PÖYTÄKIRJA 1/2003 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 1 / 2003 Aika: 11.3.2003 klo 13.00-15.30, klo 12.30 alkaen mahdollisuus kiertoon kansalliskirjastossa Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabiania neuvotteluhuone. Yliopistonkatu 1, 2. krs. Läsnä: Rehtori Matti Uusitupa, Kuopion yliopisto, puheenjohtaja Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Johtaja Sakari Karjalainen, Opetusministeriö Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Pääsihteeri Kaj Malm, ARENE ry Kirjastotoimenjohtaja Inkeri Näätsaari, Turun kaupunginkirjasto Professori Lea Sistonen, Åbo Akademi Vararehtori Raija Sollamo, Helsingin yliopisto Esittelijät: Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, sihteeri Johtava konsultti Juha Ojala, HAUS Konsultti Tomi Särkioja, HAUS Estynyt: Pääjohtaja Jussi Huttunen, KTL Professori Sanna Järvelä, Oulun yliopisto ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Esityslista hyväksyttiin. Kohtien 5 ja 6 käsittelyjärjestystä muutettiin siten, että kohta 6 käsiteltiin ennen kohtaa 5. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä (Liite 1). Esitys: Hyväksyttäneen.
Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 4. Kansallisen elektronisen kirjaston strategia kaudelle 2004-2006 Kansallisen elektronisen kirjaston arvioinnin yhteydessä kävi selkeästi ilmi tarve laatia toiminnan missio ja visio sekä strategia. Strategiatyö on käynnistynyt ja sen valmisteluun on nimetty asiantuntijaryhmä, jossa on edustajia FinELib-konsortion eri sektoreilta. Kansallisen elektronisen kirjaston strategia laaditaan yhteistyössä FinELibin asiakkaiden kanssa. Kansallisen elektronisen kirjaston ohjausryhmä ohjaa strategiatyötä. Strategiatyön metodiksi on valittu tasapainoisen onnistumisen mittaristo, Balanced Scorecard. Työryhmätyöskentelyä valitun metodin mukaisesti vetää HAUS kehittämiskeskuksen johtava konsultti Juha Ojala yhdessä konsultti Tomi Särkiojan kanssa. Strategiaryhmään kuuluvat: Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Koulutuspoliittinen sihteeri Aleksi Henttonen, Suomen ylioppilaskuntien liitto Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, Helsingin yliopiston kirjasto Ylikirjastonhoitaja Mirja Iivonen, Tampereen yliopiston kirjasto Professori Sanna Järvelä, Oulun yliopisto Kirjastonjohtaja Iiris Kuusinen, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Kirjastotoimenjohtaja Inkeri Näätsaari, Turun kaupunginkirjasto Kirjastonjohtaja Annikki Roos, Kansanterveyslaitos Suunnittelija Arja Tuuliniemi, Helsingin yliopiston kirjasto. Strategiatyöryhmän vetäjinä toimivat: Johtava konsultti Juha Ojala, HAUS kehittämiskeskus Oy Konsultti Juha Ojala, Haus kehittämiskeskus Oy. Valmistelutyöryhmä on aloittanut työnsä 10.2. ja tavoitteena on saada työ valmiiksi syyskuun aikana. Työryhmätyöskentelyyn käytetään arviolta 6 päivää. Syyskuussa järjestetään aivoriihi tietoverkon keskeisten toimijoiden kanssa. Aivoriihityöskentelyssä varmistetaan, että strategiassa on otettu huomioon keskeiset tekijät. Esitys: Juha Ojala ja Tomi Särkioja esittelevät työskentelymetodin lyhyesti sekä esittelevät tähänastisen työskentelyn tuloksena syntyneet ympäristö- ja SWOT-analyysit. Analyysien pohjalta käydään lähetekeskustelu FinELibin visiosta. Päätös: Keskusteltiin syyskuussa järjestettävästä strategiaseminaarista, jossa kansalliskirjasto toimii kokoonkutsujana. Ohjausryhmä piti strategiaseminaarin ohjelmaluonnosta hyvänä. Ohjelma tulee koostumaan
alustuksista ja varsinaisesta aivoriihityöskentelystä. Alustuksissa esitellään FinELibin arvioinnin tuloksia ja FinELib-strategialuonnoksen keskeiset asiat. Sir Brian Follett pyydetään Suomeen esittelemään Iso-Britannian vastaavantyyppistä strategiaa. Keskustelua herätti erityisesti se, mitä sidosryhmiä seminaariin tulisi kutsua. Kannatusta sai käyttäjäpainotteinen lähtestymistapa. Seminaarin ajankohta pyritään vahvistamaan mahdollisimman pian. Ohjausryhmä keskusteli strategiatyöryhmän työstämistä ympäristö- ja SWOT-analyyseistä ja niihin tehtiin lisäyksiä ja muutoksia. Ohjausryhmä kävi lähetekeskustelun FinELibin missiosta. 5. Kansallisen elektronisen kirjaston toiminta vuonna 2002 Katsaus vuoden 2002 toimintaan on liitteenä (Liite 2). Merkittävimmät hankkeet vuonna 2002 olivat FinELibin kansainvälinen arviointi, kansallisen tiedonhakuportaalin ohjelmiston valinta ja konsortion sisäisen kustannustenjakomallin kehittäminen. Lisäksi voi mainita erityisen panostuksen henkilöstön kehittämiseen. Kaikki toteutetut hankkeet vaikuttavat ja ohjaavat FinELibin toimintaa tulevina vuosina ja samalla myös vakiinnuttavat FinELibin asemaa keskeisenä tutkijan ja oppijan tietoverkkopalvelujen tarjoajana. Toiminta vuonna 2002 oli monella tavalla hyvin aktiivista. FinELibkonsortio kasvoi viidellä jäsenellä, joten FinELib-konsortioon kuuluu vuoden 2003 alussa 107 organisaatiota. Valtioneuvosto on yksi uusista liittyjistä. Kasvua tulevaisuudessa on odotettavissa lähinnä tutkimuslaitosten sektorilta. Uusia sopimuksia solmittiin 7 ja sopimuksia uudistettiin 22 kappaletta. Aineistojen käyttö oli hyvin vilkasta. Artikkeleja tulostettiin n. 2 miljoonaa kappaletta. Mikäli tällainen määrä artikkeleja olisi tilattu ulkomailta kaukopalveluna, hinta olisi vähintään 34 miljoonaa euroa. Vertailun vuoksi mainittakoon, että FinELibin liikevaihto vuonna 2002 oli 9,3 miljoonaa euroa. Tiedonhakuja tietokannoista tehtiin noin 13 miljoonaa kappaletta. Aineistojen käytön trendi on kasvava. Henkilökunnan määrä kasvoi vuoden alussa kahdella henkilöllä. Henkilöstön kehittäminen käynnistyi aktiivisesti ja henkilöstö osallistui asiantuntijakoulutuksiin ja kansainvälisiin tapahtumiin. FinELib tarjosi konsortion jäsenille poikkeuksellisen paljon koulutusta. Koulutustilaisuuksia oli 43 kappaletta ja niihin osallistui 1288 henkilöä. Monet koulutustilaisuuksista olivat myös osa henkilöstökoulutusta. Kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö oli hyvin aktiivista. Vuoden 2002 aikana käynnistyi aktiivinen yhteistyö Suomen kolmen informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa. FinELibin käyttäjätutkimusten aineistoa on tarjottu gradutöiden aiheiksi ja ilahduttavasti kolme opinnäytettä on työn alla. Kansalliskirjasto ja informaatiotutkimuksen
laitokset järjestävät yhteistyössä kansainvälisen DigiLib-konferenssin syyskuussa 2003. Konferenssin valmistelutyö on alkanut vuonna 2002. Esitys: Keskustellaan vuoden 2002 toiminnasta ja tuloksista ja sovitaan toimintakertomukseen tehtävistä muutoksista. Päätös: Katsaus vuoden 2002 toimintaan hyväksyttiin. 6. Kansallinen tiedonhakuportaali Kansallisen tiedonhakuportaalin käyttöönottohanke on käynnistynyt. Tiedonhakuportaali avataan ensimmäisessä vaiheessa yliopistoille, mutta ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yleisten kirjastojen piirissä ollaan hyvin kiinnostuneita niistä ehdoista, joilla palvelun piiriin on mahdollista päästä. Ennen palvelun laajentamista yliopistojen ulkopuolelle on tarkennettava sitä mille organisaatioille palvelu on ensisijaisesti tarkoitettu, mitkä ovat palvelun käyttöönottokustannukset ja kuka ne maksaa sekä määriteltävä portaalia koskeva ohjausjärjestelmä. Esitys: Käydään lähetekeskustelu portaalia koskevasta hinnoittelupolitiikasta ja ohjausjärjestelmästä. Päätös: Käytiin lähetekeskustelu kansallisen tiedonhakuportaalin hinnoittelupolitiikasta ja ohjausjärjestelmästä. Asiaa esitellään kevään aikana eri kirjastosektoreiden toimielimille. Ohjausjärjestelmä käsittelee asiaa seuraavassa kokouksessaan. 7. Muut asiat 7.1. Arviointiraportin julkistustilaisuus Kansallisen elektronisen kirjaston arvioinnin tulokset julkistetaan 24.3.2003 korkeakoulujen arviointineuvoston järjestämässä tilaisuudessa. 7.2 FinELib-päivä FinELib-päivän teemoina vuonna 2003 ovat arviointi, kirjastoverkon strategiat ja portaalit. FinELib-päivä pidetään 21.5.2003 Ohjelma: http://www.lib.helsinki.fi/finelib/viestinta/finelibpaiva2003.html. 7.3 Research Support Libraries Group -raportti Research Support Libraries Group -raportti, joka linjaa Iso-Britannian kirjastopalvelujen kehittämistä tulevina vuosina, on julkaistu helmikuussa 2003.
RSLG-raportti: http://www.rslg.ac.uk/final/final.pdf. 7.4. Opinnäytteitä työn alla Kaksi Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen opiskelijaa on tehnyt tutkimussopimuksen kansalliskirjaston kanssa käyttäjätutkimuksiin liittyvän opinnäytteen tekemisestä. Yksi Oulun informaatiotutkimuksen opiskelija on kiinnostunut selvittämään FinELibin tulevaisuusnäkymiä tulevaisuustutkimuksen metodein. Tutkimussopimus solmittaneen kesään mennessä. 7.5. HAKA-pilotit Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen ATK-keskusten sekä tieteen tietotekniikan keskus CSC:n yhteinen HAKA-projekti asettaa ATKkeskuksille haettavaksi korkeakoulujen käyttäjähallintoon liittyviä pilotteja. HAKA-projekti, Suomen Virtuaaliyliopisto (SVY) ja Kansallinen elektroninen kirjasto (FinELib) etsivät kahta yliopistoa/atk-keskusta pilotoimaan käyttäjän tunnistanusta SVY:n virtuaaliyliopistoportaalin ja Kansallisen elektronisen kirjaston suunnitellun portaalin palveluihin. 8. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 2.6. klo 12.30-15.00. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30. 2.6.2003 Kristiina Hormia-Poutanen Palvelupäällikkö, HYK sihteeri