1 Toimintakertomus 2005 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2005 oli Varastokirjastolle toiminnallisesti normaali. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, joka viime vuonna oli hieman keskimääräistä enemmän. Aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn enemmän kuin edellisinä vuosina. Käsittelyn viive pysyi ennallaan. Kirjastoja ohjeistettiin tarkistamaan ennen lähetystä, ettei lähetettävää aineistoa ole Vaaritietokannassa, ja lähes kaikki uudet lähetykset olivat tarkistettuja. Luettelointitietueiden määrä kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna. Samoin kaukopalvelu jatkoi kasvamistaan. Kaukopalvelun ajantasaisuus ylläpidettiin ja tilaukset toimitettiin vuorokauden sisällä saapumisesta. Toiminnan taloudellisuus parani aineistonkäsittelyssä, ja tuottavuus kohosi sekä kaukopalvelussa että aineistonkäsittelyssä. Toimintaympäristön muutoksista tärkeimmät liittyvät elektronisen aineiston käytön lisääntyymiseen kirjastoissa. Aineistoa on entistä enemmän myös taannehtivana. Tämä saattaa olla yksi syy Varastokirjastoon tulevien kopiopyyntöjen vähenemiseen. Toisaalta syynä voi olla se, että artikkelikopioiden tilaukseen ei ole saatu tehokasta asiakaslähtöistä menetelmää. Elektronisen aineiston lisääntymisen myötä monet kirjastot ovat tehostaneet painetun aineiston kokoelmatyötä, jonka yhteydessä ne ovat lähettäneet entistä systemaattisemmin painettuja kokoelmiaan Varastokirjastoon. Vuoden aikana julkaistiin Varastokirjastoa koskeva arviointi, jonka tuloksia käytettiin hyväksi muun muassa strategian laatimisessa. Arviointi osoitti, että Varastokirjastolla on tärkeä merkitys Suomen tietohuoltojärjestelmässä, että sen toiminnalle asetetut tavoitteet ovat perusteltuja ja että se täyttää tehtävänsä hyvin. Varastokirjasto on paperimuotoisen aineiston tukikeskus koko kirjastolaitokselle ja sen toimintaprosessit ovat tehokkaita. Toimintansa tehostamiseksi sen tulee järjestää systemaattinen asiakaspalautteen keruu, tehostaa tiedottamista ja ottaa käyttöön systemaattinen itsearviointi. Arvioinnissa painotettiin myös Varastokirjaston ja muiden toimijoiden yhteistyön tehostamista Suomen kirjastoverkon kehittämiseksi. Strategia laadittiin strategisena toiminta ja taloussuunnitelmana vuosille 2007-2010. Sen tärkeimmät linjaukset liittyvät toiminnan kehittämiseen nykyisten tehtävien pohjalta. Tehtävät perustuvat säädöksiin. Tehtävän perusteella muodostettu visio korostaa Varastokirjaston aktiivista roolia kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa. Varastokirjaston tehtävänä on tarjota kirjastoille asiakaspalvelun tukea turvaamalla tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston löydettävyyden ja saatavuuden. Lähtökohtana on käsitys siitä, että painetun aineiston tarve säilyy kirjastoissa vielä pitkään, että painotuotanto lisääntyy ja että varastokirjastokonsepti on erinomainen apuneuvo kirjastoille painetun aineiston saatavilla pitämiseksi. Tulosalueittaiset kehittämistarpeet liittyvät toiminnallisen tehokkuuden nostamiseen, laadun ja palvelukyvyn parantamiseen ja tuotosten lisääntymiseen. Henkisten voimavarojen hallinnalla on tavoitteena ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkisten voimavarojen kehittämisen puolella tärkein uudistus oli uuden palkkausjärjestelmän käyttönotto. Se perustuu tehtäväkohtaiseen ja henkilökohtaisen suorituksen mukaisiin palkanosiin. Tarkoituksena on tehostaa palkkauksen kannustavuutta.
2 Opetusministeriön kanssa jatkettiin tulosohjauksen kehittämistä ns. AKVA-hankkeessa. Siinä määriteltiin entistä tarkemmin tulostavoitteet ja niiden kehitystä kuvaavat indikaattorit. Hankkeen eräs tulos on siirtyminen kolmesta tulosalueesta kahteen. Vuoden aikana kehitettiin yhdessä opetusministeriön ja Tilastokeskuksen kanssa laskentaperusteita kirjaston kokonaistuottavuudelle. OPM:n tilinpäätöskannanotto vuoden 2004 toiminnasta antoi positiivista palautetta. Toiminnallisten tulosten, arvioinnin ja tilinpäätöskannanoton perusteella toiminta oli onnistunutta. 2. Tuloksellisuuden kuvaus Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen kautta 2004-2006 koskevan tulossopimuksen mukaan tulostavoitteita oli kolme. Ne liittyvät tilan vapauttamiseen, aineiston käsittelyyn ja kaukopalveluun. 2.1. Tilan vapauttaminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 5 470 hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä 94 025 hyllymetriä aineistoa. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 22.000 neliömetriä avokokoelmatiloja. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat paikallisesti poistaa Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. 2.1.1. Vastaanotettu aineisto aineisto- ja kirjastotyypeittäin Koko toiminnan aikana vastaanotettu aineisto koostuu eri aineistoryhmistä seuraavasti: Hyllymetriä Prosenttia Monografiat 36 880 39,2% Kausijulkaisut 52 750 56,1% Väitöskirjat 4 239 4,5% Musiikkiaineisto 156 0,2% Yhteensä 94 025 Vuonna 2005 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Kausi- Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 851 1816 130 2797 51,1 AMK-kirjastot 50 60 110 2,0 Erikoiskirjastot 410 1394 1804 33,0 Yleiset kirjastot 621 223 18 861 15,7
3 Vaihdot 4 4 0,1 Yksityiset 3 1 4 0,1 Yhteensä 1889 3433 130 18 5470 Verrattuna aikaisempiin vuosiin siirtojen määrä on keskimääräinen. Suurimmat siirrot tulivat Helsingin yliopiston kirjastolaitokselta, yhteensä 1 232 hyllymetriä. Suurin yksittäinen siirtäjä oli Viikin tiedekirjasto, josta lähetettiin 759 hyllymetriä pääosin kausijulkaisuaineistoa. Aineistoa on siirretty viiden viime vuoden aikana seuraavasti: 2001 2002 2003 2004 2005 Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 1704 1437 2218 3620 2797 58939 Muut tiet. kirjastot 1423 930 1155 2448 1808 21338 Yleiset kirjastot 848 585 536 887 861 13467 Muut 4 16 49 70 4 277 Yhteensä 3979 2968 3958 7025 5470 94025 Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 62,7 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on yli 13 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista (439 hkm). Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen. Aineistoa toimitti vuonna 2005 Varastokirjastoon 181 kirjastoa. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 19 kpl, ammattikorkeakouluissa toimivia 14, erikoiskirjastoja 69 kpl ja yleisiä kirjastoja 69 kpl. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 10 kpl. Aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 21 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista 41 % (175) sekä 308 muuta kirjastoa. 2.1.2. Yksikkökustannukset Vuonna 2005 tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaaottoon liittyvät kustannukset olivat 39 054 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - palvelujen osto (mm. rahti) 15 185 euroa - henkilöstö 14 167 euroa - tilat 8 522 euroa Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 7,14 euroa/metri. Nousua on hieman edellisestä vuodesta, ja syynä on yleinen kustannustason nousu. 2.1.3. laskennallinen kustannussäästö kirjastoille Kirjastot ovat siirtäneet yhteensä 94 025 hyllymetriä aineistoa. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 22.000 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 58 939 hm. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m2. Sen mukaan tilansäästö on minimissään 13 600 neliömetriä. Vuositasolla
4 tilansäästö yliopistokirjastoissa on avohyllymitoituksen mukaan laskettuna minimissään noin 1200 neliömetriä. Tilan vapauttamiseen liittyvät indikaattorit. 1. Tilan vapauttaminen 2003 2004 2005 Tulossop. tavoite siirrettyä aineistoa Kirjastojen (hm) 3985 hm 7025 hm 5470 hm siirtotarpeet Kustannukseet VARK:lle 6,85 /hm 7,14 /hm vaikuttavuus - vuositaso - kumulatiivinen 920 m 2 1822 m 2 1263 m 2 18 830m 2 20450 m 2 22 000m 2 Pav: tavoite 2.2 Aineiston käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Aineistoa saatiin käsiteltyä 5 097 hyllymetriä, mikä oli edellisiä vuosia parempi tulos. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin välittömästi. Monografia-aineistoa saatiin käsiteltyä suunnilleen saapuvan aineiston mukainen määrä. Käsitellyksi saatiin kirjastoissa tarkistettu aineisto, mutta tarkistamatonta aikaisemmin tullutta aineistoa on jäänyt odottamaan käsittelyä. Vanhimmat monografia-aineistot ovat tulleet noin kolme vuotta sitten. Kausijulkaisuaineistoa vastaanotettiin enemmän kuin sitä ehdittiin käsitellä, joten sen käsittelyn viive on hieman kasvanut. Yli kuusi kuukautta sitten tullutta aineistoa on kuitenkin vähän. Varastokirjasto kuuluu yliopistojen kirjastojen Linnea-tietoverkkoon. Varastokirjaston Vaaritietokanta yhdistettiin Linda-yhteistietokantaan vuonna 1994, jolloin Varastokirjastossa alettiin luetteloida suoraan Linda-yhteistietokantaan. Nykyisessä Voyager-järjestelmässä luetteloidaan omaan tietokantaan, josta tietue siirtyy yhteistietokantaan. Pääosin luettelointi on nykyään kopioluettelointia (77,5%). Alkuperäisluettelointitietueita oli 22,2 %, Lindasta kopioitiin 55,3 % ja muualta 22,2 %. Vaariin liitetyistä tietueista 44,4 % on uusia tietueita Lindaan. 2.2.1. Määrä aineistotyypeittäin Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 51 650 kappaletta. Monografianiteitä oli vuoden lopussa 1 109 533; nimekkeitä 988 624 kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 3 848 nimekettä. Säilytysyksikköinä niitä oli 64 365 kpl, ja vuoden lopussa niitä oli yhteensä 1 058 908 säilytysyksikköä (yhteensä 71 240 nimekettä). Väitöskirjoja on yhteensä 2 598 hyllymetriä (noin 500 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa on 7 658 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2,7 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä.
5 Seuraavissa taulukoissa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2005 Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Vast.otettu 36 880 52 750 4 239 156 94 025 Käsitelty 33 975 50 720 3 779 0 88 517 Poistettu 14 110 17 642 1 181 0 32 933 Valmista 19 865 33 078 2 598 43 55 584 Käsittelemättä 2 905 2 030 460 113 5 508 Poistoja on 37,2 %. (Monografioita on 55,85 kpl/hm. Yksi nide on keskimäärin 1,79 cm leveä) Vuonna 2005 aineistoa käsiteltiin seuraavasti (hyllymetreinä): Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Jäännös 2004 2 870 1 796 374 95 5 135 Vast.otettu 1 889 3 433 130 18 5 470 Käsitelty 1 854 3 199 44 0 5 097 Poistettu 878 791 24 0 1693 Valmista 977 2 408 20 0 3 404 Käsittelemättä 2 905 2 030 460 113 5 508 Aineistoa on käsitelty viiden viime vuoden aikana seuraavasti (hyllymetreissä): Vuosi Kirjat Sarjat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2001 1 080 2 424 0 4 3 508 2 478 2002 1 384 2 677 0 0 4 061 2 487 2003 1 491 2 806 0 0 4 297 2 640 2004 1 606 3 158 0 0 4 764 3 345 2005 1 854 3 199 44 5 097 3 404 Yhteensä koko toiminnan aikana 33 975 50 720 3 779 43 88 517 55 584 % käsittelystä 38,4% 57,3% 4,3% 0,0 62,8% 2.2.2. Käsittelyyn kuluva aika Kuuden kuukauden tavoitteen toteuttamiseksi kirjastoja ohjattiin tarkistamaan Vaari-tietokannasta ennen aineiston lähetystä, ettei sitä jo ole Varastokirjastossa. Suurin osa lähetyksistä olikin tarkistettua. Vuoden 2004 lopussa käsittelyä odottavan monografia-aineiston määrä vastasi laskennallisesti 21 kuukauden ja kausijulkaisujen määrä seitsemän kuukauden odottamista. Vuoden 2005 aikana saapunut aineisto saatiin käsiteltyä tavoitteen mukaisesti yleensä alle kuudessa kuukaudessa, mutta aikaisempien vuosien aikana kertynyt aineistoa on edelleen odottamassa käsittelyä. Tätä aineistoa on laskennallisesti monografioiden osalta 19 kuukauden käsittelyä vastaava määrä.
6 2.2.3. Yksikkökustannukset Vuonna 2005 aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 035 435 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö 530 645 euroa - tilat 404 720 euroa - palvelujen osto 51 219 euroa - aineet, tavarat 26 352 euroa Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 211 euroa/hyllymetri. Aleneminen johtuu tuottavuuden kasvusta. AKVA-indikaattorit 1. Tehtäväalue 1 Aineiston vastaanotto, säilytys Tuotokset: käsittely ja 2003 2004 2005 Tulos-sop. PA V - vastaanotetun aineiston määrä 3958 hm 7025 hm 5 470 hm kirjastojen siirtotarpeet - käsitellyn aineiston määrä 4297 hm 4764 hm 5 097 hm - valmista 2640 hm 3345 hm 3 404 hm - luetteloidut tietueet Toiminnallinen tehokkuus: 48651(m) 4211(k) 48410(m) 4294(k) 51650(m) 3848(k) - taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset 235 /hm 211 /hm - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille 6,85 /hm 7,14 /hm - tuottavuus: käsitelty aineisto / htv 247 hm/htv 296 hm/htv Laatu - käsittelyyn kuluva aika 15kk(m) 2kk(k) 21kk(m) 7kk(k) 19kk(m) 7kk(k) < 6 kk < 6 kk - tietueiden virhe% <1% <1% <1%
7 2.3. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia. Lainaus- ja jäljennepalvelu käynnistyi vuonna 1990. Lainaus- ja jäljennepalvelua annetaan maamme muille kirjastoille maksuttomana kaukopalveluna. Kaukopalvelupyyntöjä on voinut jättää atk-yhteyden kautta, telefaksilla, sähköpostitse, kirjeitse tai puhelimitse. Elektronisten aineistonvälityspalveluiden kehitystä seurattiin, ja Ariel-ohjelman sekä PDFformaatin käyttöä tuettiin. PDF-formaatin käyttö yleistyi. Paperikopioiden välittäminen loppui käytännöllisesti kokonaan. Varastokirjaston kaukopalvelu on merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa keskeiseksi työtavaksi. PDFformaattia vastaanottavat kaikentyyppiset kirjastot. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettaisiin paikallisessa kirjastossa. Projektissa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto ja Teknillisen korkeakoulun kirjasto sekä Kansanterveyslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa 1535 kpl. Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen ollaan tyytyväisiä. Vuoden 2003 aikana käynnistettyä Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöönottoa jatkettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. UB-käyttäjiä oli viisi yliopisto- ja yksi ammattikorkeakoulukirjasto. Yliopistokirjastojen neuvosto teki loppuvuodesta päätöksen UB:n koko yliopistokirjastoverkkoa koskevasta käyttöönotosta kuluvan lukuvuoden aikana. UB-tilauksia tuli Varastokirjastoon vuoden aikana yhteensä kaikkiaan 2 085 kpl. UB-lainat eivät näy virallisissa kaukopalvelutilastoissa, mutta ne on laskettu mukaan Varastokirjaston antamaan kaukopalveluun. Kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Tilauksia oli 240. 2.3.1. Määrät kirjastotyypeittäin ja toimitustavoittain Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: Taulukko 6. 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Lainaus 27657 35531 36775 46419 47383 51429 Paperikopiot 8189 7018 844 52 0 2 Digitaalinen 6204 7644 14443 16471 19122 17496 Ei toimitettu 1678 1415 1071 1191 1347 1084 Yhteensä 43728 51608 53133 64133 67752 70011 Pyyntöjen määrä kasvoi 3,3 % vuodesta 2004. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Uusintoja oli lainoista noin 55%. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista noin puolet menee yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on 24 %. Lähes kaikki UB-lainat (2085) menivät
8 yliopistokirjastoihin. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (9,5%). Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on 25,0 %. Jäljenteiden keskipituus vuonna 2005 oli 8,5 liuskaa/toimitus. Ulkomaille toimitetuista pääosa meni pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2005 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti kahta lukuunottamatta. Digitaalisia palveluja käyttivät kaikki yliopistokirjastot ja maakuntakirjastot. Ammattikorkeakoulukirjastoista 40-50 % ja yleisistä kirjastoista 20 30 % käytti palvelua. Jäljennepyyntöjen määrä väheni. Syynä saattaa olla elektronisen aineiston yleinen käytön lisääntyminen ja erityisesti taannehtivan aineiston määrän kasvu. Toisaalta syynä voi olla se, että artikkelikopioiden tilaukseen ei ole saatu tehokasta asiakaslähtöistä menetelmää. Vuoden 2006 alku näyttäisi jäljennepyyntöjen määrän vähenemisen olleen tilapäistä. 2.3.2. Nopeus Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet on pääsääntöisesti toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut. 2.3.3.i. Asiakastyytyväisyys: asiakaskirjastojen määrä Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niiden 117 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista on rekisteröitynyt 506 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 184 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 290 ja yrityskirjastoja on 147 kpl. Pohjoismaisia asiakkaita on 218 kpl. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 82 kpl. Yhteensä asiakasrekisterissä on vuoden 2005 lopussa 1 670 kirjastoa. Näkövammaisia oli 120 asiakasta ja muita 6 kpl. 2.3.3.ii. Asiakastyytyväisyys: Varastokirjastosta tulevien toimitusten osuus kirjaston koko kaukopalvelusta Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Kirjastoihin lähetettyjen kyselyjen mukaan Varastokirjaston osuus yleisten kirjastojen kaukolainoista oli tyypillisesti 20 %:n luokkaa (esim. Helsingin kaupunginkirjasto). Vaihtelu oli suurta, ja parhaissa tapauksissa yli puolet kirjastojen kaukopalvelusta tuli Varastokirjastosta. Yliopistokirjastojen kotimaisesta ottolainauksesta 59 % ja jäljenteistä 40 % tuli Varastokirjastosta. Muissa tieteellisissä kirjastoissa Varastokirjaston kaukopalvelu oli 15 % - 60 % koko kaukopalvelusta. Monet kirjastot ilmoittavat, että lähes koko kotimainen kaukopalveluliikenne tulee Varastokirjastosta. 2.3.4. Yksikkökustannukset Vuonna 2005 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat 302 696 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö 191 076 euroa - palvelujen osto (mm. posti) 68 360 euroa - investoinnit 13 911 euroa - tilat 12 848 euroa
9 Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,32 euroa/tilaus. Yksikkökustannukset ovat hieman nousseet. Syynä ovat vuoden aikana tehdyt investoinnit. Henkilöstökustannukset ovat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,73 euroa/tilaus (v.2004 2,70). AKVA-indikaattorit 2. Tehtäväalue 2 Kaukopalvelu Tuotokset: 2003 2004 2005 Tuloss op. PAV - tilausten määrä 64133 67752 70011 - toimitettuja tilauksia 62942 66405 68927 Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset --- 4,20 4,32 - tuottavuus: tilauksia/htv 11742 /htv 12776 /htv Laatu ja palvelukyky: - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) 1533 kirjastoa 1599 kirjastoa 1670 kirjastoa - palvelun nopeus <24 h <24 h <24h < 24h 2.4. Muut tavoitteet Tulossopimuksessa on maininta siitä, että toimintamenoihin sisältyy 150 000 euroa kansalliseen digitointihankkeeseen. Hankkeessa digitoidaan suomalaisia sanomalehtiä ja tavoitteena on avata kansallinen sanomalehtikirjasto vuonna 2006. Hankkeella on ohjausryhmä, johon kuuluu Kansalliskirjaston, opetusministeriön ja Varastokirjaston edustajia. Ohjausryhmä antaa oman raporttinsa toiminnasta vuonna 2005. (Liite)
10 3. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaista virkamiestä ja 5 määräaikaista virkamiestä. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 16,8 täysiaikaista henkilötyövuotta. Aineiston vastaanottoon käytettiin 0,4 htv. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 3,24 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 5,48 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 22,68 henkilötyövuotta. Lisäystä edelliseen vuoteen oli 0,4%. Hallinto Varastokirjasto on suoraan opetusministeriön alainen kirjasto. Kirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Johtokunta Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta aloitti toimintansa 1.3.2004. Siihen kuuluvat opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen, opetusministeriö, puheenjohtaja osastonjohtaja Outi Melén, Helsingin kaupunginkirjasto, varapuheenjohtaja johtaja Maire Aho, Helsingin yliopiston kirjasto, slaavilainen kirjasto toimistopäällikkö Christina Flemming, Vaasan tiedekirjasto Tritonia kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen, Humanistinen ammattikorkeakoulu, Haapaveden koulutusyksikkö kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Kuopion yliopiston kirjasto Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Johtoryhmä Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat toimistopäällikkö Mirja Vepsäläinen, kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, palvelupäällikkö Markku Räisänen sekä kirjastosihteeri Terhi Rautiainen. Johtoryhmä kokoontui 8 kertaa.
11 Seuraavassa taulukossa on tietoa henkilöstömääristä, henkilöstörakenteesta ja henkilökuluista vuodelta 2005 ja kahdelta sitä edeltävältä vuodelta Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Toteuma 2003 Toteuma 2004 Toteuma 2005 Tulos sop. tav. Pav:n tav. 1. Henkilöstö - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet 25 24 24 22,6 23 22,7 - koulutustaso - keski-ikä sukupuolen mukaan 4,9 47,9 (n) 46,5 (m) 4,8:n=5,1 m=4,4 47,3 (n) 47,4 (m) 4,8:n=5,2 m=4,4 49,8 (n ) 48,4 (m) 43 - ikäjakauma (45 v >) 64 % 66,7 % 78,3 % <45% - vakinaiset / määräaikaiset 22/3 21/3 22/1 - kokoaikaiset / osaaikaiset 25/0 22/2 22/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 71,9 73,5 78,3 81,2 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) 740766 748814 764425 - tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) 446646 77,9 % 448638 76,8 % 439713 74,1 - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 294120 65,9 % 300176 66,9 % 324712 73,9 % Henkilöstön määrä on pysynyt ennallaan. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräisiä tai hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta. Seuraavassa taulukossa on työhyvinvointiin ja osaamiseen liittyviä tietoja vastaavalta ajalta: Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Toteuma 2003 Toteuma 2004 Toteuma 2005 Tulossop. tavoite Pav:n 2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi 3,2 3,2 3,44 >3,3 - vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) 4,2/0 % 4/0 % 0/4,4 % - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 14,1 15,1 12,1 <6,5
12 - työterveyskustannukset / htv 431 364 510 >486 - Tyky-toiminnan kustannukset / htv 217 345 105 >109 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustan nukset / htv 351 622 582 1270 - koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 1,6 3,9 3,8 >4,8 - henkilöstön arvo 7392283 7070125 6096420 Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia henkilötilinpäätöksen osana. Indeksi pysyi pitkään samana, ja on nyt noussut valtion keskimääräisen tason yläpuolelle. Sairauspoissaolojen korkea määrä selittyy sillä, että pienessä henkilökunnassa muutama yksittäistapaus nostaa keskiarvoja. Työterveyshuolto järjestettiin yhteistyössä Medivireen kanssa. Tyky-toimintaan kiinnitettiin erityistä huomiota. Henkilöstölle järjestettiin koulutusta sekä kirjaston sisällä että ulkoisena koulutuksena. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan säännöllisesti vetämissä luettelointikokouksissa. Kaukopalvelutoimintaan liittyvää koulutusta koordinoi palvelupäällikkö. Koulutuksen kustannukset olivat 582 euroa / htv ja siihen käytettiin aikaa 3,8 työpäivää/htv. Uusi palkkausjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2005. Järjestelmä on Columbuspalkkausjärjestelmän sovellus. Se koostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkanosasta. 4. Tulosanalyysi ja johtopäätökset Asetetuista tavoitteista jäi toteutumatta vastaanotetun aineiston käsittely kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Kirjastoja ohjeistettiin vuoden aikana tarkistamaan lähetykset, ja kirjastot tekivätkin näin. Tarkistetut aineistot käsiteltiin heti, mutta koska aineistoa tuli hieman enemmän kuin sitä ehdittiin käsitellä, entisiä ruuhkia ei saatu purettua. Käsittelyn laskennallinen viive pysyi ennallaan. Vaihtoehdot a) backlogit puretaan urakkatyöllä 2007 alkaen; b) tavoite muotoillaan uudelleen Arvioinnin loput suositukset toteutetaan vuoden 2006 aikana Tilinpäätöspalautteessa kiinnitettiin huomiota digitointihankkeen sisältöön. Hanke käynnistettiin vuonna 2004 yhteishankkeena HYK:n kanssa. Ohjausryhmä päätti, että käytettävissä oleva raha ohjataan Mikkelin konservointi- ja mikrofilmauskeskuksen käyttöön sanomalehtien digitointiin. Opetusministeriö oli kuitenkin tarkoittanut hankerahan vahvistamaan erityisesti Varastokirjaston roolia kansallisessa digitoinnissa. Vuoden 2005 aikana asialle ei ehditty tehdä mitään, mutta vuoden 2006 alussa laadittiin suunnitelmia Varastokirjaston roolin vahvistamiseksi. Tilinpäätöspalautteessa mainittiin myös arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaisuus. UPJ:n käyttöönoton edellyttämät arkistointitarpeet selvitettiin vuoden aikana ja uudistettu arkistonmuodostussuunnitelma on viety johtokunnan hyväksyttäväksi.
13 5. Tilinpäätöslaskelmien analyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston koko rahoitus tuli valtion talousarvion kautta. b. talousarvion toteutumisen analyysi Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 498 000 euroa ja lisätalousarviossa 15 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 23 091,48 euroa sekä työllistämismäärärahoja 9 300. Yhteensä käytettävänä oli 1 545 391 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.88.24 olivat 1 494 976,42 euroa sisältäen kansalliseen digitointiin ohjatun 150 000 euron määrärahan. Momentilla 4.04.29.88.24 kulut olivat 23 091,48 euroa. Työllisyysrahoituksen kulut olivat 9 122,40 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat siten 1 527 190,30 euroa. Vuodelta 2004 siirretyt määrärahat käytettiin toiminnan rahoitukseen. Määärärahoja käytettiin 5 067,90 euroa enemmän kuin Varastokirjastolle oli valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa esitetty. Siirtomäärärahojen väheneminen näyttää pysyvältä tendenssiltä kustannustason noustessa. Määrärahoja siirtyy vuodelle 2006 18 023,58 euroa. Siirtomäärärahat ovat lähinnä Voyagerjärjestelmän loppulaskua varten sekä siirrettyihin atk-investointeihin. Kustannuslaji c. tuotto- ja kululaskelmien analyysi Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2005, euroa Tilan vapauttaminen, aineistonkäsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit 0 13911 13911-86,51 103154 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 27043 9064 36107 2,52 35220 Henkilöstökustannukset 544812 191076 735888 3,76 709231 Vuokrat 413242 12848 426090 0,55 423760 Palvelujen ostot 66404 68360 134764-11,09 151582 Muut kulut 22988 7442 30430 12,97 26936 Siirrot valtion laitoksille 150000 0,00 150000 Yhteensä 1 074 489 302 701 1 527 190-4,54 1 599 882 Vuoden 2004 investoinnit olivat uuden varastohallin hyllyt. Muutoin menorakenne on normaali. palvelujen ostojen vähentyminen selittyy pääosin sillä, että UPJ:n konsulttipalvelut maksettiin pääosin vuonna 2004. Myös rahtikulut ovat vähentyneet. Muiden kulujen kasvu selittyy kustannustason nousulla ja tavallista suuremmilla matkakuluilla. 2004
14 d. taseen analyysi Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 6. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportonti on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2005 aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Arvion perusteella kirjaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää sille sädetyt vaatimukset lukuunottamatta systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia. - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia ei ole ollut käytössä. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku asianmukaista - Seuranta asianmukaista 7. Kokonaisarvioinnin tulokset Opetusministeriö antoi 29.9.2004 Varastokirjaston arvioinnin selvitysmies Sauli Laitisen tehtäväksi. Arvioinnin tukena oli koordinaatioryhmä. Arvioinnin keskeisimmät tulokset: 1. Varastokirjaston toiminnan vaikuttavuus ja laatu; miten kirjaston toiminta on vastannut tavoitteita, joihin sen perustamisella pyrittiin. a. Varastokirjaston toiminnalle asetetut tavoitteet ovat edelleen perusteltuja. b. Varastokirjasto täyttää tehtävänsä hyvin eikä sen tehtävän määrittelyä ole syytä muuttaa. 2. Varastokirjaston asema ja rooli Suomen tietohuoltojärjestelmässä. Varastokirjaston merkitys sen eri sidosryhmien kannalta sekä tähän liittyvät kehittämistarpeet ottaen huomioon kirjaston toimintaympäristössä tapahtuneeet ja keskipitkällä aikavälillä odotettavissa olevat muutokset. c. Varastokirjastolla on tärkeä merkitys Suomen tietohuoltojärjestelmässä d. Varastokirjasto on paperimuotoisen aineiston saatavuuden tukikeskus koko kirjastolaitokselle ja siten myös tieteen tietohuollolle e. toimintansa tehostamiseksi Varastokirjasto järjestää systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja tehostaa tiedotustoimintaansa. Varastokirjasto kehittää Suomen
15 kirjastoverkkoa ja osallistuu maan kirjastojen hankinta- ja säilytyspolitiikan kehittämiseen. 3. Varastokirjaston toimintaprosessien laatu ja tehokkuus sekä kirjaston hallintoon ja johtamiseen kohdistuvat kehittämistarpeet f. Varastokirjaston toimintaprosessit ovat tehokkaita g. toiminnan edelleenkehittämiseksi Varastokirjasto ottaa käyttöön systemaattisen itsearvioinnin ja laatii strategisen suunnitelman toiminta- ja taloussuunnitelman lisäksi 8. Yhteenvetotiedot väärinkäytöksistä Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 9. Allekirjoitus Kuopiossa, maaliskuun 3. päivänä 2006 Annu Jylhä-Pyykönen johtokunnan puheenjohtaja Outi Melén johtokunnan varapuheenjohtaja Maire Aho johtokunnan jäsen Christina Flemming johtokunnan jäsen Kauko Maskulainen johtokunnan jäsen Jarmo Saarti johtokunnan jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja