Kunnanhallitus 18.3.1996 65 Valtuusto 26.3.1996 22 Kunnanhallitus 23.4.1996 100 Valtuusto 17.5.1996 32 Kunnanhallitus 25.6.1996 168 Valtuusto 28.6.1996 47 Kunnanhallitus 30.3.1999 47 Valtuusto 27.4.1999 16 Tekninen lautakunta 1.12.1999 147 Kunnanhallitus 9.12.1999 296 Valtuusto 28.12.1999 62 Tekninen lautakunta 1.3.2001 19 Kunnanhallitus 13.3.2001 91 Valtuusto 23.3.2001 39 Kunnanhallitus 9.5.2001 146 Valtuusto 29.6.2001 57 Kunnanhallitus 29.9.2004 272 Kunnanhallitus 13.10.2004 297 Valtuusto 28.10.2004 34 Kunnanhallitus 2.7.2007 230 Valtuusto 29.8.2007 61 Kunnanhallitus 23.10.2007 311 Valtuusto 13.11.2007 84 Kunnanhallitus 18.5.2009 198 Valtuusto 1.6.2009 59 Kunnanhallitus 10.3.2015 44 Valtuusto 11.5.2015 15 HALLINTOSÄÄNTÖ
UTSJOEN KUNNAN HALLINTOSÄÄNTÖ Yleiset määräykset 1 Soveltamisala ja kunnan johtosäännöt 2 Toimielimet Hallintosäännössä määrätään kunnan organisaatiosta sekä päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallinnon järjestämisessä noudatetaan tämän säännön määräyksiä, jollei muualla ole toisin määrätty. Toimielimellä tarkoitetaan kunnanhallitusta ja lautakuntia sekä henkilöstöllä kuntaan virkaja työsopimussuhteessa olevia. Tämän säännön ohella kunnan toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä: valtuuston työjärjestys taloussääntö tarkastussääntö luottamushenkilöiden palkkiosääntö perusturvalautakunnan toimialan johtosääntö sivistyslautakunnan johtosääntö elinkeinolautakunnan johtosääntö teknisen lautakunnan johtosääntö Kunnan luottamushenkilöorganisaatio on seuraava: Valtuusto Valtuuston alaiset lautakunnat: Keskusvaalilautakunta Tarkastuslautakunta Kunnanhallitus Kunnanhallituksen alaiset lautakunnat: Elinkeinolautakunta Perusturvalautakunta Tekninen lautakunta Sivistyslautakunta Kunnanhallituksessa, perusturvalautakunnassa, teknisessä lautakunnassa, elinkeinolautakunnassa ja sivistyslautakunnassa on seitsemän (7) jäsentä. Tarkastuslautakunnasta sekä vaalielimistä on säädetty erikseen. Kunnanhallitus nimeää kuhunkin lautakuntaan edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaa ei kuitenkaan nimetä tarkastuslautakuntaan, keskusvaalilautakuntaan ja vaalilautakuntiin.
3 Toimielinten vastuualueet ja ratkaisuvalta 4 Valtuusto 5 Kunnanhallitus 1. Vastuualueet valmistelee hallintokunnan taloussuunnitelman, jonka valtuusto hyväksyy hyväksyy hallintokunnan toimintasuunnitelman ja tavoitteet määrittelee hallintokunnan toimintapolitiikan kontrolloi suunnitelmien ja tavoitteiden toteutumista valmistelee hallintokunnan talousarvion ja seuraa sen toteutumista määrittelee viran- ja toimenhaltijoiden toimenkuvat 2. Ratkaisuvalta ratkaisee toimialallaan kunnalle kuuluvat asiat määrää tehtäväalueiden vastuuhenkilöt päättää toimielimen ratkaisuvallan edelleen siirtämisestä hyväksyy osatehtäväjaon Kunnanhallitus voi antaa päätösvallan siirtämiseen ja siirretyn päätösvallan käyttämiseen liittyviä ohjeita ja määräyksiä. Päätösvallan siirtämistä koskevista päätöksistä on pidettävä luetteloa. päättää kunnan kaavoitusohjelmasta MRL 20 tekee kaavan laatimispäätöksen MRL 36 ja MRL 51 määrää rakennusvalvonnan viranomaistehtäviä hoitavan toimielimen MRL 21 hyväksyy rakennusjärjestyksen MRL 15 hyväksyy yleiskaavan MRL 37 hyväksyy asemakaavan MRL 52 vapauttaa alueen rakentamisrajoituksista ranta-alueella rakennusjärjestyksellä MRL 72 päättää asemakaavamääräyksestä, jolla kadun tai muun yleisen alueen toteuttamisvastuu annetaan omistajalle tai haltijalle MRL 91 päättää kehittämisalueeksi nimeämisestä yleis- tai asemakaavan laatimis- tai muuttamispäätöksen yhteydessä taikka itse yleiskaavassa tai asemakaavassa MRL 111 päättää lupa- ja valvontamaksutaksasta MRL 145 tekee päätöksen ympäristökeskuksen oikaisukehotuksen johdosta MRL 195 Toimiala Kunnanhallituksen tehtävänä on johtaa kunnan hallintoa ja taloutta valtuuston hyväksymien tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi kunnanhallitus huolehtii kaavoituksen valmistelusta. Ratkaisuvalta kiinteän omaisuuden kauppa ja vuokraus valtuuston vahvistamien euromääräisten rajojen ja periaatteiden mukaisesti kunnan kassavarojen sijoittaminen talousarviolainan ottaminen valtuuston hyväksymän euromäärän rajoissa henkilöstön vahingonkorvausvastuusta päättäminen
rakennus- ja rantakaavan muutos, milloin muutos ei ole olennainen selityksen antaminen valtuuston päätöksestä kunnanhallituksen voidessa yhtyä valtuuston päätökseen kunnan omaisuuden-, henkilöstö- ja toimintariskien vakuuttamisperiaatteiden vahvistaminen henkilöstöpolitiikasta ja henkilöstöhallinnon periaatteista päättäminen virka- ja työehtosopimusten tulkintaa ja soveltamista koskevien neuvottelujen käyminen sekä virka- ja työehtosopimuksen tekeminen. päättää kaavoituskatsauksesta ja sen tiedottamisesta MRL 7 päättää maankäyttösopimuksesta MRL 11 päättää vaikutuksiltaan vähäisen asemakaavan tai asemakaavanmuutoksen hyväksymisestä MRL 52 päättää rakennuskiellon määräämisestä ja pidentämisestä yleis- tai asemakaavan laatimisen tai muuttamisen vireillä ollessa MRL 38 ja 52 päättää toimenpiderajoitusten määräämisestä ja pidentämisestä, kun yleiskaavan laatiminen tai muuttaminen on pantu vireille MRL 38 ja 128 päättää asemakaavan laatimis- ja käsittelykustannusten perimisestä MRL 59 päättää rantayleiskaavan laatimiskustannusten perimisen periaatteista, tavasta ja ajasta MRL 76 päättää rakentamiskehotuksen antamisesta ja luetteloinnista MRL 97 päättää maanomistajalle maksettavaksi määrättävän katualueen korvauksesta MRL 105 päättää kehittämisalueiden nimeämisestä MRL 110 tekee poikkeamispäätökset (poikkeusluvat) MRL 171 päättää valittamisesta kaavaa tai rakennusjärjestystä koskevasta hallinto-oikeuden kumoamis- tai muuttamispäätöksestä MRL 191 päättää valittamisesta ympäristökeskuksen poikkeamispäätöksestä MRL 193 päättää valituksen tekemisestä erillisestä tonttijaosta MRL 194 päättää kunnansuostumuksesta lohkomiseen rakennuspaikaksi tarkoitetun määräalan alueella, jolla on rakennuskielto asemakaavan laatimista varten Kiint. muod.l 35 päättää kunnan suostumuksesta lohkomiseen rakennuspaikaksi tarkoitetun määräalan rantavyöhykkeellä tai ranta-alueen suunnittelutarvealueella Kiint.muod.L 36 6 Lautakuntien toimialat Perusturvalautakunnan toimialaan kuuluvat sosiaali- ja terveydenhuolto. Sivistyslautakunnan toimialaan kuuluu opetustoimi, kansalaisopisto, kirjastotoimi, liikuntatoimi, kulttuuritoimi, nuorisotoimi ja elokuvatyö. Teknisen lautakunnan toimialaan kuuluvat: tekninen toimi, vesi- ja viemärilaitos, tilapalvelu ja jätehuolto sekä rakennusvalvonta. Tekninen lautakunta toimii yksityistielain mukaisena toimielimenä. Elinkeinolautakunnan toimialaan kuuluvat maaseutuelinkeinoihin liittyvät tehtävät, matkailuneuvonnan tehtävät sekä kunnan muusta elinkeinopolitiikasta huolehtiminen.
HENKILÖSTÖORGANISAATIO 7 Hallintokunnat Hallintokunnat ovat: yleishallinto sosiaali- ja terveystoimi sivistystoimi tekninen toimi elinkeinotoimi Hallintokunnat jakaantuvat tehtäväalueisiin. Tehtäväalueet jakaantuvat osatehtäväalueisiin ja edelleen kustannuspaikkoihin. Hallintokuntien, tehtäväalueiden ja kustannuspaikkojen tulostavoitteet määritellään taloussuunnittelun mukaisesti. Hallintokunnan toiminnan johtamisesta vastaa hallintokunnan päällikkö. Yleishallinnon päällikkönä toimii kunnanjohtaja, sosiaali- ja terveystoimen päällikkönä sosiaalisihteeri, sivistystoimen päällikkönä rehtori-sivistystoimenjohtaja, teknisen toimen päällikkönä kiinteistöpäällikkö ja elinkeinotoimen päällikkönä kehittämis- ja elinkeinopäällikkö. Kunnan johtoryhmään kuuluvat kunnanjohtaja, toimistosihteeri sekä sosiaali- ja terveystoimen, sivistystoimen, teknisen toimen ja elinkeinotoimen päälliköt. 8 Kunnanjohtajan vastuualueet ja ratkaisuvalta 1. Vastuualueet kunnan johtaminen toiminnan tuloksellisuuden seuranta ja raportointi organisaatiokulttuurin kehittäminen 2. Ratkaisuvalta Kunnanhallitus päättää kunnanjohtajan ratkaisuvallasta. Kunnanjohtaja voi saattaa ratkaisuvaltaansa kuuluvat asiat kunnanhallituksen käsiteltäväksi ja päättää ratkaisuvaltansa edelleen siirtämisestä alaisilleen. 9 Hallintokunnan päällikön vastuualueet ja ratkaisuvalta 1. Vastuualueet hallintokunnan toiminnallisen suunnittelun johtaminen hallintokunnan strateginen johtaminen henkilöstön sitoutuminen hallintokunnan toiminta-ajatukseen ja päämäärien mukaiseen toimintaan voimavarojen keskittäminen tavoitteiden ja toiminnan kannalta olennaisiin tehtäviin organisaatiorakenteen ja henkilöstöresurssien jatkuva sopeuttaminen toiminnan tuloksellisuuden seuranta ja raportointi organisaatiokulttuurin kehittäminen
2. Ratkaisuvalta määrää tehtäväalueiden vastuuhenkilöt päättää muut toimialaansa kuuluvat asiat päättää ratkaisuvaltansa edelleen siirtämisestä alaisilleen 10 Henkilöstön johtaminen ja osallistuminen 11 Henkilöstöhallinto Henkilöstöä johdetaan tulosjohtamisen periaattein. Henkilöstön vastuualueet määritellään toimenkuviin. Henkilöstöä voidaan siirtää hallintokuntien välillä kunnanhallituksen päätöksellä, hallintokuntien tehtäväalueiden välillä hallintokunnan päällikön päätöksellä. Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää hallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. Kunnanhallitus päättää virka- ja työehtosopimuksen yleisistä harkinnanvaraisista palvelussuhdeasioista. Valinnasta ja palkkauksesta valinnan yhteydessä päättää: valtuusto; kunnanjohtaja, sosiaalisihteeri, rehtori-sivistystoimenjohtaja, kiinteistöpäällikkö, kehittämis- ja elinkeinopäällikkö hallitus; päättää valtuuston valitsemien viranhaltijoiden palkkauksesta, valitsee yleishallinnon viran- ja toimenhaltijat, joita ei edellä ole määrätty valtuuston päätettäväksi sekä hallintokuntien yhteiset viran- ja toimenhaltijat. Viimeksi mainittujen osalta kunnanhallitus voi siirtää päätösvaltansa jollekin niistä toimielimistä, jonka alaisena viran- tai toimenhaltija on lautakunta; ne alaisensa vakinaiset viran- ja toimenhaltijat sekä työsopimussuhteiset, joita edellä ei ole määrätty valtuuston tai kunnanhallituksen päätettäväksi. Johtavat viranhaltijat; ne alaisensa määräaikaiset viran- ja toimenhaltijat sekä työsopimussuhteiset, joita edellä ei ole määrätty valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan päätettäväksi. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 12 Toimivalta viran perustamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Valtuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi, jollei hallintosäännössä tai asianomaisen toimielimen johtosäännössä toisin määrätä. Työsopimussuhteisen toimen perustaa ja lakkauttaa se toimielin, jonka alaisuuteen toimi kuuluu.
13 Viran/toimen haku Viran/toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija tai työsopimussuhteinen avoinna olevaan virkaan/toimeen. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kunnanhallitus. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3. momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virka- tai työsuhteeseen, jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kunnassa työsopimussuhteessa tai määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa vähintään vuoden. 14 Henkilöstön kelpoisuusehdot Eri tehtäviin vaadittavista kelpoisuusehdoista päättää viran/toimen perustava toimielin. Saamen kielen taito katsotaan virkaan tai toimeen hakijalle erityiseksi ansioksi, jollei viran/toimen perustamisen yhteydessä muuta päätetä. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2. momentin mukaisesti. 15 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen 16 Virka- ja työvapaa Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää hallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. Jollei jäljempänä muuta johdu, kunnanhallitus ja lautakunta päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. 17 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Johtavat viranhaltijat ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1) myöntävät vuosiloman 2) myöntävät sellaisen virka- tai työvapaan, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus; 3) myöntävät harkinnanvaraisen virka- ja työvapaan enintään 6 kuukaudeksi, mikäli harkittavaksi ei tule virka- tai työvapaan ajalta maksettavan palkan määrä; 4) antavat alaisilleen henkilöstölle virka-, työ- ja koulutusmatkamääräyksen; 5) määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon; sekä
18 Sivutoimilupa 6) pyytävät työntekijältä terveydentilaa koskevien tietoja ja määräävät työntekijän terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää se, joka ottaa viran- tai toimenhaltijan virka- tai työsopimussuhteeseen, valtuuston valitseman viranhaltijan osalta kunnanhallitus. 19 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää se, joka ottaa viran- tai toimenhaltijan virka- tai työsopimussuhteeseen, valtuuston valitseman viranhaltijan osalta kunnanhallitus. 20 Palvelussuhteen päättäminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättämisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka ottaa viran- tai toimenhaltijan virka- tai työsopimussuhteeseen, valtuuston valitseman viranhaltijan osalta kunnanhallitus. TALOUSHALLINTO 21 Talousarvion toteuttaminen Kunnanhallitus / lautakunta: 1) päättää tulosyksikkö 1 käyttösuunnitelmasta, jolla tarkistetaan asianomaisen toimielimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma sekä 2) päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja käyttösuunnitelmasta Kunnanhallituksen / lautakunnan määräämä, sen alainen viranhaltija: 1) päättää kustannuspaikkoja ja kohteita koskevista käyttösuunnitelmista sekä 2) päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä. Edellä 2 momentissa tarkoitettu viranhaltija voi vastaavasti antaa alaiselleen viranhaltijalle oikeuden päättää kustannuspaikan käyttösuunnitelmasta. 22 Tositteiden hyväksyminen Tilausoikeuden rajat määrittää toimielin talousarvion puitteissa. Tositteet ja laskut hyväksyy tehtäväalueen vastuuhenkilö tai toimielimen erikseen määräämä henkilö. 23 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kuntakonsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta.
Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, hyväksyy sekä valvoo, että sisäinen valvonta ja riskien hallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti. Hallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kunnanhallituksen alaiset toimielimet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta vastuualueellaan ja raportoivat hallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kunnanjohtaja ja osastojen päälliköt vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan ja raportoivat niistä hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt raportoivat konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. KOKOUSMENETTELY JA PÄÄTÖKSENTEKO 24 Määräysten soveltaminen Näitä määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kunnan toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 25 Kokouksen koollekutsuminen Toimielin päättää kunkin vuoden alussa varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan, josta ilmoitetaan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista on lähetettävä toimielimen päättämällä tavalla ja ajassa. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen, vähintään kuusi päivää ennen kokousta. Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 26 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 27 Läsnäolo toimielinten kokouksessa 28 Esittely Kunnan eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: kunnanhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla muun toimielimen kokouksessa kunnanhallituksen puheenjohtajalla ja kunnanjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kunnanhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. Asiat päätetään kunnanhallituksessa kunnanjohtajan ja lautakunnissa toimielimen määräämien esittelijöiden esittelystä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Asian valmistelijan ehdotus tulee käydä ilmi asian valmistelusta. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin puheenjohtajan esittelystä toisin päätä. Toimielin tai asian esittelijä voi kutsua valmistelijan tai muun asiantuntijan olemaan läsnä kokouksessa.
29 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla toimielimen määräämä pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkistetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aikaisemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina toimielimen nimi kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on läsnä sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina asianumero asiaotsikko, selostus asiasta ja päätösehdotus esteellisyydet tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu äänestykset; äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys, sekä äänestyksen tulos vaalit; vaalitapa ja vaalin tulos päätöksen toteaminen ja päätös sekä eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus puheenjohtajan allekirjoitus pöytäkirjanpitäjän varmennus merkintä pöytäkirjan tarkistuksesta sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 4) täytäntöönpanotietoina täytäntöönpanosta vastaava henkilö muut jatkotoimenpiteet. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 30 Kunnanhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus sekä ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja ja kunnanjohtaja.
Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. Kunnan viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkistamisesta ilmoitettava kunnanhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kunnanhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkisteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Viranhaltijapäätöksistä kuitenkin vain palkkausta, henkilöstön valintaa ja irtisanomista koskevat päätökset ilmoitetaan toimielimelle edellä sanotussa määräajassa. MUUT MÄÄRÄYKSET 31 Tiedottaminen Kunnan tiedottamista johtaa kunnanhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kunnan tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kunnan viranhaltijoista. 32 Kunnan asukkaiden aloitteet Kunnanhallituksen on vuosittain kesäkuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kunnan toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kunnanhallituksen ja lautakuntien tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kunnanhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 33 Kunnan nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kunnanjohtaja allekirjoittaa valtuuston ja kunnanhallituksen puolesta tehtävät sopimukset, annettavat sitoumukset, toimituskirjat, kirjelmät ja muut asiakirjat, jollei kunnanhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä tai jäljempänä muuta määrätä. Toimielimen päättämät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa esittelijä. Kukin viranhaltija allekirjoittaa päätösvaltansa nojalla tekemät päätökset ja niihin liittyvät sopimukset sekä sitoumukset. Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen pöytäkirjanotteen allekirjoittaa pöytäkirjanpitäjä, keskusarkistonhoitaja tai muu toimielimen alainen tehtävään määrätty. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija.
34 Asiakirjojen lunastus 35 Voimaantulo Valtuusto päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kunnalle lunastusta. Tämä hallintosääntö tulee voimaan, kun valtuuston päätös on saanut lainvoiman. Tilintarkistusta koskevat määräykset ovat tulleet voimaan 1.1.1997 lukien. Tämän hallintosäännön voimaan tullessa kumoutuvat kaikki aiemmat ohje- ja johtosäännöt sekä henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetut erilliset päätökset lukuun ottamatta hallintosäännön 1 :ssä mainittuja sääntöjä.