Työpaja 1: Alue-ennakoinnin toimintamalli

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Työpaja 1: Alue-ennakoinnin toimintamalli"

Marja Aaltonen
5 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Työpaja 1: Alue-ennakoinnin toimintamalli Annukka Mäkinen ja Merja Lang (Kuntaliitto) ja Jenni Lahtinen (VNK) 10. Valtakunnallinen alue-ennakoinnin seminaari Oulu

2 Tehtävä 1: Mielikuva Vuoden 2020 jälkeen uusi alue-ennakointimalli on ollut jo tovin käytössä. Kysymme prosessiin osallistuneilta heidän kommenttejaan. Keksi vähintään kolme täydennystä kummallekin lauseelle: Kaikki aina sanovat, että... Kukaan ei koskaan sano, että...

3 Kukaan ei koskaan sano, että Kaikki aina sanovat, että Ei haluaisi olla mukana alue-ennakoinnissa Ennakointitietoa ei hyödynnettäisi päätöksenteossa Ennakoinnille olisi aikaa tai resursseja Olisi turhaa miettiä tulevaisuutta Voimme hallita tulevaisuutta Hallitsisi kaikki ennakoinnin osa-alueet Ennakoinnin analyysitieto ei vaikuta päätöksentekoon Ennakointi on yhden ihmisen vastuulla Ennakoijat tietävät tulevaisuuden Onpa helppoa Kaikissa maakunnissa yhtenäiset e-käytänteet Liian vakavaa Pelkkä tieto riittää poliittisesti johdetussa organisaatiossa Turha homma Ei ole tarpeeksi tietoa Palataan entiseen Ettei tästä ole hyötyä Mitä se ennakointityö on Oudot ja rohkea ideat ovat tervetulleita Ennakointiin osallistuminen on houkuttelevaa/ innostavaa ja siihen on helppo osallistua Ennakointimalli kehittyy joustavasti muuttuneiden olosuhteiden mukaan Ennakointi on myös asennekysymys Ennakointi on laaja käsite Hienoa kun kaikki johtajat osallistuvat ennakointiin Kylläpäs on kiva kun tiedämme mitä ennakointi kattaa Onpa hyvä ettei edunvalvonta enää häiritse ennakointia Uhkiakin saa ennakoida Ennakointi on osa arkipäivää Paras arvio tilanteesta Ennakointityöllä on vaikuttavuutta Kyllä tästä hyvä tulee! Tätä me tarvitsemme Onneksi muutosjohto ymmärsi tämän Johdon työ on katsoa tulevaisuuteen Onpa tähän mukava osallistua On löydetty oikeita asioita Miksei tätä keksitty ennen maakuntauudistusta Tätä tarvitaan monelle alalle Onpa tässä maakunnan resurssit tehokkaassa käytössä Ennakointi säästää rahaa Tästä saadaan eväitä koko maakunnan kehittämiseen

4 Ennakointimalli pitää huolen siitä, että Ennakoinnin hyödyt ymmärretään Säästää resursseja Ennakointi on riittävästi resursoitua Vaikuttaa päätöksentekoon Siihen osallistutaan laajasti ja mielellään

5 Tehtävä 2: Alueellinen ennakointiprosessi Vuoden 2020 jälkeen uusi toimintamalli on ollut jo tovin käytössä. Kuvatkaa seuraavassa toimintamallia yksityiskohtaisemmin. Hyödyntäkää alustuksia ja ryhmänne ideoita, kun käytte ennakointiprosessia läpi. Jokaista kohtaa ei tarvitse täyttää, pikemminkin merkitä ne kohdat jotka kaipaavat alueillanne vielä lisää suunnittelutyötä.

7 Millä kriteereillä? Riittävät resurssit ja legitimiteetti Selkeä toimeksianto Tahtotila, resurssit (henkilöt, taloudelliset, osaaminen) Tiedot, työkalut, menetelmät Tietotarpeiden määrittely ja fokusointi Yhteinen tahtotila Johtaminen ja toiminnanohjaus tunnistaa ennakoinnin Prosessit menetelmällistetään Paikallinen tulkinta / paikallistaminen

8 Mitä syötteitä? Asiakasrajapinnasta Aluakehitysindikaattoreista (tilannekuvasta) Verkostosta Tilattuna tiedonhankintana Omasta asiantuntijaorganisaatiosta Keskustelusta muiden maakuntien kanssa Väestöennuste Tilastot Yrityskyselyt Ennakointifoorumit Benchmarkkaus (valtakunnallinen, naapurimaakunnat, kansainvälinen) x2 Toimintaympäristömuutokset Heikot signaalit Tilastot, kyselyt Tietokannat Erilaiset ajankohtaiset (sirpaleisetkin) tiedot eri ilmiöistä Tiedot alueelta, mutta voivat olla myös globaaleja ilmiöitä, joita analysoitu ja nähty tärkeiksi Laajat toimintaympäristön analyysit Heikot signaalit (x2) Tilastojen lisäksi asiantuntijoita / haastattelut / kuulemiset Megatrendit Yhteistyössä muiden maakuntien ja ministeriöiden kanssa Kaikki muutossignaalit

9 Mikä voisi estää aloittamisen Ei tunnisteta ennakoinnin merkitystä Maakunnan siiloutuminen Ennakoinnin mandaatin jääminen pieneksi Muutosvastarinta Resurssien puute Koetaan, että työstä ei ole hyötyä / on ajanhukkaa Omistajuuden puute Osaamisen puute Sitoutumisen puute Ennakointi vain yhden ihmisen vastuulla Ennakoinnin tunnettuuden puute Päättäjien omat intressit Organisaatio ei tunnista ennakoinnin merkitystä Maakunnan monialaisuus

10 Kuka tekee päätökset? Kuka vastaa prosesseista? Ketkä osallistuvat Johtoryhmä käynnistää valmistelun Maakuntakonsernin virkajohto Verkosto osallistuu Valtuusto johtaa prosessia, taustalla sitoutuminen Sisällölliset päätökset substanssiasioista vastaavalta henkilöltä/ ryhmältä Ennakointiverkoston toimijat koordinaattorin johtamana (+asiantuntijat) Kaikki maakunnan toimijat yhdessä Maakuntavaltuusto + maakuntajohtaja tekevät päätökset Virkamiehet vastaavat prosessista Maakuntavaltuustolla ylin päätösvalta Johtoryhmä koordinoi Teemakohtaisia asiantuntijoita osallistuu Virkakoneisto Konsernin yli johto (strategiajohtajat) Kansalaiset, toimialat, poliitikot, konsernijohto

11 Mitkä ovat vaiheen tärkeimmät tehtävät? Muutossignaalien käsittely ja tulkinta Päätöksentekoon vaikuttaminen Toiminnan ohjaaminen Muutosten tunnistaminen edeltä käsin Tiedon keruu Analysointi systemaattisesti / tulevaisuuden vaihtoehtojen hahmottaminen Yhteinen tulkinta Näkökulmien laajentaminen / keskustelu Tiedon liikkuminen / viestintä Tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa Ihmisten sitouttaminen Tavoitteet, fokus Varmistaa maakuntaorganisaation muutosjoustavuus Lakisääteisiin ennakointitehtäviin vastaaminen Ennakointiprosessin selkeys ja läpinäkyvyys esilletuonti Prosessin tuotokset tärkeitä

12 Kuinka kauan vaihe kestää? Kuinka usein toistetaan? Valtuustokausien rytmittämää Jatkuva rullaava prosessi Strategiaprosessiin liittyvä nelivuotiskauteen (valtuustokauteen) Valtion kanssa käytäviin keskusteluihin liittyvä vuotuinen sykli Maakuntaohjelman sykli Jatkuvaa, sisäänrakennettua työtä (ei hankkeita) Monia päällekkäisiä eri vaiheissa olevia arvioita. Yksittäisen prosessin kesto riippuu tarkasteltavasta ilmiöstä. Tarpeiden pohjalta + ilmiöiden Vuosikello perusasioiden osalta Jatkuvaa Läpileikkaava prosessi 3-6kk

13 Mitä riskejä? Ylipolitisoituminen Poliittiset tarkoitusperät ohjaavat Johto ei sitoudu eikä osallistu ennakointityöhön Ennakointi ei tuota onnistuneita tuloksia osallistujien osaaminen ei riitä siitä luovutaan riskit toteutuu Asioihin ei sitouduta Toimintamalli on liian monimutkainen Tieto ei ole helposti hyödynnettävissä Prosessi ei tuota tuloksia Käsitteiden moniselitteisyys

14 Mistä tiedetään, että lopputulokset ovat onnistuneita? Palvelulupausten täyttyminen Sidosryhmäpalaute ja päättäjäpalaute ennakointityöstä Ennakointi johtaa toimintaan Tietoa hyödynnetään Esim. työvoimakoulutusta suunnitellaan ennakointitulosten mukaisesti Yritykset saavat tarvitsemaansa työvoimaa (v.2030) Ennakointi ohjaa toimintaa Siirtyy strategiaan Ennakointiin ollaan sitouduttu Poliitikot eivät ylläty Palvelut tuotetaan tehokkaammin ja alueen elinvoima ja kilpailukyky kasvaa Kun johto oikeasti hyödynää ennakointitietoa suunnittelussa ja päätöksenteossa.

15 Mitä lopputuloksia / tuotoksia syntyy Yksi lopputuotos Ennakointiraportti Maakuntastrategia Monia eri lopputuotoksia Riittävästi ja riittävän haastavia erilaisia kehityskulkuja tulevaisuudesta Keinoja, joilla valmistaudutaan muutokseen Kirjallisia raportteja Toimialakatsauksia Ilmiötarkasteluja Toimenpidelinjauksia Syötteitä strategioihin/ analyysejä Eri muodoissa esitettyä tietoa Loppukäyttäjät huomioivaa erilailla esitettyä tietoa Toimenpide-ehdotuksia Maakunnan näköiseksi tulkittu näkemys muutoksesta Ajankohtaherkkiä painotuksia

16 Mikä voisi estää jatkamisen? Resurssien puute Sitoutumattomuus Yhteisen tahtotilan puute Rahat loppuu Resurssien puute Ennakoinnista ei koeta olevan hyötyä Ennakointia ei ole sisäistetty

Samankaltaiset tiedostot

Maakunnan ennakointiprosessi

Maakunnan ennakointiprosessi Maakuntapolitiikan sparrausryhmä 22.10.2018 Maakunnan ennakointiprosessi - Tavoite Hahmottaa prosessi, joka kytkeytyy osaksi maakuntakonsernin strategista johtamisjärjestelmää