Sähköteknisten tuotteiden hankinta 1) Miten sähkönumero palvelee toimitusketjussa? 2) Hankintatoiminnan perusteet

Transkriptio

1 Sähköteknisten tuotteiden hankinta 1) Miten sähkönumero palvelee toimitusketjussa? 2) Hankintatoiminnan perusteet Katso uusin versio oppimateriaalista ja harjoitustehtäviä: sähkönumerot.fi/oppimateriaalit

2 Miten sähkönumero palvelee toimitusketjussa?

3 Sähkönumerot.fi Mikä on sähkönumero? Sisällysluettelo Miten löydän sopivan tuotteen? Sähköteknisten tuotteiden toimitusketju Sähkönumerot.fi demoharjoituksia Mitä hyötyä sähkönumerosta on Urakoitsijalle? Tukulle? Valmistajalle? Suunnittelijalle? Miten Sähkönumerot.fi-tuotekortin tietoja hyödynnetään? Tuotekortti ja sen sisältö Hankintatoimen perusteet Kustannukset ABC-analyysi Suorahankinta vs. hankinta tukun kautta Tukkujen logistiikka

4 Mikä on sähkönumero? Sähköteknisellä alalla on Suomessa käytössä ainutlaatuinen alan yhteinen tuotenumerointijärjestelmä: Jokaisella sähköteknisellä tuotteella on oma sähkönumero, jota koko toimitusketju valmistajat, tukut, urakoitsijat, suunnittelijat käyttää. Miten sähkönumero muodostuu? Sähkönumero Tuoteryhmänumero 58 kertoo, mihin tuoteryhmään tuote kuuluu. Alaryhmitysnumero 080 on toimittajakohtainen. Loppuosa 28 yksilöi tuotteen. Esim on 58 Sähkönjakelukojeet ja muuntamot ryhmään kuuluva OBO Bettermannin ylijännitesuoja Tuotekuva ja mittakuva

5 Miten löydän sopivan tuotteen? Etsin toimittajan tai tukun tuoteluettelosta Lehdistä, esitteistä ym. Kysyn kaverilta Soitan tukkuun Etsin netistä Google Tukkujen ja toimittajien tuotesivut / verkkokaupat Sähkönumerot.fi

6 Tuotteita on paljon Sähkönumerot.fi-palvelusta, joka on alan yhteinen tuotetietopalvelu, löytyy tuotetta, joista tuotetta on myynnissä olevia tuotteita ja loput on vanhentuneina arkistoituja Joka vuosi markkinoille tulee uusia tuotteita ja vanhoja tuotteita poistuu lähes sama määrä. Myös vanhoista tuotteista tarvitaan toisinaan tietoja vuosienkin jälkeen. Noin henkilölle pitäisi välittää tietoa tuotteista! Valmistajien myyntihenkilöstöä 1500, tukkumyyjiä 1200, urakoitsijoita , suunnittelijoita 2000, loppuasiakkaita 5000.

7 Sähköteknisten tuotteiden toimitusketju henkilölle pitäisi välittää tuotteista tietoa! Sähköteknisten tuotteiden valmistaja tai maahantuoja Sähkötukkuliike Sähköurakoitsija Verkostourakoitsija Sähkölaitos Teollisuus Rakennusteollisuus Kiinteistöyhtiöt Yksityiset rakennuttajat Julkinen sektori Julkinen sektori Sähkösuunnittelija

8 Sähkönumerot.fi demoharjoituksia 1. Kuinka monta Turvavalaisinta Sähkönumerot.fi-palvelun 42 Julkisten tilojen valaisimet tuoteryhmästä löytyy ja kuinka moni niistä on Teknowaren valmistamia? Vinkki: Hae tuotteita tuoteluettelosta. Tuoteryhmät näkymässä valitse 42 Julkisten tilojen valaisimet -ryhmä ja sitten valitse Turvavalaisin ja edelleen Teknoware. 2. Montako Enston lämpökaapelimattoa palvelusta löytyy? Vinkki: Tuoteluettelo > Toimittajat-näkymässä valitse Ensto Finland ja sen jälkeen valitse Lämpökaapelimatto ja myös Lämpömattopaketti. 3. Mitkä ovat ensimmäisenä listalta löytyvän lämpökaapelimaton tekniset ominaisuudet? Vinkki: Avaa tuotekortti, tarkastele tietoja. 4. Tee tuotekortista tarjouksen liite. Vinkki: Paina Tallenna omalla merkinnällä, kirjoita tarjouksen nro ja positionumero ja Tallenna omalla merkinnällä

9 Mitä hyötyä sähkönumerosta on urakoitsijalle? Tuote tunnistetaan samalla tuotekoodilla tukkujen ja valmistajien tuoteluetteloissa ja nettisivuilla sekä urakoitsijoiden tietojärjestelmissä. Hankintaprosessi tehostuu: Hintavertailu helpottuu, kun tukkuhintoja voi vertailla suoraan järjestelmissä. Tarjouspyyntöjen, tarjousten ja niiden vertailujen sekä tilausten käsittely ja toimitusten vastaanotto, laskujen tarkastaminen sekä varastonhallinta yksinkertaistuvat ja virheiden määrä vähenee, kun tuote tunnistetaan samalla koodilla riippumatta siitä, mistä tuote on ostettu. Vielä nykyisin toimitusketjun eri portaissa lukuisten eri toimijoiden niin urakoitsijoiden, tarjouslaskijoiden, tukkumyyjien, tuotteen tilaajan, asentajan, sähkötöiden tarkastajan kuin huoltomiehenkin aikaa tuhraantuu aivan turhaan tuotteiden etsimiseen, kun suunnittelijat yksilöivät tuotteita epäyhtenäisesti.

10 Mitä hyötyä sähkönumerosta on tukulle? Tilatun tuotteen tunnistaminen on helppoa Ilman yhteistä tuotekooditusta samasta tuotteesta olisi käytössä urakoitsijan järjestelmästä tuleva asiakkaan koodi, tukun oma koodi ja valmistajan oma koodi tai tuotetunnus. Eri järjestelmiä voi sähkönumeron avulla linkittää toisiinsa Mahdollistaa sähköisen tilaamisen. Esimerkiksi urakoitsija voi tilata tuotteen suoraan toiminnanohjausjärjestelmästään ja tilaus välittyy sähköisesti tukun tilausjärjestelmään (EDI-tilaus). Tuotteisiin liittyvät tekniset tiedot löytyvät sähkönumeron avulla verkosta, tuoteluetteloista ja esitteistä Esim. tukkujen verkkokauppojen tuotesivut on linkitetty suoraan Sähkönumerot.fi-tuotekortteihin. Alan tuoteryhmittelyt perustuvat sähkönumerojärjestelmän tuoteryhmiin, mikä mahdollistaa yhtenäisen tilastoinnin.

11 Mitä hyötyä sähkönumerosta on valmistajalle? Tuotetiedon välittäminen niin tukku-, urakoitsija-, suunnittelija kuin rakennuttaja-asiakkaille helpottuu, kun tuoteinformaatio on kaikissa järjestelmissä ja luetteloissa sidottu samaan koodiin. Kun toimittaja toimittaa tuotteen tiedot Sähkönumerot.fituotetietopalveluun, tiedot ovat helposti koko toimitusketjun saatavilla ja hyödynnettävissä ja kertaalleen oikeassa muodossa tallennettu tieto siirtyy alan muihin järjestelmiin virheittä. Tuotetiedot pysyvät ajan tasalla ja asiakkaille voi helposti välittää tiedon poistuneen tuotteen korvaavasta uudesta tuotteesta.

12 Informaation saanti tehostuu, kun järjestelmät on linkitetty toisiinsa Suunnitteluohjelmisto Valmistajan tuotekortti Tukun tuotekortti

13 Mitä hyötyä sähkönumerosta on suunnittelijalle? Suunnittelija löytää teknisiltä ominaisuuksiltaan käyttötarkoitukseen sopivia tuotteita helposti Sähkönumerot.fi-tuoteluettelohaun avulla. Tuotteen tekniset tiedot ja mitat löytynyt verkosta helposti sähkönumeron avulla.

14 Sähkösuunnittelija vaikuttaa koko toimitusketjun tehokkuuteen Sähkösuunnittelijalla on ratkaiseva rooli koko toimitusketjun tehokkuuden kannalta. Jos tuotteita ei sähkösuunnitelmassa määritellä sähkönumerolla, urakoitsijoiden ja tukkumyyjien aikaa ja päällekkäistä työtä kuluu siihen, että heistä jokainen erikseen etsii jokaiselle positiolle tarkentavan tunnisteen tuotteen hinta- ja muiden tietojen löytämiseksi oman yrityksen järjestelmistä tai selvittämiseksi valmistajalta. Vaikka kaikille tuotteille ei sähkönumeroa löytyisikään, sitä tulee sähkösuunnitelmassa ja muissakin dokumenteissa käyttää aina, kun se on mahdollista. Toisinaan dokumentaatiossa positioihin kannattaa lisätä myös Sähkönumerot.fi-tuotekortille johtava vakiomuotoinen linkki: Sen avulla tuotteen tarkemmat tiedot on helppo tarkistaa yhdellä klikkauksella.

15 Sähkösuunnittelija vaikuttaa koko toimitusketjun tehokkuuteen Suunnitteluohjelmat tunnistavat sähkönumeron, mikä mahdollistaa massoittelun jo sähkösuunnittelun yhteydessä. Tällainen menettely vaatii suunnittelijalta enemmän aikaa, mutta tehostaa tarjouksen tekemistä, kun jokaisen tarjoavan urakoitsijan ei tarvitse itse piirustuksista laskea tarvittavia massoja. Samalla virheet vähenevät. Alan legendan mukaan tarjouskilpailutuksen voittaakin urakointitarjous, jossa massat on laskettu eniten väärin

16 Kiinteistö ja rakentamisalan digitalisoituessa sähkönumeroinnin merkitys vahvistuu entisestään "Sähköistysalalla yksi helppo ja yksinkertainen keino tehostaa prosesseja on se, että kaikkiin asiakirjoihin aina sähkösuunnitelmista huoltokirjoihin lisätään - aina kun se on mahdollista - sähkönumero. Sähkönumeron avulla niin urakoitsija, tarjouslaskija, tukkumyyjä, tuotteen tilaaja, asentaja, sähkötöiden tarkastaja kuin huoltomieskin tunnistaa tuotteen helposti ja löytää sen tekniset tiedot vuosienkin kuluttua" toteaa Sähkö- ja teleurakoitsijaliiton puheenjohtaja, toimitusjohtaja Jussi Kuusela Amplit Oy:stä. "Nykyisin toimitusketjun eri portaissa lukuisten eri toimijoiden aikaa tuhraantuu aivan liikaa epäyhtenäisesti merkittyjen tuotteiden etsimiseen tietojärjestelmistä tai tuoteluetteloista."

17 Miten Sähkönumerot.fi-tuotekortin tietoja hyödynnetään? Tuotetta haetaan eri järjestelmistä yleisnimen avulla ja yleisnimi yhdistää tuotteen kielikäännöksiin sekä tuoteluokittelujärjestelmiin. Teknisen nimen avulla tukkumyyjä ja urakoitsija osaavat tietojärjestelmien listauksista valita oikean tuotteen haluamaansa käyttötarkoitukseen. Sähkönumerot.fi-tuotekuvaa käytetään myös tukkujen verkkokaupoissa. Tuotteet hankitaan ja haetaan järjestelmistä tuotteen teknisten ominaisuuksien perusteella. Esitteet, linkit ja tuotekuvaukset auttavat myyjää ja ostajaa tarkempien tuotetietojen etsinnässä. Suunnittelijat tarvitsevat tuotteiden mittatietoja. Tukut tarvitsevat tuotteiden pakkauskokotiedot varastonhallintaa ja kuljetusten järjestämistä varten. STUL-takuu-logo on urakoitsijalle vahvistus takuuajan riskien oikeudenmukaisesta jakamisesta.

18 Sähkönumerot.fi-tuotekortin sisältö Sähkönumero Tuotteen Yleisnimi ja Tekninen nimi Tuotekuvaus Linkit valmistajan tuotesivuille ym. STUL takuu -tieto Tallenna tuotekortti esim. tarjouksen liitteeksi omalla merkinnälläsi (kirjoita esim. tarjous ja sen positionro) ja tallenna pdf:ksi Linkit tukkujen verkkosivuille Tiedostot Tuotteen tekniset tiedot ja muut täydentävät tiedot

19 Sähkönumerot.fi-tuotekortin sisältö Tekniset tiedot kansainvälisen ETIM-standardin mukaisesti

20 Sähkönumerot.fi-tuotekortin sisältö Tuotekuvat aukeavat klikkaamalla isommiksi

21 Mikä on? Rakennusurakan yleisten sopimusehtojen (YSE 1998) mukaan urakoitsijan takuuaika on 2 vuotta rakennuskohteen luovutuksesta laskettuna. Koska valtaosalle sähköteknisiä tuotteita ei ole ollut saatavilla näin pitkää takuuta, Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry on luonut STUL-takuujärjestelmän, jolla takuuajan riskit jaetaan oikeudenmukaisesti valmistajan / maahantuojan ja urakoitsijan välillä. STUL-takuu poikkeaa tavanomaisesta laitetakuusta myös siinä, että valmistaja sitoutuu vastaamaan laitteen korjaamisen tai vaihtamisen lisäksi sen korjaamisen tai vaihtamisen aiheuttamista kohtuullisista kustannuksista. Näitä kustannuksia voi syntyä työstä virheen paikallistamiseksi, viallisen laitteen irrottamisesta ja pois kuljettamisesta ja uuden laitteen asentamisesta. STUL-TAKUU -logo lisätään Sähkönumerot.fi-tuotekorttiin kaikille sellaisille sähköteknisille tuotteille, joiden tuotemerkille valmistaja on antanut ns. STULtakuun ja Sähkönumerot.fi-palvelussa käyttäjät voivat rajata hakutulokset sellaisiin tuotteisiin, joilla on STUL-takuu-merkintä.

22 Tuotetietokansio: Tuotetietojen hyödyntäminen massoina Tuotetietokansion avulla palvelusta voi hyödyntää isompia tuotelistauksia haluamaansa käyttötarkoitukseen. Listauksia on mahdollista ottaa taulukko- (excel) sekä tuotekorttimuodossa (pdf tai tuloste). Käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi Suunnittelijan roolissa: Tuotteen teknisten tietojen vieminen suunnittelujärjestelmään tai esim. valaisinluetteloon Urakoitsijan roolissa: Tuotekorttien liittäminen tarjouksen tai dokumentaation liitteeksi Toimittajan roolissa: Omien tuotetietojen muokkaaminen Sähkönumerot.fi palvelussa Myynti-/osto-organisaation roolissa: Tuotteiden avaaminen/päivittäminen/vanhentuneiden poistaminen tietojärjestelmässä

23 Sähkönumerot.fi-palvelun tuotetiedot saadaan suoraan valmistajalta Valmistajan/ maahantuojan tuotevastaava toimittaa 1. Tuotetiedot excelissä 1.1 Excel-taulukko nimeltä Tuotetietostandardi ladataan osoitteesta: Tuotteen tiedot täydennetään taulukkoon. Tiedot on annettava ainakin keltaisella otsikkovärillä merkittyihin kenttiin. Otsikkokenttien kommenttiruudusta löytyy täyttöohjeita. Yleisniminä voit käyttää vain Yleisnimisanastossa listattuja Yleisnimiä. tarkempia ohjeita löytyy Tuotetieto-oppaasta. 1.3 Taulukko lähetetään sähköpostin liitteenä osoitteeseen: 2. Itsepalvelussa STK:sta saa itsepalvelutunnukset, joilla valmistaja/maahantuoja pääsee avaamaan tuotteita ja täyttämään niiden tiedot suoraan Sähkönumerot.fi-palveluun.

24 Valmistajat ja maahantuojat Valmistajat ja maahantuojat Valmistajat 3000 yritystä 3000 ja maahantuojat yritystä Sähköistysalan tuoteinformaatiovirrat Sähkönumerot Tuotetiedot (sis. sähkönumerot) Tuotetiedot Tuotekuvat Esitteet, ohjeet, linkit ja muut materiaalit Tekniset tiedot Tuotetiedot (sis. sähkönumerot) Hintatiedot Tuotekuvat Sähkönumerot.fi Linkit tuotekorteille Sähkötukut Linkit tuotekorteille (sähkönumeroon perustuvat) Tuotetiedot (sis. sähkönumerot) Saatavuustiedot Hintatiedot Tilausvahvistukset Laskut Urakoitsijat, suunnittelijat, rakennuttajat: toiminnanohjaussekä suunnitteluohjelmistot Tilausrivit (sis. sähkönumerot)

25 Tuotetiedot välittyvät Sähkönumerot.fi-palvelusta yhteistyökumppanien kautta koko toimitusketjulle: Ohjelmistoyhteistyökumppanit Tukkuyhteistyökumppanit Talous- ja materiaalihallinnon työkalu Hintatietojen hallintaohjelmisto tukuille Taloushallinnon työkalu Suunnittelutyökalu JCAD quantum electra määrälaskentaohjelmisto Suunnitteluohjelmisto Talous- ja materiaalihallinnon työkalu Talous- ja materiaalihallinnon työkalu Talous- ja materiaalihallinnon työkalu Toiminnanohjausjärjestelmä Urakointi- ja suunnitteluyhteistyökumppanit Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry:n ja Sähkösuunnittelijat NSS ry:n jäsenyrityksillä on oikeus veloituksetta linkittää järjestelmänsä suoraan Sähkönumerot.fi-tuotekorteille.

26 Valmistajat ja maahantuojat Valmistajat ja maahantuojat Valmistajat 3000 yritystä 3000 ja maahantuojat yritystä Perustiedot Kysely Rakennuttajat Koko rakentamisen sektorin tulevaisuuden tuotetietovirtoja Sähkönumerot.fi, LVI-Info, Rakennustieto Yli 1 milj. tuotetta, keskimäärin tietoa/tuote = milj. tietoa. ETIMissä erilaista luokkaa, joilla kullakin erilainen teknisten ominaisuuksien joukko, ka. 50 ominaisuutta/luokka. Toimeksianto Perustiedot Kysely Suunnittelijat Sähkönimikkeistön rakenne / muiden alojen luokittelut Geneerinen tuote Tekniset ominaisuudet ETIMin mukaan 3D-kuvat linkki Tulevaisuudessa: Rakennuksen tuoteseloste Tuotteen standardoitu yleisnimi ja tarkentava tekninen nimi Valmistaja ja tuotemerkki Tukut Perustiedot Hinta Saatavuus Tekniset ominaisuudet, kuvat ym. Urakoitsijat Tuote, jonka valinta perustuu teknisiin ja visuaalisiin ominaisuuksiin Perustiedot Hinta Tuotekoodi, jolla saadaan jäljitettävyys rakennuttajan, urakoitsijan, kaupan ja valmistajan järjestelmiin Luokittelu talokirjan rakenteen harmonisoimiseksi Tietyt tekniset tiedot esim. maalin värikoodi Vuosienkin jälkeen toimiva linkki, josta löytyy tarkemmat tiedot tuotteesta Mitä dokumentteja?

27 Hankintatoiminnan perusteet

28 Hankinta Tilaanko tukusta vai suoraan valmistajalta? Milloin ja miksi tilaan tukusta/valmistajalta? Kilpailutanko, kysynkö tarjouksia monesta paikasta? Varastointi? Tilaus Tilaus Toimitus Toimitus Valmistaja Tukku Urakoitsija

29 Hankinnan kustannukset Ostohinta on vain pieni osa hankinnan kokonaiskustannuksista. Ostojen hallintokustannukset

30 ABC-analyysi: logistisen ajattelu perustyökalu Tuotteet, tavarantoimittajat, asiakkaat luokitellaan arvon mukaan luokkiin: A-tuotteista syntyy 80 % ostojen arvosta / mutta 20 % nimikkeiden määrästä B-tuotteista syntyy 15 % ostojen arvosta / mutta 40 % nimikkeiden määrästä C-tuotteista syntyy 5 % ostojen arvosta / mutta 40 % nimikkeiden määrästä 80/20 säännön mukaan: 20 % nimikkeistä aiheuttaa 80 % kustannuksista ja päinvastoin.

31 Sähköurakoitsijan hankinnan ohjenuora Hankinnat suunnitellaan ABC-analyysin pohjalta: Kilpailuttaminen kohdistetaan A-tuotteisiin. B-tuotteet hankitaan tukuista, joiden kanssa on tehty vuosisopimukset. C-tuotteilla ei kokonaiskustannusten kannalta ole merkitystä, mutta ne voivat olla projektin kannalta hyvinkin tärkeitä: C-tuotteet kannattaa hankkia mahdollisimman helpolla ja saannin varmistavalla tavalla esim. tukkujen verkkokaupasta tai noutopisteestä.

32 Suorahankinta vs. hankinta tukun kautta Esim. toimistotilan sähköteknisten tuotteiden hankinta Jos tilaan suoraan valmistajilta... Valaisimet: 1-2 valmistajaa Kaapelit: 1-2 valmistajaa Kaapelitiet: 1 valmistaja Asennuskalusteet, -tarvikkeet: 1-2 valmistajaa Paloilmaisin: 1 valmistaja Yhteensä 5-7 valmistajaa 5-7 tilausta 5-7 tilausvahvistusta 5-7 laskua Joko 5-7 nettitilausta tai puhelua /sähköpostia 5-20 toimitusta eri aikoina, toimitusaika 1-20 työpäivää Noin 20 tilausriviä Montako: Laskun tarkastusta? Kirjanpitovientiä? Maksutapahtumaa? Reklamaatiota? Kuinka paljon tähän kuluu aikaa ja mitä se maksaa? Jos tilaan tukusta... Yksi tilaus, 20 riviä Yksi toimitus, toimitusaika h Yksi lasku Yksi tilaustapa: verkkokauppa, EDI, puhelu, sähköposti, tukun oma applikaatio älypuhelimessa tai tabletissa

33 Tukkujen logistiikka Myyntikonttorit 2% ostoista 1,8 miljoonaa toimitusriviä 500 tavarantoimittajaa 83% ostoista Keskusvarasto Asiakkaat urakoitsijat verkonrakentajat teollisuus Varastossa sähköteknistä tuotetta, 1,6 milj. toimitusriviä Suorat toimitukset 15% ostoista, 0,1 milj. toimitusriviä Yhteensä 3,5 milj. toimitusriviä

34 Harjoituksia Osoitteessa sähkönumerot.fi/oppimateriaalit