palvelun järjestelmäkoulutus Syyskuu 2013
Päivän ohjelma Valintaperusteet :n palvelut Vastuukäyttäjien tehtävät Käyttäjähallinta (esittely + demo) Lounas Organisaatiotiedot (esittely + demo) Koulutustarjonta (esittely + demo) Mitä muuta on hyvä tietää 2
Kaikki koulutustieto yhdessä paikassa Todennetun osaamisen rekisteri Ilmoittautuminen ja haku esi- ja perusopetukseen Haku perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen Haku korkeakouluihin www.opintopolku.fi Asiakaspalveluratkaisu Haku aikuiskoulutukseen HOPS - työkalu Rakenteiset ja sähköiset opetussuunnitelmat ja tutkinnon perusteet
-palvelut Valintaperusteiden mallinnus Haunhallinta Koulutustarjontatiedon hallinta Raportointipalvelu Hakemusten hallinta Valintalaskenta Opiskelupaikan vastaanotto ja ilmoittautumispalvelu Hakulomakkeiden hallinta Sijoittelu Organisaatiotietojen hallinta Käyttäjähallinta Koodistopalvelu Viestintäpalvelu Tiedonsiirrot Arkistopalvelu Asiakaspalvelu Koulutustiedotuspalvelu 4
Vastuukäyttäjien tehtävät 5
Vastuukäyttäjien tehtävät 1/2 Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedote 3/500/2013: Koulutuksen järjestäjä nimeää 2-6 vastuukäyttäjää, joiden tehtäviä ovat Perehtyminen organisaatio-, koulutustarjonta- ja valintatietojen päivittämiseen sekä hakemusten käsittelyyn Perehtyminen koko haku- ja valintaprosessin hallintaan omassa organisaatiossa Käyttöoikeuksien ylläpito omassa organisaatiossa Oman organisaation käyttäjien kouluttaminen OPH:n laatiman valmiin materiaalin pohjalta 6
Vastuukäyttäjien tehtävät 2/2 Opetushallitus viestii vain vastuukäyttäjän kanssa em. asioissa Vastuukäyttäjä tiedottaa muita organisaation käyttäjiä tarvittavista asioista Vastuukäyttäjä huolehtii, että oman organisaation osalta em. asiat on tehty annetussa aikataulussa. Huolehtii, että prosessin osat tulevat suoritetuksi aikataulun mukaan 7
Käyttöoikeuksien ylläpito omassa organisaatiossa Vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeuksia oman organisaation henkilöstölle Tunnistaa henkilön Tarkistaa vuosittain käyttöoikeuksien voimassaolon Tarkistaa, että henkilöillä on tarvittavat roolit Kaikki vastuukäyttäjäoikeudet luodaan, jatketaan ja passivoidaan Opetushallituksessa. Kirjallinen prosessi, uudet oikeudet vahvistetaan käyttölupalomakkeella Vastuukäyttäjä ei itse luo uusia vastuukäyttäjiä, vaan muita virkailijakäyttäjiä.
Oman organisaation käyttäjien kouluttaminen OPH:n laatiman valmiin materiaalin pohjalta Vastuukäyttäjä huolehtii siitä, että oma organisaatio järjestää koulutukset, Opetushallitus laatii materiaalin Tarvittaessa täsmentää materiaalin ao. koulutuksen järjestäjälle kohdennetuksi Vastaa jatkossa palveluun tai prosessiin tulevien muutosten ja uusien palveluiden kouluttamisesta
Käyttäjähallinta 10
1 Käyttäjähallinta Käyttäjätunnuksen perustaminen tapahtuu vaiheittain: Henkilön tunnistaminen Henkilön yksilöinti Käyttöoikeuksien antaminen
Tunnistautuminen ja yksilöinti Kaikki palvelun käyttäjät tunnistetaan ja yksilöidään Käytössä on useita tunnistusmekanismeja: Opintopolku-palvelun oma käyttäjätunnus/salasana (paperilla toimitettava) vaatii henkilön tunnistusta esim. henkilötodistuksella Virtu (viranomaistunnistus), Katso (Vero, Kela) Vetuma (pankkitunnukset, mobiilitunniste, sähköinen henkilökortti) Ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä käyttäjä yksilöidään henkilötunnuksella Järjestelmä tarkistaa että samalla henkilötunnuksella ei ole useita käyttäjiä Henkilötunnusta käytetään virkailijoiden omien oikeuksien turvaamiseksi Tunnistautuminen ja yksilöinti eivät vielä anna virkailijalle mitään käyttöoikeuksia - Käyttöoikeudet pitää aina erikseen myöntää
Käyttöoikeudet Koulutuksen järjestäjällä on oma vastuukäyttäjä joka hallinnoi oman organisaationsa käyttöoikeuksia Vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeudet omille virkailijoilleen oman prosessinsa mukaisesti korkeintaan vuodeksi kerrallaan Esimerkki käyttöoikeuden hakemisesta: OPH myöntää vastuukäyttäjälle käyttöoikeudet Oppilaitoksen virkailijat hakevat käyttöoikeuksia oman koulutuksen järjestäjän vastuukäyttäjältä Koulutuksen järjestäjän vastuukäyttäjä hoitaa oman organisaationsa virkailijoiden käyttöoikeudet, niiden uusimiset, käyttäjätunnukset, salasanat yms.
Sähköinen virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelu Organisaatio voi hyödyntää perinteisen hallinnointitavan lisäksi Opintopolku-palvelun Sähköistä virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelua Virkailija hakee sähköisesti käyttöoikeuksia vastuukäyttäjältä Vastuukäyttäjä joko myöntää, hylkää tai siirtää anomuksen toiselle vastuukäyttäjälle käsiteltäväksi
Organisaatiotiedot 15
Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotasot Koulutustoimija = Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus. Koulutustoimijalla voi myös olla oppilaitoskoodi, jos se on samalla oppilaitos Oppilaitos= Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto Toimipiste = opetuspiste, toimipiste, kampus, yksikkö, laitos tai osasto
2 Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotiedot kokoavat yhteen rekisterin koulutustoimijoista oppilaitoksista ja oppilaitosten toimipisteistä Tietoja hyödynnetään hakeutumisessa, haku- ja valintapalvelussa, tilasto- ja raportointipalvelussa sekä käyttäjähallinnassa Tietoja käytetään OPH:ssa myös muissa järjestelmissä sekä Opetusja kulttuuriministeriössä Organisaatiotietoja siirtyy hakijatietojen kanssa KELAan ja Tilastokeskukseen Opetushallitus ylläpitää koulutustoimijoiden, oppilaitosten ja oppisopimustoimipisteiden perustietoja (perustaminen, lakkauttaminen, nimenmuutokset, yhdistämistiedot) Koulutustoimija ylläpitää toimipisteiden perustiedot, perustamiset, lakkauttamiset ja nimenmuutokset.
2 Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotietojen hallinta Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelusta siirtyy automatisoituna tiedonsiirtona koulutustoimijan Y- tunnus, ajantasainen koulutustoimijan nimi ja viralliset yhteystiedot Oppilaitoksen tunnisteena käytetään Tilastokeskuksen viisinumeroista oppilaitosnumeroa Automatisoitua tiedonsiirtoa ei ole Koulutustoimijat, oppilaitokset ja toimipisteet päivittävät yhteystietonsa Oppijan verkkopalveluun Jokaisella organisaatiolla on Y-tunnuksen/ ja Tilastokeskuksen 5-numeroisen tunnuksen lisäksi OIDtunnus. 1.4.2013 mennessä Koulutaan päivitetyt organisaatiotiedot on siirretty Opintopolkuun.
Koulutustarjonta 19
3 Koulutustarjonta Koulutustarjonta päivitetään oppilaitoksen tai toimipisteen alle Koulutuksista on mahdollista päivittää nykyistä enemmän tietoa Koulutukset ja hakukohteet päivitetään erikseen Hakukohteen voi muodostaa yhdestä tai useasta koulutuksesta Koulutuksista päivitetään perustiedot (esim. koulutuksen nimi, tutkinto) kuvailevat tiedot (esim. koulutukselliset ja ammatilliset tavoitteet) Koulutuksesta ei päivitetä vuosittain kaikkia tietoja, vaan vain vaihtuvat tiedot (esim. koulutuksen alkamisajankohta) Hakukohteesta päivitetään mm. aloituspaikat, tiedot valintamenettelystä Hakukohteet liitetään hakuun Edellisen vastaavan kauden tiedot (koulutukset ja hakukohteet) kopioituvat jatkossa seuraavalle vastaavalle kaudelle automaattisesti Tarjontatiedot voi päivittää sovellukseen tai siirtää palveluun oppilaitoksen omasta järjestelmästä (siirtomahdollisuus vasta vuonna 2014)
Koulutustarjonta :ssä Opintopolku-fi:n oppijan puolella näytetään sekä hakukohteet että koulutukset yhtenä kokonaisuutena (vaikka virkailija päivittää koulutukset ja hakukohteet erikseen) Koulutuksen tiedot näytetään 3 välilehdellä Koulutuksen kuvaus Hakeutumiseen liittyvät tiedot Organisaation kuvaus Jos kenttä jätetään tarjonnassa tyhjäksi, sen otsikkoakaan ei näytetä oppijan puolella
Mitä muuta on hyvä tietää? 22
Koulutustarjonnan päivitysaikataulu www.opintopolku.fi Syksyn 2013 haku keväällä 2014 alkavaan ammatilliseen koulutukseen Koulutustarjontatiedot on tallennettu viimeistään 23.8.2013 virkailijan opintopolku-palveluun Koulutustarjonta on julkaistu hakijoille 2.9.2013 oppijan opintopolku.fi-palvelussa Kevään 2014 haku syksyllä 2014 alkavaan ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen Koulutustarjontietojen päivitys on alkanut 16.8.2013, viimeinen tallennuspäivä 30.9.2013 Koulutustarjonta julkaistaan hakijoille 15.10.2013 oppijan opintopolku.fi-palvelussa Syksyllä 2014 alkavat nivelvaiheen koulutukset (kymppiluokat, ammattistartit, maahanmuuttajien valmistavat koulutukset) tallennetaan 3.3.-15.4.2014 Erityisoppilaitosten koulutustarjonta päivitetään 2.12.2013-13.1.2014 Aikuiskoulutuksen koulutustarjonta päivitetään syksyllä 2014 23
Kouluta ja Koulutusnetti Kouluta on käytössä vuoden 2013 loppuun ja tarvittaessa vielä keväällä 2014 Koulutusnetin hakukone poistuu käytöstä syyskuun aikana. Uusi studieinfo.fi korvaa nykyisen studieinfo.fi:n Vanha palvelu säilyy toistaiseksi eri domain - osoitteella 24
Miten vastuukäyttäjä kouluttaa oman organisaation toimijat? Vastuukäyttäjä järjestää koulutuksia koulutusympäristössä Koulutusten keskeisenä apuna vastuukäyttäjällä on jokaisen palvelun käyttöohjeet ja OPH:n tuottamat nettivideot, joissa on täsmäohjeita eri toimintoihin. 25
Tärkeitä osoitteita Opintopolku Tuotantoympäristö: https://virkailija.opintopolku.fi Koulutusympäristö: https://koulutus.virkailija.opintopolku.fi Koulutusmateriaali on tulostettavissa osoitteessa www.oph.fi/oppijanpalvelut käyttöönotto ohjeet Lisäkysymykset sähköpostiosoitteeseen virkailija@opintopolku.fi 26
Kiitos! 27