Nuoriso- ja liikuntalautakunta 68 15.09.2015 Hankintaoikaisuvaatimus jäänhoitokoneen hankintaa koskevassa asiassa, Nuoriso- ja liikuntalautakunnan päätös 16.6.2015 48 743/02.08.00.02/2015 NUOLI 68 Valmistelija/lisätiedot: Konsernihallinnon lakimies Mika Näykki, puh. 0400 753 497 Liikuntatoimenjohtaja Ilkka Oksman, puh. 0400 753 504 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 1 Rkk Bear Group Oy:n hankintaoikaisuvaatimus liitteineen Liite 2 Tarjouspyyntö Liite 3 Engo S.R.L./Ice Concept OÜ:n tarjous Liite 4 Auszug der kapitalgesellschaft, 1.sivu Liite 5 Käännös liitteen 4 keskeisistä tiedoista Liitteet 6 ja 7: Engon tarjouksen liitteet koskien koneen tekniikkaa ja huoltoja Nuoriso- ja liikuntalautakunta on 16.6.2015 48 päättänyt hyväksyä Engo S.R.L./Ice Concept OÜ:n (jäljempänä Engo) tarjouksen Engo 230 Red Tiger jäänhoitokoneesta hankittavaksi hankintayksikölle Lappeenrannan kaupungin liikuntatoimelle. Hankintapäätös on toimitettu tiedoksi asianosaisille sähköpostitse. Todetaan, että tarjouksen mukaisen jääkoneen toimittaja ja siten Lappeenrannan kaupungin tuleva sopimuskumppani on Engo S.R.L. eli koneen valmistava tehdas Italiassa. Tarjouksen Engon puolesta on antanut Ice Concept OÜ, joka on Suomessa Engon edustaja. Rkk Bear Group Oy (jäljempänä Ice Bear) on tehnyt hankintapäätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen (liite 1), joka on saapunut 25.6.2015 Lappeenrannan kaupungin kirjaamoon. Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut lain määräämässä määräajassa, joten hankintayksikkö on ottanut hankintaoikaisuvaatimuksen käsiteltäväkseen. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulosta on ilmoitettu kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille sekä markkinaoikeudelle sähköpostitse. Hankintayksikkö on varannut Engolle mahdollisuuden tulla kuulluksi Ice Bearin hankintaoikaisuvaatimuksesta. Engo on antanut asiassa
kirjallisen lausuman sähköpostitse. Hankintaoikaisuvaatimuksessa Ice Bear vaatii, että Lappeenrannan kaupunki korjaa valituksenalaisen päätöksen hylkäämällä Engon tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena ja toteamalla Icebearin voittaneen tarjouskilpailun. Ice Bear on saattanut asian myös markkinaoikeuteen. Nuoriso- ja liikuntalautakunta antaa asiassa vastineen markkinaoikeuteen erikseen. Ice Bear on perustellut vaatimustaan usealla eri perusteella, hankintaoikaisuvaatimuksesta (liite 1) tarkemmin ilmenevästi. Seuraavassa esitetään Ice Bearin vaatimusten perusteet eli väitteet yksi kerrallaan ja hankintayksikön vastine kuhunkin väitteeseen. 1. kohta Ice Bearin väite: Tarjouspyynnössä on jäänhoitokoneen teknisissä vaatimuksissa edellytetty, että koneen höylästö on ruostumatonta terästä. Tämä on esitetty tarjouspyynnön kohdassa kelpoisuus ja vähimmäisvaatimukset ehdottomana minimivaatimuksena. Engo on tarjouksessaan ilmoittanut, että tarjoamansa jäänhoitokone täyttää em. minimivaatimuksen. Kuitenkin teknisissä vaatimuksissa / tiedoissa sekä Engon tehtaan esitteestä käy ilmi, että höylästö ei ole ruostumatonta terästä, vaan galvanoitu. Ice bearin mukaan ruostumattoman teräksen koostumus ja korroosion kestävyys on aivan eri asia kuin huomattavasti edullisemman galvanoidun teräksen. Ice bearin mukaan Engo on antanut tarjouksessaan virheellistä tietoa tarjoamansa jäänhoitokoneen teknisistä ominaisuuksista ja siten tarjous on ollut tarjouspyynnön vastainen. Engo on tarjouspyynnön (liite 2) kysymyksen kohtaan Höylästö ruostumatonta terästä tarjouksessaan (liite 3) vastannut Kyllä. Hankintayksiköllä ei ole ollut mitään syytä eikä perustetta epäillä, että Lappeenrannan kaupungille tarjotun jäänhoitokoneen höylästö ei olisi ruostumatonta terästä, kuten Engo tarjouksessaan on ilmoittanut.
Teknisissä vaatimuksissa ja Engon tehtaan esitteessä oleva maininta ei siten merkitse sitä, etteikö Lappeenrannan kaupungille toimitettavan jääkoneen höylästö varustettaisi ruostumattomasta teräksestä kuten tarjouspyynnössä on edellytetty ja kuten Engo tarjouksessaan vahvistaa. Tekniset vaatimukset ja tehtaan esite ovat tarjouksen liitemateriaalia. Hankintayksikkö korostaa, että esite ei ole sama asia kuin tarjous. Tarjouksessa Engo ilmoittaa höylästön olevan ruostumatonta terästä, siihen sitoutuen ja ilmoittaen sen siis myös sellaisena toimitettavan Lappeenrannan kaupungille. Tarjouksen liitteenä ollut esite ei siten kumoa Engon antamaa tarjousta. Sopimusoikeudellisesti sitovana on siis pidettävä Engon tarjouksen ilmoitusta, että höylästö on ruostumatonta terästä. Mikäli Engo ei toimittaisi ruostumatonta terästä olevaa höylästöä jääkoneen osana, kyseessä olisi sopimusrikkomus. Potentiaalinen sopimusrikkomus, jollaisen syntymisen mahdollisuus esitetään tarjouskilpailun hävinneen osapuolen esittämänä, ei ole ollut hankintapäätöstä tehtäessä mikään peruste hylätä Engon tarjousta tarjouspyynnön vastaisena. Hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyssä hankintayksikkö on myös tullut vakuuttuneeksi siitä, että Lappeenrannan kaupungille toimitettavan jäänhoitokoneen höylästö tulee olemaan tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti ja tarjouksessa annetun ilmoituksen mukaisesti ruostumatonta terästä. Engon tarjous on tältä osin tarjouspyynnön mukainen. 2. kohta Tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjoaja toimittaa hankintayksikölle alle kolme kuukautta vanhat tilaajavastuulain mukaiset todistukset tarjoajan merkitsemisestä kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ice bearin mukaan Engon tarjouksen yhteydessä toimitettu todistus on vanhentunut 18.3.2015.
Hankintayksikkö toteaa ensinnäkin, että kyseessä on tavarahankinta, joten hankintayksikkö ei ole velvollinen vaatimaan tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisia selvityksiä. Tilaajavastuulaki ei koske tavarahankintoja (tilaajavastuulaki 2 ). Tarjoajan soveltuvuuden arvioimiseksi (Laki julkisista hankinnoista 348/2007, jäljempänä hankintalaki, 52 ) hankintayksikkö voi pyytää erilaisia selvityksiä (hankintalaki 55-58 ). Nämä selvitykset ovat osin samoja tai samanlaisia selvityksiä kuin hankintayksikön on velvollisuus vaatia palveluhankinnoissa tilaajavastuulain mukaan. Sähköisessä tarjouspyyntöpohjassa on siis epähuomiossa tullut maininta tilaajavastuulain mukaisista selvityksistä vaikka tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä hankintayksiköllä ei ole ollut velvollisuus vaatia tässä tavarahankinnassa. Totta kuitenkin on, että tarjouspyynnössä on vaadittu tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä, jotka eivät saa olla kolme kuukautta vanhempia. Hankintayksikölle on epäselvää, minkä todistuksen Ice Bear väittää vanhentuneen 18.3.2015. Hankintayksikkö arvelee, että vanhentuneisuusväitteellä viitataan (italiankieliseen tai) saksankieliseen dokumenttiin Auszug der kapitalgesellschaf (liitteenä 4 saksankielisen version etusivu) eli kaupparekisterin otteeseen. Liitteenä 5 on käännös kyseisen sivun keskeisistä tiedoista ja päivämääristä. Käännöksestä ilmenee, että dokumentti kaupparekisterin ote on päivämäärältään 3.2.2015. Siten on kyllä todettava, että dokumentti on ollut noin kaksi viikkoa kolmea kuukautta vanhempi silloin kun Engon tarjous on lähetetty 17.5.2015. Tämän dokumentin vanhentumista koskeva puute on kuitenkin vähäinen ja asian kannalta merkityksetön. Kyseessähän on dokumentti, jota hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää vaan hankintayksikkö hankintalain 57 :n nojalla voi pyytää tällaisen selvityksen. Hankintayksikkö on vahingossa tarjouspyyntöasiakirjaan otsikoinut Tilaajavastuulain osalta tarjoajan on toimitettava seuraavat alle kolme kuukautta vanhat todistukset, jonka otsikon alle kyseinen dokumentti kuuluu. Velvollisuutta tilaajavastuulain noudattamiseen tältä osin ei siis ole. Kolmen kuukauden yläikäraja vaatimus asiakirjojen iälle on siis hankintayksikön itsensä erehdyksessä asettama määräaika.
Tällaisen merkityksettömän puutteen vuoksi Engon tarjouksen hylkääminen olisi ollut ja on täysin perusteetonta. Kyseessähän on ollut hankintayksikön itsensä erheessä asettama, tarpeeton vaatimus toimitettavien asiakirjojen iälle. Hankintalain 2 1 momentin mukaan hankintayksikön velvollisuus on käyttää hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Engo ei ole saanut mitään hyötyä tai aiheetonta etua, kun on toimittanut 2 viikkoa vanhemman asiakirjan eikä Engon tarjouksen hyväksyminen siten ole vastoin tasapuolista ja syrjimätöntä menettelyä. Hankintayksikkö itse ei ole edes huomannut tämän merkityksettömän puutteen olemassaoloa hankintapäätöstä tehtäessä. Sen sijaan Engon tarjouksen hylkääminen nyt olisi täysin suhteetonta ja vastoin hankintayksikön velvollisuutta käyttää hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet. Engon tarjous on ollut vertailuperusteiden mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin eikä tältä osin lopputulosta Ice bearkaan ole kiistänyt. 3. kohta Engon luottoluokituksen osoittava raportti, joka on vuodelta 2013, on Ice bearin näkemyksen mukaan vanhentunut. Kyse on samantyyppisestä asiasta kuin edellä kohdassa 2. Tältä osin viitataan ja uudistetaan edellä kohdassa 2 hankintayksikön puolesta todettu. Erityisesti todetaan, että tarjouspyynnössä ei ole asetettu tälle luottoluokitusta koskevalle dokumentille iälle mitään vaatimusta. Hankintayksikön näkemyksen mukaan tässä asiakirjassa ei ole siis ole mitään puutetta, edes vähäistä puutetta. 4. kohta Tarjouspyynnössä on edellytetty huollon hinnoittelua takuuajan jälkeen. Ice bearin mukaan Engo ei ilmoita tarjouksessaan takuuajan jälkeistä hinnoittelua lainkaan.
Ice bearin väite ei pidä paikkaansa. Engon tarjouksessa (liite 3) sivulla 2/3 ilmenee, että huoltopalveluiden työveloitus hinta on 51 euroa/tunti alv 0% ja matkakulut ym. kulut 300 euroa/käyntikerta alv 0%. Huollon hinta on siis sama sekä takuuaikana että takuuajan jälkeen. 5. kohta Tarjouspyynnössä on edellytetty tietoa siitä, kuinka moneksi vuodeksi varaosien saanti taataan. Ice bearin mukaan Engon tarjouksessa asiaa ei ole ilmoitettu lainkaan. Ice bearin väite ei pidä paikkaansa. Engon tarjouksen liitteessä (liite 6) todetaan, että huollolla varaosat ovat aina saatavilla. Aina on erittäin pitkä aika. Jääkoneen käyttöikäkin eli elinkaari on vain noin 12 vuotta. Engo on toiminut ja valmistanut jääkoneita vuodesta 1979 alkaen, joten ei ole mitään syytä epäillä, etteikö tehdas pystyisi tuottamaan koneen varaosia ainakin hankittavan jääkoneen elinkaaren ajan eli noin 12 vuoden ajan. 6. kohta Ice bearin mukaan Engon tarjouksessa liitteiden nimeämistä ei ole tehty tarjouspyynnön ohjeistuksen mukaisesti. Hankintayksikkö ei ymmärrä, mitä tällä väitteellä tarkoitetaan eikä ymmärrä väitteen merkitystä mutta toteaa, että Engon tarjous liitteineen on annettu tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Hankintayksikkö toteaa, että Engon tarjous liitteineen on annettu tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti ja toteaa kantanaan samalla, että liitteiden nimeämistavalla ei ole ratkaisevaa merkitystä hankinnan kannalta. 7. kohta
Ice bearin mukaan Engon antama tieto huollon järjestämisestä ei pidä paikkaansa, ja että Mr Promech Oy on irtisanonut yhteistyön Engon kanssa ja Engon lähin huolto/varaosapiste sijaitsee Tallinnassa. Ice bear on liittänyt hankintaoikaisuvaatimukseensa (liite 1) sähköpostiosoitteesta Christian Långstömin<mr.promech@gmail.com 31.5.2015 toukokuuta Marku Profanterille lähetetyn viestin, jossa kerrotaan englanniksi, että Långstöm on päättänyt lopettaa palvelusopimuksen Engon kanssa niin pian kuin mahdollista. Engo on ilmoittanut tarjouksessaan (liite 3) ja tarjouksen liitteessä (liite 7), miten huolto järjestetään ja että Engon huollosta Suomessa vastaa Mr.Promech Oy. Tarjous ja sen liitteet on annettu tarjouspyynnön määräajassa eli viimeistään 18.5.2015 klo 13.00 mennessä. Tarjouksen mukaan Engolla on tuolloin ollut sopimus huollon järjestämisestä Suomessa Mr. Promtechin toimesta. Tarjous on siis tältäkin osin ollut tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Mahdolliset ja väitetyt tarjouspyynnön määräajan päättymisen jälkeen tapahtuvat muutokset Engon ja Mr. Promtech Oy:n keskinäisissä sopimussuhteissa eivät merkitse sitä, etteikö Engon tarjous olisi ollut hyväksyttävissä. Hankintayksiköllä ei ollut eikä ole nytkään mitään syytä epäillä, etteikö Engo järjestäisi jääkoneen huollon tarjouksensa mukaisesti. Engo on velvollinen järjestämään huollon tarjouksensa mukaisesti, joko Mr. Promtec Oy:n tai jonkun muun tahon toimesta. Muussa tapauksessa Engo syyllistyisi sopimusrikkomukseen. 8. kohta Ice bear toteaa, että oikeuskäytännössä tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjousten hylkäämisvelvoite on ehdoton, mikäli puutteella tai virheellisellä tiedolla on vähäinenkin tosiasiallinen vaikutus tarjousten vertailtavuuteen ja tarjoajien tasapuoliseen kohteluun.
Edellä hankintayksikön puolesta esitetyn perusteella todetaan, että Engon tarjouksessa ei ole ollut mitään sellaista puutetta tai virhettä, että niiden vuoksi Engon tarjous olisi tullut tai tulisi nyt hylätä. Edellä kohdassa 2 mainittu asiakirjan väitetty vanhentuneisuus on joka tapauksessa niin vähäinen ja ennen kaikkea merkityksetön puute, että sillä perusteella Engon tarjousta ei olisi tullut eikä tule voida hylätä. Julkisista hankinnoista annetun lain 80 :n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä ja ratkaista asian uudelleen, jos päätös perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Asiassa ei ole ilmennyt sellaisia seikkoja, jotka osoittaisivat, että tehty hankintapäätös tulisi poistaa tai asia käsitellä uudestaan. Julkisista hankinnoista annetun lain 82 :n mukaan asian käsiteltäväksi ottamisesta hankintaoikaisuna on ilmoitettava ja siinä tehty päätös on toimitettava markkinaoikeudelle, jos korjattavaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun on haettu markkinaoikeudelta muutosta. Yhteenvetona todetaan, että Engon tarjous on tarjouspyynnön mukainen eikä tehtyä hankintapäätöstä ole perustetta poistaa tai käsitellä uudelleen. (IO) Ltj Edellä esitetyin perustein nuoriso- ja liikuntalautakunta päättää 1) hylätä Rkk Bear Group Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja pitää voimassa tehdyn hankintapäätöksen (Nuoli 16.6.2015 / 48) 2) ilmoittaa tästä päätöksestä asianosaisille ja markkinaoikeudelle lähettämällä näille päätöksen tiedoksi ja 3) että hankintapäätöstä ei panna täytäntöön eikä hankintasopimusta tehdä ennen kuin asia on lainvoimaisesti ratkaistu. Nuoli Hyväksyttiin.