Vakka-Suomen seutukunta kuntayhtymä Hallintosääntö 1.1.2007 Työvaliokunta 12.01.2007 Yhtymähallitus 28.02.2007
1 SISÄLLYSLUETTELO 1 luku... 3 YLEISET MÄÄRÄYKSET... 3 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kuntayhtymän johtosäännöt... 3 2 Kuntayhtymän toiminta-ajatus... 3 2 luku... 4 LUOTTAMUSHENKILÖ- JA HENKILÖSTÖORGANISAATIO... 4 3 Luottamushenkilöorganisaatio... 4 3.1. Yhtymähallitus... 4 3.2. Tarkastuslautakunta... 4 4 Esittelijät... 4 5 Henkilöstöorganisaatio... 5 3 luku... 5 TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA... 5 6 Virat ja toimet... 5 7 Henkilöstövalinnat... 5 8 Viran ja toimen haku... 5 9 Ero, irtisanominen ja lomauttaminen... 5 10 Palkkaus... 5 11 Henkilöstön kelpoisuusehdot... 5 12 Toimenkuvauksen sisältö ja päätösvallan siirto... 6 13 Toimenkuvauksen laadinta ja hyväksyminen... 6 4 luku... 6 RATKAISUVALTA... 6 14 Yhtymähallituksen ratkaisuvalta... 6 15 Yhtymähallituksen puheenjohtajan ja esittelijän tehtävät ja ratkaisuvalta... 7 16 Yhtymähallituksen ratkaisuvalta henkilöstöasioissa... 7 17 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta... 8 5 luku... 9 KOKOUSMENETTELY... 9 18 Luvun määräysten soveltaminen... 9 19 Kokousaika- ja paikka... 9 20 Kokouksen koollekutsuminen... 9 21 Jatkokokous... 9 22 Varajäsenen kutsuminen... 9 23 Kokouksen pitäminen... 9 24 Kokouksen johtaminen... 10 25 Tilapäinen puheenjohtaja... 10 26 Läsnäolo toimielimen kokouksissa... 10 27 Yhtymähallituksen edustus muissa toimielimissä... 10 28 Esittely... 10 29 Esteellisyyden toteaminen... 10 30 Äänestys ja vaalit... 11 31 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen... 11 32 Yhtymähallituksen otto-oikeus... 12 33 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 12 6 luku... 12 TIEDOTTAMINEN, ALOITTEET JA NIMENKIRJOITUS... 12 34 Tiedottaminen... 12 35 Jäsenkuntien asukkaiden aloitteet... 12 36 Kuntayhtymän nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen... 13 37 Asiakirjojen lunastus... 13
2 7 luku... 13 KUNTAYHTYMÄN TALOUS... 13 38 Talousarvion täytäntöönpano... 13 39 Talousarvion muutokset... 13 40 Käyttöomaisuuden myynti... 14 41 Poistosuunnitelman hyväksyminen... 14 42 Rahatoimen hoitaminen... 14 43 Maksujen määrääminen... 14 44 Riskienhallinta... 14 45 Projektien toteuttaminen... 15 8 luku... 16 TARKASTUSSÄÄNTÖ... 16 VALVONTAJÄRJESTELMÄ... 16 46 Ulkoinen ja sisäinen valvonta... 16 TARKASTUSLAUTAKUNTA... 16 47 Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 16 48 Tarkastuslautakunnan kokoukset... 16 49 Tarkastuslautakunnan tehtävät... 16 TILINTARKASTAJA... 17 50 Tilintarkastajan valinta... 17 51 Vastuun jakautuminen... 17 52 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät... 17 TILINTARKASTAJAN ILMOITUKSET, TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TARKASTUSLAUTAKUNNAN VALMISTELU VALTUUSTOLLE... 17 53 Tilintarkastajan ilmoitukset... 17 54 Tilintarkastuskertomus... 17 55 Tarkastuslautakunnan valmistelu jäsenkuntien valtuustoille... 18 9 luku... 18 SOVELTAMINEN JA VOIMASSAOLO... 18 56 Tarkemmat ohjeet... 18 57 Säännön voimassaolo... 18
3 Voimaantulo 1.1.2007 1 luku YLEISET MÄÄRÄYKSET Hallintosäännön tavoitteena on nopea, joustava ja tehokas asioiden valmistelu ja täytäntöönpano. Kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan kannalta keskeisissä asioissa ratkaisuvalta on luottamushenkilöillä. Hallintosäännön tarkoitus on esittää keskitetysti kuntayhtymän hallinnon luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaatio sekä vastuualueet. Säännössä on määräyksiä kaikkien päävastuualueiden yhteisistä tehtävistä, kuten talous- ja henkilöstöasioista ja kokousmenettelystä. 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kuntayhtymän johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään kuntayhtymän päätöksenteko- ja kokousmenettelystä, talouden- ja hallinnon tarkastuksesta, sekä yhtymähallituksen, lautakuntien ja eräiden viranhaltijoiden toimintavaltuuksista. Hallintosäännön ohella kuntayhtymän toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - luottamushenkilöiden palkkiosääntö. Hallintosäännön ratkaisuvaltaa koskevat määräykset henkilöstöasioissa ovat virkasäännön määräyksiin nähden ensisijaisia. Kuntayhtymän työsuojelutoimikunnasta sekä yhteistyötoimikunnasta on säädetty erikseen. Hallintosäännön 8:ssä luvussa on kuntalain tarkoittama tarkastussääntö. 2 Kuntayhtymän toiminta-ajatus Kuntayhtymän tarkoituksena on huolehtia seutukunnan yhteisestä kehittämistyöstä, vastata aluekeskusohjelman ja muiden vastaavien ohjelmien toteuttamisesta ja sille kuntien erillisillä päätöksillä osoitetuista muista tehtävistä. Yhteistyön tarkoituksena on Vakka-Suomen elinvoimaisuuden parantaminen, kilpailukyvyn lisääminen, osaamisen vahvistaminen, seudullisen edunvalvonnan tehostaminen ja kuntien välisen yhteistyön lisääminen.
4 2 luku LUOTTAMUSHENKILÖ- JA HENKILÖSTÖORGANISAATIO 3 Luottamushenkilöorganisaatio 3.1. Yhtymähallitus Kuntayhtymän luottamushenkilöorganisaation muodostavat yhtymähallitus, ja tarkastuslautakunta. Lisäksi kuntayhtymässä voi olla muita toimielimiä niiden jaostoja ja toimikuntia. Yhtymähallituksen toimikausi on kaksi vuotta. Yhtymähallituksessa on kaksitoista (12) jäsentä ja kullakin henkilökohtainen varajäsen. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja kaksi (2) varapuheenjohtajaa. Yhtymähallituksen tehtäväalueena on: 1. koko kuntayhtymän tehtäväalue 2. hallinnon ja henkilöstöpolitiikan kehittäminen ja johtaminen 3. kuntayhtymän talous 4. kuntayhtymän edunvalvonta 5. kuntayhtymän äänivallan käyttäminen. 3.2. Tarkastuslautakunta 4 Esittelijät Tarkastuslautakunnasta säädetään hallintosäännön 8 luvussa. Yhtymähallituksessa asiat ratkaistaan viranhaltijan esittelystä. Esittelijänä toimii jäsenkuntien keskinäisen sopimuksen perusteella määräytyvä jäsenkunnan kunnanjohtaja. Esittelijän estyneenä tai esteellisenä ollessa esittelijänä toimii sijaiseksi sopimuksen perusteella määräytyvä viranhaltija. Mikäli esittelijän sijainenkin on estynyt tai esteellinen, esittelijänä toimii yhtymähallituksen määräämä muu viranhaltija tai toimielin voi päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Esittelystä tarkastuslautakunnassa on määrätty erikseen tämän säännön 52 :ssä.
5 5 Henkilöstöorganisaatio Henkilöstöorganisaatiosta säädetään tällä hallintosäännöllä ja virkasäännöllä siinä vaiheessa, kun se perustetaan. 3 luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 6 Virat ja toimet 7 Henkilöstövalinnat Hallitus päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta, jollei toisaalla tässä hallintosäännössä toisin määrätä. Hallitus valitsee vakinaisen ja tilapäisen henkilöstön ja nimeää sijaiset, jollei se ole siirtänyt päätösvaltaa asiassa nimeämälleen viranhaltijalle. 8 Viran ja toimen haku Viran tai toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija tai työntekijä avoinna olevaan virkaan tai toimeen. Viran tai toimen hakuilmoituksen julkaisutavan päättää se, jolla on oikeus päättää valinnasta. 9 Ero, irtisanominen ja lomauttaminen 10 Palkkaus Irtisanomisesta, eron myöntämisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Valinnasta päättävä toimielin tai viranhaltija päättää uuden viranhaltijan tai työntekijän ensikertaisen palkanmäärityksen sekä sijaisten palkkahinnoitteluun sijoittamisen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta annettujen ohjeiden mukaisesti. Suoraan virka- tai työehtosopimukseen perustuvista palkanmuutoksista päättää palkka-asiamies. Harkinnanvaraisista palkantarkistuksista päättää yhtymähallitus. 11 Henkilöstön kelpoisuusehdot Kelpoisuusehdoista päättää se viranomainen, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen.
12 Toimenkuvauksen sisältö ja päätösvallan siirto 6 Toimenkuvauksessa määritellään henkilön asema vastuualueella sekä hänen tehtävänsä ja tavoitteensa. Viranhaltijalle tässä säännössä siirrettyä ratkaisuvaltaa käyttää tämän estyneenä tai esteellisenä ollessa sijaiseksi määrätty viranhaltija. 13 Toimenkuvauksen laadinta ja hyväksyminen Toimenkuvauksen valmistelee lähin esimies yhdessä viranhaltijan tai työntekijän kanssa. Toimenkuvaukset tarkistetaan vuosittain käytävän tuloskeskustelun yhteydessä tai tehtävien muuttuessa. Tuloskeskustelussa arvioidaan edellisen vuoden toteutuneita tuloksia ja asetetaan seuraavan vuoden tavoitteet. Toimenkuvaukset tarkistetaan myös henkilöstömuutosten yhteydessä. Toimenkuvauksen hyväksyy valinnasta päättänyt toimielin, jollei se ole siirtänyt päätösvaltaa asiassa alaiselleen viranhaltijalle. Tulostoimenkuvalomakkeen allekirjoittavat sekä esimies että viranhaltija tai työntekijä. 4 luku RATKAISUVALTA 14 Yhtymähallituksen ratkaisuvalta Toimivallasta säädetään kuntalaissa. Yhtymähallitus ratkaisee sen päätettäväksi muualla säädettyjen tai määrättyjen asioiden lisäksi seuraavat asiat: 1. päättää yleisohjeiden antamisesta yhtymän hallintoon kuuluvista tehtävistä 2. päättää selvityksen antamisesta sen päätöstä koskevan valituksen johdosta 3. päättää kiinteän omaisuuden ostamisesta yhtymälle noudattaen niitä ohjeita ja määräyksiä, jotka määrärahan myöntämisen yhteydessä on mahdollisesti annettu 4. päättää kiinteän omaisuuden vuokralle antamisesta tai ottamisesta noudattaen niitä ohjeita ja määräyksiä, jotka mahdollisesti on annettu sikäli kun tehtävää ei ole siirretty muun toimielimen tai viranhaltijan ratkaistavaksi 5. päättää irtaimen omaisuuden myynnistä, sikäli kun tehtävää ei ole siirretty muun toimielimen tai viranhaltijan ratkaistavaksi
7 6. päättää talousarviolainojen ottamisesta 7. päättää antolainojen antamisesta 8. päättää kuntayhtymän saatavien ja sille tulevien suoritusten vakuuksien hyväksymistä, valvomista, muuttamista ja niistä vapauttamista koskevista asioista siltä osin, kun asiaa ei ole siirretty muun toimielimen tai viranhaltijan ratkaistavaksi 9. päättää kuntayhtymän omaisuuden vakuuttamisesta 10. yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 15 Yhtymähallituksen puheenjohtajan ja esittelijän tehtävät ja ratkaisuvalta 1. Seurata aluekehitystyötä ja pitää osaltaan yhteyttä aluehallintoviranomaisiin, 2. Edustaa seutukuntaa neuvotteluissa ja kokouksissa ja käyttää seutukunnan puhevaltaa yhtymähallituksen ohjeiden mukaisesti. 16 Yhtymähallituksen ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Yhtymähallitus ratkaisee seuraavat asiat 1. päättää viranhaltijoiden ja työntekijöiden palkkauksesta. Kuitenkin valinnasta vastaava toimielin tai viranhaltija päättää uuden viranhaltijan/työtekijän ensikertaisen palkanmäärityksen sekä sijaisten palkanmäärityksen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta annettujen ohjeiden mukaisesti 2. päättää virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltamisesta, kun se on sopimuksessa määrätyissä rajoissa jätetty kunnan harkintaan 3. päättää viranhaltijan kanssa yksittäistapauksissa tehtävästä palkkasopimuksesta tai muusta sopimuksenvaraisesta asiasta, silloin kun Kunnallinen työmarkkinalaitos on siihen antanut suostumuksen 4. päättää kuntaan virka- tai työsuhteessa olevan viranhaltijan tai työntekijän oikeudesta virka- tai työehtosopimuksen harkinnanvaraisen palvelussuhdeedun saamiseen 5. päättää kuntaan virka- tai työsopimussuhteessa olevan viranhaltijan tai työntekijän oikeudesta virkavapaan tai työloman ajalta maksettavan palkan saamiseen silloin, kun harkittavaksi tulee virkavapaan tai työloman palkallisuus 6. päättää viranhaltijan/työntekijän lääkärintarkastukseen määräämisestä ja terveydentilaa koskevien tietojen antamiseen velvoittamisesta viran tai tehtävän hoitamisen edellytysten selvittämiseksi sekä viranhaltijoita ja työtekijöitä koskevista muista kurinpidollisista keinoista
8 17 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta Yhtymähallituksen, ratkaisuvaltaa siirretään viranhaltijoille niin kuin jäljempänä määrätään. Viranhaltijan toimivallasta on lisäksi voimassa, mitä siitä on säädetty taikka määrätty. Siirrettyä ratkaisuvaltaa käyttäessään viranhaltijan on noudatettava toimielimen mahdollisesti vahvistamia perusteita ja yleisiä ohjeita sekä pidettävä pöytäkirjaa päätöksistään. Yhtymähallituksen esittelijänä toimiva viranhaltija käyttää päätösvaltaa seuraavissa asioissa 1. päättää hankinnoista talousarvion ja yhtymähallituksen antamien hankintaohjeiden mukaisesti 2. päättää julkisista kuulutuksista annetussa laissa tarkoitetusta julkipanosta huolehtivan vastuunalaisen hoitajan määräämisestä 3. päättää tiedotus-, neuvonta- ja edustustilaisuuksien järjestämisestä 4. päättää kuntayhtymän kassavarojen sijoittamisesta rahalaitoksiin yhtymähallituksen hyväksymien taloudenhoidon ohjeiden mukaisesti 5. päättää tilapäisluoton ottamisesta 20.000 euron enimmäismäärään asti 6. päättää yhtymäorganisaatiossa pidettävien koulutustilaisuuksien järjestämisestä silloin, kun ne eivät kuulu osastopäälliköiden toimivaltaan 7. päättää merkkipäivälahjan hankkimisesta, huomionosoituksien ja kannatusilmoitusten antamisesta sekä lahjoitusten tekemisestä tavanomaisiin hyväntekeväisyystarkoituksiin. 8. päättää kuntayhtymän kassavarojen ohjaamisesta rahalaitoksiin ja maksuliikenteeseen liittyvistä sopimuksista rahalaitosten kanssa sekä allekirjoittaa tässä tarkoituksessa tarpeelliset sopimukset 9. päättää kuntayhtymän saatavien tileistä poistamisesta
9 5 luku KOKOUSMENETTELY 18 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kuntayhtymän toimielimissä. 19 Kokousaika- ja paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 20 Kokouksen koollekutsuminen 21 Jatkokokous Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheen- johtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos kokousasioita ei ole saatu sinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 22 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 23 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
10 Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 24 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy tai esiintyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 25 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja iältään vanhimman jäsenen johdolla. 26 Läsnäolo toimielimen kokouksissa Kuntayhtymän eri toimielinten, ei kuitenkaan tarkastuslautakunnan, kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen päättämillä henkilöillä. 27 Yhtymähallituksen edustus muissa toimielimissä 28 Esittely Yhtymähallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Toimielinten esittelijöistä määrätään hallintosäännön 4 :ssä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. 29 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen jäsen on ensisijaisesti itse velvollinen ilmoittamaan esteellisyydestään. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.
30 Äänestys ja vaalit 11 Esteellisen jäsenen tulee poistua kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä Kuntaliiton antamassa valtuuston työjärjestyksen mallisäännössä määrätään. 31 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - mahdollinen valmistelijan esitys - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen sekä - eriävä mielipide 3) laillisuustietoina - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä.
12 Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 32 Yhtymähallituksen otto-oikeus Asian ottamisesta yhtymähallituksen käsiteltäväksi voi päättää yhtymähallitus, yhtymähallituksen puheenjohtaja ja esittelijä. 33 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kuntayhtymän viranomaisen on neljän (4) päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava yhtymähallitukselle sen määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa yhtymähallituksen käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. 6 luku TIEDOTTAMINEN, ALOITTEET JA NIMENKIRJOITUS 34 Tiedottaminen Kuntayhtymän tiedottamista johtaa yhtymähallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista viranhaltijoista. 35 Jäsenkuntien asukkaiden aloitteet Yhtymähallituksen on vuosittain huhtikuun loppuun mennessä esitettävä luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kunnan toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Hallitus voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Yhtymähallituksen tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot yhtymähallitukselle sen päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kahden viikon kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä.
36 Kuntayhtymän nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 13 Yhtymähallituksen hyväksymät kauppakirjat, sopimukset ja sitoumukset samoin kuin yhtymähallituksen antamat lausunnot allekirjoittaa yhtymähallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja varmentaa esittelijä, jollei yhtymähallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Yhtymähallituksen toimituskirjat tai kirjelmät allekirjoittaa puheenjohtaja tai esittelijä. Yhtymähallitus voi yksittäisen asiakirjan osalta päättää erikseen allekirjoituksesta. Asian valmistelija allekirjoittaa valmistelua koskevat asiakirjat. Pöytäkirjanotteen todistaa oikeaksi joko puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä. Kuntayhtymän arkistotoimesta on voimassa, mitä siitä on määrätty yhtymähallituksen hyväksymissä arkistotoimen organisointia ja järjestämistä koskevissa päätöksissä. 37 Asiakirjojen lunastus Yhtymähallitus päättää tarvittaessa perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kuntayhtymälle lunastusta. 7 luku KUNTAYHTYMÄN TALOUS 38 Talousarvion täytäntöönpano Yhtymähallitus hyväksyy talousarviossa toimielimelle tulosaluekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot sekä hankekohtaiset investointimäärärahat ja tuloarviot. Yhtymähallitus hyväksyy talousarvioon perustuvan oman käyttösuunnitelmansa. Se voi siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 39 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on päätettävä talousarviovuoden aikana. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosta ei voida tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin.
14 40 Käyttöomaisuuden myynti Kiinteän omaisuuden myynnistä päättää yhtymähallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 41 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy yhtymähallitus. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta yhtymähallitus hyväksyy hyödyketai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Yhtymähallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 42 Rahatoimen hoitaminen Yhtymähallitus päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä hallitus päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Myös muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää yhtymähallitus. Yhtymähallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Rahatoimen hoidosta päättää yhtymähallitus. Yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 43 Maksujen määrääminen 44 Riskienhallinta Maksuista ja niiden yleisistä ja yksityiskohtaisista perusteista päättää yhtymähallitus siltä osin kuin toimivaltaa ei tällä hallintosäännöllä ole siirretty muille toimielimille. Yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille lukuun ottamatta maksujen yleisistä perusteista päättämistä. Yhtymähallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää yhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille.
15 45 Projektien toteuttaminen Yhtymähallitus päättää yhtymän hallinnoimista projekteista sekä yhtymän osallistumisesta muihin projekteihin. Yhtymähallitus päättää, miten projekti hallinnoidaan. Yhtymähallitus päättää projektihakemuksen tekemisestä ja projektin omarahoitusosuuden varaamisesta sekä tekee varaukset taloussuunnitelmaan projektin toimintavuosille. Mikäli haettavassa projektissa on useampia osapuolia, on siitä tehtävä projektisopimus, jonka allekirjoittavat yhteistyön osapuolet. Sopimuksessa sovitaan ainakin osapuolten välisestä työn- ja vastuunjaosta, kustannusten ja tuottojen suorittamisesta/vastaanottamisesta sekä rahoituksen jakautumisesta muuttuneissa olosuhteissa, seurannasta ja tarkastusoikeudesta. Yhtymähallitus nimeää jokaiselle projektille sen toiminnasta ja taloudesta vastaavan henkilön, projektivastaavan, joka voi olla päätoiminen, osa-aikainen tai o.t.o. hankkeesta riippuen. Projektivastaavan työpanos voidaan tarvittaessa hankkia myös ostopalveluna. Yhtymähallitus nimeää projektin ohjausryhmän keskeisten toimijoiden ja sidosryhmien edustajista. Ohjausryhmän toimenkuvasta sovitaan ja tehdään muistio ensimmäisessä kokouksessa. Sihteerinä toimii projektivastaava. Rahoittajan hyväksymä hakemus, rahoitusehdot ja hakemuksen perusteena ollut projektisuunnitelma muodostavat projektin käsikirjan, jonka mukaan toteutus tapahtuu. Projektiin liittyvä aineisto kootaan omaksi projektikansioksi, joka säilytetään toistaiseksi. Projektin kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjanpidosta voidaan tulostaa tarvittava kirjanpidollinen ote maksutilityksen liitteeksi sekä projektin seurannan tarpeisiin. Jokaiselle projektille avataan kirjanpitoon oma projektinumero, jota käytetään menoja ja tuloja kirjattaessa. Projektissa on noudatettava yhtymän hankintasäännön ja hankintalainsäädännön mukaista kilpailuttamiskäytäntöä. Projektin päättyessä projektivastaava tekee loppuraportin ohjausryhmälle, yhtymähallitukselle sekä rahoittajalle, tämän vaatimusten ja ehtojen mukaan ennen kuin siirtyy pois projektista. Tarkemmat ohjeet projektissa noudatettavista käytännöistä annetaan yhtymähallituksen hyväksymässä taloudenhoidon toimintaohjeessa.
16 8 luku TARKASTUSSÄÄNTÖ VALVONTAJÄRJESTELMÄ 46 Ulkoinen ja sisäinen valvonta Kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän säännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. TARKASTUSLAUTAKUNTA 47 Tarkastuslautakunnan kokoonpano Lautakunnassa on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kaksi (2) muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. 48 Tarkastuslautakunnan kokoukset Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajilla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnalla on oikeus määrätä, keillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Yhtymähallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta. 49 Tarkastuslautakunnan tehtävät Sen lisäksi, mitä kuntalain 71 ja 75 :ssä säädetään, lautakunnan on 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä
TILINTARKASTAJA 17 3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. 50 Tilintarkastajan valinta Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön, joka määrää keskuudestaan yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan. 51 Vastuun jakautuminen Jos tilintarkastajia valitaan useampia kuin yksi, tilintarkastajat vastaavat kuntayhtymälle tilintarkastuksesta yhteisvastuullisesti. 52 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa. TILINTARKASTAJAN ILMOITUKSET, TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TARKAS- TUSLAUTAKUNNAN VALMISTELU VALTUUSTOLLE 53 Tilintarkastajan ilmoitukset Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Yhtymähallitukselle annettavat ilmoitukset tehdään kirjallisena yhtymähallituksen puheenjohtajalle ja esittelijälle. 54 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomuksessa on Kuntalain 75 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 73 :n 1 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeelliseksi katsomat asiat.
18 55 Tarkastuslautakunnan valmistelu jäsenkuntien valtuustoille Lautakunta antaa valtuustoille vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuustojen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja yhtymähallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteiksi, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. 9 luku SOVELTAMINEN JA VOIMASSAOLO 56 Tarkemmat ohjeet Tarkemmat ohjeet tämän säännön soveltamisesta antaa tarvittaessa yhtymä- hallitus. 57 Säännön voimassaolo Tämä hallintosääntö tulee voimaan 01.01.2007.