Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi

Transkriptio

1 Lahden seudun ympäristöpalvelut Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi Kouvolan ympäristöhallintajärjestelmän toimivuus kehittämisen ja vaikuttavuuden parantamisen näkökulmasta Lahden kaupunki/tekninen ja ympäristötoimiala/lahden seudun ympäristöpalvelut

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Vertaisarviointi Integroitu johtamisjärjestelmä Vertaisarvioinnin johtopäätökset... 4 Liite 1 Haastateltavat ja haastatteluaikataulu... 8 Liite 2 Vertaisarvioinnin kysymyssarjat Liite 3 Vertaisarvioinnin mini-swot-yhteenvedot Liite 4 Kouvolan vuoden 2014 ympäristötavoitteiden arviointia Liite 5 Vertaisarvioinnin tausta-aineistoa Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi ii

3 1 Johdanto Huhtikuun 2013 alussa Kouvolassa järjestetyssä Lahden seudun ympäristöpalvelujen (LSYP) ja Kouvolan ympäristönsuojelun välisessä palaverissa nousi esiin vertaisarviointi ja sen hyödyntäminen ympäristöjärjestelmän arvioinnissa. Vertaisarvioinnissa oman organisaation ulkopuolelta tulevat saman alan kollegat arvioivat jotain ennalta sovittua toimintoa tai prosessia. Elokuun lopussa sovittiinkin, että LSYP:n edustajat arvioivat syksyn aikana Kouvolan ympäristöhallintajärjestelmän toimivuutta sen kehittämisen ja vaikuttavuuden parantamisen näkökulmasta. Lokakuun haastatteluvaiheessa nostettiin vielä erityiseksi tavoitteeksi hakea näkemyksiä siitä, miten talousarvion ympäristövuositavoitteiden asettamisen käytäntöjä voitaisiin Kouvolassa kehittää nykyisestään. Valittu ympäristöjärjestelmäteema tuki myös LSYP:ssa alkamassa oleva Hollolan, Lahden ja Nastolan yhteisen ympäristöhallintajärjestelmän uudistustyötä. LSYP:n arviointiryhmän muodostivat ympäristönsuojelupäällikkö Tarja Laitinen, hankesuunnittelija Emmi Leppänen, kestävän kehityksen koordinaattori Marko Nurminen ja ympäristönsuojelusuunnittelija Timo Permanto. Ryhmän vetäjänä toimi Marko Nurminen. Arviointiryhmällä on laajaa kokemusta kaupungin ympäristöjärjestelmätyöstä. Lisäksi kaikilla arvioijilla on vertaisarviointikokemusta, viimeisimpänä huhtikuussa 2013 toteutettu ILKKA-hankkeen Helsingin, Lahden ja Turun ilmasto- ja hulevesiohjelmatyön vertaisarviointi osallistujakaupunkien kesken. Kouvolan vertaisarviointia koordinoivat ja järjestivät kaupungin ympäristönsuojeluyksiköstä ympäristöasiantuntija Anna-Riikka Karhunen, ympäristöpäällikkö Hannu Friman ja ympäristösuunnittelija Kati Halonen. Vertaisarviointihaastatteluja varten valmistauduttiin syyskuun aikana. Etukäteen toimitetun taustaaineiston avulla muodostettiin lähtökohtainen kokonaiskuva vertaisarvioinnin kohteena olevasta Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmästä. Haastattelurungon ja kysymyssarjojen rakentamisessa hyödynnettiin ILKKA-vertaisarvioinnissa hyödynnettyä integroidun johtamisjärjestelmän IMS-kehikkoa. Vertaisarviointiryhmä sai kysymyssarjojen muokkauksessa ja kohdentamisessa tukea Kouvolan koordinaatiotiimiltä. Ennen lokakuun haastatteluja pidettiin neljä arviointiryhmän sisäistä suunnittelukokousta ja kaksi etäyhteydellä toteutettua valmistelukokousta Kouvolan tiimin kanssa. Haastattelut tehtiin Kouvolassa. Tarja Laitinen ja Marko Nurminen sekä Emmi Leppänen ja Timo Permanto muodostivat kaksi työparia, jotka haastattelivat kahden päivän aikana yhteensä 22 henkilöä. Lisäksi jälkikäteen haastateltiin puhelimitse vielä neljä avainhenkilöä. Kouvolassa tehtyjen toimijahaastattelujen päätteeksi pidettiin haastateltaville ja koordinaatiotiimille suunnattu vapaamuotoinen päättökeskustelu, jossa käytiin läpi haastattelujen mini-swot-esityksen avulla. LSYP:n vertaisarviointiryhmä koosti haastattelujen ja aineiston pohjalta tiiviit perustulokset, joita se esitteli etäyhteyden avulla Kouvolan ympäristöryhmän kokouksessa Tämä raportti sisältää tämän johdantoluvun sekä lukujen 2 ja 3 vertaisarvioinnin ja IMS-tarkastelunäkökulman esittelyjen jälkeen Kouvolan vertaisarvioinnin yleiset johtopäätösmäiset tulokset luvussa 4. Sen sisältö pohjautuu haastatteluihin, liitteen 3 mini-swot-yhteenvetoon ja liitteen 5 kirjalliseen tausta-aineistoon. Haastatellut ja haastatteluaikataulut löytyvät liitteestä 1 ja haastattelujen kysymyssarjat ovat liitteessä 2. Kouvolan vuoden 2014 ympäristötavoitteiden arviointi on omana liitteenään 4. Tämä raportti valmistui Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 1

4 2 Vertaisarviointi Vertaisarviointi on menetelmä, jossa saman alan kollegat oman organisaation ulkopuolelta arvioivat jotain ennalta sovittua toimintoa tai prosessia. Vertaisarviointi, englanninkielisessä kirjallisuudessa Peer Review, on tiettävästi alun perin kehitetty tieteellisten julkaisujen arviointiin. Vertaisarvioinnissa on yleisesti tavoitteina tunnistaa nykyisen toiminnan hyvät ja toimivat käytännöt sekä toisaalta kehittämistarpeet saada ulkopuolisilta kommentteja ja uusia ideoita ja päästä vertailemaan omaa tekemistään muiden organisaatioiden vastaaviin oppia toiselta molemmat vertaisarvioinnin osapuolet yleensä oppivat arvioinnin aikana siten, että omaan työhön liittyvät käytännöt ja menetelmät kehittyvät parantaen samalla ammattitaitoa ja organisaation osaamista. Vertaisarvioinnin osapuolet ovat arvioitava organisaatio tai toiminto sekä arviointiryhmä. Arviointiryhmä voi koostua yhden organisaation edustajista tai sitten siinä voi olla henkilöitä esimerkiksi useammasta kunnasta. Arvioinnin lopputuloksen kannalta on yleensä hedelmällisempää, jos arviointiryhmä koostuu useamman organisaation edustajasta. Tämä riippuu tietysti myös arvioinnin kohteesta. Jos arvioijaryhmä on kovin laaja-alainen, saattaa tulla käytännön ongelmia organisoitumisessa ja arvioinnin valmistelussa. Vertaisarvioinnin päävaiheet voidaan erotella esimerkiksi seuraavasti: arvioitavan kohteen valinta ja rajaaminen arvioinnin osallisten organisointi: arviointiryhmän kokoaminen ja sen vetäjän nimeäminen sekä arvioinnin kohteen vastuuhenkilön tai -henkilöiden nimeäminen arviointitapahtuman valmistelu: arviointihaastattelujen ajankohta sovitaan yhdessä, arvioitava organisaatio toimittaa arviointiryhmälle hyvissä ajoin ennen sovittuja haastatteluja tarvittavan arvioitavaan kohteeseen liittyvän aineiston, arviointiryhmä tutustuu aineistoon ja laatii haastattelujen kysymyssarjat ja arvioinnin kohteen vastuuhenkilö järjestää arviointihaastattelujen paikat sekä kutsuu tarvittavat henkilöt haastatteluihin arviointitapahtuma: arviointiryhmä tai -ryhmät suorittaa haastattelut sovitun aikataulun mukaisesti, ryhmä kokoaa haastattelujen päätteeksi tiiviin yhteenvedon tai SWOT-analyysin haastatteluista ja arviointitapahtuman päätteeksi pidetään ensimmäinen palautetilaisuus, johon kutsutaan kaikki arviointiin osallistuneet arviointiryhmä laatii vertaisarvioinnista kirjallisen raportin, joka toimitetaan arvioinnin kohteelle. Kaikkiin vaiheisiin panostaminen ja riittävän aikaresurssin varaaminen ovat tärkeitä, jotta arviointi onnistuisi molempien osapuolten näkökulmasta. Jo arvioinnin suunnittelu ja ennakkomateriaaliin paneutuminen antaa arviointiryhmälle hyvän tilaisuuden benchmarkata omia käytäntöjään ja ideoita niiden kehittämiseen. Jos arviointitapahtumaan on saatu arvioitavan toiminnan kannalta oikeat haastateltavat ja se on muutenkin hyvin organisoitu, lisää se jo sinällään asian arvoa sen tekemisen ydinjoukossa. Tässä on tietysti myös edellytyksenä se, että arviointiryhmä on hyvin valmistautunut ja esittää arvioinnin kohteen kannalta relevantteja haastattelukysymyksiä. Haastattelujen päätteeksi tehtävä ensimmäinen palautetilaisuus antaa kaikille osallistuneille mahdollisuuden tuoreeltaan keskustella ja tuoda esiin omia kehittämisehdotuksiaan arvioitavaan kohteeseen. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 2

5 3 Integroitu johtamisjärjestelmä Kouvolan ympäristöohjelman ja ympäristöjärjestelmän yhdeksi arviointiperusteeksi sovittiin valmisteluvaiheessa ns. integroitu johtamisjärjestelmä (Integrated Management System). Järjestelmä perustuu yleisesti käytettyyn johtamisen sykliin ja seuraavassa esitetty on kehitetty ICLEI:n Euroopan toimiston 2000-luvun lopulla vetämässä Managing Urban Europe 25 -hankkeessa (MUE25). Lisäksi järjestelmää on myöhemmin kehitetty Itämeren kaupunkien liiton (UBC) ympäristösihteeristön johtamassa CHAMP-hankkeessa, jossa myös Kouvola oli partnerina. Kouvolan ympäristöjärjestelmän rakenteessa ja järjestelmän ohjeistuksissa integroitu johtamisjärjestelmä on hyvin huomioitu. Kuva 1 Integroitu johtamissykli Kuvan 1 integroidun johtamissyklin osat painottuvat eri tavoin riippuen muun muassa siitä mitä aikajännettä käytetään. Esimerkiksi vuositasolla asioiden hallinnassa voidaan joitakin osia painottaa vähemmän kuin vaikkapa valtuustokauden kestävässä johtamissyklissä. Kokonaisuudessaan järjestelmän kaikki osat ovat kuitenkin yhtä tärkeitä ympäristöasioiden onnistuneen hallinnan ja johtamisen kannalta. Johtamissyklin pääkohdat olivat myös vertaisarvioinnin rakenteen sekä myös osittain raportoinnin pohjana. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 3

6 4 Vertaisarvioinnin johtopäätökset Vertaishaastattelujen perusteella Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmän koordinointityö on oikeassa paikassa ja pätevissä käsissä kaupungin ympäristöyksikössä. Ympäristöasiantuntija Anna- Riikka Karhunen on ottanut aktiivisen roolin ympäristöjärjestelmätyön koordinoijana. Toimivalta vaikuttava yhteistyö muun muassa kaupungin strategiayksikön kanssa varmistaa osaltaan, että ympäristöasiat välittyvät kaupunkikonsernin johtoon saakka. Pelkona on kuitenkin, että osaamisringistä ja lähitukiverkostosta huolimatta ympäristöjärjestelmän operatiivinen toteutus jää pahimmassa tapauksessa kriittisesti liian harvojen henkilöjen varaan. Tämä nostaa esiin kysymyksen, allokoidaanko ympäristötavoitteiden asettamiseen ja niiden tukemiseen jatkossakin tarpeeksi resursseja. Ympäristöryhmän selkeä asema ja jatkohaasteet Poikkihallinnollisella ympäristöryhmällä vaikuttaa olevan selkeä toiminnalla rakennettu mandaatti Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmätyön keskiössä. Sen on mahdollista vahvistaa jatkossa rooliaan kaupungin ympäristöasioiden mielipidejohtajana ja kaupunkistrategian Laadukas ympäristö -päämäärän ohjaajana yhteistyössä mahdollisesti muille strategian päämäärille perustettavien vastaavien työryhmien kanssa. Ympäristöjärjestelmän toiminnan vakiintuessa haasteeksi muodostuu ylläpitää ryhmän roolia aktiivisena kaupungin ympäristöjohtamisen kehittäjänä. Ryhmäläisten tähän asiaan liittyvän työtaakan hallintaan on kiinnitettävä huomiota. Yksittäisessä kokouksessa käydään nykyisellään läpi lukuisia asiakokonaisuuksia. Ympäristöryhmän jäsenillä ei välttämättä ole aikaa käydä kunnolla aineistoja läpi, eikä raportointituloksia ehditä ruotimaan kokouksissa tarpeeksi hyvin. Riskinä onkin, että ympäristöryhmän työ rutinoituu, jolloin sen jäsenten sitoutuminen ryhmän työhön ja tavoitteisiin heikkenee. Ympäristötyöryhmään näyttäisi valikoituneen sen teeman ja toiminnan kannalta avainrooleissa olevia ja asiaan sitoutuneita Kouvolan kaupungin virkamiesedustajia. Vertaisarviointihaastatteluissa nousi kuitenkin myös esiin näkökulmia, joiden mukaan ympäristöryhmän kokoonpano nähtiin hajanaisena esimerkiksi siten, että sen jäsenet toimivat liikaa eri toimija- ja päätöstasoilla. Lisäksi esitettiin toiveita siitä, että kokouksiin osallistujat paneutuisivat nykyistä enemmän kokouksiin ja niiden hyvin valmisteltuihin aineistoihin. Päätöksentekijöiden onnistunut sitouttaminen ja jatkohaasteet Poliittisten päätöksentekijöiden sitouttamisessa näytettäisiin onnistuneen Kouvolassa hyvin. He ovat olleet mukana ympäristöjärjestelmätyössä sen kehitysvaiheesta lähtien varsinaiseen ohjelman toteutukseen asti. Ympäristöohjelmatyön aloittamisesta ja hyväksymisestä päätettiin Kouvolassa yksimielisesti. Myös ympäristölinjauksia sisältävä uusi kaupunkistrategia on saanut selkeän poliittisen hyväkysynnän kaupunginvaltuustolta. Politiikoilla on myös avainroolit poikkihallinnollisessa ympäristöryhmässä. Siinä ovat mukana kaupunginhallituksen edustaja puheenjohtajana ja rakennus- ja ympäristölautakunnan puheenjohtaja ryhmän varapuheenjohtajana. Päätöksentekijöiden rooli ympäristötyössä on vahvasti henkilösidonnaista sama reunaehto koskee tietenkin myös ympäristöryhmän virkamiesjäseniä. Kaupungin poliittiselle päätöksenteolle luontainen valtuustokausittainen sykli ja vetovastuun vaihtuminen asettaa haasteensa ryhmän toimivuudelle ja sen vaikutusvallan jatkumolle. Ympäristöryhmän merki- Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 4

7 tyksen sisäistäneet poliittiset päätöksentekijät pystyvät lisäämään ryhmän painoarvoa ja edistämään laajemminkin ympäristöasioita Kouvolan kaupungin päättäjäkentässä. Ympäristötavoitteiden onnistunut talousarviointegrointi ja jatkohaasteet Kouvolan ympäristöohjelmassa on paljon tavoitteita. Niiden tarkkuudesta ja velvoittavuudesta tuntuu vertaisarviointihaastattelujen perusteella olevan eri näkökantoja ja ne nähdään joiltain osin epäyhtenäisinä. Ohjelmassa ei ole aikataulutettu tavoitteiden saavuttamista eikä toimenpidekokonaisuuksien keskinäinen priorisointi ole selkeää. Ympäristötavoitteiden asettaminen näyttää kuitenkin prosessina toimivalta ja se on sidottu Kouvolassa onnistuneesti kaupungin päätöksenteon kannalta avainasemassa olevaan talousarvioprosessiin. Ympäristöohjelma näyttää toimivan eräänlaisena ympäristötavoitteiden laarina, josta syötetään asioita kaupungin yleiseen johtamisjärjestelmään toteutettavaksi. Ympäristöryhmä on vuosittain määritellyt toimialojen ympäristötavoitteiden painopistealueet. Priorisoinnille ja ryhmän suodattavan portinvartijan roolille näyttäisi olevan tarvetta jatkossakin. Selkeistä ohjeista ja hyvästä opastuksesta huolimatta toimialojen johtoryhmätasolla asetettuja tavoitteita on ollut ehkä liikaa ja osa niistä on ollut kunnianhimottomia. Joillain toimialoilla vuositavoitteiden valmistelu tapahtuu vertaisarviointihaastattelujen perusteella aivan liian pienessä piirissä. Kaiken kaikkiaan jäi epäselväksi, mikä rooli toimialojen asettamilla ympäristötavoitteilla on Kouvolan pidemmän aikajänteen ympäristötavoitteiden saavuttamisessa. Vertaisarvioinnissa jäi lisäksi avoimeksi se, miten hyvin ympäristöryhmän jäsenet ovat onnistuneet tehtävässään edistää ympäristötavoitteiden asettamista ja toteutumista omilla toimialoillaan ja yksiköissään. Kouvolan vuoden 2014 ympäristötavoitteita arvioidaan tarkemmin SMART-kehikon avulla raportin liitteessä 4. Toiminnallisten tavoitteiden määrän rajoittaminen talousarviossa vähentää vääjäämättä sitovien ympäristötavoitteiden lukumäärää. Vaikka tämä voi periaatteessa muodostua ongelmaksi ympäristöasioiden eteenpäin viemiselle, samalla tarjoutuu mahdollisuus selkeyttää tavoitteita ja keskittyä niihin kaupunginvaltuustoon ja strategiaan nähden sitoviin ympäristötavoitteisiin, joihin Kouvola voi kaupunkiorganisaationa todella vaikuttaa. Lisäksi toimialat voivat lisätä ympäristötavoitteita käyttösuunnitelmiinsa, jotka käytännössä ohjaavat talousarviotavoitteita paremmin yksiköiden toimintaa. Käyttösuunnitelmien ympäristötavoitteiden laadukkuuden ohjaaminen on kuitenkin haasteellista. Se olisi asioiden toteutumisen kannalta kuitenkin tärkeää siksikin, että talousarvioon kirjatut ympäristötavoitteet ovat enimmäkseen hyvin yleispiirteisiä. Vertaisarviointi ei kuitenkaan porautunut käyttösuunnitelmatason toteutukseen, vaan tarkastelussa pitäydyttiin järjestelmän ylätason toiminnassa ja tavoitteenasettelussa. Ympäristöasioiden toimiala- ja yksikkötason johtajuutta tarvitaan Ohjelmatyö kaipaa laajempaa sitouttamista ja vastuutusta sekä ympäristöasioiden johtajuutta toimialoilla ja yksiköissä. Haasteellisten ympäristötavoitteiden asettamiseen tarvitaan henkilöstön osallistamista ja sitouttamista tavoitteiden asettamiseen. Näyttäisi kuitenkin siltä, että ympäristötavoitteiden asettelu ei ole ruohonjuuritasolle saakka selkeä. Ympäristöasioiden johtajuus ja tavoitteisiin sitoutuminen ei tunnu vielä näkyvän yksiköissä. Ympäristöjohtamisessa painotetaan ehkä liikaa työntekijöiden omaa asennetta ja sen vaikutusta ilman, että johdon suunnalta annetaan selkeää viestiä, esimerkkiä ja kannustetta henkilöstön suuntaan kaupungin ympäristötavoitteiden aiheuttamasta arkisten toimintamallien muutostarpeesta. Henkilöstön sitouttaminen ja kannustaminen ympäristöasioissa on jäänyt Kouvolassa vielä puolitiehen. Samaan hengen vetoon on kuitenkin todettava, että tämä on lähes kaikkien muidenkin kaupunkien ja organisaatioiden ympäristötyön yleisin helmasynti. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 5

8 Kouvolan kaupungin oma ekotukihenkilöjärjestelmä tarjoaa kehikon ympäristöasioiden henkilökohtaistamiselle. Heidänkin työnsä on kiinni johtamisesta ja siitä, miten paljon heille annetaan aikaa ja mahdollisuuksia viedä ympäristöasioita eteenpäin yksiköissään oman osaamisen ja eri toimialoilla ja palveluissa toimivien ekotukihenkilöiden verkostoitumisen kautta. Ekotukihenkilöiden toimintapotentiaalia kannattaa valjastaa käyttöön ja ruokkia heidän mahdollista sisäistä ympäristötyöpaloaan. Laadukkaassa seurannassa ja raportoinnista löytyy vielä parannettavaakin Ympäristötavoitteiden ja indikaattorien seuranta vaikuttaa Kouvolassa järjestelmälliseltä ja laajaalaiselta. Raportointi luo ympäristöasioille laajemman kontaktipinnan kaupunkiorganisaatioon. Lisäksi osa Kouvolan ympäristöraportoinnista integroituu kaupungin toiminnan kannalta avainasemassa olevaan talousarvioprosessiin ja sen raportointiin, kun ympäristötavoitteiden toteutumista seurataan muiden toiminnallisten tavoitteiden tavoin Ratsu-järjestelmän avulla. Ympäristöraportoinnin osalta on tarvetta kiteytykseen ja kohderyhmittäiseen suuntaamiseen. Raportoinnissa on rationalisoinnin varaa ilman, että niille asetetut perustavoitteet siitä vaarantuisivat. Raskaahko seuranta- ja raportointityö alkaa muuten vähitellen nakertaa liikaa aikaa ohjelman käytännön edistämiseltä ja nykyisin varsin hyvällä tolalla olevalta toimijatasolle ulottuvasta ympäristöjärjestelmän jalkautumiselta. Haastatteluissa nousi myös esiin ympäristötyön analyyttisemmän tarkastelun tarve. Tarkastelun voisi yhdistää johonkin muuhun raportointiin kuten Kouvolan kaupungin toimintakertomukseen. Nykyisenkaltaisen ympäristötilinpäätöksen hyödyllisyydestä etenkin ympäristöohjelmalle tai raportoinnille voidaan olla montaa mieltä. Lisäksi ympäristöohjelman toteutumista on haastattelujen mukaan osin hankala arvioida, koska mittareita ei kaikilta osin ole tai ne eivät ole kunnollisia. Sisäinen viestintä vaikuttaa laadukkaalta. Mallikas viestintäsuunnitelma on valmistunut, mutta sen toteutusta ei ole seurattu. Raportit, materiaalit ja kuukausitiedotteet ovat kattavia. Raportoinnin tavoin voidaan kuitenkin kysyä, jaetaanko informaatiota oikeastaan liikaakin. Kirjallista ja sähköistä viestintämateriaalia voi tiivistää ja kohdentaa paremmin. Vertaisarvioinnissa jäi avoimeksi, miten hyvin ympäristöasioista ja -järjestelmästä viestiminen on onnistunut Kouvolan kaupungin sidosryhmien suuntaan. Kokonaisuutena mallikas järjestelmä ja toimintaympäristön muutos Kouvolan kaupungin ympäristöohjelma on ohjelmatyönä ja järjestelmänä mallikas, lähes ihanteen mukainen saavutus. Tehty peruskartoitus ja kerätty tausta-aineisto ovat helposti lähestyttäviä ja ne ovat ilmeisen hyvin tukeneet ympäristöohjelman laadintaa. Kouvolan kaupunki on hyödyntänyt onnistuneesti ohjelman valmistelussa EkoKymenlaakso-hankkeen mahdollisuuksia. Ympäristöohjelman laadintaa on tukenut myös rinnalla samanaikaisesti edennyt kaupunkistrategian ohjelmatyö. Lisäksi on tuotu rohkeasti esiin ympäristötyön arvoa euroina ympäristön tilan parantamiseen liittyvien suorien kustannusten ja taloudellisten hyötyjen avulla. Ympäristöohjelman ja -työn jälki näkyy Kouvolan uuden kaupunkistrategian Laadukas ympäristö - päämäärän tavoitteenasettelussa ja ympäristöpainotuksissa. Tämä on mahdollisuus pitää yllä ja vahvistaa ympäristönäkökulmaa Kouvolan kaupungin omassa toiminnassa. Lisäksi ympäristöohjelman tarjoaa myös mahdollisuuden operationalisoida strategian ympäristölinjauksia lähemmäs käytäntöä. Yleisesti voidaan sanoa, että Kouvola on selkeästi ottanut muutamassa vuodessa jättiharppauksia kaupunkiorganisaation ympäristöasioiden hallinnassa. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 6

9 Toimintaympäristö muuttuu kuitenkin koko ajan ja kaupungin ympäristötyön reunaehdot tuntuvat murenevan yhä nopeampaa tahtia, joten voidaan kysyä, onko ohjelma tarpeeksi robusti ennakoimaan muutoksia ja tarvitaanko oikeastaan ohjelmatyön pelkistämistä ja olennaisten toimenpiteiden vaikutusten vahvempaa esiin tuomista. Lisäksi ympäristöohjelman tavoitteenasettelu ei välttämättä kykene nostamaan tarpeeksi esiin pidemmällä jänteellä tärkeitä ja poliittisesti kivuliaitakin linjauksia vaativia strategisia teemoja kuten mm. Kouvolan kaupunkirakenteen eheyttämiseen liittyvät kysymykset. Myös ympäristöohjelman konsernirajausta voisi pohtia vielä uudestaan, vaikka nykyinen rajaus on tehty tietoisesti; perustelut eivät tule tosin suoraan ilmi ohjelmasta tai sen tausta-aineistosta. Tämä aiheuttaa epätietoisuutta mm. siitä, miten paikallisen energiantuotannon ympäristökysymykset on integroitu ympäristöohjelmaan ja -järjestelmätyöhön. Millaista lisäarvoa ympäristöohjelma saisi, jos siihen sisältyisi KSS Energian ja kaupungin vuokrataloyhtiön kaltaiset merkittävät kouvolalaiset toimijat? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 7

10 Liite 1 Haastateltavat ja haastatteluaikataulu Vertaisarviointi haastattelut tehtiin Tarja Laitinen ja Marko Nurminen sekä Emmi Leppänen ja Timo Permanto muodostivat kaksi työparia, jotka haastattelivat kahden päivän aikana yhteensä 22 henkilöä. Arviointiryhmän kahden päivän mittaisen Kouvolan vierailun haastatteluaikataulu ja haastatellut henkilöt selviävät liitetaulukoista 1 ja 2. Lisäksi jälkikäteen haastateltiin puhelimitse liitetaulukon 3 mukaisesti vielä neljä muuta avainhenkilöä. Liitetaulukko 1 Vertaisarvioinnin aikataulu ja haastattelut Kouvolan kaupungintalolla torstaina (harmaissa haastattelijaparina Tarja Laitinen ja Marko Nurminen ja sinisissä Emmi Leppänen ja Timo Permanto) Kellonaika Huone 104 Huone Vertaisarviointiryhmän aloituskokous johtaja ja ympäristöryhmän jäsen Jari Horppu, teknisen tuotannon liikelaitos puhtauspalvelukoordinaattori Pirkko Toropainen, tilaliikelaitos kehittämispäällikkö ja ympäristöryhmän jäsen Mika Helkala, tilaliikelaitos ikääntyneiden palveluiden johtaja Arja Kumpu, hyvinvointipalvelut hoiva-asumisen johtaja ja ympäristöryhmän jäsen Mervi Takala, hyvinvointipalvelut tekninen tilaajajohtaja Hannu Luotonen, kaupunkikehitys yhdyskuntatekniikan johtaja Anne Ahtiainen, kaupunkikehitys Lounas (Kouvolan kaupungintalo) tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, tarkastuslautakunta strategia- ja kehittämisjohtaja Jyrki Harjula, konsernipalvelut hankintapäällikkö ja ympäristöryhmän jäsen Marja-Liisa Jyrkilä, konsernipalvelut vt. strategiapäällikkö ja ympäristöryhmän jäsen Katariina Valtonen, konsernipalvelut joukkoliikennelogistikko Tero Rämä, hyvinvointipalvelut vt. ympäristöjohtaja Tapani Ryynänen, terveyden ja ympäristönsuojelu talousanalyytikko Tuija Peltola, kaupunkikehitys Arviointiryhmän lopetuskokous (Kouvolan pääkirjaston Urban Office -työtila) Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 8

11 Liitetaulukko 2 Vertaisarvioinnin aikataulu ja haastattelut Kouvolan kaupungintalolla perjantaina (harmaissa haastattelijaparina Tarja Laitinen ja Marko Nurminen ja sinisissä Emmi Leppänen ja Timo Permanto) Kellonaika Huone 104 Huone kehityspäällikkö ja ympäristöryhmän jäsen Harri Kivelä, elinkeinotoimi yleiskaavapäällikkö ja ympäristöryhmän jäsen Marko Luukkonen, kaupunkikehitys hygieniakoordinaattori ja ympäristöryhmän jäsen Jaana Palosara, hyvinvointipalvelut lasten ja nuorten palvelujen johtaja ja ympäristöryhmän jäsen Ismo Korhonen, hyvinvointipalvelut kehittämispäällikkö Liisa Kolari, konsernipalvelut kaupunginvaltuutettu ja aiempi ympäristöryhmän puheenjohtaja Antti Koivisto kiinteistöisännöitsijä ja ekotukihenkilö Harri Tuominen, teknisen tuotannon liikelaitos ympäristökasvattaja, lastentarhanopettaja ja ekotukihenkilö Marjo Pakkanen, lasten ja nuorten palvelut Lounas sekä Lahden vertaisarviointiryhmän ja Kouvolan koordinaatioryhmän yhteenvetopalaveri Päättökeskustelu (Kouvolan kaupungintalon huone 098) Liitetaulukko 3 Puhelinhaastattelut 11., 14. ja Päivämäärä Haastateltava Haastattelija kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja ja ympäristöryhmän puheenjohtaja Jukka Nyberg Timo Permanto Kouvolan kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Harri Helminen Helminen rakennus- ja ympäristölautakunnan puheenjohtaja ja ympäristöryhmän varapuheenjohtaja Jari Käki Kouvolan kaupunginjohtaja Lauri Lamminmäki Timo Permanto Tarja Laitinen Marko Nurminen Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 9

12 Liite 2 Vertaisarvioinnin kysymyssarjat LSYP:n edustajat arvioivat Kouvolan ympäristöhallintajärjestelmän toimivuutta sen kehittämisen ja vaikuttavuuden parantamisen näkökulmasta. Erityisenä tavoitteena oli hakea näkemyksiä siitä, miten talousarvion ympäristövuositavoitteiden asettamisen käytäntöjä voitaisiin kehittää nykyisestään. Liitteessä 5 esitellyn etukäteisaineiston avulla muodostettiin vertaisarvioinnin kohteena olevasta Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmästä. Haastattelujen kysymysten laadinnassa käytettiin luvussa 3 esiteltyä IMS-kehikkoa. Vertaisarviointiryhmä sai kysymyssarjojen muokkauksessa ja kohdentamisessa apua Kouvolan koordinaatiotiimiltä. Liitetaulukoissa 4 9 olevat siniset tekstit ovat varsinaisiin kysymyksiin liittyvää taustoitusta. Kaikkia kysymyksiä ei käyty liitteen 1 haastatteluissa läpi, vaan kysymyksiä kohdennettiin ja rajattiin haastateltavien mukaan. Liitetaulukko 4 Tavoitteiden asettamiseen liittyvät kysymykset(jatkuu seuraavalla sivulla) Tavoitteiden asettaminen Uusi kaupunkistrategia laadittiin vuoden 2013 aikana ja se hyväksytään kaupunginvaltuustossa lokakuussa. Uuden strategian visio vuoteen 2020 on Elinvoimainen ja luonnollinen kasvukeskus, jossa on hyvä elää, yrittää ja tehdä työtä. Päämäärinä on tasapainoinen talous, asiakaslähtöinen toiminta, elinvoimainen kaupunki ja laadukas ympäristö. Millä tavoin uusi kaupunkistrategia ja ympäristöohjelmatyö käytännössä ja tavoitetasolla kytkeytyvät toisiinsa? Ja miten niiden mielestäsi pitäisi kytkeytyä? Ympäristöohjelman tavoitteet ulottuvat vuoteen 2020 asti. Miten nämä tavoitteet käytännössä näkyvät taloussuunnittelussa? Miten niiden mielestäsi pitäisi näkyä? Ympäristötilinpäätös on laadittu kirjanpitolautakunnan ohjeistuksen mukaisesti vuodesta 2009 lähtien, ja se sisältää ympäristötuotot, -kulut ja -investoinnit. Ympäristötilinpäätöksestä ei pystytä suoraan saamaan ympäristöohjelman tavoitteiden toteutumisen taloudellisia vaikutuksia. Millainen rooli ympäristötilinpäätöksellä on ollut talousarvion ympäristötavoitteiden asettamisessa? Pitäisikö ympäristötilinpäätöksen tunnusluvuille olla asetettu tavoitteet? Vuosina 2012 ja 2013 ympäristöryhmä asetti ympäristötavoitteiden painopistealueet (esim. jätehuolto ja hankinnat), joiden osalta toimialojen toivottiin erityisesti toteuttavan toimenpiteitä. Vuoden 2014 painopistealueeksi asetettiin energiansäästö ympäristöohjelman vuosiraportin perusteella, jonka mukaan energiankulutus on kasvanut. Onko mielestäsi kunkin vuoden painopistealueiden asettaminen tarpeen? Toimialat ovat asettaneet vuosien 2012, 2013 ja 2014 talousarvioon sekä toiminnallisia että ympäristötavoitteita. Ympäristötavoitteiden sitovuus on samanlainen kuin toiminnallisten tavoitteiden sitovuus. Tavoitteet kirjataan talousarvioon Ratsu-järjestelmän kautta. Talousarvion ympäristötavoitteet on kytketty tiettyyn kaupunkistrategian päämäärään ja ympäristöohjelman pitkän aikavälin tavoitteeseen. Miten talousarvion ympäristö-vuositavoitteiden asettamisen käytäntöjä tulisi kehittää? Millä keinoin eri toimialojen ympäristövuositavoitteista saataisiin mitattavia? Talousarvioon on asetettu sekä koko kaupungin (v ja 2013), toimialojen että palveluketjujen ympäristötavoitteita. Vuodelle 2014 ei asetettu koko kaupungin yhteistä tavoitetta. Millä tasolla ympäristövuositavoitteita tulisi asettaa? Pitäisikö talousarvioon asettaa koko kaupungin yhteinen ympäristövuositavoite? Jos, niin mikä on tällöin vastuutaho? Tai kullekin toimialalle ympäristötavoite, vai kenties tarkemmalla tasolla, palveluketjuittain? Ympäristö-vuositavoitteiden asettaminen talousarvioon on ohjeistettu samassa yhteydessä kuin talousarvion toiminnallisten vuositavoitteiden asettaminen. Onko talousarvio-ohjeistus ollut selkeää? Miten ohjeistusta tulisi kehittää? Minkä tahon tulisi ohjeistaa ympäristötavoitteiden asettaminen talousarvioon? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 10

13 Tavoitteiden asettaminen Uuden kaupunkistrategian yhtenä päämääränä on Laadukas ympäristö ja sen valintoina mm. eheä kaupunkirakenne, ympäristöystävällinen Kouvola, energiatehokas ja uusiutuviin energialähteisiin tukeutuva kaupunki. Onko tarpeen asettaa talousarvioon erillisiä ympäristö-vuositavoitteita, kun kaupunkistrategiassa on Laadukas ympäristö -päämäärä ja sen alla ympäristöohjelmaan liittyviä valintoja? Jos ei ole tarpeen asettaa erillisiä ympäristötavoitteita, niin miten varmistutaan siitä, että toimialat silti toteuttavat vuosittain ympäristöohjelmaa edistäviä toimenpiteitä? Liitetaulukko 5 Poliittiseen sitoutumiseen liittyvät kysymykset Poliittinen sitoutuminen Miten päättäjät ovat osallistuneet valmisteluun? Onko poliittisen johdon ja virkamiesjohdon sitouttaminen ollut riittävää? Ympäristöohjelman vuositavoitteiden toteutumista seurataan elokuun osavuosikatsauksessa sekä tilinpäätöksessä. Koko ympäristöohjelman tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain kesäkuussa julkaistavassa raportissa. Mikä on minkäkin poliittisen toimielimen rooli seurannassa; eli kuinka prosessi etenee päätöksenteossa? Onko jotain, mitä tulosten seurannassa tulisi muuttaa? Liitetaulukko 6 Toteutukseen liittyvät kysymykset Toteutus Kuinka yksiköiden talousarviovalmistelussa varaudutaan ympäristötavoitteiden toteuttamiseen? Miten ympäristövuositavoitteiden toteuttaminen on vastuutettu yksiköissä? Ekotukitoiminta käynnistettiin v Teknisen tuotannon liikelaitoksen ja varhaiskasvatuksen henkilöstön parissa. V ekotukitoiminta laajenee Ikääntyneiden palveluketjun henkilöstöön. Hyödynnetäänkö ja kuinka ekotukihenkilöitä tavoitteiden toteuttamisessa? Liitetaulukko 7 Seurantaan, arviointiin ja raportointiin liittyvät kysymykset (jatkuu seuraavalle sivulle) Seuranta, arviointi ja raportointi Saatko mielestäsi riittävästi ja hyödyllistä tietoa ympäristöohjelman toteuttamisesta? Jos et, niin millaista tietoa haluaisit saada? Kenellä/onko jollain toimielimellä mandaatti arvioida yksiköiden valitsemien tavoitteiden vaikuttavuutta? Ympäristöohjelman tavoitteiden edistämisessä korostetaan ympäristöhyötyjen lisäksi aikaansaatavia taloudellisia hyötyjä. Mikä on kustannus-hyöty tarkastelun rooli talousarvion vuosittaisten ympäristötavoitteiden asettamisessa? Seurataanko toimenpiteiden rahoituksen toteumaa (kustannus-hyöty)? Koko järjestelmän työn resursointi? Kuinka on ajateltu toteuttaa toimenpiteiden vaikuttavuuden/tehokkuuden arviointi (talous sekä sisältö)? Ympäristöohjelman vuositavoitteiden toteutumista seurataan elokuun osavuosikatsauksessa sekä tilinpäätöksessä. Koko ympäristöohjelman tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain kesäkuussa julkaistavassa raportissa. Tuloksia käydään läpi ympäristöryhmässä, kaupungin johtoryhmissä, ympäristökoulutuksissa ja tapahtumissa ja niistä tiedotetaan mediassa. Vuosiraportti viedään tiedoksi rakennus- ja ympäristölautakunnalle sekä kaupunginhallitukseen. Ympäristötilinpäätös kulkee tilinpäätöksen ohessa. Onko raportointitapa mielestäsi hyvä? Jos ei, niin miten tavoitteiden toteutumisesta tulisi raportoida? Minkä tahon tulisi hyväksyä laajempi, kesäkuussa ilmestyvä ympäristöohjelman vuosiraportti? Talousarvion ympäristötavoitteiden tilanne raportoidaan Ratsun kautta elokuun osavuosikatsauksessa sekä tilinpäätöksessä. Kuinka mielestäsi arviointia ja raportointia tulisi kehittää? Onko talousarvion ympäristötavoitteiden raportointi elokuun osavuosikatsauksessa ja tilinpäätöksessä mielestäsi sopiva väli, vai pitäisikö tavoitteista raportoida myös huhtikuun osavuosikatsauksessa, eli samassa aikataulussa kuin toiminnalliset tavoitteet raportoidaan? Vaikuttaako raportointi yksikkösi toimintaan? Miten raportti käydään yksiköissä läpi ja ketkä osallistuvat raportin läpikäyntiin? Onko ohjeita? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 11

14 Seuranta, arviointi ja raportointi Ympäristöryhmä oli aktiivisesti mukana ympäristöohjelman tavoitteiden valmistelussa sekä ympäristöjärjestelmän suunnittelussa. Lisäksi ympäristöryhmän jäsenet ovat kukin edistäneet oman toimialansa ympäristötavoitteiden laadintaa ja toteutusta. Mikä on mielestäsi ympäristöryhmän tehtävä ja rooli jatkossa? Liitetaulukko 8 Osallistumiseen ja viestintään liittyvät kysymykset Osallistuminen ja viestintä Oletko mielestäsi päässyt riittävästi osallistumaan ympäristöjärjestelmä ja -ohjelmatyöhön? Miten henkilöstöä on sitoutettu? Pitäisikö panostaa sisäiseen viestintään? Ympäristöohjelmasta on laadittu priorisoitu toimenpidelistaus, joka ei kuitenkaan ole toimialoja sitova. Listauksen on tarkoitus toimia toimialojen apuna vuositavoitteita mietittäessä, ja lista on nähtävissä esim. Ratsussa ja Kontissa. Oletteko hyödyntäneet toimenpidelistausta vuositavoitteiden asettamisessa? Ympäristöohjelman tavoitteet koskevat lähinnä kaupungin omaa toimintaa. Tavoitteet koskevat kuitenkin välillisesti myös asukkaita ja järjestöjä. Miten asukkaita ja järjestöjä osallistetaan ympäristöohjelmatyöhön? Liitetaulukko 9 Organisaatioon ja vastuuseen liittyvät kysymykset Organisaatio ja vastuut Mikä on konserniohjauksen rooli ja painoarvo toiminnassa? Miten ympäristöjärjestelmä ja sen toteuttaminen (kaupunkistrategian ympäristö-painotus) näkyy kaupungin arjessa? Esim. ovatko energiansäästö, materiaalitehokkuus ym. esillä työympäristöissä? Onko ympäristöjärjestelmän koordinointivastuu mielestänne oikeassa paikassa kaupungin hallinnossa? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 12

15 Liite 3 Vertaisarvioinnin mini-swot-yhteenvedot Kouvolassa tehtyjen vertaisarviointihaastattelujen pohjalta laadittiin SWOT-esitys, jossa tarkasteltiin liitteessä 2 esiteltyjen kysymyssarjojen IMS-kehikon näkökulmista Kouvolan ympäristöjärjestelmään ja -työhön liittyviä vahvuuksia (Strengths), heikkouksia (Weaknesses), mahdollisuuksia (Opportunities) ja uhkia (Threats). Kouvolassa tehtyjen haastattelujen päätteeksi pidetyn päättökeskustelun SWOT-esitystä on jälkikäteen vielä täydennetty ja laajennettu jatkotoimenpideajatuksilla liitteen taulukoissa Liitetaulukko 10 Peruskartoituksen ja ympäristöohjelman laadinnan SWOT-esitys (jatkuu toiselle sivulle) Peruskartoitus ja ympäristöohjelman laadinta Yleisvaikutelmia: - Ympäristöohjelma on kokonaisuutena mallikelpoinen kokonaisuus tavoitteineen, vastuineen ja mittareineen. Koko ympäristöhallintajärjestelmä on saatu integroitua kaupunkistrategiaan ja talousarvioprosessiin. Kouvolan kaupunki on ottanut muutamassa vuodessa jättiharppauksia kaupunkiorganisaation ympäristöasioiden hallinnassa. Vahvuuksia: - Ympäristöohjelman peruskartoitus ja sen tausta-aineisto vaikuttavat tarpeeksi kattavilta ja ovat ilmeisesti tukeneet hyvin varsinaisen ohjelman laadintaprosessia. - Ohjelman laadinnassa on hyödynnetty hyvin EkoKymenlaakso-hankkeen tarjoamia hankeresursseja. - Ympäristöohjelman laadinta on integroitunut kaupunkistrategiaan kytkeytyvään ohjelmatyöhön ja saanut siitä hyvää tukea. - Ohjelma ja sen tausta-aineisto ovat helposti lähestyttäviä ja helppolukuisia. Ympäristöohjelman tiivistelmä on tarpeellinen. - Tausta-aineistoa ja -raportteja kuten mm. strategiatyön arvokirjakeskustelun toimintaideoita on ilmeisesti hyödynnetty ohjelman laadinnassa. - Peruskartoitus aiotaan päivittää parin seuraavan vuoden sisään. - Ympäristöohjelma on laadittu laajassa yhteistyössä, joskin hieman avoimeksi jää henkilöstön osallistamisen laajuus ja laadukkuus. - Ohjelmatyössä on tuotu ympäristön tilan parantamisen ja päästöjen vähentämisen rinnalle myös valintoihin liittyvät kustannukset, mutta myös positiiviset taloudelliset vaikutukset ( ympäristötyön arvo euroina ). Mahdollisuuksia: Heikkouksia: - Ympäristöohjelman tavoitteet nähdään epäyhtenäisinä mm. eritasoisina ja hajanaisina. - Joidenkin tavoitteiden kuten hiilidioksidipäästöjen 30 prosentin suuruisen vähennystavoitteen osalta jäi avoimeksi se, miten on selvitetty tavoitteen saavutettavuus ja realistisuus. - Ohjelmassa ei ole aikataulutettu tavoitteiden saavuttamista eikä toimenpidekokonaisuuksien keskinäinen priorisointi näytä selkeältä. - Hienoisena kysymysmerkkinä on myös ympäristöohjelman laadintaan liittyvän sidosryhmätyön kattavuus. - Ympäristöohjelman rajauksille kuten konsernin tytäryhtiöiden ulkopuolelle jättämiselle löytyy ilmeisesti perustelunsa, mutta ne eivät tule suoraan ilmi ohjelmasta tai sen tausta-aineistosta. Tämä aiheuttaa epätietoisuutta mm. siitä, miten paikallisen energian tuotannon ympäristökysymykset on integroitu ympäristöohjelmaan ja -järjestelmätyöhön. Uhkia: - Riittääkö tausta-aineiston päivittämiseen resursseja? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 13

16 Toimenpideajatuksia: - Olisi ehkä syytä miettiä, millaisia päivitys- ja muutostarpeita Kouvolan uusi kaupunkistrategia aiheuttaa ympäristöohjelman rakenteeseen tai sisältöön? Miten jatkossa varmistetaan, että ympäristöohjelma reagoi joustavasti Kouvolan kaupungin toimintaa ohjaavan strategian muutoksiin? - Voisiko mittareita pelkistää? Pitäisikö tuoda vieläkin vahvemmin esiin kaupunkikonsernin omat toimenpiteet ja niiden vaikutukset? - Rajalliset resurssit huomioiden on olennainen kysymys, löytyykö taustaraportin kaavailulle päivitystyölle resursseja. Voisiko seuraava taustaraporttipäivitys paremminkin liittyä ympäristöohjelman seurantaan ja toteutuksen analyysiin? Voisiko analyysi ajoittua alkaneen valtuustokauden loppuun eräänlaiseksi ensimmäisen ympäristöohjelmakauden seurantaraportiksi? - Vuonna 2011 tehdyn arvokirjakeskustelun avulla nostettiin edellisen kaupunkistrategian Ympäristöystävällinen Kouvola -päämäärään liittyviä henkilöstön toimintaideoita? Voisiko vastaavia kyselyjä hyödyntää jatkossa ympäristöohjelman seurannassa, päivityksissä ja jalkauttamisessa? Liitetaulukko 11 Ympäristöpäämäärien, -kokonaisuuksien ja -tavoitteiden SWOT-esitys (jatkuu toiselle sivulle) Ympäristöpäämäärien, -kokonaisuuksien ja -tavoitteiden asettaminen Yleisvaikutelmia: - Ympäristöohjelman tavoitteita on paljon ja ne tuntuvat pääosin realistisilta. Tavoitteiden tarkkuudesta ja velvoittavuudesta tuntuu kuitenkin haastattelujen perusteella olevan eri näkökantoja. - Ympäristötavoitteiden asettaminen näyttää prosessina periaatteessa toimivalta ja se on onnistuttu yhdistämään kaupungin talousarvioprosessiin. Vahvuuksia: - Ympäristöohjelman ja -työn jälki näkyy uuden kaupunkistrategian tavoitteenasettelussa (Laadukas ympäristö -päämäärä valintoineen). - Sitovat ympäristötavoitteet ovat olleet erillisinä mukana kaupungin talousarvion laadinnan prosessissa (jatkossa osana strategian mukaisia toiminnallisia tavoitteita). - Ympäristöryhmä on vuosittain määritellyt toimialojen ympäristötavoitteiden painopistealueet. Ympäristöohjelman laajuuden vuoksi valintojen priorisoinnille näyttäisi olevan tarvetta toimialoilla. - Ympäristötavoitteet on käsitelty toimialoilla johtoryhmätasolla. Ohjeistuksen avulla on teroitettu, että asetettavat sitovat tavoitteet ovat kattavia ja haastavia. Annettu ohjeistus, kuten mm. toimenpidelistaus on ollut toimialojen näkökulmasta ilmeisesti vähintäänkin kohtuullisen selkeää. - Tavoitteiden asettamiseen on ollut tarjolla myös käytännön apua ympäristöyksiköstä. Näin ympäristöjärjestelmätyö ja ympäristötavoitteiden asettaminen on saatu paremmin jalkautumaan. Heikkouksia: - Asetut painopisteet nähtiin haastattelujen perusteella myös osittain turhina, koska ympäristöasiat ovat osalle toimialoista niiden ydintoimintaa. - Ohjeistuksista ja opastuksesta huolimatta toimialojen asettamat vuositavoitteet ovat olleet kirjavia ja osittain kunnianhimottomia. - Talousarvioprosessin yhteydessä annettua ympäristötavoitteenasetteluohje koettiin myös hankalaksi. Sopivien mittarien löytäminen koettiin ongelmaksi. - Joillain toimialoilla vuositavoitteiden valmistelu tapahtuu ilmeisesti liian pienessä piirissä. - Osa haastatelluista näki, että strategian ja ympäristötavoitteiden laadintaprosesseissa on tapahtunut parin viime vuoden aikana liikaa vuosittaisia muutoksia. - Kouvolan kaupungin arviointikertomuksessa on tavoitteita liikaa ja ne ripoteltu eri toimialoille. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 14

17 Mahdollisuuksia: - Ympäristökysymykset on sisällytetty myös Kouvolaan uuteen kaupunkistrategiaan näkyvästi yhdeksi sen neljästä päämäärästä (Laadukas ympäristö). Tämä on mahdollisuus pitää yllä ja vahvistaa ympäristönäkökulmaa Kouvolan kaupungin omassa toiminnassa. - Ympäristöohjelman tarjoaa myös mahdollisuuden operationalisoida strategian sisältämiä ympäristölinjauksia lähemmäs käytäntöä. - Talousarvion sisällytettävien toiminnallisten tavoitteiden määrä on supistunut. Toimialat voivat laittaa ympäristötavoitteita kuitenkin käyttösuunnitelmiinsa. Ne ohjaavat talousarviota paremmin yksiköiden toimintaa. - Ympäristötavoitteet voidaan tuoda mukaan talousarviotasolle toiminnallisiksi tavoitteiksi epäsuorasti myös esimerkiksi taloudellisista tai muista syistä asetettujen tavoitteiden kautta. Esim. tilankäytön tehostaminen tuo vähentää lämmitys- ja muun energian käyttöä, joka näkyy vähentyneiden tilakustannusten lisäksi energiatehokkaampana palvelujen tuotantona ja pienentyneinä kasvihuonekaasupäästöinä. Toimenpideajatuksia: Uhkia: - Strategiset valinnat valuvat ylhäältä alaspäin kaupunkiorganisaatiossa. Ympäristötavoitteet eivät näy välttämättä jatkossa ylemmän strategisen tason tavoitteissa ja talousarvion toiminnallisissa tavoitteissa, koska muut asiat painavat enemmän palveluketjujen vaaoissa. Tämä saattaa muodostua ongelmaksi ympäristöasioiden eteenpäin viemiselle. - Talousarvion toiminnallisten tavoitteiden määrän lukumäärän rajoittaminen vähentää vääjäämättä talousarviotason sitovien ympäristötavoitteiden määrää. Toisaalta samaan aikaan Laadukas ympäristö -päämäärän alle sijoittuvat toiminnalliset tavoitteet ovat usein myös ympäristötavoitteita kuten tämän vuotinen talousarvioprosessi osoittaa. - Voi käydä, että toimialoilla päätetään ensin muut asiat ja sen jälkeen katsotaan, mitä ympäristötavoitteiden osalta voidaan tehdä. Näin toimialojen ympäristötavoitteet uhkaavat jäädä riittämättömiksi. - Asetetaanko toimialoilla ympäristövuositavoitteet niin haastavalle tasolle, että niillä olisi näkyvä vaikutus Kouvolan pidemmän aikajänteen ympäristötavoitteiden saavuttamiseen? - Tavoitteenasettelu ei pysty tai halua nostaa tarpeeksi esiin strategisia ja pidemmällä aikavälillä tärkeitä ja kivuliaitakin poliittisia linjauksia vaativia teemoja kuten Kouvolan kaupunkirakenteen eheytymistä. - Riittääkö tavoitteiden asettamiseen ja niiden tukemiseen jatkossakin tarpeeksi resursseja? - Ohjelmatyön alkuvaiheessa liiallinen innostus kasvatti tavoitteiden lukumäärää. Nyt ympäristötavoitteita on karsittu. Uusi kaupunkistrategia ei vielä suoraan anna selkeää fokusta toimialojen ympäristötavoitteille. Olisikin syytä pohtia, miten tavoitepakettia voisi edelleen tiukentaa ja selkeyttää ja edelleen keskittyä valtuustoon nähden sitoviin ympäristötavoitteisiin, joihin Kouvolan kaupunkiorganisaatio voi todella vaikuttaa? - Ympäristötavoitteiden painotuksia tarvitaan. Kannattasiko kuitenkin ehkä selkiyttää, miten painopistealueet liittyvät ja tukevat jatkossa kaupunkistrategian Laadukas ympäristö -päämäärän sisältämiä strategiavalintoja? Miettikää myös, mikä rooli ympäristöryhmän erikseen asettamilla vuosittaisilla painopistealueilla on jatkossa. - Ympäristöteema on poikkihallinnollista. Miten valmistetaan, että muussa strategian toteutuksen ohjelmatyössä otetaan huomioon ympäristönäkökulma? Miten ympäristöteema voisi hyötyä ilmeisesti jatkossa tapahtuvasta ohjelmien salkuttamisesta ja keskenään verkottuneemmasta ohjelmien valmistelusta ja työstöstä? - Näyttäisi siltä, että ympäristötavoitteiden asettelu ei ole alas henkilöstötasolle saakka selkeä. Miten tavoitteiden ulottuminen ja näkyminen kaupungin toiminnan ruohonjuuritasolla voitaisiin varmistaa? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 15

18 Liitetaulukko 12 Poliittisen sitoutumisen SWOT-esitys Poliittinen sitoutuminen ympäristötyöhön Yleisvaikutelmia: - Ympäristöohjelmatyön aloituksesta ja hyväksymisestä päätettiin Kouvolassa yksimielisesti. Myös ympäristölinjauksia sisältävä uusi kaupunkistrategia on saanut selkeän poliittisen hyväkysynnän Kouvolan kaupunginvaltuustolta. - Päätöksentekijät on otettu ympäristöohjelmatyöhön mukaan alusta asti. Ympäristöryhmässä poliitikoilla on vastuulliset roolit ryhmän puheenjohtajana ja varapuheenjohtajana. Vahvuuksia: - Poliittisen päätöksentekijöiden sitouttamisessa näytettäisiin onnistuneen Kouvolassa varsin hyvin. Poikkihallinnolliseen ympäristöryhmään on saatu mukaan kaupunginhallituksen edustaja ja lautakunnan puheenjohtaja. - Ympäristötavoitteiden määrittely ja ympäristöraportointi on saatu osaksi kaupungin päätöksenteon kannalta avainasemassa olevaa talousarvioprosessia. Mahdollisuuksia: - Ympäristöryhmän poliittiset päätöksentekijät voivat nostaa ympäristöryhmän painoarvoa ja edistää ympäristöasioita ja niiden huomioimista kaupungin poliittisen päätöksentekojärjestelmän avulla. - Onnistunut, laadukas ja kohdennettu raportointi edistää poliittista sitoutumista. Toimenpideajatuksia: Heikkouksia: - Ympäristöryhmän ja samalla sen edustaman teeman painoarvo mitataan aina vaalien jälkeen. - Ympäristöasioiden ajaminen on osittain kiinni poliittisen päätöksentekijän omasta näkökannasta ja aktiivisuudesta (osin vahva henkilösidonnaisuus). Uhkia: - Ympäristöryhmän poliittinen vetovastuu vaihtuu valtuustokausittain. Tämä voi osoittautua haasteeksi ryhmän toimivuudelle ja sen poliittisen vaikutusvallan jatkumolle; tosin sama ongelma pätee myös mm. lautakuntatyöhön. - Ympäristöryhmän jäseninä olevat poliittiset päätöksentekijät voivat sitoutua ja omaksua ryhmän roolin heikosti. - Millä tavoin ympäristöryhmän poliittisia päätöksentekijöitä edustavien ryhmän puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sitoutumista voidaan tukea ja miten heidät saadaan omaksumaan nykyistäkin paremmin ympäristöryhmän avainrooli Kouvolan kaupungin ympäristötyössä? - Millä tavoin ympäristöryhmä voisi edelleen vahvistaa ympäristöasioihin sitoutumista Kouvolan poliittisten päätöksentekijöiden keskuudessa? Liitetaulukko 13 Ympäristöjärjestelmän toteutuksen SWOT-esitys (jatkuu toiselle sivulle) Ympäristöjärjestelmän toteutus Yleisvaikutelmia: - Ympäristöjärjestelmän toteutus on lähtenyt liikkeelle Kouvolassa mallikkaasti lähes järjestelmäihanteiden mukaisesti. - Kouvolan ympäristöhallintajärjestelmä ja siihen liittyvä tavoitteiden asettaminen toimii periaatteessa hyvin. Henkilöstön sitouttaminen on ongelma. Tämä on kuitenkin universaali organisaatioiden ympäristötyön helmasynti. Haastatteluissa nousi myös esiin useita onnistumisia henkilöstön sitouttamisessa. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 16

19 Vahvuuksia: - Ympäristöryhmällä näyttäisi olevan selkeä rooli Kouvolan ympäristöjohtamisen työkaluna. - Kouvolan oma ekotukihenkilöjärjestelmä on käynnistetty. - Joissain yksiköissä ympäristöohjelman henkeä ja tavoitteita on toteutettu mallikkaasti (esimerkkinä vaikka teknisen tuotannon käyttäjäpalvelut). - Ympäristöyksikkö nähdään oikea paikka ympäristöjärjestelmätyön koordinoinnille mm. substanssiosaamisen vuoksi. Ympäristöyksikkö toimii myös hyvässä yhteistyössä mm. strategiayksikön kanssa. Mahdollisuuksia: - Ympäristöasiat saadaan vietyä henkilökohtaiselle tasolle, jolloin henkilöstön toimintapotentiaali saadaan valjastettua Kouvolan kaupungin ympäristötyön hyväksi. Välineet tähän ovat periaatteessa jo olemassa. - Strategialähtöinen ohjelmien salkuttaminen mahdollistaa poikkihallinnollisen yhteistyön. Toimenpideajatuksia: Heikkouksia: - Ympäristöryhmän jäsenten tehtävänä on edistää asetettujen vuositason ympäristötavoitteiden toteutumista ja asettamista omilla toimialoillaan. Kuitenkin vertaisarvioinnissa jäi epäselväksi, miten hyvin tämä tavoite on toteutunut. - Konserniyhtiöt eivät sisälly ympäristöohjelmaan. - Yksiköiden ympäristöasioiden johtajuus tuntuu olevan vielä hakusessa. Löytyykö toimialojen johdolta taitoa viestiä ympäristötavoitteista ja niiden aiheuttamista toimintatapojen muutoksista henkilöstölle? Painotetaanko liikaa yksilöiden omaa asennetta ja sen vaikutusta? Uhkia: - Toimintaa ei saada näkymään koko konsernin arjessa tai työntekijöiden asenteissa. Henkilöstön sitouttaminen ja kannustaminen ympäristöasioissa jää puolitiehen. - Ekotukihenkilöille ei anneta yksiköissään tarpeeksi korvamerkittyä työaikaa ympäristöasioiden eteenpäin viemiseen. - Osaamisringistä ja lähitukiverkostosta huolimatta ympäristöjärjestelmätyö jää liikaa yhden tai muutaman henkilön varaan. - Miten henkilöstö voisi osallistua toimialojen ympäristötavoitteiden asettamiseen? - Konsernirajausta voisi pohtia vielä uudestaan, vaikka nykyinen rajaus onkin tietoisesti tehty. Voisiko ympäristöohjelma saada lisää painoarvoa, jos siihen sisältyisi KSS Energian tai kaupungin vuokrataloyhtiön kaltaiset merkittävät kouvolalaiset toimijat? - Tavoitteet jalkautuvat johdon kautta henkilöstölle. Miten johtajien, päällikköjen ja esimiesten rooli, esimerkki ja tuki ympäristöasioiden edistämisessä olisi nykyistä parempaa? - Ekotukihenkilöjärjestelmän ja ympäristöhallintatyön tehokkaan integroitumisen varmistamiseksi kannattaisi mahdollistaa eri toimi- ja palvelualoilla olevien ekotukihenkilöiden verkostoituminen ja tukea ekotukihenkilöistä itsestään lähtevää toimintaa ja varata ekotukihenkilötoiminnalle yksinkertaisesti enemmän työaikaa. Liitetaulukko 14 Ympäristöjärjestelmän seurannan, arvioinnin ja raportoinnin SWOT-esitys (jatkuu toiselle sivulle) Ympäristöjärjestelmän seuranta, arviointi ja raportointi Yleisvaikutelmia: - Raportointi näyttää kattavalta ja sitä on paljon. Vuosikello sisältää runsaasti eritasoista raportointia ja niiden eriasteista läpikäyntiä. - Ympäristötavoitteiden toteutuman seuraamiseen käytettyyn Ratsuun suhtaudutaan ristiriitaisesti. Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 17

20 Vahvuuksia: - Tavoitteiden ja indikaattorien seuranta ja raportointi on vahvaa ja järjestelmällistä. - Ympäristöraportointi on osa merkittävää kaupungin talousarvioraportointia. - Lukuisat eri raportit vievät laajasti tietoa ympäristötyöstä eteenpäin. Esim. ekotukitoiminnan vuosiraportti edistää ja tuo esiin ekotukitoimintaa. Ympäristöraportointi tulee ikään kuin pakostakin työntekijän tai päätöksentekijän tietoisuuteen jossain vaiheessa. Mahdollisuuksia: - Kattava raportointi tuo samalla ympäristötyölle paljon kontaktipintaa. Toimenpideajatuksia: Heikkouksia: - Liian kattava ja eri vaiheissa tehtävä raportointi nähdään osin määrältään kyllästyttävänä. - Raportteja on hankala löytää Kouvolan kaupungin internetsivulta; ympäristöohjelman raportointi tosin liittyy kaupungin sisäiseen toimintaan. - Kouvolan kaupungin arviointikertomuksen mukaan toteutumista on hankala arvioida. Ei ole kunnon mittareita tai ne ovat vähän sinne päin laadittuja. - Ympäristötyön itsearvointi ei onnistunut toivotulla tavalla (mm. pieni vastausprosentti ja ristiriitaiset tulokset). - Onko ympäristötilinpäätöksestä tällä hetkellä hyötyä ympäristöohjelmalle tai edes sen raportoinnille? Uhkia: - Raportointi ja muu seuranta vie liikaa aikaa varsinaiselta ympäristöohjelman toteutukselta ja sen käytännön edistämiseltä toimielimissä ja palvelualoilla. - Raportointia on paljon. Pohtikaa, onko kaikki raportointi tarpeellista ja voisiko raportoinnin määrää vähentää ympäristöjärjestelmän seurannalle asetettujen perustavoitteiden siitä vaarantumatta. Raportointia voisi suunnata tarkemmin kohderyhmittäin ja sen sisältöä kiteyttää ja yksinkertaistaa vaikuttavuuden lisäämiseksi. - Mikä on itse- ja vertaisarvioinnin rooli, tarkoitus ja ajoitus? Kannattaisiko nämä arvioinnit tehdä esimerkiksi kerran valtuustokaudessa tai kahden vuoden välein? Onko CAF-pohjainen arviointikehikko toimiva järjestelmätyön itsearvionnissa? - Arviointi tehdään arviointikertomuksessa. Mutta onko ympäristötyön kehityksen analyyttisemmalle sanalliselle tarkastelulle tarvetta? Voisiko tarkastelun yhdistää resurssien puitteissa aikataulullisesti mahdollisesti johonkin muuhun raportointiin kuten kaupungin toimintakertomukseen? - Miettikää, miten ympäristötilinpäätöksen tarkoitusta ja roolia terävöitetään tulevaisuudessa? Miten siitä saataisiin paras hyöty irti? Liitetaulukko 15 Viestinnän SWOT-esitys Viestintä Yleisvaikutelmia: - Arvioinnissa jäi avoimeksi, miten hyvin ympäristöasioista ja -järjestelmästä viestiminen on onnistunut Kouvolan kaupungin sidosryhmien suuntaan. Vahvuuksia: - Mallikas viestintäsuunnitelma on valmistunut. - Raportit, materiaalit ja kuukausitiedotteet ovat laadukkaita ja kattavia. Mahdollisuuksia: - Sisäisen viestinnän kohdentaminen. Heikkouksia: - Viestintäsuunnitelman toteutusta ei ole seurattu. - Haastatteluissa tuli esiin kysymys, jaetaanko informaatiota itse asiassa liikaa. Uhkia: Toimenpideajatuksia: - Miettikää, voisiko kirjallista ja sähköistä materiaalia ja viestintää tiivistää ja kohdentaa aiempaa paremmin. Miten esimerkiksi ekotukihenkilöitä voisi hyödyntää aineiston kohdentamisessa? Kouvolan ympäristöjärjestelmän vertaisarviointi 18