Järjestöjen hallinnollisen työn kuormittavuus

Transkriptio

1 SOSTEn Järjestöbarometri 2018 ennakkotuloksia Järjestöjen hallinnollisen työn kuormittavuus Arviot hallinnolliset työn kuormittavuudesta Valtakunnallisilta järjestöiltä tiedusteltiin joidenkin niiden toimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien kuormittavuutta. Vastaajien arvioitavana oli, missä määrin STEAn ja muiden rahoittajien raportointikäytännöt ja muu tiedonkeruu, hankintalain mukaisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen, omien hankintojen kilpailuttaminen hankintalain mukaisesti, verottajan yleishyödyllisen toiminnan verotukseen liittyvät käytännöt/tulkinnat sekä yhdistys- ja säätiörekisteriin liittyvä hallinnollinen työ kuormittavat järjestön ja sen jäsenyhdistysten toimintaa. Yleisimmin (65 prosenttia vastaajista) paljon tai erittäin paljon kuormittavaksi arvioidaan STEAn raportointikäytäntöihin ja muuhun tiedonkeruuseen liittyvä hallinnollinen työ (kuvio 1). Järjestöjen mukaan esimerkiksi STEAn lomakkeiden ja arviointien yksityiskohtaisuus ja raskaus lisäävät niiden hallinnollista työtä. Tietoa kerätään osin asioista, joista sitä on vaikeaa koota ja osoittaa esimerkiksi järjestöjen toiminnan vaikutuksista pitkällä aikavälillä. Myös raportointikäytäntöjen ja niitä koskevien ohjeistuksien muutokset aiheuttavat lisätyötä. Työ on pois järjestöjen perustoiminnasta, mikä aiheuttaa ongelmia etenkin pienissä järjestöissä. Arviointiprosessit ja -lomakkeet ovat liian raskaita ja vaativat paljon työtä. Pienessä organisaatiossa toiminnanjohtaja tekee laajasti kaikkea STEA-byrokratiaa. Jos sitä tehdään, ei tehdä juuri muuta. STEA-byrokratia rasittaa erittäin paljon ja vaikeuttaa ja tekee ajoittain mahdottomaksi varsinaisen toiminnan. Lähinnä se näkyy työajassa, kun tekijöitä on vähän ja ohjeet muuttuvat ja vaaditaan enemmän/eri tavoin kuin tähän asti on tehty ja esimerkiksi tietoja, joita ei koskaan ole osattu kerätä, niin työtunteja tulee lisää. "Jatkuvasti muuttuvat raportointikäytännöt ja ohjeistukset kuormittavat, ohjeistuksia täytyy jatkuvasti lukea, että ei toimisi väärin. Hakemukset / vuosiselvityslomakkeet on tehty isommille järjestöille, eivätkä mahdollista järjestöjen yhdenvertaista kohtelua. Vuosittain tehtävät TVS-raportoinnit (ja erityisesti niihin liittyvät omat kyselyt useille eri tahoille ryhmille ja vastaaminen yhteistyötahojen vastaaviin kyselyihin!), avustusten selvitysraportit, vuosittaiset hakemusvalmistelut eri aikoina (keväisin uusien hankkeiden kehittäminen ja mah-

2 dolliset lisähaut, normaalit haut syksyllä). Käytännössä koko ajan on menossa joku hakuvalmistelu tai raportointi, joka vie aikaa kohderyhmän palvelusta. On hyvä, että tietoa pitää kerätä ja raportoida, mutta STEA vaatii myös sellaista tietoa pitkäaikaisista vaikutuksista, jota ei voida järkevällä tavalla ja luotettavasti kerätä. Oleellisen tiedon kerääminen ja raportoiminen ei ole raskasta, mutta on raskasta pyrkiä saamaan sellaista näennäistietoa, jota ei käytännössä kuitenkaan pystytä uskottavasti keräämään. Hankintalain mukaisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen kuormittaa paljon tai erittäin paljon noin joka neljättä (26 %) järjestöä. Kilpailutuksiin osallistuminen vaatii järjestöiltä paljon aikaa ja usein myös ulkopuolisten asiantuntijapalvelujen ostamista. Omien hankintojen kilpailutuksen arvioi paljon tai erittäin paljon kuormittavaksi noin joka viides (21 %) järjestö. Hankintalain soveltaminen koetaan vaativana, eikä siihen ole aina tarvittavaa osaamista järjestön sisällä. Myös STEAn roolissa järjestön omien hankintojen kilpailuttamisen kannalta tunnistetaan ongelmia. Perehtyminen kilpailutukseen vie todella paljon aikaa, vuosittaiset prosessit ja tarjousdokumenttien valmistelut vaatii useita henkilöitä. Vie aikaa ja rahaa, koska joudumme ostamaan kilpailutuksen asiantuntijapalveluita. Hankintalain soveltaminen vaatii paljon valmistelua ja huolellisuutta. Osaamista ei ole aina omassa organisaatiossa riittävästi. [ ] Ongelmana on STEA:n rooli - usein hankinnoista valitetaan kiusantekomielessä, jos ei itse olla pärjätty - STEA:n ei pitäisi rohkaista valittamaan kohtelemalla valituksen kohteeksi joutuneita kylmästi, vaan tukea tekemään tarkoituksenmukaisia hankintoja. Pelkän hinnan kilpailuttaminen olisi turvallista, mutta mahdotonta, mikäli toiminta halutaan pitää tuottavana. STEAn vaatimus useampien tarjousten pyytäminen suhteellisen pienissäkin hankinnoissa. Halvin ei välttämättä ole ko. järjestölle sopivin ratkaisu. Muiden rahoittajien kuin STEAn raportointikäytäntöihin ja muuhun tiedonkeruuseen liittyvä hallinnollinen työ koetaan paljon tai erittäin paljon kuormittavana alle viidesosassa (19 %) järjestöistä. Useat rahoituskanavat ja niiden vaihtelevat aikataulut ja käytännöt lisäävät kuormitusta. Erityisesti kansainväliset rahoitukset teettävät joillekin järjestöille runsaasti hallinnollista työtä. Muiden rahoittajien raportointikäytännöt ovat olennaisesti kevyempiä kuin STEA:n mutta käytäntöjen ja aikataulujen erilaisuus lisää hallinnollista taakkaa järjestössä, joka saa rahoitusta useammasta lähteestä. 2

3 Erityisesti kansainvälisten rahoituslähteiden talouspuolen raportointi vaatii paljon hallinnollista työtä. Euroopan komission ja ESR:n rahoitukset ovat erittäin kuormittavia. Verottajan yleishyödyllisen toiminnan verotukseen liittyviä käytäntöjä ja tulkintoja pitää työläänä vain viisi prosenttia järjestöistä. Jotkin järjestöt arvioivat verottajan linjausten olevan epäselviä, tulkinnanvaraisia, arvaamattomia tai eri järjestöjä eri tavoin kohtelevia. Joissakin järjestöissä haasteena ovat erityisesti vapaaehtoisten palkitsemiskäytännöt. Kuormitus tulee lähinnä siitä, kun nämä ovat niin tulkinnanvaraisia ja epäselviä. Tietoa joutuu etsimään ja ihmettelemään - siihen menee aikaa. Linjaukset ovat arvaamattomia, uusia linjauksia joutuu koettelemaan hallinto-oikeudessa, kirjallista neuvontaa ei saa vaan kaikesta pitää pyytää maksullinen ennakkopäätös jonka pohjalta hallinnollinen prosessi käynnistyy. Eri järjestöjen kohtelu samoissa asioissa erittäin epäjohdonmukaista ja keskenään ristiriitaista. Vapaaehtoisten palkitsemiskäytännöt - pienestäkin palkkiosta tulee pidättää ennakonpidätys ja jos vapaaehtoinen on työtön, tulee hoitaa byrokratia myös KELA ja TE-toimiston suuntaan. Yhdistys- ja säätiölain soveltamiseen liittyvää hallinnollisen työn taakkaan suhtaudutaan järjestöissä myönteisimmin: yksikään vastaajista ei arvioi sen kuormittavan järjestöä kuin korkeintaan kohtalaisesti. Vain henkilömuutosten yhteydessä. Todella vähäistä kuormittavuutta, etenkin nykyisin, kun sähköinen asiointi on mahdollista. 3

4 Kuvio 1. Eri asioihin liittyvän hallinnollisen työn kuormittavuus järjestön ja sen jäsenyhdistysten toiminnassa. Arviot hallinnollisen työn kevennystarpeista Järjestöiltä tiedusteltiin, tulisiko niiden mielestä edellä mainittuihin hallinnollisiin tehtäviin liittyvää kuormitusta keventää. STEAn raportointikäytäntöjen ja muun tiedonkeruun keventämistä pitää tarpeellisena lähes yhdeksän kymmenestä (87 %) kyselyyn vastanneesta järjestöstä (kuvio 2). Hankintalain mukaisiin tarjouskilpailuihin osallistumisen vaatimaa byrokratiaa haluaisi keventää runsas puolet (55 %), omien hankintojen hankintalain mukaisen kilpailuttamisen puolet (50 %) ja muiden rahoittajien kuin STEAn raportointikäytäntöjen ja muun tiedonkeruun alle puolet (43 %) järjestöistä. Vaikka verottajan yleishyödyllisen toiminnan verotuksen käytännöt ja tulkinnat sekä yhdistys- ja säätiörekisteriin liittyvä hallinnollinen työ arvioitiin muita vähemmän järjestöjä kuormittavaksi, niidenkin suhteen toivottiin jonkin verran keventämistä. Runsas neljäsosa (29 %) vastaajista toivoisi verottajan yleishyödyllisen toiminnan verotuksen käytäntöihin ja tulkintoihin ja 15 prosenttia yhdistys- ja säätiörekisteriin liittyvän hallinnolliseen työhön keventämistä. Keinoiksi STEAn raportointikäytäntöjen ja muun tiedonkeruun keventämiseen järjestöt esittävät esimerkiksi sen yksinkertaistamista ja joustavuuden ja ennakoitavuuden lisäämistä sekä vuoropuhelun lisäämistä STEAn kanssa näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. 4

5 Seurantatietojen määrän vähentäminen ja yksinkertaistaminen. Pitäisi uudelleen harkita, mikä on avustuksensaajan toiminnan kannalta olennaista. Raportoinnin merkitys ja tärkeys on selvä, sitä tarvitaan. Mutta jotenkin lomakkeissa pitäisi olla toiminnan mukaista joustavuutta. Monin eri tavoin toteutettava toiminta ei vaan asetu yhden kaavan mukaan ajateltuihin lomakkeisiin. Monipuolistaa arviointi- ja raportointikäytäntöjä siten, että eri kokoisille ja eri luonteisille järjestöille olisi omat lomakkeensa, arviointitiedon keruuseen pitää saada ennakoitavuutta esim. ei jälkikäteen pidä ilmoittaa, että tvs-tiedot kerätään myös edelliseltä vuodelta eli kahdelta vuodelta ja se edellinen vuosi on jo mennyt [ ]. Lisäämällä ennustettavuutta. Ei jatkuvia muutoksia raportointikäytäntöihin (vrt. viime syksyn yleisavustushakemusmuutos). Ainakin nyt voisi pyrkiä pitämään kiinni esitäytetyistä lomakkeista. Näiden muuttuminen melko säännöllisesti on melko turhaa raportoijan näkökulmasta. TVS-raportoinnissa isompi väli esim. 3 vuotta. Verkkokäyttöön siirtyminen on jo keventänyt työtä ja sitä voi jatkaa. Kerättävien tietojen pysyminen vuodesta toiseen helpottaisi. Tilintarkastajan AUP -raportti voisi olla vaikka joka toinen vuosi, yleisavustusten TVS joka kolmas jne. Lomakkeet ovat aivan liian pitkät, hakulomakkeissa kysytään samoja asioita moneen kertaan. TVS-raportointia on kevennettävä, aivan liian laaja että kysytään kaikilta tahoilta jokainen asia. Lisäksi kyselyiden valmistelut ja yhteenvedot vievät liikaa työaikaa. Voisiko olla STEA lyhyt (max 5 kysymystä) vakiokysely, jonka järjestöt lähettävät valitsemalleen taholle, esim. jonain kertana vapaaehtoisille, toisella kerralla työntekijöille jne. Vuosiraportointilomakkeet tulisi erittäin lyhyitä ja suhteellisen pysyviä, että joka vuosi ei tarvitse rakentaa uutta raportointipohjaa. Entä voisiko olla niin, että hakemuksen yhteydessä tehtäisiin ed. kauden toimintaraportti jolloin STEA saisi kätevästi kerralla yhden järjestön yhden avustuksen tiedot? Kaiken toiminnan jatkuvasta raportoinnista tulisi painopistettä siirtää järjestön kompetenssin arviointiin sekä säännöllisen epäsäännöllisesti toistuviin tarkastuskäynteihin ja pistokokeisiin. Jos järjestö on juuri tarkastettu kokonaan, eikä väärinkäytöksiä tms. ole havaittu, on resurssien hukkaa teettää samasta toiminnasta yksityiskohtaisia TVS-selvityksiä. Neuvottelut STEAlaisten kanssa nykyisestä tilanteesta ja tarpeista siten että huomioidaan eri kokoiset ja eri tilanteissa olevat järjestöt. 5

6 Yksinkertaisemmat ja selkeämmät ohjeet, yksinkertaisempi raportointi malli, paremmat ja tasalaatuisemmat neuvonta- ja tukipalvelut. Kuvio 2. Järjestöjen arviot niiden hallinnollisen työn kevennystarpeista. 6