UTAJÄRVEN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU KIRKKONEUVOSTO 5.12.2013 Arvoisa kirkkoneuvoston jäsen Utajärven seurakunnan kirkkoneuvoston kokous pidetään seurakuntatalon kokoushuoneessa torstaina joulukuun 12. päivänä 2012 klo 17.30. Mikäli olet estynyt saapumaan kokoukseen, ilmoita siitä minulle p. 040-5445132. Kokouksen asialista: 123. Kokouksen avaus 124. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 125. Pöytäkirjan pitäjän valinta 126. Pöytäkirjan tarkastajien valinta 127. Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen 128. Työjärjestyksen hyväksyminen 129. Talousarvion muutos vuodelle 2013 130. Talousarvio ja toimintasuunnitelma vuodelle 2014 sekä toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2015 2016 131. Rakennusavustuksen hakeminen kirkkohallitukselta seurakuntatalon korjauksiin 132. Muut mahdolliset asiat 133. Ilmoitusasiat 134. Muutoksenhaku 135. Kokouksen päätös Heikki Nissinen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, kirkkoherra
123 Kokouksen avaus Laulettiin kokouksen aluksi Kauneimmat Joululaulut-vihkoista laulu En etsi valtaa loistoa. Puheenjohtaja piti alkuhartauden, jonka jälkeen hän avasi kokouksen. 124 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 9:1-3) kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto kokoontuu myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Kirkkoneuvoston kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Samalla on kokouksesta ilmoitettava myös kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle, joilla on oikeus olla kokouksessa läsnä ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Vuosiksi 2013 2014 valitun Utajärven seurakunnan kirkkoneuvoston kokouskutsut on toimitettava kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään kahta päivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista (KN 21.2.2013: 7 ). Tämän kokouksen kokouskutsu ja asialuettelo on toimitettu neuvoston jäsenille sekä valtuuston puheenjohtajistolle 5.12.2013. Lisäksi kokouksesta on ilmoitettu Tervareitissä ja seurakunnan kotisivuilla. Kirkkolain mukaan (KL 7:4,1) kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 125 Pöytäkirjan pitäjän valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (6 ) kokouksen pöytäkirjaa pitää neuvoston tähän tehtävään valitsema sihteeri, joka voi olla seurakunnan viranhaltija. Pöytäkirjaan merkitään suoritetut äänestykset ja tehdyt päätökset sekä puheenjohtajan määräämät muut käsittelyyn liittyvät seikat. Pöytäkirjan pitäjänä kirkkoneuvoston kokouksissa toimikaudella 2013 2014 toimii Utajärven seurakunnan talouspäällikön tehtäviä hoitava tai hänen estyneenä ollessa kirkkoneuvoston erikseen nimeämä sihteeri. Tässä kokouksessa pöytäkirjan pitäjänä toimii talouspäällikkö Eeva-Kaisa Karhu. 126 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (6 ) kokouksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin ja.
127 Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen Kirkkolain 25. luvun 3 :n mukaan kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkovaltuuston, kirkkoneuvoston, seurakuntaneuvoston ja yhteisen kirkkoneuvoston pöytäkirja ja seurakuntavaalien tuloksen vahvistamista koskeva vaalilautakunnan päätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Seurakunnan muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Alistus- ja valitusviranomaisen päätös siihen liittyvineen oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään yleisesti nähtävänä samalla tavalla kuin kirkkoneuvoston pöytäkirja. Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan. Kirkkoneuvoston kokouksen tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen on yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 19.12.2013 3.1.2014. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 16.12.2013 3.1.2014. Kirkkoherranvirasto on avoinna maanantaina, tiistaina, torstaina ja perjantaina klo 9-12. 128 Työjärjestyksen hyväksyminen Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouskutsun mukaisen työjärjestyksen.
129 Talousarvion muutos vuodelle 2013 Kirkkojärjestyksen (KJ 15:6) mukaan talousarvion muutokset hyväksyy kirkkovaltuusto. Kirkkovaltuusto voi muuttaa toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita, vaihtaa määrärahan käyttötarkoitusta sekä muuttaa määrärahaa tai tuloarviota kesken talousarviovuoden. Kun talousarvioon hyväksytään määrärahojen korotuksia kesken talousarviovuoden, tulee samalla päättää myös rahoitustarpeen kattamisesta. Kattamisvelvollisuus koskee talousarvion kaikkia muutoksia. Määrärahan tai tuloarvion muutosesityksen yhteydessä on tarkistettava muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Talousarvioon 2013 on tehty muutoksia tilintarkastajan kommenttien perusteella. Kesällä 2013 suoritetun seurakuntatalon työntekijäsiiven yläpohjan korjaustyön sekä keväällä 2013 uusitun lämmönvaihtimen kustannukset on aktivoitu investoinniksi vuodelle 2013. Lisäksi investointiin kuuluvat päiväkerhotilan ilmanvaihdon muutostyöt, jotka saadaan suoritettua kuluvan vuoden loppuun mennessä. Näin kustannukset saadaan aktivoiduksi taseeseen ja poistoina tulevina vuosina. Lisäksi erilliseksi investoinniksi on muutettu kirkon ja seurakuntatalon välisen ääniyhteyden parantaminen, jonka kokonaiskustannukset olivat 6 967,95. Talousarvion muutoksessa toimintakuluja ehdotetaan lisättäväksi 18 612. Toimintakulujen lisäys koostuu henkilöstökuluista, joita on lisännyt arvioitua suuremmat sijaisuusjärjestelyt sekä toimituspalkkiot. Lisäksi henkilösivukulut ovat olleet arvioitua suuremmat. Talousarviossa 2013 on arvioitu seurakunnan saavan verotulojen täydennysavustusta 40 000. Avustusta on saatu kuitenkin 19 347, joten toiminta-avustuksia pienennetään kuluvalle vuodelle 20 000. Korkokuluiksi on arvioitu 17 000, joten korkokuluja voidaan pienentää 7 000. Satunnaisia tuottoja on syntynyt 2 500 vanhan flyygelin myynnistä. Seurakuntatalon työntekijäsiiven yläpohjan korjaustöitä, päiväkerhotilan ilmanvaihdon muutostöitä ja lämmönvaihtimen uusimista varten on avattu kirjanpitokaudelle investointi tilausnumerolla 2000323. Investoinnin kustannusarvio on 61 000. Investoinnin toteuma 12.12.2013 on 35 916,66. Seurakuntatalon korjauksista koituvat palkkakustannukset sivukuluineen tullaan siirtämään investointiin. Tuntipalkat olivat 6 719 ja palkkojen sivukulut 2 207. Lisäksi kuluina tulevat vielä Muhoksen LVI-palvelun suorittamat päiväkerhotilan muutostyöt sekä nuorisotyönohjaajan huoneen ilmastoinnin muutostyöt, joiden kustannusarvio on 13 000. Seurakuntatalon investoinnin kustannusarviossa on varauduttu mahdollisiin lisäkustannuksiin. Lisäksi investoinnit on avattu kirkon, seuratalonkunnan ja suvituulen välisen äänentoistoyhteyden parantamisen kustannuksia varten. Työ on suoritettu alkuvuodesta 2013. Seurakuntatalon osalta investoinnin tilausnumero on 2000334 ja kustannusarvio on 4 853. Investoinnin toteuma on 4 853,05. Kirkon osalta investoinnin tilausnumero on 2000333 ja kustannusarvio 2 115. Kirkon investoinnin toteuma on 2 114,90. Äänentoistoyhteyden parantamisen kokonaiskustannukset olivat 6 967,95. Kuluvalle vuodelle vahvistetun talousarvion tilikauden tulos on 68 911 alijäämäinen. Nyt vahvistettavana olevan talousarvion muutoksen kokonaisalijäämä on 100 523. Tilikauden lopussa investointien aktivointi taseeseen pienentää alijäämää investoinnin kustannusten verran. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle talousarvion muutoksen hyväksymistä vuodelle 2013. Talousarvion muutoksen menonlisäys 31 612 katetaan edellisten vuosien ylijäämällä.
130 Talousarvio ja toimintasuunnitelma vuodelle 2014 sekä toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2015 2016 Jokaista varainhoitovuotta varten on seurakunnalle kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 15:1) viimeistään edellisen vuoden joulukuussa hyväksyttävä talousarvio. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä kirkkovaltuuston on hyväksyttävä myös vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelmassa ensimmäinen vuosi. Talousarviossa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään seurakunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava niin, että edellytykset seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Kirkkoneuvosto antoi 12.9.2012 (84 ) työaloille ohjeet vuoden 2014 talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä vuosien 2015-2016 toiminta- ja taloussuunnitelman laatimisesta. Työaloja pyydettiin 15.10.2013 mennessä esittämään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet niin, että niiden toteutumista on mahdollisuus seurata ja arvioida. Kirkkoneuvoston ohjeistamana talousarvion 2014 lähtökohtana on ollut nykyisen tason säilyttäminen. Palkkoihin on huomioitu yleiskorotus. Lisäksi talousarviossa on huomioitu nousevat kaukolämmön kustannukset sekä vuodelle 2014 suunnitellut hankinnat. Suurimmat hankinnat kohdistuvat yksityisteiden parannukseen sekä seurakuntasalin keittiöön; mm. pienet pintojen uusimiset sekä kahvinkeittimen uusiminen, kustannusarvio 3 500. Seurakuntasalin äänentoistolaitteiston korjaamiseen varataan 3 000. Kirkon urkujen korjaamisen arvioidut kustannukset ovat 3 500. Lisäksi talousarviossa on varauduttu osallistumaan Utajärven kunta 150 vuotta -juhlakirjan julkaisuun 10 000 :lla. Kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston pöytäkirjojen sitomiseen on varattu 1 500. Vuosina 2011 2012 suoritettujen seurakuntatalon ja kirkon korjaus- ja muutostöihin liittyviin takuutarkastuksiin on syksylle 2014 myös varauduttu. Talousarviossa on myös varauduttu syksyllä 2014 pidettäviin seurakuntavaaleihin. Talousarvion laadintahetkellä seurakunnalle ei ole ollut tiedossa satunnaisia myyntituottoja. Lisäksi Kirkkohallituksen verotulojen täydennysavustusta ei ole odotettavissa merkittävissä määrin vuoden 2012 tilinpäätöksen ylijäämäisyyden vuoksi. Hautainhoitorahaston talousarvio on laadittu vuoden 2013 pohjalle. Esitys (tp ja pj): 1. Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2014 talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä vuosien 2015-2016 toiminta- ja taloussuunnitelman ja antaa sen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. 2. Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2014 hautainhoitorahaston talousarvion ja antaa sen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi.
131 Rakennusavustuksen hakeminen kirkkohallitukselta seurakuntatalon korjauksiin Seurakunta voi omistamansa kiinteistön korjauksen, restauroinnin, laajennuksen tai uudisrakentamisen tullessa ajankohtaiseksi hakea kirkkohallitukselta rakennusavustusta (Kirkkohallituksen yleiskirje 11/2002). Seurakunnat toimittavat hakemuksensa tuomiokapituleille, jotka kahdesti vuodessa antava tulleista hakemuksista lausunnon. Lausuntonsa mukana tuomiokapitulit toimittavat hakemukset kahdesti vuodessa kirkkohallitukselle. Hakemukset tulee toimittaa tuomiokapituliin 15.6. ja 31.12. mennessä. Tuomiokapitulit toimittavat hakemukset 15.2. ja 31.8. mennessä kirkkohallitukselle, joka puolestaan tekee päätöksensä kunkin vuoden huhtikuussa ja lokakuussa. Rakentamiskustannuksiksi lasketaan nk. rakennuttajan kulut, rakennusteknisten töiden, lämpö-, vesi-, ilmanvaihto-, sähkö- ja säätölaitetöiden, ulkoalueiden töiden ja kiinteän sisustuksen kustannukset sekä rakennuttajan erillishankinnat. Kirkko- tai kappelisalin sisustus kalusteineen ja sisustuksen osaksi muodostuvat taidehankinnat sisältyvät rakentamiskustannuksiin. Keittiön kiinteät laitteet ja arkiston hyllyt sisältyvät rakentamiskustannuksiin. Rakentamiskustannuksiin eivät sisälly irtokalusteet yleensä, verhot, astiat tai keittiön irtolaitteet. Avustushakemuksen voi tehdä seurakunnan kirkkoneuvosto. Avustuksen hakeminen tai myöntäminen ei velvoita seurakuntaa rakentamaan. Päätöksen rakentamisesta ja siten avustuksen käyttämisestä tekee yleensä seurakunnan kirkkovaltuusto. Rakennusavustus on nostettavissa myöntövuonna ja sitä seuraavan kolmen vuoden aikana. Utajärven seurakuntatalon työntekijäsiiven yläpohjan rakenteissa havaittiin talvella 2012 2013 kosteusvaurio, joka aiheutti hajuhaittoja. Osa työntekijöistä oirehti mm. päänsäryillä ja tukkoisuudella. Vaurioalueelta otettiin mikrobinäyte kevättalvella 2013 ja näyte tutkittiin Työterveyslaitoksen laboratoriossa. Tulosten perusteella sekä työntekijöiden turvallisuuteen ja terveyteen vedoten käynnistettiin välittömästi keväällä 2013 yläpohjan korjaustyöt sekä ilmanvaihdon parantaminen. Korjaustyöt saatettiin loppuun syksyllä 2013 ja ne tehtiin rakennusinsinööritoimisto Rimako Oy:n ohjauksessa. Myös työntekijäsiiven ilmanvaihtokanavat puhdistettiin ja desinfioitiin. Lisäksi päiväkerhotilan huonoon ilmanlaatuun päätettiin hakea parannusta tehostamalla tilan ilmanvaihtoa. Päiväkerhotilan osalta ilmanvaihdon parantamisen korjaustyöt päättyvät vuoden 2013 loppuun mennessä. Myös seurakuntatalon kaukolämmönvaihtimen uusiminen tuli ajankohtaiseksi talvella 2013 entisen lämmönvaihtimen käydessä vanhaksi ja toiminnaltaan epävarmaksi. Seurakunta pystyi aloittamaan kaikki edellä mainitut korjaustyöt omarahoitteisesti vuoden 2012 ylijäämäisen tilinpäätöksen sekä keväällä 2013 saatujen metsätalouden tuottojen turvin. Esitys (tp): Utajärven seurakunta hakee kirkkohallitukselta rakennusavustusta Utajärven seurakuntatalon työntekijäsiiven yläpohjan korjauskuluihin sekä ilmanvaihdon parantamisen ja kaukolämmönvaihtimen uusimisen kustannuksiin vuodelta 2013. Avustushakemus lähetään Oulun hiippakunnan tuomiokapitulille 31.12.2013 mennessä lausunnon antamista varten.
132 Muut mahdolliset asiat Seuraava kirkkoneuvoston kokous päätettiin pitää torstaina 6.2.2014 klo 17.30. 133 Ilmoitusasiat Tiistaina 19.12.2013 on seurakuntatalolla yhteinen palaveri työntekijöille ja luottamushenkilöille klo 17.00, jonka jälkeen jouluruokailu klo 18.00. Kirkkovaltuuston kokous on samana iltana klo 19.00 Tiedotettiin adventin ja joulun ajan tapahtumista. 134 Muutoksenhaku Päätettiin antaa muutoksenhakuohjeet. LIITE I. 135 Kokouksen päätös Laulettiin kokouksen lopuksi joululaulu Maa on niin kaunis. Puheenjohtaja päätti kokouksen 19.57.