Tiedolla johtaminen Kerava kuntatieto-ohjelman pilottina

Transkriptio

1 Tiedolla johtaminen Kerava kuntatieto-ohjelman pilottina Tiina Larsson, johtaja, FCG Konsultointi Oy Minnamaria Korhonen, erityisasiantuntija, Kuntaliitto ry.

2 Tiina Larsson KM, emba Johtaja, strategiat, palvelut ja rakenteet, FCG Konsultointi Oy Koulutus Kasvatustieteiden maisteri, Helsingin yliopisto emba, Aalto-yliopisto Kauppatieteiden yo, Tietojohtaminen ja johtajuus, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Aiempia tehtäviä Toimialajohtaja, kasvatus ja opetus, sekä tiedolla johtamisen projektinjohtaja, Keravan kaupunki Sivistysjohtaja, Someron kaupunki Rehtori, Helsingin kaupunki Luokanopettaja, Helsinki, Lahti

3 Minnamaria Korhonen KTM, CIA Erityisasiantuntija, Kuntatalous, Kuntaliitto ry. Aiempia tehtäviä Tiedolla johtamisen projektipäällikkö, Keravan kaupunki Sisäinen tarkastaja, Keravan ja Järvenpään kaupungit Sisäinen tarkastaja, Tilastokeskus Suunnittelija, Tilastokeskus Erikoistutkija, Länsi-Suomen Muotoilukeskus Muova A successful Finland means local action

4 Agenda 1. Tietojohtaminen strateginen valinta 2. Kuntatieto-ohjelman Keravan pilotti 3. Keravan pilotin tuotokset Kommentoitu jalkautusopas (tiivistelmä) Keravan tuoteluokituksen kohdistus palveluluokitukselle Kustannuslaskennan kuvaus Käsitemalli ja sanastot XBRL-muotoisen raportoinnin kuvaus ja testaus. Koodisto, tietomalli ja sen kuvaus. Käyttökokemukset 4. Lisätietoja

5 1. Tietojohtaminen strateginen valinta

6 Kuntatieto-ohjelma - talousraportointi uudistuu KUTI on kuntien taloustietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelma. Siirtyminen tehtäväluokituksen mukaisesta käyttötalousraportoinnista palveluluokituksen mukaiseen talousraportointiin sekä yhtenäiseen kustannuslaskentaan. Tilastokeskuksen tiedonkeruu loppuu ja tiedot toimitetaan XBRL-muodossa Valtiokonttorin palveluun.

7 Talousraportointi muuttuu Talousraportoinnin muutos vaatii kunnilta muutoksia laskentatunnisterakenteisiin kustannuslaskentaan tietojärjestelmiin. Muutokset astuvat voimaan vuoden 2020 alusta.

8 Tuotteista palveluluokkiin Kunta voi toteuttaa palveluluokituksen mukaisen talousraportoinnin tuotteistamisen sijaan myös muita laskentatunnisteita yhdistelemällä.

9 Tuotteista palveluluokkiin Tuotteistaminen on palvelutoiminnan järjestämistä suoritteiksi ja suoritteiden yhdistämistä asiakkaille luovutettaviksi palvelukokonaisuuksiksi eli tuotteiksi.

10 Tuotteista palveluluokkiin Tuotteistamalla palvelut, kunta paketoi palvelut asiakkaalle annettaviksi kokonaisuuksiksi, vakioi palvelun laadun, kustannusrakenteen ja toistettavuuden, tekee palveluiden kustannusrakenteesta läpinäkyvää, tuottaa palveluita, joilla on asiakaskysyntää ja vaikuttavuutta, tuottaa palveluita tehokkaammin ja taloudellisemmin ja resursoi oikeisiin paikkoihin oikeaan aikaan.

11 Muutos on mahdollisuus Tuotteistaminen avaa mahdollisuuden valmistautua tulevaisuuteen, kehittää johtamista, kehittää sisäistä raportointia, parantaa palveluita kuntalaisille, vertailla järjestämistapoja, tehdä tietoisia valintoja ja saada aikaa säästöjä.

12 Johdon tietoinen valinta Tietojohtaminen on tietoinen strateginen valinta tavoiteltaessa menestyvää organisaatiota ja laatua. Kerätään, organisoidaan, jalostetaan, jaetaan, ylläpidetään ja analysoidaan tietoa päätöksenteon tueksi (= tiedolla johtaminen). Luodaan toimintaympäristö, jossa uuden tiedon luonti ja hiljaisen tiedon jakaminen mahdollistuvat (= tietojohtaminen).

13 Päätöksenteon tuki Tavoitteena kustannustehokkaat ja vaikuttavat palvelut kuntalaisille. Ajantasaisen, luotettavan ja relevantin tiedon perusteella voidaan tehdä päätöksiä mm. palveluiden järjestämistavasta (oma/osto/vuokraus/leasing jne.), palvelun järjestämistavan kustannustasosta ja vaikutuksista (kustannusrakenne on läpinäkyvä), mitä vapaaehtoisia palveluita järjestetään, oman toiminnan kehittämiskohteista ja niiden prioriteeteista, resurssien kohdentamisesta ja virkojen täytöstä, talousarvion laadinnasta (volyymi x tuotehinta) Tiedolla johtaminen perustuu eri johtamistasojen talous- ja toimintaraporttien tuottamiseen.

14 Kunnan valinnat Johtamisen strategiset valinnat Tiedolla johtaminen Palveluiden järjestämisen johtaminen Talouspalveluiden järjestämisen valinnat Itse, ostettuna, yhteistyönä Tiedon omistajuus Tietojärjestelmien valinnat Tietojärjestelmien rooli Tiedon säilyttämistavat Budjetoinnin toteuttamistavat Raportoinnin toteuttamistavat Järjestelmien XBRL-standardin tuki Nykyisten järjestelmien kehittäminen, uusien hankkiminen

15 Raportointi Sisäinen raportointi kuntakohtainen Tuotekohtainen raportointi Talous- ja toimintatietoja yhdistävä raportointi Eri johtamisen tasojen mukainen raportointi Ulkoinen raportointi määrämuotoinen, pakollinen Talousarviotietojen raportointi Osavuositietojen raportointi Tilinpäätöstietojen ja palvelutietojen raportointi

16 2. Kuntatieto-ohjelman Keravan pilotti

17 Pilotin kohde ja tarkoitus Kohteena Kasvatuksen ja opetuksen toimialan tuotteistus, kustannuslaskenta ja raportointi. Pilotin tarkoituksena oli kuvata ja testata Keravan kaupungin johtamiseen tarvittava raportointi ja johtaa siitä ulkoinen raportointi konekielisessä muodossa.

18 Pilotin tavoitteet Taloustiedon laadun parantaminen Tuotteistus, kustannuslaskenta Raportoinnin relevanssi, täsmällisyys ja oikea-aikaisuus Taloustiedon tuotantoprosessin, raportoinnin ja jalostamisen tehostaminen Samasta raakadatasta tuotetaan raportteja useisiin käyttötarkoituksiin. Automaattinen, konekielinen raportointi Taloustiedon avoimuuden ja käytettävyyden parantaminen Yhtenäinen palveluluokitus Jalkautusopas Vertailukelpoisuuden parantuminen Vaikuttavuuden lisääminen Julkiset tuotokset ovat muiden kuntien hyödynnettävissä

19 Keravan ja VM:n KUTI-pilotti Tuotteistettiin Keravan kasvatuksen ja opetuksen palvelut. Kohdistettiin Keravan kasvatuksen ja opetuksen tuotteet palveluluokituksen luokkiin. Testattiin palveluluokituksen jalkautusopasta ja laadittiin tiivistelmä. Kuvattiin kasvatuksen ja opetuksen toimialan tuotteiden kustannuslaskenta. Laadittiin sanasto ja käsitemallit palveluluokituksesta sekä opetustiedotlomakkeesta (lomake 41) Tuotettiin sisäinen johdon raportointi. Kuvattiin ja testattiin sisäisestä raportoinnista johdettua palveluluokituksen mukaista ulkoista talousraportointia. Analysoitiin lomake 41 automatisoinnin näkökulmasta.

20 Pilotin rajaukset Keravan tuoteluokituksen ja JHS palveluluokituksen yhteensovittamisen ja kustannuslaskennan kuvauksen osalta pilotti rajattiin Kasvatuksen ja opetuksen toimialan tuotteisiin (43 kpl). Palveluluokituksen mukaisen talousraportoinnin kuvauksen ja testauksen osalta pilotti rajattiin otokseen edellä mainituista tuotteista (12 kpl). Datan toimittamisen osalta pilotti rajattiin tapahtuma-aineistoon 1 kk:n ajalta.

21 3. Tuotokset

22 Palveluluokituksen jalkautusopas (tiivistelmä)

23 Jalkautusoppaan tiivistelmä Perustuu Tampereen kaupungin pilotissa laadittuun palveluluokituksen jalkautusoppaaseen sekä Keravan kaupungin omiin kokemuksiin. Lähtökohtana on tuotteistetut palvelut tai palveluiden tuotteistaminen sekä se, että samasta raakadatasta jalostetaan sekä kunnan omien raportointitarpeiden mukaiset että ulkoisen raportoinnin vaatimat tiedot. Tampereen kaupunki on kommentoinut työstettyä tiivistelmää.

24 JHS palveluluokituksen perusperiaatteet Palveluluokitus on organisaatioriippumaton sisältää vain yhden hierarkiatason sisältää koko kunnan toiminnan. Kunnat voivat luoda tarpeisiinsa tarkempia luokituksia. Kerava on luonut tarpeisiin tarkempia luokituksia, tuotteet.

25 Palveluluokituksen looginen rakenne JHS 200 = Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus

26 Miten muutos kannattaa toteuttaa? 1. Mieti, miten haluaisit kehittää ja johtaa omaa toimialaasi tiedolla johtamisen avulla. 2. Tunnista, miten paikalliset kehittämistarpeet voisi yhdistää Kuntatietoohjelman tavoitteisiin. 3. Sitouta ylin johto kehittämiseen. 4. Organisoi kehittämishanke, jonka avulla valittujen muutosten läpivienti ja suunnittelu toteutetaan. 5. Luo tiedolla johtamisen toimintakulttuuri yhdessä työntekijöiden kanssa. 6. Vie tarvittavat muutokset päätöksentekoon.

27 A. Kunnan palvelutoiminta on tuotteistettu 1. Kartoita kunnan käytössä oleva tuotteistus, tuotenumerointi ja tuotekustannuslaskenta. Yhteensovita tuotekustannuslaskenta JHSXXX Kuntien kustannuslaskenta -suositukseen. 2. Selvitä, kuinka kunnan omat tuotteet saadaan kohdennettua JHS 200 palveluluokkiin. Tarvittaessa luo tuotteille tuotenumerot ja käytä niitä kohdistamisessa. 3. Selvitä, onko tuotetieto (tuotenumero) tarkoituksenmukaista viedä operatiivisiin-, ja/tai talousja henkilöstöhallinnon järjestelmiin vai rikastetaanko data tuotenumerolla/palveluluokalla myöhemmin esimerkiksi tietovarastossa. Luo säännöt rikastamiselle tuotekustannuslaskennan periaatteiden mukaisesti. 4. Jos kunnan oma tuoteluokittelu on soveltuva ja riittävän kattava, voidaan kustannusten kohdistuksessa käyttää tuotetietoa. Tällöin tuotteiden kustannukset summataan JHS 200 palveluluokkiin kohdassa 2. määritellyn kohdennuksen mukaisesti. 5. Tuota kunkin käyttötilanteen mukainen raportointi: Kunnan johtamisessa ja päätöksenteossa tarvittava raportointi (vapaaehtoinen, sisäinen, muoto vapaa) Kuntien raportointikokonaisuus (pakollinen, ulkoinen, muoto XBRL)

28 B. Kunnan palvelutoimintaa ei ole tuotteistettu 1. Selvitä, riittääkö JHS 200 palveluluokittelun taso myös kunnan omiin johtamistarpeisiin vai onko tarpeen tehdä luokittelua tarkempi kuntakohtainen tuotteistus. 2. Ota pohjaksi JHS 200 palveluluokittelu, jonka alle määritetään kunnan omien tarpeiden pohjalta tarvittaessa tarkemman tason tuotteita tai otetaan käyttöön JHS-tason luokitus. Luo tuotteille tuotenumerot tai palveluluokille palveluluokkanumerot, jos JHS 200 palveluluokituksen taso on kunnan omiin tarpeisiin riittävä. 3. Selvitä, onko tuotetieto (tuotenumero) tai JHS 200 palveluluokkatieto (palveluluokkanumero) tarkoituksenmukaista viedä operatiivisiin- ja/tai talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin vai rikastetaanko data tuotenumerolla/palveluluokalla myöhemmin esimerkiksi tietovarastossa. 4. Määritä kustannusten kohdistaminen tuotteille tai JHS 200 palveluluokille. Luo tarvittaessa säännöt datan rikastamiselle tuotenumerolla tuotekustannuslaskennan periaatteiden mukaisesti. Jos päädytään luomaan palveluluokitusta tarkempia tuotteita, kohdistetaan kustannukset ensin näille tuotteille. Tuotteista summataan palveluluokan kustannukset. Tarkempi tuotteistus kannattaa luoda siten, että yksi kuntatason tuote kuuluu aina vain yhteen JHS 200 palveluluokkaan. Kustannusten kohdistamismallin tulee pohjautua JHSXXX Kuntien kustannuslaskenta - suositukseen. 5. Tuota kunkin käyttötilanteen mukainen raportointi: Kunnan johtamisessa ja päätöksenteossa tarvittava raportointi (vapaaehtoinen, sisäinen, muoto vapaa) Kuntien raportointikokonaisuus (pakollinen, ulkoinen, XBRL)

29 Muuta huomioitavaa Varaudu myös mahdolliseen myöhemmin tulevaan velvollisuuteen raportoida toimintatietoja (esim. suoritemäärät, taloudellisuus, tuottavuus, tehokkuus, vaikuttavuus) sekä toimipaikkatietoa palveluluokittain. Suunnittele, miten tuotteiden elinkaarta hallitaan: Miten uusi tuote perustetaan, ylläpidetään (esim. nimenmuutos) tai lakkautetaan? Miten uusi tuote kytketään JHS 200 palveluluokkaan? Miten varaudutaan mahdollisiin JHS-palveluluokituksen päivityksiin?

30 Tuotteiden kohdistus JHS palveluluokitukseen

31 Kuntatason tuoterekisteri LsP = Lakisääteinen pakollinen LpV = Lakiin perustuva vapaaehtoinen Hv = Harkinnanvarainen

32 Kuntien palveluluokitus - JHS 200

33 Keravan kuntatason tuotehierarkia Kasvatus ja opetus Palveluryhmä Perusopetuspalvelut Varhaiskasvatuspalvelut Lukiokoulutuspalvelut Kasvun ja oppimisen tukipalvelut Tuoteryhmä Yleisopetus Ruotsinkielinen yleisopetus Erityisopetus Tuote Yleisopetus 1-6 lk Ruotsinkielinen perusopetus 1-6 lk Luokkamuotoinen erityisopetus Yleisopetus 7-9 lk Ruotsinkielinen perusopetus 7-9 lk Erityisopettajapalvelu

34 Keravan tuotteiden kohdentaminen palveluluokkiin JHS Palveluluokka Keravan tuote Esiopetus 4h (oma) Esiopetus Esiopetus 4h (yksityinen) Esiopetus vuorohoito 4h Esiopetuksen ryhmämuotoinen erityisopetus (4h)

35 Kustannuslaskennan kuvaus

36 Kustannuslaskennan kuvaus Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitukselle (JHS 200) tulee kohdistaa kaikki kunnan menot ja tulot. Kunnan perustehtäviä tukevien palveluiden kustannukset tulee sisällyttää suosituksessa kuvattujen palveluiden kustannuksiin. Yksityiskohtaiset menojen ja tulojen sekä sisäisten erien, kuten tukipalveluiden, kohdistussäännöt annetaan erikseen ulkoista raportointia koskien kustannuslaskentaan liittyvissä suosituksissa ja raportointiohjeissa.

37 Kuntien ja kuntayhtymien kustannuslaskenta, (luonnos ) Kustannuslaskennan tehokas toteuttaminen vaatii, että toiminta on luokiteltu toiminnallisesti ja taloudellisesti järkeviin kokonaisuuksiin, esimerkiksi palveluihin, tuotteisiin tai toimintoihin. Myös keskitetyt tukipalvelut tulisi tuotteistaa mahdollisimman pitkälle, jotta myös sisäinen kaupankäynti perustuisi tuotteistukseen. Tuotteistaminen edistää hinnoittelun läpinäkyvyyttä ja lisää yleistä kustannustietoisuutta, kun tietoisuus toiminnasta ja sen kustannuksista lisääntyy. Tämä helpottaa myös yksiköiden välistä vertailua. Tuote- tai toimintokohtainen laskenta helpottaa myös päätöksentekoa, esimerkiksi budjetointia, kun eri tuotteiden vaatimat resurssit voidaan laskea tuotekustannusten ja määrien mukaan. Tuotteistuksen nähdään parantavan tehokkuutta koska se parantaa kustannustietoisuutta ja läpinäkyvyyttä.

38 Tuotekustannuslaskennan vaiheet 1. Luodaan tuotenumerot. 2. Henkilöstökustannukset kohdistetaan tuotteille: henkilön tietoihin viedään tuotenumero(t) ja %-jako eri tuotteiden välillä. 3. Tuotenumero kirjataan suoraan tositteelle ostolaskujen sähköisessä kiertojärjestelmässä. Myös myyntilaskuista osa saa jo nyt automaattisesti tuotenumeron. 4. Tositetapahtumat, joilla ei ole tuotenumeroa rikastetaan kauden päättyessä kerran kuukaudessa tuotenumerolla annettujen kustannuspaikka + toiminto tai kustannuspaikka + tili -sääntöjen avulla. 5. Yleiskustannukset vyörytetään tuotteille annettujen sääntöjen perusteella kerran kuukaudessa.

39 K o h d e n t a m i n e n Suoriteperusteinen laskutus Varhaiskasvatus Päiväkodin hallinto Keskushallinnon tukipalvelut Henkilöstömäärän suhde Tasajako Kasvatuksen ja opetuksen toimialan hallinto Toteutuneiden kustannusten suhde Perusopetus Koulun hallinto Lukiokoulutus Toteutuneiden kustannusten suhde Tuote a Tuote b Tuote c Talousarvion suhde Kasvun ja oppimisen tuki JHS palveluluokka

40 Käsitemalli ja sanastot

41 Käsitemalli

42 Sanastotyö tehty: - tuotteista, - opetustiedoista (lomake 41), - käsitemallista Jotta raportointi voidaan automatisoida käsitteet tulee olla määritelty yksiselitteisesti. Sanastotyön vakiosarakkeet: Suositeltava termi Synonyymi Ehdotettu määritelmä Huomautus Vaihtoehtoiset määritelmät Olennaiset käsitepiirteet Yläkäsite Lähde

43 Sanastotyö: esimerkki

44 Huomioita Opetustiedot 41 -lomakkeesta Opetustiedot -lomakkeen tiedot eivät ole kaikilta osin helposti automatisoitavissa. Esimerkiksi Keravan kaupungilla automatisointi vaatisi tuotteiden pilkkomista sekä erillisten, rinnakkaisten vyörytysten ajoa. Kipupisteitä vaikeavammaisten ja vammaisten taloustietojen ilmoittaminen, sisäinen hallinto, erilaiset sisällöt lomakkeella kysyttävissä kululajeissa. Havainnot olivat niin merkittäviä, että lomake uudistetaan, minkä vuoksi sen testaaminen pilotissa tuli tarpeettomaksi.

45 Raportoinnin testaus

46 Tuotekohtaisesta tapahtuma-aineistosta palveluluokituksen mukainen raportointi Täsmättiin lähtödata Tehtiin tapahtuma-aineiston rikastukset tietovarastossa (tuotenumerot ja vastapuolitiedot) Tarkistettiin ja täsmättiin tapahtuma-aineisto Muodostettiin palveluluokituksen mukainen aineisto Tarkistettiin ja täsmättiin palveluluokituksen mukainen aineisto Muodostettiin JHS 200 palveluluokituksen mukainen aineisto JHS 194 päivitysluonnosmuotoon Tuotettiin myös tehtäväluokituksen mukainen raportointi, sillä vastaanottopäässä ei ollut valmiutta palveluluokituksen mukaisen aineiston vastaanottoon. Tarkistettiin ja täsmättiin aineisto

47 Käyttötalous palveluluokittain

48 Käyttötalous tehtäväluokittain

49 Käyttökokemukset

50 Hyödyt Keravan tuoteluokituksen hierarkia testattiin sisäisen ja ulkoisen raportoinnin näkökulmasta. Tuotekustannuslaskenta ja tuotteiden kohdentaminen palveluluokille dokumentoitiin. Tunnistettiin haasteita, joita tullaan kohtaamaan, kun valmistaudutaan ulkoisten raportointivelvoitteiden täyttämiseen koko kaupungin tasolla. Tuotteistaminen palveluluokituksen tasolle palvelee kuntatieto-ohjelman raportointitavoitteita. Pilotin julkiset tuotokset ovat vapaasti muiden kuntien hyödynnettävissä. Tiedonannon, jalostamisen ja käytön kustannukset alenevat ja ajantasaisuus paranee. Laadukkaampi tietosisältö, keveämpi tiedonantotaakka.

51 Pilotin aikana esille tulleet haasteet Vyörytykset tukipalveluilta palveluluokille ovat raportoinnin perustamisvaiheessa työläitä. Palveluluokkien sisällön määrittelyn tulisi olla tarkempaa (esim. yleishallinto). Tositeriveiltä puuttuu Y-tunnisteita, jotka täydennetään manuaalisesti. Myöhemmin ohjelmistotoimittaja tukenee raportoinnin muutosta niin, että tätä vaihetta ei tarvita. Lomakkeen 41 muodostaminen automaattisesti ei kaikilta osin ole mahdollista (kysytty tieto on liian hienojakoista). Sisäiset erät (sääntöjen ja rivien määrä ja validointi, vastapuolitunnisteet)

52 Käyttökokemukset Sekä palautteen että Keravan oman arvion mukaan tuotokset soveltuvat sellaisille kunnille, jotka ovat tuotteistaneet toimintansa tai harkitsevat sen tuotteistamista. Tuotteistaminen palveluluokituksen tasolle palvelee kuntatieto-ohjelman raportointitavoitteita. Tarkemman tason tuotteistaminen riippuu kunnan omista tarpeista. Pilotin tuotoksia voi hyödyntää myös kunnissa, jotka eivät ole tuotteistaneet, vaan toteuttavat talousraportoinnin muista laskentakohteista yhdistelemällä (kustannuspaikka, toiminto, tili jne.).

53 4. Lisätietoja

54 Lisätietoja Keravan pilotin tuotokset Kuntatietoluotsi Kunta- ja maakuntatalouden tietopalvelu Tietojohtaminen kunnissa -verkostoprojekti

55 Kerava Askeleen edellä muutosta.