1 HANKEOPAS HANKEHAKIJOILLE
2 LUKIJALLE... 3 1. HANKEIDEASTA HANKKEEKSI... 4 2. RAHOITUKSEN HAKEMINEN JA RAHOITUSPÄÄTÖS... 5 2.1 RAHOITUSHAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN... 5 2.2 RAHOITUSHAKEMUKSEN KÄSITTELYVAIHEET... 5 2.3 TOIMEENPANOPÄÄTÖS... 6 3. JATKOAJAN JA RAHOITUKSEN HAKEMINEN... 6 4. MUUTOKSET HANKESUUNNITELMASSA, RAHOITUSSUUNNITELMASSA JA KUSTANNUSARVIOSSA... 7 5. YLEISTÄ HANKEHALLINNOINNISTA... 7 5.1 KENELLÄ ON HANKKEESSA VASTUU?... 7 5.2 PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ... 7 5.3 HANKEHENKILÖSTÖ... 8 5.4 OHJAUSRYHMÄ... 8 5.5 HANKEASIAKIRJOJEN SÄILYTYS... 8 6. DE MINIMIS-SÄÄNTÖ (NS. VÄHÄMERKITYKSISEN TUEN SÄÄNTÖ)... 9 7. KILPAILUTTAMINEN HANKKEISSA... 9 8. MAKSATUS... 11 8.1 HANKEKIRJANPITO... 11 8.2 MAKSATUKSEN HAKEMINEN... 11 8.3 TILINTARKASTAJAN LAUSUNTO... 12 8.4 LOPPUMAKSATUS... 12 9. HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET... 13 9.1 HENKILÖSTÖKUSTANNUKSET ELI PALKKA- JA SIVUKULUT... 13 9.2 OSTOPALVELUT... 14 9.3 MATKAKUSTANNUKSET... 14 9.4 KONE- JA LAITEHANKINNAT... 15 9.5 POISTOT... 15 9.6 VUOKRAKUSTANNUKSET (TILA- JA LAITEVUOKRAT)... 15 9.7 TOIMISTOKULUT... 16 9.8 MUUT KUSTANNUKSET (KUSTANNUKSET, JOITA EI KIRJATA MUILLE KUSTANNUSLAJEILLE)... 17 9.9 LUONTOISSUORITUKSET... 17 9.10 TULOT... 18 9.11 ALV... 18 10. EI-HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET... 19 11. HANKKEIDEN PYSYVYYS... 19 12. TIEDOTTAMINEN... 20 13. SEURANTA JA RAPORTOINTI... 20 14. TARKASTUSTOIMINTA... 21 15. TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TAKAISINPERINTÄ... 21 16. RIKOSOIKEUDELLISET SEURAAMUKSET... 21 17. NOUDATETTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ JA MUU OHJEISTUS HANKKEISSA... 23
3 LUKIJALLE Tämä hankeopas on tarkoitettu Pohjanmaan liiton rahoittamille EU:n rakennerahastohankkeille sekä maakunnan kehittämisrahahankkeille ohjelmakaudella 2007 2013. Hankeoppaan tarkoituksena on auttaa hankehakijoita ymmärtämään hankeprosessikokonaisuus ja sitä ohjaava lainsäädäntö ja ohjeistus. Hankeoppaan perustana toimii EY:n lainsäädäntö, kansallinen lainsäädäntö ja viranomaisohjeistus. Hankeopas on yleinen hakijaa opastava opas ja näin ollen hankehakijoiden tuleekin noudattaa aina ensisijaisesti voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaisten ohjeistuksia ja hankkeen toimeenpanopäätöksen ohjeistusta. Hankeopas onkin nimensä mukaisesti vain opas, ei sitovaa ohjeistusta sisältävä. Hankeopasta päivitetään sitä mukaa kuin lainsäädäntö ja ohjeistukset muuttuvat. Huomaattehan tämän vuoksi seurata päivityksiämme. Päivitetty versio löytyy Pohjanmaan liiton internet-sivuilta osoitteesta www.obotnia.fi ja kohdasta hankerahoitus. Pohjanmaan liiton hankerahoitus-sivustolta löydätte lisäksi paljon tietoa EU- ja kansallisesta hankerahoituksesta. Menestystä hanketyöhön toivottaen Pohjanmaan liiton hankehenkilöstö
4 1. Hankeideasta hankkeeksi Onko sinulla uusi hankeidea, johon haluaisit hakea tukea EU-ohjelmista tai kansallisista ohjelmista? Voit edetä seuraavien askeleiden mukaisesti hankerahoituksen hakemiseksi: Kerää ympärillesi ryhmä ihmisiä, joita idea kiinnostaa ja jotka ovat halukkaita kehittämään ideaa eteenpäin. Ota mukaan myös ihmisiä, joita kehittäminen koskee. Varmista, että ideallasi on oman organisaatiosi ja tarvittavien yhteistyökumppaneiden tuki. Kun olet löytänyt kumppanit toteuttamaan ideasi, ota yhteyttä rahoittajaan keskustellaksesi hankkeesta. Saadaksesi rahoitusta EU-ohjelmista tai kansallisista ohjelmista, tarvitset myös muita rahoittajia, yksityisiä tai julkisia. Useimmilta rahoittajilta saat myös asiantuntija-apua hankkeen käynnistämiseen. Tutustu huolella Pohjanmaan maakuntaohjelmaan, EU- ja kansallisiin ohjelmiin ja niiden toimintalinjojen tavoitteisiin sekä rahoituksen hakuaikoihin ja muihin ehtoihin. Jos hankkeesi vastaa Pohjanmaan maakuntaohjelman kehittämistavoitteita, EU- ja kansallisten ohjelmien tavoitteita ja alueellisia painotuksia, laadi hankesuunnitelma, jossa kerrotaan hankkeen tavoite, odotettavissa olevat konkreettiset tulokset, kohderyhmä, toiminta-alue, hankkeen käytännön toimenpiteet, yhteistyökumppanit ja työnjako sekä kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma. Pohjanmaan liiton hankehenkilökunnalta saat tarvittaessa lisätietoja Pohjanmaan liiton eri rahoitusmahdollisuuksista sekä neuvoja ja ohjeita hakuprosessiin: Hankevalmistelu: Niklas Ulfvens kehittämis- ja elinkeinopäällikkö, puhelin: (06) 320 6543, matkapuhelin: 044 320 6563 Stefan Rannanpää erikoissuunnittelija, puhelin: (06) 320 6534, matkapuhelin: 040 721 9732 Karita Beijar hankesihteeri, puhelin: (06) 320 6531 Marja-Riitta Vest suunnittelupäällikkö, puhelin (06) 320 6529, matkapuhelin: 044 320 6551 Botnia-Atlantica-ohjelma: Hans Beijar ohjelmajohtaja, puhelin (06) 320 6545, matkapuhelin: 050 595 7408 Jerker Johnson kehittämissuunnittelija, puhelin: (06) 320 6564, matkapuhelin: 044 320 6565 Maksatusasiat: Siv Lundberg talousassistentti, puhelin (06) 320 6547 Johanna Leppänen hankesihteeri, puhelin: (06) 320 6553 Henkilökunnan sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@obotnia.fi Postiosoite: Pohjanmaan liitto, PL 174, 65101 VAASA Käyntiosoite: Hietasaarenkatu 6, 65101 VAASA
5 2. Rahoituksen hakeminen ja rahoituspäätös 2.1 Rahoitushakemuksen täyttäminen Hakulomakkeita eri ohjelmien rahoituksen hakemista varten löydät Pohjanmaan liiton internet-sivuilta www.obotnia.fi kohdasta Hankerahoitus. Sieltä löytyvät myös ohjeet eri ohjelmien rahoituksen hakuprosessista. Keskustele hankeideastasi Pohjanmaan liiton hankehenkilöstön kanssa ennen kuin lähetät rahoitushakemuslomakkeen Pohjanmaan liittoon. Rahoitusta haettaessa on hyvä huomioida muutama asia: Lue ohjeet huolellisesti ennen kuin alat täyttämään rahoitushakemusta. Täytä kaikki rahoitushakemuksen kohdat huolellisesti ja selkeästi. Muista liittää mukaan kaikki vaadittavat liitteet (mm. kaupparekisteriote, verovelkatodistus). Ilman vaadittavia liitteitä hakemusta ei voida valitettavasti hyväksyä. Liittämällä kaikki liitteet heti mukaan, nopeutat hakemuksesi käsittelyä. Pohjanmaan liitosta ollaan yhteydessä hakijaan, jos tarvittavia liitteitä puuttuu. Mieti tarkkaan hankkeen kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma. Varmista kunnallisen, muun julkisen tai yksityisen rahoituksen saanti ja toimita sopimukset rahoitushakemuksen liitteenä. Muista allekirjoittaa hakemus. Rahoitushakemuksen allekirjoittajalla tulee olla hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeus. Liitä todistus nimenkirjoitusoikeudesta mukaan. Muista päivätä hakemus. Huomioi rahoitushakemuksen käsittelyaika, joka on vähintään kolme kuukautta. Valmistaudu myös siihen, että hankkeesi ei välttämättä saa rahoitusta. EAKR-rahoitusta haettaessa (EI MKR ja Interreg) rahoitushakemus täytetään ja toimitetaan sähköisesti EURA2007-järjestelmän kautta (www.eura2007.fi). Rahoitushakemus tulee lisäksi toimittaa allekirjoitettuna liitteineen postitse Pohjanmaan liittoon. Hakija tilaa www.eura2007.fi -sivuston kautta tunnukset järjestelmään. Tunnukset toimitetaan automaattisesti annettuun sähköpostiosoitteeseen muutaman minuutin kuluessa. Tunnuksien avulla hakija voi kirjautua eura2007-järjestelmään täyttämään rahoitushakemusta. Ennen rahoitushakemuksen lähettämistä sähköisesti ota yhteyttä Pohjanmaan liiton hankehenkilöstöön. 2.2 Rahoitushakemuksen käsittelyvaiheet 1. Rahoitushakemus liitteineen toimitetaan Pohjanmaan liittoon. 2. Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö käsittelee rahoitushakemuksen ja joko puoltaa tai ei puolla hankkeen rahoittamista. 3. Maakunnan yhteistyöryhmä ottaa hankkeen käsiteltäväkseen, kun: - hankkeelle haettu julkinen rahoitus (EU, valtio, kunta, muu julkinen) hankkeen koko toteutusaikana on vähintään 150 000, - hanke liittyy laajaan hankekokonaisuuteen, johon haetaan rahoitusta usealta viranomaiselta, - muulloinkin, mikäli ohjelmien toteutusta linjatakseen rahoittajataho, yhteistyöryhmän sihteeristön puheenjohtaja tai joku yhteistyöryhmän puheenjohtajista sitä esittää. 4. Maakuntahallitus tekee päätöksen hankkeen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. 5. Pohjanmaan liiton toimeenpanopäätös (rahoituspäätös) toimitetaan hakijalle.
6 Hakijan on hyvä huomioida, että kustannusten hyväksyttävyys alkaa aikaisintaan hakemuksen saapumisesta viranomaiselle. 2.3 Toimeenpanopäätös Toimeenpanopäätös toimitetaan hakijalle noin kuukauden kuluessa maakuntahallituksen tehtyä päätöksen. Voit kuitenkin kysyä maakuntahallituksen päätöstä Pohjanmaan liitolta maakuntahallituksen kokousta seuraavana päivänä. Kun saat toimeenpanopäätöksen, huomioi erityisesti seuraavat asiat: - Ota välittömästi yhteys toimeenpanopäätöksessä mainittuun Pohjanmaan liiton yhdyshenkilöön. - Ilmoita Pohjanmaan liiton tekemästä rahoituspäätöksestä hankkeen muille osapuolille. - Hanke tulee aloittaa neljän kuukauden kuluessa avustuksen myöntämisestä. Mikäli hanke ei käynnisty, tulee siitä ilmoittaa perusteluineen välittömästi Pohjanmaan liitolle. - Perusta hankkeelle ohjausryhmä, jossa on oltava vähintään rahoittavien tahojen edustajat. Kutsu ohjausryhmä koolle heti hankkeen toimintaa aloitettaessa. - Lue toimeenpanopäätös sivu sivulta erittäin huolellisesti. Toimeenpanopäätös sisältää tärkeää tietoa mm. hankkeen hyväksytystä toteutusajasta, myönnetyn avustuksen enimmäissuuruudesta ja avustuksen tukiprosentista, hankkeen kustannusarviosta ja rahoitussuunnitelmasta, hyväksyttävistä kustannuksista ja noudatettavasta lainsäädännöstä. - Jos huomaat toimeenpanopäätöksessä virheitä/puutteita, ota heti yhteyttä hankkeen yhdyshenkilöön. - Maakuntahallituksen päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa maakuntahallituksen päätöksen tiedoksisaannista. Maakuntahallituksen päätöksen liitteenä toimitetaan oikaisuvaatimusohjeet. 3. Jatkoajan ja rahoituksen hakeminen Jatkoaika (lisäajan hakeminen hankkeen toiminnalle) Hanke voi hakea jatkoaikaa toiminnalleen, mikäli hanke ei toteudu sille asetetussa määräajassa. (Hankkeelle hyväksytty toteutusaika näkyy toimeenpanopäätöksessä). Jatkoaikaa tulee anoa ennen hankkeen toteutusajan päättymistä. Jatkoajan anomisesta tulee toimittaa Pohjanmaan liitolle kirjallinen vapaamuotoinen hakemus, jossa selvitetään jatkoajan anomisen perusteet. Hankkeen lopputoimenpiteiden aiheuttamien kustannusten tukikelpoisuuden varmistamiseksi hankkeen toteutusaika kannattaa hankehakemuksessa esittää jatkuvaksi 1 2 kuukautta sen jälkeen kun hankkeen varsinaiset toimenpiteet on suoritettu. Hankkeen hyväksytyn toteutusajan jälkeen syntyvät kustannukset eivät ole tukikelpoisia, vaikka ne liittyisivätkin hankkeen toteuttamiseen tai lopputoimenpiteisiin. Tarkempi ohjeistus löytyy hankkeen toimeenpanopäätöksestä, jota tulee noudattaa. Jatkorahoitus (hankkeelle varatun rahoituksen hakeminen vuosittain) Jatkorahoitusta tulee hakea viimeistään toimeenpanopäätöksen lähestyessä loppuaan. Rahoituspäätös tehdään yleensä jaksotettuna noin (kalenteri)vuodeksi kerrallaan, vaikka hankesuunnitelma useimmiten ulottuukin ajallisesti usealle vuodelle. Toimeenpanopäätöksestä hakija näkee mille ajalle hankkeelle on myönnetty rahoitusta. Esimerkiksi jos toimeenpanopäätöksessä on myönnetty rahoitusta ajalle 1.1.2008 31.12.2008, jatkorahoitusta tulee hakea viimeistään 31.12.2008. Jatkorahoitushakemusta, joka saapuu 1.1.2009 tai sen jälkeen, ei voida enää hyväksyä.
7 4. Muutokset hankesuunnitelmassa, rahoitussuunnitelmassa ja kustannusarviossa Jos hanketta tai sen osaa ei voida toteuttaa toimeenpanopäätöksen, kustannusarvion, rahoitussuunnitelman ja hankesuunnitelman mukaisesti, tulee tuensaajan tehdä välittömästi ilmoitus tuen myöntäneelle viranomaiselle. Muutosanomus tulee tehdä rahoitushakemuslomakkeella, johon liitetään lyhyt kirjallinen selvitys haetuista muutoksista ja perustelut haetuille muutoksille. Tuensaajan on ilmoitettava hakemuksessa muutoksesta aiheutuvat toiminnalliset ja kustannusvaikutukset sekä annettava oikeat ja riittävät tiedot muista seikoista, joita tuen myöntäjä tarvitsee hakemuksen päätöksentekoon. Jos rahoitussuunnitelmaan tai kustannusarvioon on tullut tai on tulossa muutoksia, tulee hakijan ottaa heti yhteyttä hankkeen yhdyshenkilöön. Yhdyshenkilö osaa tarkemmin neuvoa, mitä toimenpiteitä asiassa tarvitaan. Muutosta voi hakea ainoastaan päätökseen, joka on sillä hetkellä voimassa/sovellettavana. Asia on hyvä tarkistaa hankkeen yhdyshenkilöltä ennen muutoshakemuksen toimittamista. Muutospäätöksiä ei voida tehdä hankkeen päättymisen jälkeen, jos hakija ei ole toimittanut muutoshakemusta viranomaiselle hankkeen toteutusaikana. Rahoitussuunnitelmaan tulee hakea muutosta, jos: rahoitusosuudet, esim. kunnallinen rahoitus, muu julkinen rahoitus, yksityinen rahoitus tai luontoissuoritukset eivät toteudukaan toimeenpanopäätöksen mukaan, hanke on saanut muuta kuin toimeenpanopäätöksen rahoitussuunnitelmassa mainittua ylimääräistä rahoitusta tai tuloa (tällöin kyseinen rahoitusosuus voidaan vähentää tukikelpoisista kustannuksista ja samalla se vähentää maksettavan avustuksen määrää), osa hankkeen vastinrahoituksesta jää toteutumatta (pienentää siten EU-rahoituksen ja Suomen valtion rahoituksen osuutta samassa suhteessa koskee rajat ylittävän yhteistyön hankkeita). Kustannusarvioon tulee hakea muutosta, jos: tiedetään, että kustannuslaji ei toteudu toimenpanopäätöksen mukaan, esim. palkkakustannuksia tulee olemaan enemmän kuin on suunniteltu ja ostoja vastaavasti vähemmän. 5. Yleistä hankehallinnoinnista 5.1 Kenellä on hankkeessa vastuu? Hakijataho on aina lopullinen vastuunkantaja hankkeen tuloksista ja taloudesta. Hakija on vastuussa myös mahdollisten hankkeen toteuttamiseen osallistuvien osatoteuttajien toiminnasta (myös alihankkijoiden). Tarvittava hankehenkilöstö on työ- tai virkasuhteessa hakijatahoon ja heidän tulee olla tietoisia omasta vastuustaan hankkeessa ja hankeorganisaation hallinnolle. Hakijatahon tulee myös huolehtia hankkeen tarvittavasta maksuvalmiudesta, jotta hankkeen toimenpiteet voidaan suorittaa tarkoituksenmukaisesti. Hankkeen viralliset paperit voi allekirjoittaa vain henkilö, jolla on hakijatahon nimenkirjoitusoikeus. 5.2 Projektipäällikkö Jokaisella hankkeella tulee olla projektipäällikkö/vastuuhenkilö, jonka tehtävät on hyvä määritellä selkeästi myös kirjallisesti. Projektipäällikkö: tuntee hanketyöskentelyn periaatteet, hallitsee talousasiat, huolehtii suunniteltujen toimintojen toteutumisesta sekä työnjaon ja muun organisoinnin tapahtumisesta tarkoituksenmukaisella tavalla.
8 5.3 Hankehenkilöstö Hankkeessa voi projektipäällikön lisäksi työskennellä muutakin hankehenkilöstöä, joiden työtehtävistä on hyvä tehdä kirjallinen sopimus. Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien tulee pitää työstään tuntikirjanpitoa, josta ilmenee tuntihinta, päivämäärä, tehdyt tunnit ja työtehtävät. Tuntikirjanpidossa tulee olla sekä työntekijän että työntekijän esimiehen/projektipäällikön allekirjoitukset. Jos hankkeen hyväksi tehtävä työ käsittää vain osan henkilön työpanoksesta, palkkamenojen tukikelpoisiksi hyväksymisen edellytyksenä on, että työstä on pidetty työaikakirjanpitoa, josta ilmenee hankkeelle tehty työ ja henkilön hankkeen toteuttamisaikana tekemän muun työn määrä. Esimerkiksi mikäli henkilö työskentelee samanaikaisesti useamman hankkeen palveluksessa, tulee tuntikirjanpidossa päiväkohtaisesti selvittää, montako tuntia töitä on kullekin hankkeelle tehty ja lisäksi tulee ilmoittaa henkilön muun työn määrä (organisaation normaalin toiminnan puitteissa tehty työ). 5.4 Ohjausryhmä Hankkeelle on perustettava ohjausryhmä, jossa on vähintään oltava rahoittavien tahojen edustajat. Hakijatahon velvollisuutena on kutsua ohjausryhmä koolle heti hankkeen toimintaa aloitettaessa. Ohjausryhmän kokoonpanoa voi tarvittaessa myöhemmin muuttaa. Ohjausryhmän tulee kokoontua vähintään kaksi kertaa vuodessa ja kokouskutsuun tulee liittää asialista ja aineisto, joka kokouksessa aiotaan käsitellä. Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata hankkeen toteutusta ja varmistaa, että hanke etenee hankesuunnitelman mukaisesti. Ohjausryhmässä on käsiteltävä myös hankkeen toteuttamista, sisältöä ja rahoitusta koskevat muutostarpeet ennen kuin niitä koskeva hakemus toimitetaan tukea myöntäneelle viranomaiselle. Ohjausryhmällä ei ole juridista päätösvaltaa. Hakijataho toimii hankkeen varsinaisena juridisena sopimus- ja tilivastuutahona eikä voi siirtää vastuutaan ohjausryhmälle hankkeen toteuttamisesta tai tuen käytöstä. Ohjausryhmä toimii tärkeänä yhteistyöfoorumina. 5.5 Hankeasiakirjojen säilytys Hankkeen toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto sekä kaikki kulujen, tulojen ja toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, alkuperäiset tositteet ja kilpailutusasiakirjat, tiedot toiminnasta sekä ohjausryhmän pöytäkirjat tulee säilyttää siten, että ne ovat tarkastajien käytettävissä ainakin vuoden 2020 loppuun saakka ja vähintään kolme vuotta Euroopan komission hyväksymän toimenpideohjelman loppumaksun maksamisesta. Mikäli Suomen lainsäädännössä säädetään pidemmästä ajasta, sitä tulee noudattaa. Jos tuki on myönnetty deminimis-ehtoisena, tuensaajan tulee noudattaa edellä mainittujen määräaikojen lisäksi 10 vuoden säilytysaikaa tuen myöntämispäivästä. Tuensaajan on ilmoitettava hankkeen päättyessä rahoittajalle alkuperäisten asiakirjojen säilytyspaikka. Ilmoitus on tehtävä myös hankkeen toteutusaikana, mikäli säilytyspaikka on eri kuin tuensaajan ilmoittama toimipaikka (komission asetus 1828/2006 liite III, kohta B.24).
9 6. De minimis-sääntö (ns. vähämerkityksisen tuen sääntö) Myönnettäessä julkista tukea (maakunnan kehittämisrahaa, tukea EU:n rakennerahastoista tai EU-tuen valtion vastinrahoitusta) yritykselle tai siihen rinnastettavalle hankkeen toteuttamista varten sovelletaan ns. vähämerkityksisen tuen sääntöä eli de minimis-sääntöä. De minimis-säännön mukaisesti myönnetyn tuen kokonaismäärä voi olla enintään 200 000 euroa kuluvan verovuoden ja kahden edeltävän verovuoden aikana. Ajanjakso lasketaan siitä alkaen, kun tuensaajalle ensimmäisen kerran myönnetään de minimis-tukea. Määrään lasketaan kaikki tuensaajalle tällaisena tukena myönnetyt julkiset tuet riippumatta tuen muodosta tai kohteesta. Myös tuensaajalle eri hankkeisiin myönnetyt tuet lasketaan yhteen. Tuensaajalla on velvollisuus ilmoittaa jo hakemusvaiheessa viranomaiselle aiemmin saadut julkiset tuet. Tuensaaja vastaa myös siitä, että eri tahojen (esim. ministeriöt, ministeriön alaiset viranomaiset, Tekes, Finnvera Oyj, kunnat ja maakuntien liitot) maksamien de minimistukien yhteismäärä ei ylitä 200 000 euroa. 7. Kilpailuttaminen hankkeissa Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintoja (tavarat, asiantuntijapalvelut ja muut palvelut) tehtäessä tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007), siten kuin laissa ja sen nojalla annetuissa asetuksissa ja ohjeissa säädetään. Kansallisissa hankinnoissa yli 15 000 euron tavaroiden ja palveluiden hankinnat tulee kilpailuttaa edellä mainitun lain ja asetuksen mukaisesti. Hakija on velvollinen ilmoittamaan yli 15 000 euron hankinnasta sähköisessä ilmoitusportaalissa (HILMA) www.hankintailmoitukset.fi. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Myös kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat eli pienhankinnat on kilpailutettava ja pyydettävä hankintahintojen kohtuullisuuden arvioimiseksi tarpeellinen määrä tarjouksia. Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja (alle 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa). Pienhankinnat eivät kuulu hankintalainpiiriin ja näin ollen pienhankinnoista ei ole ilmoitusvelvollisuutta HILMA:ssa. Pienhankintoja tehtäessä tulee huomioida hyvän hallintotavan vaatimus, joka takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Jos hankinnan suuruus on vähäinen, voidaan tyytyä vertailemaan hintoja ja sen nojalla käyttää suoraa hankintamenettelyä. Vähäisenä voidaan pitää hankintaa, jonka arvo alittaa ilman arvonlisäveroa 500 euroa.
10 Jos hankinta on vähäistä suurempi (yli 500 euroa), tulee menettelyn perustua kirjallisiin tarjouspyyntöihin, joita tulee olla riittävä määrä (vähintään kolme tarjousta). Yli 7000 euron suuruisissa hankinnoissa tulee sekä tarjous- että valintamenettelyn olla kirjallinen. Hankkeiden pienhankinnoissa tulee noudattaa seuraavia raja-arvoja ja ohjeistusta: 1) Jos pienhankinnan arvo on alle 500, riittää, että varmistetaan kustannusten kohtuullisuus (puhelintiedustelu, sähköpostikysely jne.) 2) Jos pienhankinnan arvo on 500 6 999, pyydetään tarjoukset 3 5 toimittajalta sähköpostilla tai kirjeitse luotettavuuden varmistamiseksi. Hintavertailuissa voidaan käyttää myös esimerkiksi verkkokauppojen päivähintoja. Hankinta voidaan ratkaista ja dokumentoida esimerkiksi tarjousasiakirjoihin tai erilliseen muistioon tai harkinnan mukaan tehdä virallinen päätös. Ratkaisuun tai tehtyyn päätökseen liitetään hankintamenettely, perustelut, hinta ja päätös. Ratkaisu tai päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille. 3) Jos pienhankinnan arvo on 7 000 14 999, hankinta kilpailutetaan. Tarjoukset pyydetään kirjallisena 3 5 toimittajalta. Mainitaan valintakriteerit. Hankinnasta tehdään virallinen päätös, josta käy ilmi hankintamenettely, perustelut, hinta ja päätös. Ratkaisu tai päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille. Dokumentointi hankintojen kilpailuttamisessa on erittäin tärkeää. Myös jälkikäteen tulee pystyä perustelemaan, miksi johonkin ratkaisuun on päädytty. Myös suorahankintaa käytettäessä tulee dokumentoida perusteet suorahankinnalle. Hankinta-asiakirjat tulee säilyttää (tarjouspyynnöt, tarjousvastaukset, hankintapäätös jne.). Maksatushakemusten yhteyteen tulee myös liittää hankintoja koskevat kilpailuttamisasiakirjat. Jos hanke ei ole kilpailuttanut hankintoja voi rahoittaja: - jättää osan hankinnan hinnasta korvaamatta, - jättää hankinnan kokonaan korvaamatta, - keskeyttää maksatuksen.
11 8. Maksatus 8.1 Hankekirjanpito Hankkeella tulee olla erillinen kirjanpito ja kirjanpitoa on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti. Erillistä kirjanpitovelvollisuutta ei ole, jos hankkeen kulut ja tulot voidaan esittää hankkeen toteuttajan ja rahoituksen saajan kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan tai omilla tileillä niin, että hankkeen tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen on ilman vaikeuksia mahdollista. Hankkeen toteuttamiseen liittyvät alkuperäiset tositteet on säilytettävä niin, että niiden tarkastaminen on vaikeuksitta mahdollista (tositteita voidaan säilyttää myös sähköisissä järjestelmissä). Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää vuoden 2020 loppuun asti tai pidempään, jos Suomen lainsäädännössä niin säädetään. 8.2 Maksatuksen hakeminen Maksatusta voidaan hakea Pohjanmaan liitolta 2 4 kertaa vuodessa. Maksatusta haetaan erillisellä maksatushakemuksella. Maksatushakemukseen tulee liittää seuraavat asiakirjat: 1. Oikeaksi todistettu kirjanpidon ote pääkirjasta tai muusta vastaavasta, josta hankkeen kaikki viennit (tulot ja menot) voidaan todeta. Lisäksi maksatustarkastajat voivat tarpeen vaatiessa pyytää teiltä kopioita meno- tai tulotositteista. 2. Pääkirjanavain eli kustannuserittely, Liite C. (lomake saatavissa www.obotnia.fi, valitse ensin Pohjanmaan liitto, sitten Hankerahoitus) 3. Väliraportti (lyhyt, vapaamuotoinen selvitys hankkeen etenemisestä maksatusta koskevalta kaudelta). EAKR-hankkeet: Lisäksi EURA2007-järjestelmän kautta toimitetaan vuosittain laajempi väliraportti hankkeen etenemisestä siinä yhteydessä, kun vuoden jälkimmäisen puoliskon indikaattoriseurantatiedot raportoidaan. 4. Osa-aikaisten työntekijöiden tuntikirjanpito, josta ilmenee päivämäärät, hankkeelle tehdyt tunnit, työtehtävät sekä hankkeelle jyvitettävä palkka sivukuluineen. Tuntikirjanpidossa tulee olla sekä työntekijän että esimiehen allekirjoitukset. Mikäli henkilö työskentelee samanaikaisesti useamman hankkeen palveluksessa tai organisaation palveluksessa, tulee tuntikirjanpidossa lisäksi päiväkohtaisesti ilmoittaa muun työn tuntimäärä. (Kokonaistyöajan seuranta-lomake saatavissa www.obotnia.fi, valitse ensin Pohjanmaan liitto, sitten Hankerahoitus) 5. Hankehenkilöstön työsopimukset tai vastaava muu selvitys, josta käy ilmi palkan suuruus. Tämä tieto tarvitaan, jotta maksetun palkan oikeellisuus voidaan todeta maksatushakemuksia käsiteltäessä. 6. Kilpailuttamisasiakirjat. 7. Selvitys matkakustannuksista (kuka on matkustanut, milloin, mistä mihin, matkan tarkoitus ja matkakustannukset eriteltynä) 8. Selvitys luontoissuorituksista, jos kustannusarvioon on hyväksytty luontoissuorituksia, Liite B. (lomake saatavissa www.obotnia.fi, valitse ensin Pohjanmaan liitto, sitten Hankerahoitus) 9. Laskentaperusteet yleiskustannuksille (vuokrat, kopiointi, taloushallinto jne.) HUOMIO: Osa-aikaisen henkilöstön kohdalla yleiskustannukset jyvitetään hankkeeseen osaaikaisen henkilön tekemien työtuntien suhteessa. 10. Selvitys hankeasiakirjojen säilytyspaikasta hankeaikana ja hankkeen päättymisen jälkeen. 11. Kopiot lehtimainoksista/ilmoituksista ja muista hankkeessa tuotetuista materiaaleista (lehdet, oppaat jne.). 12. Osallistujalistat seminaareista tai muista vastaavista tilaisuuksista, jos hanke on järjestänyt tilaisuuksia hankkeen puitteissa. 13. Todistus maksatushakemuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeudesta. 14. Loppuraportti hankkeen viimeiseen maksatushakemukseen.
12 EAKR-hankkeet:Loppuraportti täytetään sähköisesti EURA2007-järjestelmässä, jossa on loppuraporttia varten valmis malli. 15. Tilintarkastajan lausunto loppumaksatuksen yhteydessä. (Enää ei vaadita tilintarkastajan lausuntoa vuosittain vuoden viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä). Jotta maksatushakemus voidaan käsitellä, tulee hakijan toimittaa kaikki vaadittavat liitteet. Maksatuksia haettaessa on hyvä seurata hankkeen kustannuksia ja päätöksen mukaista kustannusarviota, jotta hankkeen talous pysyisi suunnitelmien mukaisena. 8.3 Tilintarkastajan lausunto Tilintarkastajan lausunto tulee toimittaa vähintään loppumaksatuksen yhteydessä. Tilintarkastajan lausunnosta tulee ilmetä ainakin seuraavat asiat: - Tarkastettavan hankkeen nimi ja hakemusnumero. - Tarkastustapa. - Hankkeen toteutuneet kustannukset ja tulot koko hankeajalle. - Ovatko maksatushakemuksessa esitetyt menot hankkeen menoja, onko ne maksettu ja kirjattu kirjanpitoon. - Perustuuko rahoituksesta tehty erittely kirjanpitoon. - Miten ALV on hankkeessa käsitelty. - Onko hankkeessa noudatettu toimeenpanopäätöksen ehtoja. - Päiväys ja tilintarkastajan allekirjoitus. Tilintarkastuskustannukset ovat tukikelpoisia, vaikka tilintarkastus suoritettaisiin hankkeen toteuttamisajan päättymisen jälkeen. Maksatushakemukseen tulee tällöin liittää tilintarkastajan lasku ja todiste siitä, että lasku on maksettu. 8.4 Loppumaksatus Hankkeen viimeinen maksatushakemus on oltava rahoittajaviranomaisella 4 kuukauden kuluessa hankkeelle vahvistetun toteutusajan päättymisestä. Myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Loppumaksatukseen tulee liittää samat liitteet kuin normaaliinkin maksatushakemukseen ja lisäksi loppuraportti. Tilintarkastajan lausunto tulee liittää vähintään hankkeen loppumaksatukseen. Lausunnosta tulee käydä ilmi koko hankeajan menot ja tulot. Loppumaksatuksen yhteydessä hakija täyttää Liite A:han kaikki hankeaikana saadut rahoitusosuudet ja tulot. Myös rahoitusosuudet, joita ei ole loppumaksatusta anottaessa maksettu, tulee ilmoittaa Pohjanmaan liittoon Liite A:n yhteydessä. Loppumaksatukseen liitetään loppuraportti, josta käy ilmi ainakin seuraavat asiat: - Hankkeen tausta - Kuvaus hankkeen tavoitteista ja keskeisistä toiminnoista - Hankkeen henkilöstö, organisaatio ja keskeiset yhteistyötahot - Selvitys toteutuneesta rahoituksesta ja kustannuksista - Hankkeen tulokset ja vaikuttavuus - Hankkeen hyödyntäminen jatkossa - Hankkeesta tiedottaminen Loppumaksatuksen yhteydessä hakijan on hyvä huomioida se, että rahoittaja hyväksyy kustannuksia vain toimeenpanopäätöksen mukaisen kustannusarvion verran. Jos kustannukset ylittyvät, jäävät ne hakijan katettavaksi. Esimerkki kustannusten ylittämisestä:
13 Päätöksen mukainen kustannusarvio on 120 000 euroa. Hanke on hakenut maksatukseen kustannuksia aikaisemmin yhteensä 85 000 euroa. Nyt hakija hakee maksatukseen 56 000 euroa. Rahoittaja voi hyväksyä kustannuksia vain jäljellä olevan kustannusarvion verran ja laskea siitä rahoitusosuutensa. Eli rahoittaja hyväksyy 35 000 euroa ja laskee tästä summasta rahoitusosuutensa hankkeelle. Loput 21 000 euroa kustannuksista jää hankkeen katettavaksi. 9. Hyväksyttävät kustannukset Kustannukset ovat tukikelpoisia, jos ne ovat aiheutuneet rahoittavan ohjelman ja toimeenpanopäätöksen mukaisen hankkeen toteuttamisesta toimeenpanopäätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana ja ovat tosiasiallisesti tuensaajan maksamia. Kustannusten tulee olla tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi ja määrältään kohtuullisia. Jokaisen kustannuksen kohdalla tulee pystyä perustelemaan, miksi kustannus kuuluu hankkeelle. Tuensaajan maksamat kustannukset on osoitettava maksukuittien tai todistusarvoltaan vastaavien kirjanpitotositteiden avulla. Kaikkien kustannusten tulee olla syntyneitä hankkeen toteutusaikana. Tuensaajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneet kustannukset eivät ole hankkeen tukikelpoisia kustannuksia (katso tarkemmin luku 9.). Tavanomaisena toimintana ei kuitenkaan pidetä erillisenä hankkeena toteutettavaa tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa. Jos tuensaaja eli hakija on saanut tai on oikeutettu saamaan hankkeesta aiheutuneeseen kustannukseen korvausta muualta, kustannus ei ole tukikelpoinen (esimerkiksi Kansaneläkelaitokselta saadut korvaukset ja tapaturmavakuutuskorvaukset sekä palkkamenojen sivukuluihin liittyvät KELA-palautukset). Hankkeelle myönnettyä avustusta voidaan käyttää kustannusarvion mukaisiin hyväksyttäviin kustannuksiin valtioneuvoston asetuksen N:1079/2007 (rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta) mukaisesti. Hakijan on hyvä huomioida, että kustannusten hyväksyttävyys alkaa aikaisintaan hakemuksen saapumisesta viranomaiselle. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat välittömät kustannukset, eli sellaiset hankkeesta johtuvat menot, jotka voidaan suoraan kohdistaa hankkeelle: - henkilöstökustannukset eli palkka- ja sivukulut - hakemuksessa esitetyt ostopalvelut ja asiantuntijoiden hankintamenot - matkakustannukset - hakemuksessa esitetyt, kehittämistoiminnan kannalta välttämättömien koneiden ja laitteiden hankintamenot (tietokoneet, puhelimet jne.) - muut vastaavat hankkeesta suoraan aiheutuneet kustannukset. 9.1 Henkilöstökustannukset eli palkka- ja sivukulut Hankkeen toteuttamisesta aiheutuvat hankehenkilöstön palkkakustannukset sivukuluineen ovat hyväksyttäviä kustannuksia todellisten kulujen mukaan. Henkilösivukuluihin saa sisältyä vain lakisääteisiä palkkasivukuluja (sosiaaliturvamaksu, työeläkemaksu, tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus, kokoaikaisen henkilön lomapalkka- ja rahavaraus, osa-aikaisesti työskentelevän lomapalkka- ja rahavaraus hankkeelle tehdyn työajan suhteessa). Palkat ja sivukulut koostuvat projektipäällikön, hankehenkilöstön ja hallinnoijan muun henkilökunnan tekemistä työn todellisista kustannuksista. Osa-aikaisena työskentelevän henkilöstön on pidettävä tuntikirjanpitoa hankkeelle tehdystä työstä ja vain hankkeelle tehty työ on hyväksyttävä kustannus. Tukikelpoisuuden
14 hyväksymisen ehtona on siis, että työstä on pidetty työaikakirjanpitoa, josta ilmenee hankkeelle tehty työ ja henkilön hankkeen toteuttamisaikana tekemän muun työn kokonaismäärä. Tuntikirjanpidossa tulee olla sekä työntekijän että esimiehen allekirjoitukset. Ylityö voi olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräykseen. Tukikelpoisuutta arvioitaessa rahoittaja perustaa päätöksensä ylityömääräyksen asianmukaisuuteen ja perusteellisuuteen. 9.2 Ostopalvelut Ostopalveluilla tarkoitetaan palveluja, jotka hanke ostaa ulkopuoliselta taholta. Ostopalvelut tulee aina kilpailuttaa julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) säätämällä tavalla tai pienhankinnoista annetun ohjeistuksen mukaisesti (ks. luku 7. kilpailuttamisesta). Ostopalveluja ovat esimerkiksi: - asiantuntijapalveluiden hankinta - ulkopuoliselta ostettu suunnittelutyö (markkinointi, esitteiden tekeminen jne.) - tilintarkastajan lausunnot - hallinto/kirjanpitopalveluiden hankkiminen ulkopuoliselta taholta Ostopalveluissa hankkeen vastuutaho voi siis teettää hankkeeseen liittyviä töitä hankkeen ulkopuolisella taholla. Hanke vastaa tällöin palveluntuottajan työstä, jota koskevat myös samat säännöt kuin varsinaista EU- ja kansallista hanketta. Ostopalvelut eivät ole tukikelpoisia eli hyväksyttäviä kustannuksia, jos palvelun kustannukset eivät tuota hankkeelle vastaavaa lisäarvoa. Tukikelpoisia kustannuksia eivät ole myöskään sopimukset konsulttien kanssa, joissa korvaus on määritelty prosenttiosuutena hankkeen kokonaiskustannuksista. 9.3 Matkakustannukset Matkakustannukset korvataan pääsääntöisesti valtion/kunnan matkustusohjesäännön mukaisesti halvimman käytettävissä olevan kulkuneuvon mukaan. Matkakuluista hyväksytään vain hankkeen toteuttamiselle välttämättömimmät matkakustannukset. Matkakustannusten tulee olla kohtuullisia. Matkakuluja ovat esimerkiksi: - kilometrikorvaukset - juna-, bussi-, laiva- ja lentoliput - pysäköintimaksut - päivärahat - majoituskustannukset Matkoista tulee pitää yllä matkapäiväkirjaa, josta selviää matkan päivämäärä, matkakohde ja matkan pituus, matkan tarkoitus ja kuka on matkustanut. Matkaselvitys tulee allekirjoittaa sekä matkustaneen että hänen esimiehensä toimesta. Mikäli hankkeeseen sisältyy ulkomaille suuntautuvia matkoja, on ne hyväksytettävä rahoittajalla ja esitettävä hankesuunnitelmassa hyvin perusteluin sekä toimitettava matkaraportti maksatushakemuksen liitteenä. Jos hankeaikana matkasuunnitelmiin tulee muutoksia/lisäyksiä, tulee asia käsitellä ensin ohjausryhmässä ja olla aina yhteydessä myös rahoittajaan ja neuvotella hyväksyttävistä matkoista.
15 9.4 Kone- ja laitehankinnat Kustannuksiltaan ja hankkeen toteuttamisen kannalta merkittävät hankinnat tulee merkitä jo hankesuunnitelmaan. Kone- ja laitehankintojen osuus alueellisen kehittämistuen hankkeessa saa olla enintään puolet hankkeen hyväksyttävistä kokonaismenoista. Hankinnat tulee aina kilpailuttaa tai osoittaa muutoin kustannusten kohtuullisuus (ks. luku 7. kilpailuttamisesta). Kone- ja laitehankintoja ovat esimerkiksi: - atk-laitteet - muut toimistokoneet ja -kalusteet - kevyet rakennelmat, kuten näyttely- ja messurakenteet Kone- ja laitehankinnoissa hyväksytään hankkeen kustannuksiksi joko hankintahinta tai vuotuinen poisto. Mikäli koneiden ja laitteiden käyttöikä on hankkeen toteutusaikaa pidempi, ostamisen sijasta suositellaan niiden vuokraamista. Käytettyjä koneita ja laitteita voidaan hankkia seuraavin edellytyksin: - myyjä todistaa koneiden ja laitteiden alkuperän ja vahvistaa, ettei niiden hankintaan ole saatu aikaisemmin julkista tukea, - käytettyjen koneiden ja laitteiden hankintahinta ei saa ylittää koneen tai laitteen käypää arvoa, - käytettynä hankitun koneen tai laitteen tulee olla teknisiltä ominaisuuksiltaan ja käyttöiältään riittävä hankkeen tarpeisiin. Avustuksen kohteena hankittua omaisuutta tai käyttöoikeutta ei saa luovuttaa ilman avustuksen myöntäjän suostumusta ennen kuin on kulunut viisi vuotta avustuksen maksamisesta (laskeminen alkaa viimeisestä maksatuserästä). Rahoittajan kanssa tulee sopia etukäteen hankinnoista ja siitä kenen omistukseen koneet ja laitteet jäävät hankkeen päättymisen jälkeen. 9.5 Poistot Vaihtoehtoinen tapa on hankkia koneet ja laitteet, mutta niiden hankintahinnan sijaan kohdistaa niistä tehdyt poistot hankkeen menoiksi. Poistot hankkeen toteutusaikana ovat tukikelpoisia, jos poistojen kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea. Poistot tulee laskea voimassa olevien kansallisten kirjanpito- ym. säädösten mukaan (poistosuunnitelma). Jos hankkeen kesto on poistoaikaa lyhyempi, hyväksytään poisto vain hankkeen toteutusajalta. Poistot merkitään kustannusarviossa kohtaan muut kustannukset, ei kone- ja laitehankintoihin. 9.6 Vuokrakustannukset (tila- ja laitevuokrat) Toimitilojen, koneiden ja laitteiden vuokraus- ja leasingkustannukset. Vuokrakustannusten kohdistumisesta hankkeelle tulee olla selkeät laskentaperusteet. Kulujen kirjaamisessa ei saa käyttää prosenttiosuuksia tai kertoimia. Rahoitushakemukseen tai ensimmäiseen maksatushakemukseen tulee liittää laskelma kustannuksista, jolla osoitetaan käytetty laskentaperuste kustannuksen kohdistumisesta hankkeelle. Esimerkki 1. vuokran laskentaperuste hankkeelle:
16 Hankkeelle vuokratun huoneen pinta-ala x vuokra neliömetriä kohden Jos hankehenkilöstö työskentelee monessa hankkeessa samaan aikaan, tulee kustannukset esim. vuokrista kohdentaa kullekin hankkeelle tehtyjen työtuntien mukaan. Tuntiseurannan perusteella tehdään jako vuokran kohdistumisesta kullekin hankkeelle kuukauden aikana: Esimerkki 2. vuokran määräytyminen ja osa-aikaisen henkilön työpanos/kuukausi: Työtilan vuokra on 500 /kk. Hankkeeseen palkattu henkilö työskentelee myös toisessa hankkeessa ja käyttää samaa työhuonetta. Henkilön kokonaistyöaika on 160 tuntia/kk ja hän työskentelee 50 %:sesti (eli 80 tuntia/hanke) kummassakin hankkeessa. Vuokra on tällöin hanketta kohden 500 /160x80 = 250 /hanke, jos henkilö tekee hanketta kohden töitä 50 %:sesti. Jos henkilö tekeekin huhtikuussa toiselle hankkeelle (hanke1) töitä vain 40 tuntia ja toiselle hankkeelle (hanke 2.) vastaavasti 120 tuntia, vuokra määräytyy nyt siten, että kokonaisvuokrasta kohdennetaan 40 tuntia eli 25 %:a (125 ) hankkeelle 1. ja 120 tuntia eli 75 %:a (375 ) hankkeelle 2. Vuokra siis kohdennetaan hankkeille tehdyn työpanoksen/työtuntien perusteella. 9.7 Toimistokulut Toimistokuluja ovat esimerkiksi: - kopiointikulut - postitus - puhelinkulut - siivous - sähkö - valaistus - vesi - tilojen lämmitys Toimistokulujen kohdistumisesta hankkeelle tulee olla selkeät laskentaperusteet. Kulujen kirjaamisessa ei saa käyttää prosenttiosuuksia tai kertoimia. Rahoitushakemukseen tai ensimmäiseen maksatushakemukseen tulee liittää laskelma kuluista, jolla osoitetaan hankkeen todelliset, maksetut kulut ja käytetty laskentaperuste kulujen kohdistumisesta hankkeelle. Esimerkki 3. kopiokulujen kohdistaminen hankkeelle: Jos hankkeessa käytetään yhteistä kopiokonetta muiden hankkeiden kanssa tai organisaation omaa kopiokonetta, tulee kopiokulut kohdentaa hankkeelle todellisten kulujen perusteella. Hyvä vaihtoehto on käyttää kopiokoneessa laskuria, jolloin saadaan hankkeen kopiointikulut todellisina, suoraan hankkeelle kuuluvina menoina.
17 9.8 Muut kustannukset (kustannukset, joita ei kirjata muille kustannuslajeille) Hankesuunnitelmaan tulee eritellä muiden kulujen sisältö. Muita kustannuksia ovat muun muassa: - ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kulut - poistot (ks. kohta 9.5 poistoista) - tarjoilukulut - lehti-ilmoitukset - yleishallinnollinen työ - henkilöstöhallintoon liittyvät toimenpiteet - taloushallintoon liittyvä työ - tietohallintoon liittyvä tuki - Työterveydenhuolto Ohjausryhmän kuluista hyväksytään jäsenten ja asiantuntijoiden kotimaan matkakulut ja kokouspalkkiot sekä kokouksen järjestämisestä aiheutuvat kohtuulliset kulut. Kokouspalkkiota ei hyväksytä virkamiehille. Ulkomaan matkakustannukset ovat hyväksyttäviä vain erityistapauksissa. Asiasta tulee saada rahoittajaviranomaisen päätös ja hyväksyntä etukäteen ennen matkaa. Kokouksen yhteydessä tarjottavat kohtuulliset tarjoilut ovat hankkeen hyväksyttäviä kustannuksia. 9.9 Luontoissuoritukset Hankkeen omarahoitusosuudesta osa voi muodostua tuensaajalle hanketta varten vastikkeetta tehdystä työstä tai tuensaajalle hanketta varten vastikkeetta luovutetuista tuotantopanoksista (luontoissuoritus). Luontoissuoritusten osuus voi olla enintään puolet hankkeen omarahoitusosuudesta. Toisen puolen omarahoituksesta tulee siis koostua rahasta. Kuntien ja kuntayhtymien osalta luontoissuoritus voidaan hyväksyä vain erityisestä syystä. Valtion viranomaisten osalta luontoissuoritusten käyttö ei voi tulla kyseeseen (mm. yliopistot). Luontoissuoritukset on hyväksytettävä rahoituspäätöksessä ja niitä saa käyttää päätöksen yhteydessä hyväksytyn laskelman mukaisesti. Hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliset luontoissuoritukset voidaan toimeenpanopäätöksessä hyväksyä hankkeen tukikelpoisiksi kustannuksiksi, jos niiden yhteys hankkeen menoihin ja rahoitukseen on selvitetty luotettavalla tavalla ennen tuen myöntämistä. Luontoissuoritusten tulee olla perusteltuja hankkeen sisällön tai hankkeelle asetettujen tavoitteiden kannalta. Maksatushakemusten yhteydessä on esitettävä luontoissuorituksena laskettavasta työstä ja muiden hyödykkeiden luovutuksesta pidetty kirjanpito. Selvityksestä tulee ilmetä vapaaehtoistyöntekijöiden työn laatu, tekijän nimi ja ammatti, tehdyn työn ajankohta ja kesto tunteina. Muistakaa myös allekirjoitukset vapaaehtoistyöntekijältä ja työn hyväksyjältä. Luontoissuorituksen arvona otetaan huomioon enintään luontoissuorituksen luovuttajalle luontoissuorituksesta aiheutuneet kustannukset tai vastaavasta työstä maksettava palkka tai hankkeelle vastikkeetta luovutetun tuotantohyödykkeen markkinahinta. Luontoissuorituksen rahallinen arvo ja laskentaperusteet vahvistetaan toimeenpanopäätöksessä. Ammattityön arvo otetaan huomioon luovuttajalle aiheutuneiden kustannusten tai vastaavasta työstä maksettavan palkan mukaisesti. Talkootyössä taas työn arvo voidaan laskea suoritetun työn ja siihen tarvittavan ammattitaidon perusteella.
18 Muista tuotantopanoksista (erilaisista käyttöomaisuusesineistä, maa-alueista ja kiinteistöistä) on luovutetusta määrästä ja kustannuksesta esitettävä kirjallinen todiste. Tarvittaessa on luontoissuorituksen määrästä esitettävä puolueeton arvio. Yleisesti talkootyön arvona voidaan pitää esimerkiksi seuraavia hintoja: - alle 18 v. henkilöt (14 17 v.) 5,50 /h - tavallinen talkootyö 8,50 /h - ammattityö 13,50 /h - asiantuntijatyö, traktori yms. 25,00 /h - kaivinkone yms. 34,00 /h Luontoissuoritukseksi ei voida katsoa hankkeen suunnittelua, kokouksiin osallistumista tai ohjausryhmätyöskentelystä aiheutuvia kustannuksia. 9.10 Tulot Hankkeen hyväksyttävistä kustannuksista tulee vähentää hankkeeseen hyväksyttynä toteutusaikana kohdistuvat tai liittyvät tulot: - myynnistä - vuokrauksesta - palveluista - maksuista - tai muusta vastaavista saadut tulot. Rahoitushakemuksen yhteydessä tulee esittää arvio tuloista ja lisäksi jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä tulee ilmoittaa hankkeen saamat tulot. Tulojen tulee käydä ilmi hankekirjanpidosta. Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen saama rahoitus, josta se on antanut vastiketta, esimerkiksi mainostilaa. Jos hanke viiden vuoden aikana hankkeen päättymisestä saa tuloja hankeaikana tuotettujen tavaroiden tai palveluiden myynnistä tai muista vastaavista tulonlähteistä, on näistä tuloista saatava rahoitusosuus vähennettävä hankkeen tukikelpoisista menoista. Jos hankkeen yhteydessä tukirahoilla tuotettuja tuotteita jää yli hankkeen päätyttyä, tuotteiden myyntihinta muodostuu vain hankkeen jälkeen syntyvistä todellisista kustannuksista kuten varastointi- ja markkinointikustannuksista. 9.11 ALV Arvonlisävero on hanketoiminnassa hyväksyttävä kustannus, jos tuen saaja esittää rahoittajalle verottajalta saadun tai muun hyväksyttävän selvityksen siitä, että hänellä ei ole oikeutta vähentää arvonlisäveroa omassa verotuksessaan ja arvonlisävero jää hakijalle lopulliseksi kustannukseksi. Vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi missään muodossa olla tukikelpoinen meno edes silloin, kun edunsaaja tai loppukäyttäjä ei sitä tosiasiallisesti vähennä. Myös kuntien ja valtion toiminta voi kuulua arvonlisäveron piiriin. Asia on tällöin selvitettävä valtionkonttorilta tai verohallinnolta, jotta arvonlisävero osataan huomioida oikein hankkeen kustannusarviossa.
19 10. Ei-hyväksyttävät kustannukset Ei-hyväksyttäviä kustannuksia ovat mm. - ennen hakemuksen jättämistä tai hankkeen päättymisajan jälkeen syntyneet menot (poikkeuksena tilintarkastajan lausunto viimeiseen maksatukseen) - edustuskulut (esim. liikelahjat, jäsenmaksut, lahjoitukset, sponsorointi jne.) - palautettava ALV - kilpailuttamaton laitehankinta tai ostopalvelu - yleiskustannukset, jotka eivät kuulu suoraan hankkeelle - arvioidut menot - laskennalliset varaukset (poikkeuksena lainmukainen lomapalkkavaraus) - korkokulut - tilitapahtumista perittävät palvelumaksut - valuutanvaihtopalkkiot - kurssitappiot - muut puhtaasti rahoitukseen liittyvät kulut - sakot - muut taloudelliset seuraamukset - viivästyskorot - oikeudenkäyntikulut Lista ei ole tyhjentävä. Rahoittajaan on aina hyvä ottaa yhteyttä, jos on epäselvyyttä jonkin kustannuksen hyväksyttävyydestä hankkeen kustannukseksi. 11. Hankkeiden pysyvyys Jos hankkeessa toteutettuun toimintaan kohdistuu viiden vuoden kuluessa hankkeen päättymisestä sellaisia huomattavia muutoksia, jotka johtuvat infrastruktuurin omistussuhteissa tapahtuneista muutoksista tai tuotantotoiminnan lopettamisesta, ja jotka vaikuttavat toimen luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin tai hyödyttävät aiheettomasti jotakin yritystä tai julkista yhteisöä, maksettu tuki voidaan periä takaisin. Tuensaaja on velvollinen ilmoittamaan avustuspäätöksen mukaista päättymispäivää seuraavana viitenä vuotena hankkeen hyväksyttyyn sisältöön tai toteuttamisedellytyksiin kohdistuvista edellä mainituista huomattavista muutoksista tuen myöntäneelle viranomaiselle. Hankkeiden toiminnan pysyvyydestä säädetään valtioneuvoston asetuksen 9 :ssä (1079/2007) sekä tarkemmin Yleisasetuksen 57 artiklassa. (Neuvoston asetus 1083/2006). Säännös kohdistuu sekä yksityisiin että yhteisöihin. Säännöstä sovelletaan hankkeeseen, jonka tavoitteena on saada aikaan esimerkiksi uusi toimintamalli, jota on tarkoitus hyödyntää tuensaajan toiminnassa. Jos tuensaajan toiminta päättyy ennen kuin viisi vuotta on kulunut hankkeen päättymisestä, myönnetty avustus on perittävä takaisin. Säännöstä sovelletaan siis hankkeisiin, joissa on omaan toimintaan soveltuva palvelu kehitetty hankkeen puitteissa. Hankkeeseen, jossa on tarkoituksena tehdä haluttua asiaa koskeva selvitys ja arviointi ja jonka tuloksena syntyy asiaa koskeva julkaisu, ei sääntöä sovelleta. Julkaisu on tarkoitettu yleiseen jakeluun eikä sitä hyödynnetä hankkeen toteuttajan toiminnassa. Kun julkaisu on valmistunut ja se on saatettu yleiseen tietoon, ei sillä ole enää kytkentää toteuttajan toimintaan. Pysyvyyssääntö ei siis sovellu tähän. Jos tuensaaja tekeekin selvitystyön yksinomaan oman toiminnan kehittämiseksi ja on näin ollen oman toiminnan kehittämishanke, tullaan pysyvyyssääntöä soveltamaan.
20 12. Tiedottaminen Hankkeen toteutuksessa tulee noudattaa Euroopan komission asetuksessa (EY) N:o 1828/2006 annettuja määräyksiä tiedotus- ja julkisuustoimenpiteistä. Hankkeen vastuulla on tiedottaa hankkeelle myönnetystä EU-tuesta. Hankkeesta tiedotettaessa on aina mainittava EU:n osallistuminen, jos on kyse Euroopan Unionin osarahoittamasta hankkeesta. EU-tukea saaneen hankkeen viestinnässä on huolehdittava, että EU:n osallistuminen hankkeen rahoitukseen mainitaan aina tiedotettaessa tai annettaessa muutoin julkisuuteen tietoja hankkeesta. Myös tuen myöntäjä tulee mainita. Hankkeeseen osallistuville on kerrottava EU:n osallistumisesta. Huomiota tulee kiinnittää myös siihen, että kaikki hankkeeseen osallistuvat henkilöt tai yhteisöt ovat tietoisia EU:n osallistumisesta hankkeen rahoitukseen. EU-lippu ja teksti EU:n osallisuudesta tulee laittaa näkyville hanketta koskevaan sähköiseen ja kirjalliseen materiaaliin. Myös Vipuvoimaa EU:lta - tunnuksen käyttö on pakollista kaikessa tuotetussa sähköisessä ja kirjallisessa viestintämateriaalissa. Graafisten tunnusten käyttö tulee huomioida kaikessa hankkeessa julkaistavassa materiaalissa, kuten esimerkiksi av-aineistossa, internet-sivuilla ja muussa sähköisessä viestinnässä, tiedotus-, markkinointi- ja mainosmateriaaleissa, julkaisuissa, raporteissa, tutkimuksissa, koulutus- ja seminaarimateriaaleissa, lehti-ilmoituksissa ym. aineistossa. Aineistoon tulee laittaa esille EU-lippu, teksti Euroopan unioni sekä Euroopan aluekehitysrahasto. Suositeltavaa on laittaa näkyville myös tuen myöntäjän graafinen tunnus. Internet sivuilta http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/fi/04_viranomaisille/index.jsp löytyvät sähköiset versiot graafisista tunnuksista. Tiedotusaineisto tulee arkistoida muun hankemateriaalin yhteyteen jotta em. velvoitteiden täyttyminen voidaan myöhemmin todentaa. Näiden tiedotusohjeiden noudattaminen on ao. toimiin liittyvien kustannusten tukikelpoisuuden ehto. Julkisen tuen kokonaismäärältä yli 500 000 euron hankkeita koskevat erityismääräykset: Aineellisia investointeja sisältävissä hankkeissa tulee laittaa esille pysyvä tietokyltti EU:n osallisuudesta. Kohteen läheisyyteen tulee laittaa näkyvälle paikalle tietokyltti, joka jaetaan kaikille ao. hankkeiden toteuttajille rahoituspäätöksen mukana. Tietokyltti tulee laittaa esille viimeistään kuuden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä ja pitää esillä pysyvästi. Rakennus ja infrastruktuurihankkeissa tulee pystyttää hankkeen aikainen mainostaulu EU:n ja kansallisen rahoittajan osallistumisesta hankkeeseen. Mainostaulun toteutus on tuensaajan vastuulla. Mainostaulu korvataan työn valmistuttua pysyvällä tietokyltillä, ks. yllä. 13. Seuranta ja raportointi Hankesuunnitelman toteutumista on seurattava sekä varmistettava toiminnan laatu ja tuloksellisuus. Hankkeen seurantaa, raportointia ja valvontaa varten on kerättävä ja säilytettävä riittävät tiedot. Mikäli hankkeen kustannusarvioon ja rahoitussuunnitelmaan kohtaan erikseen raportoitavat kustannukset on sisällytetty kuluja, näistä on kerättävä ja säilytettävä tiedot siten, että ne voidaan myöhemmin tarvittaessa todentaa. Rahoittajaviranomaiselle on toimitettava hankkeen seurantatiedot viimeistään 31.8. (ajalta 1.1. 30.6.) ja 31.1. (ajalta 1.7. 31.12.) ja hankkeen toimintaa ja tuloksia kuvaava väliraportti puolivuosittain seurantatietojen yhteydessä. Väliraporttiin tulee sisältyä katsaus hankesuunnitelman toteutumistilanteesta (toiminta, kustannukset ja rahoitus). Loppuraportti on toimitettava heti hankkeen toteutusajan päätyttyä ja viimeistään hankkeen viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä.
21 Loppuraportista tulee käydä ilmi toiminnan tulokset ja tavoitteiden toteutuminen sekä hankkeesta saadut kokemukset. Loppuraportin liitteenä on oltava yhteenveto seurantatiedoista sekä toteutuneista kustannuksista ja rahoituksesta. Loppuraportin toimittaminen on hankkeen toteuttajalle maksettavan viimeisen rahoituserän maksamisen ehtona. 14. Tarkastustoiminta Euroopan komissiolla ja tilintarkastustuomioistuimella, valtiontalouden tarkastusviranomaisella, hallinto- ja todentamisviranomaisella ja tarkastusviranomaisella sekä ministeriöllä hallinnonalallaan tai niiden valtuuttamalla tarkastajalla on oikeus valvoa hankkeen toteuttamista ja tarkastaa tuensaajan tilinpitoa. Osana hankkeen toteuttamisen seurantaa rahoittajaviranomaisen edustajilla on oikeus suorittaa tuensaajan luona tarkastuskäyntejä, joilla varmistutaan tuotteiden ja palveluiden toimittamisesta ja aiheutuneiden menojen tosiasiallisuudesta sekä yhdenmukaisuudesta EY:n ja kansallisten julkisia hankintoja, valtiontukia ja menojen tukikelpoisuutta koskevien säädösten ja ohjeiden kanssa. Tarkastuskäynnistä laaditaan hallintoviranomaisen ohjeiden mukainen muistio, joka toimitetaan tiedoksi tuensaajalle. Tuensaaja on velvollinen avustamaan tarkastajia ja varmennuskäynnin suorittajia ja luovuttamaan näiden käyttöön ilman aiheetonta viivytystä korvauksetta kaikki tarvittavat asiakirjat ja tallenteet sekä tarkastajien pyynnöstä annettava myös muut tiedot, jotka ovat tarpeen tarkastuksen asianmukaiseksi suorittamiseksi. Velvollisuus ulottuu myös mahdollisten alihankkijoiden osallistumiseen hankkeeseen. 15. Tuen maksamisen lopettaminen ja takaisinperintä Tuen maksaminen voidaan määrätä lopetettavaksi, jos tuensaaja ei täytä niitä edellytyksiä ja ehtoja, jotka rahoitusta myönnettäessä ja Euroopan aluekehitysrahaston osarahoittamien toimien toteuttamista koskevissa EY:n ja kansallisissa säädöksissä sekä hallinto- ja todentamisviranomaisen antamissa ohjeissa ja määräyksissä on asetettu. Jos myöhemmin todetaan, että toimea ei ole toteutettu hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, tai todetaan muutoin olevan olemassa edellytykset tuen ehdottomaan tai harkinnanvaraiseen takaisinperintään, tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen korkoineen kutakin hallinnonalaa koskevien takaisinperintäsäännösten mukaisesti. Mikäli hallinnonalan erityissäännöksiä ei ole eikä EY:n lainsäädännöstä muuta johdu, sovelletaan valtionavustuslain (688/2001) 5 luvun määräyksiä. 16. Rikosoikeudelliset seuraamukset Tukeen kohdistuvaan avustuspetokseen ja tuen väärinkäyttöön sovelletaan rikoslain 29 luvun 5-8 :n ja 36-luvun 1-3 :n säännöksiä: 5 Avustuspetos Joka 29 luku rikoksista julkista taloutta vastaan 1) antaa avustuksesta päättävälle väärän tiedon seikasta, joka on omiaan olennaisesti vaikuttamaan avustuksen saantiin, määrään tai ehtoihin, tai salaa sellaisen seikan tai