TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS

Transkriptio

1 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS

2 Mitä ja miksi? Kädessäsi on Tapahtumajärjestäjän opas eli tietopaketti siitä, miten järjestät onnistuneen tapahtuman Tampereella. Opas auttaa sinua tapahtuman järjestämisessä aina tapahtuman ideoinnista sen jälkeisiin toimenpiteisiin saakka. Oppaan on toteuttanut Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto yhteistyössä kaupungin viranomaisten ja poliisin kanssa. Me Tapahtumatoimistossa haluamme auttaa sinua tapahtumien järjestämisessä. Tampere on upea tapahtumien kaupunki, tervetuloa järjestämään tapahtumia Tampereelle. Perttu Pesä tapahtumajohtaja Tapahtumatoimisto Tampereen tapahtumatoimisto Aleksis Kiven katu C PL 487, Tampere Toimittaja: Saara Paavola Tilaaja: Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto Tuottaja: JS-Suomi Kuvat: Taru Kalvi, Olli Ruokolainen, Emil Bobyrev, Maria Rautio, Ari Järvelä, Tapahtumatoimisto Kannen kuva: Olli Ruokolainen Painosmäärä: 2500 kpl Julkaisuvuosi: 2012 Painopaikka: Offset Ulonen Oy, Tampere SISÄLLYSLUETTELO Mitä ja miksi? Tapahtuman suunnittelu... 4 Mikä on tapahtuma?... 4 Tapahtuman ideointi... 4 Tapahtuman organisaatio... 5 Tapahtumapaikan valinta... 5 Tapahtuman talous... 6 Tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi... 6 Tapahtuman turvallisuus... 7 Tapahtuman riskienhallinta... 7 Läheltä piti tilanteet ja onnettomuudet... 7 Tapahtuman siisteys ja ympäristöystävällinen tapahtuma... 8 Siisteys ja ympäristöystävällisyys imagotekijöinä... 8 Keinoja siistiin tapahtumaan Tapahtuman luvat, ilmoitukset ja tiedottaminen Tapahtumapaikka Ilmoitus yleisötilaisuudesta Milloin ilmoitusta ei tarvita? Turvallisuussuunnitelma Pelastussuunnitelma Katulupa Meluilmoitus Jätehuoltosuunnitelma Elintarvikkeet Lemmikkieläimet Kuluttajaturvallisuus WC-tilat Tupakkatuotteiden myynti Musiikin esittäminen Tilapäiset anniskeluluvat Tiedottaminen Viranomaistapaamiset Viranomaistarkastus

3 SISÄLLYSLUETTELO 3. Nyt tapahtuu! Tapahtuman rakentaminen Sähkö Vesi Rakenteet Meluntorjunta Anniskelualue Wc-tilat Tupakointi Löytötavarat Henkilökunta Siisteys ja jätehuolto Jäteastiat Tapahtumapaikan siivoaminen Tapahtuman ensiapu Esteettömyys Vakuutukset Tapaturmavakuutus Vastuuvakuutus Saapuminen ja liikkuminen Muut tapahtuman palvelut Tapahtuman jälkeen Viranomaiskalenteri, Tapahtumajärjestäjän muistilista & yhteystiedot Viranomaiskalenteri Tapahtumajärjestäjän muistilista yhteystiedot Lähdeviitteet

4 1. Tapahtuman suunnittelu Mikä on tapahtuma? Tapahtumia on monenlaisia. On pieniä tapahtumia, suuria tapahtumia ja kaikkea siltä väliltä. Kokoontumislaki määrittelee tapahtumaksi yleisölle avoimen huvitilaisuuden, kuten festivaalin, näytöksen tai kilpailun. Kokoontumislakiin perustuvat esimerkiksi poliisille tehtävät tapahtumailmoitukset. Oppaassa käsittelemme suuria ja pieniä tapahtumia. Tapahtuman koon määrittely ei ole yksiselitteistä, myöskään laissa ei ole määrätty, minkä kokoista tapahtumaa voidaan pitää suurena. Pelastuslakiin liittyvän asetuksen mukaan yli 200 osallistujan suuruisesta tapahtumasta pitää tehdä pelastussuunnitelma. Tätä on hyvä pitää ohjenuorana. (Lähdeviite: i ) Tapahtuman ideointi Jos tarvitset apua tapahtuman ideointiin, suunnitteluun tai haudutteluun, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon. Anna Saarni vastaava tuottaja Tapahtumatoimisto Tapahtuman ideointiin on hyvä sijoittaa aikaa ja resursseja, sillä siten tapahtumalle saadaan sisältöä, jota ei välttämättä aluksi ollut suunnitteilla. Ideointivaiheessa on tarkoitus synnyttää runsaasti erilaisia ideoita, joita voidaan myöhemmin muokata käyttökelpoisiksi tai karsia. Ideointimenetelmistä käytetyimpiä ovat miellekartat ja aivoriihet. Miellekartta toimii hyvänä alustuksena keskustelulle ja se kokoaa erityyppiset ideat yhteen. Aivoriihityöskentelyssä tuotetaan paljon erilaisia ideoita, joita karsitaan myöhemmin pois. Tapahtumaa ideoidessa on hyvä ajatella myös tapahtuman toteuttamisen aikataulua. Tapahtuman järjestäminen voidaankin nähdä projektina, joka etenee vaiheesta toiseen. (Lähdeviite: ii ) Tapahtuman järjestämisessä aikataulutus on tärkeää, sillä esimerkiksi lupa-asiat pitää hoitaa ajoissa, jotta tapahtuma voidaan järjestää. Myös esimerkiksi tapahtumapaikan varaaminen, esiintyjien ja rakenteiden tilaaminen sekä mahdollinen työntekijöiden palkkaaminen pitää hoitaa ajoissa. Tapahtuman ajankohtaa on hyvä suunnitella; on esimerkiksi selvitettävä, onko kaupungissa samaan aikaan muita samantyylisiä tapahtumia ja jos on, olisiko kannattavaa siirtää oma tapahtuma toiseen ajankohtaan vai voiko muista tapahtumista saada synergiaetua. Tapahtuman organisaatio Hyvää tapahtumaa ei kukaan tee yksin. Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä. Tapahtuman työryhmän ja henkilöstön lisäksi tapahtumalle voidaan hankkia yhteistyökumppaneita, jotka voivat osallistua joko tapahtuman jonkin osa-alueen tekemiseen tai mahdollisuuksien mukaan tapahtuman kustannuksiin. Yhteistyökumppanit on hyvä saada näkyville tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa esimerkiksi logojen liittämisellä mainoksiin ja tapahtuman nettisivuille. Tapahtumapaikan valinta Tampereelta löytyy tapahtuman järjestämiseen monia, hyvinkin erilaisia paikkoja. POHDITTAVIA KYSYMYKSIÄ Kenelle tapahtumaa tehdään? Millainen tapahtuman sisältö on? Millainen tapahtumapaikka sopii tapahtumalle? Millainen aikataulu tapahtumalla on? Millainen yhteistyökumppani sopisi tapahtumaan? Mistä tapahtuman rahoitus muodostuu? 4

5 Tampereen kaupungin alueelta löydät tapahtumapaikan niin urheilutapahtuman, konsertin kuin ulkoilmatapahtumankin järjestämiseen. Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat tapahtuman luonne, tapahtuma-aika, tapahtuman kohderyhmä, sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys sekä vuokrakustannukset. Jos haluat järjestää tapahtumasi ulkotiloissa, esimerkiksi puistossa, paikan valintaan vaikuttaa myös se, onko sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria saatavilla. Tämä kannattaa selvittää, ennen kuin päätöksiä paikasta tehdään. Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, onko varaus selvä vai tarvitaanko sitä varten esimerkiksi erillinen hakemus. Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on hyvä alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta on siis piirrettävä kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava, ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttaan on merkittävä niin tapahtuman rakenteet, toimipaikat, poistumistiet, alkusammutuskaluston sijainti kuin ensiapupistekin. Lisätietoa tapahtumapaikan valinnasta: tapahtumapaikan-valinta Tiloja varatessasi muista toimittaa myös hakemus meille! Pekka P. Paavola Tampereen kaupungin liikuntapalvelut TAPAHTUMALLE ON NIMETTÄVÄ: Projektipäällikkö/-vastaava Taloudenhoitaja Lupavastaava Turvallisuusvastaava 5

6 Tapahtuman talous Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja on mahdollisuus saada. Menoja syntyy niin tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, rakenteista, esiintyjistä, mainostamisesta jne. Lisäksi on hyvä varautua ennalta arvaamattomiin menoihin. Perinteisiä tulomuotoja ovat muun muassa pääsylippu- ja sponsoritulot. Tapahtumalle on mahdollisuus hakea myös ulkopuolista rahoitusta. Yhteistyökumppanien mahdollisuudet rahoittaa tapahtumaa kannattaa selvittää etukäteen. Tapahtumille voidaan hakea myös julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta. Suunnitteluvaiheessa olisi hyvä pohtia myös, löytyykö tapahtumalle jonkinlaista ansaintalogiikkaa, eli voidaanko tapahtumaan järjestää sellaista oheistoimintaa, jonka avulla tapahtuman tuloja saadaan lisättyä. Tuloja voidaan kerryttää esimerkiksi vuokraamalla tapahtuma-alueelta myyntipisteitä. Jos tapahtuman rahoituskeinot mietityttävät, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon, niin pohditaan yhdessä! Lisätietoa tapahtumien rahoituksesta tapahtuman-talous Tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi Tapahtumaa markkinoidaan ja siitä tiedotetaan. Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tapahtumasta tiedottaminen on ns. virallisen tiedon välittämistä tapahtumasta. Tiedottamisella halutaan tavoittaa ne viranomaiset, jotka jäävät ilmoitus- tai lupamenettelyn ulkopuolelle. (Viranomaisten tiedottamisesta lisää seuraavassa luvussa.) Tapahtumaa on markkinoitava kuin mitä tahansa tuotetta. Tapahtuma tehdään yleisölle ja osallistujille. Tavoitellun yleisön osallistuminen tapahtumaan on kriittistä tapahtuman onnistumisen kannalta. Jotta haluttu kohderyhmä tavoitetaan, on tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi osattava kohdistaa oikein. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen. Kartoituksen avulla voidaan valita mainontakeino niin, että se täsmää halutun kohderyhmän kanssa. Esimerkiksi iäkkäämpi yleisö ei ole niin aktiivista sosiaalisessa mediassa kuin nuorempi, joten jos halutaan tavoittaa vanhempi kohderyhmä, on käytettävä toista mainontakeinoa. Tiesitkö, että Visit Tampere -matkailutoimisto nostaa tapahtumia esiin nettisivuillaan Kanava on hyvä sekä kotimaisten että kansainvälisten matkailijoiden tavoittamiseen. Tee lyhyt kuvaus tapahtumastasi ja toimita se Visit Tampereelle. Lisätietoa: TIEDOTUS- JA MARKKINOINTIKEINOJA Lehdistötiedotteet (lyhyt kuvaus tapahtumasta ja yhteystiedot) Sosiaalinen media Mainokset lehdissä, radiossa, tv:ssä Banderollit kaupungilla Tapahtumakalenterit netissä Julisteet kaupungin ilmoitustauluilla Kutsujen lähettäminen Pohdi tapahtumasi ansaintalogiikkaa! Lisätietoa tapahtuman tiedottamisesta ja markkinoinnista: tapahtuman-tiedottaminen-ja-markkinointi 6

7 Tapahtuman turvallisuus Tapahtuman turvallisuuden suunnittelulle on hyvä varata aikaa. Erilaiset lait ja säädökset säätelevät tapahtumien turvallisuutta; esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Esimerkiksi kuluttajaturvallisuuslaki määrää tapahtuman järjestäjää tekemään tapahtumasta ilmoituksen kuluttajapalveluita valvovalle viranomaiselle. Poliisille on laadittava turvallisuussuunnitelma tapahtuman turvallisuudesta. Pelastuslaitokselle on toimitettava pelastussuunnitelma, joka kannattaa toimittaa myös poliisille. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi suunnitelmaksi, kunhan siinä on huomioitu kaikki vaadittavat asiat. Suunnitelmiin on selvitettävä kokonaisvaltaisesti tapahtuman mahdolliset riskit, toimintamallit onnettomuuksien ehkäisemiseksi, toimintamallit yllättävien tapahtumien varalle sekä muut turvallisuusjärjestelyt. Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on heidän turvallisuus- ja pelastussuunnitelmansa sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnan (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaisi ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta. Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettamat järjestyksenvalvojat. Perussääntö on, että järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrälle minimirajoitteen tapahtumakohtaisesti, ja voi tarvittaessa tilaisuuden aikanakin vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää, jos tapahtuman luonne tai ajankohta niin vaatii. Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Tapahtuman kävijämäärää on seurattava, jotta tilan suurin sallittu henkilömäärä ei ylity. Tapahtuma-alueelta on löydyttävä ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman koosta, yleisömäärästä sekä tapahtuman luonteesta ja riskien tasosta. Tapahtumassa keskimäärin neljä henkilöä tuhannesta tarvitsee ensiapua, ja heistä noin yksi prosentti tarvitsee jatkohoitoa (Lähdeviite: iii ). Pirkanmaan Sairaanhoitopiirin Ensihoitokeskuksen vastuuhenkilö määrittelee ensiapuvalmiuden tason tapauskohtaisesti. Tapahtuman riskienhallinta Turvallisuus on mahdollisten onnettomuuksien tai muiden haitallisten tapahtumien ennakointia. Tätä ennakointia voidaan kutsua myös riskienhallinnaksi. Riskienhallintaa toteutetaan kartoittamalla, millaiset riskit voivat uhata tapahtumaa, tapahtumassa kävijöitä, tapahtuman työntekijöitä tai sen rakenteita. Läheltä piti -tilanteet ja onnettomuudet Jos tapahtuman riskien selvittämisestä ja riskienhallinnasta huolimatta tapahtumassa sattuu läheltä piti tilanne tai jopa onnettomuus, on tehtävä ilmoitus kuluttajapalveluita valvovalle viranomaiselle, joka Tampereella on kaupungin ympäristöterveysyksikkö. Viranomainen raportoi tapahtuneesta eteenpäin Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle. Tapahtuman järjestäjä on vastuussa ilmoituksen tekemisestä. Lisätietoa tapahtumien turvallisuudesta: tapahtuman-turvallisuus Poliisi Pirkanmaan pelastuslaitos 7

8 MAHDOLLISIA HENKILÖRISKEJÄ: Tapaturmat Ihmisten pakkautuminen (paniikki) Rakennelmien sortuminen Rajuilmat Pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset Tapahtuman siisteys ja ympäristöystävällinen tapahtuma Tapahtumajärjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtuman siisteydestä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on mietittävä, miten tapahtumasta saisi mahdollisimman ympäristöystävällisen. Tampereen kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi tapahtuman järjestäjien halutaan ottavan nämä seikat huomioon. Jotta järjestäjän ympäristötavoitteet toteutuisivat, on saatava myös tapahtuman työntekijät ja tapahtumassa kävijät noudattamaan näitä periaatteita. Kerro siisteys- ja ympäristöteoistasi tapahtumasi nettisivuilla. Kannustat samalla tapahtumassa kävijöitä toimimaan arvojesi mukaisesti. Saara Saarteinen, tuottaja Tapahtumatoimisto Siisteys ja ympäristöystävällisyys imagotekijöinä Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden ja turvallisuuden kannalta. Siisteys ja ympäristönäkökulmien huomioon ottaminen tapahtumajärjestämisessä voidaan nähdä myös imagotekijöinä, sillä siisteys ja ympäristöystävällisyys ovat positiivisia brändiominaisuuksia. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtumassa kävijöille synny tapahtumasta mukavaa kokemusta, eikä tapahtuma välttämättä houkuta enää toisella kertaa. Imagon rakentamisesta on tullut tärkeä osa tapahtuman järjestämistä. Hyvä imago on kilpailuvaltti myös tapahtumakentällä. Keinoja siistiin ja kestävään tapahtumaan Tapahtumajärjestäjän vastuulla on mahdollistaa yleisölle siisti toiminta tapahtuma-alueella. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään, tämän taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen lisäksi myös psykologinen vaikutus. Siistiä ei haluta sotkea! Siisteyttä ja ympäristöystävällisyyttä voidaan edesauttaa roska-astioiden oikealla sijoittelulla, lajittelumahdollisuuksien tarjoamisella ja siisteysneuvonnalla eli esimerkiksi oppaalla, joka neuvoo tapahtumassa kävijöitä lajittelussa. Tapahtumalle voi laatia oman ympäristöohjelman. Tapahtuman siisteydestä ja ympäristöasioista kannattaa viestiä myös etukäteen tapahtuman nettisivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti jätteen määrää on pyrittävä minimoimaan. Toissijaisesti syntynyt jäte on pyrittävä uusio- VINKKEJÄ SIISTIIN JA YMPÄRISTÖYSTÄVÄLLISEEN TAPAHTUMAAN Valitse kerättävät jätejakeet eniten syntyvien jätelajien perusteella Pyri ennaltaehkäisemään jätteen syntymistä ja mieti, onko sekajätettä mahdollista vähentää jollain muulla jätejakeella Hanki riittävä määrä selkeästi merkittyjä roska-astioita, sijoittele ne kulkureittien varrelle ja huolehdi astioiden riittävästä tyhjennyksestä Mahdollista lajittelu esimerkiksi ruokailualueilla Vältä turhia pakkauksia ja kertakäyttötuotteita Suosi kierrätystä ja uusiokäyttöä myös tapahtuman fyysisissä rakenteissa Suosi luomu-, lähi- ja Reilun kaupan tuotteita Vältä turhaa paperinkäyttöä, esimerkiksi flyereita ja jaa materiaalia sähköisesti Tiedota siisteistä ja ympäristöystävällisistä valinnoista 8

9 käyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Jos kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava. Kuva: Ari Järvelä Tapahtuma-aikaisen viestinnän välineinä voidaan käyttää valokuvia, videoita, julisteita ja vaikkapa somisteita. Pyri järjestämään tapahtuman ruokailu käyttäen luomu-, lähi- ja Reilun kaupan tuotteita. Pyri järjestämään ruokailu siten, että siitä syntyy mahdollisimman vähän jätteitä eli hanki pestäviä ja uudelleen käytettäviä astioita ja vaihda kertakäyttötuopit pantillisiin kestotuotteisiin. Mieti myös miten tapahtumasi energia tuotetaan ja sitä, olisiko mahdollista hankkia se ympäristöystävällisemmin tuotettuna. Tavoitteet jätteiden vähentämiselle ovat laissa määrättyjä, sillä jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti on pyrittävä minimoimaan syntyvän jätteen määrää ja toissijaisesti on syntynyt jäte pyrittävä uusiokäyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Mikäli kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava asianmukaisesti. (Lähdeviite: iv ) Lisätietoa tapahtumien siisteydestä ja kestävän kehityksen periaatteista: tapahtuman-siisteys-ja-ekologisestikestava-tapahtuma 9

10 2. Tapahtuman luvat, ilmoitukset ja tiedottaminen Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja tapahtuman koosta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien hakeminen ja ilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja poliisilla on oikeus katkaista tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa. (Viranomaisten yhteystiedot löydät luvusta 5.) Tapahtuman järjestäjän on otettava hyvissä ajoin selvää, millaisia lupia tai ilmoituksia tapahtumalle on haettava. Jos epäröit, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon. Yleisimmät lupalomakkeet löydät nettisivujemme osiosta varasto: Huomioithan lupien ja ilmoitusten aikataulut. Katso kohta Viranomaiskalenteri. Tapahtumapaikka Kaupungin omistamilla maa-alueilla, kuten toreilla, puistoissa ja katualueilla, on tapahtuman järjestäminen maksullista ja tarvitset poliisin luvan lisäksi myös maanomistajan maankäyttöluvan. Lupa-anomukset osoitetaan kaupungin kiinteistötoimeen. Suuret tapahtumat vaativat erilliset neuvottelut. Luvan saajan on sovittava kaupungin eri yksiköiden kanssa tapahtumaan mahdollisesti liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista. Tapahtumajärjestäjältä voidaan tapauskohtaisesti periä määriteltävä takuusumma mahdollisten jälkisiivouskulujen peittämiseksi. Ongelmitta sujuneen tapahtuman jälkeen takuusumma palautetaan. Jos olet järjestämässä tapahtumaa ravintolaan, Tampere-taloon tai muuhun tilaan, jossa on pysyvä henkilökunta, lupia ei tarvita. Ravintolan henkilökunta hoitaa järjestelyt. Lupia tarvitset vasta silloin, kun tapahtuma järjestetään julkisella paikalla, kun siihen voi osallistua kuka tahansa tai kun siihen myydään pääsylippuja. Jos tapahtuman kestää yli seitsemän vuorokautta, on tapahtuman kalusteille (teltat, aidat ja muut näkyvät kalusteet) pyydettävä kaupungin hyväksyntä. Hyväksyntä anotaan maankäyttöluvan yhteydessä kiinteistötoimelta. Arvioinnin kalusteista tekee Tampereen kaupungin kaupunkikuvaarkkitehti. Lähetä maankäyttölupa-anomus osoitteeseen: Ilmoitus yleisötilaisuudesta Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikkakunnan poliisilaitokselle. Ilmoitus tulee jättää vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusohjeissa ilmoituksen jättämisen määräajaksi on merkitty kokoontumislain mukainen viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta tämä aika ei varsinkaan kesällä ruuhka-aikaan ole riittävä. On suositeltavaa, että ilmoitus toimitetaan mahdollisimman varhain. Suurtapahtumien kohdalla kannattaa ensimmäinen yhteydenotto poliisiin tehdä jo jopa vuosi ennen tapahtumaa. Tällöin on riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita. Yleisötilaisuudet poliisin sivuilla: F9B18EEEF6BDC2256BC3002E7F92?ope ndocument Milloin ilmoitusta ei tarvita? Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisäettä ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatterija oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia aina Poliisin lupayksiköstä. 10

11 Mitä suuremmasta tai poikkeuksellisemmasta tapahtumasta on kysymys, sitä parempi, mitä aikaisemmin toimitat ilmoituksen. Esimerkiksi kesäaikaan käsittely saattaa ruuhkautua. Ismo Rajala Pirkanmaan poliisilaitos 11

12 Turvallisuussuunnitelma Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä suunnitelma, joka sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista ja järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Turvallisuussuunnitelma toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Vaikka poliisi ei vaatisikaan yleisötilaisuusilmoitusta, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava tapahtuman turvallisuudesta, sillä pienessäkin tapahtumassa voi sattua tapaturmia. Usein tapahtuman turvallisuudesta tehdään kattava turvallisuussuunnitelma, jonka osaksi laaditaan pelastussuunnitelma. Hyvin tehty turvallisuus- ja pelastussuunnitelma toimii myös tapahtumajärjestäjän muistilistana, joka auttaa turvallisuuteen liittyvien asioiden läpikäyntiä. (Lisää tapahtuman turvallisuussuunnittelusta 1. luvussa.) (Lähdeviite: v ) Pelastussuunnitelma PELASTUSSUUNNITELMA ON LAADITTAVA, JOS yleisömäärä on yli 200 käytetään avotulta tai tehosteita poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle. Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista sekä yhteyshenkilöistä. Suurissa tapahtumissa on hyvä olla erillinen turvallisuuspäällikkö. Pirkanmaan yleisötapahtumien pelastussuunnitelmat voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen palomestarit.pirkanmaa@tampere.fi. Malli lomakkeesta löytyy internetsivuilta: html. Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta joka ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma. Pelastussuunnitelman osaksi voidaan laatia myös erillinen ensiapusuunnitelma; tämä on olennaista erityisesti suurien ja paljon riskejä sisältävien tapahtumien kohdalla. Suunnitelman laatii tapahtuman turvallisuuspäällikkö yhteistyössä sairaanhoitopiirin ensihoitohenkilökunnan kanssa. Jos tapahtumassa on ilotulitus tai jokin muu pelastussuunnitelmaa vaativa osa, on sen pelastussuunnitelma toimitettava erikseen tai sisällytettävä päätapahtuman pelastussuunnitelmaan. Jos tapahtumapaikka sijaitsee veden äärellä, on huolehdittava myös vesipelastuksesta. Toiminnan taso ja resurssit on määriteltävä yhteistyössä pelastusviranomaisten kanssa. Pelastusyksikölle on järjestettävä esteetön pääsy riskialueille. Myös järjestyksenvalvojia voidaan käyttää vartioimaan riskialueita. (Lähdeviite: vi ) Pelastussuunnitelman laatimisen lisäksi on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös sen jalkauttamisesta tapahtuman toimijoiden ja henkilöstön piiriin. Suunnitelma pitää käydä läpi henkilöstön koulutus- tai infotilaisuudessa. Lisätietoa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmista: pelastussuunnitelma Pelastussuunnitelma 12

13 Katulupa Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköinti tai muun yleisen alueen osittaista tai kokonaan sulkemista ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle katulupa. Katuluvan myöntää Tampereen kaupungin katutilavalvonta. Katulupaa on haettava vuorokautta ennen liikennejärjestelyjen toteuttamista. Katulupahakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä, ja hänen velvollisuutenaan on tarvittaessa järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit. Katulupaa haetaan lomakkeella, ja luvan hakijan on lupaa noutaessaan allekirjoituksellaan vahvistettava katuluvan vastaanottaminen. Lupa noudetaan katutilavalvonnasta tai se toimitetaan hakijalle sähköpostin liitetiedostona. Jos suljettavalla kadulla kulkee linja-autoreitti, on tapahtumajärjestäjän lisäksi sovittava Tampereen kaupungin joukkoliikenteen kanssa tilapäisistä reiteistä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Linja-autoreittien kannalta kaikkia katuja ei voi sulkea, avoimeksi on aina jätettävä Hämeenpuisto, Itsenäisyydenkatu, Rautatienkatu, Satakunnankatu ja Ratinansilta. Hyväksytty katulupa tilapäisistä liikennejärjestelyistä on toimitettava myös poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Lähetä lupa-anomus osoitteeseen: Meluilmoitus Äänentoistoa voi käyttää klo välillä järjestettävissä tapahtumissa ilman meluilmoituksen tekemistä edellyttäen, että äänenvoimakkuus pidetään kohtuullisella tasolla. Musiikkia ei saa soittaa niin äänekkäästi, että se on kuultavissa asunnoissa, herkissä kohteissa tai laajalti tapahtumaalueen ulkopuolella. Tapahtumista on aina etukäteen tiedotettava naapureille, ja on huomioitava tapahtumaympäristön melulle herkät kohteet, kuten hoitolaitokset, koulut ja kirkot. Jos tapahtuman melun on syytä olettaa olevan häiriötä aiheuttavaa, on siitä tehtävä meluilmoitus Tampereen kaupungin ympäristönsuojeluyksikköön vähintään 30 vrk ennen tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi klo 20 jälkeen päättyvät ulkoilmakonsertit, festivaalit, kaupunkitapahtumat ja moottoriurheilukilpailut, joissa käytetään äänentoistoa. Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen. Meluilmoituksen tekemiseen löytyvät ohjeet ja lomake osoitteesta Meluilmoituspäätöksessä sovelletaan linkistä löytyvän taulukon mukaisia meluraja-arvoja, jotka vaihtelevat sen mukaan, kuinka myöhään tapahtuma kestää. Rajaarvojen tavoitteena on ohjata tapahtumia loppumaan aikaisemmin lisäämällä velvoitteita ja laskemalla melutasoa myöhään jatkuvien tapahtumien osalta. Melurajoitustaulukko: meluilmoitus Jos epäröit kuinka toimia, ota meihin yhteyttä jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Tampereen kaupungin ympäristönsuojelu Jätehuoltosuunnitelma Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa jätehuollon järjestämisestä ja roskaantuneiden alueiden jälkisiivouksesta. Jätehuollon järjestämisestä on laadittava jätehuoltosuunnitelma, jos tapahtumassa syntyy paljon roskia tai jätteitä, tapahtuman lupaehdoissa sitä edellytetään tai viranomainen sitä erikseen pyytää. Suunnitelma on hyväksytettävä ympäristönsuojeluyksiköllä vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Jos tapahtuman luonteen takia jätehuoltosuunnitelmaa ei tarvitse hyväksyttää, on suunnitelma silti hyvä tehdä, sillä yksikään tapahtuma ei ole roskaton. Tapahtumajärjestäjän on hyvä tehdä oma muistio siitä, 13

14 millaisia roskia tapahtumasta syntyy ja miten niiden syntyä voidaan ehkäistä sekä miten jätehuolto tapahtumassa järjestetään. JÄTEHUOLTOSUUNNITELMASTA ON HYVÄ ILMETÄ MM. SEURAAVAT ASIAT: Kuka jätehuollosta ja siivouksesta vastaa ja mitkä ovat hänen yhteystietonsa? Kuinka paljon roska-astioita on varattu tapahtumaa varten ja miten ne on sijoiteltu? Kuinka usein tapahtuma-aluetta siivotaan? Miten roska-astioiden tyhjennys on järjestetty? Jos roska-astiat täyttyvät ennenaikaisesti, miten toimitaan? Kuinka tapahtuman aikainen siivous ja loppusiivous on järjestetty? Valviran ohjeistus WC-määristä: Valvira_ohje_14_2011.pdf Elintarvikkeet Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua, on tehtävä ilmoitus kaupungin elintarvikevalvontaan. Tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että tapahtumaan osallistuvan elintarviketoimijan liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai siitä on tehty toiminnan aloittamisilmoitus toimijan kotikunnan elintarvikevalvontaan. Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistua, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan tapahtumapaikkakunnan elintarvikeviranomaisille. Tiedotus on tehtävä vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. Pienempien toimijoiden, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei tiedottamista vaadita. Tapahtuman järjestäjän tulisi varmistaa, että toimijat, jotka maahantuovat eläinperäisiä elintarvikkeita (kuten juustoja ja lihajalosteita) tekevät kirjallisen ilmoituksen ensisaapumistoiminnastaan Eviraan. Ilmoitus tulee tehdä vähintään 14 vrk ennen toiminnan aloittamista. Torimyynnistä (ei kuitenkaan tarjoilusta syntyvästä ruokajätteestä) syntyvään, entisiin eläimistä saataviin elintarvikkeisiin (esimerkiksi kalan perkeet) sovelletaan sivutuotelainsäädäntöä. Jos torialueella on yhteiskerättyjen entisten eläimistä saatujen elintarvikkeiden määrä yli 50 kg viikossa, on sivutuotteiden käsittelyyn sovellettava sivutuotelainsäädännön vaatimuksia. Jos yhteistä jätehuoltoa ei ole järjestetty ja jos yksittäisellä myyjällä sivutuotteiden määrä jää alle 50 kg viikossa, myyjä voi hävittää myynnistä syntyneet entiset eläimistä saadut elintarvikkeet tavallisena biojätteenä. Lisätietoja: sivutuotteet/kaupan_entisten_elaimista_ saatujen_elintarvikkeiden_ kasittelyohje_16088.pdf Juomaveden sekä ruoanvalmistukseen, astioiden pesuun, siivoukseen ja puhdistukseen käytettävän veden tulee täyttää talousveden laatuvaatimukset. Mikäli vesi tuodaan tapahtumaan esim. tankkiautoilla, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus varmistua veden laadusta ja sen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseen. Lemmikkieläimet Lemmikkieläinten tuominen tapahtumaalueelle ja myyntikojujen välisille kulkukäytäville on sallittua, ellei tapahtuman järjestäjä ole sitä erikseen kieltänyt. Järjestyslaki kieltää kuitenkin eläinten tuonnin torialueelle toriaikana. Näkövammaisten opaskoirat, liikuntavammaisten avustajakoirat sekä kuulovammaisten kuulokoirat saa tuoda torialueelle myös toriaikana. Tampereen kaupungin Elintarvikevalvonta 14

15 Lisätietoa ulkomyynnistä: lomakkeet_ja_ohjeet/elintarvikkeet/ulkomyynti/ ulkomyyntiohje_2012.pdf Kuva: Emil Bobyrev Eviran ensisaapumisohje: ensisaapumisvalvonta/ohje_ensisaapumistoimijoille_ liitteineen.pdf 15

16 Kuluttajaturvallisuus Tapahtumasta, joka sisältää merkittävän riskin ja josta voi riskin toteutuessa aiheutua yleisölle vaaraa, on tehtävä kuluttajaturvallisuuslain 6 :n mukainen ilmoitus sekä laadittava turvallisuusasiakirja (KutuL 7 ). Riskin voi aiheuttaa ihmisten suuri määrä tai muu erityinen syy, kuten tatuointi-/lävistyspalvelut, benji-hyppy, trampoliini tai muut palvelut, joista voi aiheutua vaaraa. Koska yleisötapahtumat ovat niin monimuotoisia, on ilmoitusvelvollisuus harkittava tapauskohtaisesti. Sen takia ota aina ajoissa yhteyttä Tampereen kaupungin terveydensuojeluryhmään (terveydensuojelu@tampere.fi) ja tiedustele tapahtumaasi koskevista vaatimuksista. Tapahtuman järjestäjä laatii ilmoituksen ja turvallisuusasiakirjan koko tapahtumasta, jos terveydensuojelun tarkastaja toteaa tapahtuman ilmoitusvelvolliseksi. Jos tapahtuman sisällä on lisäksi yksityisiä palveluntarjoajia, tekevät myös he ilmoituksen omasta toiminnastaan sekä laativat turvallisuusasiakirjan. Tapahtuman järjestäjän on varmistettava, että ilmoitukset tulevat tehdyiksi. Myös järjestäjä sisällyttää omaan ilmoitukseensa kaikki palveluntarjoajat; toiminnot, vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot. Ilmoitus tehdään kaupungin terveydensuojeluun. Lisätietoa turvallisuusasiakirjan laatimisesta löydät TUKE- Sin sivuilta. Kaupungin terveydensuojelu auttaa sinua kuluttajaturvallisuuteen liittyvissä asioissa. Lähetä ilmoitus osoitteeseen: terveydensuojelu@tampere.fi Kuluttajaturvallisuus Tukes: Kuluttajaturvallisuus/ Vaatimuksia-palveluntarjoajalle/ Ilmoituslomake: k/66ry69pvs/kutul_6 _ilmoituslomake.pdf Kuluttajaturvallisuuslaki: Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa tapahtumansa sisällä tarjottavasta toiminnasta. Tampereen kaupungin Terveydensuojelu Terveydensuojelu WC-tilat Kaupungin Terveydensuojeluun on tehtävä vapaamuotoinen ilmoitus tapahtumasta. Ilmoituksessa tulee olla lyhyt selvitys tapahtuman kestosta ja luonteesta, arvio paikalla samanaikaisesti olevasta yleisömäärästä sekä wc-tilojen määrä. Lähetä ilmoitus osoitteeseen: terveydensuojelu@tampere.fi Valviran ohjeet: Valvira_ohje_14_2011.pdf Tupakkatuotteiden myynti Tupakkatuotteiden myyntiin tarvitaan myyntilupa. Myyntiluvanhaltijan tulee olla sama, joka tuotteita myy eli myyjän tulee itse hakea lupa. Lisätietoa myyntiluvasta löydät Tampereen kaupungin Terveydensuojelun sivuilta. Sähkösavukkeen mainontakielto on yhtä laaja kuin tupakkatuotteilla ja tupakointivälineillä. Lisätietoa: ymparistoterveys/terveydensuojelu/ tupakkavalvonta.html 16

17 17

18 Musiikin esittäminen Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teoston (tekijäkorvaukset) että Gramexin (esittäjäkorvaukset) korvausten maksamista. Musiikin ja äänitteiden julkinen esittäminen edellyttää aina hyvissä ajoin haettua lupaa. Luvan voi hakea sekä sähköisesti että puhelimitse, joko yhtä tilaisuutta varten tai toistaiseksi. Gramex Teosto Tilapäiset anniskeluluvat Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää sellaisen tilaisuuden ajaksi, jonka kesto on selvästi etukäteen määritelty. Tilapäinen lupa myönnetään enintään yhden kuukauden ajaksi. Anniskeluluvat myöntää aluehallintoviranomainen eli Tampereella Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa noin 1-2 kuukautta. Tilapäisiä lupia myönnettäessä kiinnitetään erityistä huomiota tilaisuuden luonteeseen ja laajuuteen sekä anniskelujärjestelyihin ja hakijan edellytyksiin hoitaa anniskelun valvonta ja järjestyksenpito tilaisuudessa. Lupa voidaan jättää myöntämättä tai lupaa voidaan rajoittaa silloin, kun anniskelulupaa haetaan urheilutapahtumaan tai tilaisuuteen, joka on luonteeltaan perhetapahtuma tai johon muuten osallistuu runsaasti lapsia ja nuoria. Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää vain erityisistä syistä, esimerkiksi jos alueella olevien anniskeluravintoloiden kapasiteetti ei riitä anniskelun hoitamiseen. lansijasisasuomenavi/alkoholihallinto/ sivut/default.aspx Hakemus alkoholijuomien anniskeluun: --> elinkeinot Tiedottaminen Lupien hakemisen ja ilmoitusten julkaisemisen lisäksi tapahtumasta on tiedotettava eri tahoja. Tiedottamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tapahtumasta on tiedotettava kaikkia niitä tahoja, joiden toimintaan tapahtumalla voi olla vaikutuksia, mutta joille ei erillistä lupahakemusta tai ilmoitusta tehdä. Näin tapahtumajärjestäjä välttyy mahdollisilta väärinkäsityksiltä. Tiedotettavia tahoja löytyy niin kaupungin yksiköistä kuin muistakin toimijoista. Tampereen seudun liikenteenhallintakeskus valvoo liikennettä sekä Tampereen saapumisteillä että suurimmilla kaduilla kaupungin sisällä. Suurista tapahtumista tai tapahtumista, joilla on vaikutusta liikenteeseen on hyvä tiedottaa liikenteenhallintakeskusta. Keskus voi tarvittaessa tiedottaa tienvarsitauluissa ennakoivasti mahdollisista ruuhkista. Tampereen kaupungin joukkoliikenteen kanssa on ennakkoon neuvoteltava, jotta osataan ennakoida liikkuminen ja bussien tarve tai huomioida mahdolliset poikkeusreitit. Joukkoliikennettä on hyvä tiedottaa myös konserteista, peleistä sekä turnauksista. Tampereen kaupungin viestintäyksikölle on hyvä tiedottaa tapahtumasta, jos tapahtumalla on merkittäviä, tilapäisiä liikennejärjestelyjä. Tällöin voidaan asiasta tiedottaa myös kaupungin nettisivujen kautta. Myös lähialueen asukkaita on tiedotettava tapahtumasta. Jos esimerkiksi tapahtumasta syntyy asukkaiden kannalta kovaa melua tai asukkaisiin vaikuttavia liikennejärjestelyjä, on tästä tiedotettava. Tiedottaminen toteutetaan jakamalla tiedotteita lähitaloihin ja ilmoittamalla tapahtuma-alueella tapahtumasta jo ennakkoon. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot. 18

19 Jos tapahtumaan liittyy suuria kuvausryhmiä tai jos järjestetään tv-kuvauksia kaupungilla, on kuvausten sijainnista tiedotettava poliisia ja pelastuslaitosta, jotta mahdollisten hälytystilanteiden kohdalla tiedetään niiden sijainnista. Jos kuvausryhmien välineistöä tai sähköjohtoja joudutaan sijoittamaan kadulle, on tästä tiedotettava katutilavalvontaa. Jos kyseessä on laajempi tv-kuvaus, saattaa toiminnalle joutua anomaan katuluvan. Viranomaisten yhteystiedot löydät luvusta 5. Tiedota meitä tapahtumastasi, niin pystymme ennakoimaan ruuhkatilanteita. Liikenteenhallintakeskus Viranomaistapaamiset Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista sekä tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot. Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteen mukaan tapaamiseen osallistuvat muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat. Tapaamiseen kutsutaan asianomaiset tahot ja siitä tehdään muistio. Palaverin järjestämiseen voit pyytää apua Tapahtumatoimistosta. Viranomaistarkastus Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset tekijät, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset tekijät. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat dokumentit. Tapahtumatoimiston tukipalvelut 19

20 3. Nyt tapahtuu! Tapahtuman toteutusvaihe alkaa viimeistään 1-2 kuukautta ennen tapahtuman alkua. Toteutusvaiheessa tehdään konkreettiset toimet itse tapahtuman toteutumiseksi. The Bright Festivals for You! Pirkanmaa tunnetaan runsaasta, monipuolisesta ja ympärivuotisesta festivaalitarjonnasta. Pirkanmaan festivaalit, Pirfest ry, on 36 pirkanmaalaisen kulttuurifestivaalin muodostama verkosto. Pirfest edistää jäsenfestivaaliensa toimintaedellytyksiä ja tekee niitä tunnetuksi meillä ja maailmalla. Tiesitkö, että Pirfestin sivuilta löydät festivaalityön tietopankin, josta löydät paljon tietoa tapahtuman tuottamisesta. Tapahtuman aikajana 12 kk tapahtumaan Tapahtuman suunnittelu käynnistyy Tapahtumapaikan varaaminen Avustusmahdollisuuksien selvittäminen ja tukien hakeminen 8 kk tapahtumaan Yhteistyökumppaneiden, sponsoreiden ja tapahtumatukien haku Ohjelman suunnittelu Tapahtuman markkinoinnin suunnittelu 6 kk tapahtumaan Ensimmäinen viranomaistapaaminen Budjetin tarkistus Esiintyjien varaaminen Rakenteiden varaaminen Työtekijöiden palkkaaminen Tapahtuma-alueen suunnittelu, karttojen teko 3 kk tapahtumaan Lupien haku Tapahtuman markkinointi käynnistyy 1 kk tapahtumaan Lupien haku ja ilmoitusten teko jatkuu 1 vko tapahtumaan Viimeiset tarkistukset Tapahtuman jälkeen Palautteen keruu Arviointipalaverin pito 12 kk 8 kk 6 kk 3 kk 1 kk 1 vko Pirkanmaan festivaalit 20