HATTULAN SEURAKUNTA KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA Kokous Nro Aika kello :15

Transkriptio

1 HATTULAN SEURAKUNTA KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA Kokous Nro Aika kello :15 Paikka Pappilanniemi Läsnä Poissa Puheenjohtaja Järvinen Virpi Varapuheenjohtaja Lilja Lasse J (saapui paikalle klo 17:16) Jäsenet Aitola Nina Juottonen Mauno Purhonen Pekka, ilmoitti esteestä Suomaa Jussi Ylitalo Leila Kirkkovaltuuston pj. Heikkilä Taina Kirkkovaltuuston varapj. Tast Olle Varajäsenet Juutilainen Marko, ilmoitti esteestä Viranhaltijat 116 Airola Sari 17:05 19:19 Mikkola Heidi Remes Elina Rosberg Carita Salko Jouni Viitala Ritva (17:05 19:31) Heino Tiina Pöytäkirjanpitäjä Kymäläinen Tia Virsi 963 Asiat Allekirjoitukset Virpi Järvinen puheenjohtaja Tia Kymäläinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Päiväys Nina Aitola Leila Ylitalo Nähtävänä Päiväys Taloustoimistossa Todistaa

2 2 113 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille sekä kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Todetaan läsnä- ja poissaolijat. Luettelo on sivulla yksi. ESITYS (kirkkoherra): 1. Todetaan läsnä - ja poissaolijat. 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. PÄÄTÖS: 1. Todettiin läsnä- ja poissaolijat. 2. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 114 Pöytäkirjan tarkastajat Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen keskiviikkona Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä taloustoimistossa virastoaikana. ESITYS (khra): Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. PÄÄTÖS: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Nina Aitola ja Leila Ylitalo. 115 Työjärjestyksen hyväksyminen ESITYS (khra): Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. 116 Toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys vuodelle 2019 sekä suunnitelmavuosille Talousarvion laadinnan yhteydessä laaditaan kolmen vuoden suunnitelma, jossa talousarviovuosi on ensimmäinen ja sen lisäksi suunnittelu kattaa kaksi seuraavaa vuotta. Nyt laadittiin talousarvio vuodelle 2019, taloussuunnitelma vuosille sekä vuosien toimintasuunnitelmat, jotka työalojensa vastaavat viranhaltijat esittelevät. Talousarvio laadittiin kirkkoneuvoston (8/ ) hyväksymien perusteiden ja laadintaohjeiden mukaan. Kansainvälinen diakonia Sari Airola Rippikoulutyö Tiina Heino Kirkonkirjojenpito, kirkkoherranvirasto, jumalanpalveluselämä, hautaansiunaaminen, muut kirkolliset toimitukset, sairaalasielunhoitotyö, palveleva puhelin, sielunhoito ja muu seurakuntatyö Virpi Järvinen Hautatoimi, kiinteistötoimi, muu yleishallinto, investoinnit, tuloslaskelma ja rahoituslaskelma Tia Kymäläinen Päiväkerho- ja pyhäkoulutyö sekä lapsityö Heidi Mikkola (Miikka Anttila virkavapaalla) Musiikkitoiminta Elina Remes Varhaisnuoriso- ja koulutyö Carita Rosberg Aikuistyö, muut seurakuntatilaisuudet, tiedotus ja viestintä sekä lähetys Jouni Salko Erityisnuorisotyö ja nuorisotyö Virpi Järvinen Diakonia Ritva Viitala

3 3 Talousarvioesityksen käyttötalousosa, rahoitusosa ja investointiosa, talousarvioesitys pääluokkatasolla, tuloslaskelmaosa sekä rahoituslaskelmaosa (liite 1). Talousarvioesitys hyväksytään kirkkoneuvostossa sillä tasolla, minkä kirkkovaltuusto (31 ) on vahvistanut sitovuustasoksi. Viranhaltijoiden sitovuustaso on käyttötalousosan 1. ja 2. pääluokassa tehtäväalueen nettomeno, 4. ja 5. pääluokassa sekä investointiosassa lukutason nettomeno ja tuloslaskelmaosassa nettotulo. Kirkkoneuvosto vastaa talousarvion toteutumisesta käyttötalous- ja investointiosan nettomenoista sekä tuloslaskelmaosan nettotuloista. Sitovia ovat ulkoisten erien nettomenot ja -tulot. ESITYS (talouspäällikkö): Kirkkoneuvosto käsittelee ja esittää kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi liitteen mukaisen toimintasuunnitelman ja talousarvion vuodelle 2019 (sitova) sekä toiminta- ja taloussuunnitelman suunnitelmavuosille (ohjeelliset) sekä esittää kirkkovaltuustolle niiden hyväksymistä. ASIAN KÄSITTELY: Tehtiin liitteeseen tekstitarkennuksia, jotka eivät vaikuttaneet asiasisältöön. PÄÄTÖS: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 117 Rippikoulun kolmivuotinen runkosuunnitelma ja vuosisuunnitelma 2019 Rippikoulussa noudatetaan piispainkokouksen vahvistamaa rippikoulusuunnitelmaa Suuri ihme, elämää Jumalan kasvojen edessä. Rippikoulutyön ohjesäännön mukaisesti on laadittu rippikoulutyön kolmivuotinen paikallissuunnitelma ja vuosisuunnitelma 2019 (liite 2). ESITYS (Tiina Heino): Kirkkoneuvosto vahvistaa liitteenä olevan Hattulan seurakunnan rippikoulutyön kolmivuotisen paikallissuunnitelman ja vuosisuunnitelman PÄÄTÖS: Kirkkoneuvosto vahvistaa esityksen mukaan liitteenä olevan Hattulan seurakunnan rippikoulutyön kolmivuotisen paikallissuunnitelman ja vuosisuunnitelman MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Hattulan kirkkoneuvostolle (KL 24:3) 118 Rippikouluryhmien ryhmäkoon suurentaminen Rippikoulun ohjesääntö määrittää, että yhden rippikouluryhmän koko on enintään 25. Kirkkoneuvosto voi poikkeustapauksessa päättää ryhmäkoon ylittämisestä, kun siihen on erityisen painavat syyt. Vuoden 2019 oman seurakunnan rippikouluihin on ilmoittautunut 112 nuorta. Leirejä järjestetään viisi, yksi talvella ja neljä kesällä. Nuorten ja heidän perheidensä toiveet

4 4 mahdollisimman hyvin huomioiden ryhmät ovat muodostumassa seuraavasti: talvileirille on tulossa 23 nuorta, kesä 1:lle 27 nuorta, kesä 2:lle 28 nuorta, kesä 3:lle 25 nuorta ja kesä 4:lle 9 nuorta. Jos olisi mahdollista jakaa nuoret tasaisesti kaikille leireille, rippikouluryhmän yläraja ei ylittyisi, mutta perusteellisten neuvottelujenkaan tuloksena ryhmäjakoa ei saatu tasoitettua. ESITYS (khra/tiina Heino): Kirkkoneuvosto myöntää luvan ylittää rippikoulunohjesäännön asettaman 25 nuoren rajan vuoden 2019 kesä 1 ja kesä 2 rippikouluryhmissä. Ryhmäkoon kasvaminen huomioidaan leirille palkattavien isosten määrässä. PÄÄTÖS: Kirkkoneuvosto myöntää luvan ylittää rippikouluohjesäännön asettama 25 nuoren rajan vuoden 2019 kesä 1 ja kesä 2 rippikouluryhmissä. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Hattulan kirkkoneuvostolle (KL 24:3) 119 Talousarvion muutos vuodelle 2018 Kirkkovaltuusto voi muuttaa hyväksymäänsä talousarviota varainhoitovuoden aikana. Kirkkovaltuusto päättää toiminnallisen tavoitteen muutoksesta, määrärahan käyttötarkoituksen muutoksesta, määrärahan korottamisesta, alentamisesta, poistamisesta tai uuden määrärahan myöntämisestä sekä tuloarvioiden muutoksista. Määrärahan ja tuloarvion muutosesityksessä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Kun määrärahoja tai tuloarvioita joudutaan alentamaan, on arvioitava muutoksen vaikutus myös toiminnallisten tavoitteiden toteuttamismahdollisuuteen. Toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin. Muutettaessa talousarviota hyväksytään uudelleen kaikki ne talousarvion osat, joihin muutos vaikuttaa. Talouspäällikkö esittelee muutokset viranhaltijoiden puolesta, koska osa muutoksista kohdistuu henkilöstön kiinteisiin palkkoihin sosiaalikuluineen. Muutosesityksen mukaan toimintatuottojen arvioidaan laskevan ja toimintakulujen kasvavan jolloin käyttötalousosan ja tuloslaskelmaosan nettomuutos on (liite 3). Poistojen arvioidaan laskevan arvioituun Talousarvion alkuperäinen alijäämä oli arviolta Lisätalousarvion nettomuutos , joten tilikauden alijäämä muutoksen jälkeen on arviolta 680 (liite 4). Vuoden 2018 talousarviossa investoinnit ovat Lisätalousarviossa on tehty investointeihin muutos, josta Tömäjärven päärakennuksen peruskorjauksen osalta muutos on hyväksytty jo erikseen sekä Vuoden 2018 arvioidut investoinnit muutosten jälkeen ovat (liite 5). ESITYS (tp): Kirkkoneuvosto käsittelee vuodelle 2018 talousarvioon esitetyt muutokset ja esittää kirkkovaltuustolle niiden hyväksymistä.

5 5 PÄÄTÖS: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle vuoden 2018 talousarvioon esitettyjen muutosten hyväksymistä. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 120 Maksukorttien hankinta Hattulan seurakunnan hankintoja on tähän asti maksettu joko käteisellä, S-Market Parolan näyttökorteilla, S-Business-korteilla tai eri toimipaikkoihin avatuilla laskutussopimuksilla. Käteistä on joko pyydetty etukäteen ennen hankintaa, tai käytetty ensin omaa rahaa ja pyydetty taloustoimistosta rahat jälkeenpäin kuittia vastaan. S-Market Parolan näyttökorttia näyttämällä ostokset on laskutettu seurakunnalta jälkeenpäin. Näyttökortit jäävät pois käytöstä alkaen. Samassa yhteydessä vähennetään käteisen käsittelyä ja luovutaan ostojen osalta taloustoimiston käteiskassasta. Uusi prosessi järkevöittää ja sähköistää ostojen hyväksymis- ja kirjaamiskäytännön. Käteiskassalla käynnit vievät toimistosihteerin työaikaa ja samalla aiheuttavat keskeytyksiä työhön. Laskutussopimukset toimivat jatkossa kuten tähän asti. Käteiskassan poistuessa, satunnaiset hankinnat maksetaan joko S-Business-kortilla, muulla maksukortilla tai maksetaan ostot ensin omalla rahalla ja liitetään maksukuitti matka- ja kulujärjestelmään. Maanantaina hyväksytyt matka- ja kululaskut maksetaan tilille torstaina. Osalla työntekijöistä on jo käytössä maksuttomat S-ryhmän toimipisteissä käyvät S-Business-kortit. Eri maksukorttien vaihtoehtoja selvitettiin. Muut kuin S-Business-kortit ovat maksullisia, vuosimaksut n euron suuruusluokkaa. Debit-kortti jätettiin heti alussa kartoituksesta pois, koska se vaatisi käyttöoikeuden myöntämistä seurakunnan pankkitilille. Jäljelle jäi eri toimijoiden yrityskortit, jotka mahdollistavat ostojen tekemisen mistä tahansa ja yksinkertaistavat maksamisprosessia. Yrityskortit vähentävät myös matka- ja ostolaskujen määrää ja käsittelyä. Kokonaisedullisimmaksi ratkaisuksi nousi Nordean Mastercard-pohjainen First Card kortti. Palvelu kokoaa korttiostot yhdelle laskulle, mahdollistaa nettiostokset ja jokaiselle käyttäjälle asetetaan korttikohtaiset käyttörajat. Kortin vuosimaksu on 40 euroa, eikä siihen tule muita käyttöön liittyviä maksuja. Korttien vuosimaksut esityksen mukaan ovat yhteensä 200 euroa. Pientä säästöä vuodessa saadaan sillä, että kirkon palvelukeskuksen kirjanpitotositteiden määrä vähenee kuittien vähenemisen myötä. Suurin säästö tulee kuitenkin taloussihteerin työajan säästymisestä, kun muistiotositteita ei tarvitse enää tehdä. Maksullisia kortteja ei luonnollisesti kannata/voida hankkia vain satunnaisia hankintoja varten. Tästä johtuen henkilöstölle tehtiin kysely, kuinka usein, ja minkä suuruisia kertahankinnat ovat. Kartoituksen tueksi taloustoimisto kävi läpi kassatapahtumien lukumääriä henkilöittäin muutaman vuoden ajalta. Tietojen pohjalta arvioitiin, millaisia maksukortteja tarvitaan ja kenelle, jotta saadaan järkevimmät mahdolliset vaihtoehdot käyttöön. ESITYS (tp): Käyttökartoituksen perusteella ehdotetaan että maksuttomat, S-ryhmän toimipisteissä käyvät S-business-kortit tilataan seuraaville henkilöille:

6 6 Airola Sari Suominen Alpi Varhaiskasvatus (työalalle yhteinen) Nordean First Card kortteja tilataan seuraavasti: Henkilö Käyttöraja Kymäläinen Tia eur Järvinen Virpi eur Rosberg Carita eur Sirkka Tapu eur Viitala Ritva eur PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Hattulan kirkkoneuvostolle (KL 24:3) 121 Seurakuntatalon rakentaminen - investointipäätös Hattulan seurakunta tarvitsee uuden seurakuntatalon Parolaan. Seurakuntatalo palvelee erityisesti seurakunnan toiminnan, mutta myös monien muiden tilaisuuksien ja perhejuhlien pitopaikkana. Sisäilmaongelmien vuoksi seurakunnan toiminnot ovat kokonaisuudessaan olleet väistötiloissa v alkaen, lapsityön osalta jo v alkaen. Väistötilat Pappilanniemessä ovat toimistotilojen osalta toimivat, mutta tavoitettavuuden ja tilaisuuksien järjestämisen kannalta epäkäytännölliset ja sijainniltaan kaukana keskustasta. Kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan (15 ) seurakunnan toimitilojen tarve- ja hankesuunnittelun käynnistämisestä ja antoi kirkkoneuvostolle valtuudet hankesuunnittelun käynnistämiseen. Hankesuunnitelma kuvaa talonrakennushankkeen päälinjat. Hankesuunnitelmaa varten selvitetään rakennushankkeen reunaehdot perusteellisesti sekä teetetään erilaisia tutkimuksia ja selvityksiä. Hankesuunnitelman keskeiset osat ovat rakennushankkeen perustelut (nykytilan aiheuttamat tarpeet), sisältö (erityisesti tilaohjelma), kustannukset ja aikataulu. Hankesuunnitelmaan saattaa liittyä erilaisia toteutusvaihtoehtojen vertailuja eli vaihtoehtotarkasteluja. Ennen investointipäätöstä selvitetään, pystytäänkö hankkeen rahoitus järjestämään seurakuntaa tyydyttävällä tavalla. Hankesuunnittelua varten kirkkoneuvosto nimesi (81 ) työryhmän, johon kirkkoherra Virpi Järvisen ja talouspäällikkö Tia Kymäläisen lisäksi valittiin luottamushenkilöistä Mauno Juottonen, Taina Heikkilä, Leila Ylitalo ja Lasse J. Lilja. Työyhteisön edustajiksi valittiin toiminnallisen puolen työntekijäkokouksessa Tapu Sirkka ja Sinikka Nevalainen, joiden poissaolojen sijaisena palavereissa toimi tarvittaessa Tiina Heino. Asiantuntijaksi kirkkoherra pyysi Hattulan kunnan projektijohtaja Liisa Jokisen ja ARK-hankesuunnitteluun arkkitehtitoimisto Ajan Arkkitehdit /Taina Anttilan. Suunnittelun lähtökohtana painotettiin tilojen monikäyttöisyyttä ja korkeita käyttöasteita. Tilatarpeet ja rakennuspaikan sijainti kartoitettiin yhdessä henkilöstön ja käyttäjien kanssa. Seurakunnan jäsenten ja työntekijöiden selkeä näkemys on, että seurakuntatalon on oltava

7 7 siellä, missä käyttäjätkin (valtaosa käyttäjistä on lapsiperheitä ja nuoria). Muita mahdollisia esiin tulleita ja käsiteltyjä rakennuspaikkoja oli Pyhän Ristin kirkon alue (Hurttalan tontti) sekä Hattulan kirkon alue. Päätöstä rakentaa Parolaan, vanhan seurakuntatalon tontille, puoltaa monta asiaa käyttäjien sekä rakennuttajan näkökulmasta. Parolan sijainti on julkisten kulkuyhteyksien päässä. Hurttalaan rakennettaessa kustannuksia lisäisi merkittävästi tontin hankinta, mikäli sellaista olisi edes tarjolla. Hattulan kirkolle rakennettaessa kulut olisivat n. 1,5 kertaiset rinnerakentamisen kalleuden vuoksi. Vaihtoehtoiset rakennuspaikat edellyttäisivät myös kaavamuutosta, jonka kustannuksista vastaisi seurakunta ja joka viivästyttäisi hankkeen toteuttamista. Seurakunnan toimintoja on tällä hetkellä kolmessa vuokrakohteessa, Pappilanniemi 439 m 2, Huilis 69 m 2 ja Puuhis 169 m 2. Pelkästään vuokrakulut näistä kolmesta vuokratilasta on vuodessa yhteensä noin euroa. Ylläpitomenoarvio seurakuntatalolle on eur /vuosi (sis. rakennusten ja ulkoalueiden huollon, siivouksen, lämpöenergian ja kiinteistön sähköenergian ja veden, vuosikorjaukset, verot ja vakuutukset.) Hattulan seurakuntatalon tarveselvitys ja hankesuunnitelma liitteineen liitteenä 6. Korostettakoon, että viitepohja ei ole varsinainen pohjapiirustus vaan kaavio, joka esittää tilojen väliset yhteydet siten, että viitesuunnitelma ja tilaohjelma vastaavat toisiaan. Mikäli investointipäätös tehdään, kilpailutetaan varsinainen arkkitehtityö. ESITYS (tp): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että investointipäätös tehdään ja Parolan uuden seurakuntatalon rakennushanke käynnistetään hankesuunnitelman mukaisesti. Samalla kirkkovaltuusto valtuuttaa kirkkoneuvoston käynnistämään rakennussuunnittelu-vaiheen kilpailuttamalla urakan suunnittelijat sekä pyytämään alustavat lainapäätökset eri lainan tarjoajilta. PÄÄTÖS: Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti esittää kirkkovaltuustolle, että se tekee investointipäätöksen ja Parolan uuden seurakuntatalon rakennushanke käynnistetään hankesuunnitelman mukaisesti seurakunnan omistamalle Parolantie 45 sijaitsevalle Valolanimiselle tontille. Esitetään, että kirkkovaltuusto valtuuttaa kirkkoneuvoston käynnistämään rakennussuunnittelu-vaiheen kilpailuttamalla urakan suunnittelijat, sekä pyytämään alustavat lainapäätökset eri lainan tarjoajilta. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 122 Muut asiat Ei muita asioita. 123 Ilmoitusasiat 1. Kirkkohallituksen tilastojen kuukausiraportti tammi-syyskuu Vertailuryhmä on muodostettu kymmenestä jäsenmäärältään lähimmästä muusta seurakunnasta (liite 7). 2. Tyrvännön seurakuntakodissa tehtiin täydentävää kuntokartoitusta Raportti valmistuu marraskuun aikana. 3. Seurakuntavaalien tulos 4. Koulutussuunnitelman 2019 täytäntöönpano

8 8 ESITYS: Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi. PÄÄTÖS: Ilmoitusasiat merkitty tiedoksi. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 124 Valitusosoitus ESITYS (tp): Annetaan valitusosoitus. ESITYS: Annetaan valitusosoitus ja puheenjohtaja päätti kokouksen. MUUTOKSENHAKU: Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle (KL 24:4) Virsi 338