HYY Tilastartti. Syksy 2018

Transkriptio

1 HYY Tilastartti Syksy

2 Tilasopimus Kohdat 1-8 tavanomaisia sopimuskohtia 1. Sopimusosapuolet: tilan omistaja (HYY) ja tilan käyttöoikeuden haltija (järjestö) 2. Sopimuksen tarkoitus: määrätyn tilan antaminen järjestöjen käyttöön tilajakopäätöksen mukaisesti 3. Toimintatilakohde: tilan osoite ja nimi 4. Käyttötarkoitus: tilat ovat virallisesti luokiteltu toimistotiloiksi. Niissä ei siis saa esim. majoittua. Tilat ovat siis järjestön toimintaa varten, eikä niitä saa käyttää muuhun toimintaan. 5. Sopimuksen kesto: tilajakokausi eli

3 Tilasopimus 6. Irtisanominen ja sopimuksen purku Järjestöllä oikeus irtisanoa sopimus, jolloin irtisanomisaika on 1 kk HYY voi irtisanoa sopimuksen välittömästi, mikäli sopimuksen ehtoja, käyttöohjesääntöä, toimintaperiaatteita tai annettuja ohjeita ei noudateta Jos ei ole oikeutettu toimimaan HYYn piirissä, menettää oikeuden tilaankin 7. Käyttökorvaus: allekirjoitushetkellä 0, eikä ainakaan toistaiseksi ole suunnitelmissa ollut korvauksen perimistä 8. Erilliskorvaukset: Järjestö tekee sopimukset muista tarvitsemistaan hyödykkeistä sekä vastaa niistä aiheutuvista kustannuksista 3

4 Tilasopimus Kohta 9: Ylläpito ja ylläpitovastuu Järjestö on velvollinen hoitamaan toimitilaa ja siihen liittyviä järjestön käytössä olevia muita mahdollisia tiloja huolellisesti Siistinä ja kunnossa, ei siis tarroja wc-tiloihin eikä piirtelyä seiniin ym. Järjestö vastaa omistamiensa ja toimintaansa varten muutoin käyttämiensä kalusteiden ja laitteiden kunnossapidosta ja korjaamisesta Omat hankinnat siis omalla vastuulla Lisäksi järjestö vastaa HYYn omistamien kalusteiden ja laitteiden kunnossapidosta, korjaamisesta ja säilyttämisestä, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu Jos HYY hankkii tilaan asioita, niiden ylläpito on järjestöjen vastuulla HYY ei kuitenkaan sitä tee omatoimisesti ilmoittamatta järjestöille 4

5 Tilasopimus Kohta 9: ylläpito ja ylläpitovastuu Kiinteät keittiökalusteet kodinkoneineen ovat HYYn omaisuutta, mutta järjestöllä on oikeus vaihtaa kodinkoneet paremmiksi omalla kustannuksellaan sopimalla asiasta ensin HYYn järjestöasiantuntijan kanssa Eli on ok, että parantaa asioita, niistä vain pitää sopia HYYn kanssa Järjestöillä on korvausvelvollisuus tiloissa aiheutuvista vahingoista Järjestö on vastuussa tiloissa tapahtuvasta toiminnasta ja tiloissa järjestettyjen tapahtumien turvallisuudesta Järjestö, järjestön pj ja järjestön hallitus ovat yhteisvastuussa järjestön tilassa ja HYYn omistamassa irtaimistossa ilmenevistä vahingoista, jotka eivät ole aiheutuneet normaalista kulumisesta Kiinteistön perusparannuksista ja korjauksista ja järjestön toiminnan vaatimista perusparannuksista ja niihin liittyvistä asioista sovitaan erikseen HYYn ja järjestön välillä. Viime kädessä HYY päättää suoritettavista perusparannuksista 5

6 Tilasopimus 10. Tilan käyttäjän muutostyöt Järjestö ei saa tehdä tilassa muutos- tai parannustöitä ilman HYYn kirjallista lupaa. Tehdyt muutos- ja parannustyöt jäävät tilaan sopimuksen päättyessä, eikä järjestölle korvata niitä, ellei toisin ole kirjallisesti lupapäätöksen yhteydessä sovittu 11. HYYn korjaus- ja muutostyöt HYY saa tehdä tavanomaisia korjauksia ja muutoksia tiloissa ilmoitettuaan tästä etukäteen järjestölle Poikkeuksina kiireellistä korjausta vaativat työt(voidaan ryhtyä välittömästi) ja pienet huoltotyöt (voidaan tehdä aiheuttamatta haittaa järjestön toiminnalle) Sopimuksen mukainen ilmoittamisaika ei-kiireellisille, haittaa aiheuttaville muutoksille tai korjauksille on vähintään 7 päivää Käytännössä töistä ilmoitetaan heti kun niistä tiedetään ja pyritään olemaan mahdollisimman ajoissa 6

7 Tilasopimus 12. Vakuutukset HYY on vakuuttanut kiinteistön vesi-, viemäri ja palovahinkojen varalta Vakuutus ei korvaa järjestön tai tilassa olevan kolmannen osapuolen omaisuudelle aiheutuneita vahinkoja Järjestö vastaa omasta ja mahdollisesta hallussaan olevasta kolmannen osapuolen omaisuudesta sekä vastuullaan olevin osin tilan vakuuttamisesta Eli mahdollinen järjestön omaisuuden vakuuttaminen on järjestön vastuulla 13. Edelleenvuokraus ja alivuokraus Ei ilman HYYn lupaa Jos lupa saadaan, vastuu tilankäytöstä on edelleen järjestöllä 7

8 Tilasopimus 14. Avaimet HENKILÖKOHTAISET: ei saa luovuttaa eteenpäin tai vaihtaa haltijaa Myönnetään kuittausta vastaan (eli haetaan palvelutoimistosta) kun tilankäyttösopimus on allekirjoitettu Avainrekisteri Järjestön pitää päättää, ketkä saavat avaimet tiloihin Rekisteriä voi ylläpitää joko järjestö itse tai sen ylläpito voi olla pääkäyttäjäjärjestön / tilakonklaavin tehtävänä Kadonneesta avaimesta on AINA tehtävä ilmoitus HYYn palvelutoimistoon järjestöpalvelusihteerille 8

9 Tilasopimus 15. Järjestyssäännöt ja muut ohjeet ja määräykset Järjestötilojen käyttöohjesääntöä pitää noudattaa Soveltuvilta osin myös tilan lähellä olevien juhlatilojen käyttöohjesääntöjä pitää noudattaa (lähinnä Alina) HYYn taholta annettuja ohjeita ja määräyksiä tulee noudattaa Turvallisen tilan periaatteet pitää luoda yhdessä ja toimittaa HYYlle Sopimuksen päättyessä järjestö on velvollinen siivoamaan ja tyhjentämään tilan tavaroistaan, ellei muuta ole sovittu Luonnollista kulumaa lukuunottamatta tilan tulisi olla siinä kunnossa kuin ne olivat sopimuksen alkaessa 9

10 Tilasopimus 16. Liitteet Pohjapiirros, järjestötilojen käyttöohjesääntö ja hallituksen päätös tilajaosta 17. Sopimuskappaleet Molemmille osapuolille omansa 18. Paikka, päiväys ja allekirjoitukset Sitoutuminen sopimukseen molemmin puolin 10

11 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 11

12 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 1. Tavoite Viihtyvyyden ja turvallisuuden ylläpitäminen Ohjesääntö koskee tilaa käyttäviä järjestöjä sekä niiden jäseniä ja vieraita 2. Tiloja on hoidettava huolellisesti Järjestö on vastuussa tilan ja irtaimiston vahingoista ja ilkivallasta Havaituista vioista on ilmoitettava HYYlle Kaikista tiloihin kohdistuvista muutos- ja maalaustöistä on sovittava HYYn kanssa etukäteen 12

13 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 3. Siisteys ja kunto Näistä on huolehdittava hyvin Tilat siivotaan itse, jätteet toimitetaan osoitettuihin jäteastioihin ohjeistuksen mukaan lajiteltuina Järjestöillä on yhteisvastuu käytössään olevien käytävä-, keittiö- ja wctilojen siisteydestä sekä valaistuksen kunnosta 4. Ovet ja kulunvalvonta Ovet lukkoon, kun tilasta poistutaan Lukittuja ovia ei saa kiilata auki, koskee erityisesti rakennusten ulkoovia Tietoja rakennusten turvakäytänteistä ei luovuteta ulkopuolisille Tapahtuman aikana tilan kulunvalvonta on järjestön vastuulla 13

14 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 5. Paloturvallisuus ja tupakointi Kynttilöiden polttaminen ja kaikenlainen avotulen teko kielletty Järjestö on vastuussa siitä, että tilassa on toimiva palovaroitin Tupakointi kielletty sisätiloissa (pl. Alina-salin tupakkahuone) Uuden ylioppilastalon ulko-ovien edessä ei saa tupakoida 6. Yöpyminen Yöpyminen on kiellettyä HYYn tilat merkitty toimistotiloiksi -> tulipalon tms. onnettomuuden sattuessa esim. keskellä yötä, eivät HYYn tilat ole pelastuslaitoksen toimenpiteiden prioriteetin kärjessä, koska niissä ei lähtökohtaisesti kukaan asu 14

15 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 7. Tilaisuuksien ja toiminnan kontrolli Naapureita ja muita tilankäyttäjiä ei saa häiritä Tiloissa järjestetyt tilaisuudet eivät saa levitä käytävä- tai aulatiloihin eivätkä rakennusten ulkopuolelle Mikäli tiloissa aiotaan järjestää jotkut suuret juhlat, tulee niistä ilmoittaa etukäteen HYYlle Tällä siis kontrolloidaan esim. Uuden ylioppilastalon paloturvallisuutta ja muutenkin tiedetään, mitä tapahtuu Perusoletuksena on, että järjestöillä on tiloissa omia juhlatilaisuuksia, mutta jos on suunnitteilla jotain tavallista isompaa, niin siitä pitää ilmoittaa HYYlle Juhlatilaisuuksissa tulee noudattaa soveltuvin osin HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehtoja (esim. järjestyshenkilöt ja järjestysvastuu, kulunvalvonta) 15

16 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 8. Irtomateriaalivastuu ja yleinen huomaavaisuus Parvekkeilta, ikkunoista tai porraskäytävistä ei saa heittää, pudottaa tai tuuleen lennättää yhtään mitään Ruokia tai juomia ei saa viedä parvekkeille Portaissa ei saa liukua missään muodossa Portaat eivät kestä sitä, ja siinä sattuu onnettomuuksia 9. Tilojen käyttöoikeus Käyttöoikeutta ei saa siirtää muille, eikä tilaa saa luovuttaa tai alivuokrata muille ilman HYYn kirjallista lupaa 10. Muut ohjeet ja määräykset HYYn edustajien ohjeita ja määräyksiä tulee noudattaa, sekä myös järjestyslakia 16

17 HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö 11. Ohjeiden rikkominen Kuten sopimuksessakin mainittiin, ohjeiden rikkominen voi johtaa tilankäyttösopimuksen purkamiseen Muunlaisiakin sanktioita ajan mittaan on ollut, yleisimpiä niistä lienevät eritasoiset käyttökiellot Järjestö, järjestön pj ja hallitus ovat yhteisvastuussa niistä vahingoista, jotka eivät ole aiheutuneet normaalista kulumisesta Seuraamuksista päättää virallisesti ylioppilaskunnan talouspäällikkö Päätöksestä voi valittaa talousjohtokunnalle 14 vuorokauden sisällä päätöksen antamisesta 12. Ohjesäännön näkyvyys Ohjesääntö on asetettava näkyvälle paikalle järjestötilaan Ohjesääntö kumoaa aiemman järjestötilojen käyttöohjesäännön 17

18 Muita tiloihin liittyviä vaatimuksia Nämä ovat siis niitä HYYn edustajien ohjeita ja määräyksiä 18

19 Dokumentit, eli mitä järjestöjen pitää tuottaa Tilankäyttäjien sisäiset käyttösäännöt Käyttösäännöt voivat sisältää ohjeistuksen tilojen yleiseen siisteyden ylläpitoon. Jos eivät, niin tällainen ohjeistus tulee tuottaa joko käyttösääntöihin sisään tai erikseen Käyttösäännöissä muuten tulee ilmetä esim. tilavarauskäytännöt ja järjestöjen yhdessä sovitut muut pelisäännöt tilojen käytölle Turvallisen tilan periaatteet Osalla nämä ovatkin jo hyvässä kunnossa, mutta tarkistakaa, etteivät tarvitse päivitystä ja lähettäkää HYYlle 19

20 Sisäinen kommunikaatio Samassa tilassa olevien järjestöjen tulee sopia keskenään jokin kanava (yksi tai useampi), jota pääasiassa käytetään keskinäiseen kommunikaatioon tiloihin liittyvissä asioissa Tärkein kriteeri on, että se sopisi kaikille ja on helposti kaikkien saatavilla Kanavia voi olla useitakin eritasoisille asioille TILAELIN Jokaisessa klusterikokonaisuudessa on oltava jonkinlainen tilaelin Tämä voi organisoitua joko ns. pääkäyttäjäjärjestön ympärille tai erilliseksi elimeksi Tärkeintä on, että kaikki tilaa käyttävät järjestöt ovat tilaelimessä edustettuina Tilaelimen päätehtävä on klusterin tilahallinto 20

21 Tilakonklaavi miksi? Tilan hallinnoinnin kannalta on huomattavasti parempi, että sitä käyttävät tahot organisoivat sisäisesti tilan hallinnointia Keskenään sopiminen on nopeaa ja tehokasta, ja sitouttaa käyttäjäjärjestöjä Ulkoinen kommunikaatio HYY on tiloihin liittyvissä asioissa yhteyksissä tähän tilaelimeen (erityisesti sen puheenjohtajaan) Sanktiointi Pienet sisäiset rikkeet (esim. juhlien jälkeen siivoamatta jättäminen tai yksittäisen osallistujan epäsovelias käytös) voidaan sanktioida tilakonklaavissa, eikä näin ollen välttämättä tarvita HYYn puuttumista tilanteeseen Jos tilakonklaavi osoittaa olevansa toimintakykyinen ja tilat pysyvät siisteinä, HYY kyllä luottaa siihen Jos taas tilojen hallinnointi ei tunnu toimivan, on HYYn hyvin vaikea löytää yksittäisiä syyllisiä tilanteeseen ja näin ollen sanktiot ovat usein kollektiivisia Toimiva tilakonklaavi on siis kaikkien osapuolten etu! 21

22 Tilakonklaavi Tilakonklaavin nimi on järjestöjen itsensä päätettävissä, eli sitä voi kutsua miten haluaa Tilakonklaavilla on oltava joku yhteys- / vastuuhenkilö (eli pääjehu ), johon esimerkiksi HYY on yhteydessä, mikäli tiloihin liittyvää asiaa tulee Toki voi myös olla esim. oma sähköpostilaatikko, mutta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot tulee ilmoittaa vuosittain HYYlle Tilakonklaavin suhteen järjestöjen tulee määritellä, miten se toimii Mistä se päättää (toimivalta), miten se toimii (esim. miten kokoustaa), kuka sitä johtaa (valitaanko erikseen pj vai onko esim. pääkäyttäjäjärjestön tilavastaava tms.) Tilakonklaavi vastaa myös tiloihin liittyvästä tiedonkulusta tilan järjestöille sekä HYYlle, mikäli tarve on Tila-asioissa on selkeämpää, että HYY asioi ensisijaisesti tilakonklaavin kanssa Poikkeukselliset ja mahdolliset laajempaa kokonaisuutta koskevat asiat tiedotetaan tavalliseen tapaan kaikille Järjestöjen pitää tietää, miten tilakonklaavi toimii, kuka sitä johtaa, mikä on sen toimivalta, miten se kokoustaa, miten se muodostuu yms. -> avoimuus ja selkeys Tilakonklaavi ei kuitenkaan ole vastuuvapautus, eli siihen kannattaa suhtautua vakavasti 22

23 Eli siis mitä ihmettä piti tehdä? Saatte nämä kalvot, niistä voi luntata! Dokumentteja: Tilankäyttäjien yhdessä sopimat tilojen käyttösäännöt Jos käyttösäännöissä ei ole sisällä tilojen siivoussääntöjä / - käytäntöjä niin erikseen myös siisteyssäännöt Turvallisen tilan periaatteet Perustakaa tilaelin, jos sellaista ei jo ole. Jos on jo, tai tilahallinto organisoidaan muulla hyvällä tavalla, pitäkää sitä vastuullisesti yllä! Konklaavin pj:n / vastuuhenkilön / muun pääjehun yhteystiedot tulee ilmoittaa HYYlle HYYn silmissä tilakonklaavi / muu elin vastaa klusterin sisäisestä tilahallinnosta, kunnossapidosta ja sanktioinnista, mutta tarkka toimivalta on järjestöjen itsensä määriteltävissä 23

24 Deadline Deadline dokumenteille on perjantai klo 23:59 Samaan päivämäärään mennessä on tiloissa oltava vähintään alustavalla tasolla toimiva tilaelin tai vastaava HYYlle on lähetettävä viimeistään deadlineen mennessä tilaelinten vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot 24

25 Muita määräyksiä Mechelininkatu 3D:n ja Domus Gaudiumin rajoituksia MUITA RAKENNUKSEN KÄYTTÄJIÄ HÄIRITSEVÄ TOIMINTA ON KIELLETTY KLO 7-18 Esim. kovaääninen musiikki Jos tilankäyttö toimii ongelmitta, ei HYYn taholta esimerkiksi oleskelukieltoja tarvitse asettaa Tilankäyttäjät voivat itse sellaisista sopia 25

26 Kiitos! 26