Hautaustoimen tietojärjestelmähanke

Transkriptio

1 Hautaustoimen tietojärjestelmähanke Esiselvitys Kirkkohallituksen virastokollegion asettaman hautaustoimen tietojärjestelmän valmistelutyöryhmän raportti

2 2

3 Kirkkohallitukselle Kirkkohallituksen virastokollegio asetti hautaustoimen tietojärjestelmän valmistelutyöryhmän ajalle Työryhmän tehtäväksi määriteltiin kartoittaa tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä sekä laatia ehdotuksensa hautaustoimen tietojärjestelmän toiminnallisuudesta ja tietosisällöstä. Hankkeelle asetettiin ohjausryhmä, johon nimettiin kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja, taloussuunnittelupäällikkö Pasi Perander, tietohallintojohtaja Jukka Tamminen sekä maankäyttöpäällikkö Harri Palo. Työryhmään nimettiin Harri Palo (puheenjohtaja), koordinaattori Inkeri Kranttila, rekisterijohtaja Riikka Ryökäs ja projektipäällikkö Hanna Virkki Kirkkohallituksesta sekä hautaustoimen päällikkö Markku Husso Hyvinkään seurakunnasta, puistopäällikkö Esko Karttunen Seinäjoen seurakunnasta, hautaustoimen päällikkö Virpi Kiviniemi Joensuun seurakuntayhtymästä, palveluesimies Anneli Saari Helsingin seurakuntayhtymästä ja hautaustoimen päällikkö Leena Tonteri Espoon seurakuntayhtymästä. Työryhmä on kokoontunut kolme kertaa. Osana hanketta suoritettiin kysely, johon vastasi 197 suomenkielistä ja 11 ruotsinkielistä seurakuntataloutta. Helsingissä Harri Palo Anneli Saari Esko Karttunen Leena Tonteri Markku Husso Virpi Kiviniemi Riikka Ryökäs Hanna Virkki Inkeri Kranttila 3

4 HAUTAUSTOIMEN TIETOJÄRJESTELMÄHANKE Esiselvitys Perustelut hankkeelle Hautaustoimi on yksi keskeisiä seurakuntien tehtäviä. Evankelis-luterilaisilla seurakunnilla ja seurakuntayhtymillä on noin 1000 hautausmaata ja niiden yhteenlaskettu pinta-ala on noin 4000 hehtaaria. Hautausmaatyötä tekevien osuus seurakuntien ja seurakuntayhtymien työntekijämäärästä on noin 22,3 prosenttia ja vuosityövoimasta noin 13,6 prosenttia. Seurakuntatalouksien tehtäväalueiden työalakatteista hautaustoimen osuus on noin kymmenen prosenttia. Kirkon nelivuotiskertomuksen mukaan sitä, että seurakunnat ylläpitävät hautausmaita, pidetään yhtenä tärkeimmistä kirkkoon kuulumisen syistä (Gallup Ecclesiastica 2011, N=3455). Hautaustoimilaki (457/2003) velvoittaa seurakunnat ylläpitämään hautarekisteriä. Hautarekisteri sisältää vainajaa koskevia tietoja, tiedon haudan sijainnista sekä mahdollisesti haudan hallintaa, hautaoikeutta ja hautamuistomerkkiä koskevia tietoja. Hautauksista sopiminen edellyttää hautausjärjestelyjä koskevia tietoja. Krematorion ylläpitäjän on pidettävä rekisteriä tuhkauksesta ja tuhkan sijoituksesta. Tuhkausrekisterin tulee sisältää tuhkatun vainajan henkilötietojen lisäksi tiedot tuhkaamisajankohdasta sekä tiedon siitä, mihin vainajan tuhka on ilmoitettu sijoitettavan pysyvästi. Kirkkolain (1054/1993) nojalla seurakunnat pitävät yllä tietoja hautaoikeuden haltijoista sekä haudanhoitosopimuksista. Näiden rekisterien lisäksi seurakunnilla on sovelluksia laskutukseen, varausjärjestelmiä hautausten ja hautaustoimitusten järjestämiseen sekä hautausmaiden karttasovelluksia. Hautausmailla on huomattava kulttuuriperintöarvo. Museoviraston ja ympäristöministeriön ylläpitämässä valtakunnallisesti merkittävien rakennettujen kulttuuriympäristöjen rekisterissä (RKY) hautausmaakohteita on luetteloitu noin 200. Lisäksi hautausmailla on suurilukuinen määrä kulttuurihistoriallisesti arvokkaiksi katsottavia hautoja. Kirkollisten rakennusten ja seurakuntien toimitilojen inventoinnin määrittelyprojekti esitti raportissaan , että työtä tulisi jatkaa hautaustoimen tietojärjestelmää koskevalla projektilla. Vuoden 2016 alussa tulee voimaan laki valtionrahoituksesta evankelis-luterilaiselle kirkolle eräisiin yhteiskunnallisiin tehtäviin (430/2015). Rahoitus myönnetään hautaustoimeen, väestökirjanpitoon sekä kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden rakennusten ja irtaimiston ylläpitoon liittyviin laissa säädettyihin tehtäviin. Laki sisältää velvoitteen tehtävien kustannusten seurantaan. Lakisääteistä rekisteriä koskevat ratkaisut sekä seurakuntien omaa toimintaa palvelevien järjestelmien käyttö on toteutettu tällä hetkellä eri tavoin. Eri järjestelmistä ei saa yhdenmukaisia seurantatietoja. Myös sovellusten käyttömahdollisuuksia seurakuntien 4

5 oman toiminnan suunnitteluun tulisi kehittää. Etenkin paikkatiedon käyttö hautausmaiden ylläpidossa on vielä puutteellista. Järjestelmiä voisi olla mahdollista hyödyntää nykyistä enemmän myös asiakaspalvelussa. Nykytilanne Tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä kartoitettiin seurakunnille ja seurakuntayhtymille suunnatulla kyselyllä. Kysely suoritettiin sähköisellä kyselylomakkeella ja se lähetettiin 263 suomenkieliseen ja 24 ruotsinkieliseen seurakuntatalouteen. Kyselyyn vastasi 197 suomenkielistä ja 11 ruotsinkielistä seurakuntataloutta. Kyselyyn vastanneiden seurakuntien ja seurakuntayhtymien alueilla asuu 78 % maamme väestöstä. Kysely käsitti hauta- ja vainajarekisteriohjelmat, haudanhoitosopimusohjelmat, varausohjelmat ja laskutusohjelmat sekä niiden väliset rajapinnat. Lisäksi tiedusteltiin näkemystä, voisiko hautaustoimen yhteisen tietojärjestelmän kehittäminen palvella vastaajaseurakunnan tai -seurakuntayhtymän tarpeita. Kehitettävälle järjestelmälle asetettavia tavoitteita ja siltä odotettuja hyötyjä kartoitettiin vapaamuotoisella vastauksella. Noin puolet seurakuntatalouksista ilmaisi selvän kiinnostuksensa yhteistä hautaustoimen tietojärjestelmää kohtaan. Nykytilanteesta voidaan todeta, että kaikissa sovellusryhmissä on yksi selvä markkinajohtaja ja joitakin muita yleisesti käytössä olevia ohjelmia. Keskeisimpien hautaustoimen sovellusten osalta 89 seurakuntataloudessa oli sekä hauta- ja vainajarekisteriohjelmana että haudanhoitosopimusohjelmana Rauhala Yhtiöt Oy:n Status ja 41:ssä Innofactor Oyj:n Prime. Statusta molempina sovelluksina käyttävien seurakuntien alueilla asuu laskennallisesti 65 % väestöstä ja Primen 19 %. Kyselyn yksityiskohtaisemmat tulokset on esitetty liitteessä 1. Työryhmän ehdotus Työryhmä ehdottaa, että kehitetään ja otetaan käyttöön yhteinen hautaustoimen tietojärjestelmä. Monet seurakunnat ja seurakuntayhtymät ovat ilmaisseet kiinnostuksensa yhteistä järjestelmää kohtaan ja sellaisen tarjoamista voidaan pitää välttämättömänäkin niille seurakunnille, joilla hautaustoimen ohjelmia ei vielä ole. Järjestelmä helpottaa hautaustoimen tehtävien hoitamista, antaa välineitä toiminnan suunnitteluun ja seurantaan sekä yhtenäistää rekisterien ylläpitoa. Järjestelmän tulisi kattaa keskeiset hautaustoimen kokonaisuudet, lakisääteisen hautaja vainajarekisterin, hautausmaata, hautaoikeutta ja hautamuistomerkkejä koskevat tiedot, haudanhoitosopimusrekisterin sekä krematoriotoimintaa koskevan lakisääteisen tuhkausta ja tuhkan sijoitusta koskevan rekisterin. Järjestelmällä tulee olla toimivat rajapinnat kirkon yhteiseen jäsenrekisteriin ja väestötietojärjestelmään, varausohjelmiin, taloushallinnon sovelluksiin ja Kirkon palvelukeskuksen järjestelmiin sekä kiinteistöhallintaohjelmaan, karttaohjelmaan ja kulttuuriperintörekisteriin. Järjestelmän rakentamisessa tulee ottaa huomioon mahdollisesti kehi- 5

6 tettävät asiakaspalvelusovellukset sekä ohjelmien mobiilikäyttömahdollisuus. Järjestelmästä tulee olla monipuoliset raportointi- ja tilastointimahdollisuudet. Hautaustoimen kustannusten seuranta on otettava huomioon taloushallinnon sovellusten rajapinnoissa. Järjestelmään esitettävä tietosisällön alustava kuvaus on liitteessä 2 sekä raportointia koskevat perusvaatimukset liitteessä 3. Molempia on syytä tarkentaa varsinaisen määrittelyvaiheen aikana. Monella seurakuntataloudella on jo käytössään toimiva hautaustoimen tietojärjestelmä. Kehitettävän järjestelmän tulisi olla vapaaehtoisesti käyttöön otettavissa seurakuntien ja seurakuntayhtymien tarpeiden mukaan. Kaikkien seurakuntien ja seurakuntayhtymien yhteisesti käyttämästä järjestelmästä on lisähyötyjä, mutta siirtymäaika sellaiseen voi olla pitkä. Seurakuntien ja seurakuntayhtymien on joka tapauksessa huolehdittava lakisääteisten hautaustoimen rekisterien ylläpidosta ja toimitettava kirkkohallitukselle riittävät hautaustoimen kustannusten seurantaa varten tarvittavat tiedot. Työryhmä suosittaa, että hanketta jatketaan käytössä olevien ohjelmien vertailulla ja muiden, tarkoitukseen mahdollisesti soveltuvien järjestelmäalustojen vertailulla ja testauksella. Ratkaisuvaihtoehtojen valinnassa tulisi painottaa ohjelmien toimintavarmuutta, helppokäyttöisyyttä, toimivia rajapintoja sekä järjestelmän kehittämismahdollisuuksia. Järjestelmäkokonaisuuden määrittelyssä, suunnittelussa ja testauksessa tulisi olla mukana erityyppisiä seurakuntatalouksia. Järjestelmän tulisi mahdollistaa monipuolisten palvelujen tarjoaminen asiakkaalle. Hankinta- ja käyttökustannuksiltaan järjestelmän tulisi olla edullinen. Liitteet 1. Kysely tällä hetkellä käytössä olevista hautaustoimen järjestelmistä 2. Hautaustoimen tietojärjestelmän kuvaus (luonnos) 3. Hautaustoimen tietojärjestelmän raportointia koskevia vaatimuksia (luonnos) 6

7 LIITE 1 Kysely tällä hetkellä käytössä olevista hautaustoimen järjestelmistä Tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä kartoitettiin seurakunnille ja seurakuntayhtymille suunnatulla kyselyllä. Kysely suoritettiin Webropol-ohjelmalla ja se lähetettiin 263 suomenkieliseen ja 24 ruotsinkieliseen seurakuntatalouteen. Kyselyyn vastasi 197 suomenkielistä ja 11 ruotsinkielistä seurakuntataloutta. Kyselyyn vastanneiden seurakuntien ja seurakuntayhtymien alueilla asuu 78 % maamme väestöstä. Kysely käsitti hauta- ja vainajarekisteriohjelmat, haudanhoitosopimusohjelmat, varausohjelmat ja laskutusohjelmat sekä niiden väliset rajapinnat. Lisäksi tiedusteltiin näkemystä, voisiko hautaustoimen yhteisen tietojärjestelmän kehittäminen palvella vastaajaseurakunnan tai -seurakuntayhtymän tarpeita. Kehitettävälle järjestelmälle asetettavia tavoitteita ja siltä odotettuja hyötyjä kartoitettiin vapaamuotoisella vastauksella. Kyselyn tuloksia tarkastellaan seuraavassa suomen- ja ruotsinkielisten seurakuntatalouksien vastausten osalta erikseen, koska kaikista sovelluksista ei ole samanlaisia kielivaihtoehtoja. Yhteenvetotiedoissa suomen- ja ruotsinkielisten käyttäjien osuudet on laskettu yhteen. Kuvaajissa ohjelmia käyttävien seurakuntatalouksien määrä on vaaka-akselilla ylhäällä. Hauta- ja vainajarekisteriohjelmat Hauta- ja vainajarekisteriohjelman osalta kyselyn tulos on suomenkielisten seurakuntatalouksien osalta seuraava: Kaavio 1: Hauta- ja vainajarekisteriohjelmat Ruotsinkielisistä seurakuntatalouksista Status on käytössä viidellä kyselyyn vastanneella. Kolmella on manuaalinen kortisto. Seurakuntatalouksista 48 %:lla on hauta- ja vainajarekisteriohjelmana Status ja 22 %:lla Prime. Tuloksia tarkasteltiin myös kyselyyn vastanneiden seurakuntatalouksien alueilla asuvan väestön mukaisessa suhteessa. Siinä tarkastelussa Statuksen osuus on 7

8 68 % ja Primen 19 %. Vaikka kyselyyn vastanneista seurakuntatalouksista 46 eli 22 % käyttää manuaalista kortistoa, laskennallisesti tällaisten seurakuntien alueilla asuu vain 4,5 % väestöstä. Todettakoon vielä, että kahdessa seurakuntataloudessa on käytössä sekä Status että Prime. Osio "muut" käsittää yksittäisiä seurakuntakohtaisia ratkaisuja, mm. Excel-taulukoita. Yleisimmät käytössä olevat rajapinnat hauta- ja vainajarekisteriohjelmista ovat haudanhoitosopimusohjelmaan (103 seurakuntataloutta), Kirjuriin (71) ja laskutusohjelmaan (68). Lisäksi rajapintoja on hautakarttaohjelmiin ja varausohjelmiin. Haudanhoitosopimusohjelmat Suomenkielisissä seurakuntatalouksissa käytössä olevat haudanhoitosopimusohjelmat ovat: Varausohjelmat Kaavio 2: Haudanhoitosopimusohjelmat Ruotsinkielisistä seurakuntatalouksista Status on käytössä viidellä kyselyyn vastanneella, kolmella on manuaalinen kortisto, kolmella Excel-taulukko ja yksi vastanneista ei tee haudanhoitosopimuksia lainkaan. Haudanhoitosopimuksia tekevistä seurakuntatalouksista 52 %:lla on käytössään Status ja 22 %:lla Prime. Manuaalisella kortistolla tehtävän hoiti 18 % haudanhoitosopimuksia tekevistä seurakuntatalouksista. Excel-taulukkolaskentaohjelma tai vastaava on käytössä yksittäisissä seurakuntatalouksissa. Väestöön suhteutettuna osuudet ovat: Status 74 %, Prime 19 % ja manuaalinen kortisto 4 %. Haudanhoitosopimusohjelmilla on rajapinnat hauta- ja vainajarekisteriohjelmaan (103 seurakuntataloutta), laskutusohjelmaan (71) ja Kirjuriin (40). Haudanhoitosopimusohjelmasta on rajapinta varausohjelmaan kymmenessä seurakuntataloudessa, joissakin seurakuntatalouksissa myös hautakarttaohjelmaan. Varausohjelmien osalta kysely tuotti suomenkielisissä seurakuntatalouksissa seuraavan tuloksen: 8

9 Kaavio 3: Varausohjelmat Ruotsinkielisistä kyselyyn vastanneista seurakuntatalouksista viidellä on Katrina, viidellä varausohjelmaa ei ole. Varausohjelmista Katrina on 52 %:lla kyselyyn vastanneista seurakuntatalouksista. Primen osuus on 12 %. 30 %:lta varausohjelma puuttuu. Yksittäiset seurakuntataloudet mainitsivat Laboran ja Varaajan. Seurakuntatalouksien alueella asuvaan väestöön suhteutettuna Katrinan osuus on 43 % ja Primen 30 %. Seurakuntataloudet, joilla ei ole varausohjelmaa, ovat keskimäärin pieniä, väestöön suhteutettuna niiden osuus on vain 5 %. Varausohjelmista on vain vähän käytössä olevia rajapintoja hautaustoimen ohjelmiin, hauta- ja vainajarekisteriohjelmaan 11 seurakuntataloudessa ja haudanhoitosopimusohjelmaan kymmenessä seurakuntataloudessa. Lisäksi rajapintoja on käytössä laskutusohjelmiin (8 seurakuntataloutta), Kirjuriin (7) sekä seurakunnan kotisivuihin (3). Laskutusohjelmat Tiedustelussa kysyttiin myös seurakuntatalouden käyttämää laskutusohjelmaa. Suomenkielisten seurakuntatalouksien osalta tulos on seuraava: Kaavio 4: Laskutusohjelmat Ruotsinkielisistä seurakuntatalouksista Kipan akkuna on käytössä kahdessa ja Status neljässä seurakuntataloudessa. Viideltä laskutusohjelma puuttuu. 9

10 Kipan akkuna on käytössä laskutusohjelmana 25 %:ssa seurakuntatalouksista, Statuksen osuus on 37 %, Primen 10 % ja Intime E:n 5 %. Muina ratkaisuina mainittiin seitsemän eri sovellusta. 13 %:lla seurakuntatalouksista ei ole laskutusohjelmaa. Väestöön suhteutettuina vastaavat osuudet ovat: Kipan akkuna 11 %, Status 69 %, Prime 10 % ja Intime E 3 %. Väestöön suhteutettuna seurakuntatalouksien, joilta laskutusohjelma puuttuu, osuus on vain 2 %. Rajapinnoista edellä on jo mainittu yhteydet hauta- ja vainajarekisteriohjelmiin, haudanhoitosopimusohjelmiin ja varausohjelmiin. 14 seurakuntataloutta mainitsi yhteyden laskutusohjelmasta Kipan akkunaan. Hautakarttaohjelmat Tähän kyselyyn ei sisältynyt kysymystä hautakarttaohjelmista, koska niitä on käytössä lähinnä vain suurimmilla seurakuntatalouksilla. Seurakuntapuutarhurit ry on selvittänyt asiaa vuonna suurimman seurakuntatalouden osalta. Hautakarttaohjelma oli niistä silloin yhdeksässä seurakuntataloudessa, kahdeksassa Ramboll Oy:n järjestelmä, yhdessä FCG Oy:n. Kiinnostus hautaustoimen yhteistä tietojärjestelmää kohtaan Kysymykseen "katsotteko, että hautaustoimen yhteisen tietojärjestelmän kehittäminen voisi palvella seurakuntanne /seurakuntayhtymänne tarpeita?" vastattiin numeroarvosanalla 1-5 seuraavasti: 1 - ei 2 - tuskin 3 - mahdollisesti / en tiedä 4 - todennäköisesti 5 - kyllä Tätä kysymystä ei esitetty niille seurakuntatalouksille, joilla on työryhmässä edustaja, jotta osallistumisella ei olisi vaikutusta asiakohdan tulokseen. 66 seurakuntataloutta vastasi "kyllä", 61 suomenkielistä (30 % vastanneista) ja viisi ruotsinkielistä (45 % vastanneista). Näiden seurakuntatalouksien alueilla asuu 24 % maan väestöstä. "Todennäköisesti" vastasi 41 seurakuntataloutta, 39 suomenkielistä (19 % vastanneista) ja 2 ruotsinkielistä (18 % vastanneista). Näiden seurakuntatalouksien alueilla asuu 22 % maan väestöstä. Selvä kielteinen kanta "ei" oli 18 seurakuntataloudella, 17 suomenkielisellä ja yhdellä ruotsinkielisellä (yhteensä 9 % vastanneista). Näiden seurakuntatalouksien alueilla asuu 8 % maan väestöstä. "Tuskin" vastasi 17 seurakuntataloutta, kaikki suomenkielisiä, 8 % kyselyyn vastanneista seurakuntatalouksista edustaen 3 % väestöstä. Suomenkielisissä seurakuntatalouksissa tulosten keskiarvo oli 3,58 ja ruotsinkielisissä seurakuntatalouksissa 3,91. 10

11 Tulosten tarkastelun yhteydessä tehtiin ristiintaulukointi hautaustoimen yhteistä tietojärjestelmää kohtaan koetun kiinnostuksen ja seurakunnan käyttämän hauta- ja vainajarekisteriohjelman välillä. Katsotteko, että hautaustoimen yhteisen tietojärjestelmän kehittäminen voisi palvella seurakuntanne tai seurakuntayhtymänne tarpeita - kun hauta-/vainajarekisteriohjelmana on: Status muu Prime manuaalinen kortisto 3 3,2 3,4 3,6 3,8 4 Kaavio 5: Ristiintaulukointi hautaustoimen yhteistä tietojärjestelmää kohtaan koetun kiinnostuksen ja seurakunnan käyttämän hauta- ja vainajarekisteriohjelman välillä Kiinnostus hautaustoimen yhteistä tietojärjestelmää kohtaan on suurin seurakuntatalouksissa, joissa hauta- ja vainajarekisteriä ylläpidetään manuaalisella kortistolla. Kiinnostus on vähäisintä seurakuntatalouksissa, joissa rekisteriohjelmana on Status. Tulos on vain suuntaa-antava, koska kiinnostus yhteistä järjestelmää kohtaan on riippuvainen muistakin tekijöistä kuin käytetystä hauta- ja vainajarekisteriohjelmasta. Vastaajien odotukset hautaustoimen yhteiseltä tietojärjestelmältä Vapaatestikenttävastauksissa korostui ohjelman toimivuus, ohjelman tulisi käyttöönotettaessa olla valmiiksi testattu. Toinen keskeinen ominaisuus on ohjelman helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys. Tärkeänä pidettiin yhteyksiä eri ohjelmien ja tietojärjestelmien välillä siten, että samoja tietoja ei tarvitse syöttää useaan kertaan. Järjestelmän liittymis- ja ylläpitomaksujen tulisi olla edulliset. Tietojen raportointimahdollisuuksien tulisi olla monipuolista. Vastauksissa esitettiin myös ideoita ohjelman erilaisista käyttötavoista ja -mahdollisuuksista. Monessa toivottiin nykyisin käytössä olevien lisäksi karttaohjelmaa ja ohjelman käyttömahdollisuutta maastossa. Myös sovelluksen käyttömahdollisuuksiin asiakaspalvelussa kiinnitettiin huomiota. Joillakin vastaajilla on huonoja kokemuksia kirkon yhteisistä sovellushankkeista. Monessa vastauksessa ilmaistiin tyytyväisyys seurakunnan tällä hetkellä käyttämään ohjelmaan ja suhtauduttiin varauksellisesti uuteen järjestelmään siirtymistä kohtaan. 11