VARASTO K IRJASTO. Toim intak e rtom us 2008

VARASTO K IRJASTO Toim intak e rtom us 2008

Toimintakertomus 2008 Varastokirjasto Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 2. Vaikuttavuus... 3 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 2.2. Kaukopalvelu... 7 2.3. Asiakaspalaute... 9 3. Toiminnallinen tehokkuus... 9 3.1. Toiminnan taloudellisuus... 9 3.2. Toiminnan tuottavuus... 11 4. Tuotokset ja laadunhallinta... 12 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 12 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 12 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen... 13 6. Tilinpäätösanalyysi... 15 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma... 16 8. Allekirjoitukset... 17 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja... 18

1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2008 oli kolmivuotisen tuloskauden toinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Tavoitteena oli edelleenkin kansallisen systemaattisen kokoelmienhallinnan kehittäminen. Opetusministeriön kanssa käydyissä tulosneuvotteluissa sovittiin uudeksi tavoitteeksi Varastokirjaston ja Kansalliskirjaston yhteistyön kehittäminen osana korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanketta. Neuvotteluissa jälleen esillä ollut ja tärkeäksi koettu musiikkiaineiston säilytys on yhä ratkaisematta. Kuluva vuosi oli toiminnallisesti kohtuullinen: pääosa tavoitteista saavutettiin ja tuottavuutta sekä taloudellisuutta pystyttiin nostamaan. Toimintaympäristö Varastokirjaston kehysorganisaationa on koko kirjastolaitos, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein muutos toimintaympäristössä on korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittämien. Sen ympärille muodostetussa hankkeessa on selvitetty mm. kirjastojen yhdistymisen ja toimintayksiköiden vähenemisen vaikutuksia Varastokirjastoon. Perusolettamus on, että kirjastoilla on jatkossakin tilaongelmia, joiden ratkaiseminen onnistuu varastokirjastokonseptin avulla: palveluiden tulee olla kirjastoille maksuttomia ja tehokkaita. Kaikkia vaikutuksia ei ole vielä selvitetty, mutta näyttää siltä, että esimerkiksi kaukopalvelussa kirjastot jatkossakin luottavat Varastokirjastoon. Hankkeessa on myös pohdittu Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön kehittämistä ja alustavien kaavailujen mukaan organisaatioiden yhdistyminen saattaa toteutua seuraavalla toimintasuunnitelmakaudella 2010 2012. Hankkeen loppuraportti ilmestyy kesäkuun loppuun 2009 mennessä. Ammattikorkeakouluissa AMKIT-konsortio pyrkii ennakoimaan rakennemuutoksia etsimällä kumppanuuksia ja verkostoitumalla. Konsortion tavoitteena on edistää yhteistyötä Kansalliskirjaston, opetusministeriön, kirjastoverkon sekä muiden yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien kanssa. Amk-kirjastojen nuoruudesta johtuen tilanahtaus ei ole toistaiseksi ollut suuri ongelma, joten materiaalia on lähetetty Varastokirjastoon vähän. Rakenteellisen kehittämisen myötä tilanne saattaa muuttua, kun amk-kirjastoyksikköjä yhdistetään. Kunnallisen Paras-hankkeen kuntafuusioiden ja muiden yhteistyömuotojen lisääntymisen vaikutukset jäänevät Varastokirjaston toiminnan kannalta vähäisiksi. Sen sijaan paineet yleisten kirjastojen musiikkiaineiston kansallisen varastoinnin asianmukaiseksi järjestämiseksi ovat kasvaneet siihen mittaan, että asia tulisi ratkaista pikaisesti. Varsinkin tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi alkaa näkyä jatkuvien julkaisujen siirtotarpeen vähenemisenä. Vaikka siirtoja oli enemmän kuin vuonna 2007, siirrettiin jatkuvia julkaisuja huomattavasti pitkäaikaista keskiarvoa vähemmän. Siirtojen lisäksi myös niitä koskevien kaukopalvelupyyntöjen määrän on oletettu pienenevän, ja näin on käynytkin kahtena viime vuonna. Monografioiden osalta sekä siirtotarpeen että lainapyyntöjen osalta on näyttää tapahtuvan vastakkaista. 1

Toiminnasta Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, runsaasti ennakoitua enemmän. Jatkuvien julkaisujen määrä oli kuitenkin keskimääräistä pienempi. Määrällisesti aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn enemmän kuin oli tavoitteena. Vuoden 2008 aikana saapunut aineisto käsiteltiin alle tavoiteajan. Aiempina vuosina kerääntynyttä käsittelyä odottavaa aineistoa saatiin purettua erillisellä projektilla. Luettelointitietueiden määrä jatkoi selvää kasvuaan tehostuneiden työskentelytapojen ansiosta. Vuoden lopulla käyttöön otettu yhteisluettelointiohjelma näyttää ainakin aluksi kömpelöltä ja sen vähentänee luetteloitujen tietueiden määrää. Aineiston vastaanoton, käsittelyn ja säilyttämisen taloudellisuus (kustannukset / käsitelty hyllymetri) kohentui ja luetteloitujen tietueiden määrä nousi huomattavasti. Tilan vapauttamisen ja aineiston vastaanoton yksikkökustannukset (kustannukset / vastaanotettu aineisto hyllymetreinä) alenivat. Kaukopalvelun taloudellisuus (kustannukset / tilaus) vahvistui jonkin verran. Toiminnan tuottavuus kohosi aineiston käsittelyssä (käsitelty aineisto hyllymetreinä / kustannukset) selvästi. Suurimpana syynä olivat työn organisointiin ja työtapoihin tehdyt parannukset sekä erillinen rästiprojekti. Tuottavuuden nousu näkyy myös luetteloitujen tietueiden suhteuttamisessa käytettyihin henkilötyövuosiin. Kaukopalvelun tuottavuus nousi hieman ja on korkea verrattuna esimerkiksi samantyyppiseen laitokseen Norjassa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui. Tilausten kokonaismäärä nousi yhden vuoden notkahduksen jälkeen. Artikkelikopioiden määrä väheni, mikä johtunee elektronisten aineistojen käytön lisääntymisestä ja siitä, että jatkuvien julkaisujen vanhoja vuosikertoja on nykyään yhä enemmän elektronisena. Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata tuottavuusohjelman vaatimuksiin ja varautua toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin mm. mahdollistamalla joustavamman henkilöstön käytön eri työtehtävissä. Tuottavuusohjelman puitteissa tilapäisen henkilöstön määrää vähennettiin. Erillisen rästienkäsittely projektiin osallistui sekä vakinaista henkilöstöä että erikseen palkattua ulkopuolista työvoimaa. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen satsattiin edellisvuosia enemmän. Henkilöstön osallistuminen rake-hankkeen puitteissa toteutettuun Varastokirjaston (ja Kansalliskirjaston) tulevaisuutta käsittelevään syysseminaariin koettiin myönteisenä. Liikuntaseteleiden avulla mahdollistettiin osallistuminen itse kullekin sopivaan liikuntaharrastukseen. Sisäisesti toteutettiin luettelointi- ja kaukopalvelukoulutusta. Lisäksi järjestettiin yhdistettyjä koulutus- ja virkistystapahtumia. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi edellisvuosista reippaasti ollen nyt 3,59 selvästi yli valtakunnallisen keskiarvon. Sairauspoissaolot lisääntyivät johtuen muutamasta pitkästä sairauslomasta. 2

2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2008 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 105 500 hyllymetriä. Tämä merkitsee yli 24 000 m 2 :n tilasäästöjä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin 65 000 hyllymetriä. Monografioita on yli 1,25 miljoonaa nidettä, kausijulkaisuja reilut 83 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 70 000 tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastojen yhteenlaskettu kaukopalvelu. Asiakkaita oli vuoden lopussa 1 831, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 781. 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilana vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Tarkistamattoman aiemmilta vuosilta kertyneen aineiston käsittelemiseksi tulossopimuksen aikana laaditaan erikseen aikataulu. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta. 2.1.1. Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 4 295 hyllymetriä, mikä on selvästi enemmän kuin ennakoitiin (3 500). Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä 105 500 hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 24 400 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 65 000 hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 15 000 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat paikallisesti poistaa Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2007 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 16,32 /m 2. Varastokirjaston tilakulut olivat 7,68 /m 2. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2007 kustannustasolla vähintään 245 000 euroa. Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 2 100 1 770 2 203 65 016 Muut tiet. kirjastot 773 1 392 1 234 24 737 Yleiset kirjastot 551 562 848 15 427 Muut 14 7 10 308 Yhteensä 3 438 3 731 4 295 105 487 3

Vuonna 2008 siirtoja oli kaikkiaan viimevuotista enemmän, mutta pitkäaikaista keskiarvoa vähemmän (ka 5,3 hkm). Merkittävin yksittäinen siirto oli näkövammaisten kirjaston Celian noin 400 hm suuruinen pistekirjalähetys (yli 2 000 nimekettä). Korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen vaikutus näkyi jonkun verran mm. Teknillisen korkeakoulun ja Kuopion yliopiston kirjastojen suurehkoina siirtomäärinä. Vuonna 2008 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 890 1 309 1,1 2 200 51,2 AMK-kirjastot 68 41 109 2,5 Erikoiskirjastot 608 508 9,2 1 125 26,2 Yleiset kirjastot 572 272 4,2 848 19,7 Vaihdot 3,2 0,2 3,4 0,1 Yksityiset 5,7 4,1 9,8 0,2 Yhteensä 2 147 2 134 0 15 4 295 100,0 Sekä monografioita että jatkuvia julkaisuja siirrettiin enemmän kuin edellisenä vuonna. Vuotuiseen keskiarvoon verrattuna monografioita saapui hiukan enemmän (noin kaksi prosenttia) ja jatkuvia julkaisuja 27 % keskiarvoa vähemmän. Suurimmat siirrot: - Teknillisen korkeakoulun kirjasto 516 hm (12 % m, 88 % j) - Helsingin yliopiston kirjastot 436 hm (52 % m, 48 % j) - Celia (näkövammaisten kirjasto) 397 hm (100 % m) - Kuopion yliopiston kirjasto 314 hm (12 % m, 88 % j) - Kansalliskirjasto 225 hm (84 % m, 16 % j). Vuonna 2008 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 198 (v. 2007 172) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 25, ammattikorkeakouluissa toimivia 20, erikoiskirjastoja 76 ja yleisiä kirjastoja 66. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 10. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 28 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 61,6 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. Tilan vapauttaminen 2009 tavoite siirrettyä aineistoa (hm) 3 438 3 730 4 295 4 000 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen(m 2 ) 794 22 500 861 23 400 992 24 400 4

Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2007 yliopistokirjastoissa yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2007 1990 2007 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 168 437 39 557 43 344 Vapaakappalekirjastot 52 231 89 455 28 649 35 448 Muut yliopistokirjastot 82 565 78 982 10 908 7 896 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 25 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 10 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (71 %) ja suljetut varastotilat noin 24 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1.2. Aineiston käsittely Aineistoa saatiin käsiteltyä 5 305 hyllymetriä, mikä oli 910 hm enemmän kuin edellisenä vuonna. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin välittömästi. Koska monografia-aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä saapui, saatiin käsittelemättömän aineiston määrää supistettua yli 1000 hm. Monografiarästejä käsiteltiin erillisenä projektina normaalin luetteloinnin rinnalla. Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Tavoite 2009 Käsitelty (hm) 5 007 4 395 5 305 4 500 Valmista (hm) 3 304 2 756 3 159 3 000 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2006 1 481 3 476 50 5 007 3 304 2007 2 224 2 120 51 4 395 2 756 2008 3 189 2 058 58 5 305 3 159 Yhteensä koko toiminnan aikana 40 869 58 374 3 938 43 103 224 64 803 % käsittelystä 40 56 4 100 63 Monografioita käsiteltiin enemmän kuin edellisinä vuosina, koska kauden aikana panostettiin vanhojen käsittelyrästien purkamiseen. Vastaavasti jatkuvia julkaisuja käsiteltiin hiukan vähemmän kuin aikaisempina vuosina. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli enemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (5 305 / ka. 5 161 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely lisääntyi myös. 5

Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2008: Hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu 42 288 58 772 4 253 176 105 489 Valmista 23 647 38 421 2 692 43 64 803 Ei otettu kokoelmiin 17 222 19 953 1 228 0 38 403 Odottaa käsittelyä 1 419 398 333 133 2 283 Vuoden 2008 aikana saapunut aineisto saatiin käsiteltyä tavoitteen mukaisesti alle kuudessa kuukaudessa. Aikaisempien vuosien aikana (2002 2007) kertynyttä aineistoa saatiin myös purettua, mutta sitä on edelleen odottamassa käsittelyä. Tätä aineistoa on laskennallisesti monografioiden osalta neljän kuukauden käsittelyä vastaava määrä (664 hm). Lisäksi käsittelemätöntä musiikkiaineistoa on varastossa yhteensä noin 21 000 sy (133 hm), mikä vastaa noin kolmen henkilötyövuoden panosta. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat 482 1 097 1 533 Jatkuvat julkaisut 1 187 520 603 Muut 34 23 9 Yhteensä 1 703 1 639 2 145 Monografioiden osuuden kasvu selittyy sillä, että vuosien 2007 ja 2008 aikana on panostettu vanhojen käsittelyrästien purkamiseen. Lisäksi kasvuun vaikutti se, että paikkamerkit monografioille antoi keskitetysti yksi henkilö (ei luetteloija), ja siten luetteloijat pystyivät keskittymään varsinaiseen työhönsä. Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 37 % on jouduttu hylkäämään. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: kpl Monografiat 51 736 57 475 67 585 Jatkuvat julkaisut 5 472 3 986 3 026 Tietueita 57 208 61 461 70 611 Tietueet yht. 1 125 167 1 186 628 1 257 239 Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 67 585, mikä oli 18 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Monografianiteitä oli vuoden lopussa 1 293 835, nimekkeitä 1 165 439. Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin 24 % vähemmän verrattuna edelliseen vuoteen, 3 026 nimekettä, säilytysyksikköinä 50 132. Vuoden lopussa jatkuvia julkaisuja oli yhteensä 1 231 768 säilytysyksikköä (83 699 nimekettä). Väitöskirjoja oli yhteensä 2 692 hyllymetriä (noin 523 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa vuoden lopussa oli yhteensä noin 3,1 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. VAARI-tietokannan uusista tietueista 18,1 % oli primääriluetteloituja. 56,4 % poimittiin LINDAsta ja BookWherestä 25,5 %. Primääriluettelointi nousi edellisestä vuodesta 4 %:lla. Tämä johtui siitä, että rästiaineisto oli suurelta osin niin vanhoja julkaisuja, että niitä ei LINDAsta löydy. 6

Varastokirjaston luetteloinnilla on merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamisessa LINDAyhteistietokantaan. Luetteloiduista tietueista peräti 43,6 % oli uusia tietueita LINDAan. Huomattava kasvu monografialuetteloinnissa johtui siitä, että luetteloijat eivät merkinneet sijaintimerkkiä luetteloimalleen niteelle. Erillisen paikkamerkinantajan vaikutus luetteloinnin tehoon oli 2-3 henkilön luettelointipanos. Tehoon vaikutti myös se, että aineisto oli suureksi osaksi hyvin tarkistettua, mm. rästiaineisto oli esitarkistettua. Kausijulkaisujen luettelointitietueiden määrän laskuun vaikutti se, että osa kausijulkaisujen käsittelijöistä osallistui monografiarästien purkutyöhön. Varastokirjaston luettelointitulos syntyi 11 kuukauden aikana, sillä joulukuussa luetteloinnissa oli pitkä tauko luettelointijärjestelmän ja -formaatin vaihtumisen vuoksi. Voyager-LINDAn käyttö loppui 29.11., ja Aleph-LINDAan luettelointi aloitettiin 17.12. MARC21-Fin formaatin tilalle tuli MARC 21. Vuoden viimeisinä päivinä uusia Aleph-LINDAssa tehtyjä tietueita tuotiin VAARIin Voyager-tietokantaan 1 058 tietuetta. Tietokannan konvertoinnin ja LINDAn järjestelmänvaihdon aiheuttaman tauon aikana henkilökuntaa koulutettiin ja harjoitutettiin perusteellisesti uusien työvälineiden käyttöön. 2.2. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Jatkossa Varastokirjaston kaukopalvelusta puhuttaessa tarkoitetaan vain antolainausta. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt seuraavasti: Lainaus 50 707 47 193 62 311* Pdf-kopiot 19 121 17 662 16 857 Ei toimitettu 981 975 786 Yhteensä 70 809 65 830 79 168 * sisältää myös UB-lainojen uusinnat (n. 6 700 kpl), jotka eivät ole aikaisempina vuosina näkyneet tilastoissa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä lisääntyi edellisvuodesta ja asettui yli ennakoidun tason. Lainapyyntöjen määrä kasvoi, mutta kopiopyyntöjen väheni toisena vuonna peräkkäin. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai elektronisten aineistojen lisääntyminen. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 2,5 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 61 % meni yleisten kirjastojen kautta (2007 44 %). Yliopistokirjastojen lainaosuus on 12 % (2007 24 %). Erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus oli 19 % (2007 14 %). Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (7 %). Jäljenteiden osuus uusista pyynnöistä oli 44 %. Jäljenteistä 80 % meni tieteellisiin kirjastoihin (2007 90 %). Ulkomaille toimitetuista pääosa meni 7

pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2008 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus oli yhdeksän liuskaa/toimitus. Tyypillisin yliopistokirjaston tilaus oli englanninkielinen lääketieteellinen artikkeli 1960-luvun julkaisusta. Amk-kirjastosta tilattiin yleisimmin lainaksi suomalainen yhteiskuntatieteellinen kirja 1990- tai 2000-luvulta. Yleisen kirjaston tavanomaisin tilaus oli myös suomenkielinen yhteiskuntatieteellinen tietokirja 2000-luvulta (Huom! kaunokirjallisuutta huomattavasti vähemmän). Erikois- ja yrityskirjastojen halutuin kaukopalvelutarve koski englanninkielistä lääketieteellistä artikkelia 1990-luvulta. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 42. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2008 lopussa 1 781 kirjastoa/tietopalvelua. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Varastokirjaston kaukopalvelu on myös merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa keskeiseksi työtavaksi. PDF-formaattia vastaanottavat kaikentyyppiset kirjastot. Uhkana yhteisen varastointikeskuksen joustavalle toiminnalle saattaa jatkossa olla tekijänoikeussäädösten ahdas tulkinta. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Teknillisen korkeakoulun kirjasto, Kansanterveyslaitos sekä Metsäntutkimuslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa 2 360 kpl (v. 2007 2 056). Lisäksi kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 1 356 (v. 2007 1 353). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Vuoden 2003 aikana käynnistettyä Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöönottoa jatkettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. Vaikka yliopistokirjastojen neuvosto on tehnyt päätöksen UB:n käyttöönotosta Varastokirjaston ja yliopistokirjastojen välillä, kehitys on ollut hidasta. Vuoden aikana mukaan liittyi kaksi ammattikorkeakoulukirjastoa. UB-käyttäjiä oli vuoden 2008 lopussa yhteensä kymmenen yliopisto-, seitsemän ammattikorkeakoulukirjastoa sekä yksi erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan 2 199 (v. 2007 2 043). Suuri osa UBlainoista meni yliopistokirjastoihin, ammattikorkeakoulukirjastojen osuus oli kuitenkin hienoisessa kasvussa. Varastokirjaston edustaja on mukana Linnea2-konsortion kaukopalvelutyöryhmässä, jonka tehtävänä on kehittää kaukopalvelua ja edistää kirjastoaineiston yhteiskäyttöä tieteellisissä kirjastoissa. Työryhmä oli asiantuntijaryhmänä tiiviisti mukana konsortion yhteisen kaukopalveluohjelman valintaprosessissa. Tarjouskilpailun voittaneen Relais Internationalin ohjelmisto Relais Erterprise otetaan käyttöön vuosien 2009-2010 aikana. 8

2.3. Asiakaspalaute Tavoitteena kaudelle 2007-2009 on myös, että Varastokirjasto järjestää systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja ottaa käyttöön systemaattisen itsearvioinnin. Aiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Palautetta on säännöllisesti analysoitu. Osana OPM:n korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen hanketta Varastokirjasto toteutti kyselyn kaikille korkeakoulukirjastoille. Kyselyssä pyydettiin arvioimaan tulevaa vuoteen 2011 saakka koskien kokoelmapolitiikkaa tilakysymyksenä, aineiston poistotarvetta, elektronisten aineistojen yleistymisnopeutta sekä kaukopalvelutarpeen näkymiä. Kehitystyön valmisteluaste vaihteli suuresti. Vasta suunnittelun alkutaipaleella olevien kirjastojen kohdalla tulevan arviointi tuotti vaikeuksia. Kyselyn tuloksia karkeina suuntaviivoina: o kirjastojen toimipisteiden lukumäärä vähenee noin kolmanneksen o kirjastojen tilat supistuvat, paitsi vapaakappalekirjastoissa, joissa suljettujen varastotilojen laajenemistarpeen myötä ne kasvavat o painetun aineiston poistotarve vähenee selvästi varsinkin jatkuvien julkaisujen kohdalla, koska niissä on jo siirrytty varsin kattavasti e-aineistoihin; myös siirrot Varastokirjastoon vähenevät o e-kirjojen lisääntymisvauhti on vielä epäselvä, riippuu paljolti käyttöliittymien kehittymisestä o kaukopalvelutarve Varastokirjastosta lisääntyy hieman tai pysyy ennallaan, muista kirjastoista vähenee. Johtokunta hyväksyi pitkälti asiakasviestinnän näkökulmasta laaditun Varastokirjaston viestintäsuunnitelman. Suunnitelman yksi tavoitteista oli kirjastojen kokoelmavastaavien ja Varastokirjaston vuorovaikutteisen verkoston luominen. Sen avulla voitaisiin mm. entistä paremmin ennakoida tulevat siirrot ja jäntevöittää niukkenevien resurssien oikeaa kohdentamista. Edellä mainitun RaKe-kyselyn yhteydessä kerättiin kirjastoilta kokokelmavastaavien yhteystiedot verkoston luomista silmällä pitäen. Varastokirjasto valmisteli osallistumista Kansalliskirjaston asiakaspalautekyelyyn, joka toteutetaan joka toinen vuosi. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2008 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 335 088 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 639 835 euroa - tilat 438 517 euroa - palvelujen osto 79 238 euroa - aineet, tavarat 25 662 euroa. 9

Käsitelty 5 007 4 395 5 305 Kustannukset 1 095 035 1 175 030 1 362 088* Euroa / hm 218 267 257 * sisältää rästiprojektin 27 000. Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 257 euroa/hyllymetri. Taloudellisuus kohentui edellisvuoteen verrattuna. Tehostuneiden työtapojen ansiosta aineistoa saatiin käsiteltyä entistä enemmän, mutta yleisen kustannustason ennakoitua suuremman nousun vuoksi jäätiin tavoitteesta (230 /hm). Lisäksi erillisellä projektilla purettiin aiempina vuosina kerääntyneitä rästejä. Jatkossa aineisto on hitaampaa käsitellä hyllymetreillä mitattuna, sillä käsittelyrästit on saatu esitarkistettua ja uusi aineisto on paremmin tarkistettua. Siksi luetteloitujen tietueiden määrä suhteutettuna kustannuksiin antaa paremman vertailukohdan toiminnan taloudellisuudesta: Luetteloitu 57 208 61 461 70 611 Kustannukset 1 095 035 1 175 030 1 362 088* Euroa / tietue 19,14 19,12 19,29 * sisältää rästiprojektin 27 000. Vaikka luetteloitujen tietueiden määrässä ei ole mukana koko luettelointityö (jo olemassa olevaan tietueeseen tehdyt lisäykset/muutokset puuttuvat), suuntaus näkyy selvästi: työ on tehostunut kaiken aikaa (ottaen huomioon kohonneen yleisen kustannustason). Vuonna 2008 tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat 34 997 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 9 267 euroa - palvelujen osto (mm. rahti) 15 453 euroa - tilat 9 036 euroa. Vastaanotettu 3 438 3 730 4 295 Kustannukset 37 094 36 663 34 997 Euroa / hm 10,79 9,83 8,15 Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 8,15 euroa/metri (tavoite 12 ). Yksikkökustannukset vähenivät edellisvuodesta, koska lisääntynyt aineistomäärä kyettiin hoitamaan pienemmällä henkilöstöllä. 3.1.2. Kaukopalvelu Vuonna 2008 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat 329 318 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 218 588 euroa - palvelujen osto (mm. posti) 77 265 euroa - tilat 13 833 euroa. 10

Tilauksia 70 809 65 830 79 168 Kustannukset 282 889 289 261 329 318 Euroa / tilaus 4,00 4,39 4,16 Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,16 euroa/tilaus (tavoite 4,30). Tilausten yksikkökustannus laski edellisvuodesta, vaikka yleinen kustannustason nousi ja selvästi lisääntyneen tilausmäärän hoitamiseksi tarvittiin enemmän työvoimaa. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,76 euroa/tilaus (v.2007 2,94). 3.2. Toiminnan tuottavuus 3.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 5 305 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,7 + erillisenä rästiprojektina 1,77, yhteensä 15,47 henkilötyövuotta (vuonna 2007 13,85 htv). Aineistoa käsiteltiin 343 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) 5 007 4 395 5 305 HTV 13,9 13,85 15,47 Käsitelty aineisto (hm/htv) 360 317 343 Tuottavuus kasvoi selvästi edellisvuoteen ja tavoitteeseen (330) verrattuna. Suurimpana syynä tähän oli työn organisointiin ja työtapoihin tehdyt parannukset sekä erillinen rästiprojekti. Kuten edellä taloudellisuuden kohdalla, myös tuottavuutta kuvaa jatkossa paremmin hyllymetrien sijaan luetteloitujen tietueiden suhteuttaminen henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita 57 208 61 461 70 611 HTV 13,9 13,85 15,47 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 4 116 4 438 4 564 3.2.2. Kaukopalvelu Tilauksia oli 79 168. Henkilötyövuosia käytettiin 5,08 (v. 2007 4,58). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 15 283. Alla vertailutiedot: Tilauksia 70 809 65 830 79 168 HTV 4,7 4,58 5,08 Tilauksia / htv 15 066 14 373 15 283 Tuottavuus kohosi selvästi, koska kaukopalvelutilausten määrä lisääntyi ennakoitua enemmän. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin myös muun henkilökunnan apua. Lisäksi työllisyysmäärärahoin palkattuja oli 0,57 htv. Esimerkiksi Norjan vastaavaan laitokseen verrattuna saavutettu määrä/htv oli korkea ja ylsi yli tavoitteen (14 000). 11

4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Alla olevaan taulukkoon on koottu tilasto siitä, kuinka paljon siirrettyä monografia-aineistoa odottaa käsittelyä ja kuinka paljon sen käsittelyyn kuluisi aikaa, jos kaikki luetteloijat voisivat keskittyä vain niihin. Rästit tarkoittaa katsausvuotta edeltävinä vuosina ja vuosi katsausvuonna kertynyttä käsittelemätöntä aineistoa vuoden lopussa. Jatkuvat julkaisut kyettiin käsittelemään alle kahdessa kuukaudessa aineiston saapumisesta. monografiat rästit vuosi rästit vuosi rästit vuosi hm 2 440 346 1 564 897 664 775 käs. aika kk 15 2 9,5 5,5 4 4,5 Vuoden aikana tullut aineisto pystyttiin käsittelemään tavoitteen mukaisesti alle kuudessa kuukaudessa. Tehostetun ohjeistuksen ansiosta vastaanotettu aineisto on aiempaa paremmin tarkistettua, pakattua ja parempikuntoista; laadukkaampaa. Myös luettelointiprosessien muuttaminen nopeutti käsittelyä. Vuoden lopussa käsittelemätöntä monografia-aineistoa oli 775 hm, mikä vastaa 4,5 kuukauden käsittelyä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa 398 hm, käsittelyaikana 1,6 kk. Aikaisempina vuosina kertynyttä rästiaineistoa purettiin erillisellä projektilla, johon saatiin rahoitusta 27 000. Projektiin palkatun 1,77 htv lisäksi vakituisen henkilöstön työpanosta käytettiin rästien purkamiseen noin yksi henkilötyövuosi. Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota LINDAn laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä. Luettelointitietueiden virheprosentti säilyi alle 1%:ssa. Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortin luettelointityöryhmässä, jonka tehtävänä on kehittää Voyager- ja Aleph-järjestelmien luettelointia, antaa luettelointisuosituksia ja järjestää koulutusta. 4.2.2. Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakkaiksi olivat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niiden 119 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot olivat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 508 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä oli 179 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 301 ja yrityskirjastoja 179. Pohjoismaisia asiakkaita oli 255. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 105. Näkövammaisia oli 129 asiakasta ja muita kuusi. Vuoden 2008 lopussa rekisterissä oli yhteensä 1831 asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 781. Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Viimeisimmän käytössä olevan kyselyn 12

mukaan (2005) Varastokirjaston osuus yleisten kirjastojen kaukolainoista oli tyypillisesti 20 %:n luokkaa (esim. Helsingin kaupunginkirjasto). Vaihtelu oli suurta, ja parhaissa tapauksissa yli puolet kirjastojen kaukopalvelusta tuli Varastokirjastosta. Yliopistokirjastojen kotimaisesta ottolainauksesta 59 % ja jäljenteistä 40 % tuli Varastokirjastosta. Muissa tieteellisissä kirjastoissa Varastokirjaston kaukopalvelu oli 15-60 % saadusta kaukopalvelusta. Monet kirjastot ilmoittavat, että lähes koko kotimainen saapuva kaukopalveluliikenne tulee Varastokirjastosta. Marraskuussa 2008 tehdyn RaKe-kyselyn yhteydessä korkeakoulukirjastoja pyydettiin arvioimaan oman kirjastonsa lähivuosien kaukopalvelutarvetta. Vastausten mukaan pyynnöt Varastokirjastosta pääsääntöisesti joko lisääntyvät hieman tai pysyvät ennallaan. Muista kirjastoista pyyntöjen arvioitiin vähenevän. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Saadun palautteen mukaan asiakkaat olivat erittäin tyytyväisiä Varastokirjaston kaukopalvelun laatuun ja nopeuteen. Varsinkin artikkelikopioiden toimittaminen suoraan loppukäyttäjille on saanut paljon kiitosta. 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on luotu rakenteita, jotka mahdollistavat henkilöstön entistä joustavamman sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Sopimus Varastokirjaston yhteistoiminnasta uudistettiin ja se astui voimaan vuoden 2008 alusta. Työjärjestys päivitettiin vastaamaan muuttunutta tilannetta. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyky-hankkeet. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi 3,28 3,32 3,59 Sairauspoissaolot (päivää/htv) 11,6 9,9 15,4 Työterveyskustannukset (euroa/htv) 420 431 549 Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 137 456 263 Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia henkilötilinpäätöksen osana. Indeksi nousi ja on nyt selvästi yli valtion keskimääräisen tason. 13

Sairauspoissaolojen määrä on lisääntynyt, ja sitä on seurattu yhdessä työterveyshuollon kanssa. Tavoitteesta (6 pv) jäätiin selvästi. Suurimpana syynä sairauspoissaolojen lisääntymiseen oli muutaman henkilön pitkät sairauslomat. Henkilöstön osaamista kehitettiin pääosin omalla sisäisellä koulutuksella. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan säännöllisesti vetämissä luettelointikokouksissa. Koulutuksen kustannukset olivat 454 euroa/htv ja siihen käytettiin aikaa 2,8 työpäivää/htv. Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 339 546 446 2,1 3,2 2,8 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= kokonaistyövoimakustannukset) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 22,1 21,9 22,3 Kustannukset ( ) 763 310 789 979 858 423 /htv 34 539 36 072 38 494 Henkilöstön määrää nosti käsittelyrästien purkamisprojekti. Monografia-aineiston rästien purkuun käytettiin myös tilapäistä työvoimaa. Kaukopalvelun kiirehuippuja tasoittamaan tarvittava ruuhkaapu pyrittiin hoitamaan sisäisin työjärjestelyin. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 23 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 13,7 htv. Tukitoimintoihin mm. atktehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 3,53 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 5,08 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 22,31 henkilötyövuotta. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Vakinaisesta henkilöstöstä kirjastonhoitajatason tehtäviä hoiti neljä henkeä, kirjastosihteereitä oli 12 ja kirjastoavustajia seitsemän. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 49,9 48,7 51,1 Naiset 50,2 51,8 52 seniori-ikäisiä* (%) 77,3 72 75 (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuoteen 2011 mennessä. Vuonna 2008 supistustavoitteesta jäätiin hieman rästiprojektin vuoksi.. 14

Valtion palvelukeskusten käyttöön ottoon varauduttiin vuoden aikana mm. käymällä koulutus- ja tiedotustilaisuuksissa. Uusi palkkausjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2005. Järjestelmä on Columbuspalkkausjärjestelmän sovellus. Se koostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkanosasta. Palkkausjärjestelmää kehitetään seuranta- ja kehittämisryhmässä. Se kokoontui kerran. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2007. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Kuopion yliopiston kirjasto, puheenjohtaja kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen, Humanistinen ammattikorkeakoulu, Haapaveden koulutusyksikkö, varapuheenjohtaja toimistopäällikkö Christina Flemming, Vaasan tiedekirjasto Tritonia suunnittelupäällikkö Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastonjohtaja Tuula Haavisto, Tampereen kaupunginkirjasto verkkopalveluasiantuntija Jani Stenvall, Eduskunnan kirjasto Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist ja toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui kaksi kertaa ja lisäksi oli yksi sähköpostikokous. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, toimistopäällikkö Ari Kotonen ja kirjastosihteeri Terhi Rautiainen. Johtoryhmän sihteerinä toimi Terhi Rautiainen. Johtoryhmä kokoontui seitsemän kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston toimintamenomääräraha muutettiin 2. lisätalousarviossa nettomäärärahaksi. Vuoden aikana Varastokirjasto organisoi kirjastojen muodostamaa vapaaehtoista kokoelmakarttakonsortiota. Hankkeeseen osallistuvien kirjastojen rahoitus oli 31 580, josta käytettiin 22689,78. Käytettäväksi jäi seuraavana vuonna 8890,22. Lisäksi käytettävissä oli 27 000 euroa Tieteen ja yhteiskunnan vuorovaikutuksen edistämiseen ja muihin tieteen tukemisesta aiheutuviin menoihin. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 550 000 euroa. Lisätalousarviossa tuli 23 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 80 352 euroa. Yhteensä käytettävänä oli 1 653 352 euroa. Palvelukeskusmalliin siirtymiseen tukemiseen Varastokirjasto sai 3 800 euron määrärahan, josta 15

käytettiin 3 086 euroa. Työllistämismäärärahoja oli 13 700 euroa, josta käytettiin 13 410 euroa. Käytettävissä ollut Tieteen ja yhteiskunnan vuorovaikutuksen edistämiseen tarkoitettu määräraha käytettiin kokonaisuudessaan rästien käsittelyn palkkamenoihin. Varastokirjaston kulut momentilla 29.60.04 olivat 1 569 404 euroa. Momentilla 4.07.29.60.24 kulut olivat 80 352 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat 1 664 692 euroa. Vuodelta 2007 siirretyt määrärahat käytettiin hyllyjen hankintaan. Määrärahoja siirtyi vuodelle 2009 3 596,45 euroa. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2008, euroa Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, aineistonkäsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit 124 855 0 124 855 6 919 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 25 662 8 625 34 287-27,4 47 253 Henkilöstökustannukset 639 835 218 588 858 423 8,7 789 979 Vuokrat 438 517 13 833 452 350 2,2 442 637 Palvelujen ostot 79 465 77 349 156 814 4,6 149 934 Muut kulut 26 963 11 000 37 963 37,7 27 569 Yhteensä 1 335 088 329 318 1 664 692 13,7 1 464 291 Menorakenne on pysynyt muuten entisellään, mutta vuoden aikana toteutettiin hyllyinvestointi. Palkat nousivat hieman suunniteltua enemmän. Vuokrat nousivat suunnitellusti. d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2006 aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Arvion perusteella kirjaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset lukuun ottamatta systemaattista toiminnan laajaa riskien tunnistamista ja arviointia. - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku ovat asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 2007 16

8. Allekirjoitukset Kuopiossa, tammikuun 26. päivänä 2009 Jarmo Saarti johtokunnan puheenjohtaja Kauko Maskulainen johtokunnan varapuheenjohtaja Christina Flemming johtokunnan jäsen Dorrit Gustafsson johtokunnan jäsen Tuula Haavisto johtokunnan jäsen Jani Stenvall johtokunnan jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja 17