Hankinnat ja kilpailutus EAKR-hankkeissa. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

Transkriptio

1 Hankinnat ja kilpailutus EAKR-hankkeissa EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

2 Hankkeen hankintoja ohjaavat: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Sovelletaan vähintään kansallisen kynnysarvon (60.000, alv 0 %) suuruisiin tavaraja palveluhankintoihin. Rahoittajan vastuisiin ei kuulu hankintalain sisällön ohjeistaminen tuensaajille hakijaorganisaatiolta edellytetään tarvittavaa osaamista (Rahoitusasetus 15 ) Rakennerahastohankkeita koskevat säädökset Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ensisijaiset määrittäjät ovat edelleen Rahoitusasetus (357/2014) ja Tukikelpoisuusasetus (358/2014). Hankintalaki ei vaikuta niiden asettamiin perusrealiteetteihin millään tavalla. Työ- ja elinkeinoministeriön ja Uudenmaan liiton ohjeistukset hankintamenettelyistä. Mm. hyväksytyn hankepäätöksen kohta Julkiset hankinnat ja kevään 2017 Hankintaklinikan aineisto Eri välittävillä toimielimillä voi olla erilaisia ohjeistuksia esim. kulloinkin tarvittavaa raportointia määrittäviä arvorajoja koskien Organisaation omia hankintaohjeita voidaan soveltaa, mikäli ne eivät ole ristiriidassa rahoittajan ohjeiden kanssa. 2

3 Hankintahinnan kohtuullisuuden osoittaminen Rahoitusasetus 23 : Jos hankkeeseen liittyvään hankintaan ei ole sovellettava julkisista hankinnoista annettua lakia, on tuen saajan voitava esittää, että hankinnasta aiheutuva kustannus on kohtuullinen. Kohtuulliseksi katsotaan kustannus kustannus, joka perustuu tavanomaiseen hintatasoon. Maksatuksen yhteydessä on hakijan esitettävä perustelunsa kustannusten kohtuullisuudelle (Asetuksen muistio) Tukikelpoisuusasetus 3 : Hankinnoista aiheutuvat kustannukset ovat tukikelpoisia, jos hankintamenettelyssä on noudatettu julkisista hankinnoista annettua lakia. Jos hankintaan ei sovelleta julkisista hankinnoista annettua lakia, tuensaajan on tuen myöntäneen viranomaisen vaatiessa osoitettava, että hankinnasta aiheutuva kustannus on kohtuullinen Se, että kustannukset ovat kohtuullisia, voidaan todentaa siten, että kynnysarvon alittavasta hankinnasta pyydetään todisteellisesti tarjous vähintään kolmelta tarjoajalta, jolloin tavanomainen hintataso ja hintojen kohtuullisuus saadaan selvitettyä. (Asetuksen muistio) 3

4 Tukikelpoisuuden perusteet Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen EU:n perussopimuksen mukaiset avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömän kohtelun ja suhteellisuuden periaatteet ovat peruslähtökohtana kaiken suuruisten hankintojen tukikelpoisuuden tarkastelulle. Kustannukset ovat hankebudjetin mukaisia ja ne liittyvät hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen sekä kohderyhmän toimintaan. Hankintoja voi olla palvelujen ostot, kone- ja laitehankinnat sekä muut kustannukset - kustannuslajeissa Hankehenkilöstöön kohdistuvat hankinnat kuuluvat flat rate -osuuteen Palveluhankinnat eivät sisällä esim. kone- ja laitehankintoja osallistuvalle yritykselle tai alihankkijalle. Hankkeen rahoilla hankitut koneet ja laitteet edellyttävät jälkiseurantaa Yleensä de minimis -tukea yritykselle Oppilaitokselta/korkeakoululta opiskelijatyönä hankittavaa tilaustutkimusta koskevat samat hankintakäytänteet, kuin muitakin hankintoja Kilpailutettava Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää EAKR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus) 4

5 Kone- ja laitehankinnat 5 Tukikelpoisia välittöminä kustannuksina hankkeissa, missä niitä on hankesuunnitelmassa budjetoitu kustannuslajiin 3. Kone- ja laitehankinnat. Oltava hankesuunnitelman mukaisia ja osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista. Tukikelpoisia ovat myös vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai poistokustannukset. Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea pystyttävä osoittamaan Koneista ja laitteista on oltava erillinen dokumentaatio (esim. kalustoluettelo tai laiterekisteri) Hankinnat on pystyttävä yksilöimään hankkeen hankinnoiksi vielä 5 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen Jäävät tuensaajaorganisaation omaisuudeksi hankkeen päätyttyä (pl. leasing koneet ja laitteet leasingajan loputtua). Esim. IT-laitteiden käyttöikä voi olla huomattavasti vähemmän kuin 5 vuotta, joten on tärkeintä, että on sellainen laiterekisteri, joka osoittaa selvästi laitteen elinkaaren ja esim. käytöstä poistamisen tai rikkoutumisen Tuensaaja dokumentoi, kenen haltuun hankinnat ja käyttöoikeudet jäävät.

6 6 Hankintaprosessi

7 Hankinnan suunnittelu ja tarjouspyyntö Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa koko sopimuskaudelta (ml. mahdollinen optio); hankintojen suunnitelmallisuus! Samalta palveluntarjoajalta tehdyt useat perättäiset hankinnat katsotaan yhdeksi hankinnaksi Huom! voimaan tulleen hankintalain tarjoama mahdollisuus ja suositus jakaa hankintakokonaisuus osiin tarkoittaa hankintakokonaisuuden jakamista tarjouspyynnön sisällä osiin ja tämä täytyy osata erottaa hankintojen pilkkomisesta/ketjutetuista hankinnoista, jotka ovat edelleen kiellettyjä Hankintalain ja annetun ohjeistuksen vastaiset kilpailuttamattomat suorahankinnat ketjutettuina hankintoina (samalta toimittajalta useissa erissä) eivät ole perusteltavissa yksittäisten hankintojen vähäisellä arvolla. Jos on vaikeaa ennakoida tarvittavien hankintojen määrää vuosien aikana, on suositeltavaa, että organisaatio tekee puitesopimuksen Tarjouspyynnössä tulee olla kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. 7

8 Hankinnan vertailuperusteet 1/3 Tarkat valintakriteerit tulee määritellä tarjouspyynnössä ja valintaperuste on aina kokonaistaloudellinen edullisuus Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on joko: 1) Hinnaltaan halvin, 2) Kustannuksiltaan edullisin (elinkaari) tai 3) hinta-laatusuhteeltaan paras Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa. 8

9 Hankinnan vertailuperusteet 2/3 Hankintayksikkö voi asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvät laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympäristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin. Laatuun liittyviä perusteita voivat olla esim. tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, esteettömyys, kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen tuki, huolto ja toimituspäivä tai toimitus- tai toteutusaika sekä muut toimitusehdot. Valintaperusteissa voi ottaa huomioon myös toteutukseen osoitetun henkilöstön pätevyyden ja kokemuksen sekä henkilöstön organisoinnin, jos osoitetun henkilöstön laadulla voi olla merkittävä vaikutus hankintasopimuksen toteuttamisessa Hankintayksikkö voi esittää hinta-laatusuhteen kustannustekijät myös kiinteän hinnan/kustannusten muodossa, jolloin tarjoajat kilpailevat ainoastaan laatuun liittyvillä perusteilla 9

10 Hankinnan vertailuperusteet 3/3 Kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet on ilmoitettava hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Vertailuperusteiden suhteellinen painotus on yksilöitävä Painotus voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli. Hankintayksikkö voi käyttää hankinnan kustannusten arvioimisen perusteena elinkaarikustannuksia. Hankintakustannukset, käyttökustannukset, huoltokustannukset sekä kierrätys- ja jätevaiheen kustannukset ja muut palvelujen tai tavaroiden elinkaaren aikaiset kustannukset. Myös ulkoisista ympäristövaikutuksista aiheutuvat ja hankinnan kohteeseen sen elinkaaren aikana liittyvät kustannukset, jos niiden rahallinen arvo voidaan määrittää ja tarkistaa. Jos hankintayksikkö arvioi kustannukset elinkaarikustannusmallilla, sen on ilmoitettava hankinta-asiakirjoissa, mitkä tiedot tarjoajien ja ehdokkaiden on toimitettava kustannusten laskemista varten ja mitä menetelmää se käyttää elinkaarikustannusten laskennassa. 10 Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden asettaminen on aina hankintayksikön omassa harkinnassa.

11 Tarjousten käsittely ja toimittajan valinta Tarjousajan tulee olla kohtuullinen ja vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään. Tarjouksista tehdään selvä dokumentoitu vertailu (hankintamuistio), jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi, sekä tarjouspyyntöön perustuva valintapäätös. Hankintapäätöksen jälkeen laaditaan vielä erillinen hankintasopimus, missä tarkemmin sovitaan mm. hankinnan toimittamisesta, aikatauluista, laskutuksesta ym. Huom! Hankintaprosessin dokumentointi tärkeää toteuttaja on velvollinen rahoittajan ohjeiden mukaisesti toimittamaan tarvittavat kirjalliset dokumentit maksatushakemusten liitteenä (kts. menettely eri euromääräisissä rajoissa) 11

12 Menettely eri euromääräisissä rajoissa 1/2 Kaikissa hankinnoissa on noudatettava syrjimättömyyden, avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita sekä pystyttävä osoittamaan hankintahinnan kohtuullisuus hankinnan suuruudesta riippumatta. Euromääräiset rajat aina ALVittoman summan perusteella Hankkeiden hankinnat ovat useimmiten kansallisen kynnysarvon alittavia ja myös niissä eri suuruusluokan hankinnat edellyttävät erilaista menettelyä Hankintaselvityslomake löytyy E-S materiaalipankista Huom! EURA:n ostopalvelut -kustannusrivin selite -kentässä tulee määritellä jokainen hankinta riittävän selkeästi Korostuu pienissä hankinnoissa, joita koskien ei tarvitse toimittaa liitteitä maksatushakemuksen mukana 12

13 Menettely eri euromääräisissä rajoissa 2/2 Alle 2000 Hankintahinnan on oltava kohtuullinen nähtävissä vertailemalla yleistä hintatasoa Hankinta on määriteltävä selkeästi maksatushakemuksen kustannusrivillä Erillistä dokumentointia ei tarvita Hankinnasta riippuen pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai hintojen vertailu internetissä. Hankinnat valintaperusteineen dokumentoidaan poikkeuksetta. Yli alle Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeella. Kirjallinen tarjouspyyntömenettely Tarjouksista tehdään vertailu ja valinta tehdään aina kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella Tehdään valintapäätös tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien pohjalta 13 Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintalain (1397/2016) mukainen menettely Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on (alv 0%) Hankintailmoitus on toimitettava julkaistavaksi osoitteessa Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on (Valtion keskushallintoviranomaisilla ) Kynnysarvot muuttuvat yleensä parin vuoden välein Hankinnoista ilmoitettava EU:n laajuisesti (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus).

14 14 Suorahankinnat, puitesopimukset, lisähankinnat ja sopimusmuutokset

15 Suorahankinnat = Tilanne, jossa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suorahankinta on aina poikkeus, joka on perusteltava hankintapäätöksessä. Suorahankintapäätös tehdään kirjallisesti ja se perustellaan yksityiskohtaisesti Hankintalaki velvoittaa kansallisen kynnysarvon ylittyessä myös suorahankinnan ilmoittamisesta HILMA:ssa. Ilmoituksessa kerrotaan avoimesti perusteet suorahankinnalle Tästä käynnistyy 14vrk valitusaika Jos hankintaa ei ole kilpailutettu eikä suorahankinnalle ole esitetty riittäviä lainmukaisia perusteita, kustannus on tukikelvoton. 15

16 Hankintalain mukaisia, periaatteessa EAKR-hankkeidenkin hankintoihin sopivia suorahankintaperusteita: Kysymyksessä on vähäinen hankinta (alle 2000 ) Asianmukaisesti järjestetyssä tarjouskilpailussa ei ole saatu lainkaan tarjouksia tai sopivia tarjouksia ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Ennalta arvaamaton, hankintayksiköstä riippumaton, ulkopuolisesta syystä johtuva äärimmäinen kiire Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Tällöin hankintayksikön tulee pystyä kiistattomasti osoittamaan, ettei vastaavaa tuotetta tai palvelua ole saatavissa, jolla sama lopputulos voidaan saavuttaa. Suunnittelukilpailun perusteella tehtävä palveluhankinta. Tavarahankinta on lisätilaus samalta toimittajalta ja sen tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Avoimien rajapintojen toteuttaminen jonkin IT-toimittajan järjestelmään, johon muilla IT-toimittajilla ei ole pääsyä Ohjelmistolisensseihin, ohjelmistojen kehittämiseen ja ohjelmistoihin sisäänrakennettuihin palvelualustoihin yms. liittyvissä hankinnoissa voi olla yleinenkin tilanne, jossa ainoastaan ohjelmiston kehittäjältä voidaan hankkia palvelu ja tekijänoikeudellisista syistä ei ole olemassa kuin yksi mahdollinen toimittaja 16

17 Lisähankinnat ja sopimusmuutokset 1/2 Hankintayksikkö voi tehdä alkuperäisen toimittajan kanssa suorahankintana uuden palveluhankinnan sen vastatessa aiemmin tehtyä palveluhankintaa mikäli alkuperäisessä hankintasopimuksessa on mainittu optiomahdollisuudesta ja lisäpalvelun ennakoitu arvo on huomioitu laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa, vaan olennainen muutos on suorahankintaa. Ennakoitava mahdollisimman hyvin mahdolliset muutokset alkuperäisessä tarjouspyynnössä (ennalta määritelty muutos) Kuvaa mahdollisten muutosten laajuus, luonne ja olosuhteet, joissa niitä käytetään Sopimusehtoihin ei saa sisältyä sellaisia muutoksia tai optioita, jotka muuttaisivat hankinnan koko luonteen toiseksi Olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä ja laissa on tarkkaan säädelty mitkä muutokset ovat oleellisia ja millaisia muutoksia sopimuksiin on sallittua tehdä 17

18 Lisähankinnat ja sopimusmuutokset 2/2 Alkuperäisissä hankinta-asiakirjoissa ennalta määrittelemätön lisätilaus on mahdollinen mikäli: Kyseessä on ns. vähäarvoinen palvelun tai tavaran lisähankinta Alle 10% alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta Poikkeustilanne, jossa taloudellisia ja teknisiä syitä sekä olosuhdemuutos, jota huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida. Tällöin toimittajan vaihtaminen ei ole mahdollista sopimukseen liittyvistä taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Ei vaikutusta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen ja muutoksen arvo max. 50% alkuperäisestä sopimuksesta Mikäli sopimusmuutos kasvattaa alun perin sovittua hankinnan kohdetta, eikä ole em. vähäarvoinen lisähankinta max.10%, tulee sopimusmuutoksesta julkaista kynnysarvon ylittävissä tapauksissa ns. avoimuusilmoitus Hilmassa 18 Huom! Kynnysarvoa lähellä olevien hankintojen kohdalla tulee ottaa huomioon, että vähäarvoinen lisähankinta voi keikauttaa hankintakokonaisuuden kokonaisarvon kynnysarvon yli.

19 Puitesopimusten hyödyntäminen Hanke voi käyttää myös oman organisaationsa valmiiksi kilpailuttamia voimassaolevia tavara- tai palveluhankintasopimuksia (esim. puitesopimuksia). Puitesopimusta voidaan hyödyntää sopimuksessa määriteltyyn enimmäismäärään asti ja sen puitteissa suoritetaan vain sopimuksen mukaisia hankintoja. Kuntatoimijat voivat hyödyntää myös KL-Kuntahankintojen kautta kilpailutettuja puitesopimuksia, kun palvelu/tavara kuuluu ko. puitesopimuksen soveltamisalaan. Jos puitejärjestelyn kaikki ehdot on vahvistettu tarjouspyynnössä, puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä ilman erillistä kilpailuttamista valitsemalla toimittaja noudattamalla puitejärjestelyn ehtoja ja puitejärjestelyn tarjouspyynnössä esitettyjä perusteita.. 19

20 Minikilpailutus Jos puitejärjestelyn kaikkia ehtoja (sis. toimittajien keskinäisen priorisointijärjestyksen) ei ole vahvistettu, puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä (mini)kilpailuttamalla puitejärjestelyyn valitut toimittajat Hankintayksikön on valittava paras tarjous noudattaen puitejärjestelyn tarjouspyynnössä esitettyjä kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita Mikäli puitejärjestelyjen kautta on valikoitunut useampi mahdollinen toimittaja, mutta ainoastaan yksi toimittaja pystyy esim. teknisesti hankinnan toteuttamaan, niin tilanne täytyy selittää tyydyttävästi hankintapäätöksessä 20

21 21 Sidosyksikkö ja sidosyksikköhankinnat

22 Sidosyksikköhankinnat ja sidosyksikön määrittely 1/3 Sidosyksikkö määritellään hankintalaissa: Hankintayksiköstä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö, johon hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa Hankintayksikö(ide)n 100% omistama. Omistajilla ratkaisevaa päätösvaltaa strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin Toimii omistajiensa edun mukaisesti Sidosyksikön pääasiallinen toiminta kohdistuu omistajiin ja ulosmyyntiä on rajoitettu Ulosmyyntiä eli myyntiä muille kuin omistajille saa olla: a) Pääsääntö: enintään 5% ja osuus liiketoiminnasta Lasketaan 3v. keskimääräisen kokonaisliikevaihdon perusteella b) Ei markkinaehtoista toimintaa: 10% ilman eurorajaa Edellyttää avoimuusilmoituksen Hilmaan c) Myynti muille hankintayksiköille on korkeintaan ja korkeintaan 20% Edellytysten täyttyessä omistajat voivat ostaa sidosyksiköltä palveluja kilpailuttamatta, mutta jos ne eivät täyty, kyseessä ei ole HY:n sidosyksikkö 22

23 Sidosyksikkö Sidosyksikköhankinnat ja sidosyksikön määrittely 2/3 Kaupunki Liikelaitos Siivous Oy Ateriapalvelu Oy HUOM! Liikelaitos ei ole sidosyksikkö! Työterveys Oy - kaupungin 100 % omistus - Itsenäinen päätöksenteko - pääasiallinen toiminta kohdistuu kaupunkiin - Ulosmyynnin rajoitukset 23

24 Sidosyksikkö Sidosyksikköhankinnat ja sidosyksikön määrittely 3/3 Vastaava tilanne on myös hankinnoissa, joita sidosyksikkö (joka on myös hankintayksikkö) tekee: a) Siihen määräysvaltaa käyttävältä hankintayksiköltä Siivous Oy voi tehdä suorahankintoja kaupungilta b) Saman hankintayksikön määräysvallassa olevalta toiselta sidosyksiköltä (in house sisters) Ateriapalvelu Oy voi tehdä suorahankintoja Työterveys Oy:ltä 24

25 Onko kyseessä sidosyksikkö? lähde: PTCServices 1. Onko kysymys muodollisesti erillisestä ja itsenäisestä yksiköstä? KYLLÄ EI 2.Täyttyykö määräysvaltakriteeri? EI KYLLÄ Sidosyksikkö (ostot mahdollisia ilman kilpailutusta) Ei sidosyksikkö (hankinnat kilpailutettava) EI 3. Toiminta kohdistuu pääasiassa omistajiin? KYLLÄ Vinkki: Hankintayksikön tulee olla itse tietoinen siitä, mikä on sille sidosyksikkö ja mikä ei. Ota asiasta selvää! Huom!: Sidosyksikköhankinnoissa täytyy osoittaa hankintahinnan katteettomuus ja se on kustannuksen tukikelpoisuuden edellytys Laskuttajan pitää pystyä selvittämään, miten kustannukset ovat muodostuneet. 25

26 26 Yhteishankinta

27 27 Yhteishankinta Yhteishankkeen tuensaajat pääsääntöisesti eri hankintayksikköjä (Hankintalaki 5 1 mom. 5-kohta) huomioitava hankintoja tehtäessä! Hankintayksiköt voivat sopia yksittäisen hankinnan toteuttamisesta yhdessä. Vaihtoehtoja: a) Hankintayksiköt voivat pyytää yhdessä samansisältöisin tarjouspyynnöin tarjouksia tai b) hankintarenkaan vetovastuun ottanut yksikkö lähettää yhden yhteisesti laaditun tarjouspyynnön, jossa tulee luetella kaikki osapuolet. Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt vastaavat yhdessä hankintasäännösten noudattamisesta. Yhteisvastuuta sovelletaan myös tilanteissa, joissa yksi osallistuvista hankintayksiköistä toteuttaa hankintamenettelyn omasta ja osallistuvien hankintayksiköiden puolesta. Jokainen hankintayksikkö tekee erillisen täytäntöönpanopäätöksen. Useamman osatoteuttajan yhteisissä hankinnoissa hankintakokonaisuutta koskevissa asiakirjoissa (kuten hankintasopimuksessa) eri osahankkeiden vastuuosat ja niille aiheutuvat/kohdistuvat kustannukset täytyy pystyä erittelemään yksiselitteisesti. Laskutus täytyy myös eriyttää osatoteuttajittain.

28 Tapahtuman järjestäminen yhteistyössä muiden toimijoiden/hankkeiden kanssa Tärkeää on selkeästi yksilöidä vastuunjako kustannusten perusteiden todentamiseksi ja rahoittajan tulee saada kokonaiskäsitys tilaisuuden laajuudesta, kokonaiskustannuksista ja siitä, kuinka paljon järjestäviä tahoja on. Kannattaa laatia sopimus, jossa määritellään hankkeen vastuut tilaisuuden osajärjestäjänä (sis. ne konkreettiset vastuut, joista hankkeelle tulevat kustannukset koostuvat. Esim. vastaa puhujien hankkimisesta, kohderyhmän tarjoiluista x osin tms.) Maksatushakemukseen liitetään selvitys siitä, mikä on tuensaajan/hankkeen rooli tapahtuman järjestäjänä, jotta kustannuksella on selkeät ja konkreettiset perusteet. Yhteistyössä järjestäminen ei poista kilpailutus/hintavertailuvelvollisuutta! 28

29 29 Neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuus ja innovatiiviset hankinnat

30 Neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely 1/3 = Hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka ratkaisun perusteella menettelyyn valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Hankintalaki Voidaan käyttää erityisen monimutkaisessa hankinnassa, jossa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan ehtoja ja yksityiskohtia taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi Esim. innovatiiviset hankinnat Hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa on esitettävä kuvaus tarpeista ja vaadittavista ominaisuuksista Vähimmäisvaatimuksista ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteista ei saa neuvotella 30

31 Neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely 2/3 Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Ehdokkaat valitaan noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Ehdokkaiden ja tarjoajien kohtelu oltava tasapuolinen erityisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa. Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tasapuolisen kohtelun. Neuvottelumenettely sisältää vaatimuksen alustavien tarjousten pyytämisestä neuvottelujen pohjaksi Ei sisälly kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn! Hankintayksikkö voi vertailla ja valita alustavan tarjouksen ilman neuvotteluja jos mahdollisuudesta on ilmoitettu etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä 31

32 Neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely 3/3 EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen kohdalla neuvottelumenettely on useita kuukausia kestävä prosessi, kun taas kilpailullinen neuvottelumenettely on vaiheiltaan yksinkertaisempi, nopeampi ja kevyempi kokonaisuus EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ei ole vähimmäismääräaikoja, vaikka toki ilmoitusaikojen täytyy olla riittävän pitkiä, jottei tarjoajien tasapuolinen kohtelu vaarannu ja kaikilla halukkailla on realistinen mahdollisuus jättää tarjouksensa ajoissa. Hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa ehdokkaiden kanssa hankinnan toteuttamiseen soveltuvien keinojen määrittelemiseksi sekä hankinnan toteuttamista koskevan yhden tai useamman ratkaisuehdotuksen löytämiseksi (Neuvotteluja voidaan käydä myös vaiheittain edellyttäen, että vaiheittaisuudesta ja noudatettavista perusteista on ilmoitettu hankintailmoituksessa) Neuvottelut päättyvät, kun hankintayksikkö pystyy tekemään päätöksen hankinnan toteuttamista koskevasta yhdestä tai useammasta ratkaisumallista Ehdokkailta pyydetään neuvotteluissa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lopulliset tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia. Tarjouksen valinnassa on sovellettava hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja vertailuperusteita. Kysy lisätietoja oman organisaatiosi hankinta-asiantuntijalta tai perehdy asiaan esim. sivuston kautta! 32

33 Innovaatiokumppanuus 1/2 33 Hankintamenettelynä uusi, hankintalaki (38 ja 39 ) Tavoitteena kumppanuuden toteuttaminen innovatiivisen palvelun tai tuotteen kehittämiseksi ja niistä myöhemmin seuraavien palvelujen hankkimiseksi Hankintamenettelynä neuvottelumenettely Toteutetaan vaiheittain: ensin tutkimus ja innovaatioprosessi, johon voi jo liittyä palvelun toteutus Innovaatiokumppanuus voidaan valita, jos hankintayksikön tarvetta ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo saatavilla olevia tavanomaisia tavaroita tai palveluja Tilaaja määrittelee palvelulta/tuotteelta odotettuja ominaisuuksia muttei itse ratkaisua Toimittajille jätetään vapaus esittää innovatiivisia ratkaisuja. Tilaaja määrittelee haasteen, johon haetaan ratkaisuja Haaste, johon haetaan innovatiivisia ratkaisuja tulee olla määriteltynä mahdollisimman tarkasti Esim. erilaisten kokeilujen hankinta Tulee varmistaa, että tilattava palvelu on hankesuunnitelman ja RR-ohjelman erityistavoitteen mukainen Mieti haastetta määriteltäessä, miten se kannattaa rajata, jotta varmistat tulevien tarjousten aidon vertailukelpoisuuden.

34 Innovaatiokumppanuus 2/2 Innovaatiokumppanuus alkaa tavallisesti markkinakartoitusvaiheella Hankintaprosessin dokumentointi tehtävä huolellisesti rakennerahastohankkeita ohjaavien sääntöjen mukaan jo markkinakartoitusvaiheesta lähtien Markkinakartoitusvaiheessa saadut hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa apuna käytettävät neuvot eivät saa johtaa kilpailun vääristymiseen tai avoimuuden ja syrjimättömyyden vaarantumiseen Hankintayksikkö aloittaa valittujen tarjoajien kanssa neuvottelut innovatiivisen tavaran tai palvelun kehittämiseksi ja tämän tuloksena tuotettavien tavaroiden ja palvelujen hankkimiseksi Neuvottelujen kulku menee neuvottelumenettelyn sääntöjen mukaisesti, mutta innovaatiokumppanuudessa hankintayksikkö ei saa valita kumppania vielä alustavan tarjouksen perusteella. Hankintamenettelynä haasteellinen. Kysy neuvot oman organisaatiosi hankinta-asiantuntijalta! 34

35 Innovatiivisuus hankkeissa ja innovatiiviset hankinnat Käytännössä vuoropuhelu tukee innovointia Neuvottelumenettelyn soveltamisen lisäksi esim. suunnittelukilpailu on yksi tapa tehdä innovatiivisia hankintoja ja hankintalaki tarjoaa ylipäänsä aikaisempaa joustavammat mahdollisuudet hankintayksiköille rakentaa omanlaisiaan hankintoja lain puitteissa Hankinnat ovat aina tapauskohtaisia ja riippuvat esim. siitä, mitä ollaan hankkimassa ja missä vaiheessa ko. palvelua tarvitaan. Yhteiskehittämiseen ei välttämättä kuulu ollenkaan hankintaa/alihankintaa vaan yhteiskehittämistä voidaan tehdä myös muunlaisessa kumppanuudessa esim. 1) yritysten yhteistyö kaupunkien kanssa innovaatioympäristössä, 2) yritysten käynnistämä tki-toiminta tai -yhteistyö yliopistojen, korkeakoulujen tai tutkimuslaitosten kanssa ja 3) yritysten uusien tuotteiden/palvelujen kehittäminen ja pilotointi innovaatioympäristössä Hankkeen toiminnan tulisi hyödyttää yrityksiä niin, että ne haluavat osallistua toimintaan myös ilman alihankintasuhdetta. 35

36 36 Kokeiluhankinnat

37 Kokeilupalveluhankinnat Ns. kokeilupalveluhankinnat ovat yleistymässä hankkeissa Hankkeista rahoitettavien kokeilujen tulee olla sekä hankesuunnitelman että rakennerahasto-ohjelman hanketta koskevan erityistavoitteen mukaisia Kokeilujen tulosten täytyy aina olla yleisesti hyödynnettävissä Kyse ei ole koskaan tuen siirtämisestä eteenpäin kolmansille osapuolille esim. avustusten tai lahjoitusten muodossa EAKR-hankkeiden kokeiluhankinnoissa korostuu tasapainon löytämisen tärkeys: tavoitellaan jotain aidosti uutta, yllättävää ja innovatiivista, mutta samalla rajauksen täytyy olla selkeä, jotta tarjousten keskinäinen vertailukelpoisuus varmistetaan Jos haasteet/teemat, joihin kokeilut voivat liittyä, ovat liian laajasti määritelty, tarjoukset eivät ole sisällöllisesti vertailukelpoisia ja tällöin hankintahinnan kohtuullisuutta ei voida todentaa (Tukikelpoisuusasetus 358/ ja Rahoitusasetus 357/ ) Selkeä haasteiden määrittely ja rajaaminen Keskenään vertailukelpoiset tarjoukset Hankintahinnan kohtuullisuus osoitettavissa Tukikelpoinen kustannus 37

38 Kokeilupalveluhankinnoissa kiinnitettävä erityisesti huomiota: 1) Kokeilun tulosten yleinen hyödynnettävyys Ei jää koskaan yksittäisen yrityksen/toimijan vaan laajemmin alueen toimijoiden vapaasti hyödynnettäväksi Yhteiskehittäminen yritysten kanssa tarkoittaa sitä, että kokeilusta on laajempaa hyötyä hankkeen kohderyhmälle; ei pelkästään tuensaajalle tai palveluntuottajayritykselle itselleen 2) Haasteen ja valintakriteerien määrittäminen riittävän tarkkaan jo tarjouspyynnössä, jotta varmistetaan tarjousten aito vertailukelpoisuus Mieti haastetta määriteltäessä, miten se kannattaa rajata, jotta varmistat tulevien tarjousten aidon vertailukelpoisuuden. Minkälaisilla valintakriteereillä saat valittua asetettuun haasteeseen parhaiten vastaavat, aidosti innovatiiviset, käytännössä toteuttamiskelpoiset ja tuloksiltaan hankkeen kannalta merkitykselliset kokeilut? 3) Kokeilusta aiheutuvien kustannusten määrittäminen, jotta kustannus on todennettavissa Huomioitava jo tarjouspyyntöä laadittaessa ja mahdollisen tarjouslomakkeen kysymyksenasetteluita suunniteltaessa, jotta saadaan aiheutuvien kustannusten määrittämisen kannalta riittävän yksityiskohtainen tarjous Hankintasopimuksessa tulee erotella selkeästi se, mistä hankinnan arvo koostuu. Hankintaprosessin aukoton dokumentointi on välttämätöntä kustannuksen perusteiden toentamisen kannalta! 38

39 Kokeilupalveluhankinnat Tarjoajan täytyy olla selvillä siitä, että kyse on kokeilupalveluhankinnasta, jossa sitoudutaan toimittamaan tarjouspyynnön mukainen ja hankintasopimuksessa tarkemmin määriteltävä kokeilupalvelu tietyn ajan kuluessa Ostopalvelun sisältöön ei kuulu sen mahdollistava teknologia, eikä muu kiinteä omaisuus! Huolellisesti laaditulla tarjouspyynnöllä voit parhaiten edesauttaa sitä, että saat toivotun tyyppisiä, tarpeelliset tiedot sisältäviä ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Vinkki: Käytä tulokseen sidottuja ja laadullisia tarjousten vertailuperusteita 39 Uudenmaan liitto suosittelee hankintahinnan kohtuullisuuden ja kustannusten perusteiden todentamisen kannalta kustannustehokkuutta tms. yhtenä arviointikriteerinä Kun etsitään todella innovatiivisia kokeiluideoita, niin hinnalle ei kuitenkaan tule asettaa liian suurta painoarvoa Miten hankkeen kohderyhmälle kanavoituvan hyödyn voisi huomioida vertailuperusteita määriteltäessä?

40 Kokeilupalveluhankinnat Vinkki: Laadi valmis tarjouslomakepohja Tarjouslomakepohjaa laadittaessa tulee huomioida myös hankintahinnan kohtuullisuuden ja kustannusten perusteiden todentamisen vaatimukset Minkälaisilla kysymyksenasetteluilla saadaan riittävä tieto siitä, mistä kokeilun kokonaiskustannus koostuu? Tarjouslomakkeella tulee olla kysymys/kysymyksiä, joissa pyydetään erittelemään kokeilun konkreettista sisältöä ja minkälaisista kustannuksista sen toteuttaminen koostuu Tarjouslomakkeella tulee olla kysymys/kysymyksiä, joissa kysytään kokeilun hyödyistä hankkeen kohderyhmälle Myös tulosten yleisen hyödyntämisen vaatimus tulisi huomioida kysymyksenasettelussa 40 Huom! Hankintasopimuksen sisältö ei voi olla ristiriidassa tarjouspyynnön ja sen pohjalta tehdyn tarjouksen kanssa! On suositeltavaa laskuttaa hankinnasta vasta kun se on suoritettu loppuun hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti. Ennakkoerät ovat ongelmallisia kustannuksen todentamisen kannalta.

41 Lopuksi Ennakoi ja suunnittele pidemmällä tähtäimellä! Muista aina varata riittävästi aikaa hankinnan tekemiseen! Neuvoja ja ohjeita hankintoihin liittyvissä kysymyksissä löytyy työ- ja elinkeinoministeriön ja Suomen Kuntaliiton ylläpitämiltä internetsivuilta osoitteesta 41