Genre-teoria (rakenteisten) dokumenttien hallinnassa XML Finland 19.09.2000, Oulu Anne Karjalainen Sisältö I Mikä on Genre- teoria? II Esimerkkejä Genre-teorian käytöstä dokumenttien hallinnan tutkimuksessa II.I Mitä maailmalla on tutkittu, mitä havaittu? II.II Esimerkkejä Jy:ssä tehdystä Genretutkimuksesta III Johtopäätökset IV Lähteitä ja liitemateriaalia 1 (13)
I. Genre (l. viestityyppi) - teoria 1/3 Retoriikka Puheaktiteoria Semiotiikka Viestintä Org. teoriat Dokumentit Organisaation/viestintäyhteisön SÄÄNNÖT GENRE l. viestityyppi SUBSTANCE l. sisältö sosiaaliset motiivit teemat ja topikit (pääasiallinen sisältö) FORM l. muoto fyysiset (layout) ominaisuudet kielelliset ominaisuudet (puhuttelutapa, muoto, aktiivi jne.) 2 (13) I. Genre- teoria 2/3 GENRE, esim. japanilainen teeseremonia, memo, projektin johtoryhmän kokous GENRE SET- tietyssä tilanteessa käytettävät viestityypit, esimerkiksi: kokous: esityslista, asioiden esittely, pöytäkirja, liitteet ravintolakäynti: menu, tilaus, lasku GENRE SYSTEM - viestintäyhteisön/ organisaation käyttämät viestityypit, esim. projektidokumentit -> oma viestityyppijoukko l. set hallintodokumentit koulutus (dokumentit) HARD (kova) ja SOFT (pehmeä) GENRE - mitä useampi henkilö organisaatiossa tunnistaa, mitä selkeämmin tunnistaa viestityypin ominaisuudet ja viestityyppiin liittyvät säännöt, sitä kovempi viestityyppi on 3 (13)
I. Genre-teoria 3/3 Yates ja Orlikowski esittivät ensimmäisinä teorian soveltamista organisaatioihin HICSS-konferenssissa ollut omana ohjelmanaan vuosina 1997-2000 (2001 Digital Documents- Understanding and Visualization -trakissa) 4 (13) II.I Mitä on tutkittu & havaittu? 1/2 Keskeisiä havaintoja tutkimuksesta: Genre = dokumentti (mutta voidaan määritellä tai ymmärtää dokumentiksi) Genre = jakelumedia, esim. e-mail ei ole genre Genre n (viestityyppien) ominaisuus tai sille löydetty arvo voidaan nähdä metatietona genrestä (esim. kuka tuottaa, missä tilanteessa - > metatietoa jota voidaan tallentaa ja kerätä ks. CSC-tutkimus) Genre muuntuu uusien medioitten ja teknologioiden vaikutuksesta muutoksista organisaatioympäristössä muutoksista ympäröivässä maailmassa 5 (13)
II. I Mitä on tutkittu & havaittu? 2/2 Yates ja Orlikowski ->Memo-genren kehitys (1850 liikekirje - 1990 e-mail muistiot) Schulze ja Boland -> genret Lotus Notes - kannoissa --> monimediaisen viestinnän yhdistyminen, sähköpostien ja dokumenttien rajan hämärtyminen - > genret eivät ole aina yhtä selkeitä piirteiltään - > hard (kovat) ja soft (pehmeät) genret Shepherd ja Watters -> onko WWW:n tulo aiheuttanut uusien genre-tyyppien syntymisen -> ei oikeastaan, merkittävin uusista genreistä Kotisivu. Toiminnallisuus -ulottuvuus pitäisi lisätä cybergenren ominaisuudeksi (sisällön ja muodon lisäksi) Norjalaisessa projektissa tutkittiin elektronista sanomalehteä -> ei juurikaan eroa genre-piirteiltään paperimuotoisesta versiosta -> jakelumedia ei ole vaikuttanut. Tosin viitteitä lisääntyneestä tiivistämisestä 6 (13) II.II Mitä on tutkittu JY:ssä? Päivärinta: Dokumentti- käsite ei ole selkeä ( mikä on dokumentti? ) Tyrväinen: virtuaalisesti toimivan yrityksen tai yritysverkoston kesken vaihdettavien tietojen (dokumentit) ja niiden käsittelysääntöjen pohjana voi käyttää genre-teoriaa Karjalainen, Päivärinta, Tyrväinen ja Rajala keräsivät metatietoja tapaustutkimusyrityksen genreistä (CSC) yritykselle soveltuvan DH-järjestelmän piirteiden määrittelemiseksi ja organisaation dokumenttien käsittelyn kehittämisen pohjaksi Karjalainen&Salminen tutkivat Valmetin koulutukseen liittyviä genrejä, ja esittelivät tapaustutkimuksen jossa niiden sisältöä ja piirteitä (metatietoa) kartoitettiin Tutkimusta METODI ja -projekteissa (MetaMan) 7 (13)
II.II Genre-perustainen metadata Tutkimuspremissi: DH:n suunnittelua ja kehittämistä varten tarvittava metatieto (dokumenteista) voidaan kerätä analysoimalla organisaatiossa käytettäviä genrejä Toimintatutkimus JY:ltä EDM-tutkijaryhmä, CSC:ltä DH-ryhmä Maalis- 1998 -> Syyskuu 1998- tammi 1999 Tavoitteet: Lisätä ymmärrystä DH:sta, sen kehittämisestä ja edellytyksistä CSC:llä, muodostaa vaatimusmäärittely CSC:lle soveltuvasta DH-valmisohjelmasta Evaluoida ja testata kehitteillä olevaa genre-pohjaista metadatan keruumenetelmää DH:ta varten 8 (13) Organisaatiokoht. tieto DH:sta dokumentoitu keskustelut Tietämyksen kerääminen työntekijöiltä jotka tuottavat ja käytttävät tietoa II.II Alustava menetelmä 1Tietoa tuottavien ja käyttävien org. yksiköiden tunnistam. 2. Genrejen tunnistaminen Listat org. yksiköistä, työntekijöistä ja ulk. toimijoista Tietovirtakaaviot ja listaukset genreistä ja niiden tuottajista/käytt. Kerätty tieto DHJ- sovellusohjelmien ominaisuuksista Tietovarasto Menetelmän vaihe Tietovirta 3. Tarvittavien metatietojen määrittely ja metat. arvojen kerääminen 4. Metatietoarvojen kerääminen ja vaatimusmäärittelyn koostaminen *) kaavio muokattu lähteestä Karjalainen, Päivärinta, Tyrväinen, Rajala Listaukset genreistä ja niiden metatietoarvoista Vaatimusmäärittely organisaatiolle sovelt. DHJ:n ominaisuuksista Kattava kartta yrityksen tietoresurs- seista 9 (13)
II.II Genre-Metatieto casen tuloksista 850 tunnistettua genreä, kullekin 19 metatiedon arvot (genrekohtaiset), analyysi DH-kehittämiskohteista n. 150 pää genreä DH kehitystarpeista osa ei vaadi erityistä teknistä uutta toteutusta. Käsittelysäännöistä (genre rules) sopiminen ei aina vaadi erillistä sovellusta Liikaa manuaalista työtä metatiedon keräämisessä genre system pitäisi määritellä ensin -> ts. löydetyt genret pitäisi kategorisoida ja lajitella, metatiedot kerättäisiin vain keskeisille genreille tiedonkeruussa olisi hyötyä sovellustuesta Kun genret on tunnistettu, voidaan päättää dokumentteina käsiteltävistä genreistä ja suunnitella tekniset toteutukset (tietokannat, mailien liittäminen dokumenttikantaan jne) Muodostettiin DHJ-vaatimusmäärittely, arvioitiin vaatimusmäärittelyllä 7 DHJ-sovellusta -> 3 jatkotestaukseen 10 (13) II. II Koulutuksen genret Valmet-tapaustutkimus -projektissa Koulutuksessa yhdistyy monien medioiden ja koulutustekniikoiden käyttö Koulutetaan 4 eri koulutuskohderyhmää; 8 päälaitetta + muita paperintuotantolinjalla (yht. n. 80 erilaista koulutusta). Joka kerta koulutettava kone on yksilö. Kouluttajat määrittelivät koulutusgenrejen sisällöt workshop-tilaisuuksissa (7 til., 20/n. 80 genrestä määritelty) Seinätaulutekniikkaa käytettiin Koulutussession (genre) sisällön kuvaamiseen Käytettävien/tarvittavien medioiden merkkaamiseen Muista genre-piirteistä (muoto, säännöt, eri genrejen erot) keskusteltiin ja havainnot/sovitut asiat kirjattiin ylös 11 (13)
II.II Koulutuksen genret: tuloksia Workshopeissa saavutettiin yhteinen käsitys käytettävistä nimikkeistä ja siitä, mitä ne tarkoittavat (mitä pitäisi kertoa) Kerättyä tietoa genrejen ominaisuuksista ja sisältömäärityksistä voidaan hyödyntää kouluttajien apuna koulutuksen suunnittelussa Jatkotutkimus: Lähestymistapaa ja menetelmää voisi mahdollisesti käyttää laajemmin/tehokkaamminkin DTDsuunnittelussa, miten? Olisiko riittävän tehokas? Millaisissa tilanteissa? 12 (13) III. Johtopäätökset Genre-teorian avulla voidaan kerätä tietoa sellaisistakin organisaatiossa tuotettavista ja käsiteltävistä tietokokonaisuuksista, jotka eivät ole perinteisessä mielessä dokumentteja Genre-ominaisuudet voidaan määritellä metatietoluokiksi, joihin kerätään genre-kohtaiset arvot DH:n suunnittelua varten Genre-teoriaa voisi mahdollisesti soveltaa myös DTDsuunnittelun osana (Koulutuksen genre-kartoituksen kokemukset) Genre-teoria ei ratkaise teknisiä ongelmia. Sen avulla voi paremmin ymmärtää mitä tietoja suunnittelun pohjaksi tarvitaan, ja miten sitä voisi kerätä ihmisjärjestelmästä joka koostuu organisaatiossa olevien ihmisten ja ihmisryhmien välisestä viestinnästä Voisi käyttää dokumenttien/tietojen priorisointiin esim. arkistoinnin ja tietoturvan suunnittelun pohjaksi 13 (13)
IV. Lähteitä ja liitemateriaalia.. A. Freedman, P. Medway, Locating Genre Studies: Antecedents and Prospects. In Genre and the New Rhetoric, London: Taylor & Francis, 1994, pp. 1-22., 1998-2001. http://www.cs.jyu.fi/~airi/docman#.html. METODI, 1997-2000. http://www.titu.jyu.fi/metodi/ C. R. Miller, Genre as Social Action. Quarterly Journal of Speech 70, pp. 151-167, reprinted in A. Freedman & P. Medway (Eds.) 1994. Genre and the New Rhetoric, London: Taylor & Francis, 1994, pp. 23-42. C.R. Miller, Rhetorical Community: The Cultural Basis of Genre. In Genre and the New Rhetoric, London: Taylor & Francis, 1994, pp. 67-78. J. Meier, R. Sprague, Towards a Better Understanding of Electronic Document Management. In: Proceedings of the29th Annual Hawaii International Conference on Systems Sciences:Digital Documents. Vol. V. IEEE Computer Society Press, Los Alamitos, CA, 1996, pp. 53-61. G. Nunberg, Genres in Digital Documents: Introduction, in Proceedings of the 30th Annual Hawaii International Conference on System Sciences: Digital Documents, Vol VI, Los Alamitos CA : IEEE Computer Society Press, 1997, pp. 2 A.D. Van Nostrand, A Genre Map of R & D Knowledge Production for the US Department of Defense. In Genre and the New Rhetoric, London: Taylor & Francis, 1994, pp. 133-145. W.J. Orlikowski, J. Yates, "Genre repertoire: The Structuring of Communicative Practices in Organizations", Administrative Science Quarterly 39, 4, 1994, pp. 541-574 14 (13) IV. Lähteitä ja liitemateriaalia.. A. Paré, G. Smart, Observing Genres in Action: Towards a Research Methodology. In Genre and the New Rhetoric, London: Taylor & Francis, 1994, pp. 146-154. T. Päivärinta, A Genre Approach to Applying Critical Social Theory to Information Systems Development, in (ed.) C. Gilson, Proceedings of the 1st Critical Management Studies Conference; Information Technology and Critical Theory stream, Manchester, England, July 14-16, 1999. URL: http://www.mngt.waikato.ac.nz/ejrot/cmsconference/cmsdefault.htm. K. Saaren-Seppälä, Seinätekniikka prosessien kehittämisessä. (Using the wall-chart technique in process development, in Finnish), Kari Saaren-Seppälä Ltd., Finland, 1997. P. Tyrväinen, T. Päivärinta, On Rethinking Organizational Document Genres for Electronic Document Management, in Proceedings of the 32nd Annual Hawaii International Conference on System Sciences, IEEE Computer Society Press, Los Alamitos CA, 1999. CD- ROM. J. Yates, W.J. Orlikowski, Genres of Organizational Communication: A Structurational Approach to Studying Communication and Media, Academy of Management Review 17, 2., 1992, pp. 299-326. 15 (13)
IV. Lähteitä ja liitemateriaalia.. J. Yates, W.J. Orlikowski and K. Okamura, Explicit and Implicit Structuring of Genres in Electronic Communication: Reinforcement and Change of Social Interaction, Organization Science Vol. 10,1, 1999, pp. 83-103. J. Yates, W.J. Orlikowski, J. Rennecker, Collaborative Genres for Collaboration: Genre Systems in Digital media, in Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences. Volume VI. Digital Documents Track. IEEE Computer Society Press, Los Alamitos, California, 1997, pp. 50 59. T. Päivärinta, P. Tyrväinen, Documents in Information Management: Diverging Connotations of a Document in Digital Era, in Proceedings of the 9th Information Resource Management Association International Conference, Boston MA, May 17-20, IdeaGroup, Hershey PA., 1998, pp. 163 173. K. Saaren-Seppälä, Seinätekniikka prosessien kehittämisessä. (Using the wall-chart technique in process development, in Finnish), Kari Saaren-Seppälä Ltd., Finland, 1997. U. Schultze, R., Jr. Boland, Hard and Soft Information Genres: An Analysis of two Notes Databases, in: Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences. Volume VI. Digital Documents Track. IEEE Computer Society Press, Los Alamitos, California, 1997. 16 (13) IV. Lähteitä ja liitemateriaalia.. M. Shepherd, C. Watters, The Functionality Attribute of Cybergenres, in Proceedings of the 32nd Annual Hawaii International Conference of System Sciences: Digital Documents, Minitrack: Genre in Digital Documents. Los Alamitos CA: IEEE Computer Society Press, 1999. CD-ROM. A. Karjalainen, T. Päivärinta, P. Tyrväinen, J. Rajala, Genre-Based Metadata for Enterprise Document Management. in Proceedings of the 33nd Annual Hawaii International Conference of System Sciences: Digital Documents, Minitrack: Genre in Digital Documents. Los Alamitos CA: IEEE Computer Society Press, 2000. CD-ROM. Saatavilla myös osoitteessa: http://www.jyu.fi/~ankarjal/hicss2000.pdf Karjalainen, A. Salminen A. Bridging the gap between hard and soft information genres. In: Khosrowpour, M. (ed.). Challenges of Information Technology Management in the 21st Century. 2000 Information Resources Management Association International Conference. Text Databases & Document Management Track. Anchorage, Alaska 21.- 24.5.2000. Idea Group Publishing, Hershey, U.S.A., London, U.K, 2000. pp. 92-95. ISBN 1-878289-84-5. (Kappaleita voi tilata Idea Group Publishingilta, http://www.irma-international.org/ -> publications -> conference proceedings) Tyrväinen P., Päivärinta T. (1998), Analysing Document Genres for Smoothening IT Integration in Global Organisation Networks, in (eds.) Roche E.M., Kangas K. & Suomi R. (1998), Proceedings of the IFIP WG 8.7 Working Conference on Informatics in Multinational Enterprises: "MIS - shaped or misshaped? Emerging issues in the new global arena", December 13th, Helsinki, Finland, TUCS General Publication No 12, Turku Centre for Computer Science, pp. 100-113 17 (13)
IV. Lähteitä ja liitemateriaalia.. Päivärinta T. (2000), Towards a Genre-Based, Critical Approach to Enterprise Document Management. Licensiate thesis; Computer Science and Information Systems Reports: Technical Reports TR-24,, Dept. of Computer Science and Information Systems, Jyväskylä. (ISBN 951-39-0712-0, ISSN 1239-291X). W. Orlikowski, J. Yates, Genre Systems: Structuring Interaction through Communicative Norms http://ccs.mit.edu/papers/ccswp205/ Doculabs; Special Report on Document Management Products. 2nd Ed. 1998 (www.doculabs.com) Ovum. Guide to Understanding and Selecting Document Management Systems. Ovum Evaluates: Document Management. In Association with Strategy Partners International. Ovum Ltd. 1998-1999. Muita: Airi Salmisen Document Management-sivu: http://www.cs.jyu.fi/~airi/docman.html Pasi Tyrväisen www-sivut: http://www.jyu.fi/~pttyrvai/ Tero Päivärinnan www-sivu: http://www.cs.jyu.fi/~tetopa/pub.html Annen julkaisut: http://www.jyu.fi/~ankarjal/julkaisut.html 18 (13) Identifying genres: seinätaulutekniikan käyttö tutkimuksessa - tietovirtamatriisi HUOM: kuva ei ole CSC:ltä vaan vastaavanlaisesta tilaisuudesta JY:llä! 19 (13)
y Esimerkki genreistä ja metatiedosta Storage format.html,.doc.doc.pdf.html,.asc, email Esimerkki mahdollisista Genreistä ja niihin liittyvistä metatietoluokista ja arvoista (CSC-case) Media to share Produced by (software?) Operating system Approved by whom? Versioning? n(y/n) Train. Win paper, (PTM) NT MS Word internet Win n Train NT MS Word e-mail paper, Author Unix Latex internet Emacs, Unix, Netscape internet, Win, E-mail, e-mail, n Author NT orally phone Changes during life-cycle? (y/n) y y y n Retrieved by Use freq. per week topic? genre 1 topic 40 content, customer 70 User Prod. freq. per week CSC, Customer 4 CSC, Train (CTC) 0,17 Customer, CSC 9 Customer 30 Producer Train. (PTM) Train. (PTM) Train. (PTM) Train. (CTC) Genre Training material folder In-house training proposal Guides Customer consultation 20 (13) Esimerkki erään koulutus-genren sisällönkuvauksesta (pääpiirteittäin) Training module: Headbox section training for key personnel. Training topics and (their purpose and) content. Main topics Definition Introduction -Introduction of the trainer and schedule -Introduction of the content and objectives of the training module Structure Functions -The main parts of the headbox. Present them from layout picture and proceed clockwise. -List of main functions of the headbox (can be taken from O & M manual) -How can you alter the paper quality with the use of headbox functionalities? (Common material for this needs to be done) Maintenance -List of the procedures to be performed on the regular basis -List of the procedures to be performed when needed Summary -Summary of the things the trainees should know 21 (13)