1 (7) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 17/2013 Aika: 20.11.2013 klo 18.00 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Juhani Takkunen, varapuheenjohtaja Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Jukka Heliö Niina Iisakkila Jaana Keto Lotta Broms (saapui kohdassa 3.) 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 18.05. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Hyväksyttiin työjärjestys sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Niina Iisakkila kertoi Claudia Mariottinin lähettäneen terveisiä Meksikosta. Mariottini oli kertonut saapuvansa Osakunnan pikkujouluihin.
2 (7) Juhani Takkunen ilmoitti, että Osakunnalle on hankittu uusi WLAN boxi. 6. Tehdyt edustusvierailut Jyrki Eriksson kertoi olleensa kuraattorin kanssa Porthan juhlassa puolitoista viikkoa sitten. Juhlalahjaksi vietiin saunahunajaa ja pesusieni. Juhlissa oli Erikssonin mukaan ollut mukavaa. Eriksson kertoi olleensa myös silliksellä kolme tuntia äänensä menettäneenä. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ilmoitti sunnuntaina olevan virkailijasitsit, jonne hallitus on tervetullut auttamaan tai istumaan pöytään, mikäli heillä on aikaa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi Timo Gebhardin ilmoittaneen olevansa käytettävissä toiminnantarkastajaksi taas ensi vuonna. Muut toiminnantarkastajat eivät ole ilmoittaneet vielä mitään. 9. Saapunut posti Osakunnalle oli saapunut vuosijuhlaonnittelut Teknologföreningeniltä (liite 2), Vasa Nationilta (liite 3) ja Timo Koivulalta Tampereelta (liite 4). 10. Saapuneet kutsut Savolaiselta Osakunnalta oli saapunut kutsu Talakkunajuhliin 23.11. (liite 5). Kukaan ei päässyt edustamaan juhliin. Turun yliopiston Satakuntalais Hämäläinen Osakunta oli lähettänyt kutsun Maakuntailtaan 16.11. (liite 6). Kukaan ei päässyt edustamaan juhliin. HYY:ltä oli saapunut kutsu 145. vuotisjuhliin 26.11. (liite 7). Jyrki Eriksson, Olga Penkkilä ja Paula Talonen olivat sähköpostitse ilmoittautuneet edustamaan juhliin. Itsenäisyyspäivän sitseille oli varattu kaksi paikka hallitukselle. Hallitus päätti, että Jaana Keto ja Lotta Broms käyttävät varatut paikat. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi UAV:n pitäneen huolta ulkomaisten ystävyysosakuntien vieraista vuosijuhlissa. UAV oli hoitanut hommat hyvin ja vieraat viihtyivät. Heliö kertoi Taidekerhon pitävän seuraavana päivänä kokouksen.
3 (7) Kerhon puheenjohtaja oli myös koristellut Osakuntaa vuosijuhlia varten ahkerasti. Viiniseuralla oli kuun alussa viinitasting, jonne Heliö itse ei valitettavasti päässyt paikalle. HOS:sta ei Heliöllä ollut mitään kerrottavaa. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi JVK:lla olleen bileet, joissa oli kivaa. Snookerho järjesti turnauksen, HOResilla oli ampumakisat ja Bittikerho järjestää lanit seuraavan viikon viikonloppuna. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi Hälläpyörän kolmannen numeron olevan taitossa ja neljännen numeron kirjoitusten deadlinen olevan perjantaina. Iisakkila totesi kaikkien kerhojen ja valiokunnan pitäneen sääntömääräiset kokouksensa ja valinneen uudet toimijat. Hälläpyörän toimitukseen yritetään rekrytä lehden vuoden viimeistä numeroa varten lisää toimittajia ja erityisesti taittajia. Mimmikerhon ja Ompeluseuran yhteisiä pikkujouluja vietetään jossain vaiheessa. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi Leffaklubin järjestävän leffamaratonin tulevana perjantaina. Juristikerholla on kaikenlaista ohjelmaa ja sääntömääräinen syyskokous on tulossa. Äijäkerho piti syyskokouksen ja järjesti kaksi pokeriturnausta, joita kumpaakin mainostettiin liian myöhään. Kerhon puheenjohtajalle on mainittu asiasta ja hän on luvannut mainostaa jatkossa aiemmin. YVK:lla oli myös syyskokous. Valiokunta on laittanut Osakunnalla paikkoja kuntoon ja jatkaa tehtäviään viikoittain. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi, ettei LVK:lle kuulu tällä hetkellä mitään erityistä. Eriksson kertoi olevansa hieman huolissaan, ettei LVK:hon saatu marraskuun yleiskokouksessa virkailijoita. Hän on kuitenkin kuullut huhua mahdollisista ehdokkaista. HOL piti vaalikokouksen ja valitsi hyvän ja toimivan hallituksen. Pop klubbenista Eriksson ei ollut kuullut kokoukseen mennessä mitään erikoista. Toiminnanohjaaja kertoi Pop klubbenin pitävän syyskokouksen 27.11. Eriksson totesi Pelikerhon lähettäneen seuraavan vuoden määrärahahakemuksen, joka oli samankokoinen, mitä hallitus päätti antaa jo ensimmäisessä budjettikäsittelyssä. Kerho ei ole kuitenkaan vielä pitänyt vielä syyskokoustaan. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi Näytelmäkerhon pitäneen syyskokouksen ja valinneen uuden puheenjohtajan. Kulttuurivaliokunta järjesti Oopperaekskursion ja seuraavana viikon viikonloppuna on luvassa matka Tarttoon. Broms oli Kokkikerhon varapuheenjohtajan kanssa sopinut pitävänsä Kokkikerhon syyskokouksen 4.12. Kerhon pitäisi löytää uusi puheenjohtaja seuraavalle vuodelle. Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Jaana Keto kertoi Luontokerhon pitävän syyskokouksen seuraavalla viikolla. Heillä on myös tulossa yksi ekskursio vielä ennen joulua. Koirakerholle ei kuulu mitään uutta. Koulutusvaliokunnasta Ketolla ei ollut kerrottavaa. Jyrki Eriksson kertoi KoVK:n järjestävän fuksien yön seuraavan viikon perjantaina. 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut ulkojäsenhakemuksia.
4 (7) 13. Määräraha anomukset Yleisvaliokunta oli hakenut sähköpostitse hyväksyntää Sillanpäähän hankittujen uusien nukkumavälineiden kuluille (liite 8). Hallitus hyväksyi kulut. Yleisvaliokunnan puheenjohtaja Maija Häkkinen oli tehnyt hankintaehdotuksen tekokasvien hankkimisesta Pompidouhun (liite 9). Hallitus ei hyväksynyt ehdotusta YTM:n vähyyden vuoksi. Kuraattori kertoi keskustelleensa edellisenä päivänä Jussi Nipa Niemisen, Juhani Takkusen, Ville Auvisen ja muutaman muun kanssa uuden verkkolevyn hankinnasta. Keskustelun tuloksena oli todettu, että Osakunnan kannattaisi hankkia RAID6 verkkolevyjärjestelmä nykyisen verkkolevyn tilalle. Kyseinen verkkolevy oli havaittu turvalliseksi, helppokäyttöiseksi ja paljon tallennustilaa sisältäväksi. Taloudellisesti tämä tarkoittaisi 800 lisäkuluja. Samu Vuorinen tiedusteli, oliko keskustelussa mukana päävirkailijoita, jotka verkkolevyä pääsääntöisesti käyttävät. Kuraattori totesi, etteivät päävirkailijat olleet keskustelussa mukana. Vuorinen ihmetteli, miksei asiasta konsultoitu henkilöitä, jotka olisivat voineet kertoa, mihin verkkolevyä oikeasti tarvitaan. Jyrki Eriksson pyysi lisäselvitystä verkkolevytilanteesta. Kuraattori kertoi vanhan verkkolevyn rikkoutuneen kesällä, minkä johdosta Jussi Nipa Nieminen oli hankkinut 400 :lla korvaavan verkkolevyn. Nieminen oli kuitenkin todennut, ettei hankittu verkkolevy ollut tarpeeksi laadukas ja hankki siksi uuden 800 maksavan RAID6 verkkolevyn. Mikäli hallitus päättää pitää uuden verkkolevyn, saadaan vanhasta 400 levystä rahat takaisin. Myös RAID6 levyn voi palauttaa. Kuraattori kertoi, että muun muassa valokuvia säilötään nykyään vain nettipalvelussa kevyellä resoluutiolla. Mikäli niitä haluttaisiin säilöä paremmalla resoluutiolla, kaipaavat ne paremman tallennuspaikan. RAID6 verkkolevy tarjoaisi paljon enemmän tallennustilaa kuin aiemmat verkkolevyt. Juhani Takkunen tarkensi, että uutta verkkolevyä ei käytettäisi pelkästään tietojen varmuuskopiointiin, vaan tallentamiseen. Osakunnalla on mahdollista käyttää myös halvempia järjestelmiä, mutta ne vaatisivat Takkusen mukaan aktiivista huolenpitoa. Vuorinen ehdotti tietojen tallentamista verkkolevylle, joka puolestaan varmuuskopioidaan kovalevylle. Toiminnanohjaaja ihmetteli, mihin tarvitaan niin paljon tallennustilaa. Kuraattori totesi tallennustilan tulevan lähinnä kaupanpäälle. Suurin syy RAID6:n hankkimiseen olisi turvallisuus. Jaana Keto tarkensi, että mikäli RAID6 pidetään, maksetaan silloin turvallisuudesta ja helppokäyttöisyydestä. Kuraattori muistutti, että hallitus voi olla hyväksymättä kumpaakaan verkkolevyä, sillä molemmat voidaan edelleen palauttaa. Vuorinen totesi, että 400 :lla saa laitteen, joka ei ole yhtä hieno kuin RAID6, mutta joka sisältää varmuuskopiointiasetuksen. Taloudenhoitaja huomautti, että YTM momentti ylittyy, mikäli 800 euron verkkolevy pidetään. Hallitus pohti verkkolevyn sisällyttämistä muihin momentteihin.
5 (7) Kuraattori ehdotti, että Vuorinen ja Takkunen yrittävät keksiä halvemman ja kevyemmän ratkaisun. RAID6 verkkolevy hankitaan, mikäli he toteavat sen olevan paras vaihtoehto. Hallitus kannatti ehdotusta. Toiminnanohjaaja ilmoitti Pop Klubbenin puheenjohtajan ostaneen bändikämpälle valvontakameran. Kameran maksaa suurimmaksi osaksi kerho itse, mutta joitakin kuluja tulee myös Osakunnalle. 14. Tilahakemukset Toiminnanohjaaja haki Osakunnan tiloja itsensä ja tulevan isännän Eeva Häkkisen käyttöön uuden vuoden juhlia varten (liite 10). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 15. Budjetti 2014 (toinen käsittely) Hallitus totesi, että Viiniseuralta oli saapunut määräraha hakemus seuraavalle vuodelle (liite 11). Hallitus päätti silti budjetoida Viiniseuralle 500. Myös Pelikerholta oli saapunut hakemus (liite 12). Pelikerho pyysi samaa summaa kuin hallitus oli jo budjetoinut. Hallitus keskusteli momentista Muut huoneistokulut. Hallitus päätti ehdottaa yleiskokoukselle, että momenttiin budjetoidaan Ratinan sohvien hankinta (11200 ), Hikiän sohvien ja nojatuolien hankinta (6000 ), Ratinan ja Punaisen Myllyn verhojen hankinta (400 ) ja Pompidoun tekokasvien hankinta (400 ). Hallitus päätti ehdottaa kulujen maksamista Selecta sijoituksista vapautuneista 33000 eurosta. Tilille jäisi tällöin puskuriksi 15000. Toiminnanohjaaja huomautti, että kameravarusteiden uusimiseen pitäisi varata noin 100. Hallitus päätti, että kulut sisältyvät YTM:ään. Juhani Takkunen kertoi käyneensä keskustelua Juristikerhon puheenjohtajan kanssa. Hallituksen esityksessä Juristikerhon tämänvuotista määrärahaa pienennettäisiin 100 eurolla 1900 eurosta 1800 euroon. Keskustellessaan Juristikerhon kanssa Takkunen ei muistanut, millä määrärahan pienennystä perusteltiin. Juristikerhon puheenjohtaja oli muistuttanut Takkusta, että he hakivat määrärahaan ainoastaan indeksikorotusta (1950e). Takkunen oli luvannut, että päätös käsitellään vielä uudelleen. Jyrki Eriksson totesi, että edellisenä vuonna myönnettiin 200 tavallista enemmän, sillä kerhon toiminta oli vuonna 2012 vilkasta ja kerhon tapahtumiin osallistui enemmän ihmisiä kuin yleensä. Hallitus päätti kuitenkin pysyä päätöksessään ja myönsi kerholle 1800. Hallitus totesi, että kyseessä on kuitenkin budjettikorotus, kun juristikerhon määrärahoja katsotaan pidemmällä aikavälillä. Hallitus toivoi budjetin laskun kuluvasta vuodesta kannustavan suunnittelemaan toimintaa, joka kuluttaa vähemmän rahaa ja kannustaa yhteistyöhön muiden kerhojen kanssa. Kuraattori pohti, pitäisikö jäsenmaksutuottoihin budjetoida vähemmän rahaa, sillä tuotot eivät ole viime vuosina toteutuneet suunnitellusti. Takkunen kannatti tuottojen pitämistä ennallaan, sillä se kannustaa panostamaan jäsenten hankintaan. Hallitus totesi lisäksi, että mikäli budjettia lasketaan ja tuotot ylittyvät, ei ylimeneviä tuottoja voida käyttää ilman yleiskokouksen lupaa. Hallitus päätti budjetoida jäsenmaksutuottoihin 18000 ja muihin tuottoihin 1000.
6 (7) Taloudenhoitaja kertoi siivouskulujen nousseen 4,2 %. Hän tiedusteli halutaanko siivoukseen budjetoida enemmän. Takkunen totesi, että siivoukseen pitäisi budjetoida lisää ainakin 500, ellei firmaa olla vaihtamassa. Hallitus totesi, että siivousfirman kilpailuttaminen tehtäneen vasta seuraavan vuoden puolella, joten siivoukseen on tässä vaiheessa kannattavaa budjetoida enemmän. Hallitus päätti budjetoida momenttiin Puhtaanapito 26500 Hallitus keskusteli haalarien hankkimisesta. Takkunen tiedusteli, pitäisikö haalarirahat siirtää seuraavalle vuodelle. Toiminnanohjaaja totesi, että haalarien budjetointi oli edellisenä vuonna mennyt ylipäätään täysin pieleen, sillä 6000 sponsorointia ei tulla saamaan. Hallitus päätti siirtää kuluvalle vuodelle budjetoidut 3000 ensi vuodelle siirtona ja jättää päätöksen haalarien hankkimisesta seuraavan vuoden hallitukselle. Kuraattori ehdotti, että mikäli kuluvana vuonna säästyy rahaa, voidaan helmikuun yleiskokouksessa esittää säästyneiden rahojen sisällyttämistä 2014 budjettiin. Hallitus kannatti ehdotusta. Toiminnanohjaaja tiedusteli, pitäisikö osakuntanauhoihin ja merkkeihin budjetoida enemmän. Momentti ylittyi kuluvana vuonna 1000 :lla, vaikka merkkejä ei ostettu erityisen paljon enemmän kuin aiempinakaan vuosina. Lisäksi momentti on toiminnanohjaajan mukaan ylittynyt usein. Hallitus päätti budjetoida momenttiin Osakuntanauha, merkit ym. 4500. Lopuksi hallitus päätti ottaa Selecta sijoituksista vapautuneet 33000 tilille seuraavana vuonna, jolloin se näkyy seuraavan vuoden tuloissa. Rahasta käytetään yleiskokouksen suostumuksella osa muihin huoneistokuluihin ja loppu jää ylijäämäksi. 16. Muut asiat Jyrki Eriksson kysyi, onko edellisessä kokouksessa keskusteltu Lynces Academicin kerhoksi muuttaminen edennyt. Kuraattori kertoi, ettei edistymistä juuri ole tapahtunut. Hallitus totesi, että joulukuun yleiskokoukseen on kuitenkin mahdollista saada kasaan riittävä nimilista kerhoksi muuttamista varten ja sääntöehdotus. Samu Vuorinen kertoi kirjanneensa ylös puolet jäsenkyselyn tuloksista. Jäsenkyselyn tuloksia voidaan Vuorisen mukaan käsitellä joulukuun yleiskokouksessa. Niina Iisakkila kertoi, että hänellä oli ollut vaikeuksia saada aveciaan sisälle vuosijuhlien jatkoille. Iisakkila tiedusteli, miten hyvin ovella päivystäviä ihmisiä on informoitu virkailijoiden oikeudesta tuoda mukanaan yksi avec ilmaiseksi juhliin. Toiminnanohjaaja totesi, että usein heille on annettu lappu, jossa ohjeistus lukee, mutta moni ei välttämättä lue sitä. Toiminnanohjaaja totesi, että perehdytykseen panostetaan tulevaisuudessa. Hallitus totesi marraskuun yleiskokouksen siirtäneen Osakunnan hallitukselle päätöksen Osakunnan edustajan suosittelemisesta Osakuntalaisen Unionin hallitukseen. Toiminnanohjaaja kertoi Unionin olevan yksityinen yhdistys, joka päättää joka tapauksessa itse, ketkä hallitukseen pääsevät. Jokaiselta osakunnalta pyydetään kuitenkin suositus edustajasta, joka pitäisi päättää muutaman päivän sisällä, sillä Unionin kokous on seuraavalla viikolla. Samu Vuorinen ehdotti, ettei suositella ketään.
7 (7) Jyrki Eriksson totesi, ettei olisi paha asia, jos kukaan ei menisi edustamaan, sillä kaikista osakunnista ei kuitenkaan tule edustajaa. Erikssonin mukaan olisi kuitenkin kiva, jos joku menisi, sillä silloin oltaisiin mahdollisesti enemmän perillä Unionin toiminnasta ja ensi vuoden HYYn edustajistovaaleista. Osakuntalaisen Unionin ongelma on Erikssonin mukaan tiedotuskanavien puute, mikä on aiheuttanut sen, että Unionista on jäänyt epämääräinen ja hankala kuva. Hallitus kannatti Vuorisen esitystä ja päätti olla suosittelematta ketään Unionin hallitukseen. Eriksson totesi, että hallituspaikkaa voidaan silti mainostaa vielä virkailijalistalla. 17. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin tiedottaa virkailijoiden tiedotuslistalla mahdollisesta edustuspaikasta Unionin hallituksessa. Päätettiin tiedottaa myös virkailijoita, että budjetti on laadittu ja lisätietoja siitä voi kysyä hallituksen jäseniltä. 18. Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous 3.12. Kokous aloitetaan klo 17 Paasikivessä ja klo 19 siirrytään ravintolaan. 19. Kokouksen päättäminen Kuraattori Pekka Hassinen päätti kokouksen klo 20.21. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen kuraattori Emilia Aikio sihteeri