Hankintaohje. Kuntayhtymä Kaksineuvoinen

Transkriptio

1 2014 Hankintaohje Kuntayhtymä Kaksineuvoinen

2 Sisällys 1. Hankintaperiaatteet Hankintaperiaatteet Yhteistoiminta Esteellisyys hankinta-asioissa Julkisuus Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Hankintojen ryhmäjako Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Alle eur hankinnat Yli euron hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintavaltuudet kuntayhtymä Kaksineuvoisessa Muutoksenhaku Kynnysarvon alittavat hankinnat Kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintaoikaisu Valitus markkinaoikeuteen Kilpailuttaminen Hankinnoista ilmoittaminen Tarjousten pyytäminen Tarjouspyynnön sisältö Tarjousten käsittely Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano

3 Kuntayhtymä Kaksineuvoisen hankintaohjeen tavoitteena on ohjeistaa kuntayhtymän hankinnat toteutettavaksi taloudellisesti, tehokkaasti ja laadukkaasti. Hankintaohje koskee kaikkia kuntayhtymä Kaksineuvoisen tavara- ja palveluhankintoja. Kuntayhtymän hankintoja ohjaavat voimassa oleva lainsäädäntö, Kuntaliiton yleiset hankintaohjeet, Kauhavakonsernin hankintaohje sekä tämä hankintaohje. Noudatettavia normeja ovat mm. - Laki julkisista hankinnoista (348/2007) - Kuntalaki (365/95) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99) - Kuntien yleiset hankintaohjeet (Kuntaliitto 2010) - Kuntayhtymä kaksineuvoisen hallintosääntö (yhtymähallitus ) - Kauhava-konsernin hankintaohje (kaupunginhallitus ) - Mahdolliset seutukunnalliset yhteishankintasopimukset kuten o Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintarengas o Järvinet Oy:n hankintasopimukset Hankintalainsäädäntöä sovelletaan kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa noudatetaan kuntalakia, hallintosääntöä, tätä hankintaohjetta, Kauhava-konsernin hankintaohjetta sekä hyvän hallinnon periaatteita. Käytännön hankintatoiminnassa noudatetaan ja painotetaan julkisen sektorin hyvän hankintatavan periaatteita, jotka on määritelty kuntien yleisessä hankintaohjeessa. Hankinnan lähtökotina ovat kustannustehokkuus ja toiminnallisuuden tavoittelu. Kilpailutus valmistellaan kuntalain mukaisesti. Onnistuneen hankinnan edellytyksiä ovat: - hankinnat kilpailutetaan, ellei ole olemassa suorahankintaperustetta - kilpailutukseen valitaan oikea menettelyvaihtoehto ja toimintamalli - hankintaprosessiin varataan riittävästi aikaa - hankinnan eri vaiheissa varmistetaan tarvittava asiantuntemus - hankintailmoitus laaditaan huolella - hankinnan kohde kuvataan riittävän yksityiskohtaisesti ja selkeästi tarjouspyynnössä, jotta saatavat tarjoukset ovat vertailukelpoisia - tarjousten vertailu perustuu tarjouspyynnössä määriteltyihin perusteisiin - tarjouspyyntö lähetetään riittävälle määrälle tarjoajia - ei tingitä, ei neuvotella, ellei se ole sallittua valitussa hankintamenettelyssä - hankinnasta tehdään kirjallinen, perusteltu päätös - sopimus perustuu tarjouspyyntöön ja tarjoukseen - hankinnan seuranta on systemaattista - hankintaprosessin eri vaiheet dokumentoidaan 3

4 1. Hankintaperiaatteet 1.1 Hankintaperiaatteet Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintalakia ei sovelleta ns. in house -hankintoihin, eli hankintoihin, jotka tehdään kuntayhtymän sidosyksiköiden (kuntakonsernit, kuntayhtymän omistamat yhtiöt) välillä. Oman organisaation ja siihen kuuluvien yhteisöjen tekemää työtä tai kuntayhteistyötä ei tarvitse kilpailuttaa. Hankinnan arvo lasketaan tavaran tai palvelun arvonlisäverottomasta hinnasta. Euroopan komissio ja Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistavat säännöllisesti päätöksillään kynnysarvot, joten ne on varmistettava osoitteesta Hankinnat jakautuvat hankintalaissa ja sitä koskevissa asetuksissa: Pienhankinnat: kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat. Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Myös näissä hankinnoissa on noudatettava hankintaohjetta ja -periaatteita. Kansalliset hankinnat: kansalliset kynnysarvot ylittävät, mutta EU-kynnysarvot alittavat hankinnat. EU-hankinnat: EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat Hankinnoissa on käytettävä hyväksi kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Hankinnoissa on aina noudatettava avoimuutta, tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä. Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, ympäristövaikutukset ja kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet hankinnan elinkaaren aikana. Hankinnoissa on otettava huomioon myös valtionosuus- ja työllisyyslainsäädännön edellyttämät ohjeet ja määräykset. Paikallisten yritysten ja yrittäjien mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun tulee huomioida kilpailutusta järjestettäessä. Hankinta voidaan jakaa sellaisiin osiin, että paikallisilla yrityksillä ja yrittäjillä on mahdollisuus tehdä tarjous. Hankinnan jakaminen osiin ei kuitenkaan saa nostaa hankinnan kokonaiskustannusta. Hankinnat tehdään ostajan (kuntayhtymä) aloitteesta ja todelliseen tarpeeseen perustuen. Hallinto- ja tukipalveluiden yksiköt (materiaalipalvelut/taloushallinto/atk) auttavat tarvittaessa hankkimalla tietoa sekä avustavat tarjouspyynnön laatimisessa. Tarjouspyynnöt kilpailutusmenettelyssä tehdään kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Nämä tarjouspyynnöt tehdään aina hankkivan yksikön ja taloushallinnon tiiviissä yhteistyössä. Taloushallinto vastaa kilpailutusprosessista ja hankkiva yksikkö vastaa hankittavan kohteen sisällöllisestä määrittelystä. Keskusvarasto hoitaa keskitetysti hankintarenkaan hankintaryhmiin kuuluvien tarvikkeiden hankinnat ja näiden tuoteryhmien kaikki hankinnat hoidetaan hankintarenkaan päättämiltä 4

5 toimittajilta. Muu menettely ei ole sallittua. Hankintarenkaaseen kuulumattomat tavarahankinnat kilpailutetaan. Investointihyödykkeitä eri yksiköihin hankittaessa käytetään mahdollisuuksien mukaan yhteishankintaa ja yhteistä tarjouspyyntöä. Yksiköt voivat itse päättää omista hankinnoistaan määrärahojen ja hallintosäännön antamissa puitteissa. Yhteishankintoja tulee kuitenkin tehdä mahdollisuuksien mukaan ja käyttää mahdolliset määrä ym. -alennukset hyväksi hankintoja tehtäessä. Taloussuunnitelman mukaisista yhteishankinnoista annetaan ohjeistus tilikausittain talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa. 1.2 Yhteistoiminta Kuntayhtymä on mukana Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintarenkaassa. Lisäksi hankintayhteistyötä tehdään mm. Kauhavan kaupungin ja Järvinet Oy:n kanssa. Myös KL- Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamiin hankintoihin on mahdollisuus osallistua. Kuntayhtymässä mm. seuraavat kokonaisuudet kilpailutetaan keskitetysti tai ollaan mukana hankintayhteisyössä em. organisaatioiden kanssa: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintarenkaan hankintaryhmät, joissa kuntayhtymä on mukana, ovat: Anestesia- ja tehohoidon tarvikkeet Avannetuotteet Elintarvikkeet perunoita lukuun ottamatta EKG-elektrodit ja tarvikkeet Haavahoito, sidonta ja lastoitustarvikkeet Perus- ja erikoissairaanhoidon sekalaiset tarvikkeet Dialyysi- ja urologian tarvikkeet Suojaus- ja peittelytarvikkeet Pesu- ja desinfiktioaineet Toimistotarvikkeet (sis. värikasetit) Kuitu- ja vanutuotteet, vaipat Muovituotteet ja riskijäteastiat Diabetestarvikkeet ja insuliinipumput Pehmopaperit Vieritestitutkimukset Sterilointitarvikkeet Ommelaineet Rintasyöpäseulontapalvelut Keskusvarasto hoitaa keskitetysti hankintarenkaan hankintaryhmiin kuuluvien tarvikkeiden hankinnat ja näiden tuoteryhmien kaikki hankinnat hoidetaan hankintarenkaan päättämiltä toimittajilta. 5

6 Atk-hankinnat hoitaa keskitetysti atk-käyttöpäällikkö. Järvinet Oy kilpailuttaa kuntayhtymän puolesta atk-laitehankinnat. Ohjelmistohankinnoissa tehdään yhteistyötä Järvinet Oy:n sekä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa. Kauhavan kaupunki kilpailuttaa kuntayhtymän puolesta sopimukseen perustuen sähköenergian hankinnan ja vakuutukset sekä perussäännön mukaan tilintarkastuspalvelut. 1.3 Esteellisyys hankinta-asioissa Esteellisyydestä on säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. Esteellinen ei saa osallistua hankinnan valmisteluun, esittelemiseen eikä päättämiseen, hankinnan valvontaan ja vastaanottoon eikä muutoinkaan hankintaan liittyvien asioiden käsittelyyn. Hankintaa valmistelevien ja esittelevien on huolehdittava oma-aloitteisesti siitä, ettei hankinnasta anneta ennen sen julkiseksi tuloa tietoja tai asiakirjoja sellaiselle luottamushenkilölle ja kuntayhtymän palveluksessa oleville henkilöille, jotka ilmeisesti ovat esteellisiä. 1.4 Julkisuus Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta toteaa, että viranomaiselle tulleet asiakirjat ovat julkisia, ellei niistä toisin säädetä. Viranomaiselle tullut julkinen asiakirja voidaan myös julistaa salaiseksi joko kokonaan tai osittain. Hankinta-asiakirjoissa salassa pidettävä tieto on yleisimmin liike- tai ammattisalaisuutta koskevaa tietoa. Tarjouspyyntöön on sisällytettävä pyyntö tarjouksessa liike- ja ammattisalaisuudeksi katsottavista asioista. Hinta on kuitenkin aina julkinen tieto. Henkilötiedot puolestaan eivät ole julkisia. Asiakirjojen julkiseksi tulossa on ajallisia poikkeamia: - Tarjouspyyntö liiteasiakirjoineen on julkinen sillä hetkellä, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. - Tarjous tulee julkiseksi sen jälkeen kun hankintasopimus on tehty. Poikkeuksena tästä ovat salassa pidettävät asiat. Hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla voi kuitenkin olla oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varaten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi. - Hankintapäätös mahdollisine liitteineen (esim. vertailuasiakirja) on kokonaisuudessaan julkinen asiakirja. - Hankintasopimus on julkinen allekirjoittamisen jälkeen. Mahdolliset valmistelumuistiot sekä sisäiset tiedotteet ovat yksikön sisäisiä asiakirjoja eivätkä ne ole julkisia, ellei niitä oteta osaksi päätöstä. 6

7 1.5 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Kuntayhtymän palveluksessa oleva, luottamushenkilö tai toimeksiantotehtävää hoitava eivät saa paljastaa salassa pidettävää tietoa muille kuin niille, joiden tehtävä on ko. asioiden käsittely. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen, luottamustehtävän tai toimeksiantotehtävän päättymisen jälkeen. Salassa pidettäviä tietoja ei saa käyttää omaksi hyödyksi taikka toisen hyödyksi tai vahingoksi. 2. Hankintojen ryhmäjako 2.1 Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Voimassa olevat kynnysarvot alkaen (Hankintalaki 15 ): Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut eur Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat sekä koulutuspalvelujen yhteishankinta eur Rakennusurakat eur Alle eur hankinnat Alle euron (alv 0 %) hankinnat käsitellään ns. ostoina. Ostoja ei tarvitse erikseen kilpailuttaa eikä niiden suorittaminen edellytä erillistä päätöstä. Ostoissa on kuitenkin käytettävä harkintaa ja ne on tehtävä mahdollisimman edullisesti hyvää hankintatapaa noudattaen. Ostoja ei tehdä kiertäviltä edustajilta. Kustannusten kohtuullisuus varmistetaan hintatiedustelulla ja sen jälkeen tehdään dokumentoitu tilaus. Tarjouspyyntö voidaan tehdä esimerkiksi puhelimitse 3-5 palveluntuottajalle tai tavarantoimittajalle ja saadut tiedot sekä valintaperusteet dokumentoidaan siten, että ne voidaan tarvittaessa todentaa. Hankinnan valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Alle euron hankinnoissa hankkija toimii hallintosäännön ja talousarvion puitteissa käyttäen omaa harkintavaltaansa ja noudattaen hyvää hankintatapaa. Alle eur hankinnoista ei tehdä viranhaltijapäätöstä eikä siitä näin ollen ole muutoksenhakumahdollisuutta. 7

8 2.1.2 Yli euron hankinnat Hankinta, joka arvo on yli euroa, mutta alle hankintalain mukaisten kynnysarvojen (alv 0 %) on pääsääntöisesti kilpailutettava siten, että tarjoukset pyydetään vähintään kolmelta toimittajalta. Talouspyyntö laaditaan yhteistyössä hankkivan yksikön ja taloushallinnon kanssa. Tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle mahdolliselle tarjoajalle ja tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika, vähintään kaksi viikkoa. Valintaperusteena käytetään joko halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Valintaperuste ilmoitetaan tarjouspyynnössä ja päätöksessä. Hankkiva yksikkö tekee saatujen tarjousten perusteella vertailun ja hankintaesityksen hankintavaltuudet omaavalle päätöksentekijälle. Päätös hankinnasta tehdään hallintosäännön hankintavaltuuksien puitteissa (ks. kohta 3). Kuntayhtymän yli euron arvoisista hankinnoista on tehtävä hallintosäännön mukainen päätös perusteluineen ja hankintadokumentit arkistoidaan asiahallintajärjestelmä Dynastyyn. Päätös lähetetään tarjoajille tiedoksi oikaisuvaatimusohjeineen. 2.2 Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Vuonna 2013 voimassa olevien säädösten mukaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana käsitellään euron tavara- ja palveluhankinnat - yli euron terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut. Hankintalain liitteen B mukaisissa palveluhankinnoissa noudatetaan kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia menettelyjä riippumatta siitä, ylittääkö hankinnan arvo EU-kynnysarvon (jälki-ilmoitus tehtävä). B-palveluja ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelut. Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on julkaistava ilmoitus HILMA-ilmoituskanavalla. Tarjouspyyntö voidaan julkistaa myös kuntayhtymän kotisivuilla ja se voidaan tarvittaessa lähettää myös halutuille toimijoille. Valintaperusteena käytetään joko halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Päätös hankinnasta tehdään hallintosäännön hankintavaltuuksien puitteissa (ks. kohta 3). Hankintamenettelyssä noudatetaan hankintalakia ja kuntaliiton yleisiä hankintaohjeista (2010). Tarkemmat ohjeet hankintamenettelystä löytyvät esimerkiksi kuntaliiton hankintaohjeesta, joka on saatavissa internetissä osoitteessa pdf Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankkiva yksikkö ja taloushallinto tekevät kilpailutuksen tiiviissä yhteistyössä. Koska kilpailutusprosessiin voi kulua aikaa noin 2-4 kuukautta riippuen valmisteluun käytettävästä ajasta ja yhtymähallituksen kokousaikataulusta, on 8

9 hankkivan yksikön käynnistettävä prosessi kilpailutuspyynnöllä talouspäällikölle hyvissä ajoin. Taloushallinto vastaa kilpailutusprosessista ja hankkivan yksikön asiantuntijat vastaavat hankinnan kohteen sisällöllisestä määrittelystä (hankinnan kuvaus ja arvokriteerien määrittely). Kilpailutusprosessin vaiheet ovat: - Tarjousprosessin valmistelu - Tarjouspyynnön julkaiseminen Hilmassa - Tarjousten vastaanotto ja avaaminen määräajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuudesta on laadittava avauspöytäkirja. - Tarjoajien soveltuvuuden edellytysten tarkastaminen - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella - Hankintapäätöksen valmistelu - Hankintapäätös ja sen tiedoksi antaminen muutoksenhakuohjeineen - Hankintasopimuksen tekeminen, kun päätös on lainvoimainen. Hankintasopimukset allekirjoittaa nimenkirjoitusoikeuden omaava viranhaltija. Hankintasopimuksista vastaa keskitetysti taloushallinto. Tilausmenettely tavarahankinnoissa sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. 2.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvo on ajalla tavara- ja palveluhankinnoissa euroa. EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein. Hankintalain B-liitteen mukaiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat (arvo yli eur) hankitaan arvosta riippumatta kansallisten menettelyjen mukaan jälki-ilmoittamisella täydennettynä. Kilpailutusprosessin kesto voi olla 5-8 kuukautta lainsäädännöstä tulevista määräajoista, valmistelusta ja yhtymähallituksen kokousaikatauluista johtuen. Voimassa olevassa hankintalaissa (348/2007) säädetään tarkasti menettelyt ja määräajat, joiden mukaan EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma-ilmoituskanavalla, josta se välittyy TED-tietokantaan ja sitä kautta EU:n laajuisesti tiedoksi. Yhtymähallitus päättää EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista. Sopimus hankinnasta voidaan solmia aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosaisen on katsottu saaneen päätöksen tiedoksi valitusosoituksineen eli sovelletaan ns. odotusaikaa. Hankintamenettelyssä noudatetaan hankintalakia ja kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita (2010). 9

10 3. Hankintavaltuudet kuntayhtymä Kaksineuvoisessa Kuntayhtymän hallintosäännön (Yhtymähallitus ) hankintavaltuudet ovat seuraavat: eur hankinnat eur hankinnat ja hankintasopimukset Erityispalvelujen johtaja Kuntayhtymän johtaja Varhaiskasvatusjohtaja Sosiaalipalvelujen johtaja Vanhustyön ohjaaja Vanhuspalvelujen johtaja Johtava hammaslääkäri Johtava ylilääkäri Johtava työterveyslääkäri Hoitotyön johtaja Kehittämispäällikkö Talouspäällikkö Yli eur Yhtymähallitus Atkhankinnat Kansalliseen kynnysarvoon saakka Kuntayhtymän johtaja Hankinnan arvo lasketaan tavaran tai palvelun arvonlisäverottomasta hinnasta. 4. Muutoksenhaku Hankintapäätökseen tulee liittää valitusosoitus ja oikaisuohje. Malleja valitusosoituksesta on osoitteessa Viranhaltijapäätökseen valitusosoitus tulostetaan asiahallintajärjestelmä Dynastysta. Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan hankintalain mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n mukaisen kynnysarvon. 4.1 Kynnysarvon alittavat hankinnat Alle kansallisen kynnysarvon jäävien hankintojen (pienhankinnat) hankintapäätöksistä ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen, mutta asianosainen voi tehdä niistä hankintaoikaisun. Hankintapäätöksentekijä voi käyttää hankintaoikaisua myös oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe. Pienhankinnoissa ovat hankintaoikaisun ohella käytettävissä kuntalain mukaiset muutoksenhakumahdollisuudet (oikaisuvaatimus + kunnallisvalitus), jos hankintayksikkönä toimii jokin viranomainen. Muutoksenhakumenettelyssä voidaan arvioida ainoastaan hankinta- 10

11 menettelyn mahdollista lainvastaisuutta tai menettelyvirhettä (esim. esteellisyys, toimivallan ylitys). 4.2 Kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintaoikaisu Hankintaoikaisu on kaikkien hankintamenettelyn asianosaisten käytettävissä. Sitä voidaan käyttää kaikissa hankinnoissa, eli myös pienhankinnoissa, joihin hankintalakia ei muuten sovelleta. Hankintapäätöksentekijä voi käyttää hankintaoikaisua myös oma-aloitteisena korjaamiskeinona, mikäli hankintapäätöksen tai muun kilpailuttamiseen liittyvän toimenpiteen tekemisessä on sovellettu lakia virheellisesti. Korjaaminen on suoritettava 60 päivän kuluessa päätöksenteosta. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä muutoksenhakuohjeineen Valitus markkinaoikeuteen Valitus markkinaoikeuteen on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut hankintapäätöksen tiedoksi valitusosoituksineen. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Muutoksenhakuohjeessa on ilmoitettava hankintayksikön yhteystiedot. 5. Kilpailuttaminen Hankintoja kilpailutettaessa tehtävän sopimuksen pituus on sidoksissa hankinnan luonteeseen ja siihen, mikä on toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevää ja tarkoituksenmukaista. Yleensä hankinnat tulee kilpailuttaa 2 5 vuoden välein. Kilpailuttamisväli voi olla myös pidempi esimerkiksi investointeja sisältävissä hankinnoissa. 5.1 Hankinnoista ilmoittaminen EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta tulee ilmoittaa EU:n laajuisesti. HILMAan, joka on julkisten hankintojen sähköinen markkinapaikka, pitää jättää ennakkoilmoitus, EU- 11

12 hankintailmoitus, jälki-ilmoitus sekä erityisalojen EU-hankinta-ilmoitus ja jälki-ilmoitus. HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Myös kansalliset kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee ilmoittaa HILMAssa ( Kansallisten kynnysarvon alle jääviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, joten näiden ns. pienhankintojen ilmoittaminen HILMA:ssa jää hankintayksikön harkintaan. Avoimuuden, syrjimättömyyden ja kilpailun aikaansaamiseksi hankinnat tulisi ilmoittaa mahdollisimman laajasti. Tämän vuoksi hankinnoista, joista järjestetään tarjouskilpailu, ilmoitetaan pääsääntöisesti kuntayhtymän kotisivuilla. Tarvittaessa hankinnasta ilmoitetaan myös paikallisessa ja/tai alueellisessa lehdessä, Julkiset hankinnat lehdessä ja HILMAssa ( 5.2 Tarjousten pyytäminen Tarjouspyynnöt kilpailutusmenettelyssä tehdään kansallisen kynnysarvon ja EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Nämä tarjouspyynnöt tehdään aina hankkivan yksikön ja taloushallinnon tiiviissä yhteistyössä. Taloushallinto vastaa kilpailutusprosessista ja hankkiva yksikkö vastaa hankittavan kohteen sisällöllisestä määrittelystä. Hankintalain mukaisissa hankinnoissa on noudatettava lain mukaisia määräaikoja. Myös hankinnoissa, jotka ovat arvoltaan eur, tehdään tarjouspyyntö. Alle eur hankinnoissa voidaan käyttää joko tarjouspyyntöä tai dokumentoitua hintatiedustelua. Tarjouspyyntöpohja löytyy kuntayhtymän sisäisestä verkosta K-asemalta kansiosta lomakkeet/hankinnat. Tarjouspyynnöt tehdään yhteistyössä taloushallinnon kanssa. 5.3 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Tarjouspyyntö laaditaan sisällöltään selkeäksi ja sen tulee olla niin täsmällisesti määritelty, että sen vertailukriteerien perusteella on mahdollista saattaa tarjoukset yhteismitalliseksi. Tarjouspyynnön kriittisin osa on laatuvaatimusten kuvaaminen. Vertailukriteerien pitää olla kyseiseen hankintaan sopivia ja objektiivisia. Kriteerit eivät saa suosia paikallisia tarjoajia tai antaa tilaajalle rajoittamatonta valtaa tarjoajien valintaan. Tarjouspyynnössä ja soveltuvin osin hankintailmoituksessa tulisi olla seuraavat asiat: - Hankintayksikön ja hankinnasta vastaavan yhteystiedot - Hankinnan kohteen määrittely (tekniset eritelmät) - Tarjouksen toimitusosoite - Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen - Kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava - Sopimuksen kesto ja option varaaminen 12

13 - Osatarjousten ja vaihtoehtojen sallittavuus - Tarjouksiin liitettävät liitteet ja selvitykset (Hankintalaki ) - Tarjouksen valintaperusteet ja niiden painoarvot Kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu-/arviointikriteerit o laatuvaatimukset/arviointikriteerit/painoarvot o ympäristötekijät/arviointikriteerit/painoarvot - Kanta alihankkijoiden hyväksyttävyydestä - Tilaajavastuulain velvoitteet - Tarjousten jättöaika, kansallisissa hankinnoissa vähintään 14 päivää - Tarjousten voimassaoloaika - Tarjouksen kelpoisuusvaatimukset ja hylkäämisperusteet - Maininta asiakirjojen julkisuudesta ja liikesalaisuuksien sisällyttämisestä Tarjoukset on pyydettävä toimittajilta samanaikaisesti ja mahdolliset muutokset ja täydennykset tulee toimittaa kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava aina Hilmassa. 5.4 Tarjousten käsittely Tarjouksen vastaanottajan ovat kirjattava saapuneet tarjoukset ja merkittävä tarjoukseen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Saapuneet tarjoukset avataan määräajan jälkeen ja avaustilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja. Myöhästyneet tarjoukset, jotka suljetaan pois kilpailusta, merkitään avauspöytäkirjaan (tarvittaessa pöytäkirjan liitteelle, mikäli tarjous tulee avauspöytäkirjan laadinnan jälkeen). Hankinnasta päättävällä yksiköllä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein. Tarjous on hylättävä, jos se on tarjouspyynnön vastainen tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä/yksikköhintoja tarjouksentekijä on toiminut tarjousmenettelyssä vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä, jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää (edellyttää yksityiskohtaista selvitysmenettelyä (HankL 63 ) 13

14 Tarjouksen pyytäjä saa antaa tarjouksen tekijälle tilaisuuden korjata tarjouksessaan ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe, mikäli virheen olemassaolo on selvästi tarjousasiakirjoissa havaittavissa. Tarjoajat, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan pois kilpailusta. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään ja asia kirjataan päätökseen. Saadut tarjoukset käsitellään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Tarjousten vertailu suoritetaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella. Vertailun pisteytyksen tekee hankkiva yksikkö. Tarjoukset tulisi käsitellä niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tarjouksen tekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Mikäli päätös viipyy, tarjouksen tekijöiltä on riittävän ajoissa tiedusteltava, ovatko he valmiita jatkamaan voimassaoloaikaa hankintayksikön ehdottamaan uuteen päivämäärään saakka. 6. Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano Hankintapäätös on tehtävä yli eur arvoisista hankinnoista hallintosäännön puitteissa. Viranhaltijapäätökset tehdään Dynastyyn. Hankintapäätösten täytäntöönpano toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. Kaikille tarjoajille (tarjousvertailussa mukana olleille) lähetetään tiedoksi hankintapäätös, vertailutaulukot ja muutoksenhakuohjeet. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankintasopimukset allekirjoittaa nimenkirjoitusoikeuden omaava viranhaltija. Hankintasopimuksista vastaa keskitetysti taloushallinto. Tilausmenettely tavarahankinnoissa sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Pienhankinnoissa sopimus voidaan korvata kirjallisella tilausvahvistuksella. Julkisissa hankinnoissa on käytännössä syytä toimia niin, että hankintasopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoittamisella, koska sitovat hankintasopimukset voidaan tehdä vasta muutoksenhakuaikojen päätyttyä. Muutoksenhakuajat hankintapäätöksissä ovat: - pienhankinnoissa (kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat) voidaan tehdä hankintaoikaisu/oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. - Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa voidaan tehdä hankintaoikaisu hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista - Sen, joka tekee valituksen markkinaoikeudelle, on ilmoitettava siitä kirjallisesti hankintayksikölle. Hankinta-asiakirjat dokumentoidaan ja säilytetään tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Hankintasopimuksen toteutumista tulee seurata. Mikäli hankitun palvelun tai tuotteen toimitusaika, sisältö, ominaisuus, laatutaso tai muu tekijä ei ole hankintasopimuksen mukainen, on hankintayksikön tarvittaessa reklamoitava puutteista kirjallisesti ja pyydettävä korjaamaan tilanne. Mikäli menettelyä ei korjata sovitun mukaiseksi kohtuullisessa ajassa, sopimus voidaan irtisanoa tai purkaa. 14