) olemassa oleva lainsäädäntö 2) Kuntaliiton yleiset hankintaohjeet 3) tämä hankintaohje. Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010), voimaan Laki julkisista hankinnoista (348/2007), Kuntalaki (365/95), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99), Kuntaliiton yleiset hankintaohjeet liitteenä ja verkossa osoitteessa JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän hallintosääntö ( ) Mahdolliset seutukunnalliset yhteishankintasopimukset Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintaryhmät Seinäjoen kaupungin materiaalihankinta Käytännön hankintatoiminnassa noudatetaan ja painotetaan julkisen sektorin hyvän hankintatavan periaatteita, jotka on määritelty kuntien yleisissä hankintaohjeissa: Hankinnan lähtökohtina ovat kustannustehokkuus ja toiminnallisuuden tavoittelu. Kilpailutus valmistellaan hankintalain mukaisesti. Ohjeessa käytetään termiä hankkiva yksikkö. Sen määritelmä löytyy tarvittaessa kappaleesta Hankintojen ryhmäjako Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan koko sopimuskauden aikana tehtävien hankintojen arvonlisäverottomana yhteisarvona. Yli euron arvoiset hankinnat pääsääntöisesti kilpailutetaan, soveltuvin ohjein. Pienhankinnat alle Ryhmittely ohjeessa: Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Sosiaali- ja terveyspalvelut (B-liitteen mukaiset palvelut) EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat

4 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 3 Hankintavaltuudet JIK ky:ssä Osastonhoitajat ja Hallintojohtaja avopalveluohjaajat Talousjohtaja Tietohallintopäällikkö Ylilääkärit Ylihammaslääkäri Terveysvalvonnan johtaja Hoivapalveluiden johtaja Hoitotyön johtaja Johtaja Johtokunta yli Pienhankinnat eli kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Ryhmään kuuluvat alle :n arvoiset tavara-/palveluhankinnat ja alle :n arvoiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat (B-liitteen mukaiset palvelut). Keskeistä pienhankinnoissa on toimia kaikkia tarjoajia kohtaan tasapuolisesti ja syrjimättä hyväksikäyttäen kilpailuolosuhteita sekä soveltaa samoja periaatteita ja menettelyjä kuin isommissakin hankinnoissa. Alle 1000 euron (1 999 ) hankinnat Alle 1000 :n arvoisissa hankinnoissa hankkija toimii hankintaohjeen ja talousarvion puitteissa käyttäen omaa harkintavaltaansa ja noudattaen hyvää hankintatapaa euron hankinnat Hintatiedustelu voidaan tehdä puhelimitse tai sähköpostilla 3 5:lle palvelun- tai tavarantoimittajalle Hankinnan valintaperusteena on joko halvin hinta tai kokonaistaloudellisuus. Yli 1000 euron arvoisista hankinnoista tulee tehdä hankintapäätös viranhaltijapäätöspohjan mukaisesti. Päätös saatetaan esimiehelle tiedoksi. Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan päätökseen. kilpailuttava organisaatio ja hankinnasta vastaava henkilö tarjoava yritys yhteyshenkilö kontaktipäivä eli päivä, jolloin hintatiedustelu on tehty tarjottu hinta Alle euron ( ) hankinnat Hankintoja voivat tehdä vastuualueiden johtajat :oon saakka johtaja :oon saakka Yli :n hankinnasta tehdään esitys johtajalle

5 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 4 Pääsääntöisesti käytetään avointa menettelyä. Hankinnan vaiheet :n arvoisista hankinnoista lähetetään hinta- ja laatutiedustelu kirjallisena, esim. sähköpostilla, 3 5:lle palvelun- tai tavarantoimittajalle. Yli :n arvoisesta hankinnasta lähetetään varsinainen tarjouspyyntö 3 5:lle tiedossa olevalle palvelun- tai tavarantoimittajalle Tarjouspyyntöön kirjataan tarjoajia koskevat vaatimukset ja valintaperusteet. Tarjouspyyntö voidaan lähettää ja tarjous pyytää sähköpostilla. Tarjouspyyntöpohja tavarahankintoihin löytyy Y-asemalta, kansiosta Info/Hankinnat Tarjoajille on varattava riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen (14 pv). Tarjousten soveltuvuuden arviointi ja tarjousten vertailu: Tarjoajia arvioidaan ilmoitettuja soveltuvuusperusteita käyttäen. Tarjoukset vertaillaan ainoastaan tarjouspyynnössä ilmoitettuja perusteita käyttäen. Tarjousten vertailu dokumentoidaan. (Kirjataan ylös hankinnasta vastaava henkilö, tarjoava yritys, yhteyshenkilö, kontaktipäivä ja tarjottu hinta.) Hankintapäätös tehdään kirjallisesti (yli 1000 :n hankinnoista), ja päätös tulee perustella. Viranhaltija tekee päätöksen esityksen pohjalta aina, kun mahdollista, ( ). Viranhaltijapäätösmalli löytyy Y-asemalta kansiosta Info/Hankinnat Asianosaisille toimitetaan tieto päätöksestä muutoksenhakuohjeineen Sopimus/tilaus Sopimus ei ole pakollinen. Asia harkitaan tapauskohtaisesti.

6 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 5 Alle kansallisen kynnysarvon jäävät hankinnat eli pienhankinnat Hankintaprosessin keskimääräinen kesto: Aikaa kannattaa varata n. 1 viikko - Ei kirjallista päätöstä - Ei muutoksenhakumahdollisuutta Hankintaprosessin keskimääräinen kesto: Aikaa kannattaa varata n. 1 3 viikkoa - Hintakysely puhelimitse tai sähköpostitse 3 5 toimittajalle - Tarjoukset voidaan vastaanottaa sähköpostilla - Kirjallinen viranhaltijapäätös yli 1000 maksavista hankinnoista - Tarjoukset päätöksen liitteeksi - Päätös annetaan tiedoksi esimiehelle - Päätös annetaan tiedoksi tarjouksen tekijöille. Päätöksen mukana toimitetaan hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet Hankintaprosessin keskimääräinen kesto: Aikaa kannattaa varata n. 1 2 kk Kesto johtokunnan päättäessä n. 2 3 kk - Hintakysely alle :n hankinnoissa puhelimitse tai sähköpostitse 3 5 toimittajalle - Varsinainen tarjouspyyntö yli euron hankinnoissa (tarjouspyyntömalli) 3 5 toimittajalle - Hankinnasta kirjallinen viranhaltijapäätös esityksen pohjalta - Päätöksen liitteeksi dokumentoidaan tarjoukset - Päätös annetaan tiedoksi esimiehelle. Johtajan päätökset annetaan tiedoksi johtokunnalle. - Päätös annetaan tiedoksi tarjouksen tekijöille. Päätöksen mukana toimitetaan hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet - Hankintamenettely noudattaa yleistä lainsäädäntöä, vaikka hankintalakia ei sovelletakaan. - Tilaus voidaan harkinnan mukaan tehdä ennen valitusajan umpeutumista. Alle kansallisen kynnysarvon jäävien hankintojen (pienhankintojen) hankintapäätöksistä ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen, mutta asianosainen voi tehdä niistä hankintaoikaisun hankintayksikölle. Hankintayksikkö voi myös käyttää hankintaoikaisua oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe. Pienhankinnoissa ovat hankintaoikaisun ohella käytettävissä kuntalain mukaiset muutoksenhakumahdollisuudet (oikaisuvaatimus + kunnallisvalitus), jos hankintayksikkönä toimii jokin

7 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 6 viranomainen. Muutoksenhakumenettelyssä voidaan arvioida ainoastaan hankintamenettelyn mahdollista lainvastaisuutta (esim. esteellisyyttä), ei sovelleta hankintalakia. Muutoksenhakuohjeet liitetään hankintapäätökseen, kun se annetaan asianosaisille tiedoksi. (Ohje, jossa on sekä oikaisuvaatimuksen ohje että hankintaoikaisuohje, löytyy Y-asemalta kansiosta Info/Hankinnat/Muutoksenhakuohjeet. Kansiosta valitaan se ohje, joka liittyy kynnysarvon alittaviin hankintoihin). 2.2 Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ( ) Ryhmään kuuluvat yli euron arvoiset tavara- ja palveluhankinnat ja yli euron arvoiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat (B-liitteen mukaiset palvelut). Johtokunta tekee hankintapäätöksen. Menettely ja tehtävien vastuujako: Hankintaprosessi tehdään tiiviissä yhteistyössä taloushallinnon ja hankkivan yksikön kesken Hankkiva yksikkö tekee kansallisen kynnysarvon ylittävästä yksittäisestä erillishankinnasta kilpailutuspyynnön taloushallintoon hankinta- ja taloussihteerille. Kilpailutuspyyntö on tehtävä taloushallinnolle riittävän ajoissa vähintään 3 kk ennen suunnitellun hankinnan toteuttamisen ajankohtaa. Hankintayksikkö vastaa hankintaprosessista, ja hankkivan yksikön asiantuntijat vastaavat hankinnan sisällöllisistä määrittelyistä, kuten hankinnan kuvauksesta ja arviointikriteerien määrittelystä. Taloushallinto tekee keskitetyistä hankinnoista hankintasopimukset. Tilausmenettely sovitaan tapauskohtaisesti. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat - Pakollinen ilmoitus HILMA-tietokantaan (taloushallinto hoitaa ilmoittamisen) - Tarjouspyynnön sisällölle on korkeat vaatimukset. Tarjouspyyntö laaditaan hankkivan yksikön ja taloushallinnon yhteistyönä. - Tarjouksen hyväksymisperuste on joko hinta, jolloin sitoudutaan valitsemaan halvin tarjous, tai kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä ja pisteytettävä. - Taloushallinto avaa tarjoukset ja tekee tarjouksista avauspöytäkirjan sekä hintayhteenvedon. Hankkivan yksikön vastuuhenkilöt antavat tarjouksille laatupisteet tarjouspyynnön laatukriteerien perusteella. Tarjousten lopullinen vertailu tehdään taloushallinnossa hintayhteenvedon ja hankkivan yksikön antamien laatupisteiden avulla. - Päätöksestä voidaan tiedoksi saamisen jälkeen tehdä hankintaoikaisu, tai siitä voidaan valittaa markkinaoikeuteen. - Sopimus voidaan tehdä, kun päätös on lainvoimainen (7 pv tiedoksi antaminen + 14 pv valitusaika + 7 pv karenssiaika markkinatuomioistuimelle= 28 pv). B-liitteen mukaiset sosiaali- ja terveyshallinnon palvelut (arvoltaan yli ) hankitaan arvosta riippumatta kansallisten hankintojen menettelyn mukaan. Kesto 2 4 kuukautta.

8 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 7 Hankintapäätöstä tiedoksi annettaessa päätökseen on liitettävä muutoksenhakuohje, jossa kerrotaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi sekä ohjeet siitä, miten ehdokas tai tarjoaja voi saattaa asian uudelleen käsiteltäväksi hankintaoikaisuna. (Muutoksenhakuohje löytyy Y-asemalta kansiosta Info/Hankinnat/Muutoksenhakuohjeet. Kansiosta valitaan se ohje, joka liittyy kynnysarvon ylittäviin hankintoihin.) Hankintayksikkö voi myös käyttää hankintaoikaisua oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe. 2.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli ) Hankintarajat vahvistetaan kahden vuoden välein. Ryhmään kuuluvat alkaen vähintään :n arvoiset tavara- ja palveluhankinnat. EU-hankinnat - Pakollinen ilmoitus kansallisesti ja EU:n laajuisesti (ilmoitus välittyy HILMAn kautta). Taloushallinto hoitaa ilmoittamisen - Tarjouksentekoaika on määritelty hankintalaissa: Avoimessa menettelyssä aika on 45 päivää ilmoituksen julkaisemisesta ja 22 päivää, jos hankinnasta on tehty ennakkoilmoitus, joka on pakollinen yli :n hankinnoissa. - Tarjouspyynnön sisällölle on korkeat vaatimukset. Tarjouspyyntö laaditaan hankkivan yksikön ja taloushallinnon yhteistyönä. - Tarjouskierros valitun menettelyn mukaan (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely) - Tarjouksen hyväksymisperuste joko hinta, jolloin sitoudutaan valitsemaan halvin tarjous, tai kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin kokonaistaloudellisuuden perusteet on ilmoitettava painoarvoineen (pisteytys/ prosentit). - Taloushallinto avaa tarjoukset, ja niistä tehdään avauspöytäkirja. Taloushallinto tekee tarjouksista hintayhteenvedon. Hankkivan yksikön vastuuhenkilöt antavat tarjouksille laatupisteet tarjouspyynnön laatukriteerien perusteella. Tarjousten lopullinen vertailu tehdään taloushallinnossa hintayhteenvedon ja hankkivan yksikön antamien laatupisteiden avulla. - Päätöksestä voidaan tiedoksi saamisen jälkeen tehdä hankintaoikaisu tai valitus markkinaoikeuteen (muutoksenhakuaika 14 pv). - Odotusaika sopimuksen solmimiseen on 28 päivää päätöksen tiedoksiantamisen jälkeen (7 pv tiedoksi antaminen+ 14 pv valitusaika+ 7 pv karenssiaika markkinaoikeudelle= 28 pv). - Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen tehdään jälki-ilmoitus HILMAan. B-liitteen mukaiset sosiaali- ja terveyshallinnon palvelut (arvoltaan yli ) hankitaan arvosta riippumatta kansallisten hankintojen menettelyn mukaan jälki-ilmoittamisella täydennettynä. Kesto n. 5 8 kuukautta. Päätökseen on liitettävä valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi sekä ohjeet siitä, miten ehdokas tai tarjoaja voi saattaa asian uudelleen käsiteltäväksi hankintaoikaisuna.

9 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 8 Em. ohjeissa on lisäksi annettava hankintayksikön osoite, johon hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Hankintayksikkö voi myös käyttää hankintaoikaisua oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe. 3. Tarjouspyynnöt Tarjouspyyntöjä käytetään erityisesti kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Näihin tarjouspyynnöt tekee taloushallinto. Hankintoihin, jotka ovat arvoltaan euroa, voidaan käyttää tarjouspyyntöpohjaa, joka löytyy JIK ky:n sisäisestä verkosta, Y-asemalta kansiosta Info/Hankinnat. 3.1 Tarjouspyyntöjen sisältö Tarjouspyynnöt laaditaan sisällöltään selkeiksi hankintalain mukaisesti. Tarjouspyyntö laaditaan valmiin mallin pohjalta hankkivan yksikön ja taloushallinnon yhteistyöllä. Hankinnan vaatimusten määrittely suoritetaan tapauskohtaisesti hankkivassa yksikössä hankinnan suunnittelun yhteydessä. Valintaperusteena mainitaan joko kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisen edullisuus, tehdään vertailukriteerien määritys ja painottaminen (prosentit/pisteytys). Vertailukriteerien pitää olla kyseiseen hankintaan sopivia ja objektiivisia. Kriteerit eivät saa suosia paikallisia tai antaa tilaajalle rajoittamatonta valtaa tarjoajien valintaan. Vertailukriteerit tulee yksilöidä kuitenkin riittävästi, että tarjouksista saadaan yhteismitallisia. Tarjouspyyntö on allekirjoituksen jälkeen sitova ja julkinen. 3.2 Tarjouspyyntöjen julkaiseminen Kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan avoimesti julkisten hankintojen sähköisellä HILMA-kanavalla ( ja tämän jälkeen JIK ky:n kotisivuilla ( Palveluostojen kilpailutukset ilmoitetaan tarpeen mukaan paikallislehdissä sekä muissa lehdissä. Tarjouspyyntö voidaan lähettää suoraan myös mahdolliselle tarjoajalle (Hilmassa julkaisun jälkeen). Ilmoitusmenettelystä vastaa hankintayksikkö. 3.3 Tarjousten käsittely Saapuneista tarjouksista laaditaan avauspöytäkirja avaustilaisuudessa. Myöhästyneet tarjoukset palautetaan avaamattomina, ja toimenpide merkitään avauspöytäkirjaan. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään, ja asia kirjataan päätökseen. Saadut tarjoukset käsitellään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Tarjousten vertailu suoritetaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella. Kaikille tarjoajille lähetetään johtokunnan päätöksestä pöytäkirjanote. Tarjoukset käsittelee taloushallinto. Vertailun pisteytyksen tekee hankkiva yksikkö.

10 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen 9 Tarjousten dokumentointi: tarjouspyyntö tarjoukset avauspöytäkirja tarjousvertailu perusteluineen hankintapäätös 4. Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano Koskee yli 1000 euron arvoisia hankintoja. Hankintapäätös tehdään hallintosäännön puitteissa ja kirjataan viranomaispäätöksiin. Hankintapäätöksen täytäntöönpano toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. Muutoksenhakuajat hankintapäätöksissä: Pienhankinnoista (alle kansallisen kynnysarvon) voidaan tehdä hankintaoikaisu/oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista (7+14= 21 päivää päätöksen lähettämisestä). Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista voidaan tehdä hankintaoikaisu hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista (7+14= 21 päivää päätöksen lähettämisestä). Sen, joka tekee valituksen markkinaoikeudelle, on ilmoitettava siitä kirjallisesti hankintayksikölle. Kaikille tarjoajille (tarjousvertailussa mukana olleille) lähetetään tiedoksi hankintapäätös, vertailutaulukot sekä muutoksenhakuohjeet. 5. Asiakirjojen julkisuus ja nähtävänä pitäminen Hankintaa koskevien asiakirjojen laatimisessa on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säädöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Tarjoukset ovat julkisia asianosaisille, kun päätöspöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu. Hankintaa koskevat tarjousasiakirjat ja käsittelyä varten laaditut selvitykset ovat ns. yleisöjulkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouksiin liitetyt liike- ja ammattisalaisuudet eivät ole julkisia. Tarjouksen kokonaishinta (yksikköhinta) on julkinen johtokunnan pöytäkirjan tarkistaminen jälkeen. Kirjallisena tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintapäätökseen kuuluvat valintaperusteet ja vertailupisteytys ovat myös julkisia. Liikesalaisuuksiin kuuluvat hintojen laskennalliset taustatiedot, ja tämä tulee ottaa huomioon vertailua kirjoitettaessa. Paras tapa pyrkiä säilyttämään liikesalaisuudet on pyytää tarjouspyynnössä yritystä merkitsemään tarjoukseen liikesalaisuudet erikseen, mutta tämä ei silti vie vastuuta julkiselta tilaajalta.

11 JIK ky:n hankintaohje, voimassa alkaen Hankintasopimus Sovelletaan yli :n hankintoihin. Hankintasopimus tehdään kirjallisena ja allekirjoitettuna hankintapäätöksen saavutettua lainvoiman (hankintaoikaisu/oikaisuvaatimus: 7 pv+14 pv tai valitus markkinaoikeuteen: 7pv + 14 pv + 7 pv). Hankintasopimuksen laatii taloushallinto. 6.1 Hankinnan dokumentointi ja seuranta Hankinta-asiakirjat dokumentoidaan arkistosäännön mukaisesti. Hankintasopimuksen toteutumista tulee seurata ja tarvittaessa reklamoida puutteista kirjallisesti (reklamaatioista aina kopio itselle). 7. Hankintaorganisaatio 7.1 Taloushallinto Taloushallinto sijaitsee Ilmajoen Rouvalassa osoitteessa Könnintie 27 B, Ilmajoki. Kilpailutuksesta vastaavat: Talousjohtaja Hankinta- ja taloussihteeri 7.2 Hankkiva yksikkö Hankkivalla yksiköllä tarkoitetaan sitä yksikköä, johon tavara tai palvelu hankitaan, esimerkiksi terveyskeskuksen vuodeosasto tai laboratorio. Yksikön on nimettävä kutakin hankintaa varten vastaava henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä taloushallintoon. 7.3 Yhteishankintaorganisaatiot Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri anestesiatarvikkeet ja tehohoidon tarvikkeet haavanhoito-, sidonta- ja lastoitustarvikkeet perussairaanhoidon tarvikkeet dialyysitarvikkeet ja urologiset tarvikkeet erikoissairaanhoidon tarvikkeet laboratoriovälineet suojaus- ja peittelytarvikkeet pesu- ja desinfektioaineet ja -välineet toimistotarvikkeet röntgenfilmien ja kemikaalien hävittäminen (jäte) kuitu- ja vanutuotteet, vaipat muovi-, jäte- ja paperisäkit diabetestarvikkeet pehmopaperituotteet Seinäjoen kaupungin materiaalihuolto Teleoperaattoripalvelut (sopimus voimassa saakka)

12 Antero Oksanen Kuntien yleiset hankintaohjeet Suomen Kuntaliitto Helsinki 2010

13 Lukijalle Kuntien toimintojen toteuttamisessa julkiset hankinnat ovat aina muodostaneet merkittävän osan. Aikaisemmin hankinnat ovat kohdistuneet tyypillisesti tavarahankintoihin ja rakennuttamiseen. Palvelujen hankintoja on toteutettu lähinnä konsulttitehtävien hankinnoissa. Yhteiskunnan ja kunnallishallinnon muuttuessa myös julkisen hallinnon vastuulla olevien palvelujen tuottaminen on huomattavassa määrin siirtymässä yksityisten yritysten hoidettaviksi, mikä lisää hankintatoiminnan merkittävyyttä. Kuntien keskusjärjestöt ovat perinteisesti laatineet yleisiä hankintaohjeita kuntien ja kuntayhtymien hankintojen toteuttamiseksi hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti sekä mahdollisimman taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Ohjeistamistarve ei ole muuttunut sen jälkeen, kun hankintatointa on säädetty direktiivein ja hankintalain myötä. Erilainen hankintatoiminta edellyttää markkinoiden hyödyntämistä sekä toimittajakandidaattien tasapuolista ja syrjimätöntä kilpailuttamista. Tällä yleisellä hankintaohjeella jatketaan aikaisempaa perinnettä hankintojen ohjeistamisessa. Ohjesuositus perustuu hankintalainsäädäntöön toistamatta kaikkia laeista ilmeneviä vaatimuksia. Siinä annetaan täydentäviä toimintaohjeita tilanteisiin, joissa hankintalaista tai asetuksesta ei löydy suoranaista vastausta. Ohjeessa annetaan hankintatoimesta vastaaville viranhaltijoille ja toimihenkilöille yleiskuva hankintatoimesta ja hankintaprosessista. Ohje on hyödyllinen työkalu myös luottamushenkilöille, koska sen johdannossa käsitellään mm. kunnallispolitiikan ja hankintatoimen eroa. Hankintayksiköt voivat hyväksyä hankintaohjeet sellaisenaan tai tehdä niihin paikallisista olosuhteista johtuvia tarkistuksia. Käytännössä kuitenkin on olennaista mm. markkinoiden kannalta, että hankintayksiköt noudattavat suhteellisen yhtenäistä menettelyä silloinkin, kun niillä on lain soveltamisalueen ulkopuolella harkintavaltaa. Yhtenäisyys synnyttää luottamusta hankintatoiminnan eri osapuolten välillä. Lausun parhaat kiitokset kaikille niille, jotka ovat vuosien saatossa positiivisesti vaikuttaneet julkisen hankintatoiminnan ja yleisten hankintaohjeiden kehittymiseen tai ovat olleet eri tavoin mukana tämän julkaisun toteuttamisessa. Helsingissä 30. päivänä toukokuuta 2007 Antero Oksanen johtava lakimies, varatuomari Suomen Kuntaliitto Kuntien yleiset hankintaohjeet 3

14 Lukijalle Kuntien yleiset hankintaohjeet 2. painos Tämän kirjan ensimmäisen painoksen jälkeen hankintalainsäädäntöä ei ole olennaisesti muutettu. Muutokset koskevat lähinnä EU-hankintoja koskevien kynnysarvojen muutosta ja julkisia hankintoja koskevan virallisen hankintanimikkeistön asianomaista tuotetta koskevan viitenimikkeistön koodinumerointia (CPV-koodi). Hankintalaki ja siihen liittyvät tuotteiden uudet viitenumerot ovat teoksen liitteenä. Muilta osin teosta on tarkistettu lähinnä kielellisin tarkennuksin. Asianomaisissa kohdissa on viitattu myös julkisia hankintoja koskevan uuden oikeusturvadirektiivin voimaan saattamista koskeviin hankintalain vireillä oleviin muutosehdotuksiin. Helsingissä 15. helmikuuta 2009 Antero Oksanen Lukijalle Kuntien yleiset hankintaohjeet 3. painos Kuntien yleisten hankintaohjeiden 2. painoksen jälkeen hankintalainsäädäntöä on tarkistettu korottamalla kansallisten kynnysarvojen euromääräistä tasoa, jolla on olennainen merkitys käytännön hankintatoiminnassa, koska lain tarkoittamia yksityiskohtaisia kilpailuttamisvelvoitteita tarvitsee noudattaa vain kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Euroopan yhteisön hankintoja koskevan oikeussuojadirektiivin uudistus on edellyttänyt kansallisen hankintalain oikeussuojasäännösten tarkistamista. Hankintalainsäädännön asiaa koskeva muutos on tullut voimaan Uudet säännökset edellyttävät muun muassa käytännön hankintatoiminnoissa aikaisempaa suurempaa täsmällisyyttä hankintaprosessin eri vaiheissa tehtävien päätösten kirjauksissa, jotta hankintakilpailuun osallistuvien yritysten ja muiden toimijoiden oikeusturva voidaan varmistaa. Teosta on tarkistettu uudistusten edellyttämässä laajuudessa samalla, kun teoksen liitteenä olevat lakitekstit ja muut erityisohjeet on päivitetty. Helsingissä 15. toukokuuta 2010 Antero 4 Oksanen

15 Sisältö Lukijalle 3 Johdanto 7 1 Hankintojen sääntely 7 2 Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 8 3 Hankintojen organisointi, hankintastrategiat ja hankintapolitiikka 10 4 Keskitetyt hankinnat 12 5 Sidosyksikköhankinnat 13 6 Kynnysarvot ja kolmen eri tason hankinnat 14 7 Pätevät yritykset sekä laadukkaat ja ympäristöystävälliset hankinnat 16 8 Oikeusturvakeinot 18 X:n JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän kunnan/kuntayhtymän yleiset hankintaohjeet yleiset hankintaohjeet 21 Määritelmiä ja käsitteitä 22 1 Yleistä Hankintaohjeiden soveltaminen Yleiset hankintaperiaatteet Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö Laatuvaatimukset Yleiset laatuvaatimukset Tekniset eritelmät Laadunvarmistus ja -valvonta Saatavuus ja varastointi 31 2 Hankintamenettelyt Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli pienhankinnoissa Yleistä Hankinnat kilpailuttaen Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta) Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli kansallisissa hankinnoissa Yleistä Hankinnat kilpailuttaen Hankinnat ilman kilpailuttamista (suora hankinta) Hankintamenettelyt EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa eli EU-hankinnoissa Yleistä Hankinnat kilpailuttaen 41 Kuntien yleiset hankintaohjeet 5

16 2.3.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta) 44 3 Hankinnoista ilmoittaminen Ilmoittamisvelvollisuudesta Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus Hankintailmoitus Jälki-ilmoitus Ilmoitus suorahankinnasta 47 4 Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet Tarjouspyynnön sisältö Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen Määräajat Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta Tarjousten vastaanotto ja avaaminen Tarjousten hylkääminen Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus Muutoksenhaku hankintapäätöksistä 60 5 Sopimusten tekovaihe Sopimuksen tai tilauksen tekeminen Ennakot Vakuudet Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen 66 6 Erinäiset määräykset Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus Asiakirjojen julkisuus ja salassapito 67 Liite 1. Muutoksenhakuohjeet 69 Liite 2. Hankintaprosessi kilpailuttamisen keskeiset vaiheet käytännössä 79 Liite 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) 85 Liite 4. Hankintalaki 109 6

17 Johdanto 1 Hankintojen sääntely Euroopan talousalueen perustamista koskevan sopimuksen (= ETA-sopimus) seurauksena julkiset hankinnat avautuivat vuonna 1994 vapaasti kilpailtaviksi. Tällöin tuli voimaan laki julkisista hankinnoista (1505/92). Laki koski tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä silloin, kun mainittuja hankintoja tai muita toimintoja ei tehdä kunnan omana työnä. Suomen hankintalainsäädäntö perustuu EY:n perustamissopimukseen sekä asiaa koskeviin hankintadirektiiveihin. EU:n parlamentti ja neuvosto hyväksyivät vuonna 2004 uudet hankintadirektiivit, jotka on implementoitu Suomessa sovellettaviksi uusilla hankintalaeilla, lailla julkisista hankinnoista (348/ 2007) eli hankintalailla ja lailla vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007) eli erityisalojen hankintalailla, jotka tulivat voimaan Direktiivien ja hankintalakien tavoitteena on tavaroiden ja palveluiden vapaa liikkuvuus sekä toimivat sisämarkkinat, joiden saavuttamiseksi hankinnat tulee toteuttaa markkinoita hyödyntäen tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Vuonna 2007 voimaan tulleeseen hankintalainsäädännön kokonaisuudistukseen ei sisältynyt hankintapäätöksiä koskevien muutoksenhakusäännösten uusimista, koska asiaa koskevien oikeussuojadirektiivien käsittely oli vielä kesken. Euroopan unionin parlamentin ja neuvoston hyväksyttyä uudet oikeussuojadirektiivit, hankintalainsäädäntöön on tehty direktiivien edellyttämät tarkistukset. Samalla hankintalainsäädäntöä on tarkistettu eräiden muiden osapuolten oikeussuojaan liittyvien kysymysten osalta. Käytännön tasolla eräs merkittävimmistä hankintalain muutoksista on kansallisten kynnysarvojen euromääräisen tason korottaminen. Jo ensimmäisen hankintalain voimaan tullessa 1994 Suomen Kuntaliitto uudisti aikaisemmat suositusohjeensa kunnan yleisiksi hankintaohjeiksi. Näitä ohjeita on hankintalain voimassa ollessa päivitetty lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten mukaisesti. Hankintaohjeiden perusteellinen uudistus toteutettiin vuonna 2007 hankintalainsäädännön kokonaisuudistuksen myötä. Uudistustyö on jatkunut vuonna 2010 voimaan tulleiden muutosten johdosta. Käytännössä lähes kaikissa kunnissa ja kuntayhtymissä on voimassa niiden hyväksymät yleiset hankintaohjeet jäntevöittämässä ja yhdenmukaistamassa niiden hankintatoimintaa. Kuntien yleisten hankintaohjeiden lisäksi Suomen Kuntaliiton ja alan järjestö- Kuntien yleiset hankintaohjeet 7

18 Hankintanormisto Hankintalainsäädäntö Hankintaohjeet Hankintalait Hankinnat muodostavat kunnissa ja kuntayhtymissä taloudellisesti merkittävän kokonaisuuden. Tämän vuoksi hankintatoimen tarkoituksenmukainen järjestäminen, riittävän yhtenäinen hankintamenettely ja oikein toteutettu kilpailuttaminen ovat kunnallisten palveluiden toteuttamiseksi ja kunnallistalouden kannalta tärkeitä. Euroopan unionin tilastolähteiden mukaan julkisten hankintojen vuotuinen arvo sekä unionin alueella yleensä että Suomessa on noin 15 prosenttia bruttokansantuotteesta. Julkisten hankintojen arvo on noin 27 miljardia euroa, josta kuntien hankintojen arvo oli vuonna ,7 miljardia euroa. Tilastointia vaikeuttaa osaltaan se, että julkisen hallinnoin toimintoja ei ole tilastoitu hankintoja ajatellen. Tämä koskee erityisesti hankintapäätösten lukumäärää, sillä varsinaiset hankintapäätökset ja hankintojen toteuttamiseen liittyvät täytäntöönpanopäätökset saattavat tilastoissa limittyä. Tilastotietojen keräämisen yhteydessä ne voidaan tulkita samaksi tai eri hankintatapahtumaksi. Valituskelpoisia hankintapäätöksiä tehdään kuitenkin maassamme satoja tuhansia vuosittain. Hankintojen merkittävyydestä huolimatta vain harvoissa kunnissa ja kuntayhtymissä on ollut hankintatoimintaan erikoistunutta henkilökuntaa, joten hankintojen edellyttämät toimenpiteet on tehty pääsääntöisesti muiden tehtävien rinnalla. Vastaisuudessa hankintaosaamiseen on kiinnitettävä enemmän huomiota erityisesti palveluhankintojen lisääntymisen myötä. Hankintalainsäädännön vuonna 2007 tapahtuneen kokonaisuudistuksen jälkeen useat kunnat ovat tehostaneet hankintayhteistyötään organisoimalla uudelleen seudullisten yhteishankintayksiköiden toimintaa. Laki ei edellytä kuntien tai mui- Hankintaasetus Direktiivit EY:n perustamissopimus jen toimesta on hankintalain voimassa ollessa laadittu eri toimialoja koskevia erityisohjeita. Vastaavasti julkisten hankintojen neuvontayksikkö on laatinut käytännön toimintaohjeita erilaisia hankintatilanteita varten. Edellä olevia ohjeistuksia on löydettävissä mm. Kuntaliiton nettisivuilta > Julkiset hankinnat. 2 Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 8

19 den hankintayksiköiden yhteistyötä hankinnoissa, mutta eri tavoin toteutettuna hankintayhteistyöllä voidaan saavuttaa sekä taloudellisia että laadullisia etuja. Hankintatoiminnan tehostamiseen on vastaavasti pyritty perustamalla Suomen Kuntaliiton yhteyteen valtakunnallinen yhteishankintayksikkö, KL-Kuntahankinnat Oy. Hankintalainsäädännön uudistukset eivät poista tarvetta päivittää kuntien ja kuntayhtymien perinteisiä hankintaohjeita. Yleisillä hankintaohjeilla jatketaan aikaisempaa hallinnollista toimintojen ohjausperinnettä. Hankinta on tässä ohjeessa määritelty siten, että se koskee hankintalaissa tarkoitettuja erilaisia tavara- ja palveluhankintoja sekä urakoita. Hankintaohjeeseen on koottu lakia täydentäviä ja selventäviä hankintaprosessia ohjaavia käytännön toimintaohjeita hankintojen toteuttamiseksi. Ohjeeseen sisältyvät keskeiset käsitteet ja periaatteet on pyritty määrittelemään ja esittämään selkokielellä niiden vastatessa julkisista hankinnoista annettujen säännösten periaatteita. Ohjeessa on keskitytty tyypillisimpiin hankintatapahtumiin, jollaisia toteutetaan lähes kaikissa hankintayksiköissä. Hankintaohje on tarkoitettu sovellettavaksi kuntien ja kuntayhtymien sekä tarvittaessa myös hankintalain tarkoittamien muiden kunnallisten hankintayksiköiden hankinnoissa. Hankintaohjeiden merkitys korostuu erityisesti hankintalain yleisen soveltamisalan ulkopuolelle jäävien pienten hankintojen toteuttamisessa hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Vuonna 2010 voimaan tullut hankintalain uudistus lisää ns. pieten hankintojen merkitystä. Tällöin kansallisten kynnysarvojen euromääräinen taso nousi pääsääntöisesti kaksinkertaiseksi aikaisempiin arvoihin verrattuna. Kansalliset kynnysarvot ovat lähtien tavara- ja palveluhankinnoissa euroa, keskeisissä (Bliitteen mukaisissa) terveydenhoito- ja sosiaalipalveluissa sekä koulutus- ja työvoimapalveluissa euroa sekä rakennusurakoissa euroa. Ohjeessa kuvatut menettelytapojen perusperiaatteet soveltuvat käytettäviksi sekä hankintalain tarkoittaman kansallisen kynnysarvon alittavissa että ylittävissä hankinnoissa. Kynnysarvot ylittävien hankkeiden kilpailuttamiseen liittyvien yksityiskohtien osalta tarkemmat määräykset löytyvät hankintalaista, jota on tällöin noudatettava. Hankintaohjeessa ei ole sen yleisohjaavan tarkoituksen vuoksi toistettu lakitekstiä eikä kuvattu kaikkia mahdollisia toimintavaihtoehtoja ja niiden reunaehtoja. Tämä koskee erityisesti kynnysarvot ylittäviä hankintoja, joiden osalta laissa on yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet. Ohjeeseen sisältyvät yleiset hankintaperiaatteet ovat sovellettavissa kooltaan erilaisten hankintayksiköiden tarpeisiin niiden organisaatiosta ja toimintojen luonteesta riippumatta. Hankintaohjeella pelkistetään ja selkeytetään yksittäisten hankintojen toteuttamista ja kilpailuttamista ohjeen sisältäessä perusperiaatteet kilpailun toteuttamiseksi. Hankkeen laatua ja laajuutta koskevat erityispiirteet on otettava huomioon kutakin hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä ja muissa hankintaasiakirjoissa. Onhan tavara- ja palveluhankinnat sekä rakennustöiden teettäminen urakalla hyvin erilaisia toimintoja, joita koskevat tehtävät reunaehtoineen on aina määriteltävä hankekohtaisissa tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan erityispiirteet Kuntien yleiset hankintaohjeet 9

20 huomioon ottaen. Tässä ohjeessa ei käsitellä erikseen vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien hankintayksiköiden (ns. teknisten peruspalveluiden) toimintaan liittyvää kilpailuttamisvelvoitetta, joista on säädetty mainittuja toimialoja koskevassa erityisalojen hankintalaissa (349/2007). Laki koskee kuntasektorilla erityisesti vesi- ja energialaitosten verkostohankkeita. Erityisalojen hankintalain velvoitteet vastaavat lähtökohtaisesti hankintalain määräyksiä, joten hankintoja koskevat keskeiset perusvelvoitteet ovat yhtenäiset kaikilla toimialoilla. Ero hankintalakiin verrattuna on muun muassa siinä, että erityisalojen hankintalakia sovelletaan vain EY-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin ja että sidosyksikköhankinnat ovat niiden osalta laajemmin sallittuja. Erityisalojen hankinnoissa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä hankinnan sisällöstä ja sen taloudellisesta arvosta riippumatta. Tämän julkaisun liitteenä on hankintalain ohella erityisalojen hankintalaki (liite 5). 3 Hankintojen organisointi, hankintastrategiat ja hankintapolitiikka Hankintaohjeessa ei anneta suosituksia kuntien ja kuntayhtymien hankintatoimen organisaatiosta. Viranomaisten yksityiskohtainen toimivalta hankinta-asioissa määrätään kuntalain mukaisesti johtosäännöillä, kuten yleensäkin kunnan hallinnon organisaatiosta päätettäessä. Kuntien yhteistoiminnan organisointiin hankintojen toteuttamisessa tuli uusia piirteitä hankintalain uudistuksessa Hankintalain 11 :ään sisältyy erityissäännös yhteishankintayksiköistä, joita käsitellään jäljempänä tämän ohjeen 4. kohdassa. Hankintaohjeella ei anneta suosituksia kunnan hankinta- tai palvelustrategiaksi tai toimintaohjeita kunnan hankintastrategian laatimiseksi. Hankintatoiminnassa onkin erotettava niihin liittyvä kunnallispoliittinen tavoitteenasettelu, strateginen hankintatoiminta ja hankintalain edellyttämä kilpailuttaminen, joka on osa operatiivista hankintatoimintaa. Kunnilla on vastaisuudessakin oikeus päättää, mitkä palvelut ja missä laajuudessa toteutetaan ns. omana työnä tai kuntien yhteistoimintana ja mitkä palvelut hankitaan vapailta markkinoilta. Palvelujen tuottamistavasta päättäminen on kunnallisen itsehallinnon toteuttamista, jota saattaa rajoittaa ainoastaan mahdollisten toimialakohtaisten erityislakien velvoitteet. Julkisten palveluiden tuottamista koskevien kunnallispoliittisten valintojen selventämiseksi Suomen Kuntaliiton hallitus on hyväksynyt Kuntaliiton kilpailupoliittiset linjaukset -nimisen periaatepaperin (ks. Siinä käsitellään mm. kuntien toimintayksiköiden asemaa markkinoilla ja kunnallisen hankintatoiminnan vaikutusta markkinoiden toimintaan. Kunnan mahdollisesti toteuttama hallinnon sisäinen tilaaja-tuottaja-järjes tel mä sisältää lähinnä kunnallispoliittisia ja -hallinnollisia elementtejä. Lisäksi se kuvastaa kunnan markkinaehtoistumista. Vasta silloin, kun kunta hankkii organisaationsa 10

21 Kilpailuttamisen/hankinnan tarkastelukulmat A. Kunnallispoliittiset valinnat * kunnan hankinta- ja kilpailustrategiat * kunnan palvelujen tuotantotavat * kunnan palveluorganisaatioiden kehittäminen B. Kilpailuoikeudelliset realiteetit * hankintalain velvoitteet > hankinnat kilpailutettava C. Sopimusoikeudelliset velvoitteet * kunta sidottu sopimuksiin, kuten yksityiset * kunnallishallinnon velvoitteet eivät vapauta sopimusoikeudellisista velvoitteista ulkopuolelta ja kilpailuttaa ulkopuolisia tuottajaehdokkaitaan, hankintalainsäädäntö tulee sovellettavaksi. Hankintaohjeen korostamaa palvelujen tuotteistamista ja muuta tehtävien määrittelyä voidaan kuitenkin käyttää hyväksi myös kunnan sisäisen tilaaja-tuottaja-toiminnan jäntevöittämiseksi, jolloin opitaan markkinaehtoista kilpailuttamistoimintaa. Kuntien yhteistoiminta palvelujen tuottamisessa on pääsääntöisesti hankintalaista riippumatonta kunnallispoliittista valintaa. Toimintaa ei tulkita palveluhankinnaksi, mikäli palvelun tuottava kunta ei peri tekemästään palvelusta markkinaehtoista hintaa, vaan tuotanto- yms. kustannuksista vastaavan vastikkeen. Kunnilla ja kuntayhtymillä ei ole mahdollisuutta harjoittaa kunnallispolitiikkaa hankintakilpailuja järjestäessään. Toimintapoliittiset valinnat, kuten kunnan hankintastrategiat, on tehtävä ennen tarjouskilpailun käynnistämistä. Hankintakilpailun voittajaa ei voi valita paikkakunnan työllisyysnäkökohdat ja verotulot huomioon ottaen. Oman kunnan yrittäjillä ei saa olla hankintakilpailussa erityisasemaa. Tällainen menettely merkitsisi muiden kilpailuun osallistuneiden syrjimistä. Sen sijaan hankintatoiminta voidaan toteuttaa siten, että hankittavaa tavaraa, palvelua ja muuta toimintaa suunniteltaessa hankinnan sisältö koko laajuudessaan määritellään siten, että paikallisillakin yrittäjillä olisi edellytykset osallistua kilpailuun tasavertaisina toimijoina. Tämä koskee myös tilanteita, joissa pyritään seudullisiin tai alueellisiin yhteishankintoihin. Hankintojen suunnittelussa on lisäksi huomattava, että hankintalaki mahdollistaa eräiden työ- ja sosiaalisten tekijöiden huomioon ottamisen hankinnoissa siten, että osa hankinnoista varataan esimerkiksi työrajoitteisten henkilöiden toimesta toteutettaviksi laista selviävin perustein. Kuntien yleiset hankintaohjeet 11

22 4 Keskitetyt hankinnat Hankintatoiminnan tuloksellinen suorittaminen edellyttää hankintayksikön eri toimielinten saumatonta sisäistä yhteistyötä. Hankintayksikön tulee päättää, mitkä hankinnat suoritetaan hajautetusti ja mitkä keskitetysti. Kysymyksessä on toimintapoliittinen, strateginen ratkaisu, josta kunnassa päättä kunnanhallitus, jollei johtosäännöin tätä toimivaltaa ole annettu muulle toimielimelle. Perinteisesti eri toimialojen tarvitsemat yhteiset tarvike- ja palveluhankinnat, kuten tyypilliset toimistotarvike-, elintarvike-, polttoainehankinnat jne. on toteutettu kuntakohtaisesti tai seudullisesti keskitettyinä hankintoina. Palvelupuolella yhteishankintoina toteutetaan mm. tietoliikenne-, catering- ja kiinteistöpalveluja. Hankintatoimen tehostamiseksi on usein tarkoituksenmukaista pyrkiä alueelliseen (seudulliseen) yhteistyöhön lähikuntien, kuntayhtymien ja mahdollisten muiden julkisten hankintayksiköiden kanssa. Perinteisiä hankintarenkaita on Suomessa ollut viime vuosina Alueellinen yhteistyö perustuu hankintayksiköiden vapaaehtoisiin hankinta- ja palvelustrategioihin kunnallishallinnon yleisten periaatteiden pohjalta. Yhteistyön onnistuminen on lähinnä asenne- ja organisointikysymys. Yhteistoiminta ja siihen liittyvä päätöksentekojärjestelmä edellyttävät kuntien ja kuntayhtymien välisten yhteistyösopimusten lisäksi tarvittaessa asianmukaisia määräyksiä johtosäännöissä. Edellä mainitut hankintarenkaat on erotettava hankintalain 11 :n tarkoittamista yhteishankintayksiköistä. Hankintayhteistyön tehostamiseksi hankintalakiin on sisällytetty erityissäännös yhteishankintayksiköstä, jolla on toimivalta yhteishankintojen toteuttamiseksi. Yhteishankintayksiköt voivat olla hankintayksiköiden perustamia oikeushenkilöitä (esim. osakeyhtiö) tai jonkun hankintayksikön erillisiä toiminnallisia yksiköitä (esim. isäntäkunnan hankintayksikkö), jolle muut hankintayksiköt ovat antaneet asiaa koskevan toimivallan. Yhteishankintayksiköt tulevat olemaan käytännössä seudullisia tai maakunnallisia, mutta myös valtakunnalliset yksiköt ovat mahdollisia. Yhteishankintayksiköiden organisointi ja niiden toteuttamien yhteishankintojen sisältö voivat vaihdella alueellisesti. Yhteishankinnat kohdistuvat käytännössä sellaisiin tavaroihin tai palveluihin, joiden sisältö on samankaltainen monissa kunnissa tai kuntayhtymissä. Yhteishankintayksikköä perustettaessa ja yhteishankintayksikön toimintaa harjoitettaessa on otettava huomioon hankintalain asiaa koskevat määräykset. Yhteishankintayksikössä eivät voi olla omistajina mukana esimerkiksi oman paikkakunnan yksityiset yritykset tai järjestöt mahdollisista synergiahyödyistä huolimatta. Yhteishankintayksikön tarkoituksena ei ole tuottaa palveluita yksityisille yrityksille tai alueen kansalaisille. Valtakunnallisesti yhteistoiminta hankinta-asioissa on valtion hallinnossa toteutettu siten, että valtion yhteishankintayksikölle Hansel Oy:lle on annettu erityisasema valtion viranomaisten hankinnoissa yhtiön toimintaa koskevalla lailla (1096/2008). Aiemmin myös kuntasektori saattoi käyttää Hansel oy:n palveluja hyväkseen. Tämä mahdollisuus kuitenkin poistui 2000-luvun alkupuolella. Kuntien 12

23 valtakunnallinen yhteistyö hankinnoissa toteutetaan nykyisin Suomen Kuntaliiton yhteydessä toimivan KL-Kuntahankinnat Oy:n toimesta. Yhtiö on viime vuosien aikana jo toteuttanut yhteishankintoja muun muassa öljy- ja ICT-hankinnoissa. Koska yhteishankintayksikön tekemien hankintapäätösten kohdalla ei ole käytännössä enää hankintalain vuonna 2010 tapahtuneen uudistuksen johdosta kysymys kuntalain tarkoittamasta valituskelpoisesta hallintopäätöksestä, hankinnan suorittamisesta yhteishankintana voi päättää se toimielin tai viranhaltija, jolla kunnassa muutoinkin on oikeus päättää asianomaisesta hankinnasta. Toimivaltaa ei tarvitse näin delegoida moneen kertaan saman tehtäväkokonaisuuden puitteissa. Päätettäessä yksittäisen hankinnan suorittamisesta käyttäen yhteishankintaelintä, kysymys on vain hankintaa koskevasta operatiivisesta ratkaisusta hankinnan toteuttamiseksi eikä hallinnon organisoinnista. 5 Sidosyksikköhankinnat Julkiset hankinnat Palveluiden ostaminen a) kuntakonsernin sisällä b) ulkopuoliselta Kunta B Kunta Oy Kunta Liikelaitos Kunnan vuokratalot Oy Yhteishankinnoista on erotettava kuntakonsernin sisäiset hankinnat (in house -hankinnat). Hankintalain 10 :ssä sidosyksikköhankinnoiksi nimetyt hankinnat ovat pääsääntöisesti sallittuja ilman kilpailuttamista. Kuntakonserni siinä laajuudessa kuin se on kirjanpitolainsäädännön mukaan ymmärretty ja jollainen se on myös kuntalain tarkistamisehdotuksen (HE 263/ 2006) mukaan, voi olla laajempi kuin niiden toimijoiden joukko, joiden keskinäiset hankinnat voidaan hankintalain mukaan tulkita sidosyksikköhankinnoiksi. Euroopan yhteisön tuomioistuin on päätöksissään (mm. tapaukset Teckal (C-107/98 ja Stadt Halle, C- 26/03) ottanut kantaa sallitun sidosyhteistyön reu- v Vastuualue Kuntayhtymä Oy X yksityinen yritys Yhteisyritys Kuntien yleiset hankintaohjeet 13

24 naehtoihin, mikä on otettu huomioon hankintalakia säädettäessä. Hankintalain 10 :n mukaan sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo samalla tavalla kuin se valvoo omia toimipaikkojaan. Sidosyksiköksi hyväksyminen edellyttää lisäksi, että yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Mikäli kuntakonserniin kuuluvaa yksikkö, kuten osakeyhtiö on vähäisessäkin määrin yksityisessä omistuksessa, sitä ei voida pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä. Näin siitäkin huolimatta, että yhtiö kuuluisi kuntalain näkökulmasta kuntakonserniin tai että kuntien ja yksityisten väliset yhteisyritykset olisivat sinänsä sallittuja ja usein kehitystä eteenpäin vieviä. Yhteisyritykseltä toteutettavat suorat hankinnat eivät ole siis hankintalain tarkoittamia sidosyksikköhankintoja ja tällaiset hankinnat ovat täten kiellettyjä. Suora hankinta eli hankinta ilman kilpailua sidosyksiköltä on myös kiellettyä, jos sidosyksikön toiminta ei kohdistu pääasiallisesti omistajiin. Suoran hankinnan edellytykset poistuvat, jos sidosyksikkö harjoittaa vähäistä suuremman määrän toiminnastaan muiden kuin omistajiensa kanssa. Pääosaksi toiminnasta ei oikeuskäytännön mukaan riitä enemmistö toiminnan määrästä, vaikka lain sanamuoto näyttäisi sen mahdollistavan. Toiminnan pääosa tarkoittaa käytännössä toiminnan laadusta ja alan markkinoista riippuen prosenttia sidosyksikön toiminnan volyymistä. Asiaa ei ole kuitenkaan hankintalaissa säädetty samalla tavalla yksiselitteisesti kuin erityisalojen hankintalaissa (EritHankL 19 ), joka sallii enintään 20 prosentin määrän liikevaihdosta suuntautuvan omistavan tahon ulkopuolelle. Euroopan yhteisöjen tuomioistuin on eräässä tuomiossaan sallinut sidosyksikön suosittaman 10 prosentin suuruisen ulkoisen myynnin määrän. 6 Kynnysarvot ja kolmen eri tason hankinnat Hankintalaki sisältää direktiivien tarkoittaman kynnysarvon lisäksi kansallisen kynnysarvon. Tämän seurauksena julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella. Hankinnoissa voidaankin puhua kansallisen kynnysarvon alittavista eli pienhankinnoista, kansallisen kynnysarvon ylittävistä eli kansallisista hankinnoista ja EU-kynnysarvon ylittävistä eli EU-hankinnoista. Kansallinen kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa on euroa, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen sekä koulutus- ja työvoimapalvelujen hankinnoissa euroa ja rakennusurakoissa euroa. EU-komissio vahvistaa kahden vuoden välein hankintadirektiivien tarkoittamien unionin alueella julkaistavien hankintailmoitusten euromääräiset kynnysarvot. Vuo- 14

25 den 2010 alusta EU-kynnysarvot ovat hankintalain tarkoittamissa kunnallishallinnon tyypillisissä hankinnoissa tavara- ja palveluhankinnat euroa rakennusurat euroa. Erityisalojen hankintalain tarkoittamat EU-kynnysarvot ovat tavara ja palveluhankinnat euroa urakat euroa. Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin ei sovelleta pääsääntöisesti hankintalakia. Poikkeuksena on ainoastaan hankintaoikaisua koskeva säännös. Vuoden 2010 oikeussuojasäännösten uudistuksessa uutena oikeussuojakeinona käyttöön otettu hankintaoikaisu ulotettiin koskemaan myös pienhankintoja. Näiden hankintojen kohdalla noudatetaan hyvää hankintamenettelyä jäljempänä mainittavalla tavalla. Kansalliset kynnysarvot ylittäviin, mutta EU-kynnysarvot alittaviin hankintoihin sovelletaan hankintadirektiivejä osittain kevennettynä laista tarkemmin ilmenevällä tavalla. Näistä hankinnoista on ilmoitettava kotimaassa valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), Ilmoitusjärjestelmän toimivuudesta vastaa Edita Publishing Oy/Edita Oyj. Hankinnoista julkisesti ilmoittamalla avoimuus ja markkinaehtoisuus paranevat yritysten saadessa paremmin tiedon suunnitelluista hankinnoista. Ilmoituskanava mahdollistaa yritysten osallistumisen kilpailuun laissa Kynnysarvot/kilpailuttaminen EU-kynnysarvot kansalliset kynnysarvot Kansallinen kynnysarvo Hankintalaki Hankintaohjeet EUkynnysarvo Direktiivit A B C Kolmen tason hankinnat A. Kansallisen kynnysarvon alittavat Hankintalakia ei sovelleta Tällöinkin pyrittävä hyödyntämään markkinat Noudatetaan hyvän hallinnan periaatteita Kunnan hankintaohjeet noudatettivana Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Hankintaoikaisu ja oikaisuvaatimusmahdollisuus B. Kansallisen kynnysarvon ylittävät Hankintalakia sovelletaan Hankinnoista ilmoitettava HILMA-kanavalla Neuvottelumenettelyn käytölle lisämahdollisuuksia Valitusoikeus markkinaoikeuteen Hankintaoikaisumahdollisuus Ei muutoksenhakumahdollisuutta kuntalain perusteella C. EU-kynnysarvon ylittävät Lain ja direktiivien soveltaminen tiukkaa Hankinnoista ilmoitettava EU-tasolla Valintakriteerit esitettävä tarkoin Valitusoikeus markkinaoikeuteen Hankintaoikaisumahdollisuus Ei muutoksenhakumahdollisuutta kuntalain perusteella Kuntien yleiset hankintaohjeet 15