KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 1 (13) Aika: 5.3.2014 kello 16.30 17.55 Johtokunnan jäsenet paikalle kello 16.00 Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Kai Holmberg puheenjohtaja Aimo Ilomäki varapuheenjohtaja Kari Hentunen jäsen Seppo Karjalainen jäsen Riku Pirinen jäsen Marja-Leena Saastamoinen varajäsen Eva-Liisa Matikainen varajäsen Päivi Tuomala sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Jorma Korpela Raimo Heikkinen Hannu Marttila hallintojohtaja hautaustoimenpäällikkö kirkkoherra Poissa: Eine Hänninen jäsen (ilm. esteestä) Nina Johanna Rask jäsen (ilm. esteestä) Pirkko Itälä kiinteistöpalvelupäällikkö Jukka Lopperi kirkkoherra Juha Tanska kirkkoherra 26 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 27 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että kiireellisenä päätettiin yksimielisesti käsitellä 38 Lehtisensaaren myynti. 28 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan 13.-27.3.2014 toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Kari Hentunen ja Eine Hänninen. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Kari Hentunen ja Seppo Karjalainen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 2 (13) 29 Maanvuokrasopimus / Olli Marttila valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh 044 752 9494 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti kokouksessaan 15.1.2014, että Eskolan pappilan peltoalueen vuokrausta jatketaan kahdella vuodella. Olli Marttila on toimittanut seurakuntayhtymälle tarjouksen, jossa tarjoaa pinta-alaltaan 1,09 peltoalueen vuosivuokraksi 195 euroa (285 01438 25). Vuokra-aika on kaksi vuotta, alkaen 1.4.2014 ja päättyen 31.3.2016. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta päättää hyväksyä Olli Marttilan tarjouksen maanvuokrauksesta: pinta-ala on 1,09 ha, vuosivuokra 195 euroa ja vuokra-aika 1.4.2014 31.3.2016. Johtokunta päätti hyväksyä Olli Marttilan tarjouksen maanvuokrauksesta: pinta-ala on 1,09ha, vuosivuokra 195 euroa ja vuokra-aika 1.4.2014 31.3.2016. 30 Toimintakertomus 2013 / kiinteistötoimi Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 Toiminta-ajatus Kiinteistö- ja isännöintitoimisto vastaa seurakuntayhtymän kiinteistöjen laadukkaasta toiminnasta, hyvistä käyttöolosuhteista ja tehokkaasta energian käytöstä. Tehtävämme on tukea seurakuntien perustehtävää ja seurakuntatyötä hyvässä yhteistyössä seurakuntien työntekijöiden kanssa. Asuntojen ja liikehuoneistojen vuokraustoiminta on seurakunnan perustehtävän ja seurakuntatyön tukipalvelu. Kurssikeskusten toiminta-ajatuksena on tuottaa ravitsemis-, majoitus-, tila- ja kokouspalveluja sekä juhla- ja pitopalvelutoimintaa seurakuntayhtymän eri työmuotojen käyttöön sekä ulkopuolisille asiakkaille. Resurssit Henkilöresurssit Kiinteistötoimessa oli vuoden alussa vakituisia työntekijöitä 31; kirkonpalveluskuntaa 18, kiinteistönhuollossa 7, kurssikeskuksissa 4 ja toimistossa 2. Henkilöstö väheni vuoden aikana kahdella työntekijällä. Kausityöntekijöitä oli vuoden aikana kurssikeskuksissa kesäaikana 8-10 henkilöä. Vuoden aikana on kiinteistötoimessa lisäksi työskennellyt yksi oppisopimusopiskelija sekä siviilipalvelun työpalvelua suorittanut henkilö. Kiinteistötoimen tehtäväkokonaisuus laajeni, kun osa rakennuspäällikön tehtävistä siirtyi hoidettavaksi kiinteistötoimessa. Erityisammattimiehen nimike muutettiin rakennusmestariksi ja tehtäväkokonaisuutta laajennettiin koskemaan myös rakennuttamisen tehtäviä. Syksyllä 2013 tehtiin yhteistyösopimus Haminan seurakunnan kanssa rakennusmestarin tehtävistä.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 3 (13) Kiinteistöautomatiikan tehtäviä hoiti työntekijä yhteistyösopimuksella Kouvolan seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan kanssa. Kiinteistönhoidon tehtäviä on hoidettu myös ostopalveluina sekä määräaikaisen työvoiman avulla. Resurssit vähenivät kolmella työntekijällä, joiden tilalle ei palkattu uusia työntekijöitä. Kaksi henkilöä jäi eläkkeelle ja kiinteistönhoitaja hautaustoimeen erityisammattimieheksi joulukuussa 2014. Lisäksi kiinteistötoimessa on ollut pitkiä sairauspoissaoloja, jotka ovat edellyttäneet sijais- sekä tehtäväjakojärjestelyjä. Muut resurssit Kiinteistötoimessa on käytössä kiinteistötiedon hallintaan sähköinen kiinteistötietojärjestelmä, huoltokirjaohjelma RES sekä rakennuttamistieto-ohjelmisto. Talotekniikkaa käytetään kiinteistövalvontaohjelmistolla. Työvuorosuunnittelu ja työaikakirjanpito tehdään sähköisellä JsTyöaika-ohjelmalla. Yhtymällä ja seurakunnilla on käytössä tilavarausohjelma Katrina, joka on merkittävä työkalu kirkonpalveluskunnan työssä. Toiminnan tavoitteiden toteutuminen Toiminnan tavoitteiksi vuodelle 2013 oli asetettu: Tavoite 1: Parannamme yhteistyötä kiinteistötoimiston sisällä sekä kiinteistötoimen ja muiden yksiköiden välillä - jatkamme keskeisten toimintaprosessien kuvaamista ja sovimme toimintatavoista eri yksiköiden toimintojen rajapinnoissa - otamme käyttöön työkierron - osallistumme esimies- ja työyhteisötaitojen koulutuksiin Tavoite 2: Hyödynnämme kiinteistötoimessa käytössä olevia tiedonhallintatyökaluja - otamme käyttöön rakennuttamistieto järjestelmän projektienhoitotyökaluksi - tehostamme huoltokirjaohjelman käyttöä vikakorjaustoiminnan työkaluna Tavoite 3: Parannamme kiinteistö- ja henkilöturvallisuutta - kartoitamme kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, teetämme suunnitelmat järjestelmien korjaus- ja muutos- ja uusimistarpeesta sekä kilpailutamme järjestelmien vuosihuollot - suunnittelemme ja otamme käyttöön avainhallintajärjestelmän Tavoite 4: Kiinteistöstrategia - toimimme kiinteistöselvityksen perusteella tehtyjen päätösten linjausten mukaisesti Tavoite 5: Kehitämme kurssikeskus- ja ruokapalveluita - teemme kokonaisselvityksen kurssikeskus- ja ruokapalveluiden tuottamisesta Tavoite 6: Ympäristötavoitteet - otamme käyttöön kiinteistötieto-ohjelman energian kulutuksen seurantaosion - siivouksessa ja ruokapalvelussa huomioimme ympäristöohjelman edistämisen Arvio tavoitteiden saavuttamisesta: Vuoden aikana pidettiin henkilöstölle kiinteistötoimen toiminnan kehittämispäiviä, jossa tavoitteena oli selkiyttää tehtäväjakoa ja parantaa yhteistyötä eri työntekijäryhmien välillä. Kokemukset yhteisistä kehittämispäivistä ovat myönteisiä. Yhteistyö kiinteistötoimen ja hautaustoimen henkilöstön kesken kiinteistönhuollon tehtävissä on edennyt hyvin. Kiinteistötoimessa tehtiin henkilöstösuunnitelman vuosille 2013 2017 ohjaamaan henkilöstösuunnittelua, kun kiinteistötoimen henkilöstöstä eläköityy suunnittelukaudella 11 työntekijää. Rakennuttamistieto-ohjelman käyttöönotto ei ole edennyt. Laitetietojen kerääminen huoltokirjaohjelmaa varten saatiin valmiiksi vuoden lopulla. Kiinteistötoimesta osallistui työntekijöitä Leiritoiminnan tulevaisuus työskentelyyn, jossa kartoitettiin leiritoiminnan tulevaisuutta. Energiankulutuksen seurantaa varten otimme käyttöön kiinteistötieto-ohjelman energiankulutusseurantaosion. Vuokralaisten vaihtuvuus vuokra-asunnoissa ja liikehuoneistoissa oli vuoden aikana huomattavasti edellisvuotta pienempi. Vuokraustoiminnan tunnuslukuja: Tunnusluvut TP 2011 TP 2012 TP 2013 Tehtyjä vuokrasopimuksia Asukkaita 31.12. 13 170 45 181 22 179
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 4 (13) Vuokrasaamiset 29.363 20.867 21.581 Luottotappiot 6.950 10.339 Talousarvion toteutumisvertailu: Kustannukset TP 2011 TP 2012 TP 2013 Toimintatuotot 1 258 864 1 220 044 1 298 642 Toimintakulut - 3 420 186-3 872 919-3 337 517 Toimintakate -2 161 322-2 652 875-2 038 875 Pirkko Itälä kiinteistöpalvelupäällikkö Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kiinteistötoimen toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi kiinteistötoimen toimintakertomuksen esityksen mukaisesti. Päätettiin tarkistaa ja kirjata tasekirjaa kaikkien vastuualueiden osalta taulukkoon lopullisen toteutumisvertailun euromäärät. 31 Toimintakertomus 2013 / rakennuttaminen Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, gsm 044 752 9494 Toiminta-ajatus: Tehtävänä on yhteisen kirkkovaltuuston 6.6.2012 hyväksymän kiinteistöselvityksen periaatteiden mukaisesti vastata hankesuunnittelusta, rakennuttamisesta ja maankäytön suunnittelusta. Kiinteistöselvityksen ja ohjelman edellyttämät toimenpiteet. Toiminnalliset tavoitteet 2013: valmistella ehdotus seurakuntayhtymän rakennuttamispalveluiden järjestämisestä ja tarkistaa tilahankkeiden yleissuunnitteluohje. valmistella tarvittavat yksittäiset kiinteistöselvitykseen liittyvät toimenpiteet. valmistella kaavoitushankkeiden toteuttamisohjelma aikatauluineen ja tarjota ostettaviksi seurakuntayhtymän omistuksessa olevia rakennuspaikkoja. valmistella ehdotus peruskorjattavista ja myytävistä seurakuntataloista. valmistella kurssikeskustoiminnan kokonaisselvitys yhdessä tehtävään nimetyn hankeryhmän ja asiantuntijoiden kanssa Arviointi: - tehtäväjärjestelyt ja ostopalvelujen käyttö mahdollistivat rakennuspäällikön viran lakkauttamisen. Erityisammattimiehen tehtävä muutettiin rakennusmestarin toimeksi. Rakennusmestari osallistuu yhteistoimintasopimuksen mukaisesti Haminan seurakunnan kunnossapito- ja peruskorjaustöiden suunnitteluun ja valvontaan. - Kotkan seurakuntakeskuksen kehittämishankkeesta valmisteltiin yhdessä Kotkan kaupungin kanssa arkkitehtikilpailu ja sen ohjelma. Kilpailutöiden jättöaika päättyi 31.1.2014. - myytiin asuntokerrostalotontti ja kaksi pientalotonttia (Sunila ja Eskola) - Yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä valmisteltiin Ruonalan ja Hovinsaaren seurakuntatalojen ja Lehtisen kesäkodin myyntiä. - kurssikeskuksien hankesuunnittelu aloitettiin valmistelemalla leiritoiminnan kehittämisohjelma leirityötä tekevien työntekijöiden työpajoissa.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 5 (13) Jorma Korpela hallintojohtaja Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta käsittelee ja hyväksyy rakennuttamisen toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi rakennuttamisen toimintakertomuksen esityksen mukaisesti. 32 Toimintakertomus 2013 / metsätalous Valmistelija, hautaustoimenpäällikkö Raimo Heikkinen Seurakuntayhtymälle laadittiin uusi metsäsuunnitelma vuosille 2010-2019. Lentokentän maastossa olevat kaksi palstaa ovat perinteisen talousmetsäohjelman piirissä. Kaudella 2013 ei ollut metsänhoitotoimenpiteitä. Kokonaisuudessaan yhtymän metsävarannot kasvuvaiheessa ja hakkuutuotot tulevat olemaan lähivuosina vähäiset. Talousarvion toteumavertailu Kustannukset TP 2012 TA 2013 TP 2013 TA 2014 Toimintatuotot 74.786 0.000 0.000 0.000 Toimintakulut 3.988 2.300 708 1.800 Toimintakate 70.797-2.300-1.592-1.800 Kotkassa 12.2.2014 Raimo Heikkinen hautaustoimen päällikkö Ehdotus, hautaustoimenpäällikkö Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kiinteistötoimen toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi metsätalouden toimintakertomuksen esityksen mukaisesti. 33 Toimintakertomus 2013 / hautaustoimi Valmistelija, hautaustoimenpäällikkö Raimo Heikkinen Hautaustoimi Toiminta-ajatus Hautaustoimen tehtävänä on hautausmaiden ylläpito ja kehittäminen voimassa olevan lainsäädännön ja kristillisen perinteen mukaisesti. Hautaustoimi vastaa Kymen krematorion toiminnasta ja oman tehtäväkokonaisuuden muodostaa hautainhoitorahaston kanssa tehdyt haudanhoitosopimukset, joiden puitteissa hoidetaan yksittäisiä sukuhautoja. Hautaustoimi on tehnyt myös pienimuotoisia viherrakennustöitä seurakunnan kiinteistöille. Toimintaympäristö
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 6 (13) Hautaustoimi aloitti vuoden 2005 alussa yhtymän yhteisenä toimintamuotona. Seurakunta yhtymällä on 12 erillistä hautausmaata, joiden yhteispinta-ala on noin 47 ha. Toimintojen jakaantuminen usealle eri hautausmaalle lisää väistämättä toimintakuluja. Yhtymän hautausmaat ovat: Parikan hautausmaa, Metsäkulman hautausmaa, Laajakosken hautausmaa, Helilän hautausmaa, Kotkan Vanha hautausmaa, Kymin Vanha hautausmaa, Mussalon hautausmaa, Helilän kappelihautausmaa, Hurukselan hautausmaa, Kotkan sankarihautausmaa, Kymin sankarihautausmaa ja Kirkonmaan saarihautausmaa. Kotkalainen voi vapaasti valita hautapaikan haluamaltaan yhtymän hautausmaalta. Yhtymän siunauskappelit ovat Parikan, Metsäkulman, Laajakosken hautausmailla ja Helilän kirkonmäellä. Siunaustilaisuudet järjestetään pääsääntöisesti kotiseurakunnan kappelissa tai siunauspaikka määräytyy tulevan hautauspaikan mukaisesti. Resurssit Hautaustoimessa on täysiaikaisessa, virka- tai työsopimussuhteessa 9 henkilöä. Hautaustoimenpäällikkö, työnjohtaja, krematorion hoitaja, 3 erityisammattimiestä ja 2 haudankaivajaa. yksi kappelivahtimestari ja toinen kappelivahtimestari on osa-aikaisessa työsuhteessa. Elokuussa yksi erityisammattimies sanoutui irti tehtävistään ja toinen päätyi samaan ratkaisuun syyskuussa. Joulukuun alussa siirtyi yksi vahtimestari kiinteistötoimesta erityisammattimiehen tehtäviin hautaustoimeen. Kauden aikana solmittiin noin 45-50 työsopimusta kausityöntekijöiden kanssa. Käytännön toimintaan on haettu yhteisiä toimintamuotoja ja esimerkiksi konehuolto on keskitetty yhdelle henkilölle. Helilän huoltohallilla on parhaat tilat konehuoltotöille ja myös varustetaso on paras. Hautaustoimi on huoltanut myös kiinteistöpuolen ympäristönhoidon pienkoneet. Haudankaivussa on omat yksikkönsä Kymin hautausmailla ja Kotkan ja Langinkosken hautausmailla. Toimipisteiden etäisyydet vaikeuttavat saman kaluston hyödyntämistä. Toiminta Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta kokoontui 9 kertaa ja hautausmaa- ja hautatausmaiden kiinteistökatselmus pidettiin heinäkuussa. Katselmuksessa oli ainoana seurakuntayhtymän kohteena Laajakosken hautausmaa. Johtokunta tutustui opintoretken aikana Heinolan hautausmaahan, Heinolan puukirkkoon ja Kouvolan seurakuntayhtymän Hirvelän hautausmaahan Sippolassa. Heinolassa tutustuttiin matalamman hoitotason hautausmaaosaan, joka muodostui vanhasta alueesta missä vuosittaiset hautaukset ovat vähäisiä, alueen nurmikot olivat ketomaiset ja kookas päällyspuusto hillitsi tehokkaasti niiden kasvua. Hautausmaakatselmus on sisällytetty yhteen päivään. Katselmuskohteita vaihdetaan vuosittain siten, että nelivuotisen luottamusmieskauden aikana jokainen hautausmaakohde tulee katselmuksen kohteeksi. Hurukselan hautausmaan aita uusittiin kesäaikana, työ tehtiin omana työnä. Seurakuntayhtymän hautausmaille oli vuoden aikana yhteensä 585 hautausta. Vainajista 432 haudattiin tuhkattuna, mikä on 73,8 % kaikista hautauksista. Tuhkahautausten osuus nousi kolmen prosentin verran edelliseen kauteen verrattuna. Arkkuhautauksia oli yhteensä 153 kpl ja uusien arkkusukuhautojen tarve kaikilla hautausmailla yhteensä oli 46 kpl ja loput arkkuhautaukset tulivat jo suvun halussa oleviin joko määräaikaisiin tai ainaisiin sukuhautapaikkoihin. Kaikkiaan hautaustoimessa kirjoitettiin 747 toimitusohjetta. Hautaukset hautatyypeittäin; uusi arkkusukuhauta 39 kpl vanha arkkusukuhauta 249 kpl vanha arkkusukuhauta 114 kpl uusi arkkusukuhauta 7 kpl arkkuhautaukset yhteensä 153 kpl yhteismuistomerkkipaikka 54 kpl uusi uurnasukuhauta 67 kpl anonyymi uurnahauta 15 kpl vanha uurnasukuhauta 40 kpl uurnahautaukset yhteensä 432 kpl Hautaukset hautausmaittain: arkut uurnat yht. Parikan hautausmaa 55 116 171 Parikan uurnalehto 84 84 Helilän hautausmaa 27 52 79
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 7 (13) Kymin Vanha hautausmaa 1 8 9 Kappelihautausmaa 34 34 Metsäkulman hautausmaa 26 71 97 Kotkan Vanha hautausmaa 14 8 22 Kotkan Vanhanhautausmaan uurnalehto 33 33 Laajakosken hautausmaa 20 19 39 Mussalon hautausmaa 7 4 11 Hurukselan hautausmaa 3 2 5 Kirkonmaan hautausmaa 1 1 hautaukset yhteensä 153 432 585 Hautausten kokonaismäärä väheni edellisestä kaudesta, arkkuhautausten osalta vähenemä oli 19 hautausta, mutta vastaavasti uurnahautausten määrä kasvu oli 16 hautausta. Kotkan edustan merialueelle siroteltiin 101 vainajan tuhka. Hautausmaiden ulkopuolelle haudattiin 26 Kymen krematoriossa tuhkatuista vainajista. Haudattujen jakauma väestökirjanpidon mukaan: oma kunta, seurakunnan jäsen 439 oma kunta, väestörekisterin jäsen 83 ulkokunta, seurakunnan jäsen 49 ulkokunta, väestörekisterin jäsen 14 yhteensä 488 yhteensä 97 Toiminnan tavoitteet 1. Asiakaspalvelutason säilyttäminen hyvänä - kokonaisuutena onnistuttiin, tilaustyöt viivästyivät osittain 2. Työhyvinvoinnin kehittäminen, ennakoiva kuntoutustoiminta - työmaakokoukset vakiinnuttaneet paikkansa, varhaisen puuttumisen keinoja kartoitettu yhdessä työterveyshuollon kanssa, on paneuduttu esimiesten jaksamiseen. 3. Ympäristöohjelman tavoitteet käytäntöön - seurakuntayhtymän ympäristöohjelma valmistui, lajittelun ohjeistusta parannettiin 4. Toiminnan sopeuttaminen niukkeneviin resursseihin - toimintakulujen muodostumista seurattu aktiivisesti, kausityöntekijöiden kohdalla lyhyet työsuhteet jääneet pois. Hautaustoimen palvelumaksuja on tarkistettu vuosittain. Talousarvion toteuma vertailu Kustannukset TP 2012 TA 2013 TP 2013 TA 2014 Toimintatuotot 377.295 349.060 399.090 Toimintakulut 1.095.513 1.087.680 977.290 Toimintakate -718.218-738.620-578.200 Hautaustoimen toimintatuotot ovat keittyneet suotuisasti, toimintatuottojen osuus toimintakuluista on poistojen ja arvonalennusten jälkeen xx %. Tuottoja muodostuu hautauspalvelumaksuista, hautapaikkamaksuista, hallinta-ajan uudistusmaksuista ja krematoriotoiminnasta. 12.02.2014 Raimo Heikkinen hautaustoimen päällikkö Ehdotus, hautaustoimenpäällikkö Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautaustoimen toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi hautaustoimen toimintakertomuksen esityksen mukaisesti.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 8 (13) 34 Toimintakertomus 2013 / Kymen krematorio Valmistelija, hautaustoimenpäällikkö Raimo Heikkinen Toiminta-ajatus Krematorio tarjoaa toiminta-alueellaan mahdollisuuden vainajan tuhkaamiseen. Krematorio pyrkii toiminnallaan edistämään tuhkauksen yleistymistä hautausmuotona. Toimintaympäristö Krematorion toiminta-alue ulottuu länteen mentäessä Loviisa-Kouvola-linjalle. Pohjoiseen mentäessä Luumäki ja idässä Miehikkälä ja Virolahti rajaavat palvelualueen. Resurssit Kymen krematorio toimii Parikan kappelin yhteydessä olevassa kiinteistössä. Krematoriossa on ruotsalaisvalmisteinen Tabo-uuni, joka on asennettu vuonna 1992. Uunin muurausosat uusittiin 2013, kahden viikon toimintakatkoksen aikana kotkalaiset vainajat tuhkattiin Imatran krematoriossa. Krematorionhoitajan lisäksi kaksi hautaustoimen työntekijää on perehdytetty krematoriotyöhön. Toiminta Krematorion toiminnassa saatiin öljynkulutus tuhkausta kohden laskemaan noin 8 litraa edelliseen kauteen verrattuna. Yhteiskrematoriohanke Lahden ja Kouvolan suuntaan ei toteutunut, Kymen krematorio jatkaa toimintaansa palvelualueen säilyessä ennallaan. Joulukuun alussa krematoriossa sattui savuvahinko, mikä johtui uunin sisäänvientiluukun sulkumekanismin pettämisestä. Savuvahingot keskittyivät krematoriotilaan. Korjaustöiden aikana, kasi viikkoa, kotkalaiset vainajat tuhkattiin Imatran krematoriossa. Krematoriossa tuhkattiin 1071 vainajaa, vähenemä edellisestä kaudesta 56 tuhkausta, mikä selittyy neljän viikon toimintakatkoksilla. Kymen krematoriossa tuhkatuista vainajista 361 haudattiin Kotka-Kymin seurakuntayhtymän hautausmaille, uurnahautauksen osuus kaikista hautauksista oli 73,8 prosenttia, luvussa on mukana myös muualta tulleet uurnat. Merialueelle haudattiin 101 vainajan tuhka ja 26 vainajan tuhkan sijoituspaikkana oli yksityinen maa- tai vesialue. Vapaa-ajattelijat yhdistyksen hautausmaalle haudattiin 18 vainajaa ja 1 tuhkatun kohdemaaksi ilmoitettiin Thaimaa. Tuhkahautausten osuus seurakuntayhtymän hautausmailla nousi edellisestä kaudesta 2,5 prosenttia. Kaikista Kymen krematoriossa tuhkatuista vainajista 11,8 %:a haudattiin hautausmaiden ulkopuolelle. Kouvolan alueelle meni 285 uurnaa, Haminaan 102 ja Loviisaan 65. Tuhkausmaksu kotkalaisilta oli 90 euroa ja ulkopaikkakuntalaisilta 230 euroa. Alle 1-vuotiaiden kotkalaisten tuhkaus oli maksuton ja ulkopaikkakuntalaisten vastaava tuhkausmaksu oli 50 euroa. Uurnan lähetyskulut olivat 35 euroa ja krematorion pahviuurna 10 euroa. Vuosittaiset tuhkausmäärät vuodesta 2004 alkaen: 2005 700 kpl 2008 794 kpl 2011 1022 kpl 2006 783 kpl 2009 925 kpl 2012 1127 kpl 2007 775 kpl 2010 1016 kpl 2013 1071 kpl Tuhkaukset aloitetaan pääsääntöisesti kunkin viikon maanantaina ja jatketaan tarvittaessa aina perjantaihin asti. Ajoittain ovat vainajien kylmätilat, 30 paikkaa, käyneet vähäksi. Muualta meille tuotavien vainajien tuonnin porrastamisella tilannetta pystytään helpottamaan. 6. Talousarvion toteumavertailu Kustannukset TP 2012 TA 2013 TP 2013 TA 2014 TAE 2015 Toimintatuotot 178.586 165.300 210.600 210.600 Toimintakulut 134.009 147.830 143.200 147.200 Toimintakate 44.576 17.470 67.400 67.400 Poistojen jälkeen toteuma vuoden 2013 tilinpäätös xxxx euroa. Kotkassa 12.02.2014 Raimo Heikkinen
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 9 (13) hautaustoimen päällikkö Ehdotus, hautaustoimenpäällikkö Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kymen krematorion toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi Kymen krematorion toimintakertomuksen esityksen mukaisesti. 35 Toimintakertomus 2013 / hautainhoitorahasto Valmistelija, hautaustoimenpäällikkö Raimo Heikkinen Toiminta-ajatus Hautainhoitorahaston varoin hoidetaan yksittäisiä sukuhautoja, joiden hoitamisesta omaiset ovat tehneet hoitosopimuksen Kotka-Kymin seurakuntayhtymän hautainhoitorahaston kanssa. Hautainhoitorahasto tekee omaisten kanssa hoitosopimuksia yhdeksi kaudeksi kerrallaan, kesähoito, tai 5-vuoden ja 10-vuoden määräaikaishoitosopimuksia. Toimintaympäristö Seurakuntayhtymä tekee omaisten kanssa haudanhoitosopimuksia kaikilla toiminnassa olevilla hautausmaillaan, paitsi Kirkonmaan saarihautausmaa. Resurssit Hautaustoimessa solmittiin yhteensä 45 työsopimusta kestoajaltaan 2-6 kuukautta. Kausityöntekijöiden palkkakuluista 60 % kohdentui hautainhoitorahastoihin ja 40 % hautaustoimeen. Työharjoittelijoiden saanti vaikeutui, yksi työntekijä oli palkattuna korotetulla työllistämistuella, kaksi Soteksäätiön työntekijää oli edelleensijoitettuna hautaustoimessa. Hautaustoimen kausityöntekijöistä suurin osa on ollut hautaustoimen palveluksessa jo aiempina vuosina. Kausityöntekijöiden perusosa on ollut hautaustoimen palveluksessa pitkään ja kauden päättyessä kahdeksan työtekijää ilmoitti eläkkeelle jäämisestään. Toiminta Kausityöntekijöiden työt alkoivat toukokuun alussa ja äitienpäiväksi hautausmaat saatiin siistittyä. Hautainhoitorahaston kokonaistilanne on hyvä ja pääomavaranto vastaa hoitovastuita, kuluneen kauden 60%:n palkkakulukohdennus on hautainhoitorahaston on liian suuri pitemmän päälle. Kuluneen kauden tilinpäätös oli alijäämäinen, mutta saadaan katettua rahaston aiempien vuosien ylijäämällä. Määräaikaisten sopimusten määrä on vähentynyt, mikä näkyy jaksotetuissa hoitomaksuissa, toisaalta kesähoidoissa on lievää nousua. Alhainen korkotaso painaa rahastotuottoja alas. Ryhmäkasvit tulivat Tapio Koivulan Puutarhalta, Elimäeltä. Tilauksen mukaiset kasvit olivat vastaanotettaessa hyväkuntoisia. Viikolla 20 istutettiin sankarihautausmaille sinisiä ja valkoisia orvokkeja. Muut hoitokauden kesäkukat istutettiin viikolla 24. Kauden pääkasveina olivat mukulabegonia, kesäbegonia ja begonian Betulia-ryhmä. Kasvinsuojelu työt tehtiin omana työnä. Kukkakuvioiden lannoitukseen käytettiin Ficote- kestolannoitetta, yksi lannoituskerta takaa 3-4 kuukaudeksi riittävän ravinnetason. Kasvukausi kokonaisuutena oli vaikea, härmän takia jouduttiin vaihtamaan yli noin tuhannelle hoitosopimushaudalle. Betulia-ryhmän begoniat jätetään kokonaan pois ja myös mukulabegonian määrää vähentämään seuraavalle kasvukaudelle. Kaikkiaan istutettiin seuraavat kukkamäärät: kesäbegonia 11700 kpl pelargonia 2000 kpl mukulabegonia 8000 kpl orvokki 1800 kpl begonia, betulia-ryhmä 3000 kpl marketta 1000 kpl Pitäytyminen vain muutamaan kukkalajiin helpottaa hoitokauden töitä niin istutuksen, kasvinsuojelun kuin hoidon osalta. Kustakin kukkalajista on saatavissa useampia eri lajikkeita, jotka poikkeavat
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 10 (13) toisistaan värin ja kasvutavan osalta. Lokakuun puolessa välissä päättyi työsuhde suurimmalta osalta kausityöntekijöitä. Noin 22 työntekijän työsuhde oli sovittu lokakuun loppuun. Hoitosopimukset hautausmaittain: Kesähoitojhoitoja, 20-25 Määräaikais- Hautausmaa vuotta Määräaikaishoitoja 10-vuotta Määräaikaishoitoja 5- vuotta Hoidot yhteensä Parikka 970 1 645 391 2007 Parikan uurnalehto 80 74 42 196 Kotkan Vanha 60 34 15 109 Vanhan uurnalehto 13 12 6 31 Mussalo 51 21 20 92 Kymin Vanha 41 5 24 16 86 Helilä 404 100 169 101 774 Metsäkulma 360 62 121 83 626 Laajakoski 179 41 69 51 340 Kappelihautausmaa 16 9 2 27 Huruksela 14 9 7 5 35 Yhteensä 2188 218 1185 732 4323 Hoitosopimusten kokonaismäärä väheni edellisestä kaudesta 51 sopimuksella. Määräaikaisten sopimusten määrä väheni 77 kpl ja kesähoitojen osalta kasvu oli 26 sopimusta. Hoitosopimusten määrään vaikuttaa myös hautaustavan muutokset, uurnalehdon yhteismuistomerkkien käyttö lisääntyy koko ajan, eikä näille hautapaikoille tehdä yksittäisiä hoitosopimuksia. Talousarvion toteumavertailu Kustannukset TP 2012 TA 2013 TP 2013 TA 2014 Toimintatuotot 449.255 437.500 460.800 Toimintakulut 497.122 497.600 498.280 Toimintakate -47.867-60.100-37.480 Rahoitustuottojen ja kulujen jälkeen hautainhoitorahaston tilinpäätös xxxx euroa. Hautainhoitorahastossa on ylikatteisuutta, jolla syntynyt hoitokauden alijäämä voidaan kattaa. Hautojen hoitotyö on hyvin pitkälle ihmistyövoimaa vaativaa, joten palkkakustannuksissa on vaikea löytää säästön paikkaa, vaikka se onkin suurin yksittäinen kuluerä. Kotkassa 12.2.2014 Raimo Heikkinen hautaustoimen päällikkö Ehdotus, hautaustoimenpäällikkö Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautainhoitorahaston toimintakertomuksen. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi hautainhoitorahaston toimintakertomuksen esityksen mukaisesti. 36 Investoinnit 2013 Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkovaltuusto käsitteli ja hyväksyi 6.6.2012 Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kiinteistöselvityksen 2012 kiinteistö- ja hautaustoimen ja rakennuttamisen vastuualueiden valmistelua ja toimenpiteitä ohjaavana kiinteistöohjelmana.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 11 (13) Samoin yhteinen kirkkovaltuusto päätti, että yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee tarvittavat yksittäiset ohjelmaan liittyvät toimenpiteet erikseen yhteisen kirkkovaltuuston käsittelyyn toimenpiteiden edellyttäessä kirkkovaltuuston hyväksyntää. Investointiosaan kirjattavan ja aktivoitavan menon alaraja on 5 000 euroa. Tämän hankintamenon ylittävät investointimenot sisällytetään taseen arvoon ja ne vaikuttavat tuloslaskelman mukaiseen tulokseen poistojen kautta. Vuoden 2013 investointiohjelmaan on investointimenoihin varattu 700 650 euroa. Investointimenojen toteuma on 525 250,24 euroa, määräraha-alitus on 175 399,76 euroa. Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset lisämäärärahoista Yhteinen kirkkovaltuusto 12.6.2013: - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Hovinsaaren seurakuntatalon myynti (kiinteistötunnus 285-007-0713-0008) ja - vuokratilojen kunnostamiseen ja vuokraamiseen myönnetään 50 000 euron määräraha vuoden 2013 investointiohjelmaan. - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varataan 25 000 euron suunnittelumääräraha vuodelle 2013, - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Ruonalan kirkon myynti (kiinteistötunnus 285-013-0001-0001). - Yhteinen kirkkovaltuusto myönsi Aittakorven vesikaton korjaustyölle 100 000 euron lisämäärärahan. Määrärahaylitykset: - Kymin kirkon julkisivujen ja katon kunnostaminen. Määrärahavaraus 12 500 euroa, toteutunut 15 158,40 euroa. Teetetty kuntokartoitukset ja tilattu arkkitehtisuunnittelu niin, että osa töistä on toteutettavissa kiireellisinä kesällä 2014 - Kotkan kirkko. Ei määrärahavarausta, ylitys 5 174,12 euroa. Tilattu soittolaitteen korjaus välttämättömänä lisätyönä. - Kotkan seurakuntakeskuksen peruskorjauksen suunnittelu- ja kehittämishanke. Määrärahavaraus 15 000 euroa. Toteutunut 45 860,47 euroa. Ylitys on 30 860,47 euroa. Ylitys johtuu: kehittämishankkeen asiantuntijapalkkiot, arkkitehtikilpailun valmistelut ja palkkausmenojen aktivointi. Toteuttamatta jääneet investointikohteet: - Metsäkulman siunauskappelin maalaus 37 000 euroa. Säästökohde. - Helilän seurakuntatalo, julkisivutöiden suunnittelu 5000euroa. Suunnittelu teetettiin KyAM:n oppilaiden osuuskunnalla ja palkkio jäi alle investointirajan. - Parikan hautausmaa, kausityöntekijöiden tilojen kunnostaminen 10 000 euroa. Työt on toteutettu Ekamin oppilastyönä. - Kotkan kirkon kattokruunujen johdotus 25 000 euroa. Työ jäi toteuttamatta työvoimaresurssien vähyyden takia. - sähkötarkastuksien määräaikaistarkastukset eri kohteissa. Määrärahaa oli varattu sellaisiinkin kohteisiin, joissa tarkastus on ajankohtainen vasta myöhemmin. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta käsittelee ja hyväksyy arvioinnin investointiohjelman 2013 toteutumisesta.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 12 (13) Johtokunta käsitteli ja hyväksyi arvioinnin investointiohjelman 2013 toteutumisesta. Johtokunta pyytää selvitystä ja toimenpide-ehdotusta Kotkan kirkon kattokruunujen johdotuksen uusimisesta. Selvitys valmistellaan huhtikuun 2014 loppuun mennessä. 37 Saapuneet kirjeet 1. Pohjola Vakuutus Oy: korvauspäätös krematorion keskeytysvahingosta. 2. Maanmittauslaitos: ilmoitus vesijättömaan toimituksesta ja lunastuksesta 3. Maanmittauslaitos: toimitus Pienpappila, Suurpappila, Korkeakoskenhaaran venevalkama 4. Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus: Avustus rakennusperinnön hoitoon 5. Kirkkojen korjaustyöt EU-rahoitus / kirkkohallituksen asiantuntijan lausunto Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 38 Lehtisensaaren myynti valmistelija hallintojohtaja, puh 044 752 94 94 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 15.1.2014 / : Ehdotus, hallintojohtaja Petri Parkko on tehnyt kesällä 2013 Lehtisensaaren luontoselvityksen. Luontoselvitys 11.7.2013 toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Seurakuntien leiritoimintaa ei kesäkodilla järjestetä kesällä 2014. Kiinteistöselvitykseen perustuen kiinteistön myynnin mahdollistavat valmistelevat tehtävät tulisi aloittaa jotta voitaisiin tehdä periaatepäätös eri vaihtoehdoista (poikkeamislupa, rantakaava tai myynti). Seurakuntayhtymän on mahdollista lunastaa vesijättömaat Landbon osakaskunnalta hintaan 3.5 euro/m 2. Vesijättömaiden lunastus tapahtuu niin, että seurakuntayhtymä hakee maanmittauslaitokselta vesijätön lunastustoimitusta. Vanhoista kartoista selvitetään oikeat rajat ja sitten vesijätön määrän. Toimituskustannus on lohkomisen luokkaa ja korvaus osakaskunnalle sama kuin kaupassa eli kulut eivät muutu kauppaan verrattuna. Merkitään luontoselvitys tiedoksi. Päätetään hakea maanmittauslaitokselta vesijättömaan lunastustoimitusta. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti hakea vesijättömaan lunastustoimitusta ja valmistella I vaihtoehtona Lehtisensaaren tilojen ja rakennuksien myyntiä yhtenä kokonaisuutena.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 13 (13) Ehdotus, hallintojohtaja Kaakkois Suomen maanmittaustoimisto on ilmoittanut vastaanottaneensa seurakuntayhtymän hakemuksen vesijätön lunastuksesta (toimitus 2014 466889). Toimitus on haettu rekisteriyksiköille 285-11-5-4 Männistö ja 285 411 5-5 Koivula. Vesijätön määräksi on arvioitu 15 000 20 000 m2. Vesijätön lunastamisen kustannus olisi näillä tiedoilla 55 000 72 000 euroa. Kustannukset ovat kohtuuttoman korkeat mahdolliseen hyötyyn nähden. Päätetään, että seurakuntayhtymä ei lunasta vesijättöä. Valmistellaan tilojen 285-11-5-4 Männistö ja 285 411 5-5 Koivula myynti yhtenä kokonaisuutena. Valtuutetaan hallinto- ja kiinteistötoimisto sopimaan kiinteistövälitystehtävästä tarjouskilpailun perusteella. Johtokunta päätti, ettei seurakuntayhtymä lunasta vesijättömaata. Johtokunta valtuutti hallintojohtaja Jorma Korpelan kilpailuttamaan ja päättämään ko. kiinteistöjen kiinteistönvälitystystehtävän. Johtokunta totesi, että valmistelu tehdään niin, että Lehtisensaari myydään mahdollisuuksien mukaan joko yhtenä kokonaisuutena tai kahtena eri tilana. Selvitetään mahdollisuudet siirtää majoitustiloina olevat mökit talkootyönä. 39 Muita asioita Johtokunta päätti, että Mussalon lahjoitustontin kiinteistötiedot esitellään seuraavassa kokouksessa. 40 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen 17.55. Kai Holmberg puheenjohtaja Päivi Tuomala sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 12. päivänä maaliskuuta 2014 Kari Hentunen Seppo Karjalainen