SOPIMUSPÄÄLLIKKÖ 2018

Transkriptio

1 SOPIMUSPÄÄLLIKKÖ 2018

2 3. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN

3 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Sopimusta ei pidä samastaa yksinomaan sopimusasiakirjaan. Sopimusvelvoitteet voivat perustua myös muihin lähteisiin. Lainsäädäntö (pakottava ja tahdonvaltainen). Toimialan tai osapuolten välinen kauppatapa. Tarjousasiakirjat. Markkinoinnissa annettu tieto, joka vaikuttaa ostopäätökseen. Sopimusasiakirjan katoaminen ei vaikuta mitenkään sopimuksen sitovuuteen.

4 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Sopimus syntyy suullisesti, kirjallisesti tai hiljaisesti. Suositeltavin tapa on tehdä kirjallisia sopimuksia, tällöin on myöhemminkin todennettavissa millä ehdoilla sopimus on tehty. Sopimukset ovat yhtä sitovia tekotavastaan huolimatta. Sopimuksia voidaan muuttaa suullisesti, kirjallisesti tai hiljaisesti, huolimatta siitä millä tavoin sopimus on alun perin tehty. Esim. kirjallinen sopimus voi muuttua suullisesti tai hiljaisesti. Sopimuksessa voidaan sopia tavat, joilla sopimusta voidaan muuttaa, esim. vain kirjallisesti. Tämä rajaa muut muuttamistavat pois.

5 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan kirjalliseen muotoon ja osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Kirjallisesta sopimuksesta voidaan myöhemmin selvittää millä ehdoilla sopimus on tehty. Pääsääntöisesti kirjallisen sopimuksen muoto ja sisältö ovat vapaasti päätettävissä. Toisinaan sopimukselta voidaan vaatia tiettyä määrämuotoa, kuten kiinteistökauppojen kauppakirjalta.

6 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Oikeuskäytännössä on katsottu, että myös sähköpostien välityksellä voi syntyä sopimus. Tällöin ei erikseen allekirjoiteta sopimuspaperia. Käytännössä on hyvä lähettää sähköpostikirjeenvaihdon lopuksi summaava sähköposti, jossa tehdään yhteenveto sopimuksen sisällöstä. Tähän summaavaan sähköpostiin on hyvä pyytää toisen osapuolen kuittaus, että hän on sopimuksen sisällöstä yhtä mieltä. Vastaavaa sähköpostimenettelyä kannattaa käyttää myös puhelimitse tehtyjen sopimusten tai sopimusmuutosten yhteydessä.

7 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Suullinen sopimus. Suullinen sopimus on yhtä sitova kuin kirjallinenkin. Sopimuksen sisällön ja velvoitteiden toteennäyttäminen on vaikeaa. Sopimuksen syntyhetkestäkin voi helposti syntyä erimielisyyttä. Suullisten sopimusten ongelmakohtia ovat mm. yhteyshenkilöiden vaihtuminen, erimielisyyksien ratkaiseminen ja sopimusten päättäminen. Suullinen sopimuksen sisältö kannattaakin vahvistaa vielä sähköpostitse.

8 SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Hiljaisesti eli konkludenttisesti syntyvä sopimus. Sopimuksen syntyajankohtaa ja syntytapaa ei aina voida erikseen toteennäyttää. Sopimus voi syntyä hiljaisesti esimerkiksi tilanteessa, jossa osapuolilla ei ole sopimusta, mutta osapuolet käyvät kauppaa tietyin maksu- ja laskutusehdoin. Toiminnan toistuessa useasti, voidaan katsoa sopimuksen syntyneen. Konkludenttiseen sopimukseen liittyy samantyyppisiä tulkinta- ja näyttöongelmia kuin suulliseen sopimukseen. Kirjallinen- tai suullinen sopimus voi myös muuttua hiljaisesti osapuolten toiminnan johdosta.

9 YLEISET SOPIMUSEHDOT Vakioehdot/ yleiset sopimusehdot (esim. toimitusehdot ja ostoehdot). Tyypillisesti toisen osapuolen laatimat ehdot, jotka halutaan liittää pääsopimukseen. Käytetään jos tehdään paljon samankaltaisia sopimuksia. Vähentää sopimuksentekokustannuksia ja auttaa hallitsemaan riskejä. Sopimuksia ei tarvitse joka kerta laatia kokonaan alusta. Ehtojen sitovuus vaatii, että vakioehdot ovat tosiasiallisesti oltava toisen osapuolen etukäteen tutustuttavissa. Pääsopimus voi itsessään olla vakiomuotoinen. Pääsopimuksen liitteenä. Verkkosivuilla, tällöin on hyvä sopimusasiakirjoissa viitata mistä ehdot löytyvät.

10 YLEISET SOPIMUSEHDOT Yllättävät ja ankarat ehdot tulee korostaa. Yllättävä ja ankara ehto on esimerkiksi ehto, joka selkeästi poikkeaa normaaleista kauppatavoista tai antaa toiselle osapuolelle merkittäviä oikeuksia yksipuolisesti muuttaa sopimusta. Tutustu aina toisen osapuolen käyttämiin vakioehtoihin ja reklamoi, jos olet niistä eri mieltä. Suurin riski sisältyy yleensä siihen, ettei tunneta sitovia vakioehtoja. Jos käytät toimialajärjestöjen tekemiä vakioehtoja varmistu, että ne soveltuvat juuri sinun toimintaasi.

11 TARJOUS Tarjous sitoo lähettäjää sen jälkeen kun vastaanottaja on ottanut siitä selon, eikä lähettäjä voi sitä sen jälkeen peruuttaa. Käytännössä sähköpostitse lähetetty tarjous sitoo heti. Jos vastaanottaja ei ole vielä ottanut tarjouksesta selkoa, voi lähettäjä perua sen. Esim. lähetetty kirjepostissa ja soitetaan vastaanottajalle ennen postin saapumista. Tarjoussidonnaisuus vaihtelee alueittain. Esim. anglo-amerikkalaisessa oikeudessa tai Saksassa tarjous voidaan ilman eri varaumia peruuttaa selonoton jälkeenkin ennen sen hyväksymistä.

12 TARJOUS Pääsääntöisesti sopimus syntyy tarjoukseen annetun hyväksyvän vastauksen perusteella. Vastauksen tulee olla ehdoton. Vastauksen tulee siis olla yksiselitteisesti KYLLÄ. Jos vastaus sisältää ehtoja, tulkitaan sitä vastatarjoukseksi. Vastatarjouksen hyväksyy tai hylkää alkuperäisen tarjouksen tekijä. Erillistä sopimusasiakirjaa ei siis tarvita, vaan suullinenkin tarjouksen hyväksyminen synnyttää sopimuksen.

13 TARJOUS Vastauksen tulee olla myös oikea-aikainen. Tarjoukseen on vastattava tarjouksessa mainittuna voimassaoloaikana tai sen puuttuessa, kohtuullisessa ajassa. Viivästynyttä vastausta arvioidaan uutena tarjouksena (vastatarjous). Tarjoukselle kannattaa aina määritellä vastausaika varsinkin tilanteissa, joissa omat tuotantokustannukset vaihtelevat tai tuotantokapasiteetti on rajallinen. Suulliseen tarjoukseen vastaus on annettava heti, jollei muuta ole sovittu. Jos tarjous nimenomaisesti hylätään, raukeaa se välittömästi, vaikka vastausaikaa olisi jäljelläkin. Tarjous ei siten enää sido lähettäjää. Myöskään vastaanottaja ei voi enää vaatia sen hyväksymistä.

14 TARJOUS Edellä mainitusta syystä tarjouksen tulisi sisältää olennaiset sopimusehdot. Tarjouksen hyväksymisen jälkeen ei uusia ehtoja voida lisätä ilman toisen osapuolen suostumusta. Aina kaikkia ehtoja ei kuitenkaan haluta tarjoukseen sisällyttää. Tällöin tarjoukseen kannattaa lisätä varauma, että sopimus syntyy vasta allekirjoittamalla varsinainen sopimusasiakirja. Tällöin voidaan vielä ennen allekirjoittamista neuvotella ehdoista tarkemmin. On myös mahdollista hyväksyä tarjous neuvotteluiden pohjaksi. Tässä tilanteessa kannattaa selkeästi tuoda esille, että tarjousta ei ole ehdottomasti hyväksytty, vaan sen pohjalta halutaan jatkaa neuvotteluita.

15 ESIMERKKI TARJOUKSEN HYVÄKSYMISESTÄ KKO 1996:84: Kunnan tekninen lautakunta oli toimivaltansa nojalla varauksitta hyväksynyt yhtiön kunnalle tekemän tarjouksen tievalaistusurakan suorittamisesta. Lautakunnan esittelijänä toiminut kunnaninsinööri oli ilmoittanut yhtiölle tarjouksen hyväksymisestä puhelimitse. Samalla oli sovittu sopimuksen allekirjoittamispäivä. Yhtiön edustaja oli myös tiedustellut, meneekö asia kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Kunnaninsinööriltä saamansa vastauksen perusteella hän on voinut päätellä, ettei urakkasopimuksen syntymisen edellytyksenä ollut kunnanhallituksen ratkaisu. Hän on myös saanut keskustelusta sen käsityksen, että urakan vaatimien tarvikkeiden tilaamiseen voitiin ryhtyä heti. Kunnanhallitus oli sen jälkeen kuitenkin siirtänyt urakasta päättämisen käsiteltäväkseen ja päättänyt pyytää uudet urakkatarjoukset. Yhtiö oli ryhtynyt sopimuksen täyttämisen vaatimien hankintojen tekemiseen.

16 ESIMERKKI TARJOUKSEN HYVÄKSYMISESTÄ KKO katsoi sopimuksen syntyneen: Tekninen lautakunta oli kunnan johtosäännön mukaan toimivaltainen. Suullisen tarjouksen hyväksymisilmoituksen perusteella (ilmoitus oli ollut varaukseton). Kunta ei ole näyttänyt, että tarjouspyynnössä, tarjousta hyväksyttäessä tai muussa yhteydessä olisi edellytetty urakkasopimuksen syntyvän vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Kunnaninsinöörin asemasta johtuen yrityksellä ei ollut syytä epäillä ilmoituksen pätemättömyyttä (asemavaltuutus).

17 SYNTYYKÖ SOPIMUS PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANNOLLA? Hankintalain mukaan hankintasopimus syntyy allekirjoittamalla hankintasopimus, ei vielä päätöksen tiedoksiannolla. Muiden sopimusten osalta tilanne on se, että sopimus syntyy tiedoksiannolla, jollei mitään varaumia ole asian suhteen tehty. Tulkintatilanteiden välttämiseksi jo tarjouspyyntöön saattaa olla tarpeen lisätä lauseke Sitova sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

18 VIRHE TARJOUKSESSA Pääsääntö on aina sopimuksen sitovuus eli tekijä vastaa myös tarjoukseensa tulleista virheistä. Tahdonilmaisu ei ole vastannut todellista tahtoa erehdyksen vuoksi ja virheeseen voidaan vedota, jos: Vastapuoli tiesi virheestä. Vastapuolen olisi pitänyt tietää erehdyksestä (erehdys on ollut riittävän suuri). Osapuolilla on selonottovelvollisuus ja lojaliteettivelvoite Jos vastaanottaja epäilee virhettä, on selvitettävä. Jos vastaanottaja huomaa virheen, on kerrottava.

19 KKO 2008:57 HKL:n tarjouskilpailussa bussien siivousurakasta A oli antanut hinnaksi kohteesta Ruskeasuon Varikko ja kilpailija B oli antanut tarjouksen Kohteesta Koskelan varikko oli A antanut tarjouksen euroa. Kilpailija B ja kilpailija C euroa. HKL oli tiedustellut A:lta, että oliko se huomioinut työn olevan ilta- ja viikonlopputyötä ja että oliko penkkien pesun hinta linja-auto vai penkkikohtainen. Tiedustelun vuoksi voidaan katsoa, että A:n olisi pitänyt ymmärtää HKL:n pitävän hintoja alhaisina ja selvityspyynnön saatuaan A:n olisi pitänyt itse tarkistaa hintojensa oikeellisuus. A ei kuitenkaan tarkistanut hintoja, joten KKO katsoi, että HKL:n ei ole saamiensa vastauksien vuoksi tarvinnut pitää hintoja virheellisinä. Tarjous oli näin ollen A:ta sitova

20 TARJOUSPYYNTÖ Kehotus antaa tarjous. Tarjouspyyntö ei lähtökohtaisesti ole sitova. Voit olla myös tekemättä sopimusta, jos et saa mieleisiäsi tarjouksia. Vältä kuitenkin sellaisia ilmaisuja tarjouspyynnöissä, jotka olisivat tulkittavissa siten, että sitoudutte tekemään sopimuksen parhaan tarjouksen jättäneen kanssa. Julkisissa hankinnoissa hankintayksiköiden tekemät tarjouspyynnöt lähtökohtaisesti tarkoittavat sitä, että hankintayksikkö sitoutuu hyväksymään parhaan tarjouksen.

21 TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyynnön tekijä voi vahvistaa omaa asemaansa lisäämällä varaumia: Tarjouskilpailun keskeyttämiseen tai peruuttamiseen. Kaikkien tehtyjen tarjousten hylkäämiseen. Tarjouskilpailun ehtojen muuttamiseen. Oikeuteen jatkaa neuvotteluita valittujen tarjoajien kanssa. Tarjousta voidaan siis vielä muuttaa neuvotteluissa ennen sen hyväksymistä.

22 TARJOUSPYYNTÖ Toisinaan tarjouspyyntö saattaa synnyttää velvoitteen tehdä hankintapäätös. KKO 1999:48, tarjouspyynnön tekijä oli sitoutunut tarjouspyynnössä noudattamaan rakennusalan yleisiä tarjouskilpailuperiaatteita. Nämä periaatteet perustivat velvollisuuden parhaan tarjouksen hyväksymiseen.

23 TILAUSVAHVISTUS Tarjouspyyntö Tarjous Tilaus Tilausvahvistus. Tässä mekanismissa ei ole aina selvää milloin sopimus on sitovasti syntynyt ja minkä sisältöisenä. Sopimus on pääsääntöisesti syntynyt ennen tilausvahvistuksen lähettämistä. Tarjouksen perusteella tehty tilaus voidaan tulkita tarjouksen hyväksymiseksi, jolloin syntyy sopimus. Välttämättä tilausvahvistukseen lisätyt ehdot eivät siten tule osapuolia sitoviksi ilman, että toinen osapuoli ne vielä erikseen hyväksyy. Hyväksyminen voi tapahtua myös hiljaisesti noudattamalla tilausvahvistuksen ehtoja.

24 TILAUSVAHVISTUS Usein myyjä lähettää tilausvahvistuksen saatuaan puhelimitse tai sähköpostitse tilauksen. Tyypillisesti alkuperäinen tilaus ei sisällä kovinkaan paljon sopimusehtoja (esim. vain hinnat ja tavaran määrä). Tilausvahvistukseen sisällytetään enemmän ehtoja ja saatetaan liittää yleiset sopimusehdot. Yleisten sopimusehtojen sitovuus on tällöin epävarmaa, koska niihin ei ole voitu tutustua etukäteen. Tavaran vastaanottaminen ja laskun maksaminen saattaa kuitenkin poistaa ongelman ja vahvistanee ehdot.

25 KKO 2001:34 Asunto-osakeyhtiö on tilannut rakennusurakan urakoitsijalta hintaan Riita syntyi siitä, että sisälsikö hinta arvonlisäveron osuuden vai ei. Urakoitsija haki asunto-osakeyhtiöltä mainitun kauppasumman päälle euron arvonlisäveroa (22%). Urakkasopimuksessa ei ollut mainintaa arvonlisäverosta. Vaan maininta kokonaishinnasta Muu tulkinta-aineisto: Asunto-osakeyhtiö lähetti tilausvahvistuksen, jossa oli mainittu kokonaishinta Tarjouksessa mainittiin, että hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Tästä syystä asunto-osakeyhtiö oli velvollinen korvaamaan arvonlisäveron.

26 SOPIMUSNEUVOTTELUT Neuvotteluiden tarkoitus on saavuttaa parempi lopputulos, kuin mihin pelkästään tarjouksella päästäisiin. Sopimuskohde voi olla myös niin monimutkainen, että sitä ei voida tiivistää tarjoukseen. Tarjoussidonnaisuus syntyy vasta kun sitova tarjous on tehty. Tätä ennen osapuolet voivat vapaasti neuvotella ilman tarjoussidonnaisuutta. Toisinaan tarjousta ei edes tehdä, vaan sopimus laaditaan neuvotteluiden tuloksena. Oltava varovainen tehdyissä ilmaisuissa, jotta esitystä ei voida tulkita sitovaksi tarjoukseksi. Neuvotteluiden alussa voidaan erikseen myös sopia, että esitykset eivät vahingossakaan ole tulkittavissa tarjouksiksi.

27 SOPIMUSNEUVOTTELUT Tee aina huolelliset neuvottelumuistiot, niin voit myöhemminkin todeta neuvotteluiden kulun. Neuvottelumuistioiden sitovuus on vahvempi jos molemmat osapuolet vahvistavat ne allekirjoituksin. Pelkästään itsellekin tehdyt neuvottelumuistiot voivat saada tulkintavaikusta, jos ne ovat riittävän yksityiskohtaiset ja sopimuksesta ei ole juuri muuta kirjallista aineistoa. Helpottavat muistamaan asioita, joka auttaa: muodostamaan johdonmukaisen kertomuksen neuvotteluiden kulusta ja sopimuksen sisällöstä. Helpottaa tarvittaessa reklamaation tekemistä.

28 Aiesopimus Esisopimus Oletettaessa, että sopimusneuvottelut ovat pitkät, neuvotteluprosessin aluksi voidaan sopia aiesopimus (Letter of intent). Aiesopimuksessa tyypillisesti sovitaan sopimusneuvotteluiden tarkoitus, tavoitteet, aikataulu sekä sovitaan mahdollisesta salassapitovelvollisuudesta. Aiesopimuksella voidaan sopia myös neuvottelurauhasta (yksinoikeus). Aiesopimus ei velvoita pääsopimuksen tekemiseen. Ennen lopullisen sopimuksen solmimista on mahdollista solmia myös esisopimus. Esisopimusta käytetään tyypillisesti, kun osapuolet haluavat sitoutua tiettyyn sopimukseen, mutta lopullisen sopimuksen tekeminen riippuu vielä jostain avoinna olevasta seikasta. esim. viranomaislupien saamisesta. Esisopimus velvoittaa pääsopimuksen tekemiseen ehdon täyttyessä. Mikäli pääsopimukselta edellytetään tiettyä määrämuotoa, on esisopimus tehtävä samalla tavalla.

29 Tulkinta Aiesopimus voidaan tulkita esisopimukseksi sopimuksen otsikosta huolimatta. Täsmälliset määritelmät ja pitkälle viety yksimielisyys. KKO 1996:7 X kaupunki ja Y-yhtiöt tekivät aiesopimukseksi otsikoidun asiakirjan kiinteistöosakeyhtiön osakekannan myymisestä. Aiesopimuksen mukaan kauppakirjan allekirjoittamispäiväksi oli sovittu Kaupunginhallitus oli hyväksynyt aiesopimuksen. Kaupunki yritti peruttaa sopimuksen allekirjoittamisen määrärahan puuttumisen vuoksi. KKO katsoi aiesopimuksen olevan nimestään huolimatta sitova esisopimus ja velvoitti sopimuksen tekemiseen.

30 SALASSAPITOSOPIMUS Salassapitosopimus tulee tehdä ennen kuin salassa pidettävät tiedot luovutetaan. Tarkoitus on estää tiedon oikeudeton hyödyntäminen ja tiedon omistajan etujen vahingoittaminen. Salassapitosopimuksen rikkomista on usein vaikea toteennäyttää. Pelotteena käytetään usein isoja sopimussakkoja. Salassapitosopimuksessa on hyvä määritellä mm. tietojen käyttötarkoitus sopimuksen päättymisen yhteydessä tietojen tuhoamis- tai aineiston palauttamisvelvollisuus Henkilöpiiri, kenelle tietoa voidaan luovuttaa. Toisinaan voi olla tarpeen sopia salassapidon voimassaoloajasta.

31 SOPIMUKSENTEKORIKKOMUS Sopimusneuvottelut eivät lähtökohtaisesti sido osapuolia. Korvausvelvollisuus ei synny sillä, että syytä ilmoittamatta vetäytyy sopimusneuvotteluista. Sopimusneuvotteluiden lähtökohta on myös, että molemmat osapuolet vastaavat omista neuvottelukustannuksistaan. Neuvotteluja ei kuitenkaan ole lupa käydä vilpillisesti siten, että toinen osapuoli tulee harhaanjohdetuksi ja kärsii sen johdosta turhia kustannuksia tai vahinkoa. Perusteeton vetäytyminen neuvotteluista voi johtaa korvausvastuuseen. Esimerkiksi pyydetään tarjouksia tiedonhankintatarkoituksessa, eikä ole aikomustakaan tehdä sopimusta.

32 KKO 2009:45 Osakeyhtiö T oli neuvotellut kiinteistönomistajan kanssa liiketilojen vuokraamisesta tämän kiinteistöstä. Lähes vuoden kestäneiden neuvottelujen jälkeen osakeyhtiö T vetäytyi neuvotteluista. Tiloihin oli tehty korjauksia osakeyhtiön T pyynnöstä. Vuokrasopimuksen alkamisajankohta oli sovittu ja sopimus laadittu, mutta sitä ei oltu T:n toimesta allekirjoitettu. Osakeyhtiö T vetäytyi vanhojen jo korjattujen sisäilmaongelmien vuoksi. Koska osakeyhtiö T oli neuvottelujen kuluessa menetellyt niin, että se oli synnyttänyt kiinteistönomistajassa perusteltuja odotuksia siitä, että vuokrasopimus syntyy, osakeyhtiö T velvoitettiin korvaamaan kiinteistönomistajalle ne vuokratuotot, jotka tämä oli menettänyt kieltäydyttyään sopimuksen syntymiseen luottaen jatkamasta aiempaa vuokrasuhdetta, sekä suorittamaan korvaus osakeyhtiön T edellyttämien kiinteistöön suoritettujen korjausten kuluista.

33 KIITOS Suomen Lakiekonomit Oy Juha Tuominen