Korkeakoulujen asiakaspalvelu (KSHJ/Yhteishaku 2014) Ryhmän 3. tapaaminen to 31.1.2013 Kokouskutsu Aika: torstai 31.1.2013 klo 9.30 15.30 Paikka: Helsingin yliopisto, päärakennus, Runeberg-sali Osoite: Fabianinkatu 33, 2. krs Ryhmän jäsenet: Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto poissa, este Tuulikki Kaski, Aalto-yliopisto/DIA-yhteisvalinta Hilkka Korhonen, Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Mika Penttinen, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Nea Särkikoski, Turun yliopisto poissa, este Anne Talvio, Oulun yliopisto Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto poissa, este Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu ASIALISTA 1. SORA-ohjeistus ja kysymykset SORA-kysymykset ja -ohjeet keväällä 2013 (ks. liite). Todettiin, että vastaavia kysymyksiä ja ohjeita tarvitaan myös 2014. Hakulomakkeen informatiivisuutta voisi parantaa siten, että SORA-kysymyksen sisältävän hakukohteen ohjeistus olisi koulutusalakohtaista, jos sellainen on käytettävissä (ei kaikkien alojen ohjeita samalle ruudulle). Ts. hakukohdetietoihin tulisi merkittäväksi se, käytetäänkö hakukohteessa SORA-kysymystä ja minkä alan ohje hakijalle hakukohteen lisätiedoissa näytetään. 2. Oikaisumenettelyn ohjeistus a. Opiskelijavalinnan oikaisu lainsäädännössä Amk-lain määrittely 351/2003 22 4 mom. Opiskelijaksi hakenut voi hakea ammattikorkeakoulun hallitukselta kirjallisesti oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Valinnan tulosta ei saa oikaisupyynnön johdosta muuttaa opiskelijaksi valitun vahingoksi. Menettelytavasta säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella. Amk-asetuksen tarkennus 352/2003 18 3 mom.: Opiskelijavalinnan tuloksia julkistettaessa on ilmoitettava, miten hakija voi saada tiedon valinnassa noudatettujen perusteiden soveltamisesta häneen ja miten valintaan voi pyytää oikaisua. Yo-lain määrittely 82 1 mom.:
Opiskelijaksi hakenut henkilö saa hakea yliopistolta kirjallisesti oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen 14 päivän kuluessa valinnan tulosten julkistamisesta. Opiskelijavalinnan tuloksia julkistettaessa on ilmoitettava, miten hakija voi saada tiedon valinnassa noudatettujen perusteiden soveltamisesta häneen sekä miten valintaan voi pyytää oikaisua. Opiskelijavalinnan tulosta ei saa oikaisupyynnön johdosta muuttaa kenenkään opiskelemaan valitun vahingoksi. b. Oikaisupyynnön määrittely (mukaillen http://www.helsinki.fi/hum/opiskelijavalinnat/paavalinta/oikaiseminen.htm): Oikaisupyynnössä hakija ilmoittaa kirjallisesti mitä päätöstä hän pyytää oikaistavaksi, mitä kohtaa päätöksestä hän pyytää oikaistavaksi, miten päätöstä tulisi hänen mukaansa oikaista ja millä perusteilla päätöstä tulisi oikaista hänen pyytämällään tavalla. c. Oikaisupyynnön käsittely Yhteisissä ohjeissa ei voida todeta oikaisupyyntöä koskevan päätöksen tekijästä mitään yleistä ja yhteistä. Laki määrää ammattikorkeakouluissa oikaisupyyntöä koskevan päätöksen tekijäksi ammattikorkeakoulun hallituksen, kun yliopistoissa oikaisupyynnöstä voi päättää esim. tiedekunta tai muutoksenhakulautakunta. Lainsäädännön synkronointi yo-lainsäädännön suuntaan olisi tarkoituksenmukaista oikaisujen käsittelyn tehostamiseksi. Oikaisupyynnön käsittelyajasta ei edellä mainitun takia voida myöskään todeta mitään yhteistä (hallintolaki: kiireellisenä ). Voitaneen kuitenkin todeta, että opiskelijavalintaa koskevat oikaisupyynnöt pyritään käsittelemään siten, että päätös on tehty ennen opintojen alkamista. Oikaisupyynnön jättämisen määräaika on määritelty sektoreilla eri tavoin: amk-laissa 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista ja yo-laissa 14 päivää valinnan tuloksen julkistamisesta. d. Oikaisupyyntöä ja yhteishaun menettelyjä koskevat periaatteet (ehdotus) Johonkin hakutoiveeseensa hyväksytyn hakijan jättämää oikaisupyyntöä ei käsitellä, jos oikaisupyynnön kohteena on alempi hakutoive kuin se, johon hakija on tullut valituksi. Käsittelemättä jättämisestä tulee informoida hakijaa. Jos hakija hyväksytään oikaisuprosessin aikana varasijalta oikaisupyynnön kohteena olevaa hakutoivetta ylempään hakutoiveeseen, oikaisupyyntöä koskeva päätös on niin ikään merkityksetön. Hakijan ei pidä jättää ottamatta hänelle tarjottua opiskelupaikkaa vastaan, jos hän jättää jonkin ylemmän hakutoiveensa valintaa koskevan oikaisupyynnön. Jos oikaisupyyntö hyväksytään, niin hakijalla on mahdollisuus ottaa vastaan joko oikaisupyynnön kautta saatu opiskelupaikka tai sijoittelun tuloksena saatu opiskelupaikka. Vastaanoton korjaus tehdään manuaalisesti. Sektorien lainsäädännöllisistä eroista (päätöksentekijän rajaaminen/rajaamattomuus & valitusajan alkaminen) tulisi päästä eroon. Yolainsäädäntö olisi sopiva suunta. Ryhmä tuli keskustelussaan siihen tulokseen, että oikaisupyynnön valitusajan tulisi alkaa sijoittelun ensimmäisestä yhteisestä julkistamis-/ilmoittamisajankohdasta. Ryhmä olettaa (osin), että oikaisua voi hakea ainoastaan valinnan tulosta koskevaan päätökseen. Esimerkiksi opiskelijavalinnan erityisjärjestelyjä tai hakukelpoisuutta koskevaan päätökseen/ratkaisuun ei tämän perusteella voisi
hakea oikaisua. Asiaan tarvittaisiin selkeä ja yhdenmukainen linjaus: mihin valintaprosessin vaiheiden päätöksiin/ratkaisuihin tulisi voida hakea oikaisua? 3. Opiskelijavalinnan purkaminen: toimintamalliehdotus a. Opiskelijavalinnan purkamisen edellytykset Hakijan opiskelijavalinta voidaan purkaa opiskelijavalinnan toteuttamisen jälkeen, jos ilmenee, että i. hakija ei täytä SORA-lainsäädännön mukaisia terveydellisiä vaatimuksia tai on hakuvaiheessa salannut tiedon opiskeluoikeutensa peruuttamisesta (ks. opiskeluoikeuden peruuttaminen AmkL 25 a ja YoL 43 a ) tai ii. hakija on antanut hakuvaiheessa tai ennen opiskelijavalinnan toteuttamista itsestään virheellisiä tietoja, joiden ansiosta hän on tullut valituksi (esim. koulutus- tai arvosanatiedot). (IB-tutkinnot: oppilaitos antaa vääriä tietoja) b. Opiskelijavalinnan purkamisen menettely Päätös opiskelijavalinnan purkamisesta valmistellaan ja tehdään korkeakoulussa korkeakoulun päättämän menettelyn mukaisesti mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun peruste opiskelijavalinnan purkamiseen on havaittu kuitenkin niin, ettei päätöksiä tehdä ennen varsinaisessa valinnassa hyväksyttyjen hakijoiden opiskelupaikan vastaanoton päättymistä. Purkupäätöksen tehnyt korkeakoulu toimittaa purkupäätöksen ja pyynnön opiskelupaikan vastaanoton peruuttamisesta Opetushallitukseen (fax/pdf-liite), joka poistaa vastaanottotiedon. Korkeakoulu korjaa hakujärjestelmän valintaan vaikuttavat tiedot oikeiksi (esim. valinnan tulos, pisteytys) ja ilmoittaa muiden hakutoiveiden korkeakouluille opiskelijavalinnan purkamisesta ja purkupäätöksen perusteesta. Muut korkeakoulut korjaavat tarvittaessa valintaan vaikuttavat tiedot omien hakutoiveidensa osalta ja tarkistavat, tulisiko hakija johonkin heidän hakutoiveistaan valituksi. Hakija valitaan korkeimman sellaisen hakutoiveen opiskelijaksi, jossa hänen pisteensä riittävät valituksi tulemiseen. Opiskelijavalinnan purkamisen johdosta tehtävät muutokset eivät saa muuttaa opiskelijavalintaa kenenkään muun opiskelijaksi valitun vahingoksi. Mihin mennessä purkupäätös pitää tehdä? Hallinto-oikeuden päätös: viimeistään 2 viikkoa opintojen alkamisen jälkeen? Ei ole varasijalta valittujen osalta ollut aina mahdollista, mutta muuttunee KSHJ:ssa. Opiskelupaikan vastaanottotiedon muuttaminen: yhteiset käytännöt kirjattu jo nykyisin (päällikköverkostojen suositus ryhmälle!) 4. Liitteiden määräajat ja hakemusten täydentämisen aikataulu Ryhmän kommentit kursiivilla. HAKEMUKSEN LIITTEET Kelpoisuuden osoittavat: Kevät 2014 Hakuaika I 7.-28.1.2014 (Kehryn keskustelu: miksi aikaistettu?) - liitteet toimitettava 11.2.2014 Hakuaika II 24.3.-15.4.2014, - liitteet toimitettava 22.4.2014
Keväällä 2014 valmistuvat: liitteet toimitettava viim. 5.6.2014 Täydennysaika? Kohtuullinen aika, 2 viikkoa (muotoilu) -> Valintarekisterin määräaika ohjaa -> Täsmennettävää: Mitä hakemuksen täydentämisellä tarkoitetaan? - EB:t ja IB:t > viim. 18.7.2014 Erityisjärjestelypyynnöt: Jos este olemassa jo hakuaikana: määräaika 11.2.2014 (I hakuaika) ja 22.4.2014 (II hakuaika) Akuutit tapaukset, tapauskohtainen soveltaminen, mutta päätös tehtävä. Muut hakuasiakirjat (ennakkotehtävät tms): Hakuaika I: 11.2.2014 Hakuaika II: 22.4.2014 Syksy 2014 Hakuaika 15.9.-7.10.2014 - liitteet toimitettava?.?.2014 (odotettava okm:n lopullinen päätös yhteishaun aikatauluista) 21,10.2014, syksyllä 2014 valmistuvat 11.12.2014 5. Lounas (klo 12.00 13.00) 6. Esteettömyys/erityisjärjestelyjen yhteinen ohjeistus Muistio 29.11.2012: Esteettömyys: - erityisjärjestelyhakemuksen jättämisen ohjeistus (liitteet, määräaika) - yleiskuvaus mahdollisista erityisjärjestelyistä - linkit suosituksiin (-> ESOK) - korkeakoulujen yhteyshenkilöt + linkit ohjeisiin (KOTVE) Otteet SAMKin opintojen esteettömyyttä koskevasta menettelyohjeesta (ks. liite). Erityisjärjestelymenettelyjen osalta yleisluontoisempi kuvaus olisi parempi. Oikaisumenettely: ei tarvetta kuvata yhteisissä ohjeissa? 7. Todistustietojen tallentaminen: vanhat yo-todistukset ja IB/EB/RP-todistukset Avainkysymys: - Miten ja missä vanhojen yo-todistusten ja kv. yo-todistusten tiedot tallennetaan järjestelmään (käynnissä olevan haun paperisodan vähentämiseksi)? -> Erityisesti yo-sektorin asia: vähenevässä määrin mutta edelleen paljon vanhoja ylioppilaita sekä enenevässä määrin kv. yo-todistuksella hakevia. -> Olisiko mielekästä keskittää todistustietojen tallennusta (lähinnä yhteisvalintojen ulkopuolella)? Yo-sektori pohtii, kirjataan raporttiin. 8. Kielikysymys: suomen-, ruotsin- ja englanninkielisen palvelun takaaminen Arcadasta ja Noviasta syksyllä 2012 lähetetyt kysymykset/kommentit: - Kan yrkeshögskolan se vad UBS har svarat till sökande t.ex. då det gäller ansökan? Har de resurser att svara på finska, svenska och engelska? - Det är viktigt att tänka på att kunder skall kunna betjänas på finska, svenska och engelska, oberoende av vilken modell man går in för. Kan denna service garanteras?
Hakemus ja hakijapalvelu: kieliversioiden rajaaminen hakuaikojen mukaan? o Ei välttämättä mahdollista/järkevää. Panostettava ohjeistukseen ja opetuskielen näkymiseen hakukohteen tiedoissa. Kaksiportainen hakuaika tulee tuottamaan ongelmia hakulomakkeen kielivaihtoehdoista huolimatta. Yleisesti huoli hakemuksen kieliversioista OPH:lle. 9. OPH:sta saadut ja saatavat virkailijan käyttötason kysymykset Virkailijatoiminnoista saatuja kysymyksiä (s-postikeskustelu Alalääkkölä Pasanen Santala 10.12.2012) - Hakutoivejärjestyksen muuttaminen (hakijapalvelun = itsepalvelun ulkopuolella) - Hakemuksen passivointi (hakijapalvelun = itsepalvelun ulkopuolella - Hakijan yksilöinti (tunnistautumattomat ja hetuttomat hakijat) Ehdotus: [Tapahtuu hakuaikana] Hetullisten ja yhden hakemuksen jättäneiden hetuttomien hakijoiden osalta hakutoiveiden muuttaminen ja hakemuksen passivointi eivät ole ongelmia: 1. hakutoiveen korkeakoulu tekee muutokset hakijan hakuaikana jättämästä kirjallisesta pyynnöstä ja ilmoittaa niiden tekemisestä hakijalle. Perustelu: minkä tahansa hakutoiveen korkeakouluun osoitettuna muutospyyntöjä voisi toteuttaa samanaikaisesti nippu (1-6) korkeakouluvirkailijoita. Hakutoivejärjestyksen muuttaminen tai hakemuksen passivointi ei vaadi virkailijalta tietoa muusta kuin korkeakoulusta ja hakukohteista, ja hakemuksensa hakutoivetietoja muokkaavan hakijan ei voi tulkita olevan vielä minkään hakutoiveensa korkeakoulun hakija. OK! [Tapahtuu usein hakuajan jälkeen] Useita hakemuksia jättäneiden hetuttomien hakijoiden osalta palveluun on tarkoitus luoda automaattisuutta sen verran, että samalla nimi+syntymäaika+spostiosoite-kombinaatiolla ei voi jättää kuin yhden hakemuksen. Automatiikasta huolimatta yhden henkilön usean hakemuksen jättäminen on mahdollista, jolloin päällekkäiset henkilöt tulisi yhdistää ja ns. tuplahakemukset passivoida. Näissä tapauksissa olisi järkevintä, että hakijan yksilöinti ja tuplien passivointi tehtäisiin hakemuksen aikaleiman perusteella hakijan viimeisenä jättämän hakemuksen 1. hakutoiveen korkeakoulussa. Tehtävä kuitenkin korkeakoulujen sijaan OPH:lle???!!! Käyttöoikeusongelma: ronkittaisiin yhdessä osassa hakua hakemuksia, jotka eivät korkeakoululle kuulu. Vastaavat tilanteet tuntemattomia? 10. Korkeakoulujen yhteishaun käytäntöjen kehittäminen käyttöönoton jälkeen Ehdotus (työstetään KSHJ-ohrylle ja opintohallinnon verkostoille lähetettävään muotoon raportissa ja viimeisessä kokouksessa): Korkeakoulun yhteishaun käytäntöjen kehittämistä, siihen liittyvien tietojärjestelmiä ja palveluja koskevien aloitteiden tekemistä ja järjestelmien käyttäjätason toiminnallisuuksien kommentointia varten perustetaan syksyllä 2013 ryhmä, johon nimetään kuusi opiskelijavalinnan asiantuntijaa kummaltakin korkeakoulusektorilta (esittäjänä sektorien opintohallinnon verkostot) ja 1-2 opintoasioihin perehtynyttä korkeakoulun lakimiestä (esittäjänä korkeakoulu tai opintohallinnon verkosto). Maanpuolustuskorkeakoululle ja poliisiammattikorkeakoululle varataan kummallekin mahdollisuus nimetä edustajansa ryhmään, ja Opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus voivat kumpikin nimetä ryhmään kokouksittain vaihtuvan edustajan.
Ryhmän nimeää KSHJ-hankkeen ohjausryhmä ja hankekauden päätyttyä sitä vastaava korkeakoulujen yhteishakujärjestelmiä ohjaava toimielin kahdeksi vuodeksi kerrallaan, ensimmäisen toimikauden kestäessä vuoden 2015 loppuun asti. Ryhmä valitsee puheenjohtajan ja sihteerin keskuudestaan. Lisäyksiä: + Yhteishaun aikataulujen valmisteluun osallistuminen? + Korkeakoulukentällä kaksisuuntainen viestiminen 11. Ryhmän työn loppuunsaattaminen: raporttiluonnoksen laatiminen, kokous ja raportin viimeistely Aikataulu: Puheenjohtaja ja sihteeri laativat raportin luonnoksen. Työn aloittamista varten asiantuntijaryhmän jäsenille toimitetaan ryhmän kokousten muistiot ti 5.2. mennessä, ja ryhmän jäsenet antavat halutessaan saatesanansa raportin laatimiselle pe 15.2. mennessä. Pj ja sihteeri lähettävät raporttiluonnoksen ryhmän jäsenille pe 15.3. mennessä. (Tarvittaessa max 3 lyhyttä lisäkommentointiin ja tilanteen mahdolliseen kehittymiseen ACP-tapaamista pj/sihteerivetoisesti talvilomaviikoilla 8-10.) Asiakaspalveluryhmän kokous loppuraportin tiimoilta pidetään ke 27.3. klo 9.30 15.30 pääkaupunkiseudulla (paikka tarkentuu myöhemmin). Pj ja sihteeri viimeistelevät raportin ja toimittavat sen ryhmälle ke 10.4. mennessä. Raportti lähetetään KSHJ-ohrylle ja -projektihenkilöstölle ja opintohallinnon verkostoille ke 17.4.