Pieni opas EU-hankkeen toteuttamiseen



Samankaltaiset tiedostot
VETY-hanke. Vapaaehtoistyö yleishyödyllisessä yhteisössä. Vapaaehtoistoiminnan kulujen ja hyötyjen laskeminen. Jenni Sademies,

HAKUINFO päättyvä ESR-haku. Hyvä hakemus

Jyrki Tomberg. Rahoitusinfo DIAK Martintalo

Maaseuturahaston hankkeiden toteuttaminen ELY-keskuksesta rahoitettujen kehittämishankkeiden toteuttajille

ALUEELLISET INNOVAATIOT JA KOKEILUT (AIKO) Rahoitushakemus

Hanketukien maksatus

Hanke- ja yritystukien toimeenpano Yksinkertaistetut kustannusmallit Mieslahti

MAAKUNNAN KEHITTÄMISRAHA Rahoitushakemus

Rahoituskelpoinen ESR-hakemus Keski-Suomen ELY-keskus

Yksinkertaistetut kustannusmenettelyt. Risto Janhunen, Keski-Suomen ELY-keskus Maaseudun hanketuki-info

Rahoitushakemus. Maakunnan kehittämisraha

Saa mitä haluat -valmennus

SOLID-rahastoseminaari

Yksinkertaistetut kustannusmallit

EAKR-RAHOITUKSEN HAKU MENNESSÄ

Yksinkertaistetut kustannusmallit

HAKEMUS KKI-KEHITTÄMISHANKKEEKSI

Kestävää kasvua ja työtä Rahoituksen hakeminen mikä muuttuu

PENNO Selvitä rahatilanteesi

Hanke- ja yritystukien toimeenpano

INFOTILAISUUS PROJEKTIEN TOTEUTTAJILLE

Projektinhallinta. Kielten POP-hankkeiden koordinaattoritapaaminen Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Ulla Pehrsson ja Johanna Heimonen

Tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille

VARSINAIS-SUOMEN ELY-KESKUKSEN OHJE ESR- JA EAKR RAHOITUKSEN HAKIJOILLE

PENNO Selvitä rahatilanteesi

Kansalaistoimijalähtöinen kehittäminen Kuopiossa

Ulkoasiainministeriön Eurooppatiedotus. EU-rahoitus. 25. marraskuuta

ESR-rahoitus OKM:n valtakunnallisten toimenpidekokonaisuuksien toteutuksessa. Henri Helander

Vapaaehtoiset osana työyhteisöä -KOULUTUS

ESR Rahoituksen hakeminen

Esityksen sisältö. Ideasta hankkeeksi. Kulttuurihankkeen suunnittelu Novgorod 2013 Marianne Möller Hankeidea

EAKR-RAHOITUKSEN HAKU MENNESSÄ

ДЕНЬГИ - HAKEMUSVIIDAKOSSA

KESTÄVÄÄ KASVUA JA TYÖTÄ SUOMEN RAKENNERAHASTO- OHJELMAN AVOIN ESR-HAKU LÄNSI-SUOMESSA Hakijan ohje

Ihmisen. kokoisia LOPPU- RAPORTTEJA. Miten teen raportin, joka kiinnostaa muitakin kuin rahoittajaa? AISAPARIn ohjeita hanketoimijoille

ALUEELLISET INNOVAATIOT JA KOKEILUT (AIKO) Rahoitushakemus

ESR-rahoitus OKM:n valtakunnallisten toimenpidekokonaisuuksien toteutuksessa. Henri Helander

Ohjeita Invalidiliiton hankehakemuksen tekemiseen Invalidiliitto

SOLID-rahastojen haku Budjetin laatiminen

MAAHANMUUTTOVIRASTON TURVAPAIKKAPUHUTTELU ERF

ETELÄ-SUOMEN EAKR-OHJELMA

Hankehallinnan perusteet: strategia, laatu ja kehittäminen, talous ja raportointi. Kiti Lindén, Yyteri

Kokeile Uudistu Kansainvälisty Kasva

EUROOPPA-PÄIVÄ

Puhutaan rahasta! Jenni Kallionsivu

SOLID-rahastojen vuosiohjelma 2012 haku

Tulkkauspalvelut maahanmuuttajille

Aloituskoulutus Leena Karjalainen

Yleisten apurahojen hakuohjeet

Rahoitus ja verkostot. Katariina Pylsy

Vammaispalvelujen valtakunnallinen kehittämishanke 2. OSA A (koskee koko hankeaikaa alkaen) Seurantakysely

Alustava liiketoimintasuunnitelma. Miksi alustava LTS? Ajattele vaikkapa näin. Hyvin suunniteltu on jo melkein puoleksi perustettu

Hankkeen toiminta. ESR-koordinaattori Sanna Laiho. Uudenmaan ELY-keskus

Ilmoita organisaatiosi kotipaikkana toimiva maa tai alue 2.c KEPA: Sisältääkö hanke 5 prosentin omarahoitusosuuden?

RAHOITUSHAKEMUS BOTNIA-ATLANTICA-OHJELMA

Yhteisölähtöinen paikallinen kehittäminen

Kestävää kasvua ja työtä EAKR-rahoituksen hakeminen. Mari Kuparinen Uudenmaan liitto

Interreg Itämeren alue

TUKIKELPOISUUSASETUKSEN UUDISTAMINEN

Näyttötutkinnon suorittaminen, sosiaali- ja terveysalan perustutkinto. Näyttötutkinnon suorittaminen 2008

Hankestrategia Yhtymähallitus

Valittavat kustannusmallit

Maaseutuvirasto pyytää tarvittaessa hakijaa täydentämään hakemustaan, ja tekee maksuhakemusta käsiteltyään päätöksen tuen maksamisesta.

veta Nuori ja suojatut henkilötiedot

Näin suunnittelet ja rakennat oman verkkokurssin. Työkirja. TiiaKonttinen

Jorma Lehtojuuri, rkm Omakotiliiton rakennusneuvoja Juuan Omakotiyhdistys ry:n puheenjohtaja

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Kantri ry Rahoitusta paikallisesti. Kari Kylkilahti

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Kansainvälisten hankkeiden ajankohtaisia asioita Mavista Susanna Ollila ja Merja Uusi-Laurila

Liikkumisen ohjauksen valtionavustukset Jenni Eskola

Maaseuturahaston hankkeiden toteuttaminen ELY-keskuksesta suoraan haettujen kehittämishankkeiden toteuttajille

OPAS KASVUYRITTÄJÄN HANKINTOIHIN KÄÄNNÄ SIVUA

Nimeni on. Tänään on (pvm). Kellonaika. Haastateltavana on. Haastattelu tapahtuu VSSHP:n lasten ja nuorten oikeuspsykiatrian tutkimusyksikössä.

Mikä on projekti? J Ä R J E S T Ö H A U T O M O. Matti Forsberg järjestökonsultti Järjestöhautomo Matti Forsberg

Vinkkejä hankeviestintään

Rahoitushakemus. Maakunnan kehittämisraha

OHJEET RAHOITUSHAKEMUS JA PROJEKTIRAPORTTI -LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMISEEN. Rahoitushakemus Kuntarahoituksen hakeminen JOSEK Oy:ltä

3. Ryhdy kirjoittamaan ja anna kaiken tulla paperille. Vääriä vastauksia ei ole.

Yhteisölähtöisen paikallisen kehittämisen (YPK) mahdollisuudet maakuntaliittojen näkökulmasta

Kaari-työhyvinvointikysely - esimiehen opas

Valtakunnallinen AlueAvain Hanketoiminnan ihanuus ja kurjuus Marja Tuomi

Innovaatioiden syntymisen ja käytön edistäminen maaseudulla selvitys innovaatiotoiminnasta Manner Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa

Etelä-Pohjanmaan hakuinfo EAKR

portfolion ohjeet ja arviointi

Kansainväliset hankkeet käytännössä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa

Kehitysvammaliitto ry. RATTI-hanke. Haluan lähteä kaverin luokse viikonlopun viettoon ja olla poissa ryhmäkodista koko viikonlopun.

Asukkaat paikalliskehittäjinä Merja Rossi Hämeen ELY-keskus

ESR:n erityispiirteet rakennerahastohaussa

Auditointi ja itsearviointi: kuulumisia, tilannekatsausta ja arvioinnin arviointia. Tomi Kiilakoski Tampere

Tässä keskitymme palveluiden kehittämiseen ja niistä viestimiseen jotta osaaminen olisi nähtävissä tuotteena. Aluksi jako neljään.

Leader rahoitusta, toimintaa ja neuvontaa. Pirjo Ikäheimonen, JyväsRiihi ry

Rakennerahastohankkeiden toteutus ohjelmakaudella Sähköiset palvelut ja yksinkertaistetut kustannusmallit

PIKKU KAKE HANKKEEN ALOITUSKOKOUS TALOUS /FLAT RATE 17%

WWW-osoite Virallinen sähköpostiosoite Emoyhtiön konsernin nimi Yksikön nimi. Diaari /0/2014

Pk-instrumentti: Mitä komissio haluaa? Elina Holmberg EUTI, Tekes

Valtion vastinrahoitus Kansallinen Itämeri- ja INTERREG infopäivä Helsingissä

Hautaako Facebook tahallaan sivun ylläpitäjien julkaisut?

Transkriptio:

Pieni opas EU-hankkeen toteuttamiseen Opas on tuotettu osana Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen Vapaaehtoistyö yleishyödyllisessä yhteisössä (VETY) -hanketta (2014). Sisällysluettelo Mistä EU-rahoitusta voi hakea?... 2 Hankkeen suunnittelu... 2 Oman organisaation sitoutuminen... 3 Yhteistyökumppanit... 3 Hankesuunnitelma... 4 Talous... 5 Omarahoitusosuus... 5 Budjetointi... 6 Budjetissa pysyminen... 8 Lump sum -hankkeet... 8 Flat rate -menettely... 8 Hankkeen toteuttaminen... 9 Juurrutus... 10 Raportointi... 11 Linkkejä ja lisätietoa... 12

Mistä EU-rahoitusta voi hakea? Rahoitusta hankkeille myöntävät esimerkiksi Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR), Euroopan Sosiaalirahasto (ESR), Interreg -ohjelmat, Horisontti 2020, Kansalaisten Eurooppa, Erasmus+ sekä erilaiset Maaseudun kehittämisohjelmat. Eurooppa-tiedotuksen internetsivuilta löytyy paljon tietoa siitä, millaisiin hankkeisiin EU tällä hetkellä myöntää rahoitusta (ks. linkit lopussa). Tukea myönnetään monenlaiseen toimintaan ja monille eri aloille. Yleensä lähtökohtana kuitenkin on, että hankkeessa syntyy jotakin uutta, mitä ei ilman hankerahaa syntyisi. EU budjetoi tietyn alan hankkeisiin käytettävät rahat aina etukäteen muutamaksi vuodeksi kerrallaan. Tätä ajanjaksoa kutsutaan ohjelmakaudeksi. Yksittäisen hankkeen ei tarvitse kestää koko ohjelmakautta, mutta sen täytyy mahtua tietyn ohjelmakauden sisälle. Jos ohjelmakausi ESR-hankkeille on vaikkapa 2014 2020, hanke voi toimia vaikkapa vuosina 2014 2016, mutta ei 2013 2015. Usein rahoituksen välittäjäorganisaationa toimii jokin suomalainen viranomainen, esimerkiksi ELY-keskus, maakuntaliitto tai jokin ministeriö. Rahoitus haetaan tältä suomalaiselta viranomaiselta ja sille myös raportoidaan rahojen käytöstä. Hankkeen suunnittelu Ennen kuin alat hakea rahoitusta hankkeellesi, varaa runsaasti aikaa hankesuunnitelman tekoon. Isommissa hankkeissa tämä tarkoittaa vähintäänkin kuukausia, eikä puoli vuottakaan ole missään nimessä liikaa. Jotta voit tehdä hyvän suunnitelman, tarvitset paljon pohjatietoa asiasta. Mitä enemmän hankkeessa on partnereita, sitä enemmän aikaa suunnitelman kirjoittamiseen menee. Tutustu myös muiden kokemuksiin samasta aiheesta tai samantyyppisistä hankkeista.

Oman organisaation sitoutuminen Varmista jo rahoitusta hakiessasi, että organisaatiosi on riittävän sitoutunut hankkeen toteuttamiseen. Erityisesti organisaation omaan toimintaan kohdistuvat kehittämishankkeet tulevat viemään paljon ihmisten työaikaa ja ajatusenergiaa, muidenkin kuin hankehenkilöstön. Jos hanke on vain yhden ihmisen ajama, eivätkä muut organisaatiossa pidä sitä tärkeänä, ovat onnistumisen mahdollisuudet huonot. Kritiikkiä ei tarvitse pelästyä, vaan mahdollisimman suuri osa siitä kannattaa käsitellä jo siinä vaiheessa, kun rahoituksen hakemista suunnitellaan. Keskustelut vaativat aikaa, mutta kun ne on käyty huolella, tulee hankesuunnitelmasta parempi ja itse hankkeen toteuttaminen on mukavampaa. Parasta on, jos kehittämisajatuksella on niin laaja kannatus organisaatiossa, ettei sinun tarvitse enää toteutusvaiheessa käyttää aikaa ja vaivaa sen perusteluun, miksi hankkeeseen on ryhdytty. Kannattaa kirjata jo suunnitteluvaiheessa ylös, keitä kaikkia hankkeen toteutukseen tarvitaan mukaan. Jos esimerkiksi kehitetään tiettyä toimintoa omassa organisaatiossa, olisi hyvä ottaa muutoksia suunnittelemaan kaikki ne, joita muutokset koskevat. On helpompaa saada ihmiset sitoutumaan asioihin, jos he ovat itse olleet alusta asti niitä ideoimassa. Yhteistyökumppanit Jos kysymyksessä on hanke, joka suuntautuu enemmän organisaatiostasi ulospäin, on viisasta etsiä yhteistyökumppaneita jo suunnitteluvaiheessa ja ottaa heidätkin mukaan suunnitelman tekoon. Tällöin hanke pääsee ripeästi käyntiin, kun suurista linjoista ja hankkeen perusideasta on jo yhteinen käsitys tärkeimpien yhteistyökumppanien kanssa. Vaikka hankkeesi olisikin oman organisaatiosi sisäinen kehittämishanke, kannattaa ulkoisia yhteistyökumppaneita silti olla. Etsi yhteistyökumppaneita, jotka tietävät sinua enemmän hankkeesi aiheesta. Saat heiltä asiantuntemusta ja tukea. Myös rahoittajat arvostavat yleensä sitä, että jo hankkeen suunnittelussa on ollut mukana aiheen tunteva verkosto. Jossakin rahoitusohjelmissa edellytetään jo hankehakemuksessa sitä, että hakijalla on hankkeen toteutukseen tai vähintään ohjausryhmään sitoutuneita

kumppaneita. Mitä useampia kumppaneita hankkeella on, sitä enemmän sillä on käytössään osaamista ja verkostoja. Hankesuunnitelma Eri rahoittajilla ja ohjelmilla on erilaisia vaatimuksia sen suhteen, mitä kaikkea hankesuunnitelman tulee sisältää. Rahoittajalla on yleensä tarkat ohjeet suunnitelman teosta ja monesti myös taho tai yhteyshenkilö, jolta voi kysyä neuvoa. Usein tämä on suomalainen EU-rahoitusta kanavoiva viranomainen, joten saat neuvoja myös suomeksi. Lue läpi rahoitusohjelman tavoitteet. Edistääkö hankkeesi ohjelman tavoitteita? Jos ei, olet hakemassa rahoitusta väärästä ohjelmasta. Kerro hankesuunnitelmassa, miten hankkeesi edistää tavoitteita. Voit myös kertoa, mitä muita tavoitteita tai ohjelmia hankkeesi tukee. Tukeeko se esimerkiksi oman maakuntasi maakuntaohjelman tavoitteita? Tai EU:n kestävän kehityksen strategiaa? Löydät näitä ohjelmia ja strategioita internetistä, voit lukea niitä ja vertailla oman hankkeesi tavoitteisiin. Tässä muutama yleinen vinkki, joista voi olla hyötyä hankehakemuksen kirjoittamisessa: Kerro mahdollisimman konkreettisesti, mitä aiotte tehdä. Jonkin verran kannattaa perustella myös itse aiheen tärkeyttä, mutta keskity kuitenkin eniten toimintaan ja konkreettisiin tavoitteisiin. Jos kuvailet hankkeen aiheeseen liittyviä ongelmia, kerro, aiotteko hankkeessa tehdä jotakin niiden ratkaisemiseksi. Mitä? Nämä konkreettiset asiat voit sitten liittää korkeampiin tavoitteisiin. Jos hankkeesi vaikkapa edistää kierrätysaskartelua, voit kertoa, että sen avulla on mahdollista vaikuttaa luonnonvarojen kulutukseen ja ympäristötietoisuuden lisääntymiseen. Vastaa hakemuksessa oleviin kysymyksiin, pysy aiheessa ja kerro asiat tiiviisti. Kerro, kuka hankkeesta hyötyy ja miten hankkeesi hyödyttää myös muita kuin omaa organisaatiotasi. Mitä uutta hanke tuottaa? Mitä ovat asiat, joita ei ilman sitä syntyisi?

Yritä kirjoittaa mahdollisimman selkeällä kielellä niin, että asiaan perehtymätönkin voi ymmärtää, mitä hankkeessa oikeasti tehtäisiin. Vaikka kirjoitat konkreettisesti, älä kuitenkaan kirjoita niin yksityiskohtaisesti, että olet liian sidottu hankkeen toteuttamisvaiheessa. Tilanteet ja olosuhteet muuttuvat, etenkin kehittämishankkeissa. Sen sijaan, että esimerkiksi lyöt hankesuunnitelmassa lukkoon jonkun toimintamallin, voit kertoa että hankkeessa kokeillaan useampaa erilaista ja näistä valitaan toimivin. Talous Monet rahoittajat tilittävät myönnetyt rahat vasta jälkikäteen kulujen jo toteuduttua, pitkälläkin viiveellä. Rahojen saamisessa voi kestää puolikin vuotta, suurissa hankkeissa jopa vuoden. Hanketta toteuttavalla organisaatiolla täytyy siis olla resursseja vastata kuluista ensin pitkään omilla rahoillaan. Yleensä rahat eivät tule automaattisesti, vaan välissä täytyy raportoida, miten hanke etenee. Rakennerahastot (EAKR ja ESR) voivat myöntää perustellusta syystä ennakkoa hankkeen toteuttamiseen. Ennakkoa voidaan myöntää esimerkiksi ohjelmakaudella 2014 2020 enintään 30 % hankkeen kustannuksista. Omarahoitusosuus Yleensä hankkeissa täytyy käyttää myös tietty prosentti organisaation omaa rahaa. Esimerkiksi Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) hankkeissa omarahoitusosuus on 30 %. Loppuosan (eli esimerkiksi 70 % kuluista) voit siis saada EU-rahoituksena, jos hankkeeseesi myönnetään rahoitusta. Joskus omarahoitusosuus voi olla myös muuta kuin organisaatiosi omaa rahaa, esimerkiksi kunnallista rahoitusta.

Budjetointi Käy mielessäsi läpi hankkeen kulku alusta loppuun ja kirjaa ylös, millaisia kustannuksia missäkin vaiheessa syntyisi. Mieti erityisesti myös sitä, miten hankkeen tulokset ja opit saadaan leviämään. Kuinka paljon henkilökuntaa hanke tarvitsee? Tähän liittyy kysymys siitä, mitkä kaikki asiat tehdään itse, mitkä hankitaan ostopalveluna. Ihmisten palkkaaminen maksaa, mutta monesti se voi tulla kokonaisuutena edullisemmaksikin kuin ostopalvelu. Voit palkata myös osa-aikaisia ihmisiä, jos johonkin toimeen ei kulu 100 % työaikaa. Muista budjetoida palkat sivukuluineen! Lakisääteiset sivukulut olivat vuonna 2014 noin 29 %. Mitä kaikkia työvälineitä hankkeen työntekijät tarvitsevat? Tarvitseeko hankkeen työntekijöille vuokrata toimitiloja, vai onko teillä jo tilat? Kuinka paljon tulee puhelin- ja postikuluja? Mitä tilaisuuksia järjestätte, mitä kuluja niistä syntyy? Tilat, esiintyjät, tarjoilut, tekniikka, henkilökunta? Mihin muiden järjestämiin tilaisuuksiin osallistutte, tuleeko osallistumismaksuja, matkakuluja? Tehdäänkö hankkeessa jotakin sellaista, mitä varten täytyy hankkia laitteita tai tarvikkeita? Teettekö painotuotteita? Varaa rahaa sisällön kirjoittamiseen, toimittamiseen, taittamiseen, kuvitukseen, painoon sekä valmiin tuotteen levittämiseen. Jos et tiedä mitä nämä maksavat, voit kysyä kustannusarviota jostakin palvelua tarjoavasta yrityksestä. Tässäkin kohtaa kannattaa miettiä, onko kustannustehokkaampaa palkata hankkeeseen ihminen tekemään esimerkiksi taittoa ja toimitustyötä, kuin ostaa palvelu ostopalveluna. Teettekö hankkeelle nettisivut? Ostatteko toteuttamisen joltakin yritykseltä, vai palkkaatteko ihmisen suunnittelemaan ja toteuttamaan sivuja?

Tee budjetti tämän pohjalta. Jos löydät jostakin ihmisen, joka on joskus toteuttanut aiheeseen liittyvää tai saman kokoista ja kulurakenteeltaan saman tyyppistä hanketta, voit saada häneltä kullanarvoisia neuvoja. Budjetinteko on ennustamista, ja hankkeen jälkeen yleensä tiedetään, miten olisi kannattanut budjetoida ja kuinka paljon mikäkin lopulta tuli maksamaan. Henkilöstökuluja kannattaa budjetoida riittävästi, yleensä asioiden tekeminen tosielämässä on hitaampaa kuin arvaisi etukäteen. Aina tulee yllättäviä mutkia matkaan, ja mitä enemmän yhteistyökumppaneita on, sitä enemmän työaikaa tarvitaan. Toisaalta, kun useammat aivot miettivät, on tuloskin yleensä parempi. Jos henkilöstöresurssit ovat alimitoitetut, hanke saattaa joutua todellisiin vaikeuksiin, kun joku työntekijöistä tarvitsee tuuraajaa esimerkiksi äitiysloman tai sairausloman takia. Myös tarjoilurahaa tarvitaan yllättävän paljon. Jos haluat esimerkiksi osallistaa laajempaa yleisöä hankkeen toteuttamiseen, tarvitaan monesti jotakin evästä heidän houkuttelemisekseen paikalle. Myös hankkeessa opittujen asioiden levittämisessä auttaa, jos ne tarjoillaan pullan ja kahvin kera. On myös varmasti kustannustehokkaampaa tarjota ihmisille työpajassa sämpylät, kuin yrittää saada heidät ideoimaan nälkäisenä. Nälkäiset ihmiset eivät jaksa ajatella! Voit laskea että eväiden tilaaminen maksaa suunnilleen yhtä paljon kuin ostaisit ne kahvilasta. Voit selvitä halvemmalla, jos pystytte käyttämään omia tiloja ja ostamaan tarjoilut kaupasta. Tiedotukseen kannattaa varata hankeen budjetissa rahaa. On vaikeaa kuvitella hanketta, jossa sekä ulkoiselle, että organisaation sisäiselle viestinnälle ei olisi tarvetta. Yleensä kun käytetään julkista rahaa, on tarvetta viestiä myös suurelle yleisölle hankkeen tekemisistä, vähintäänkin nettisivuilla ja muutamalla mediatiedotteella. Selvitä etukäteen rahoittajan vaatimukset raportoinnista, taloushallinnosta ja viestinnästä, niin tiedät kuinka paljon työresurssia niihin täytyy varata. Tämä auttaa sinua myös siinä, että tiedät kuinka yksityiskohtaisesti kannattaa budjetoida. Laitatko budjettiin esimerkiksi rivin yleisötilaisuudet, vai erikseen tilavuokrat ja tarjoilut tilaisuuksissa.

Budjetissa pysyminen Budjetit ovat ennusteita, joissa harvoin täysin pysytään. Ota selvää jo hankkeen suunnitteluvaiheessa, kuinka tarkasti teidän täytyy osua maaliin. Aika tavallista on, että budjettia ei voi ylittää, mutta sen voi alittaa. Rahoittajilla voi myös olla sääntöjä siitä, kuinka monella prosentilla eri kululajien summat ja suhteelliset osuudet voivat hankkeen kuluessa muuttua alkuperäisestä arviosta. Lump sum -hankkeet Lump sum -hankkeissa eli kertakorvaushankkeissa raportointi on erilaista. Lump sum -systeemissä myönnetään kertakorvaus hankkeen toteuttamisesta tarkan etukäteen tehdyn kustannusarvion perusteella. Esimerkiksi rakennerahasto-ohjelmissa (EAKR ja ESR) lump sum -hankkeet voivat olla kokonaisbudjetiltaan enintään 100 000 (tilanne ohjelmakaudella 2014 2020). Kustannuksista ei tarvitse esittää tositteita, vaan ainoastaan hankkeen tulokset merkitsevät. Tämä vähentää paljon sekä toteuttajan että rahoittajan taloushallinnollista työtä. Menettelyllä on haluttu tehdä rahoituksen hakeminen mahdolliseksi myös pienemmille organisaatioille, joilla ei ole resursseja pyörittää EU-maksatuksiin liittyvää hallintoa. Lump sum -hankkeiden on oltava tarkasti rajattuja, ja tulosten helposti todettavissa. Flat rate -menettely Joissakin ohjelmissa (ainakin EAKR ja ESR) on mahdollista budjetoida välilliset kustannukset niin sanotulla flat rate -menettelyllä. Tämä tarkoittaa, että välilliset kustannukset määräytyvät kiinteänä prosenttina joistakin määrätyistä muista kustannuksista. Prosentit vaihtelevat ohjelmakausittain. Jos flat rate -prosentti olisi vaikkapa 20 % henkilöstökuluista ja toteutuneet henkilöstökulut olisivat 100 000, laskettaisiin välillisiin kustannuksiin menevän 20 000.

Päätös siitä, otetaanko flat rate -menettely vai lasketaanko kaikki välillisetkin kustannukset erikseen, tehdään hankehakemusta jätettäessä. Hakija voi tehdä rahoittajalle ehdotuksen flat rate -menettelyn käyttöönotosta (niissä ohjelmissa, joissa flat rate -menettely on käytössä). Kesken hankkeen ei voi vaihtaa systeemiä, vaan flat rate -menettelyllä tai ilman sitä mennään sitten koko hanke alusta loppuun. Välillisiä kustannuksia voivat olla esimerkiksi postituskulut, puhelin- ja atk-kulut, toimistotarvikkeet, toimitilat, matkakulut, ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kulut, henkilöstöhallinto, taloushallinto sekä hankehenkilöstön koulutuskulut ja hankehenkilöstölle ostetut tarjoilut. Kunkin rahoitusohjelman ohjekirjasta tai internetsivuilta löydät tarkempaa tietoa. Välillisiä kustannuksia ei tarvitse mitenkään raportoida, mikä helpottaa valtavasti hankkeen taloushallintoa. Flat rate -menettely joustavoittaa resurssien ohjaamista sinne, missä niille on kulloinkin hankkeen kuluessa tarvetta. Se mahdollistaa myös esimerkiksi tietotekniikan ja puhelimien hankkimisen käytettynä, mikä on muuten EU-hankkeissa melkoisen hankalaa. Hankkeen toteuttaminen Rahoittajan vaatimuksena luonnollisesti on, että hanke toteutuu suunnitelman mukaisesti. Kuinka pilkuntarkasti suunnitelman pitää toteutua, voi sitten riippua rahoittajasta tai ohjelmasta. Listaa jo suunnitteluvaiheessa hankesuunnitelmasta kaikki konkreettiset lupaukset ja aikatauluta niiden toteuttaminen. Jos jokin hankesuunnitelmaan kirjattu asia ei enää tunnukaan ajan myötä järkevältä, voit ottaa yhteyttä rahoittajaan ja kysyä, onko sen toteuttaminen välttämätöntä. Samalla voit tehdä ehdotuksen siitä, miten asiaan varattu resurssi kannattaisi mielestäsi käyttää paremmin hankesuunnitelman tavoitteiden kannalta. Joskus voi olla järkevää tehdäkin asiat eri tavoin kun on alun perin suunniteltu. Ei ole kenenkään etu, että aikoinaan tehdyssä suunnitelmassa yritetään pysyä väkisin, vaikka huomataan että muulla tavalla saataisiinkin enemmän aikaan. Joissakin tapauksissa muutokset täytyy hyväksyttää myös hankkeen ohjausryhmällä, ja jos muutos on iso, rahoittaja voi edellyttää kokonaan uutta hankehakemusta. Tätä ei kannata pelätä, parempi tehdä uusi hakemus kuin toteuttaa jotakin hyödytöntä siksi, että se joskus paremman tiedon puutteessa kirjattiin suunnitelmaan.

Kun toteutat kehittämishanketta, tavoitteena on yleensä kehittää jotakin uutta, jonka kehittäminen ilman hankerahoitusta ei olisi mahdollista. Normaalissa arjessa ei ole aina resursseja kokeilla uusia asioita, ja kehityshankkeet ovat juuri sitä varten. Älä siis ole hanketta toteuttaessasi liian varovainen, vaan anna ideoiden loiskua! Virheitä ei kannata kehittämishankkeessa pelätä. Moka on lahja, josta voi oppia jotakin. Uusia asioita ei synny ilman ennakkoluulotonta outojenkin ideoiden kokeilemista. Älä siis hylkää ehdotuksia heti, vaikka ne saattaisivatkin kuulostaa toimimattomilta. Kehityshankkeen aikana on ainutlaatuinen tilaisuus kokeilla niitä, ja se kannattaa hyödyntää Juurrutus Miten pitää huolta siitä, että hankkeesta jää jotakin pysyvää tähän maailmaan? Juurrutusta ei kannata jättää hankkeen viime metreille, vaan se kannattaa pitää mielessä koko hankkeen toteutuksen ajan. Oikeastaan jo hanketta suunnitellessa pitää olla näkemys siitä, kuka hankkeen tuloksia ja tuotoksia tarvitsee, ja tämän tahon pitäisi olla mukana suunnittelussa ja toteutuksessa läpi koko hankkeen. Jos luot hankkeessa uusia toimintatapoja, joiden haluat muuttuvan pysyviksi, sinun täytyy jo hankeaikana saada ne pyörimään itsenäisesti ilman hankkeen työntekijöiden apua. Jos hankkeen työntekijät tekevät kaiken, ei hankkeen loputtua jää toiminnasta jäljelle kuin kaunis muisto. Jos hankkeesi tarkoituksena on vaikkapa kehittää seniorien salsakerhoja, et voi itse alkaa kerhoja pitämään. Muuten ne loppuvat, kun hankekin loppuu. Sinun täytyy saada hankkeeseesi mukaan jokin taho, jolla on resursseja ja kiinnostusta pyörittää kerhoja myös hankkeen jälkeen, ilman hankerahoitusta. Tällöin hanke toimii vain käynnistysapuna, kuten kehittämishankkeiden kuuluukin. Ja seniorit salsaavat loppuraportin jälkeenkin! Jos esimerkiksi aiot tuottaa hankkeessa jonkun painotuotteen, mieti jo ideointivaiheessa, kuka sitä käyttää ja onko sillä käyttöä myös hankkeen jälkeen. Miten käyttäjät löytävät sen? Onko sen ylipäätään pakko olla painotuote, vai olisiko sähköisellä materiaalilla enemmän käyttöä? Ota potentiaalisia käyttäjiä mukaan ideoimaan tuotettasi.

Raportointi Eri rahoittajilla ja eri ohjelmissa on hyvin erilaisia vaatimuksia sen suhteen, miten hankkeen toteutumisesta tulee raportoida. Raportoinnin vaatimuksista kannattaa ottaa selvää jo hanketta suunnitellessa, koska se saattaa vaikuttaa siihen, miten asiat kannattaa suunnitelmaan kirjata. Muutama yleinen vinkki raportoinnista sopinee moneen tilanteeseen: Kerro rehellisesti, konkreettisesti ja ytimekkäästi siitä, mitä hankkeessa on tehty. Kerro nimenomaan asioista, joilla on tekemistä hankkeen tavoitteiden kanssa. Rahoittajaa ei välttämättä kiinnosta, että järjestit kymmenen kokousta. Kerro siis mieluummin suoraan, mitä hyödyllistä niissä syntyi. Älä enää tässä vaiheessa puhu liian pitkään siitä, kuinka tärkeää tällaisen hankkeen toteuttaminen ylipäätään on. Luultavasti he tietävät sen jo. Ole looginen, laita asiat järjestykseen vaikka ajan tai aiheen mukaan, selkeiden otsikoiden alle. Käytä mahdollisimman paljon selkeää maallikon kieltä. On harhaluulo, että esimerkiksi viranomaiset jotenkin rakastaisivat byrokraattista ja hankalaa kieltä. He joutuvat olemaan sen kanssa tekemisissä liikaakin, joten lienevät iloisia, jos joku kirjoittaa selkeästi ja ymmärrettävästi. Usein virallinen hankeraportti tehdään rahoittajan lomakkeelle, jossa on valmiiksi kysymyksiä ja täytettäviä numerokenttiä. Tämän lisäksi voit tehdä maallikoille tai muulle kohderyhmälle suunnatun vapaamuotoisemman raportin, jossa kerrot hankkeen tekemisistä. Virallistenkaan hankeraporttien ei tarvitse välttämättä olla tylsiä. Voit kertoa asioista elävästi. Joskus mukaan voi liittää tekstin lisäksi myös muuta materiaalia, esimerkiksi kuvia, hankkeeseen osallistuneiden kommentteja tai jotakin konkreettista, mitä hankkeessa on tuotettu.

Linkkejä ja lisätietoa Eurooppatiedotus/Tietoa EU-rahoituksen myöntämisestä: http://eurooppatiedotus.fi/public/default.aspx?contentid=92852#.uzqntv7r2cq Eurooppatiedotus/EU-rahoituksen opas: http://eurooppatiedotus.fi/public/default.aspx?contentid=238149&nodeid=37843&co ntentlan=1&culture=fi-fi#.uzqnsv7r2cq http://www.rakennerahastot.fi/ http://www.interregnord.com/fi.aspx http://www.tekes.eu/horisontti-2020/ http://www.cimo.fi/ohjelmat/kansalaisten_eurooppa/ohjelman_esittely http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/korkeakoulutukselle Kirjoittaja: Jenni Sademies (VETY-hanke, Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy, )