Espoon kaupunki Pöytäkirja 27. Valtuusto Sivu 1 / 1

Transkriptio

1 Valtuusto Sivu 1 / 1 519/ /2013 Kaupunginhallitus Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun eli APOTTI-hankkeen mukaiseen hankintaan osallistuminen Valmistelijat / lisätiedot: Heinänen Tuula, puh. (09) Franck Matti, puh. (09) Martelius Timo, puh. (09) Päätösehdotus Kaupunginhallitus Valtuusto päättää, että 1 Espoo ei osallistu sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintamenettelyyn eli Apotti-hankintaan, 2 Espoo jatkaa sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon tietojärjestelmien kehittämistä yhteistyössä valtakunnallisten ja paikallisten toimijoiden kanssa, myös Apotti-hankkeessa mukana olevien organisaatioiden kanssa, 3 Espoo jatkaa asiakastietojärjestelmien kehittämistä yhteensopivaksi Kanta-arkiston ja kansallisen palveluväylän kanssa. Tavoitteena on useammista osista koostuva (modulaarinen) asiakastietojärjestelmä, jolloin saadaan parhaat mahdolliset ja kansallisesti yhteen toimivat ratkaisut eri toimintoihin siten, että tiedot ovat käytettävissä myös yli organisaatiorajojen. Käsittely Valtuutettu Lintunen, ilmoitti olevansa esteellinen asiassa ja poistui kokoushuoneesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Puheenjohtaja ehdotti käsittelyjärjestyksen muuttamista siten, että tämä asia käsitellään asian nro 19 jälkeen. Valtuusto hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan ehdotuksen käsittelyjärjestyksen muuttamisesta. Päätös Valtuusto: Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

2 Valtuusto Sivu 2 / 2 Oheismateriaali - Asiakas- ja potilastietojärjestelmän kustannushyötylaskelma, yhteenveto - Asiakas- ja potilastietojärjestelmähankinnan riskiarviointi - Helsingin kaupunginhallituksen päätös Selostus Perustelut Tarve sekä toimintaprosessien että tietojärjestelmien uusimiselle on selkeä ja uudistamisessa ollaan myöhässä. Asiantuntijaraporttien perusteella Apotti-hankintaan sisältyy kuitenkin isoja sekä taloudellisia että toiminnallisia riskejä. Asiantuntijoiden näkemykset eivät tue Apotin kaltaisen monoliittisen asiakastietojärjestelmän hankintaa esitetyllä tavalla. Valtakunnalliset Kanta-arkisto ja kansallinen palveluväylä ovat tuotannossa ennen Apotti-hankkeen valmistumista. Ne mahdollistavat tiedonkulun yli organisaatiorajojen valtakunnallisesti ja myös pääkaupunkiseudulla. Edellisestä johtuen parhaiten toimivat asiakastietojärjestelmät eri toimintoihin (esim. hammashuolto ja toimeentulotukiasiat) voidaan saada kilpailuttamalla eri toimittajilta osaratkaisuja ja liittämällä ne valtakunnallisiin alustoihin. Tällä menettelyllä voidaan välttyä joutumasta yhden toimittajan loukkuun ja mahdollistetaan asiakastietojärjestelmien ketterämpi kehittäminen. Kilpailutuksiin voivat osallistua myös keskisuuret toimittajat ja useammat kotimaiset yritykset. Modulaarisen mallin yhteydessä hankinnan, käyttöönoton ja toiminnan riskit ovat olennaisesti vähäisemmät kuin massiivisen monoliittisen tietojärjestelmän vaihtoehdossa. Espoon valitsema malli mahdollistaa asiakastietojärjestelmien vaiheittaisen kehittämisen ja kehittäminen voidaan käynnistää välittömästi tarvitsematta odottaa vuoteen 2017 tai sitäkin pidemmälle Apotti-hankkeen valmistumista. Ehdotettu menettely toteuttaa myös parhaiten Espoon kaupunginhallituksen asiaa koskevaa päätöstä Sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallinen kenttä on epäselvä. Soteuudistus on edennyt hitaasti eikä ole varmaa, mihin ratkaisuun lopulta päädytään. Lisäksi Suomessa ei ole vielä määritelty sosiaali- ja terveydenhuollon IT-arkkitehtuuria eikä yhteentoimivuuden takaavia standardeja, jotka tulisi olla tiedossa ennen monoliittisten järjestelmien hankinnan käynnistämistä. Apotti-hankinnassa mukana olevilla seitsemällä eri organisaatiolla ei ole yhteistä strategiaa, johtamisjärjestelmää ja palvelujen tuottamisen toimintamallia. Apotti-hankkeen toiminnalliset tavoitteet ovat hyvät, mutta työ niiden saavuttamiseksi ei ole vielä edes alkanut. Riskinä on, että hankittava järjestelmä määrää liikaa toiminnallisia ratkaisuja. Asiantuntijoiden näkemysten mukaan merkittäviä toiminnan muutoksia ei saada aikaan tietojärjestelmän kautta, vaan uudistaminen täytyy aloittaa toiminnallisista prosesseista.

3 Valtuusto Sivu 3 / 3 Tausta Suomessa käytössä olevat sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät kaipaavat uudistamista. Ne on pitkälti kehitetty paperimaailman prosessien pohjalta ja tilanteessa, missä ei ole ollut valtakunnallisia standardeja ohjaamassa ratkaisuja. Ongelmia on mm. käytettävyydessä, tiedon siirtymisessä järjestelmästä toiseen sekä ohjaustiedon saamisessa. Järjestelmät toimivat pääosin tiedon säilyttämisen välineenä ja ne ohjaavat heikosti käyttäjiä. Sähköisen asioinnin mahdollisuudet ovat osin jääneet käyttämättä. Pääkaupunkiseudulla Espoossa paine nopeisiin ratkaisuihin on jonkin verran pienempi kuin esim. Vantaalla, HUS:ssa ja Helsingissä, koska Espoossa on koko sosiaali- ja terveystoimessa käytössä saman toimittajan ratkaisu. Apotti-hankintaa on lähdetty tekemään kuuden kunnan ja Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin yhteistyönä tavoitteena hankkia yhteinen tietojärjestelmä koko alueen kaikille sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille. Tarkoitus on järjestää tarjouskilpailu ja hankkia mahdollisimman kattava tietojärjestelmäkokonaisuus. Lähtiessään mukaan hankintamenettelyyn hankintayksiköt sitoutuvat hankkimaan kilpailutetun järjestelmäpalvelukokonaisuuden. Hankintayhteistyöhön lähtemisestä päätettiin Espoon kaupunginhallituksessa Kaupunginhallitus 1 hyväksyi liitteenä olevan sopimuksen mukaisen terveys- ja sosiaalitoimen yhteisen asiakastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyön, 2 totesi, että asiakastietojärjestelmän tulee olla yhteen toimiva (prosessit, toimintamalli ja tekniikka) valtakunnallisesti. Lisäksi toimintamallien suunnittelu tai suunnitelma siitä, miten toimintamallit määritellään sekä uuden ratkaisun kustannus-, hyöty- ja riskianalyysi tulee esittää kaupunginhallitukselle ennen tarjouskilpailun käynnistymistä, 3 totesi, että hankintamenettelyn aloittaminen vaatii erillisen päätöksen. Päätökset hankintaan osallistumisesta on tehty hankintarenkaan muiden jäsenten toimielimissä syksyn 2012 aikana seuraavasti: Helsingin kaupunginvaltuusto , Vantaan kaupunginvaltuusto , Kirkkonummen kunnanvaltuusto , Kauniaisten kaupunginvaltuusto ja Keravan kaupunginvaltuusto Lisäksi asia on päätetty HUS:n hallituksessa. Kustannus- hyöty-analyysi hankkeesta tehtiin kesällä 2012 konsulttityönä (Deloitte). Yhteenveto on oheismateriaalina. Yleisesti voidaan todeta, että arvio jouduttiin perustamaan oletuksiin, koska

4 Valtuusto Sivu 4 / 4 tietojärjestelmäpalvelun toiminnallisia ja teknisiä määrittelyjä ei ole tehty. Suurin osa hyödyistä arvioidaan tulevan toiminnan muutoksen kautta. Toiminnan muutosten tekemisen kustannuksia ei sisälly kustannushyötyanalyysiin, vaan analyysissa lähdettiin siitä, että toimintaa pitää muuttaa ja kehittää joka tapauksessa. Aiemmissa tutkimuksissa on esitetty että toiminnan muutoskustannukset ovat n. 40 % kokonaiskustannuksista. Riskien arviointi tehtiin konsulttityönä (PWC) kesällä Myös siinä jouduttiin tukeutumaan oletuksiin, koska moni asia on vielä sopimatta. Yhteenveto analyysistä on oheismateriaalina. Riskejä tunnistettiin yhteensä 80, joista 10 suurinta olivat: 1. Toiminnan muutosta ei johdeta ja se jää sivuosaan 2. Hankinnan tulevasta hallintomallista ei päästä yksimielisyyteen 3. Muutosjohtajuus epäonnistuu 4. Lehdistö hakee kriisejä, mikäli hanketoimisto ei syötä oikeaa tietoa julkiseen keskusteluun 5. Resurssit eivät riitä käyttöönottojen ja koulutusten läpivientiin 6. Kuntien päätöksenteko hidastaa hanketta 7. Riittävä ja oikea-aikainen koulutus 8. HUS:n voimakas asema hankintarenkaassa aiheuttaa konflikteja 9. Kuntauudistukset muuttavat päätöksentekoa 10. Palvelun oston hinta karkaa käsistä tulevaisuudessa. Huomioita Apotti-hankinnan toteutukseen liittyen Hankinnan merkittävyys asettaa korostuneita vaatimuksia hankintamenettelyn suhteen. Hankinnan tavoitteena on ajanmukainen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yhteinen järjestelmä, joka mahdollistaa monipuolisen toiminnan tukemisen, helpon laajennettavuuden ja sellaiset avoimet rajapinnat, joiden avulla liitytään sujuvasti muihin käytössä oleviin ja käyttöön tuleviin tietojärjestelmiin. Näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tyypillisesti toimintamallien ja prosessien suunnittelua ennen hankintamenettelyn käynnistämistä. Husin ja osallistuvien kuntien osalta ei ole avattu kunkin organisaation voimassaolevaa ICT-infrastruktuuria eikä esitetty muiden voimassaolevien, relevanttien ICT-sopimusten vaikutuksia tähän hankintaan. Tästä syystä tarjoajilla tulee olemaan suuria haasteita tarjouskilpailuun osallistumisen kannattavuutta harkitessaan, koska tarvittavia integraatioita selvitetään vasta tarjouskilpailun aikana. Hankintarenkaassa mukana oleva KL-Kuntahankinnat Oy mahdollistaa muiden kuntien liittymisen jälkikäteen Apotti-hankkeen myötä tehtyyn hankintaan. Järjestely on tehty ensisijassa HYKS-alueen ulkopuolisia pienempiä HUS kuntia ajatellen, mutta tämä hankintavaihtoehto on tarvittaessa myös Espoon käytössä. Valtakunnallinen tilanne Suomessa Sote-uudistus ja kuntauudistus

5 Valtuusto Sivu 5 / 5 Tämän hetkisen käsityksen mukaan kuntauudistuksesta ja siihen kiinteästi liittyvästä Sote-uudistuksesta päätetään kevään 2013 aikana. Valmistelua tehdään siltä pohjalta, että tulevaisuudessa ei enää olisi sairaanhoitopiirejä vaan terveydenhuollon ja sosiaalihuollon palvelujen järjestämisvastuu olisi joko vahvoilla kunnilla tai kuntien yhteisillä sote-alueilla. Suomeen jäisi viisi erikoisvastuualuetta (ERVA), joiden tehtävistä vallitsee vielä suuri epätietoisuus, mutta tietojärjestelmien yhteensovittaminen ja tiedonkulun varmistaminen on ollut mukana keskusteluissa. Kuntauudistukseen liittyen tehdään parhaillaan Metropoliselvitystä PKS-seudun erityiskysymysten ratkaisemiseksi. Lisäksi STM on nimittänyt 15 selvityshenkilöä, joiden tehtävänä on selvittää alueellisesti parhaita sosiaali- ja terveydenhuollon ratkaisuja yhteistyössä kentän toimijoiden kanssa. Selvityshenkilöiden työn on määrä olla valmis maaliskuussa KanTa on kansallinen terveysarkisto, joka tarkoitus on sisältää tietyt ydintiedot kaikista terveydenhuollon tapahtumista. Se toimisi tiedonkulun väylänä terveydenhuollon eri toimijoiden välillä (myös yksityissektori) ja myös potilaalle on tarkoitus mahdollistaa omien tietojensa katselu KanTa arkiston kautta. KanTa arkistosta tulee asetuksen mukaan löytyä ainakin seuraavat tiedot: Hoitosuunnitelma, suostumukset, hoitotahto, diagnoosit, lääkitys, riskitiedot, toimenpiteet, laboratoriotulokset, fysiologiset mittaukset, rokotukset KanTa määrittelyjä on uudistettu vielä tänä syksyllä 2012 ja tavoitteena on, että se olisi toiminnassa vuoden 2014 loppuun mennessä. KanTa-arkiston myötä terveydenhuollon tietojärjestelmille tulee velvoite tuottaa tiedot standardoidussa muodossa. Asiantuntijoiden mukaan KanTa ja siihen liittyvät valtakunnalliset standardit on oleellinen nyt vielä puuttuva palanen terveydenhuollon tietojärjestelmiin liittyen ja sen onnistuminen on tärkeä varmistaa. Sosiaalihuollon puolella on ollut työn alla vastaava KanSa-hanke. Kansallinen IT-arkkitehtuuri Valtiovarainministeriö on parhaillaan luonnostelemassa projektisuunnitelmaa alueellisen sote-kokonaisarkkitehtuurin tekemistä varten. Projektin tavoitteena on tukea sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteiden, toiminnan ja tietojärjestelmäratkaisujen kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyötä sekä mahdollistaa työssä samanaikaisesti etenevien alueiden välinen yhteistyö ja tiedonvaihto. Projektin aikataulu on Projektin osapuolia ovat STM, THL, APOTTI-hanke (sen kautta HUS ja HYKS alueen kunnat), HYKS ERVA, Oulun kaupunki ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (Avaus hanke), Turun kaupunki ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri, KYS- ERVAn alueella käynnistyvä ISKE-yhteistyön osapuolet (Itä- ja Keski- Suomen sote), Tampereen kaupunki ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri. ICT2015-työryhmä ehdottaa tammikuussa 2013 julkaisussa raportissaan että kansallisen palveluväylän arkkitehtuurin suunnittelu aloitetaan

6 Valtuusto Sivu 6 / 6 valtionvarainministeriön johdolla siten, että suunnittelutyö on valmis kesäkuun 2013 loppuun mennessä. Tavoitteena on samantapainen ratkaisu kuin Virossa on tehty ja sen puitteissa eri toiminnoissa käytössä olevien järjestelmien tieto on saatavilla väylän kautta, avoimien rajapintojen yli kaikkiin samaa tietoa tarvitseviin järjestelmiin. Päätöshistoria Kaupunginhallitus Päätösehdotus Perusturvajohtaja Juha Metso Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto päättää, että 1 Espoo ei osallistu sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintamenettelyyn eli Apotti-hankintaan 2 Espoo jatkaa sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon tietojärjestelmien kehittämistä yhteistyössä valtakunnallisten ja paikallisten toimijoiden kanssa, myös Apotti-hankkeessa mukana olevien organisaatioiden kanssa 3 Espoo jatkaa asiakastietojärjestelmien kehittämistä yhteensopivaksi Kanta-arkiston ja kansallisen palveluväylän kanssa. Tavoitteena on useammista osista koostuva (modulaarinen) asiakastietojärjestelmä, jolloin saadaan parhaat mahdolliset ja kansallisesti yhteen toimivat ratkaisut eri toimintoihin siten, että tiedot ovat käytettävissä myös yli organisaatiorajojen. Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tiedoksi

7 Valtuusto Sivu 7 / 7