YHTEISTYÖSEMINAARI KANTAAN LIITTYMISEN TUEKSI SATAKUNTA

Transkriptio

1 YHTEISTYÖSEMINAARI KANTAAN LIITTYMISEN TUEKSI SATAKUNTA Seminaarin osallistujille esitettiin paperilla kolme kysymystä, johon he saivat vastata nimettömästi. Vastauslomakkeita palautettiin 39 kpl. Kursivoidut tekstit ovat suoria lainauksia. Kysymys 1. Mitä sinä ajattelet mitä pitää tapahtua ennen kuin organisaatiosi on valmis liittymään Kantaan sosiaalihuollon osalta? Koulutusta kirjaamisesta: - paljon koulutusta - koulutusta - tarvitaan koulutusta kirjaamisesta - työyhteisö tulee kouluttaa määrämuotoiseen kirjaamiseen huolellisesti - osaamistason korotus koulutuksella Tietoa Kantaan liittymisestä: - organisaatio tarvitsee vielä paljon tietoa ennen kuin voidaan liittyä sosiaalihuollon Kantaan - tietoa, tietoa ja enemmän tietoa Muutoksia tulossa, tarvitaan johdon, esimiesten ja työntekijöiden sitoutumista muutokseen: - henkilökunta täytyy saada mukaan ja kouluttaa - asennevalmennus tehtäväksi - esimiehet tulee vakuuttaa asiasta - esimiesten sitoutuminen - henkilöstön/johdon sitoutuminen - vastuuttaa myös muut osalliset tehtävään - paljon toiminnallisia muutoksia käyttäjille ja organisaatioon - työtapojen ja tietojen muutoksia Maakunta-uudistuksen toteutuminen: - organisaatio = tuleva maakunta - muiden kuntien/maakuntien liittyminen - maakuntauudistuksen toteutuminen Palvelutehtäväluokituksen omaksuminen: - palvelutehtäväluokitukset - pitää osata palvelutehtäväluokitus joka henkilöstön tasolla, uudet käsitteet ja prosessit, jotka THL on määritellyt. eli paljon uutta pitää omaksua. esim. asia ja asiakkuus, asiakirja ym. pitää osata ajatella uudella tavalla - yhtenäistää toimintatapoja - asiakirjan rakenteinen muoto 1

2 Työnjakoa siihen, kuka tekee mitäkin, vaiheittaisuutta, kiireettömyyttä: - vaiheistusta eri kokonaisuuksista - prosessit - EI KIIREELLÄ - aikatauluttaa realistisesti - omassa organisaatiossa: kuka tekee ja mitä - selkeä työnjako kuka hoitaa mitäkin Selkeää ohjeistusta siihen, miten ja milloin Kantaan on hyvä liittyä: - tarkoitus olisi liittyä 3. tai 4. aaltoon. nyt mietityttää, että kannattako kunnan yksinään lähteä Kantaan, jos maakunta on lähdössä mukaan - vaiheittainen liittyminen tuntuisi järkevältä tavalta - selkeä ohjeistus kuinka kannattaa liittyä - Life care koulutukset ennen Kantaan siirtymistä - ensinnäkin koko henkilöstö tarvitsee selkeän informaation siitä, milloin liittyminen Kantaan olisi tapahtumassa ja mitä tarkoittaa konkreettisesti. uskon, että näin koko henkilöstö saadaan motivoitumaan esim. keskittymään kirjaamisen muuttamiseen ja muihin keskeisiin asioihin - kuntaan tarvitaan lisäresurssia/henkilö, joka paneutuu asiaan. oman työn ohessa siirtyminen kantaan ei ole mahdollista Resursseja muutoksen läpiviemiseen: - resurssit - johdolle tietoa > sitoutuminen + ymmärrys asiasta > resurssien varaus ko. asian eteenpäin vientiin - organisaatiossa täytyy irrottaa oikeaa resurssia muutoksen läpiviemiseen (työvoimaa) - käyttäjätuki Riittävästi aikaa perehtyä THL:n määrityksiin ja siihen, mitä Kantaan liittyminen merkitsee itse kullekin: - riittävä perehtyminen tärkeää > täytyy ottaa oikeisiin ihmisiin yhteyttä ja selvittää lisää tietoa - jokaisella pitäisi olla aikaa perehtyä THL:n määrityksiin ja ymmärtää, miksi Kantaan liitytään ja mitä se edellyttää jokaiselta Nykytilan kartoitus ja apua kartoituksen tekemiseen: - tunnistaa organisaation muutostarpeet - alkuvalmistelut (esim. nykytilakartoitus) - nykytilan kartoitukset - nykytilan kartoitus < tähän apua - miten nykytilan kartoitus tehdään? konkreettista apua tähän - nykytila on kartoitettava huolellisesti Yhteistyötä organisaation sisällä ja naapurikuntien kanssa: - jokin työryhmä pitäisi perustaa liittyen Kanta-projektiin - perustaa työryhmä, joka keskittyy pelkästään ko. asiaan - toivon vahvaa yhteistyötä - yhteistä pohdintaa/koulutusta tarvitaan ja yhteinen tahtotila. ei vissiin vielä ole 2

3 - yhteistyötä tässä asiassa naapurikuntien kanssa! - yhteistyö koko organisaatiossa > koordinoija yhteistyöllä niin että kunnat kokoaa jonkinlaisen maakuntayhdistyksen ja he suunnittelevat parhaan mahdollisen ajankohdan ja tavan varsinkin esimiestasolle (olen itse työntekijätasolla)! Kirjaamisvalmennusta, kirjaamisen käytännöt tutuiksi, uudet lomakkeet käyttöön, kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen, kirjaamisen näkeminen osana työtä: - kirjaamiset käyntiin - kirjaamiskäytännöt tutuiksi > koulutus - kirjaamiskoulutusta ei ole vielä ollut, sitä voisi ruveta harjoittelemaan - uudet asiakirjat olisi saatava käyttöön, jotta niihin opittaisiin kirjaamaan oikeanlaista sisältöä + tarvitaan lisää koulutusta kenttäväelle - tiedetään, mitkä kirjaukset/tiedot tallentuvat Kantaan - Omakanta-palvelu vaatii asiakasasioissa kirjaamisen tapahtuvan lyhyellä aikavälillä tapaamisesta. mahdollistaako nykyinen asiakasmäärä sen. - kaikkeen olisi hyvä ennakoida tarpeeksi ajoissa - kirjaaminen pitäisi kehittyä - kirjaamisen kehittäminen - paljon toimintatapojen yhtenäistämistä, kirjaamisen kehittämistä - asiakaskäyntikirjausten yhdenmukaistaminen ja koko kirjaamisen lähtökohtien muuttuminen jokaiselle työntekijälle osaksi osaamisen selkärankaa - yhtenäiset käytännöt - kirjaamiskäytännöt on saatava yhtenäisiksi - uusien lomakkeiden omaksuminen ja käyttöönotto - yhtenäiset käsitteet käyttöön - kirjaamisen yhtenäistäminen - sosiaalihuollon kirjaamisen yhtenäistäminen kirjaamisen tulee olla yhtenäistä (koulutusta tulossakin ) - kirjaamiskäytäntöjä pitäisi kehittää sekä yhdenmukaistamisen että käytännön organisoinnin tasolla alkaen siitä, että kirjaaminen nähtäisiin tärkeänä osana työtä ja sille varattaisiin riittävästi resursseja. tällä hetkellä sille ei jää edes riittävää aikaa kehittämisestä puhumattakaan - maakunnan alueella kaikkien sosiaalihuollon toimijoiden kirjaaminen tulee yhtenäistää, jotta asiat ovat tulevaisuudessa löydettävissä Kanta-palveluista samoilla perusteilla. sosiaalihuollon tietoja kirjataan tällä hetkellä myös terveydenhuollon järjestelmiin. näitä kirjauksia nämä uudet suunnitelmat eivät taida koskettaa mitenkään - kirjaamisvalmennus ja informointia henkilöstölle > tähän tukea kunnan ulkopuolelta/maakunta - kirjaamisvalmennukset suoritettava käytännön työtä tekeville - kirjaamisvalmennukset käyty Vanhojen tietojen siirto arkistoon vaatii perehtymistä ja resurssia: - saada tehtävään oma työntekijä, joka hoitaa ja perehtyy siirtymiseen/tietojen arkistoimiseen - oman työn ohella näitä ei pysty tekemään (vanhojen tietojen siirto) - paljon koulutusta ja tietoa lisää vielä arkistoon liittyvistä asioista - jos arkistoista siirretään vanhat asiakastiedot, tulee siihen varata työntekijäresurssia 3

4 Toimivat ohjelmat ja yhteensopivuus Kantaan: - meillä on pro consona, siihen pitäisi saada palikka, ei kuulemma vielä ole - tarvitaan myös muutoksia pro consonaan, jotta rakenteinen kirjaaminen on mahdollista. muutosten pitää olla sosiaalihuollon kirjaamiseen sopivia > ei liikaa mallinnettu terveydenhuollosta - ohjelmatoimittajan (Tieto) tulee pystyä viemään vanhat tiedot Kantaan - olemme jo sinänsä hyvin valmiita, että mitään paperiversiota asiakasasiakirjoista ei enää ole ja tietojärjestelmä on mukana pilotissa - yhteinen järjestelmäratkaisu - asiakastietojärjestelmän Kanta-valmius - Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän hankinta - toimivat ohjelmat > raha - noin tuhat pientä teknistäkin asiaa sekä Effican muutos Life careen Kysymys 2. Millä tavalla kirjaamisosaamista voisi kehittää ja tukea edelleen sinun organisaatiossasi? Mitä olet itse valmistekemään kirjaamisosaamisen kehittämiseksi ja edistämiseksi? Koulutuksia; koko henkilökunnalle, pienissä ryhmissä, työpaikkakoulutuksia, samantyyppinen koulutus koko Satakunnan alueella, videoklippejä, verkkokouluja, kertauksia: - koulutuksella - koulutusta - koulutusta, koulutusta, koulutusta - kouluttamalla henkilökuntaa pienissä ryhmissä - koko henkilökunnalle olisi hyvä järjestää koulutusta/infoa näistä asioista - henkilöstön koulutus - työpaikkakoulutuksia omassa työyhteisössä, vaikka vain 1-2 tuntia kerralla sisältäen keskustelua muutaman kerran vuodessa - (työ) pari kouluttamiseen > yhtenäinen paketti mikä viedään läpi omassa kunnassa (siis samantyyppinen koulutus kaikissa satakunnan kunnissa, jos mahdollista) - järjestämällä koulutuksia henkilöstölle - jatkokoulutusta aiheesta - ensimmäiset koulutukset käyty jo vuosi sitten, joten kertauskoulutuksille tarvetta, suunniteltu videoklippejä ja kertauskoulutuksia myös. itse olen mukana - kirjaamisen kertauskoulutuksia henkilöstölle - verkkokoulu on hyvä > sen kehittämistä edelleen parempaan suuntaan. henkilökunta vaihtuu niin ei voi aina pitää uusille uutta koulutusta vaan kehottaa jokaista itsekseen opiskella asiat verkkokoulussa (tavallaan vaatia, että jokainen käy ko. koulutuksen) - käytännönläheistä koulutusta perustyötä tekevälle henkilöstölle sekä kertausta tarpeen mukaan - on ollut haasteita löytää osaavia kouluttajia kirjaamiseen ( ei sikaa säkissä ) - koulutusten tulisi olla hyvin suunniteltuja, systemaattisesti eteneviä - kirjaamiskoulutuksissa on ollut haasteena, että osallistujien taso kovin vaihteleva Lisää kirjaamisvalmennusta ja saadun tiedon hyödyntämistä: - osallistumista valmennukseen - osa työntekijöistä on käynyt kirjaamisvalmentajakoulutuksen. heidän kautta tulisi jakaa tietotaitoa muille henkilöille organisaatiossa 4

5 - kunnassa on olemassa kirjaamisvalmentajia, joiden osaamista tulee hyödyntää käytännön työssä, harmi, ettei kirjaamisvalmennuskoulutusta enää järjestetä, olisin ollut kiinnostunut - kirjaamisvalmennusten aloittaminen kunnassa - lisää kirjaamisvalmentajia pitäisi kouluttaa Perehdytystä: - uusien työntekijöiden perehdytyksen vakiinnuttaminen - riittävä perehdytys - perehdytys Kirjaamisen muutos ja siitä puhuminen, yhtenäiset kirjaamiskäytännöt, aikaa, työtiloja ja välineitä kirjaamiselle, ohjausta, neuvontaa ja tukea: - kirjaamiskäytäntöjä tulee vieläkin yhtenäistää - yhteiset ohjeet - yhtenäiset kirjaamisohjeet - avoimella keskustelulla päästään kirjaamisen ongelmista perille ja voidaan parantaa ja yhtenäistää edelleen kirjaamista - itse haluaisin, että käytettäisiin jo määrämuotoista kirjaamista (lastensuojelu, toimeentuloturva, päihdehuolto, aikuis- ja perhetyö) - rakenteisen kirjaamisen ymmärrys > ja kanta-arkistoon liittyvien tietojen ymmärrys >säännöllistä kirjaamiskoulutusta yksiköissä, joka nyt jo pidetäänkin - ajattelumallin muutos niin, että kirjaaminen on automaattinen osa työtä - kirjaamiselle jäisi aikaa - työtilat ja välineet kirjaamiselle - osallistumishalukkuus organisaatiossa > motivointi - organisaatiomme on koulutettu kirjaamisosaamisen osalta. ajattelen, että sitä Kantaan siirtymistä ja kirjaamisen muuttumista pitäisi kuitenkin koko ajan rummuttaa työyhteisössä. Kantaan siirtyminen tapahtuu vasta parin vuoden kuluttua ja nämä asiat unohtuvat helposti, ellei niistä koko ajan puhuta - pitää osata kirjata niin, että se kestää päivänvalon HETI ja ajantasaisesti. asiat pitää olla kirjattuna ATJ:n täsmällisesti. kuntien esimiesten tulee tehdä yhteistyötä, aloittaa työryhmiä ja päättää asioista, miten ja milloin edetään - ohjausta ja neuvontaa paikallisesti joka työpaikalle. tiedän että se on rahakysymys mutta se kannattaisi. terveydenhuollon Kanta on jo olemassa, liikenisikö sieltä tietotaitoa meidän ongelmiin - Satakunnan alueen kirjaamistyöryhmän voisi perustaa, lisäksi kuntakohtaisia kirjaamistyöryhmiä - meillä koko työyhteisö osallistunut koulutukseen ja THL kehittää turvakoti-asiakirjapohjia Kantasoveltuviksi - jatkuva kirjaamisen tuki saatavilla Toimivat lomakkeet: - THL:n kansallisia lomakkeita otettu käyttöön, joskin niiden soveltaminen osaksi työtä hankalaa, koska eivät oikein istu - lomakkeet eivät voi olla liian laajoja, jotta ne tulee täytettyä asianmukaisesti 5

6 Itse olen valmis tekemään: Olla valmiina kouluttamaan ja perehdyttämään, hakemalla aktiivisesti tietoa, tiedottamaan, tekemään yhteistyötä oppilaitosten kanssa, viemällä asioita eteenpäin (esim. lomakkeiden käyttö ja yhteneväisyys): - olen valmis kouluttamaan - olen valmis kouluttamaan tiimiäni - kirjaamisvalmentajana toimisin kouluttajana/ tukihenkilönä, missä mennään Kanta-asioissa tiedon jakajana - olemalla itse aktiivinen - itse toimia perehdyttäjänä - itse olen valmis kouluttautumaan kirjaamisosaamisen eteen edelleen - oman asenteen tarkistaminen - aktiivinen tiedonhaku ja sisäistäminen - täsmäkoulutuksilla, tiedottamisella, yhteistyöllä oppilaitosten kanssa > olen valmis osallistumaan kaikkiin em. vaihtoehtoihin sillä panoksella mikä on irrotettavissa työstä - ajanotto ko. asialle, myös esimiestaso - olen käynyt kirjaamisvalmentajan valmennuksen, mutta käytännössä työn resurssit eivät ole tuon kurssin jälkeen antaneet organisaatiossa niin minulle kuin muillekaan mahdollisuuksia esim. varata aikaa koulutuksille ja niiden valmistelulle - lomakepohjia tulee nykyiseen tietojärjestelmään mutta niistä ei niiden täytöstä ei käydä keskustelua. lomakkeet eivät tule käyttöön kunnolla eikä yhteneväisesti. tämä tulisi korjata. itse olen pyytänyt asiaan parannusta tuloksetta > itse täytyy vielä viedä asiaa eteenpäin - jos lomakkeet ovat yhtenäisiä, tulee antaa täsmäkoulutus lomakkeiden täyttämiseen Esimiehenä tuen ja kannustan työntekijöitä: - olen valmis viemään tietoa henkilökunnalle - esimiesasemassa voin tukea, kannustaa ja innostaa henkilökuntaa - tuen työntekijöitä, teen yhteistyötä kirjaamisen kehittämisen eteen alueen kanssa Kysymys 3. Millaista maakunnallista koordinaatiota ja tukea toivot sekä kantaan valmistautumisen että kirjaamisosaamisen kehittämisen näkökulmista? Koulutusta työpajoissa, koulutuspakettina: - koulutusta - koulutusta - koulutuksia - tarpeeksi työpajatyyppisiä koulutustilaisuuksia - työntekijöiden tulee saada selkeä koulutuspaketti, ei ainoastaan lomakkeiden muodossa Ohjeita, tiedottamista, tekniikkaa, päätöksiä: - neuvoa ja hyviä ohjeita - enemmän tiedottamista ja ohjausta - tiedottamista kaikissa käänteissä - tässä vaiheessa toivon vain apua kunnan painostamiseen yhteisen tahtotilan löytämiseksi meidän kunnassa 6

7 - päätöksiä toiminnan suunnitteluun - tekninen osaaminen - kaikkea Tukea perustasolle: - olen itse terveydenhuollon puolelta, joten en osaa vastata. kuulemani mukaan nykyinen tuki ok! - tukea/tietoa/infoa tarvitaan ehdottomasti! asia ei voi/saa jäädä yksittäisen työntekijän vastuulle - ruohonjuuritasolle laskeutuvaa tukea - toivon ihan henk.kohtaista käyntiä kunnassa (koordinaattori) - tukea Kantaan liittymiseen (että asia pysyy vireillä, ettei ihan viime tipassa liitytä Kantaan) Maakunnallista yhteistyötä, tukea, koordinaatiovastuuta maakuntavalmisteluihin, päätöksiä miten edetään: - maakunnallista yhteistyötä, jos joku kunta on jo tehnyt jotain niin kaikki kehittävät asiaa yhdessä. hyvät ideat jaetaan!! - maakuntavetoinen, tuki - toivon, että maakunnan tasolla kootaan rivit niin, että joka organisaatiosta nimetään osallistujat > säännöllisiä kokouksia (myös skypellä voi hoitaa ison osan) - maakunnallinen Kanta-projekti, eli koordinaatiovastuu maakuntavalmisteluihin. kuntiin omat projektivastaavat. taloudellista tukea arkistointiin maakunnasta - olisiko järkevää pohtia, että maakunta palkkaa muutamia yhteisiä työntekijöitä viemään Satakunnan kuntia eri aalloissa Kantaan. eikä jokainen kunta yritä toimia itsenäisesti/palkaten omia työntekijöitä - kuka päättää miten maakunnassa edetään järkevästi, suunnitellusti eteneminen Liittyminen oikea-aikaisesti, organisoidusti ja maakuntavetoisesti, tietoa missä vaiheessa ollaan menossa: - maakunnan tulisi vetää Kantaan liittymistä ja kirjaamisen kehittämiseksi Pohjois-Pirkanmaan mallia mukaillen - käyttöön oton tuki, siirtyminen järkevästi ajoitettu ja organisoitu - toivon esim. pääkäyttäjiltä konkreettista tietoa siitä missä vaiheessa kuntamme on Kantaan liittymässä - tiedottamista missä vaiheessa Kantaan siirtymiseen liittyvät asiat on Yhteistyötä kuntien kesken, organisaatioissa, moniammatillisesti, kokemusten vaihtoa: - toivon kuntien tekevän yhteistyötä asian kanssa - organisaatioista koottuja työryhmiä, jotka voivat yhdessä pohtia asioita - vuoropuhelun aloittaminen/jatkaminen ammattiryhmittäin - hyvissä ajoin kuntien tietoa kehitetyistä lomakepohjista ja ohjaavista otsikoista - valmistautumisen osalta esim. kuntakohtaisia kokemuksia sekä mahdollisia ongelmia. sisällön kirjausta - toivon pääkäyttäjien keskinäisen verkoston toimimista. ihan ohjelman rakentamisesta lähtien - tehtäisiin yhdessä eikä jokainen kunta yksin - yhteistyöryhmiä (esim. videoneuvottelut?) kuntien kesken. mikä vaihe, miten menee, haasteita? 7

8 Maakunnan vastuu tietojen siirtämisestä: - tarvitaan maakunnallista tukea ja yhteistä näkemystä Kantaan siirtymisestä, esim. missä palveluissa siirretään vain uudet tiedot ja missä palveluissa on järkevää siirtää myös vanhat palvelut esim. lastensuojelu - maakunnallinen projekti vanhojen tietojen viemiseksi Kantaan, jotta vanhoista tietojärjestelmistä saadaan tiedot talteen - Kantaan liittyminen yhteisellä järjestelmällä viimeistään maakunnan aloittaessa - maakunnan tulisi ottaa kanta käytettävän järjestelmän suhteen, sekä aikatauluttaa Kantaan etenemistä Satakunnassa ja koordinoida kuntien yhteistyötä ja uusia toimintamalleja kirjaamisen ja tekniikan suhteen 8