Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 5.6.2006 klo 9:10-11:30 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Kai Ekholm Helena Hämynen (päätöskohdissa puhelimen välityksellä) Ari Muhonen (puheenjohtaja) Kaisa Sinikara Anja Ukkola Juha Hakala (esittelijä) Annu Jauhiainen (esittelijä) Nanna Jokinen (sihteeri) Poissa: Irmeli Koskimies Kuno Öhrman 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi mutta ei päätösvaltaiseksi. Päätöksiä vaativissa asiakohdissa otettiin puhelimitse yhteyttä Helena Hämyseen, jotta saatiin päätösvalta. 3. Tiedotusasioita Opetusministeriön hallinnonalalle valmistellaan tietohallintostrategiaa 2006-2015 (OpIT). Mm. Juha Hakala, Kaisa Sinikara, Esko Ala-Peijari ja Kuno Öhrman ovat olleet mukana strategian valmistelussa. Sakari Karjalainen on pyytänyt tämän hetkiseen versioon (0.8) kirjastoalan kommentteja ensi viikkoon mennessä. Todettiinkin paperissa olevan vielä puutteita korkeakoulukirjastojen keskitettyjen palveluiden osalta. Juha Hakala laittaa kommentoidun version tiedoksi myös ohjausryhmälle ennen kuin se toimitetaan takaisin opetusministeriöön. Kansalliskirjasto on toteuttanut kyselyn kirjastoverkkopalveluiden onnistumisesta huhtikuussa 2006. Nyt on meneillään tulosten analysointi ja toimenpiteiden suunnittelu. Kyselyn tulosten perusteella kansalliskirjaston ylläpitämät tietokannat ovat menestystekijöitä (onnistuneet hyvin), ja järjestelmät ovat kriittisiä tekijöitä (onnistuneet huonommin). Tosin Voyager oli saanut yllättävän hyvät arviot ottaen huomioon tämän hetken tilanteen. Triangeli-päivät pidettiin Kuopiossa toukokuun puolivälissä ja ne onnistuivat hyvin. Kolmena päivänä osallistujia oli paikalla yhteensä 350. Yksi päivistä oli yhteinen Triangeli-päivä, lisäksi FinEUG (Voyager ja
ENCompass) ja FinSMUG (Nelli ja SFX) pitivät erilliset omat kokouksensa. Ensi vuonna kokous järjestetään Tampereella. LIBERin kesäkokous on tänä vuonna heinäkuun alussa, teemanaan laadun kehittäminen. Ohjelmassa on yksi suomalainen alustus, joka käsittelee HY:n kirjastojen arviointia. Kansalliskirjastolaki on vihdoin edennyt Eduskuntaan, mutta todennäköisesti sitä ei käsitellä ennen juhannusta, vaan vasta lomien jälkeen. Laki mennee perustuslakivaliokuntaan, koska se on osa yliopistolakia. Kansalliskirjastoon on valittu uusi hallintopäällikkö Arja Kaskinen. 4. Voyager-tilanne ja suhde Endeavoriin Neuvottelu Endeavorin johdon kanssa käytiin 24.5.2006 Helsingissä. Linnea2-konsortiota edustivat Kai Ekholm, Juha Hakala, Annu Jauhiainen ja Ari Muhonen. Doria-konsortiota edusti Esa-Pekka Keskitalo. Endeavorilta kokoukseen osallistuivat Roland Dietz (President and CEO), Don Muccino (Chief Operating Officer) ja Gregor van Essen (Director of Sales EMEA). Neuvottelun asialistalla olivat Voyager ja ENCompass sekä Endeavorin ja Suomen suhde yleensä. Voyageriin liittyvissä asioissa molemmat osapuolet ovat kyllästyneitä vuosia kestäneeseen listojen pyörittämiseen. Endeavor oli heti neuvottelun alussa tehnyt selväksi, ettei näin voi enää jatkua sekä sanoutunut myös irti edellisen johdon tekemistä sopimuksista. Suomalaisille neuvottelijoille jäi siinä tilanteessa hyvin kapea liikkumavara, sillä järjestelmävaihdokseen ei ole mitään mahdollisuuksia nopealla aikataululla. Hyväksymisasioiden osalta tilanne on neuvottelun jälkeen seuraava: 12 virheen listasta karsiutui pois kaksi jo formaattipäätöksen jälkeen viime syksynä, kolme on korjattu versioon 5.0, yksi on luvattu versioon 6.1 ja kaksi on luvattu versioon 6.2, kolmesta Endeavor totesi että niitä ei korjata koska ne voivat Endeavorin mukaan aiheuttaa ongelmia muille sovelluksen käyttäjille, ja yhden kohtalo on vielä epäselvä. Tähän asti on sovittu, että Unicode-versioon sidottu 10 % hankintahinnasta maksetaan vasta sitten kun skandinaavisiin merkkeihin liittyvät virheet on korjattu. Nyt Endeavor edellytti että tuo 10 % maksetaan ensin ja vasta sen jälkeen voimme odottaa korjauksia. Näin sovittiin, mutta todettiin myös, että niin kauan kuin järjestelmä ei ole kokonaisuudessaan Unicodea, skandiongelmat jatkunevat edelleen. 20 % alennus tämän vuoden tukimaksuista saadaan, kuten Endeavor viime vuonna suullisesti lupasi. Voyagerin osalta on edelleen hyväksymättä myös yhteisluettelomoduuli (UC, Universal Catalogue), mutta oli sovittu, että siihen palataan kun asiat on muiden listojen osalta selvitetty. Molemmat osapuolet olivat kuitenkin todenneet jo tässä neuvottelussa, että suurin ongelma eli tuplakontrollin kehittäminen on hyvin vaikea tekninen haaste ratkaista. Follow-up -tapaamisia oli sovittu pidettäväksi tästä eteenpäin kahdesti vuodessa. Seuraava on syksyn yleiskokouksessa, johon Don Muccino tulee osallistumaan ja esittelemään Endeavorin strategiaa. ENCompassin osalta neuvottelussa ei päästy juurikaan eteenpäin. Enimmäkseen Endeavorin edustajat lupasivat toimittaa vastauksia esitettyihin kysymyksiin lähiviikkojen aikana.
Kolmantena asiana neuvottelussa keskusteltiin suomalaisten ja Endeavorin suhteesta. Ongelmana on ollut se, ettei Endeavor ole tiennyt haluammeko olla asiakkaita vai strateginen kumppani. Tästä kysymyksestä on keskusteltu jo aiemminkin muissa yhteyksissä. Endeavorin Roland Dietzin mielestä strateginen kumppanuus tarkoittaa sitä, että otetaan riskejä yhdessä sopimuksia tuijottamatta ja sitoudutaan tietyksi ajaksi, myös ostamaan Endeavorin uusia tuotteita. Tähän asti me olemme kuitenkin olleet enemmän asiakkaita. Mietittiin mistä Endeavor on saanut sellaisen käsityksen että olisimme strategisia kumppaneita, sillä siitä ei ole ainakaan konsortion tasolla keskusteltu. Ja voisiko strateginen kumppanuus koskea pelkästään kansalliskirjastoa? Keskusteltiin siitä, että kirjastojärjestelmätoimittajien tilanne on yleisestikin vaikea, sillä ILS-markkinat ovat saturoituneet. Perinteisiä kirjastojärjestelmiä ei sen vuoksi enää haluta juurikaan kehittää, vaan kehitys tapahtuu uusien tuotteiden muodossa, joille nähdään suurempi markkinapotentiaali kuin jo olemassa olevan tuotteen kehittämiselle. Kokonaisuuden hallintaa ei kirjastojen osalta helpota se, että verkkostandardien toteutus on useilla toimittajilla puutteellista. Endeavorin kanssa käydystä neuvottelusta on tulossa konsortion jäsenille sähköpostitiedote. Endeavorilta on pyydetty sovitut asiat kirjallisina. Kun ne on saatu, on aika maksaa sovitut rahasummat. Syksyn yleiskokouksessa on pohdittava sitä miten etenemme jatkossa strategisesti kirjastojärjestelmän suhteen. 5. Kaukopalveluohjelmiston hankinta Asia oli viimeksi esillä kevään 2006 yleiskokouksessa. Siellä tehtiin päätös: Lähdetään valmistelemaan kilpailutusta keskustelussa esitettyjen varaumien kera. Kilpailutukseen jätetään optio kansallisesta tasosta. Osa asioista jäi yleiskokouksessa kuitenkin vielä hiukan epämääräisiksi, joten Annu Jauhiainen halusi tuoda asian vielä ohjausryhmälle ennen kuin asiassa edetään. Annu Jauhiainen esitti, että kaukopalveluohjelmiston kilpailutus tehdään Linnea2-konsortiolle, mutta siten että muut kirjastosektorit pidetään mukana optioina. Myös vaatimusmäärittely eli RFP menisi kommentoitavaksi elimiin, joissa on kaikki sektorit edustettuina (esimerkiksi Suomen tieteellisen kirjastoseuran Kaukopalvelutyöryhmä sekä Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmän Ohjelmisto- ja standardointityöryhmä). Valmistelua varten tarvitaan työryhmä, ja esitettiin että se olisi sama kuin viimeksi (Annu Jauhiainen, Teppo Kahtola TYK, Ari Muhonen ja Juhani Räisänen OYK). Todettiin kuitenkin, että ehdotetuilta jäseniltä eikä heidän johtajiltaan ole vielä kysytty. Konsortiolla ei ole tällä hetkellä varoja, mutta kansalliskirjasto voisi lainata rahat, joita tarvitaan lähinnä kahden jäsenen kotimaassa tehtäviin kokousmatkoihin. Kilpailutus ja hankintaesitys pitäisi olla tehtynä huhtikuuhun 2007 mennessä, jolloin yleiskokous voi päättää tehdäänkö hankinta vai ei. Todettiin, että järjestelmän kustannuksista ei voi olla mitään käsitystä ennen kilpailutusta ja siksi on mahdotonta tietää miten moni kirjasto on loppujen lopuksi halukas hankkimaan järjestelmän. Tässä yhteydessä nousi esille kysymys siitä, voitaisiinko kaukopalveluohjelmistoa varten anoa opetusministeriöltä ValtIT-ohjelmaan liittyvää rakenteellisen kehittämisen rahaa. Kaisa Sinikaran tietojen mukaan rahaa on jaossa n. 15 miljoonaa euroa (josta 5 miljoonaa varattu UPJ-kustannuksiin) ja vapaamuotoiset anomukset on jätettävä elokuun loppuun mennessä. Anomuksissa tulee osoittaa vaikutukset henkilöstökustannuksiin, joita asiakastoimisella kaukopalveluohjelmistolla tietysti olisi. Päätös:
Esitys työryhmän perustamisesta hyväksyttiin. Jos kaikki ehdotetut henkilöt eivät voi osallistua työryhmään, tavoitellaan toista vastaavaa kokoonpanoa. Työryhmän tehtävänä on kilpailutuksen läpivieminen huhtikuuhun 2007 mennessä. Työryhmä pohtii myös rakennerahojen anomista. Pohdinnan tuloksesta riippuen työryhmä laatii raha-anomuksen opetusministeriöön. RFP laitetaan kommentoitavaksi kaikkien sektoreiden edustajille. Kansalliskirjasto lainaa rahat työryhmän matkakuluihin, jotka luvattiin pitää mahdollisimman pieninä. 6. AMK-kirjastot LINDAan Ammattikorkeakoulukirjastojen mukaantulo LINDAan on ollut enemmän tai vähemmän mukana keskusteluissa jo vuosia, mutta nyt asiassa on taas menty hieman eteenpäin, vaikka vieläkin se on keskeneräinen. Muutaman amk-kirjaston on määrä aloittaa pilotteina aineiston syöttäminen LINDAan syksyllä 2006 ja loput tulevat mahdollisesti mukaan porrastetulla aikataululla vuoden 2007 alusta alkaen. Annu Jauhiainen esitteli kustannuksia, joita amk-kirjastoille LINDAyhteistyöstä koituisi. Linnea2-konsortiolle maksettavia maksuja ovat UC-sovelluksen käyttömaksu, osuus UC-sovelluksen tukimaksuista sekä laitteiston (Sanni + www-edustakoneet) käyttömaksu, tukimaksu ja ylläpitomaksu. Laitteiston osalta on vaikea vielä ehdottaa mitään, koska tuleva ratkaisu on keskeneräinen (ks. pöytäkirjan kohta 7). UC-lisenssin osalta voitaisiin ottaa joko kertamaksu tai vuosimaksu. Esityksessä oli esimerkkinä kustannusten jako UC-lisenssin ja -tukimaksun osalta siten, että jakomallina oli Linnea2-konsortion nykyinen malli (htv:t, niteet ja nimekkeet), sillä kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden osalta pyritään käyttämään olemassa olevia kustannustenjakomalleja. Toisaalta nide- ja nimekemäärät ovat amk-kirjastojen osalta ongelmallisia, mikäli heidän aineistonsa eivät tule takautuvasti LINDAan, kuten tähän asti on suunniteltu. Tosin amk-kirjastot ovat esittäneet näkevänsä LINDAssa mielellään myös vanhat aineistonsa, jos niiden luettelointi on tarpeeksi laadukasta ja jos tuplakontrollin ongelma saadaan jotenkin ratkaistua. Ehdotettiin, että niteiden ja nimekkeiden sijasta jakoperusteena voitaisiin käyttää kartuntaa, mutta se riitelee yhteisten jakomallien periaatetta vastaan. Ehdotettiin myös, että pelkkä htv-luku voisi toimia helppona jakoperusteena. Pitäisi vain saada aikaan jo kauan kaivattu kaikkia kirjastoja koskeva tarkka ja yhtenäinen ohje htv-lukujen ilmoittamisesta yhteistilastoon, ennen kuin niiden perusteella voidaan jakaa kustannuksia. Amk-kirjastoilta tulee maksuja myös kansalliskirjastolle ja ne käsittävät LINDA-suunnittelijan kuluja, tietokantahuoltoa, koulutusta ja Linneatietokantojen käyttöoikeuteen liittyviä maksuja. Näistä AMKIT ja kansalliskirjasto neuvottelevat kuitenkin keskenään. Päätös: Annu Jauhiaiselle ja Ari Muhoselle annettiin valtuudet jatkaa konsortiolle tulevien maksujen jakomallin suunnittelua ja neuvotteluja amk-kirjastojen kanssa. Tarkimmin pohdittavaksi evästettiin pelkkiin htv-lukuihin pohjautuva jako. Amk-kirjastojen vastaus ehdotukseen pyritään saamaan syksyn yleiskokoukseen mennessä, jossa voidaan päättää kustannusten jaosta. 7. Laitteistoprojekti Juha Hakala esitteli konsultti Olavi Köngäksen (Netum Oy) laatiman muistion palveluvaihtoehdosta kirjastokonsortioiden laitealustan uusimisessa sekä CSC:n tekemän alustavan ehdotuksen palvelun tarjoamisesta konsortioille. Juha Hakala ja Esko Ala-Peijari olivat
valmistelleet myös hanke-esityksen ministeriölle palvelimen keskitetystä rahoituksesta (em. rakenteellisen kehittämisen rahoista, ks. pöytäkirjan kohta 5). Laitteistoprojektin ohjausryhmä on päätynyt suosittamaan sitä vaihtoehtoa, että konsortioiden tarvitsema kokonaispalvelu tilataan ilman kilpailutusta CSC:ltä. Juridista pakkoa tai käytännön tarvetta kilpailutukseen ei ole, sillä hinta joka CSC:lle nykyisin maksetaan on hyvin alhainen ja mahdollisuus päästä samaan hintatasoon kaupallisilla markkinoilla on olematon. Palvelun ostaminen eroaa nykyisestä mallista siinä, etteivät konsortiot enää omistaisi laitteita eikä konsortion tarvitse huolehtia niiden laajennuksista tai modernisoinnista, vaan palveluntarjoaja hoitaisi kaiken tämän. Ohjausryhmä on selvittänyt myös tekniikkaa ja todennut, että teknistä estettä kaikkien konsortioiden laitteistojen konsolidoinnille ei ole. Linnea2-ohjausryhmän päätöstä kaivattiin siitä, voidaanko edetä laitteistoprojektin ohjausryhmän suosittamalla palvelunhankintatiellä ja jatkaa jo CSC:n kanssa aloitettuja keskusteluja. Lisäksi tarvittiin päätös siitä, voidaanko opetusministeriölle tehdyn hanke-esityksen kanssa edetä, eli haetaanko keskitettyä rahoitusta edellä mainituista rakennerahoista. Konsortiot eivät ehdi käsitellä asiaa yleiskokouksissaan, mutta Linnea2-, AMKIT- ja FinELib-konsortioiden ohjausryhmät voivat asian käsitellä ennen kuin hanke-esitys on jätettävä elokuun lopussa. Palvelinhanke vaikuttaisi sopivan ValtIT:n rakennerahojen raamiin hyvin, sillä jos rahat keskitettyyn palvelimeen saataisiin, CSC:n alustavan ehdotuksen vuosikustannuksista poistuisi noin 200 000 euroa, joka osoittaa hyvin investoinnin kannattavuuden. Laskelmien mukaan konsortiot voisivat parhaimmillaan säästää nykytilanteeseen verrattuna noin 50 % järjestelmien ylläpitokuluissa. Muistutettiin vielä siitä, että konsortiot eivät saa rahaa vanhoista laitteista, vaan ne menevät vaihdossa Sunille ja niistä saatava hyöty ilmenee alennuksena uuden laitteen hinnassa. Todettiin, että uuden laitteen todellinen hinta on vielä hyvin pitkälle arvoitus (onnistunut kilpailutus voi pudottaa hintaa huomattavasti), mutta mitä suurempi palvelin, sitä suurempiin alennuksiin on mahdollisuus. Jos opetusministeriöltä ei saada rahaa, toteutunee CSC:n laskelmissa esitetty leasing-vaihtoehto, jolloin uuden järjestelmän tuoma säästö jää huomattavasti pienemmäksi. Keskusteltiin säästöjen kohdentumisesta ja todettiin niiden olevan suhteessa konsortioiden kokoon, eli suurin konsortio säästää eniten. Köngäksen muistiossa mainituista kokonaispalvelun riskeistä todettiin, että käytännössä uusissa palvelimissa häiriöt ovat vieläkin harvinaisempia kuin nykyisessä laiteympäristössä, jossa niitä on myös ollut hyvin vähän (koko Sanni-palvelin on kaatunut kaksi kertaa viiden vuoden aikana). Lisäksi sovellusten hallintaa helpottaa se, että sovellukset voidaan sijoittaa eri domaineihin ja virtualisointitekniikalla voidaan myös samassa domainissa erottaa eri kirjastojen tuotantoympäristöt toisistaan. Hanke-esitykseen annettiin sekä muodollisia että sisällöllisiä korjausehdotuksia ja keskusteltiin myös siitä kenen nimissä hanke-ehdotus kannattaa tehdä. Päätös: Palvelunhankintamallissa voidaan edetä laitteistoprojektin ohjausryhmän suosituksen mukaisesti. Myös hanke-esityksen kanssa voidaan edetä edellisen keskustelun pohjalta. 8. Muut asiat Ei muita asioita.
9. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraavan Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokouksen ajankohdaksi ehdotettiin torstaita 17.8.2006 klo 9-12 samassa paikassa. Annu Jauhiainen tarkistaa sopiiko ehdotus poissaolleille jäsenille. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:30. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri päivitetty 7.8.2006 NJ