22.2.1993 TOIMINTAKERTOMUS 1992 J..\nvk\TOIMKERT.92B YLEISTÄ Kunnallishallinnon tietotekniikkamarkkinoihin lama tuli kaksi vuotta yksityistä sektoria myöhemmin eli oikeastaan vasta vuonna 1992. 1980-luvulla Suomen kunnallishallinnon tietotekniikkamenot olivat vakaalla 20 %:n kasvu-uralla. Vuosikymmen vaihtui ennen kuin lama ehti vaikuttaa niihin. Vielä vuonna 1991 kasvua oli yli 10 %, mutta viime vuonna tapahtui reaalinen pudotus. Sekä kunnat että tietojärjestelmätoimittajat saavat totutella pieniin, investoinneissa jopa negatiivisiin kasvulukuihin vielä pitkään. Ostajapuolella ei olla vielä tilanteessa jossa tietotekniikkainvestoinnit laajasti ymmärrettynä kuuluisivat ns. strategisiin investointeihin vaan ne ovat leikkauksen kohteena niin kuin kaikki muukin toiminta. Usko lähiverkkoihin on kuntasektorilla suuri. Tähän liittyy myös sähköpostin ja muiden yhteistyöohjelmistojen merkityksen oivaltaminen, mikä on tapahtunut laajemmassa mitassa aivan viime vuosina. Yhteiskäyttöiset tietokannat ja tiedon jakaminen verkon välityksellä koko 'työryhmälle' ovat verkottumisen seuraavat haasteet. Työtapojen muutokset mahdollistuvat laajemmassa mitassa lähiverkkokäyttäjien lisääntyessä. Toimistojärjestelmissä vuoden 1992 suurimpia voittajia yleismaailmallisesti olivat graafisen käyttöliittymän (Windows-pohjaiset) sovellukset. Myös kunnallishallinnossa niitä otettiin lukumääräisesti sangen runsaasti käyttöön. Siirtymistä hidastaa kuitenkin tarpeeksi tehokkaiden laitteiden puute sekä se tosiasia, että kuntasektorilla on käytössä vielä pitkään varsin mittavassa määrin päätekäyttöisiä ratkaisuja. Graafisella käyttöliittymällä varustettuja toiminnallisia järjestelmiä ei kunnallishallinnossa muutamaa poikkeusta lukuunottamatta ole vielä käytössä. Tässä suhteessa muutos on kuitenkin tulossa. KATKOn yhteistyökumppaneita ovat edelleen kuntasektorin ulkopuolella ministeriöt ja keskusvirastot sekä mm. tietosuojavaltuutettu, JUHTA, Tieke, Telmo ja järjestelmätoimittajat. KATKOn hoitamien tehtävien jatkumoa uudessa kuntaliitossa pohdittiin vuoden aikana organisaation kaikilla tasoilla. KATKOn itsenäinen toiminta lakkaa vuoden 1993 loppussa. Yleisesti todettiin, että uudessa kuntaliitossa vastaavat tehtävät kuuluvat tietohuollon toimialaan ja siellä lähinnä ulkoisen tietotekniikan yksikön sekä kunkin toiminnallisen vastuualueyksikön tietotekniikkaa sivuavan yksikön tehtäviin. KATKOn hankkeiden painopistettä siirrettiin edelleen ohjelmistoprojekteista avoimuuspolitiikan ja standardoinnin edistämiseen, selvityksiin ja muuhun yhteistyötahojen kanssa tehtyyn yhteistoimintaan. Hankkeita oli niukentuneisiin resursseihin nähden käynnissä edelleen suurehko määrä. Vaikuttavana näkökulmana useammassa hankkeessa oli edelleen pienten kuntien näkökulma. Tietohallinnon teemoja olivat avoimuus (standardointi) ja tietosuoja. Tietotekniikan tuottavuus johti yhteistyössä JUHTAn kanssa tehtävään selvitykseen. Sitävastoin tietotekniikan lisähyötyjen toteuttamiseen ja lisähyötyjen arviointiin liittyvää projektia (työnimenä oli implementointiprojekti) ei saatu käynnistettyä, kun konkreettista kuntakohdetta ei onnistuttu saamaan osapuoleksi pilotointiprojektiin. KATKO oli ajan hermolla avoimuutta koskevan selvityksen valmistamisessa sekä käynnistämällä ovt-pilotointihankkeen.
Kunnallishallinnon toimittajakentässä ei vuonna 1992 tapahtunut suurempia muutoksia. Yleinen taloudellinen tilanne näkyi tietotekniikkaa ja -järjestelmiä toimittavissa yrityksissä konkreettisimmin henkilökunnan vähentymisenä. 2 Vuosien 1992-1993 toimintasuunnitelmaan oli KATKOn painopistealueiksi kirjattu tietotekniikan näkeminen julkishallinnon muutosprosessin strategisena kehittämisvälineenä, organisaatioden välinen tiedonsiirto (OVT/EDI), kunnallishallinnon avoimuus, perusrekisteriprosessin edistäminen, tietojen maksupolitiikka, tietotekniikan turvakysymykset, lähiverkkojen ja toimistojärjestelmien käyttöönoton edistäminen, tietotekniikalla tuettujen kuntalaisia palvelevien monipalvelupisteiden perustamisen edistäminen, kiinteistöverotuksen toteuttamisen seuraaminen. Edunvalvontatyyppisessä toiminnassa edelläoleviin asioihin on kiinnitetty erityistä huomiota. OVT/EDI osalta käynnistettiin kahden suurimman toimittajan kanssa pilottiprojekti jonka tavoitteena on raportoida toimiva OVT-toteutus. OVT työ on tämän jälkeen nähtävä pääasiassa toimittajien normaaliin kehittämistyöhön kuuluvana tehtävänä. Kunnallishallinnon avoimuuspolitiikan ja tietohuollon turvaamisen alueelta käynnistettiin suuntaviivoja määrittelevät projektit joiden lopputuotteina valmistuu mm. asiaa koskevat julkaisut. Kuntalaisia palvelevien monipalvelupisteiden kehittämisprosessin ympärille käynnistettiin yleissuunnitteluprojekti jossa 15 osapuolta tekevät yhteistyötä. Kiinteistöverotuksen osalta laadittiin erillisiä selvityksiä ja osallistuttiin verohallinnon työryhmätyöhön. NEUVOTTELUKUNTA Neuvottelukunnan puheenjohtajana toimi osastopäällikkö Matti Haapala Suomen Kaupunkiliitosta ja varapuheenjohtajana tietohallintapäällikkö Heikki Lunnas Suomen Kunnallisliitosta. Neuvottelukuntaan kuului 14 varsinaista jäsentä, kaksi asiantuntijaa sekä nelihenkinen sihteeristö. Toimintavuoden aikana pidettiin neljä neuvottelukunnan kokousta. Merkittäviä teemoja ja asiakokonaisuuksia kokouksissa olivat mm. uuden liiton tietohuoltotyö, Tietosuojatyö ja JUHTAn hankkeista perusrekisterisuositus ja rekisterihallinnon kehittäminen, Front Office -, implementointiprojekti, sekä tietojärjestelmien avoimuus. KUTI-92 messu- ja seminaaritapahtuma sekä siihen liittynyt tuottavuuskilpailu. Keskustelu tietotekniikan tuottavuudesta jatkui eri yhteyksissä. TALOUS Tilinpäätöksen mukainen "liikevaihto" oli 4,9 Mmk josta projektimenot muodostivat valtaosan eli 2,7 Mmk. Neuvottelukunnan menot pysyivät raamissaan. Toimiston kohdalla talousarvion ylitys selittyy Kari Luukkosen fuusioprpsessiin liittyvällä irtisanoutumisella. Taloushallinnosta saadun tiedon mukaan Luukkosen irtisanotumisen kokonaisvaikutus oli noin 173 000 mk. Palkkamenojen ylitys talousarvioon nähden on noin 110 000 mk ja sen lisäksi uusi menoerä lomapalkkavaraus noin 42 000 mk. Toiminta on katsottu aiemmin jatkuvaksi jolloin tämä menoerä on ollut siirtyvä, nyt fuusioprosessin myötä tämä kulu kohdistetaan oikealle vuodelle. Toimikuntamenot pysyivät menoraameissa.
Tulokertymä on edelleen ongelmallinen. Palvelujen myynti jäi vielä tavoitteestaa noin 30 000 mk ja julkaisumyyntiin ei edelleenkään saatu volymia joten tavoitteesta jäimme noin 90 000 mk. 3 Toimistomenoissa syntyi muilta osin pientä säästöä joten Kuntien keskusjärjestö- osuuksiin jäi näin katettavaksi 163 903 jakautuen liittojen kustannusosuuksien mukaisesti.
PROJEKTITOIMINTA 4 Aiemmin käynnistettyjä ja vuodelle 1993 jatkuvia hankkeita olivat: Ohjelmistoprojektit - Ympäristöhallinnon tietojärjestelmäprojekti (KYTJ) - Pelastushallinnon tietojärjestelmäprojekti (PALO) - Asuntotoimen tietojärjestelmäprojekti (ASUNTO) - Hankehallinnan tietojärjestelmäprojekti (HANSKA) - Mittaus- ja kustannuslaskennan ohjelmistoprojekti (MIKLA) - OVT- tilaus/lasku pilottiprojekti Selvitystyöt - Avoimet tietojärjestelmät kunnallishallinnossa selvitys - Sosiaalitoimen järjestelmien peruskäsitteet Seuraaville projekteille annettiin käynnistyslupa: - Perusrekisterisuositus - Tietosuojan yleisohjeet - Terveydenhuollon organisaatioiden välisen läheteprosessin arviointi - Front Office -projekti - Yhteispalvelut teknisellä sektorilla Toimintavuodelle ajoittui seuraavien projektien päättyminen: - Teknisen sektorin tietotekniikan kehittämissuunnittelu - Potilashallinnon tietojärjestelmäkartoitus - Pienten kuntien tietotekniikka - KUTI-92 tapahtuma - Tuottavuuskilpailu - Sosialitoimen ohjelmistoselvitys - KATKOn sopimusmallit - kouluhallintoa palvelevat tietojärjestelmät - Tuottavuutta kunnan tietotekniikalla kilpailu. JUHTAn hankkeet, joissa KATKO oli mukana: - OVT -selvitys - Hallinnon tietohakemisto - Tietovirtaselvitys - Perusrekisteriselvitys Muut hankkeet joissa KATKO oli mukana: - TELMO-projekti (Liikenneministeriö, yleinen tietoverkko) - TELMO Kuusamoon -hanke (Kuusamon kunta)
SEMINAARIT JA TAPAHTUMAT 5 KATKO on pyrkinyt lisäämään projekteihin liittyvää tiedottamista. Seminaarit ovat tässä osoittautuneet hyväksi kanavaksi. Seminaareja järjestettiin merkittävien projektien päätteeksi. Kuluneella kaudella KATKO järjesti seuraavat seminaarit ja tilaisuudet: - Kuntien teknisen informaation hallinta - KUTI -92 messu/seminaari (yhteistyössä Kaupunkiopiston kanssa) Kuluneella kaudella on ylläpidetty hyvää yhteistyösuhdetta kunnallishallinnon keskeisiin järjestelmätoimittajiin mm. tutustumiskäyntien merkeissä. Järjestelmätoimittajia on ollut rahoittajina yhä useammissa KATKOn hankkeissa. KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ KATKO osallistui (Suomen edustajana) seuraavan (1993 Wien) Urban Data Management Symposiumin (UDMS) valmisteluun. Yhteyksiä oli lisäksi Ruotsin kunnallisjärjestöön ja pohjoismaisiin tahoihin jotka ovat työskentelemässä Front Office tyyppisten ratkaisujen kanssa. JULKAISUT KATKOn projektit ja toimikunnat tuottivat vuoden 1992 aikana seuraavat julkaisut: Terveydenhuollon tietotekniikan käyttö 1991 Teknisen sektorin tietotekniikan käyttö- ja ohjelmistoselvitys Yhteenveto paikallisten monipalvelupisteiden kehittämisestä Suomessa Uppgifter om datateknik inom kommunalförvaltningen KATKO-91, adb-avtal Teknisen sektorin tietotekniikan kehittäminen kunnissa, projektiraportti sekä liiteosa Tietoja kunnallishallinnon tietotekniikasta 1991, kunta ja kuntainliittokohtaiset liitteet Kunnan koulutoimen ohjelmistotarjonta Pienten kuntien tietotekniikka TOIMIKUNNAT Kunnallishallinnon tietotekniikkaneuvottelukunta (KATKO) asetti vuodelle 1992 seuraavat toimikunnat: - Yleishallinnon atk-toimikunta - Sivistystoimen atk-toimikunta - Sosiaalitoimen atk-toimikunta - Terveydenhuollon tietojenkäsittelytoimikunta - Tietotekniikkatoimikunta - Teknisen hallinnon atk-toimikunta
YLEISHALLINNON ATK-TOIMIKUNTA 6 Vuoden 1992 aikana toimikunta on kokoontunut 4 kertaa. Toimikunta siirtyi vuoden alusta ns. teematyöskentelyyn: toimikunta on aamupäivisin käsitellyt juoksevia kokousasioita ja keskittynyt iltapäivisin erilaisten teemojen työstämiseen ryhmätyöskentelynä. Käsiteltyjä teemoja ovat olleet 1) Front office, 2) tietotekniikan vaikutsten arviointi, 3) Kulauksen tilinpäätöskertomusmallin ja toiminta- ja taloustilaston luokitusten tietojen tuottamiseen, atk-sovellusten kehittämiseen ja tietojen hyödyntämiseen kunnan sisällä liittyvät kysymykset sekä 4) tietotekniikka luottamushenkilöiden käyttöön. Ryhmätöiden tulokset on kussakin tapauksessa annettu eteenpäin ko. asiaa kehittävälle taholle. Toimikunta on tehnyt tutustumiskäynnin Vantaalle, jossa sille esiteltiin Vantaan kaupungin johdon tietojärjestelmää. Toimikunta on osallistunut Avoimet tietojärjestelmät- projektiin ja toiminut OVT- TILA -projektin johtoryhmänä. Viimeksi mainitun projektin loppuraportti valmistunee vuoden 1993 alusssa. SIVISTYSTOIMEN ATK-TOIMIKUNTA Toimikunta seurasi opetusministeriön asettaman työryhmän työskentelyä, joka organisoi kirjastoaineiston sijantipaikkatiedostona toimivan yhteisluettelon suunnittelun ja laadinnan sekä määrittelee luettelon sisällölliset ja muodolliset vaatimukset. Lisäksi toimikunta seurasi kuntien valtionosuus- ja talousarviouudistuksen toteutumista sivistystoimen osalta. Toimikunta on kuullut asiantuntijoita mm. aiheesta tiedonsiirto opetushallituksen ja oppilaitosten välillä sähköisen lomakkeen avulla. Toimikunta tuotti raportin kunnan koulutoimen ohjelmistotarjonnasta. Toimikunta kokoontui kaudella yhteensä neljä kertaa. SOSIAALITOIMEN ATK-TOIMIKUNTA Toimikunta saattoi sosiaalitoimen atk-ohjelmistojen peruskäsitteiden tietosisältöjen yh- denmukaistamista koskevan projektinsa viimeistelyvaiheeseen, aloitti yhteistyön Sosiaali- ja terveyshallituksen, sittemmin STAKESin, tietojenkäsittelyn koordinoinnin ja standardoinnin projektin kanssa ja osallistunut projektin eri työryhmiin sekä vaikuttanut projektin sosiaalitoimen resurssointiin. Toimikunta kuuli asiantuntijoita mm. valtion ja kuntien välisen tiedonsiirron osalta, antoi lausunnon väestötietojärjestelmän kehittämisestä ao. työryhmälle, etuuksien siirtoa kunnilta KELAlle valmistelevalle työryhmälle sekä kuuli valtionosuusuudistuksen valmistelijoita. Toimikunta seurasi sosiaalitoimen ohjelmistojen yleistä kehitystä. Toimikunnan aloitteesta käynnistetty sosiaali- ja terveydenhuollon toimikuntien yhteistyö on jatkunut tietojen vaihtona toimikuntien kesken. Toimikunta kokoontui kaudella kuusi kertaa.
TERVEYDENHUOLLON TIETOJENKÄSITTELYTOIMIKUNTA 7 Terveydenhuollon potilashallinnon tietojärjestelmäkartoitus saatiin päätökseen. Kartoituksessa testattiin merkittävimmät potilashallinnon tietojärjestelmät kliinisellä testauksella sekä kysely- ja haastattelututkimuksilla. Yhteistyössä eri toimikuntien kanssa toteutettiin Avoimmuus kunnallishallinnon tietojärjestelmissä -projekti. Projektissa valmistui kolme raporttia, joista yhteen on koottu terveydenhuoltoon määritetyt rajapintaehdotukset. Määritettyjä rajapintoja ovat palvelujen ja materiaalin tilaus, väestörekisteri sekä koodistot. Uutena hankkeena toimikunta käynnisti projektin "Terveydenhuollon läheteprosessin kehittäminen atk:n avulla". Projektissa käydään läpi läheteprosessin vaiheet, sen pullonkaulat, läpimenoajat ja vaikutukset. KATKOn tekemän Kunnallishallinnon tietotekniikka -kyselyn pohjalta teetettiin terveydenhuoltoon oma tarkemmalle tasolle viety raportti. Toimikunnan uutena puheenjohtajana toimi atk-päällikkö Antti Larsio, HYKS:stä. Muuten toimikunta työskenteli entisellä kokoonpanollaan ja piti vuoden aikana neljä kokousta. TIETOTEKNIIKKATOIMIKUNTA Toimikunnan keskeisin hanke kertomusvuonna oli "avoimet tietojärjestelmät"-projekti, joka valmistui vuoden loppuun mennessä. Projektista valmistunut raportti sisältää yleishallinnon keskeisten sovellusten rajapinnat. Lisäksi siihen sisältyy teknisen hallinnon ja terveydenhuollon osaraportit. Avoimuushankkeessa on keskeisintä standardien luominen. Toimikunta osallistui pienellä panoksella myös TIEKEn vastaavaan projektiin. Hypermedia projektiin liittyvät kuntakohtaiset raportit valmistuivat. Projektien yhteenvedon sisältävä loppuraportti laaditaan talvella 1993. "Kuntien atk-toiminnan turvaaminen" -projekti valmistui ja sen tuloksena oli loppuraportti "kunnan tietojenkäsittelyn turvallisuus". Toimikunta seurasi Front Office-hanketta ajantasaisesti ja oli valmis tarvittaessa osallistumaan hankkeeseen liittyviin tehtäviin. Lisäksi toimikunta tutustui Helsingin kaupungin johdon tietojärjestelmään. Työaseman ergonomia-asiaa selvitettiin kertomusvuonna. Sami Määttä toimitti KATKOn toimistoon tarkistetun aineiston vuonna 1989 julkaistuun "Työolot ja tietotekniikka" -raporttiin. Toimikunta tutustui HyperSRM tuotteeseen ja sen hyväksikäyttöön systeemisuunnittelussa. Kuntien keskusjärjestöjen toiminta yhdistetään ja muodostetaa Suomen Kuntaliitto. Tois- taiseksi ei ole riittävästi selvitetty, miten Kuntaliitto vastaa nykyiselle Kunnallishallinnon tietotekniikkaneuvottelukunnalle kuuluvien tehtävien suorittamisesta. Tietotekniikkatoimikunnan mielestä KATKOlle kuuluvien tehtävien hoitamisen edellytykset on turvattava. Toimikunta pyrki vaikuttamaan asioihin siten, että tietotekniikkaan liittyvä neuvonta, edunvalvonta ja puoleettoman tiedon jakaminen kuntiin tapahtuisi entistä tehokkaammin. Avoimuus tietojärjestelmissä mahdollistaa kunnille paremman kilpailutilanteen mutta se asettaa kunnille myös aikaisempaa kovemmat vaatimukset tietotekniikan hallinnassa. Toimikunta kokoontui viisi kertaa ja yksi kokouksista pidettiin Kaupunkiopistolla KUTI- messujen yhteydessä.
8 TEKNISEN HALLINNON ATK-TOIMIKUNTA Toimintavuoden aikana käynnistettiin vielä uusia projekteja. Niissä keskityttiin aikaisempaa enemmän standardointiin ja avoimuuteen liittyviin kysymyksiin. Tärkeimpiä käynnissä olleita projekteja olivat kunnan paikkatiedon yhteiskäytön järjestelmä, mittaus- ja kiinteistötoimen kustannuslaskenta ja teknisten palveluiden tietotekniika kehittäminen. Toimikunta osallistui myös KATKO:n toimikuntien yhteiseen avoimuusprojektiin. Toimintavuoden lopulla käynnistettiin vielä kaksi merkittävää projektia: teknisen sektorin front office ja kuntarekisterisuosituksen ajantasaistaminen. Teknisen informaation hallinta -seminaari pidettiin Tampereella 30. - 31.1.1992. Seminaarin aiheina olivat asianhallinta ja työnkulun automointi sekä rasteri- ja vektoritekniikan nykytilanne. Seminaarissa oli 45 osallistujaa. Loppuvuoden toimintaa sävytti tieto siitä, että toimikunnan työ tulee loppumaan kuntien keskusjärjestöjen yhdistymisen myötä. Toimikunta totesi, että näin katoaa tärkeä yhteistyökanava toimittajien, kentän ja keskusjärjestöjen väliltä. Toimikunta piti viisi varsinaista kokousta ja järjesti yhden seminaarin KATKON TOIMISTO KATKOn toimistossa työskenteli pääsihteeri, pääsuunnittelija ja toimistosihteeri. Projektivaroista palkattiin lisäksi päätoiminen projektitutkija. Pääsihteerin tointa hoiti Folke Sundqvist, pääsuunnittelijan tointa Kari Luukkonen 30.9.1992 saakka, projektitutkijana toimi Heikki Miettinen, toimistosihteerinä Margit Saukkonen.