Asukkaat ja osakkaat. Asumistarpeet. Asumispalvelut ja niiden kehittäminen Talon identiteetti

Transkriptio

1 Omaisuuden arvon säilyttäminen ja kehittäminen Erilaiset asukas- ja osakasintressit Hyvä, turvallinen ja terveellinen asuminen ja ympäristö Pihamiljöö ja ympäristö Koulutus Kuva 2. Taloyhtiön kehyskaavio. Asukkaat ja osakkaat Asumistarpeet Asumispalvelut ja niiden kehittäminen Talon identiteetti Taloyhtiön hallinnon roolijako yhtiökokous hallitus isännöitsijä 1.5 Hyvä hallintotapa Hyvä hallintotapa yritysmaailmassa Taloyhtiön asema asuntomarkkinoilla naapuritalot kaupunginosa/ kunnan alue kaupunki/kunta Henkilöstö/palveluntuottajat Hyvä hallintotapa tai hyvä hallinto tarkoittaa yleisellä tasolla hyviä ja eettisiä menettelytapoja yhtiön hallinnossa. Selkeät menettelytavat merkitsevät osakkeenomistajien, yhtiön työntekijöiden sekä sidosryhmien kannalta läpinäkyvyyttä, ennustettavuutta ja jatkuvuutta yhtiön hallinnossa. Hyvän hallinnon ohjeissa kuvataan muun muassa yhtiön päätöselimet, niiden keskinäiset valta- ja päätöksentekosuhteet, yhtiön keskeisen johdon päätöksentekovalta sekä tilintarkastusjärjestelmä. Nykyisin Johdanto: suomalainen taloyhtiö 33

2 kaikilla suurilla pörssiyhtiöillä ja osalla muistakin yhtiöistä on oman hallintojärjestelmänsä kuvaus, joka lisää kaivattua läpinäkyvyyttä yhtiön hallinnossa ja luo raamit hallinnon kehittämiselle. Nykyisin puhutaan myös niin sanotusta yritysten yhteiskuntavastuun kuvauksesta. Hyvä hallintotapa -ohjeisto laadittiin alun perin pörssiyhtiöille, mutta nyt samanlainen ohjeistus on olemassa myös listaamattomille yhtiöille. Voidaan oikeastaan sanoa, että jokainen itseään kunnioittava yritys on nykyään ottanut käyttöönsä hyvän hallintotavan periaatteet Hyvä hallintotapa taloyhtiöissä Vuonna 2011 julkaistun Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiölle -suosituksen tarkoituksena on ennen muuta selvittää, miten taloyhtiö ja sen hallintoelimet toimivat ja miten tätä toimivuutta voidaan parantaa. Suosituksen antoivat Suomen Kiinteistöliitto ry ja Asunto- ja kiinteistöyhtiöiden hallitusammattilaiset AKHA ry. Sen johtavat periaatteet ovat seuraavat: 1. Osakkaiden yhdenvertaisuus Yhdenvertaisuusperiaate tulee suoraan asunto-osakeyhtiölaista ja se tarkoittaa, että kaikki osakkeet tuottavat yhtiössä yhtäläiset oikeudet, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä eivät saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella. 2. Läpinäkyvyys Läpinäkyvyysperiaate tarkoittaa jatkuvaa avointa tiedottamista yhtiön asioista osakkaille ja asukkaille. 1 Lisätietoja hyvän hallintotavan ohjeistuksesta saa esim. internetsivulta 34 Hyvä hallintotapa taloyhtiössä

3 3. Ennakointi Ennakointi tarkoittaa yhtiön tulevaisuuteen valmistautumista hyvissä ajoin selvityksin ja suunnitelmin. Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiölle jakautuu seuraaviin aihealueisiin: yhtiökokous hallitus isännöitsijä riskienhallinta tilintarkastus ja toiminnantarkastus taloyhtiön strategia osakkeenomistajien oikeuksien käyttö. Kustakin aihealueesta annetaan 1 16 erillistä suositusta. Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 on laadittu siten, että eri aihealueiden suosituksissa todetaan ensin asunto-osakeyhtiölain mukainen vähimmäistaso (esim. yhtiökokousasioille ja kokouksen järjestämiselle) ja sen jälkeen määritellään niin sanottu tavoitetaso, joka tähtää parempaan hallintoon taloyhtiössä. Eri aihealueiden suosituksista rakentuu taloyhtiön hyvä hallintotapa. Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 on käyty kokonaisuudessaan läpi tämän kirjan luvussa 2. Johdanto: suomalainen taloyhtiö 35

4 2 Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille Hyvän hallinnon ohjeet Virallinen Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 annettiin Suosituksen takana ovat Suomen Kiinteistöliitto ry ja Asunto- ja Kiinteistöalan hallitusammattilaiset Akha ry. Suosituksen esikuvina olivat osakeyhtiöille laaditut hyvän hallinto tavan tai Hyvän hallintotavan hallintokoodin ohjeet sekä ennen muuta tarkoituksena on lisätä tämän kirjan aiemmat painokset. Myös luottamusta taloyhtiön nykyinen asunto-osakeyhtiölaki ja sen toimintaan ja parantaa tarkoitusten mukainen soveltaminen oli hallinnon toimivuutta. merkittävä kimmoke suosituksen laadintaan. Hyvän hallintotavan laatimisesta asunto-osakeyhtiöille oli keskusteltu alalla vuodesta 2005 lähtien. Suosituksessa määritellyn hyvän hallintotavan tarkoituksena on lisätä luottamusta taloyhtiön toimintaan ja parantaa hallinnon toimivuut- Hyvä hallintotapasuositus TALOYHTIÖILLE

5 ta. Hyvään hallintotapaan kuuluvat omistajien tasapuolinen kohtelu ja heidän oikeuksiensa suojeleminen sekä osallistumiseen rohkaiseminen, organisaation taloudellisten tietojen oikea-aikainen ja tarkka raportointi sekä johdon ohjaus- ja valvontatehtävät. Hyvä hallintotapasuositus 2011 täydentää lakisääteisiä menettelyjä ja toimintatapoja, selkiyttää toimijoiden rooleja sekä lisää taloyhtiön hallinnon ennakoitavuutta ja avoimuutta. Hyvän hallintotavan johtavat periaatteet ovat yhdenvertaisuus, läpinäkyvyys ja ennakointi. Yhdenvertaisuusperiaatteella tarkoitetaan, että kaikki osakkeet tuottavat yhtiössä yhtäläiset oikeudet osakkeenomistajien yhdenvertaisuudesta voidaan poiketa vain yhtiöjärjestyksellä yhtiön toimielimet (yhtiökokous, hallitus, isännöitsijä) eivät saa tehdä päätöstä tai ryhtyä toimenpiteeseen, jos se loukkaa yhdenvertaisuutta (epäoikeutettu etu yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella). Läpinäkyvyysperiaatteella tarkoitetaan, että yhtiön tulee tiedottaa avoimesti yhtiön asioista osakkaille ja asukkaille jatkuvasti yhtiötä koskevat tiedot ovat tarvittaessa osakkeenomistajien ja yhtiön muiden sidosryhmien saatavilla. Ennakointiperiaatteella tarkoitetaan, että muutoksiin (kuten mm. merkittäviin kunnossapitotoimiin) valmistaudutaan hyvissä ajoin selvityksin ja suunnitelmin sopimuksia tehtäessä noudatetaan ennakoivaa toimintatapaa eli mietitään jo etukäteen sopimuksen vaikutuksia 40 Hyvä hallintotapa taloyhtiössä

6 ongelmiin ja epäselvyyksiin tartutaan välittömästi riidat pyritään ehkäisemään ennalta yhtiön ja hallituksen toimintaa suunnitellaan jatkuvasti ja yhtiön strategiat pidetään ajan tasalla. Hyvä hallintotapasuositus 2011 on kirjoitettu siten, että siinä kerrotaan ensin lain vaatimuksista asiaa koskien, jos sellainen on olemassa. Sen jälkeen kuvataan tavoitetila hyvän hallintotavan kannalta. Tässä luvussa käydään läpi Hyvän hallintotapasuosituksen koko sisältö ja tarkastellaan sen merkitystä taloyhtiölle. Luvussa 3 selvitetään erikseen, miten suositus voidaan ottaa taloyhtiössä käyttöön. 2.2 Yhtiökokous Etukäteistietojen antaminen asuntoosakeyhtiön osakkeenomistajille Suositus 1. Etukäteistietojen antaminen asunto-osakeyhtiön osakkeenomistajille Tavoitetaso Osakkeenomistajien saataville on an nettava ennen yhtiökokousta riittävästi tietoa käsiteltävistä asioista. Päätösesitykset tulee esittää osakkaille etukäteen. Muutoinkin yhtiön on tilikauden aikana annettava osakkaille kaikki yhtiön ja osakkeenomistajien kannalta olennaiset tiedot. Lain mukainen vähimmäistaso Jollei kokouskutsun mukana toimiteta kokousasiakirjoja, on kokouskutsussa mainittava, missä yhtiökokouksen kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajan nähtävä - nä. Jos kokouksessa käsitellään yhtiöjärjes tyksen muuttamista, kutsussa on mainittava muutoksen pääasiallinen sisältö, ellei muutosehdotusasia kirjoja ole liitetty kokouskutsuun. Hyvä hallintotapasuositus TALOYHTIÖILLE

7 Tavoitetaso Lain mukainen vähimmäistaso Mitä suositus tarkoittaa? Osakkeenomistajille tulee antaa riittävästi tietoa ennen yhtiökokousta, jotta heillä olisi mahdollisuus osallistua päätöksentekoon kokouksessa. Hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa. Nämä asiakirjat on myös viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun. Asiakirjat on lisäksi asetettava nähtäväksi yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajalla on tietojen saamista varten yhtiökokouksessa kyselyoikeus. Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Yleistä ja jatkuvaa tiedottamisvelvoitetta ei ole määritelty asuntoosakeyhtiölaissa. Suosituksen mukaan osakkeenomistajille tulee antaa riittävästi tietoa ennen yhtiökokousta, jotta heillä olisi mahdollisuus osallistua päätöksentekoon kokouksessa. Mikäli kysymyksessä on varsinainen yhtiökokous, osakkeenomistajille tulee toimittaa kokouskutsun mukana tilinpäätös, toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus ja/tai toiminnantarkastuskertomus. 42 Hyvä hallintotapa taloyhtiössä

8 Kun yhtiökokouksen päätettäväksi on tulossa laajempi asia, kuten putkitai julkisivuremontin kaltainen korjaushanke, riittävän etukäteistiedon antaminen osakkeenomistajille saattaa edellyttää erillisen tiedotus- tai keskustelutilaisuuden järjestämistä. Jos kokousasiakirjoja ei toimiteta kutsun mukana, kutsussa tulee mainita, missä asiakirjat ovat nähtävissä (esim. isännöitsijän toimistossa). Asiakirjojen pitää lain mukaan olla osakkeenomistajien nähtävillä vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Jos yhtiökokouksessa on tarkoitus päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, kokouskutsussa tulee mainita muutosehdotuksen pääasiallinen sisältö. Muutosten sisältö on selostettava yhtiökokouskutsussa. Pelkkä viittaaminen yhtiöjärjestyksen muutettaviin kohtiin ei ole riittävää. Kokousasiakirjojen tulee sisältää myös hallituksen päätösesitykset käsiteltävistä asioista. Hallituksen päätösesitys tulisi laatia siten, että osakkeenomistaja ymmärtää sen perusteella, mistä asiassa on kysymys ja mitä sen suhteen kannattaisi päättää. Suosituksen mukaan hallituksen tulisi arvioida tiedottamistarvetta myös yhtiökokousten välillä. Osakkeenomistajille voi olla tarpeen tiedottaa esimerkiksi hallituksen tekemistä päätöksistä tai muista asioista, jotka voivat vaikuttaa osakkaiden tai asukkaiden asemaan. Suositukseen liittyvät vastavuoroisesti osakkaalle annetut suositukset tutustua etukäteen yhtiökokousaineistoon ja vastuu käyttää kyselyoikeutta tarkoituksenmukaisella tavalla (ks. 2.8) Miksi suositusta kannattaa noudattaa? Riittävien tietojen saaminen käsiteltävistä asioista ennen yhtiökokousta on edellytys sille, että osakkeenomistajat osaavat tehdä oikeita päätöksiä yhtiökokouksessa. Suosituksen mukaisesti hallituksen tulee arvioida, onko lain mukaisten asiakirjojen nähtävillä pitäminen riittävää osakkeenomistajien valmistautumista varten vai tarvitsevatko nämä kenties lisätietoja asioista. Hyvä hallintotapasuositus TALOYHTIÖILLE

9 Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksella ei ole yleistä tiedottamisvelvolli- Hyvää hallintotapaa noudattava hallitus suutta osakkeenomistajille yhtiön asioista. huolehtii tiedottamisesta Osakkeenomistajilla on yhtiökokouksessa ja pitää osakkaat ajan kyselyoikeus niistä asioista, jotka liittyvät tasalla heidän asemaansa päätettävinä oleviin asioihin, mutta yhtiökokousten välillä kysely oikeutta ei ole. Hyvää vaikuttavista tiedoista. hallintotapaa noudattava hallitus huolehtii kuitenkin oma-aloitteisesti tiedottamisesta ja pitää osakkaat ajan tasalla heidän asemaansa vaikuttavista tiedoista. Hallinnon läpinäkyvyys lisää nimittäin luottamusta hallituksen toimintaan, vähentää epätietoisuutta ja antaa osakkeenomistajille tunteen siitä, että he voivat vaikuttaa päätöksentekoon Yhtiökokouksen järjestäminen Suositus 2. Yhtiökokouksen järjestäminen Tavoitetaso Yhtiökokous on järjestettävä siten, että osakkeenomistajat voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan. Lain mukainen vähimmäistaso Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikassa, jollei yhtiöjärjestykses - sä määrätä toisesta paikkakunnasta. Kokous voidaan erittäin painavasta syystä pitää muullakin paikkakunnalla. Yhtiökokouksen koolle kutsumisaika on vähintään kaksi viikkoa ja enintään kaksi kuukautta ennen. Yhtiöjärjestyksen määräyksen perusteella tai hallituksen päätöksellä voidaan sallia osakkeenomistajan osallistuminen postitse tai teknisen välineen avulla. Osakkeenomistaja voi käyttää kokouksessa edustajanaan valtuutettua tai osallistuessaan itse myös avustajaa. 44 Hyvä hallintotapa taloyhtiössä