Tuusulan seudun vesilaitos kuntayhtymä KOKOUSKUTSU N:o 2/2017 Tarkastuslautakunta (2017-2020) KOKOUSTIEDOT Aika Tiistai 31.10.2017 klo 16.00 - Paikka Tuusulan seudun vesilaitos kuntayhtymä, Kirkkotie 49 Tuusula KÄSITELTÄVÄT ASIAT 7 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 3 8 Pöytäkirjanpitäjän valinta... 3 9 Pöytäkirjan tarkastaminen... 3 10 Kuntayhtymän toiminnallinen ja taloudellinen katsaus... 3 11 Tilintarkastuspalveluiden hankinta... 4 12 Pöytäkirjojen nähtävillä pitäminen... 4 13 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen... 4 14 Tilintarkastajan valinta... 5 15 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen... 5 16 Esittely lautakunnan kokouksessa... 5 17 Tarkastuslautakunnan työn avustaminen... 5 18 Esteellisyydet... 6 19 Lautakunnan tiedonsaantioikeus ja jäsenille säännöllisesti toimitettavat asiakirjat... 6 20 Arvioinnin käytönnön suorittaminen... 7 21 Tilintarkastajan tarkastusohjelma... 7 22 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen... 7 23 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali... 8 24 Tarkastuslautakunnan palkkiot... 8 25 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen... 9 26 Muut asiat... 9 27 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus... 9
2 KOKOUSTIEDOT Aika Tiistai 31.10.2017 klo 16.00 - Paikka Tuusulan seudun vesilaitos kuntayhtymä, Kirkkotie 49 Tuusula OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Välikangas Aleksi Virtanen Teija Pohjanheino Marketta puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen Poissa Soini Jorma Huusko Outi jäsen varajäsen Muut osallistujat Korhonen Kari Karejoki Sirpa toimitusjohtaja pöytäkirjanpitäjä, BDO Audiator Oy ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Aika ja paikka Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ kuntayhtymän verkkosivuilla Todistaa Aleksi Välikangas : t 7-27 xxx xx.x.2017 Sirpa Karejoki xxx
3 7 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä (Hallintosääntö 20 ). Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja muulla henkilökunnalla on velvollisuus olla läsnä lautkunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Hallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta. (Hallintosääntö 45 ) Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä (Kuntalaki 103 ). Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 8 Pöytäkirjanpitäjän valinta Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjän. 9 Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheejohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielinen päättämällä tavalla. (Hallintosääntö 30 ). Lautakunta valitsee keskuudestaan kaksi jäsentä tarkastamaan tästä kokouksesta laadittavan pöytäkirjan. 10 Kuntayhtymän toiminnallinen ja taloudellinen katsaus Kuntayhtymän toimitusjohtaja on kokouksessa saapuvilla selostaen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuonna 2017. Merkitään selostus tiedoksi saaduksi.
4 11 Tilintarkastuspalveluiden hankinta Yhtymävaltuusto päätti 13.3.2017 kokouksessaan valita vuoden 2017 tilintarkastajayhtiöksi BDO Audiator Oy:n, lisäksi valtuusto päätti, että 2017 vuoden jälkeen tilintarkastajana jatkaa kilpailutuksen perusteella valittava tilintarkastaja. Käynnistetään tilintarkastuspalveluiden kilpailutustoimet ja annetaan kuntayhytmän toimitusjohtajlle toimeksianto asian hoitamiseksi. 12 Pöytäkirjojen nähtävillä pitäminen Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemimmin on ilmoitettu. (Hallintosääntö 30 ). Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta päättää pöytäkirjojen nähtävänä olosta. 13 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen Kuntalain 121 :n 1. momentin mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Valtuusto on kokouksessaan 27.9.2017 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Aleksi Välikangas Marketta Pohjanheino Teija Virtanen Jorma Soini Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Henk.koht.varajäsen Merja Juutilainen Ilkka Jokinen Matti Kalvia Outi Huusko Aleksi Välikangas Teija Virtanen Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen.
5 14 Tilintarkastajan valinta Valtuusto on kokouksessaan 6.4.2017 valinnut tilikauden 2017 hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden tuottajaksi BDO Audiator Oy:n. BDO Audiator Oy on esittänyt, että kuntayhtymän vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT Sirpa Karejokea. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen. 15 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolooikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään tiedoksi myös jäsenkuntien hallituksille. Toimielin päättää kokouskutsuajan. (Hallintosääntö 20 ). Lautakunta päättää kokouskutsun ja esityslistan lähettämistavasta. 16 Esittely lautakunnan kokouksessa Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta. (Hallintosääntö 45 ) Tarkastuslautakunta päättää, että päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta. 17 Tarkastuslautakunnan työn avustaminen Tarkastuslautakunta päätti edellä pykälässä xx lautakunnan pöytäkirjanpitäjästä. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laatiminen, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan.
6 Tarkastuslautakunta päättää siitä, miten tilintarkastaja osallistuu lautakuntatyön avustamiseen. 18 Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. 19 Lautakunnan tiedonsaantioikeus ja jäsenille säännöllisesti toimitettavat asiakirjat Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat
7 Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Lautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asiakirjoista. 20 Arvioinnin käytönnön suorittaminen Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä 20 esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä arviointisuunnitelman vuosille 2017 2020 ja työohjelman vuodelle 2017. 21 Tilintarkastajan tarkastusohjelma Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Toimikauden käsittäessä vain vuoden 2017 vastaa vuoden 2017 työohjelma myös tarkastussuunnitelmaa. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Tarkastuslautakunta päätti merkitä tiedokseen tilintarkastajan työohjelman vuodelle 2017. 22 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat X euroa. Xkuun lopun tilanteen mukaan menoista on käytetty X euroa
8 Tarkastuslautakunnalla ei ole omaa erillistä talousarviota, vaan kulut sisältyvät palkkioihin, elintarvikkeisiin ja asiantuntijapalveluihin. Tilinpäätöksessä 2016 ja syyskuussa 2017 lautakunnan kulut olivat: tp 2016 syyskuu 2017 Tilintarkastaja 1 018,00 558,00 Kokouspalkkiot 1 056,00 523,00 Kokouspullat 50,00 28,00 Yhteensä 2 124,00 1 109,00 Tässä yhteydessä tarkastuslautakunta esittää valtuuston hyväksyttäväksi talousarvion vuodelle 2018. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 kulut. Tarkastuslautakunta päättää siitä, ketkä toimivat lautakunnan menojen hyväksyjinä sen toimikaudella. Samassa yhteydessä tarkastuslautakunta esittää valtuuston hyväksyttäväksi talousarvion vuodelle 2018. 23 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista. 24 Tarkastuslautakunnan palkkiot Luottamushenkilöiden palkkiot ja korvaukset on määritelty hallintosäännön luvussa 17. Yhtymävaltuusto päätti 11.4.2013 luottamushenkilöiden kokouspalkkioksi 95,00 euroa / kokous, ansiomenetyskorvauksen enimmäismääräksi 18,00 euroa / tunti ja ansiomenestyskorvaukseksi ilman todistusta 11,00 euroa / tunti. Puhjeenjohtajan vuosipalkkio on 200,00 euroa / vuosi. Todetaan hallintosäännön mukaiset palkkiot.
9 25 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. Ehdotus Tarkastuslautakunta - hyväksyy saadut sidonnaisuusilmoitukset - pyytää seuraavia ilmoitusvelvollisia täydentämään ilmoitustaan: xx - saattaa hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi - päättää julkaista hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset kuntayhtymän kotisivuilla Päätös 26 Muut asiat Lautakunta käsittelee mahdolliset muut asiat. 27 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan.
10 MUUTOKSENHAKUOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista pykälistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. HallintolainkäyttöL 5 :n /muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite Tuusulan seudun vesilaitos kuntayhytmä Kirkkotie 49 04310 Tuusula Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimus tehdään tarkastuslautakunnalle. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimusasiakirjat on toimitettava kaupunginhallitukselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä viraston aukioloajan päättymiseen mennessä. Liitetään pöytäkirjaan