Tekesin rahoituspäätös ja siihen liittyvät velvoitteet 7.11.2017 --- Anne-Maj Virvelä Ennen koulutusta 1. Mitä tiedän aiheesta etukäteen? 2. Mitä haluan oppia koulutuksessa? Pohdi vähintään 2 kysymystä kouluttajalle aiheeseen liittyen, mikäli osallistut webinaariin. Koulutuksen jälkeen 1. Tee kurssitesti 2. Mitä opin koulutuksesta? Kirjaa oppimasi asiat paperille. 3. Miten voin hyödyntää oppimaani työssäni? VINKKI: Autamme mielellämme opiskeluasioissa! Laitathan viestiä info@opinahjo.fi
Yrityksesi/asiakasyrityksesi on saanut myönteisen rahoituspäätöksen Näin pääset alkuun Pyydä nähtäväksesi rahoituspäätös ja siihen liittyvät yleiset ehdot Lue rahoituspäätös ja rahoitusehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Järjestä projektikirjanpito (projektinumero, kustannuspaikka tms.) Auta asiakastasi/projektiin osallistujia järjestämään rahoitusehtojen mukainen työajanseuranta heti, kun projekti on käynnistynyt Jos yrityksellä on jo tilintarkastaja, on hyvä kertoa hänelle rahoituspäätöksestä ja tulevasta projektin lopputarkastuksesta
Rahoituspäätös Rahoituspäätös liitteineen Tekesin asiointipalvelussa Rahoitettavan projektin nimi (liite 1: hyväksytty projektisuunnitelma) Rahoituksen saaja ja projektin vastuullinen johtaja Yritys Oy, y-tunnus 1234567-8, Johanna Johtaja Projektin kestoaika 1.1.2017-31.12.2017 Myönnetty rahoitus ((liite 2: kustannusarvio) Lainaa enintään 100.000, enintään 70 % hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista. Raportointiaikataulu Loppuraportti 30.4.2018 mennessä, raportointikausi 1.1.2017-31.12.2017 Päätöksen hyväksyminen ja voimaanastuminen (ohjeet rahoituspäätöksessä) mahdolliset päätökseen liittyvät erityisehdot ja hyväksymisilmoituksen toimittaminen Liite 3: Rahoituksen yleiset ehdot 3
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Säilytysaika Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. 4
Työajanseuranta Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä (esimerkkilomake Tekesin verkkosivuilla, seuraava dia) Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti 5
Esimerkki työajanseurannasta 6
Yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia ja rahoituksen saajan kirjanpidossa Menojen pitää olla maksettu rahana ennen tilitystä Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus 7
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Loppuraportti (sisältöraportti ja kustannustilitys) pitää tehdä 4 kuukauden kuluessa projektin päättymisestä Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta Tarkastusraportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite 8
Projektimuutokset https://www.tekes.fi/rahoitus/ohjeet/projektimuutokset/ Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 9
Onko projektin rahoitus t&k-lainaa? Tekesin lainoja hallinnoi Valtiokonttori Lainaennakkona maksetaan enintään 30 % Enintään 80 % lainasta voidaan maksaa ennen lopputilitystä Jos lopputilityksessä ilmenee, että lainaa on maksettu liikaa hyväksyttyihin kustannuksiin nähden, tulee rahoituksen saajan palauttaa liikaa maksettu osuus Valtiokonttorin yhteystiedot http://www.valtiokonttori.fi/fi- FI/Kansalaisille_ja_yhteisoille/Lainat_takaukset_ja_korkotuet/Tuoteke hityslainat Sähköinen asiointipalvelu laina-asiakkaille (ks. Verkkosivuosoite yllä) Palvelunumero 029 550 2530 yritysluotot@valtiokonttori.fi 10
Tulevat webinaarit Tulevia webinaareja: Tekes kustannusten tilittäminen: Henkilöstö- ja yleiskulut (L/XL) ti 07.11 klo 13.25-13.55 Tekes kustannusten tilittäminen: Matkat, laitteet ja ostopalvelut (L/XL) ti 07.11 klo 14.05-14.35 Mitä kirjanpitäjän pitäisi tietää IFRS:stä - IFRS-standardit (L/XL) ke 08.11 klo 9-10 Mitä kirjanpitäjän pitäisi tietää IFRS:stä - IAS-standardit (L/XL) ke 08.11 klo 10.15-11.15 Ajankohtainen yleiskatsaus, marraskuu 2017 (S/M/L/XL) ke 08.11 klo 12.30-13.30 Webinaaritallenteet katsottavissa muutaman arkipäivän kuluttua pidetystä webinaarista. Lisää webinaareja sekä webinaarien tarkempi sisältö ja kuvaukset löytyvät osoitteesta: www.opinahjo.fi
Yhteystiedot Opinahjo Oy Salomonkatu 17 A 00100 Helsinki www.opinahjo.fi Puh. 020 795 9960 MITÄ HALUAN OPPIA TÄNÄÄN? 12