II Moodle, yliopiston sähköposti, OneDrive MOODLE-OPETUSALUSTANA... 2. Kirjautuminen Moodleen 2.2 Kirjautuminen kurssille 2.3 Omien tietojen muokkaaminen 3.4 Keskustelufoorumit 4.4. Viestin kirjoittaminen keskustelualueelle... 4.4.2 Foorumin viestien tilaaminen sähköpostiin... 5.4.3 Hae keskusteluista... 6 2 YLIOPISTO SÄHKÖPOSTI... 6 2. Yleisperiaatteet 6 2.. Yliopiston sähköpostiosoite on eräänlainen sähköinen henkilökortti.... 6 2..2 Virallinen sähköposti... 6 2..3 Roskapostin hallinta... 6 2.2 Office 365 -sähköposti 6 2.2. Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin... 7 2.2.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä... 7 2.3 Postilaatikon asetukset 8 2.4 Viestin kirjoittaminen 9 2.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö 9 2.6 Osoitekirjan käyttäminen 0 3 ONEDRIVE... --
Moodle-opetusalustana Tietotekniikkaa voidaan hyödyntää opetuksessa monin eri tavoin. Verkon kautta voidaan välittää oppimateriaalia lähiopetuksen tueksi tai toisessa ääripäässä järjestää oppilaan aktiivisena pitävä opintojakso kokonaan verkon välityksellä. Tämän avustamiseksi on kehitetty monipuolisia tukiohjelmistoja, ns. opetusalustoja. Tälläisten opetusalustojen tarkoitus on tuoda useampien opettajien ulottuville mahdollisuus verkon tehokkaampaan ja monipuolisempaan hyödyntämisen opetuksessa.. Kirjautuminen Moodleen Tampereen yliopistossa on yleisessä käytössä Moodle-oppimisalusta (Kuva ). Moodlen käyttötavat yliopiston kursseilla vaihtelevat huomattavasti. Usein opettajat käyttävät sitä kurssilla jaetun materiaalin julkaisemiseen. Joillakin kursseilla harjoitusten tehtävänannot julkaistaan ja niiden ratkaisut palautetaan Moodleen. Yliopiston sähköinen tenttijärjestelmä on toteutettu Moodlen avulla, Moodleen on mahdollista rakentaa keskustelufoorumeita kurssilaisten tarpeisiin, jne. T3-kurssin kurssimateriaalin saatavuutta ei ole haluttu rajoittaa, siksi sitä ei ole viety Moodleen, vaan sen materiaalit on jätetty yleiseen jakoon verkkosivuille. Harjoitusten palautukseen T3:lla käytetään WETO-järjestelmää koska Moodlessa ei ole saatavilla riittävää tukea vertaisarvioinnin toteuttamiseksi. Koska kuitenkin on tärkeätä, että myös Moodle tulee tutuksi kurssilaisille, käytetään sitä T3-kurssin keskustelujärjestelmänä; foorumina, jossa opiskelijat voivat keskustella kurssiin liittyvistä asioista ja kysellä toisiltaan apua harjoitusten tekemiseen. Se, miltä kurssi Moodlessa näyttää, vaihtelee suuresti sen mukaan miten opettaja muokkaa järjestelmän omalle kurssilleen sopivaksi. Periaatteessa Moodle-kurssisivunäkymä voi olla esim. Kuvan 2 kaltainen. Kirjautuminen tapahtuu peruspalvelutunnuksella, mutta myös muiden korkeakoulujen tunnuksella kirjautuminen on mahdollista, mikäli ne kuluvat ns. Haka-luottamusverkkoon. Kirjautumisen jälkeen palaudut takaisin Moodlen etusivulle. Ulos kirjaudutaan oikean yläkulman "Kirjaudu ulos -linkistä (Kuva 2, kohta )..2 Kirjautuminen kurssille Kuva. Linkki Moodleen yliopiston etusivun linkkilistan kautta (vasemmalla). Tämän kurssin keskustelualueelle Moodlessa pääset suoraan kurssisivujen oikopolkujen kautta (oikealla). Mikäli et ole vielä kirjautunut yhdellekään kurssille, näet etusivulla (yläreunan navigointipolusta pääset aina navigoimaan sivu hierarkiassa ylöspäin, tai suoraan etusivulle Kuva 2, kohta 2) kurssit järjestettynä yksiköittäin mukaan kurssikategorioihin. -2-
Napsauttamalla kurssin järjestävän yksikön nimeä pääset valitsemaan yksittäisen kurssin listasta. T3 löytyy Informaatiotieteiden yksikön (SIS) listasta, antamalla osan kurssialueen nimestä, esim. T3, Tietotekniikkataidot tai TIEY4. Vaihtoehtoisesti kurssia voi etsiä hakukentän avulla (Etsi kursseja). Kurssiavain? Napsautettuasi kurssin nimeä ensimmäisen kerran, sinulta todennäköisesti kysytään kurssiavainta, jonka olet saanut kurssin opettajalta luennolla (T3-kurssilla myös WETOn kautta). Joillekin kursseille opettaja saattaa viedä kurssilaiset etukäteen, jolloin kurssiavainta ei tarvita. Mikäli olet jo aiemmin kirjautunut jollekin kurssille, näet Moodleen kirjautumisen jälkeen heti omat kurssisi eli ne kurssit, joille olet jo kirjautunut. Osallistujat-lohkon (Kuva 2, kohta 3) kautta voit tarkastella kurssin osallistujalistaa. Sen kautta pääset käsiksi omiinkin tietoihisi. Voit valita osallistujalistasta joko tiivistetyn tai yksityiskohtaisen näkymän (aukaisen ensin Osallistujat, pudostulistasta Käyttäjälista: Tiivistetty/Käyttäjälista)..3 Omien tietojen muokkaaminen Omia tietojasi voit muuttaa valitsemalla ASETUKSET-lohkossa Omat profiiliasetukseni (Kuva 2, kohta 4). Voit muokata tietoja, jotka muut Moodlen käyttäjät sinusta näkevät, voit esimerkiksi liittää profiilisi kuvan. Muista tallentaa muokkaamasi tiedot Tallenna tiedot -painikkeesta. linkki Moodlen pääsivulle 2 navigointipolku ( murupolku ) 3 4 Omien tietojen muokkaus (niiden muokkaus ASETUKSET lohkon KESKELLÄ: kurssin sisältö jaotellaan keskiosassa näytettäviin osioihin, joita kurssin rakentaja voi ottaa käyttöön kurssin tarpeiden mukaisesti Osioiden puolin lohkoja, jotka opettaja on mukaan otettaviksi määritellyt kurssille, nämä lohkot voi telakoida oikealla oikean yläkulman nuoli-kuvakkeen avulla näytön reunaan Kuva 2. Kurssin yleisnäkymä Moodlessa. -3-
.4 Keskustelufoorumit Moodle tukee erityyppisiä keskustelufoorumeita. Foorumit voivat olla yleisfoorumeita, jossa on mahdollista lähettää uusia keskustelunavauksia ja vastata toisten viesteihin (T3-keskustelualueet ovat yleisfoorumeita). foorumeita, joissa voit lähettää vain yhden oman keskustelunavauksen, mutta vastata rajattomasti muiden viesteihin. yksittäisten keskustelujen foorumeita, joissa kaikki viestit ovat vastauksia aloitusviestiin ja tulevat näkyviin yhdelle sivulle. kysymys- ja vastausfoorumeita, jossa opiskelijalta edellytetään vastausta opettajan esittämään kysymykseen. blogikeskustelu on kuten yleisfoorumi, mutta keskustelu esitetään yhdellä sivulla, johon on lisätty "keskustele tästä aiheesta" -painikkeet..4. Viestin kirjoittaminen keskustelualueelle Keskustelualueen yläreunan Lisää uusi viesti painikkeen painaminen avaa kuvassa (Kuva 4) näkyvän lomakkeen, jossa voit aloittaa uuden keskustelusäikeen. Kuva 4 Viestiketjun aloitusviesti keskustelualueella. Napsauttamalla keskustelun otsikkoa (KESKUSTELU-sarake), pääsee lukemaan viestiketjuun lähetettyjä viestejä ja kirjoittamaan sinne oman kommenttinsa Lomakkeen ensimmäisestä kentästä tulee keskustelusäikeen aihetta kuvaava otsikko (Kuva 5, kohta ), joten sen sisältö kannattaa miettiä aina huolellisesti. Viesti-kentän yläreunassa on muokkaustyökaluja (mikäli kurssin räätälöijä on määritellyt että työkalut ovat käytettävissä), joiden avulla on mahdollista muokata viestin tekstiä, käyttää esimerkiksi lihavointeja tai värillistä kirjasinta (Kuva 5, kohta 2). Kannattaa kuitenkin käyttää tekstin korostuksia harkiten, tämän tyyppisellä keskustelupalstalla radikaalisti muokatut viestit ärsyttävät helposti. Leikkikenttäkeskustelualueella voi toki niitäkin kokeilla surutta. Huom! Viestiä kirjoitettaessa tulee huomioida seuraavaa: tekstin kopioiminen esim. Word-ohjelmasta leikepöydän kautta (kopioi/liitä) tuo mukana myös Wordissä piilossa olevat muotoilukomennot ja merkit. Ongelman voi kiertää kopioimalla kirjoittamansa tekstin johonkin yksinkertaiseen tekstieditoriin, esimerkiksi Notepad-muistioon (jolloin Wordin muotoilut katoavat) ja kopioimalla sitten puhtaan tekstin uudestaan muistiosta Moodleen. Aikakatkaisu! Huomaa myös, että jos viestisi kirjoittaminen kestää pitkään saattaa järjestelmän aikakatkaisu toimia ja viestisi voi kadota. Poikkeuksellisen pitkää viestiä kirjoitettaessa kannattaakin joko kirjoittaa teksti muualla (esimerkiksi muistiossa) ja kopioida se sieltä varsinaiseen -4-
Liikkuminen eri keskustelualueiden välillä joko yläreunan murupolkua käyttäen tai oikean reuna navigointialueen avulla Viestin otsikko 2 Viestin sisältö 3 Mahdollinen liitetiedosto 4 Kuva 5 Viestin kirjoittaminen keskustelufoorumille viestinkirjoitusikkunaan. Tässä on sekin hyvä puoli, että näin syntyy samalla varmuuskopio viestistä omalle koneellesi. vviestiin voi liittää halutessaan (Kuva 5, kohta 3) liitteeksi jonkun tiedoston, esimerkiksi näytönkaappauskuvan liittäminen mukaan saattaa usein selventää viestissä esitettyä asiaa. Voit muokata viestiäsi 30 minuutin ajan lähettämisen jälkeen..4.2 Foorumin viestien tilaaminen sähköpostiin Keskustelualueelle tulevat viestit voi saada automaattisesti sähköpostiinsa. Opettaja voi asettaa opiskelijat foorumin tilaajiksi, jolloin viestit tulevat sähköpostiisi omista asetuksistasi riippumatta. T3-keskustelufoorumilla opiskelijoita ei ole pakotettu tilaajiksi, joten voit itse käydä muokkaamassa sähköpostiin lähettämiseen liittyvät asetukset haluamiksesi. Kunkin keskustelualueen viestien saamisen sähköpostiin voi joko kieltää kokonaan tai määritellä, että viestit lähetetään vain tietyin väliajoin esimerkiksi kerran päivässä, kerättynä yhdeksi koontisähköpostiksi. Näihin asetuksiin osallistujat pääsevät itse käsiksi Omat profiiliasetukset / Muokkaa tietoja -asetusten kautta (Kuva 5, kohta 4). Leikkikenttäviestien sähköpostitus on estetty kurssiasetuksista: sen alueen sähköpostiasetuksia osallistuja ei pääse itse asettamaan. Samasta kohdasta tietojen muokkaussivulla voit kontrolloida keskustelualueittain, seurataanko lukemattomia viestejä, ts. merkitäänkö näkyviin mitkä postit ovat vielä avaamatta (Kuva 5, kohta 4). -5-
.4.3 Hae keskusteluista Keskustelualueen ollessa auki, murupolun jäljessä, ikkunan yläreunassa on Etsi viesteistä - hakukoneen avulla, jonka avulla voit etsiä foorumeista haluamiasi viestejä etusivulta. Esiin tulevat kaikki viestit, joissa haettu sana mainitaan. 2 Yliopisto sähköposti 2. Yleisperiaatteet Kaikkien yliopiston opiskelijoiden edellytetään lukevan yliopistosähköpostiaan! Siihen on useita syitä. 2.. Yliopiston sähköpostiosoite on eräänlainen sähköinen henkilökortti. Yliopiston sähköpostiosoite on vain niillä, joilla on peruspalvelutunnus. Jokaisen peruspalvelutunnuksen (ja siten myös sähköpostiosoitteen) saaneen velvollisuus yliopistoyhteisön jäsenenä on säilyttää peruspalvetunnuksensa salasana vain omassa tiedossaan. Muita sähköpostiosoitteita on verrattain helppoa tehdä kenen tahansa nimellä. Esimerkiksi opintoihin liittyvät yhteydenotot yliopiston henkilökuntaan tuleekin hoitaa yliopiston sähköpostiosoitteella, jotta voidaan vakuuttua siitä kenen kanssa sähköpostitse ollaan tekemisissä. 2..2 Virallinen sähköposti Yliopiston sähköposti on helppo pitää virallisempana osoitteena, ja siten erottaa vapaa-ajan sähköpostit virallisemmista posteista. Lisäksi, esimerkiksi työpaikkahakemuksessa yliopiston sähköpostiosoite on todennäköisesti ilmaisosoitetta vakuuttavampi. 2..3 Roskapostin hallinta Pidä aktiivisesti huolta siitä, ettet levitä uutta osoitettasi verkkosivuilla tai erilaisissa sähköpostiosoitettasi urkkivissa palveluissa, viralliset viestisi eivät hautaudu roskapostin sekaan. 2.2 Office 365 -sähköposti Kesällä 204 Tampereen Yliopistossa otettiin käyttöön Microsoftin Office 365 -palvelu (O365). Kaikki uudet opiskelijat saavat sähköpostiosoitteen sukunimi.kutsumanimi.x@student.uta.fi, joka on liitetty O365 -sähköpostiin. Vanhatkin opiskelijat siirrettiin käyttämään O365-sähköpostia ja samanmuotoisia osoitteita. Jos sinulla on vakiintunut sähköpostipalvelu jota aktiivisesti käytät, voi olla että epäilet tuleeko sinun käytyä lukemassa yliopiston sähköpostia säännöllisesti. Jos haluat säästyä siltä vaivalta, että kävisit erikseen lukemassa kahta postilaatikkoa, helpoin tapa on ohjata yliopiston sähköposti vanhaan osoitteeseesi. Voit tehdä uudelleenohjauksen O365-palvelussa (rattaan kuva / Asetukset / Tilit / Edelleen lähetys). Voithan silti käydä lähettämässä virallisemmat postit yliopiston sähköpostista. Voit myös määritellä, että uudelleenlähetetyt postitkin jäävät myös yliopiston postilaatikkoon. -6-
2.2. Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin Pääset kirjautumaan sähköpostiin osoitteella https://outlook.com/student.uta.fi tai yliopiston verkkosivuilta Opiskelijoiden linkkilistan kautta Kirjautumisessa käytetään peruspalvelutunnuksesta pitkää muotoa, jossa on mukana organisaatiotunnus: ppt@student.uta.fi (jossa ppt on muotoa nn99999). 2.2.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä Kirjauduttuasi sähköpostiin pääset viestinäkymään, jossa oletuksena on avoinna Saapuneet -kansio. Tässä kansiossa näet sinulle saapuneet uudet sähköpostiviestit. Uloskirjautuminen tapahtuu henkilökuvakkeen (Kuva 6, kohta 8) kautta. 7 9 6 2 3 4 5 6 8 6 Kuva 6 Viestinnäkymä Sähköpostin päänäkymässä näet kansiosi (2), sinulle saapuneet viestit (3), valitun viestin otsaketiedot (4, otsikko, lähettäjä, vastaanottoaika) ja vastauspainikkeet, sekä itse viestin sisällön mahdollisine liitteineen (5). Tästä näkymästä voit myös aloittaa uuden viestin kirjoittamisen. Yläkulman ruudukosta () voit valita näytettävän sovelluksen ( välilehden ) esimerkiksi sähköpostin (Outlook). Lisäksi sieltä löytyvät mm. Kalenteri, Henkilöt ja OneDrive sovellukset. Tässä tutustutaan lähinnä sähköpostiohjelman käyttöön: kalenteriin, tehtävälistaan ja uutissyötteisiin voit tutustua itse, jos ajattelet niiden käytöstä hyötyväsi. Osoitekirjaa (Henkilöt) käytetään sähköpostiohjelman rinnalla, joten siihen meidän kannattaa tutustua. -7-
Postit lajitellaan sähköpostiohjelmassa kansioihin. Osan kansioista järjestelmä luo automaattisesti, mutta voit luoda itse lisää. Kuvassa näkyvistä kansioista Inbox; Saapuneet, Sent; Lähetetyt, Drafts; Luonnokset (kohta 2), ovat automaattisesti luotuja kansioita ja mahdollisesti itse luodut kansiot löytyvät valinnalla Lisää. Käyttäjän toimintamalleista oppiva järjestelytoiminto siirtää automaattisesti vähemmän tärkeitä viestejä kansioon Tarpeettomat, jotta tärkeämmät viestit erottuisivat posteista paremmin (ks. tarkemmin http://support.office.com/fi-fi/. artikkeli Pienentärkeyden viestien lajitteleminen järjestelytoiminnolla ). Kuvassa Saapuneet kansio on aukaistuna, sen sisältämien viestien otsikot näkyvät ikkunassa keskellä (3). Jos näyttöasetuksista (kohta 6) on valittuna näytettäväksi lukuruutu oikealla viestin aktivointi saa viestin sisälön aukeamaan ikkunan oikeaan reunaan (kohta 4 ja 5). Kehyksen yläreunassa olevista kuvakkeista voit suoraan vastata lähettäjälle tai vastata kaikille viestiketjussa mukana oleville. Jos viestissä on liitteitä, ne näkyvät kuvakkeina ennen varsinaista viestiä. Kuvan 6 viestinäkymässä on lajittelu-valikosta ( Kaikki, kohta 9) valittu viestit näytettäväksi keskusteluketjuina, jolloin viestiketjut joissa viestiin on vastattu näkyvät aukaistavissa olevana viestiketjuna. Kuvassa viimeinen viestiketju on aukaistu, niin että siihen (viesti ostikolla Ryhmäjaot ) kirjoitetut kolme vastausta ovat näkyvissä. Postit, joiden edessä näkyy oikealle osoittava kolmio, ovat myös viestiketjuja, jotka voisi aukaista niitä napsauttamalla. Keskimmäisessä näkymässä (kohta 3) voit klikata hiiren kakkospainikkeella viestiä ja valita sille lisätoimintoja, kuten poistaminen, siirtäminen ja luokittelu. Luokittelun avulla voit merkata sinulle tärkeitä viestejä vapaavalintaisilla luokilla, joita voit määritellä itse lisää saman valikon kautta. Voit esimerkiksi luoda uuden luokittelun nimellä tärkeä ja antaa sille esimerkiksi punaisen korostusvärin. Jos sitten luokittelet viestejä valikon luokittelukohdan kautta tärkeiksi, tulee viestiin kohdassa 3 näkyvä väritunnus ja kohtien 4 ja 5 välissä näkyvä luokittelutunnus, kuvan tapauksessa tuo TÄRKEÄ. Jos haluat tehdä usealle viestille saman toiminnon (esim. poistaa useita viestejä), voit käydä ruksaamassa valintaruudut viestien edestä jonka jälkeen yläpalkista (kohta 7) valittu toiminto kohdistuu kaikkiin valittuihin viesteihin. 2.3 Postilaatikon asetukset Valitsemalla oikean yläreunan rataskuvakkeesta (Kuva 6, kohta 6) Asetukset aukeaa vasempaan reunaan valikko, jonka kautta pääset antamaan palvelulle erilaisia asetuksia. Yleinen / Oma tili - kohdasta näet sähköpostilaatikkosi käyttämän ja käytettävissä olevan tilan. Alempaa valikosta löydät postin, kalenterin ja alueelliset asetukset. Tätä kautta voit esimerkiksi asettaa postillesi automaattisen poissaoloviestin loman ajaksi. Postin asetuksista (Asettelu) pääset asettamaan tilillesi automaattisen allekirjoituksen, eli sellaiset tekstin, joka liitetään automaattisesti lähtevien viestien loppuun. Automaattisessa allekirjoituksessa voivat olla vaikkapa omat yhteystietosi, jolloin viestin vastaanottaja saa aina haluamasi tiedot ilman, että sinun tarvitsee muistaa niitä sinne erikseen kirjoittaa. Kalenterin ja alueelliset asetukset sisältävät lähinnä vaihtoehtoja ajan erimuotoiselle esittämiselle, kuten esimerkiksi sen, alkaako työviikko sunnuntaista vai maanantaista ja esitetäänkö -8-
päivämäärissä päivä ennen kuukautta. Jos käytät sähköpostia suomenkielellä, pitäisi näiden asetusten olla jo valmiiksi Suomessa vakiintuneen käytännön mukaisia. 2.4 Viestin kirjoittaminen Viestin kirjoitus tapahtuu oikeanpuoleisessa palstassa (joko Vastaa-painikkeesta tai alkaessasi kirjoittaa täysin uutta viestiä valitsemalla Uusi posti (kohdat 4 ja 7). Jos olet asettanut itsellesi automaattisen allekirjoituksen asetuksista (kts. edellinen kohta), pitäisi tämän allekirjoituksen näkyä viestikentän lopussa. Kopio- ja Piilokopio-kenttiin (cc = carbon copy, ja bcc = blind carbon copy) kirjoitetaan niiden vastaanottajien osoitteet joille haluat lähettää viestin tiedoksi. Kopiokentän osoite näkyy vastaanottajille, mutta piilokopiokentän osoite ei. Käytäntö on, että to: kenttään kirjoitetaan se henkilö, jolta odotetaan reagointia asiaan, kun taas yleensä cc: ja bcc: kenttien saajat eivät ole reagointivelvollisia. Kentän bcc: vastaanottaja ei tule viestin saajille näkyviin. Liitteiden (ne voivat olla mitä tahansa tiedostoja) lisääminen viestiin tapahtuu Viestinkirjoitusikkunan yläreunan Liitä-painikkeella tai uudemmissa selaimissa suoraan raahaamalla ja pudottamalla haluttu tiedosto viesti-ikkunaan. Liitettyjen tiedostojen nimet kirjoitetaan listaksi osoitekenttien alle, ja liitteen voi vielä poistaa ennen lähetystä jos se jostain syystä on tarpeen (liitteen ylänurkan ruksi-painike). Viestin lähetys tapahtuu Lähetä -painikkeesta. Ikkunan oikeassa yläkulmassa olevien kolmen harmaan pisteen takaa löytyvä Tallenna luonnos mahdollistaa viestin tallentamisen itselle lähettämättä sitä. Jos et halua lähettää viestiä vielä ja haluat jatkaa sen kirjoittamista seuraavalla kerralla, voit valita jonkun muun viestin keskimmäisestä sarakkeesta. Keskeneräinen viesti tallentuu Luonnoksetkansioon, josta voit avata sen seuraavalla kerralla ja jatkaa sen kirjoittamista. 2.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö Saapuvat postit viedään aina aluksi Saapuneet (Inbox) -kansioon; muita automaattisesti luotuja kansioita ovat mm. kansiot lähetetyille posteille (Lähetetyt; Sent), keskeneräisten viestien talletukseen (Luonnokset; Drafts) ja roskakoriin siirrettäville posteille (Poistetut; Deleted). Voit kuitenkin luoda myös itse uusia kansioita jotta saat lajiteltua saapuneet postit helpommin hallittaviin luokkiin. Jos esimerkiksi seuraat jotain sähköpostilistaa, on kätevä luoda listalle lähetetyille viesteille oma kansionsa, ja luoda suodatin, joka vie listalle lähetetyt viestit automaattisesti ko. kansioon. Voit myös viedä viestejä kansioihin raahaten: keskimmäisessä sarakkeessa tartut viestiin ja raahaat sen kansion päälle. Uusia kansioita voi luoda plus-merkistä (Kuva 6, kohta 2). Jos haluat luoda kansiolle alikansioita, sen saat tehdyksi hiiren kakkospainikkeen kautta. -9-
Suodattimien periaate on, että voit määritellä sääntöjä joiden perusteella tulevat postit suodatetaan automaattisesti haluttuihin kansioihin. Suodattimien luontiin pääset valitsemalla oikean yläreunan rataskuvakkeen ja sieltä asetukset ja Saapuneet-kansion säännöt. Avautuvassa näkymässä on listattuna kaikki käytössä olevat suodatussäännöt. Voit luoda uusia suodatussääntöjä valitsemalla pluspainikkeen. Esimerkiksi suodatin, joka vie automaattisesti kaikki kohteesta aikalainen@uta.fi saapuvat viesti omaan (itse luotuun) kansioonsa Arkisto määriteltäisiin seuraavan kuvan mukaisesti. Kuva 7 Suodatinsäännön luonti Varoitus: Luodut suodatussäännöt on helppoa unohtaa päälle ja niiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Jos olet asettanut tietyn lähettäjän viestit menemään automaattisesti johonkin toiseen kansioon, saatat unohtaa tarkistaa mitä kansioon itse asiassa on mennyt. 2.6 Osoitekirjan käyttäminen Office365-verkkosähköpostissa osoitekirja löytyy Henkilötvälilehdeltä (kuva oikealla). Osoitekirjan hyödyntäminen kannattaa opetella, sen käyttö on yksinkertaista. Sinne voi lisätä uusia osoitteita kirjoittamalla henkilöiden yhteystiedot Uusi -> luo yhteystieto painikkeesta (osoitekirjan yläreuna) aukeavalle lomakkeelle. Helpointa kuitenkin on kerätä sähköpostiosoitteet Viestinäkymässä lukiessaan viestiä sellaiselta ihmiseltä jonka osoitteen haluaa talteen. Tällöin painetaan yksinkertaisesti henkilön osoitetta, jolloin pääsee valitsemaan Lisää yhteystieto -vaihtoehdon ja ko. osoite tallentuu saman tien osoitekirjaan (Kuva 8). Kun osoitekirjassasi on osoitteita, voit hakea sieltä osoitteen Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopiokenttiin (to:, cc: ja bcc: ). Jos piilokopio-kenttää ei näy, saat sen näkyviin painamalla kolmea harmaata pistettä ja valitsemalla näytä piilokopio. Hakuosoitekirjasta tapahtuu yksinkertaisesti: lähdet kirjoittamaan osaa muistamasi sähköpostiosoitteesta, jolloin ponnahdusvalikosta pääset valitsemaan halutun osoitteen (valikossa näytetään kirjoitettuun osaan sopivat osoitteet). Valitsemalla esiin ponnahtavan suurennuslasi-kuvakkeella varustetun painikkeen, saat valitaksesi kaikki yliopistolla O365-palvelua käyttävät henkilöt. -0-
Henkilöt-välilehti Sähköpostilistalla tarkoitetaan laajemmin sellaista listaa, jolle lähetetty viesti välittyy kaikille listalle liittyneille. Tällaisen viestin voi lähettää kuka tahansa listalle liittynyt. Näitä sähköpostilistoja ylläpidetään postipalvelimilla erityisten postituslista-palvelinohjelmien (esim. Majordomo tai ListServ-ohjelmistot) avulla. Useimmissa sähköpostiohjelmissa on kuitenkin mahdollisuus tehdä itselleen köyhän miehen sähköpostilista, ts. postituslista (yhteystietolista), jonka avulla voit nimetä joukon osoitekirjasi henkilöistä ryhmäksi. Tällöin viestin lähettäminen tuolle ryhmälle säästää sinut keräilemästä joka kerralla yhteystietoja yksitellen viestin to:-kenttään. Yhteystietolistan luominen tapahtuu Henkilötvälilehdellä Uusi -> Luo yhteystietoluettelo -painikkeella. Avautuvassa lomakkeessa voit antaa yhteystietolistalle nimen ja lisätä siihen yhteystietoja. 3 OneDrive Kuva 8 Uusien yhteystietojen vienti osoitekirjaan käsin O365-palvelun mukana opiskelijat saavat pilvestä 25 GB tallennustilaa, joka toimii melko pitkälle kuten koneen oma kovalevy. Levyn nimi on OneDrive ja sinne voi raahata tiedostoja, sieltä voi hakea niitä takaisin omalle koneelleen. Tallennustila ei ole kovin suuri, joten sitä ei voi käyttää tiedostojensa varastoimiseen tai varmuuskopiointiin. OneDrive-tilan hyödyllisyys tulee esille silloin jos halutaan jakaa tiedostoja muiden O365-palvelua käyttävien kanssa. Kun valitset O365-palvelusta OneDrive-levyn välilehden, näet alla olevan kaltaisen ikkunan. Tänne Oili Opiskelijan pilvilevylle on tehty kaksi kansiota, joihin on viety tiedostoja. Toinen kansio on vain Oili Opiskelijan itsensä käytössä, mutta toinen kansioista on jaettu Aulikki Hyrskykarin kanssa. Tiedostoja voi tuoda omalta koneelta suoraan OneDriveen suoraan raahaamalla tai noutaa ne Lataa-painikkeen avulla. Uusi painikkeen avulla voi luoda kansioita. --
Kuva 9 Tiedostojen vienti pilvilevylle (OneDrive) Levylle tuodut tiedostot ovat oletusarvoisesti vain levyn omistajan saatavilla, napsauttamalla tiedostoa sarakkeessa Jakaminen, pääset antamaan muille käyttäjille oikeuksia tiedostoosi (Kuva 0). Aulikki näkee omassa OneDrivessaan Oili Opiskelijan hänelle jakaman Aulikille jaettu -kansion, kun valitsee vasemmasta reunasta Jaettu kanssani vaihtoehdon (Kuva ). Jos jaetuille tiedostoille on annettu oikeudet muokkaukseen, muokkauksen voi tehdä suoraan selaimessa. Silloin käytetään O365- palvelun online sovelluksia (Word, Excel, ). Sovellusten onlineversiot ovat toiminnollisuudelta Kuva 0 Oili Opiskelija jakaa kohteen Aulikille jaettu Aulikki Hyrskykarin kanssa. Voit antaa oikeuden vain katseluun tai myös muokkaukseen. Kuva Jaettu kansio näkyy saajalla kohdassa Jaettu kanssani -2-
an melko suppeita, mutta ne soveltuvat hyvin raakadokumenttien yhteiseen muokkaukseen. Se, että pilvilevy muistuttaa koneen omaa kovalevyä, näkyy erityisesti Officen omia ohjelmia käytettäessä. Niistä voit tallentaa suoraan OneDrive-pilvilevylle. Huomaa kuitenkin (Kuva 2), että OneDrive on osa Office 365 -palvelua ja eri asia kuin mahdollisesti kuluttajana käyttöön ottamasi OneDrive (entinen SkyDrive). Jos et ole kirjautuneena O365-palveluun, ei Tampereen yliopiston pilvilevy ole näkyvissä. Kuva 2 Word-dokumentin tallennus suoraan O3656-palvelun Tampereen yliopiston toimialueella sijaitsevalle pilvilevylle -3-