ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2014

Transkriptio

1 OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA TALOUSVALIOKUNTA ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2014

2 SISÄLLYSLUETTELO TIIVISTELMÄ 3 1 VUODEN 2014 ARVIOINTI 4 2 YLIOPPILASKUNNAN TALOUS 5 3 TOIMINNAN TOTEUTUMINEN 5 4 TALOUDELLISET RISKIT 7 5 KEHITYS 8

3 Tiivistelmä Tämä Oulun yliopiston ylioppilaskunnan (myöh. OYY) tarkastuskertomus on jaettu talouden ja toiminnan toteutumisen sekä talouden riskien tarkasteluun. Lisäksi kertomuksessa huomioidaan toiminnan ja talouden kehityskohteita sekä suoritetaan tarkastuksen itsearviointi, jonka tavoitteena on tarkastuksen jatkuva kehittyminen. Talousvaliokunta on valmistellut tarkastuskertomuksen OYY:n edustajiston käyttöön. Kertomusta voi hyödyntää tilinpäätöksen käsittelyssä sekä toiminnan suunnittelussa. Talousvaliokunta on valmistellut tarkastuskertomuksen kokouksissaan ja Oulun yliopiston ylioppilaskunnan tilikauden 2014 talousluvut ovat toteutuneet pääpiirteissään hyvin. Tilikauden tulos on toteutunut ennakoidulla tavalla, ja tilikaudella ei ole merkittäviä poikkeamia. Voidaankin todeta, että taloutta on tilikaudella suunniteltu onnistuneesti. Toimintasuunnitelman toteutuminen on niin ikään ollut pääosin onnistunutta. Talousarvion ja toimintasuunnitelman keskinäisestä suhdetta arvioitaessa on hyvä huomata, että OYY:n perustavanlaatuiset talouteen ja toimintaan vaikuttavat tekijät ovat rakenteellisia. Organisaation kokoon nähden toiminnan toteutuminen edellyttää kustannuksiltaan joskus raskaitakin rakenteita (toimitilat, palkkakustannukset). Tällöin toimintasuunnitelmassa esitetyt toiminnan tavoitteet eivät suoraan ole taloudellisia rasitteita, vaan niiden toteutuminen saavutetaan jopa kevyin resurssein. Kokemusta strategian toteutumisesta ja toimivuudesta ei tähän kertomukseen kyetty arvioimaan, sillä uutta strategiaa päivitetään parhaillaan. Tulevaisuudessa toiminnan arviointi voidaan ylettää myös strategian toteutumiseen. Talousvaliokunta näkee strategian seurannan olevan yksi keskeisimpiä tarkastuksessa arvioitavia kohteita.

4 1 Vuoden 2014 arviointi Oulun yliopiston ylioppilaskunnan talouden ja toiminnan tarkastus on järjestetty OYY:n edustajiston hyväksymän hallintosäännön mukaisesti. OYY:n hallintosäännön 5 luvun 27 mukaan Talousvaliokunta on suoraan edustajiston alaisuudessa toimiva ylioppilaskunnan toimielin. Talousvaliokunnalle ei saa antaa tehtäviä, jotka vaarantavat sen riippumattomuuden ylioppilaskunnan hallinnon tai talouden tarkastamiseen. Edelleen hallintosäännön 5 luvun 29 mukaan Talousvaliokunnan tehtävänä on: 1) valmistella edustajiston kokousta varten: 1. ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisön valinta; 2. ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistaminen; 3. vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja pääsihteerille; 4. vahingonkorvauskanteen nostaminen hallituksen jäseniä, pääsihteeriä tai tilintarkastajaa vastaan; ja 5. erityisen tarkastuksen järjestämisestä päättäminen; 2) antaa tarvittaessa lausunto hallituksen valmistelemasta edustajiston päätösasiasta, joka liittyy ylioppilaskunnan talouteen tai talousvaliokunnan toimintaan; 3) arvioida, ovatko edustajiston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet toteutuneet ja onko ylioppilaskunnan toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 4) antaa edustajistolle kultakin edeltävältä kalenterivuodelta arviointikertomus edustajiston tilinpäätöskäsittelyä varten; ja 5) hoitaa muut edustajiston sille määräämät tehtävät. Arvioinnissa on vertailtu toimintakertomusta ja toimintasuunnitelmaa sekä tilinpäätöstä ja talousarviota. Kertomuksessa huomioidaan mainittujen asiakirjojen suurimmat eroavaisuudet. Sen tavoitteena on toimia päätöksenteon tukena sekä kuvata OYY:n toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Arvioinnin on suorittanut OYY:n edustajiston nimeämä talousvaliokunta. Talousvaliokunnan jäsenet Varsinaiset jäsenet Sami Sovio, puheenjohtaja Marko Määttä, varapuheenjohtaja Jaana Isohätälä Markku Hentilä Aki Lappalainen Mika Parkkari Valle Uimonen Muut Eero Manninen, pääsihteeri Vili Koistinen, edustajiston puheenjohtaja

5 2 Ylioppilaskunnan talous Tilikaudella 2014 ylioppilaskunnan talous on toteutunut onnistuneesti. Taloudessa on kuitenkin joitain rakenteellisia riskejä. Talousarvion suunnittelua tilikaudelle 2014 voidaan pitää pääasiallisesti onnistuneena. Taloudessa on jatkuvasti huomioitava riittävä maksuvalmius, joka ei saa vaarantua. Tässä seurannan jatkuvuus ja riittävyys ovat kriittisiä. Seurattavaa on paljon, ja seurannan hallintaan on kiinnitettävä enenevissä määrin huomiota. Tärkein tulojen toteutumisen mittari on jäsenmaksutuotot, jotka ovat toteutuneet ennakoidulla tavalla ( euroa). Kiinteistökulut muodostavat yhden suurimmista rakenteellisista kulueristä. Tilikaudella 2014 kiinteistökulut ovat laskeneet, mitä voidaan pitää hyvänä kehityksenä. On kuitenkin todettava, että mitään trendiä kulujen laskemisessa ei ole havaittavissa, vaan lasku on kertaluontoinen. Kertaluontoinen lasku johtuu uudesta ALV-hinnoittelusta, koska ylioppilaskunta ei harjoita kiinteistöllä arvonlisäveron vähennykseen oikeuttavaa toimintaa (AVL 30 1 mom.). Puistomannen toimistotilojen oltua osan vuodesta vuokraamatta muodostaa vuokratulojen alentuminen jo realisoituneen taloudellisen riskin kiinteistöjen osalta. Palkkakustannukset ovat toinen suuri rakenteellinen kuluerä, koska ylioppilaskunnan toiminta on työvoimaintensiivistä. Tilikaudella 2014 palkkakustannukset toteutuivat lähes täsmälleen budjetoidun mukaisesti ( euroa, mukana palkkiot). Ylioppilaslehden toiminta ei ole taloudellisesti toteutunut ennakoidulla tavalla, ja lehden tulos on euroa arvioitua tappiollisempi. Ero selittyy pääosin ilmoitustuottojen arvioitua pienempänä toteutumisena ( euroa), sillä osa vuodelle 2015 myydyistä mainoksista laskutettiin provisioina jo vuoden 2014 aikana. Toinen syy on budjetoitua suuremmat palkkakustannukset, joihin vaikuttivat päätoimittajan perhevapaan sijaisjärjestelyt (sivukuluineen euroa). Jatkossa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että lehden talous pysyy budjetissa. Sijoitustoiminnan tuotot ovat toteutuneet ennakoidusti. Sijoitustoiminnan kulut ja tuotot ovat pääasiallisesti kaupankäynnistä johtuvia. Lisäksi vuonna 2014 tehtiin sijoitustoiminnan analyysi, sijoitusstrategian uudistaminen ja varainhoitajan kilpailutus ulkopuolisen asiantuntijan avulla, ja tuon työn kustannukset näkyvät tässä. Sijoitussalkun kokoon ja budjettiin verrattuna kassa on paksu, euroa. Jatkossa on kiinnitettävä huomiota kassan tarkoituksenmukaiseen kokoon ja kassanhallinnan tehostamiseen. Varainhoitajan ja kirjanpidon konsultointi asiassa on tarpeen. Ylioppilaskunnan toiminnan ja jäsenpalveluiden mahdollisimman laajaan tavoittavuuteen, vaikuttavuuteen ja tehokkuuteen olisi syytä kiinnittää jatkossa huomiota. Lopuksi talousvaliokunta haluaa huomauttaa, että toiminnan kannattavuutta voi olla haastavaa arvioida ilman tarkoituksenmukaisia mittareita.

6 3 Toiminnan toteutuminen Talousvaliokunta toteaa, että toimintasuunnitelma ja vuosikertomus eivät vastaa toisiaan. Vuosikertomus ja toimintasuunnitelma ovat muodoltaan hyvin erilaisia, minkä vuoksi toimintasuunnitelman toteutumista on vaikea arvioida vuosikertomuksen avulla. Talousvaliokunta suosittaa vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman keskinäisen suhteen parantamista, jolloin toimintaa voidaan arvioida paremmin tarkastelemalla sitä suhteessa toimintasuunnitelmaan. Ylivuotista edunvalvonnallista toimintaa olisi tarkasteltava tarkemmin, ja sen toteutuminen on monin osin oleellisempaa kuin yksittäisten tilikautisten tapahtumien. Uutta strategiaa on valmisteltu vuonna 2014 arvioimalla vanhaa strategiaa ja suunnittelemalla uutta. Tähän ovat liittyneet tiiviisti myös toimenkuvien kartoitukset. Talousvaliokunta pitää strategian päivittämistä oleellisena, jotta toiminnan ja talouden toteutumista voidaan syvällisemmin arvioida. Myös toimenkuvien kartoituksen läpinäkyvyyttä voidaan lisätä työntekijäresurssin arvioinnin helpottamiseksi. Sääntöuudistus on ollut oleellinen osa tilikautta Sääntöuudistukset ovat toteutuneet osaltaan laajempina kuin oli suunniteltu, mikä on toiminnan kehittymisen kannalta merkittävää. Halloped.fi-toimintaa ei ole vieläkään käynnistetty, vaikka tähän on sijoitettu taloudellisia ja toiminnallisia resursseja jo ennen tilikautta Resursoinnin edellytyksenä tulisi aina olla päämäärätietoinen tavoite, ja tässä tapauksessa palvelun käyttöönotto. Toiminnassa ja taloudessa ei ole liikkumavaraa siten, että vastaavanlainen tyhjäkäynti olisi mahdollista. Muutoin OYY:n omana toimintana yhteistyö hallinnon opiskelijaedustajien kanssa on toteutunut, ja siten toiminta on ollut tavoitteiden mukaista. Jatko-opiskelijat ovat merkittävä resurssipotentiaali OYY:lle. Jatko-opiskelijajaosto on pyrkinyt tilikauden 2014 aikana tavoittamaan tätä päämäärää. On kuitenkin huomattava, että ilman alkupanostusta jatko-opiskelijoiden tarjoama resurssipotentiaali voi jäädä saavuttamatta. Resursointi edellyttää myös tässä päämäärätietoista ja tavoitteellista toiminnan kehittämistä. Jatko-opiskelijoiden huomioinnin ei tulisi olla vain toistuva toimintasuunnitelmakirjaus. Tilikauden 2014 aikana luotiin Universitas-käsikirja, johon on sijoitettu toiminnallisia resursseja. OYY ei järjestänyt suunniteltuja urheilukilpailuja OSAKO:n kanssa, vaan liikuntasektorin osalta järjestettiin Keep fit -tapahtumia. Liikuntatoiminnan osalta tilikauden merkittävä tapahtuma oli OYY:n eroaminen Opiskelijoiden liikuntaliitosta. Jatkossa on syytä keskustella, miten liikuntaedunvalvonta ja liikuntapalvelut tuotetaan. Vaalivaikuttamisen (Europarlamenttivaalit 2014) toteutumista on haastavaa arvioida. Eurovaalivaikuttamisen tueksi tarkoitettua visiota ei koskaan toteutettu, ja siten OYY:n vaikuttaminen nojasi Suomen ylioppilaskuntien liiton kanssa tehtävään yhteistyöhön. Vaalivaikuttaminen on oleellinen osa edunvalvontaorganisaation toimintaa, mutta sen arviointia tulisi voida kehittää. Kun toimintaan sijoitetaan resursseja, sen tulee olla tavoitteellista.

7 Toimintasuunnitelmassa mainittua varsinaista alumnitoimintaa ei tilikauden 2014 aikana juuri toteutettu. Alumnitoimintaa kuitenkin edistettiin muilla tavoin. Talousvaliokunta näkee alumnitoiminnan merkittävänä potentiaalina suomalaisessa yliopistokentässä. Tulevaisuudessa alumnit voivat toimia merkittävinä resursseina niin ylioppilaskunnan talouden tukemisessa kuin lainmukaisen tarkoituksen toteutumisessa. Vuoden 2014 toimintasuunnitelmaan kirjattua kieliohjelmaa edistettiin tavoitteiden mukaisesti. Viestintä on toteutunut suunnitellun mukaisesti, eli mm. viestintäklubit on järjestetty. Tilikaudella on toteutettu opiskelijan viestintäsuunnitelma ja viestintästrategiatyö yliopiston kanssa. Talousvaliokunta huomauttaa, että suunnitelmien toteutumista tulisi myös arvioida OYY:n toiminnassa. Tilikaudelle 2014 suunniteltua, yhdessä kattokiltojen kanssa järjestettävää, Wappu tulee - tapahtumaa ei tullut. Tapahtuma kaatui kiinnostuksen puutteeseen. Talousvaliokunta päättelee, että edustajistotasolla linjatut laajat tapahtumat eivät aina palvele tarkoitustaan. Muutoin perinteiset tapahtumat on järjestetty toiminnallisesti onnistuneesti, ja niiden tavoittavuutta jäsenistön keskuudessa voidaan pitää hyvänä. 4 Taloudelliset riskit Ylioppilaskunnan talous on luonteeltaan julkista. Talousvaliokunta pitää tärkeänä talouden tasapainon tavoittelua ja mahdollisten säästökohteiden tarkastelua. Talouden tulopuolella liikkumavaraa on lähinnä maksujen korottamisessa. OYY:n taloutta ei pidetä kriisiytyneenä, mutta taloudellisia riskejä on olemassa. Palkkakustannuksissa merkittävin riski on mahdollinen korkeimman oikeuden langettava tuomio Tampereen yliopiston ylioppilaskunnalle, mikä voisi johtaa Journalistiliiton työehtosopimuksen soveltamiseen ylioppilaskunnissa. OYY:ssä tämä koskettaisi pientä toimitushenkilöstöä. Tällöin lehtitoiminnan jatkuminen nykymuotoisena tulisi arvioida välittömästi. Asiasta tulisi käydä jo ennakoiva periaatteellinen keskustelu. Oulun yliopistolla valmistellaan niin sanottua passiivirekisteriä, mikä toteutuessaan tarkoittaa jäsenkehityksen yhtäkkistä pudotusta. Tämä muodostaa taloudelle suuren riskin, ja sen toteutuessa ylioppilaskunnan toiminnan laajuutta on tarkasteltava välittömästi. Asiasta tulisi käydä jo ennakoiva periaatteellinen keskustelu. Puistomannen vuokratulojen epävarmuus on taloudellinen riski, joka tulee huomioida. Puistomannen myyntiin tai kehittämiseen voidaan jollain aikavälillä varautua.

8 5 Kehitys Arviointikertomus on suoritettu ensimmäistä kertaa nykymuotoisten sääntöjen voimassaolon aikana. Kertomuksessa on huomioitu tärkeimpiä kehittämisen kohteita. Sisäisen arvioinnin kehittäminen, mm. toimintasuunnitelman ja vuosikertomuksen yhdenmukaistaminen sekä strategian ja suunnitelmien arviointimittaristot, edesauttavat myös talousvaliokunnan arvioinnin laadun parantumista. Toiminta on työvoimaintensiivistä, ja toiminnan toteutumisen kannalta henkilöstön rooli on oleellinen. Kehityskeskusteluja, sairauspoissaolojen seuraamista ja työtyytyväisyyden mittaamista voidaan edelleen kehittää. Talousvaliokunta huomauttaa, että toimintaympäristö on haastava ennakoida ja tästä johtuviin riskeihin on keskeistä varautua. Riskeihin varautuminen ja toiminnan sisäinen tarkastelu nähdään jatkossa oleellisempana osana ylioppilaskunnan arkea. Ylioppilaskunnan toimintaa ja taloutta tulee jatkossa voida arvioida tiiviimmin myös uuden strategian valossa.