Sosiaalihuollon valtakunnallisten tjpalveluiden käyttöönotto I-vaihe Tueksi pilottihankkeen suunnitteluun 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 1
Käyttöönoton vaiheistus I vaihe: PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Tuotantokäyttö 1.2.2018 II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto III vaihe: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 2
Sos. organisaatio THL & KELA I vaiheen aikataulu: PDF- tai XHTML tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Pilottihankkeen aikataulu 2015 2016 2017 2018 2019 2020 PDF-arkistoinnin määrittelyt Kanta-laajennus: PDF-arkistoinnin toteutus ja testaus (sos) PDF-arkistoinnin toteutus/testaus ATJ:ssa PDF-arkistoinnin käyttöönotot Järjestelmämuutokset, minimitason kirjaukset (asiakasasiakirjalaki) 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 3
Odotukset pilottihankkeelta 1/2 Ajanjakso 1/2016-1/2017: oman järjestelmän arviointia suhteessa tehtyyn määrityksiin Pilotoitavat määritykset Metatietomääritykset (ml. Niissä käytettävät luokitukset ja koodistot) Tiedonhallinnan tukiprosessit ATJ-vaatimukset Viestinvälitysmääritykset Ratkaisuarkkitehtuuri Käyttölokien tietosisällöt ja vaatimukset Käyttövaltuushallinnan määritykset Määritysten mukaisten vaatimusten toteuttaminen omassa järjestelmässä (arkistoiva järjestelmä, joka liittyy Kantapalveluihin) Säännöllinen palautteen anto/kommentointi määrityksistä ja niiden sovellettavuudesta (työpajat 2-3 kk välein ja muuten erikseen sovitulla tavalla) 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 4
Odotukset pilottihankkeelta 2/2 Ajanjakso 2/2017-12/2017* Arkistoinnin testaaminen Kelan asiakastestausympäristössä Testauksen aikainen raportointi Kelalle ja THL:lle Tekniset asiat Toteutukselliset asiat Testauksessa/liittymisessä huomioitavat toiminnalliset asiat (ohjaus, koulutustarpeet ym. Muut huomioitavat asiat) Tuotokset: Tarkennuksia määrittelyihin (dokumentoitu palaute) Käyttöönottojen tukimateriaali, jota voidaan hyödyntää muissa organisaatioissa (voi olla rajattu, esim. tietojärjestelmätoteutusten/-muutosten näkökulmasta tai muuten) *tavoiteaikataulu, muutoksia saattaa tulla jos toteutuksissa voidaan pysyä suunnitellussa sisällössä 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 5
I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Perustoiminnallisuus: Asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen. Ammattihenkilön kirjautuminen. Asiakasasiakirjojen tallennus asiakas- tai ilmoitusrekisteriin. Asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin. Asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä. Käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin. Asia-asiakirjan muodostaminen. Asiakkuus-asiakirjan muodostaminen. Asioiden avaaminen ja päättäminen. Asiakkuuden hallinnan toteuttaminen. Metatietoihin perustuvien koosteiden toteuttaminen. Käyttölokien hallinta. Asiakirjojen hävittäminen. 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 6
I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Toteutettavat tietojärjestelmät Asiakastietoja käsittelevä järjestelmä: muutokset nykyiseen järjestelmään tai uuden järjestelmän toteutus Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelu Arkistonhoitajan käyttöliittymä Kanta viestinvälitys Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkisto 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 7
I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Huomioitavaa Vaiheessa ei sallita luovutuksia rekisterien välillä tai näyttöä Omakannassa. Vaiheessa ei edellytä kieltojen hallinnan toteuttamista. Vaiheessa ei edellytä yhteistestausta toisen liittyvän järjestelmän kanssa. 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 8
I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön I-vaiheen hyödyt Organisaatiot voivat tallentaa asiakasasiakirjansa sähköisesti arkistokelpoisessa muodossa. Vanhojen tietojen arkistointi tukee järjestelmien vaihtoa ja organisaatiouudistuksia. Ammattilaisen saama hyöty realisoituu heti. Ammattilainen saa organisaation laatimat asiakirjat käyttöönsä riippumatta siitä, millä järjestelmällä ne on laadittu. Tämä hyödyttää erityisesti palvelutarpeen arvioinnissa uuden sosiaalihuoltolain periaatteiden mukaisesti. Vaiheen toteuttaminen ei edellytä lakimuutoksia. Kansa-hankkeen laadullisista hyödyistä vaihe toteuttaa Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja tietojen saatavuus paranee. Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia. Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee (#5). Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta tietojen käsittelyssä mahdollistuu. Kansa-hankkeen taloudellisista hyödyistä vaihe toteuttaa Hyöty 1: Tiedon hakemisen ja jakamisen tehostuminen. Hyöty 3: Kirjepostin ja postitustyön väheneminen. Hyöty 4: Arkistoinnin tehostuminen. 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 9
Lisätietoja Verkkouutinen www.thl.fi/sostiedonhallinta Kehittämispäällikkö Maarit Laaksonen p. 029 524 7276 maarit.laaksonen.2@thl.fi 4.9.2015 THL/OPER-yksikkö 10